GRUPAYA PROJECT MANAGEMENT

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1 GRUPAYA PROJECT MANAGEMENT (Febrero 2003)

2 ÍNDICE 1.- GRUPAYA PROJECT MANAGEMENT. 2.- PROJECT MANAGEMENT, ESQUEMA Y DESARROLLO DEL SERVICIO Redacción de proyectos Análisis de los proyectos básicos y de ejecución Control del Diseño Análisis de constructibilidad del diseño Ingeniería de Valor Control de Normativa aplicable al Proyecto Actividades previas a las obras Programa General del proyecto: Plan Director Modelo de Control de costes y Presupuestos Estrategia de gestión del Proyecto Actividades durante las obras Gestión del Contrato Organización y gestión general de las obras Coordinación de Equipos Profesionales Coordinación, dirección, control y vigilancia de unidades de obra. 2/16

3 Control Presupuestario Administración del contrato, Gestión de Reclamaciones Supervisión del Plan de Control de Calidad de Obras e Instalaciones y del Plan de Seguridad y Salud Libro del edificio Actividades Después de finalizadas las obras Supervisión de pruebas de instalaciones Estudio de estado final. Recepción de las obras Gestión de Certificados Oficiales. 3.- PRESENTACIÓN DE INFORMES 4.- PERSONAL ASIGNADO A PROYECTOS. (Acceso Reservado a CLIENTES) 5.- OBRAS EN CURSO. (Acceso Reservado a CLIENTES) 6.- FOTOGRAFIAS. (Acceso Reservado a CLIENTES) 3/16

4 1.- GRUPAYA PROJECT MANAGEMENT. GRUPAYA PROJECT MANAGEMENT, S.L. (GRUPAYA) es una sociedad cuyo objeto es satisfacer las necesidades profesionales de los promotores inmobiliarios en todo el proceso de desarrollo de su promoción. Todo promotor inmobiliario desea que sus proyectos posean un alto nivel de control en el desarrollo y economía de explotación. Esta misma demanda de eficacia desea aplicarla en la gestión de los procesos constructivos y de diseño, asegurando la optimización de los costes, plazos, y seguridad de construcción de sus proyectos. Para el aseguramiento de la excelencia en los proyectos inmobiliarios, GRUPAYA pone a disposición de sus clientes un equipo de profesionales cualificados para una gestión eficaz y rigurosa. GRUPAYA ofrece a sus clientes: Garantizar que sus proyectos posean un alto nivel técnico y de diseño desde las primeras etapas de trabajo. Asesorar y controlar el diseño en todas sus fases. Optimizar la contratación. Facilitar el desarrollo de los procesos constructivos. Velar por el cumplimiento normativo. Colaborar en la dirección de la ejecución de las obras. Atender y controlar la economía global del proceso en precio y tiempo. Coordinar la documentación técnico-administrativa. Evitar procesos de reclamación. El equipo técnico de GRUPAYA esta formado por profesionales de contrastada experiencia en el mundo de la construcción. GRUPAYA es una compañía independiente que se dedica principalmente al Project Management pudiendo acometer, si el proyecto lo requiere, cualquier asistencia técnica o de gestión para el promotor inmobiliario. 4/16

5 2.- PROJECT MANAGEMENT, ESQUEMA Y DESARROLLO DEL SERVICIO. Una definición aceptada en general del PROJECT MANAGEMENT o DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS es la siguiente. Dirección Integrada de Proyectos es la coordinación y dirección de forma integrada de las actividades de arquitectura, ingeniería, construcción y puesta en marcha de un proyecto inmobiliario, realizada por un equipo de profesionales independientes, que ayuda de forma eficaz al Promotor del mismo, en el logro de sus objetivos. El PROJECT MANAGEMENT tiene como finalidad el asegurar que las entidades promotoras de proyectos inmobiliarios accedan a sistemas de gestión necesarios para controlar y dirigir el diseño y la construcción de sus proyectos. Este servicio no se plantea como un sobrecoste del proyecto, sino que por el contrario debe significar, aparte de un ahorro económico, una reducción de los riesgos de desviaciones económicas y de plazo, inherentes en una promoción inmobiliaria sin gestión profesional de la misma. Se describe a continuación la organización y gestión de los proyectos, en cada una de sus etapas básicas. La Dirección Integrada de Proyectos (Project Management) se organiza en 4 fases, vinculándose entre sí las actividades de éstas: A. FASE INICIAL: A. FASE INICIAL B. FASE DE PRE-CONSTRUCCIÓN C. FASE DE CONSTRUCCIÓN D. FASE DE POST-CONSTRUCCIÓN Redacción de Proyectos. Para la contratación de estudios previos y proyectos de arquitectura se aplican los procedimientos de contratación de GRUPAYA respetando las normas internas del Promotor. Estos procedimientos abarcan desde consideraciones legales a las puramente técnicas. Las actividades de contratación de Proyectos Técnicos incluyen: Verificación de los criterios técnicos para la contratación. Verificación de la documentación necesaria para la licitación. Emisión y gestión de las solicitudes de ofertas. Asesoría en el fallo del concurso. 5/16

6 GRUPAYA realiza un análisis de las diferentes propuestas, asesora al Promotor en el fallo del concurso mediante un Informe de evaluación de las ofertas donde serán considerados los aspectos más relevantes de la contratación que motivan la recomendación Análisis de los proyectos básicos y de ejecución. La supervisión de los proyectos básicos y de ejecución exige un gran esfuerzo de coordinación y monitorización por parte del Director del Proyecto, con el objetivo final de lograr una documentación completa y coherente apta para su empleo en obra. Para lograr este objetivo GRUPAYA lleva a cabo una serie de actividades de supervisión y control que garantizan este resultado: Control del Diseño: Monitorización del diseño controlando desviaciones respecto del programa aprobado y del proyecto ganador. Posibles desviaciones son detectadas en una fase temprana del diseño, evitando así futuros problemas de sobrecostes y de constructibilidad Análisis de constructibilidad del diseño: La fase de diseño permite introducir cambios con una incidencia muy baja en el coste de construcción. Es por tanto este momento el más adecuado para analizar, verificar y si es el caso corregir posibles defectos que puedan suponer problemas en el futuro desarrollo del proyecto. La falta de constructibilidad no detectada a tiempo provoca fallos, atrasos y sobrecostes en la obra. GRUPAYA debe colaborar estrechamente con la oficina técnica asignada por el contratista adjudicatario de forma que se minimice el riesgo de no constructibilidad de las soluciones proyectadas. El personal de GRUPAYA, altamente experimentado, aporta ideas y revisa los diseños asegurando la constructibilidad de las soluciones. 6/16

7 Ingeniería de Valor: A lo largo de todo el proyecto, y más precisamente durante la fase inicial de proyectos, se analizan coordinadamente con el resto del equipo de diseño las distintas partes del proyecto, evaluando su importancia, identificando alternativas que permitan mejoras económicas o de diseño, manteniendo o mejorando el valor. La secuencia tipo de análisis de Ingeniería de valor es la siguiente: Selección del producto, sistema o instalación a evaluar. Búsqueda de alternativas. Análisis de cada una de las alternativas en términos de: plazos, coste, disponibilidad, facilidad de mantenimiento, coincidencia con los objetivos del proyecto. Comparación de las alternativas con la originalmente seleccionada. Confirmación de la solución o propuesta de cambio Control de Normativa aplicable al Proyecto: Independientemente de los pliegos de condiciones técnicas por los que se rigen los trabajos de los proyectistas, GRUPAYA monitoriza el desarrollo de los trabajos con el objetivo de garantizar que se cumplen las especificaciones técnicas, así como los objetivos establecidos por el Promotor. B. FASE DE PRE-CONSTRUCCIÓN: Actividades previas a las obras Programa General del proyecto: Plan Director Sobre la base de toda la información recopilada del proyecto y su entorno, se elabora un Plan Director que recoge los objetivos básicos del Proyecto, cuyo fin será unificar en una sola fuente los datos conceptuales del proyecto en lo referente a programación, tecnologías, participantes, responsabilidades e hitos del Proyecto, de forma que todos los participantes tengan una idea precisa de los objetivos fundamentales del Proyecto. Sin perjuicio de otros capítulos que puedan ser añadidos por el Promotor, este pliego incluye lo siguiente: 7/16

8 Objetivos del Proyecto. Planificación básica (diseño, construcción). Alcance de las responsabilidades de los participantes. Hitos de decisión. Sistema de control presupuestario. Sistema de Información al Cliente Modelo de Control de costes y Presupuestos: Todo el proceso de diseño debe ajustarse a los criterios de coste establecidos previamente para el Proyecto. Así mismo los datos de certificaciones, cambios planteados por el Cliente, cambios planteados por el Contratista irán configurando varias categorías de agregación o disminución de coste. GRUPAYA establece un procedimiento de control de costes, donde se incluye, como mínimo, los siguientes parámetros: Presupuesto original. Modificaciones aprobadas sobre el presupuesto original. Presupuesto corregido. Unidades de obra ejecutadas. Unidades de obra pendiente de ejecutar. Previsión de coste a final de obra. Análisis de variaciones Estrategia de gestión del Proyecto: En general, responde a la coordinación y seguimiento de las actividades, cuidando de la correcta realización de los proyectos y de las obras, así como del efectivo control y vigilancia de las mismas, anticipando posibles conflictos y proponiendo alternativas. Adicionalmente a las tareas de vigilancia, control y coordinación habituales, GRUPAYA cuida el estricto cumplimiento de las normas del Promotor y de los requerimientos de su Director de Proyecto. 8/16

9 C. FASE DE CONSTRUCCIÓN: Actividades durante las obras Gestión del Contrato: GRUPAYA realiza el seguimiento y control del Contrato establecido con el Contratista o Contratistas adjudicatarios del Proyecto. Para ello lleva un registro de los siguientes capítulos: Situación actual del Contrato. Certificaciones. Facturas. Pagos. Contingencias Gestión de las alteraciones de los Contratos (precios, plazos). Órdenes de cambio. Peticiones de información de los Contratistas. Las diferentes dudas o preguntas sobre la interpretación de los planos son canalizadas a través de GRUPAYA con el objeto de proceder a una resolución formal de las mismas, sin que den lugar a posteriores reclamaciones o malos entendidos Organización y gestión general de las obras: Como Gestor, Asistente del Director del Proyecto del Promotor, GRUPAYA coordina los diferentes agentes participantes en la construcción del proyecto. Las actividades que lleva a cabo el Project Manager asignado por GRUPAYA son las siguientes: Actuar en representación del Director del proyecto y de la Propiedad, velando por la buena marcha general de los trabajos y por la consecución de los objetivos finales del Proyecto. Atender a las necesidades de información y visita de la Propiedad de las Obras, así como a terceros y organismos oficiales. Documentar la evolución de la obra mediante informes periódicos y registro fotográfico. 9/16

10 Distribuir información relevante y necesaria a cada agente, manteniendo el flujo de trabajo al día con los equipos de diseño y Contratistas. Realizar la correcta transmisión y asegurar la interpretación de los trabajos a realizar, asistiendo a los Contratistas en cuantas dudas puedan tener, recabando la información adicional necesaria a pie de obra. Agilizar las respuestas técnicas a pie de obra para facilitar la buena marcha de los trabajos. Verificar el cumplimiento por parte de los Contratistas, y de sus Subcontratistas, de sus obligaciones contractuales, en particular, su producción, buscando en todo momento la optimización de los recursos disponibles. Verificar la ejecución de los trabajos de acuerdo con los planos, pliegos técnicos y calidad especificada. Supervisar el cumplimiento del Plan de Calidad. Verificar la aplicación de las Normas de Seguridad y salud en obra. Asegurar que el Promotor no pierde el control efectivo del Proyecto en ningún momento. Adicionalmente a las actividades intrínsecas de la obra, del desarrollo de la construcción se obtiene información de su avance, que permite actualizar las diferentes planificaciones, presupuestos, proyectos, comparando permanentemente el estado actual de la obra con el previsto, y permitiendo anticipar desviaciones. En este sentido se llevan a cabo las siguientes actividades: Coordinación de equipos. Seguimiento de Programas y Planificación. Control de progreso de obra. Control de documentación y comunicación entre Propiedad, Contratista y Proyectistas. 10/16

11 Coordinación de Equipos Profesionales: GRUPAYA coordina las reuniones semanales de obra, preparando la agenda, y levantando las actas correspondientes con las acciones necesarias para cada asistente y las fechas estipuladas para cada acción. Estas reuniones sirven de intercambio productivo donde el Cliente puede apreciar el estado del Proyecto y el rendimiento de los participantes. Los temas principales de tratamiento de estas reuniones son: Avance de obra en términos porcentuales de adelanto o retraso. Recursos en obra. Noticias/Problemas puntuales y remedios a aportar. Estado de Diseño. Estado de Subcontratación. Problemas de Seguridad y Salud. Problemas de Logística. Problemas de Calidad. Estado económico de la obra. GRUPAYA utiliza medios informáticos de última generación para controlar el flujo de documentación entre Propiedad, Proyectistas y Contratista. En un Proyecto, el control de la comunicación, espontánea por su naturaleza, es difícil de planificar y mantener. El control sobre la documentación se centra en planificar lo posible, controlar las fechas respecto a lo planificado, y registro de comunicaciones no planificadas (entradas y salidas) y constancia de la acción necesaria para responder. Esta metodología evita retrasos en la construcción y ayuda al Director del Proyecto a acelerar los procesos de decisión Coordinación, dirección, control y vigilancia de unidades de obra: Se verifica periódicamente el avance de obra con tres objetivos fundamentales: 1. Comprobar la producción real para ser contrastada con la producción planificada. 2. Controlar las certificaciones emitidas por los Contratistas. 3. Verificar su adecuación a lo reflejado en el proyecto. 11/16

12 Los datos de progreso de cada actividad son recopilados de una forma sistemática y se hacen llegar al Responsable de Planificación que actualiza el programa de obra y transmite las conclusiones obtenidas al Project Manager, quien propone a los Contratistas las medidas correctoras, en el caso de retrasos. Paralelamente se contrastan los datos de avance de obra con las certificaciones para proceder a su aprobación y envío al departamento de administración, quien una vez en su poder las certificaciones verificadas y aprobadas, las remite conjuntamente con las correspondientes facturas al Promotor para su procesamiento. Se verifica igualmente durante las mediciones y el control de avance de obra, que las unidades ejecutadas sigan fielmente lo reflejado en el proyecto de ejecución Control Presupuestario. Utilizando el Presupuesto de Contrato como base, se procede al control de los costes reales de obra. Las alteraciones del presupuesto pueden ser originadas por diferentes motivos, destacando fundamentalmente: Alteración del número de unidades de obra ofertadas. Alteración del precio unitario. Modificación de la unidad de obra y por tanto del precio unitario. Causas externas del Contratista. Rendimientos de obra menores a los ofertados. Estas alteraciones pueden haber sido ocasionadas por una deficiente propuesta, por condiciones de obra no consideradas en la oferta o en el contrato, o por cambios en el Proyecto solicitados por el Cliente. Las causas de las alteraciones son rigurosamente controladas para determinar en cada momento la responsabilidad de las mismas y para proceder a sugerir las oportunas acciones correctoras encaminadas al cumplimiento del Presupuesto. Se llevan registros de las alteraciones del presupuesto original, del contrato y de la propia ejecución, permitiendo en todo momento saber las causas que han motivado las desviaciones, caso de producirse, y la proyección de coste a final de obra. 12/16

13 Administración del contrato, Gestión de Reclamaciones: La gestión de reformados tiene como objetivo proporcional un mecanismo para recibir, valorar, implantar y pagar las órdenes de cambio del cliente según surjan, si surgen. En muchos casos las órdenes de cambio no se dan de forma oficial, se ejecutan sin confirmar precios y se espera hasta el final para su reclamación por parte del contratista, lo que origina que el coste del cambio no sea conocido por el Cliente hasta el final. La gestión de las órdenes de cambio por parte de GRUPAYA evita estas sorpresas, informando previamente del impacto en el coste y en el plazo antes de ejecutar la orden, lo que hace que el impacto en el binomio coste/tiempo sea conscientemente asumido por el cliente Supervisión del Plan de Control de Calidad de Obras e Instalaciones y del Plan de Seguridad y Salud: GRUPAYA supervisa y controla las actividades de Control de calidad. Se detallan los procedimientos que se utilizan para la supervisión del control de calidad efectuado. Se aplica el mismo procedimiento para el área de Seguridad y salud Libro del edificio: GRUPAYA gestiona la obtención de la documentación final de obra que incluye las siguientes ítems a realizar por los distintos participantes en la obra: Planos conforme a obra (As built). Documentación técnica. Materiales utilizados. Certificados de calidad de los materiales. Certificados de inspecciones. Programas de revisión. Planes de mantenimiento. GRUPAYA coordina la recopilación y en su caso, confección, de toda la documentación generada para su entrega en un formato adecuado al Promotor. 13/16

14 D. FASE DE POST-CONSTRUCCIÓN: Actividades Después de finalizadas las obras Supervisión de pruebas de instalaciones: GRUPAYA establece un calendario de puesta en marcha de las instalaciones. Reúne a los técnicos correspondientes para asistir a las pruebas de equipamiento y sistemas, y emite informes sobre los defectos encontrados, si es preciso, o sobre los resultados de las pruebas. Estos resultados se ordenan para facilitar la compilación de la documentación final Estudio de estado final. Recepción de las obras: GRUPAYA supervisa, conjuntamente con los responsables del Control de Calidad el acabado final de las diferentes unidades de obra. A estos efectos, se verifica que lo efectivamente ejecutado concuerda con lo contratado y con lo proyectado, detectando diferencias, las causas de las mismas, si estas han sido o no aprobadas por EL PROMOTOR, y recomendando en su caso las acciones correctoras oportunas. Esta verificación da lugar a la recepción de las obras. La recepción genera, si los hubiere, una lista de defectos y remates, con las acciones y plazos para su corrección. Este control es llevado a cabo por GRUPAYA para asegurar que todas las deficiencias y remates encontrados son subsanados Gestión de Certificados Oficiales: GRUPAYA apoya al Promotor en todo lo referente a la gestión de los Certificados Oficiales necesarios para la contratación definitiva de los diferentes suministros de agua, telefonía, electricidad, gas y saneamiento. Esto incluye ayuda en al preparación de la documentación necesaria y en los trámites de solicitud y, por último supervisión de las conexiones y acometidas definitivas. 14/16

15 3.- PRESENTACIÓN DE INFORMES GRUPAYA entrega un informe con periodicidad mensual que recoge su actuación de control, haciendo referencia, además de las actividades descritas en el alcance de los trabajos, a los siguientes puntos: Cumplimiento del Plan de Obra, con la estimación del adelanto o retraso sobre la programación prevista. Relación de Subcontratistas de la obra. Certificaciones revisadas y aprobadas. Propuestas de precios contradictorios, si procediera. Control presupuestario. Incidencias de obra. Anejo fotográfico. A la Recepción de las obras: Lista de repasos existentes a la fecha. A la finalización de los trabajos, GRUPAYA elabora un informe de cierre donde quedan reflejados los principales parámetros del Proyecto configurando su evolución desde los objetivos iniciales hasta su consecución final. Dicho informe contiene los capítulos siguientes: Resumen general del proyecto. Datos de Planificación. Datos de Costes. Datos de Calidad. Otras cuestiones de interés. El contenido de estos capítulos resume lo acontecido a lo largo del desarrollo del Proyecto, partiendo de los datos de presupuesto y planificación inicial para llegar a los datos finales de obra, desglosando las diferencias por capítulos. 15/16

16 4.- RECURSOS HUMANOS. Para el desarrollo de las actividades que se ofrece, GRUPAYA pone a disposición del Promotor profesionales de contrastada experiencia en el mundo de la construcción y del Project Management. Este equipo se dimensiona de forma diferente para cada fase de actuación. (Acceso Reservado a CLIENTES) Todos los Projects Managers de GRUPAYA son Licenciados o Diplomados Universitartios con formación interna y externa de Project Management. (Acceso Reservado a CLIENTES) Los equipos asignados a los distintos Proyectos estan contínuamente atendidos y dirigidos por el cuadro directivo de GRUPAYA. Se adjunta a continuación el Currículum vitae resumido de la Dirección de GRUPAYA. (Acceso Reservado a CLIENTES) CURRICULUM VITAE DEL EQUIPO DIRECTIVO & SOCIOS DEL GRUPO. (Acceso Reservado a CLIENTES) 16/16

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