A: SRES. (AS) SOSTENEDORES(AS). DE ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES CON CONVENIO PROGRAMA DE INTEGRACIÓN ESCOLAR.

Transcripción

1 ORD.: Nº 0050 ANT.: Art 77, letra a) de la Ley N MAT.: Instruye Sobre Proceso Rendición De Cuentas PIE SANTIAGO, 22 DE ENERO DE 2014 DE: YASSER NAZAL PINO SUPERINTENDENTE DE EDUCACIÓN ESCOLAR (S) A: SRES. (AS) SOSTENEDORES(AS). DE ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES CON CONVENIO PROGRAMA DE INTEGRACIÓN ESCOLAR. 1. Se comunica a ustedes, que la, en uso de sus facultades legales, informa a los sostenedores de establecimientos educacionales que se encuentran con convenio vigente de PIE, que a partir del día 22 de enero de 2014 se iniciará el proceso de rendición de cuentas Subvención Programa Integración Escolar (PIE) año Adicionalmente, los Sostenedores tendrán la posibilidad de ingresar nuevos documentos de gastos a las rendiciones de cuentas efectuadas en el año 2012, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: a. Que el documento de gasto no se encuentre ya ingresado en las rendiciones de cuentas de años anteriores. b. Que el documento de gasto no haya sido declarado en otras rendiciones de cuentas, tales como: Subvención Escolar Preferencial, Fondo de Gestión Municipal, Subvención de Mantenimiento, Pro-retención, etc. 3. Para proceder a rendir cuenta de los fondos trasferidos, cada Sostenedor deberá ingresar a la página y deberá hacer clic en el link de ingresar al aplicativo. 4. El plazo de término de este proceso vence el día 28 de febrero de 2014 a las 23:59 horas. Por lo tanto, se solicita a usted, arbitrar las medidas para cumplir con antelación los plazos establecidos para el término de la rendición de cuentas de sus establecimientos, y así evitar posibles saturaciones del sistema, lo que se traduce en una lentitud de respuesta. 5. Para atender sus consultas de manera oportuna y expedita, se ha habilitado un mail por cada región, asignado a un coordinador regional de rendición de cuentas, quien estará a cargo de entregar todas las orientaciones y ayuda que usted requiera respecto del manejo y funcionamiento de la plataforma de rendición de cuentas.

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3 Página 1 de 37 INTRODUCCIÓN. En conformidad a lo previsto en el artículo 2 inciso 3 ; en el artículo 49 letra b; en el artículo 54 ; en el artículo 77 letra a, de la Ley , que fija el Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Parvularia, Básica y Media y su Fiscalización, en la cual se establece la exigencia a todos los Sostenedores de Establecimientos Educacionales que reciban recursos estatales, la obligación de rendir cuenta pública respecto del uso de estos recursos; a lo previsto en el Decreto N 469, de 2013, que aprueba reglamento que establece las características, modalidades y condiciones del mecanismo común de rendición de cuenta pública del uso de los recursos, que deben efectuar los sostenedores de establecimientos educacionales subvencionados o que reciban aporte del Estado; y a lo dispuesto por la Contraloría General de la República, en la resolución Nº 759 de 2003, que fija los procedimientos de rendición de cuentas de los organismos o entidades que administran fondos públicos, la de la, ha considerado necesario entregar instrucciones generales y específicas a utilizar por los Sostenedores de establecimientos educacionales que perciben subvención para atender Necesidades Educativas Especiales (NEE), destinada a financiar las acciones y los apoyos especializados que se entregan a través de Programas de Integración Escolar en sus establecimientos educacionales. Por lo anterior, la ha dispuesto en el Portal un aplicativo de Rendición de Cuentas, que facilita a los establecimientos educacionales el cumplimiento de esta obligación, gracias a la habilitación de la opción de carga masiva de información. En esta aplicación, los establecimientos educacionales subvencionados deberán rendir cuenta de los gastos efectuados en el año 2013 (desde enero a diciembre) por concepto de Subvención Programa de Integración Escolar. Por otra parte, se informa que se encuentra habilitado el periodo 2012 de rendición, donde podrán ingresar gastos nuevos que no hayan sido rendidos o editar y/o eliminar gastos que se encuentran ya ingresados en la base de datos. Para atender sus consultas de manera oportuna y expedita, se ha habilitado un mail por región, asignado a un coordinador regional de rendición de cuentas, quien estará a cargo de entregar todas las orientaciones y ayuda que usted requiera respecto del manejo y funcionamiento de la plataforma de rendición de cuentas. REGIÓN COORDINADOR REGIONAL RENDICIÓN MAIL 1 Jose Fica Ruiz rendiciondecuentas1@supereduc.cl 2 Hernán Delgado Rojas rendiciondecuentas2@supereduc.cl 3 Janet Tapia Flores rendiciondecuentas3@supereduc.cl 4 Luis Marín Rivera rendiciondecuentas4@supereduc.cl 5 Eugenio Andrade Cartagena rendiciondecuentas5@supereduc.cl 6 Luis Pacheco Valenzuela rendiciondecuentas6@supereduc.cl 7 Víctor Arrue Lizama rendiciondecuentas7@supereduc.cl 8 Juan Lepe Garrido rendiciondecuentas8@supereduc.cl 9 Maria E. Valdebenito Zenteno rendiciondecuentas9@supereduc.cl 10 Victor Manuel Lemus Peñaloza rendiciondecuentas10@supereduc.cl 11 Luis Claudio Bahamondes Millalonco rendiciondecuentas11@supereduc.cl 12 Mirza del Carmen Pedraza Hernández rendiciondecuentas12@supereduc.cl

4 Página 2 de 37 REGIÓN COORDINADOR REGIONAL RENDICIÓN MAIL 13 Julio Andres Lizana Vega rendiciondecuentas13@supereduc.cl 14 Sergio Uribe Solís rendiciondecuentas14@supereduc.cl 15 Pedro Limarí Castro rendiciondecuentas15@supereduc.cl El sistema de rendición de cuentas debe ser utilizado solamente con los navegadores Mozilla o Chrome. No se debe utilizar el aplicativo con el navegador Explorer. Por último, se solicita leer completamente este instructivo antes de comenzar a utilizar el Aplicativo de Rendición de Cuentas Programa de Integración Escolar.

5 Página 3 de 37 ÍNDICE 1. ESTRUCTURA DEL APLICATIVO WEB DE RENDICIÓN DE CUENTAS IDENTIFICACIÓN DEL SOSTENEDOR INGRESO RENDICIÓN DE CUENTAS CON CARGA INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS Estado de Resultados Ingresos Modificación de Ingresos Gastos Categorías y Subcategorías de Gastos Ingresar Documentos Nuevos Visualizar, Modificar o Eliminar Gastos Ingresados en la Base de Datos INGRESO RENDICIÓN DE CUENTAS CON CARGA MASIVA Ingreso de Gastos CARGA DE ARCHIVO MASIVO DE DOCUMENTOS Revisión Carga Archivo CSV CERRAR RENDICIÓN DE CUENTAS PROFESIONALES PARTICIPANTES... 37

6 Página 4 de ESTRUCTURA DEL APLICATIVO WEB DE RENDICIÓN DE CUENTAS. El Aplicativo Web se encuentra construido por sostenedor, donde visualizará todos los establecimientos que están bajo su administración, los periodos a rendir y el estado de resultado de cada uno de esos periodos: Ingresos y Gastos. Identificación Sostenedor Ingresar Mail y Telefono de Contacto Selecionar RBD, Periodo y Tipo Rendición Revisar Ingresos Ingresar Gastos Finalización de Rendición de Cuentas Dado lo anterior, el presente instructivo explicará la forma de efectuar las actividades necesarias para cumplir con cada una de las etapas del proceso de rendición de cuentas.

7 Página 5 de IDENTIFICACIÓN DEL SOSTENEDOR. El Sostenedor deberá ingresar al portal donde tendrá que hacer clic en el link Proceso De Rendición De Cuentas. Hacer clic en el Botón Proceso Rendición de Cuentas Se desplegará la página para autenticarse, donde deberá ingresar el RUT, sin puntos y con digito verificador ( ), y la clave que utiliza para ingresar a la zona privada del sostenedor en la plataforma SIGE o Comunidad Escolar. Información sobre el proceso de rendición. Ingresar RUT Sostenedor Ingresar Clave Sostenedor

8 Página 6 de 37 En este portal de rendición encontrará publicada noticias referentes a todos los procesos de rendición de cuentas que se estén llevando a cabo por la Superintendencia de Educación Escolar, tales como: fechas del proceso, instructivos para realizar las distintas rendiciones, instrucciones para resolver consultas, etc. Una vez autenticado, se desplegará una pantalla donde usted como Sostenedor o como Representante Legal deberá registrar su y su número de teléfono celular, los cuales serán utilizados por la Superintendencia de Educación para enviar información respecto a los distintos procedimientos que usted tenga que realizar con esta institución (Procesos de Rendición de Cuentas, Solicitud de Información, Notificaciones de Fiscalizaciones y Notificaciones de Procesos Administrativos): de Contacto: Debe ingresar el del Sostenedor o Representante Legal (obligatorio). de Contacto 2: Debe ingresar el de alguna persona que tenga que ver con el proceso de rendición de cuentas (optativo). Sólo se debe ingresar los últimos 8 dígitos del teléfono móvil. Teléfono Móvil de Contacto: Debe ingresar el número telefónico del Sostenedor o Representante Legal (obligatorio). Teléfono Contacto 2: Debe ingresar otro teléfono móvil distinto del Sostenedor o Representante Legal, o bien ingresar un teléfono de red fija (Código de ciudad + número telefónico (optativo)). Ingresar del Sostenedor o Representante Legal Ingresar teléfono celular del Sostenedor o Representante Legal Hacer clic en el Botón Registrar Datos. Una vez realizado lo anterior, encontrará una pantalla de bienvenida, donde podrá elegir una de las dos formas para realizar el proceso de rendición de cuentas o bien las dos:

9 Página 7 de 37 Ingreso Rendición Por Carga Individual De Documentos: Esta forma permite ingresar, uno por uno, cada documento que el sostenedor tenga que rendir. Ingreso Rendición Por Carga Masiva De Documentos: Esta forma permite ingresar en forma automáticamente, de uno o más documentos que el sostenedor tenga que rendir. Elegir una de las dos opciones de rendir.

10 Página 8 de INGRESO RENDICIÓN DE CUENTAS CON CARGA INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS. La forma de carga individual permite ingresar de a un documento al sistema de rendición. Para ello, deberá seguir el siguiente procedimiento: Usted deberá hacer clic en el icono Ingreso Rendición Por Carga Individual De Documentos, tal como se muestra en la siguiente imagen: Hacer Clic Al seleccionar esta opción, aparecerá una pantalla en la cual usted deberá seguir el siguiente orden: 1. Seleccione del Establecimiento Educacional (RBD): Debe hacer clic en uno de los establecimientos que se encuentran bajo su administración. 2. Seleccione Una Subvención: Debe hacer clic en una de las Subvenciones que desea rendir, en este caso debe seleccionar el link Programa Integración Escolar. 3. Seleccione el Periodo: Debe hacer clic en el icono del periodo que desea rendir, en este caso, los periodos que se pueden rendir corresponden a los años 2012 y 2013.

11 Página 9 de Hacer clic RBD que desea rendir. 2. Hacer clic en el tipo de subvención que desea rendir. 3. Hacer clic en el año que desea rendir. Realizado lo anterior, se desplegará en pantalla la identificación de establecimiento, encontrando, el Estado de Rendición y el año o periodo a rendir. Identificación del Periodo o Año, Establecimiento y Estado Rendición.

12 Página 10 de Estado de Resultados. Esta sección se encuentra estructurada como un estado de resultados, donde se visualizarán por un lado, los ingresos del periodo, y por el otro, los gastos del periodo a través de las Categorías y Subcategorías de Gastos. Categorías de Ingresos. Categorías de Gastos Ingresos. Corresponde a la sumatoria de todos los Ingresos del Periodo por concepto de Subvención Programa de Integración Escolar, de ahora en adelante PIE. Cabe recordar que los montos precargados corresponden a los entregados por la Coordinación Nacional de Subvenciones, no obstante, usted podrá modificar los montos señalados en cada periodo, teniendo que justificar dichos cambios en el proceso de fiscalización que se realice una vez terminado el proceso de rendición de cuentas. Por lo expuesto, aconsejamos que antes de hacer una modificación en alguna de las categorías de ingresos, realice la consulta a la Unidad Regional de Pagos de Subvenciones respectiva, perteneciente al Ministerio de Educación. Las categorías de ingresos para los RBD son los siguientes. 1. Saldo Inicial: Corresponde al saldo que reflejó la rendición del año anterior (Saldo Final de la rendición de cuentas PIE + los gastos rechazados producto de la fiscalización de esa rendición). 2. Pago Normal Subvención Base PIE: Corresponde a los ingresos percibidos por la fracción de la Subvención Base destinada a financiar el PIE en el periodo a rendir. Se incluye el incremento remuneracional de la ley N Por otra parte se indica que NO incluye los incrementos remuneracionales de las leyes y Pago Normal Incremento Zona PIE: Corresponde a los ingresos recibidos por el pago de incremento zona de la subvención base PIE en el periodo a rendir.

13 Página 11 de Pago Reliquidación Subvención Base PIE: Corresponde a las reliquidaciones o correcciones en el pago percibidos por la fracción de la Subvención Base destinada a financiar el PIE en el periodo a rendir. Se incluye el incremento remuneracional de la ley N Por otra parte se indica que NO incluye los incrementos remuneracionales de las leyes y Pago Reliquidación Incremento Zona PIE: Corresponde a las reliquidaciones o correcciones en el pago del incremento zona PIE en el periodo a rendir Modificación de Ingresos. Para poder modificar el monto de alguno de los ítems de ingresos de los RBD, usted podrá hacer clic en el icono Editar, tal como se muestra en la siguiente imagen. Total Ingresos Periodo. Modificar Ingresos del Periodo: Hacer clic en el icono Editar. Se desplegará la pantalla Modificar Ingreso, donde deberá ingresar el monto correcto, sin separador de miles (puntos).

14 Página 12 de 37 Ingresar Monto a modificar, sin separadores de miles (Puntos). Hacer Clic en Guardar Después que se haga clic en el botón Guardar se desplegará la pantalla que indica el éxito de la operación. Finalmente debe hacer clic en el botón Cerrar del cuadro. Hacer Clic en Cerrar

15 Página 13 de Gastos. Corresponde a la sumatoria de todos los gastos ingresados en el periodo. Para poder ingresar un nuevo gasto, usted deberá seguir el siguiente procedimiento: Debe hacer clic en la Categoría de Gasto en el cual usted desea ingresar un documento, tal como se muestra a continuación: Sumatoria de todos los gastos del periodo Hacer clic en la categoría de gasto Categorías y Subcategorías de Gastos. Las Categorías de Gastos son aquellas indicadas en la normativa educacional y que están directamente relacionadas con las acciones a desarrollar para el funcionamiento de los PIE en los establecimientos educacionales. 1. Categoría Gastos de Operación: las subcategorías de gastos son las siguientes: a. Arriendo de Equipos Informáticos: Corresponden a los gastos realizados por arriendo de computadores, notebooks, tablets, etc. b. Arriendo de Maquinarias y Equipos: Corresponden a los gastos realizados por arriendo de máquinas o equipos necesario para el funcionamiento del PIE. c. Arriendo de Oficinas y/o Dependencias: Corresponden al arriendo de alguna dependencia u oficina necesaria para el funcionamiento del PIE. d. Combustible y Peajes: Corresponden a los gastos realizados por traslado de la comunidad escolar alguna actividad del PIE. e. Materiales de Oficina: Corresponden a los gastos realizados por adquisición de lápices, cuadernos, resmas de papel, u otro artículo de oficina necesarios para el funcionamiento del PIE.

16 Página 14 de 37 f. Reproducción de Documentos: Corresponden a los gastos realizados por fotocopias o reproducción en formatos digitales (CD) u otro tipo de reproducción de documentos necesarios para el funcionamiento del PIE. g. Insumos Computacionales: Corresponden a los gastos realizados por adquisición de mouse, teclado, pendrive, tóner de impresión, u otro artículo computacional necesarios para el funcionamiento del PIE. h. Otros Gastos de Operación [Considerados Art 86, Dto. 170]: Corresponden a los gastos que no pueden ser ingresado en alguno de estos ítems y que son necesarios para el funcionamiento del PIE. 2. Categoría Gastos en Recursos de Aprendizaje: las subcategorías de gastos son las siguientes: a. Recursos Audiovisuales y Software Educativo: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de software educativo y CD audiovisuales u otros necesarios para el aprendizaje de los alumnos PIE. b. Bibliotecas, Libros y Revistas: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de bibliotecas, libros u otro material necesarios para el aprendizaje de los alumnos PIE. c. Material Didáctico: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de materiales didácticos necesarios para el aprendizaje de los alumnos PIE. d. Material Educativo: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de materiales educativos necesarios para el aprendizaje de los alumnos. e. Eventos Educativos y Culturales: Corresponden a los gastos realizados por la participación de los alumnos PIE en eventos educativos, culturales y deportivos, tales como: museo, zoológico, exposiciones, etc. f. Internet: Corresponden a los gastos realizados por los servicios de Internet, el cual es necesarios para el aprendizaje de los alumnos PIE. g. Instrumentos de Evaluación Diagnóstica: Corresponden a los gastos realizados por los profesionales del PIE para la realización de las evaluaciones diagnósticas de los alumnos PIE. h. Otros Gastos en Recursos de Aprendizaje [Considerados Art 86, Dto. 170]: Corresponden a los gastos que no pueden ser ingresado en alguna de estas subcategorías y que son necesario para el funcionamiento del PIE. 3. Categoría Gastos en Equipamiento de Apoyo Pedagógico: las subcategorías de gastos son las siguientes: a. Equipos Informáticos: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de Computadores, Notebook, Netbook, Tablet u otros equipos informáticos necesarios para el funcionamiento del PIE. b. Equipos Reproductores de Imagen: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de televisores, reproductores de DVD, Data Show u otros equipos reproductores de imagen necesarios para el funcionamiento del PIE. c. Equipos Multicopiadores: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de impresoras, fotocopiadoras, escáner u otros equipos multicopiadores necesarios para el funcionamiento del PIE.

17 Página 15 de 37 d. Equipos de Amplificación y Sonido: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de radios, amplificadores, parlantes, micrófonos u otros equipos de sonidos necesarios para el funcionamiento del PIE. e. Equipos de Fotografía y Filmación: Corresponden a los gastos realizados por la adquisición de cámaras fotográficas, equipos de filmación u otros equipos de obtención de imagen necesarios para el funcionamiento del PIE. f. Adaptación de Mobiliario: Corresponden gastos por adquisición o adecuación de mobiliario para los alumnos PIE que lo requiera. g. Otros Gastos en Equipamiento de Apoyo Pedagógico [Considerados Art 86, Dto. 170]. Corresponden a los gastos que no pueden ser ingresado en alguno de estos ítems y que son necesarios para el funcionamiento del PIE. 4. Categoría Gastos en Imprevistos: las subcategorías de gastos son las siguientes: a. Caja Chica: Corresponden a la sumatoria de los gastos realizados por concepto de caja chica entregada por parte del sostenedor al Director de un establecimiento para gastos menores y necesarios para el PIE. b. Otros Gastos en Imprevistos [Considerados Art 86, Dto. 170]: Corresponden a los gastos que no pueden ser ingresado en alguno de estos ítems y que son necesario para el PIE. 5. Categoría Gastos en Infraestructura: las subcategorías de gastos son las siguientes: a. Eliminación de Barreras Arquitectónicas de Menor Envergadura: Corresponden a los gastos realizados para eliminar barreras arquitectónicas de menor envergadura y que vayan en directo beneficio de los alumnos PIE. 6. Categoría Gastos en Personal: las subcategorías de gastos son las siguientes: a. Contratación de Horas [Personal Nuevo]. Corresponden a los gastos realizados por la contratación de un nuevo funcionario en el PIE. Las remuneraciones del personal afecto a un contrato de trabajo, para laborar en un establecimiento educacional en el PIE, deben ser financiadas con cargo a los recursos entregados por el Incremento de la Subvención Base PIE, más el incremento remuneracional establecido por la ley N , más asignación de zona, es decir, solo se puede incluir en esta rendición los siguientes estipendios remuneracionales: Valor hora base, bono proporcional (fracción ley ), asignación de zona, aporte patronal y bono extraordinario (fracción ley ). Por lo tanto, no se pueden rendir con cargo a esta subvención aquellos estipendios remuneracionales que tienen por ley un financiamiento especial, los que deben ser pagados con cargo a dichos fondos específicos, tales como, incremento de la Ley , el Incremento de la Ley Nº19.464, la Bonificación de Excelencia, los Incentivos Remuneracionales Especiales, la Bonificación de Reconocimiento Profesional, etc. b. Ampliación Horaria [Personal Contratado]. Corresponden a los gastos realizados por la ampliación de horas de contrato de algún funcionario para que realice funciones en el PIE. c. Horas Extraordinarias: Corresponden al pago de horas extraordinarias algún funcionarios contratado, para que realice trabajos imprevistos y/o extraordinarios, los cuales son necesario para el PIE.

18 Página 16 de 37 d. Contratación de Servicios a Honorarios: Corresponden a los gastos realizados por la contratación de un funcionario nuevo en el establecimiento, bajo la modalidad a honorarios, para que realice funciones en el PIE. e. Perfeccionamiento Docente: Corresponden a los gastos realizados por la capacitación o perfeccionamiento docente que laboran en el PIE, las cuales deben estar directamente relacionadas con las Necesidades Educativas Especiales a las cuales el PIE responde. No se puede rendir perfeccionamiento conducente a obtener un grado académico: pre-grado título o post-título o similares. f. Viáticos y Pasajes. Corresponden a los gastos realizados por traslados de los funcionarios que laboran en el PIE. g. Otros Gastos en Personal [Considerados Art 86, Dto. 170]: Corresponden a los gastos que no pueden ser ingresado en alguno de estas subcategorías y que son necesarios para el PIE. Para poder ver cada una de las subcategoría de gasto, deberá hacer clic en la respectiva categoría, así se desplegará un menú con las subcategorías correspondientes, visualizando en cada una de ellas, dos botones: Agregar y Detalle. Categoría de Gasto Hacer clic en botón Detalle para visualizar, editar o eliminar algún gasto ingresado. Hacer clic en botón Agregar para ingresar un nuevo gasto. Subcategoría Gasto de

19 Página 17 de Ingresar Documentos Nuevos. Se podrán ingresar documentos nuevos en los periodos 2012 y 2013 de la rendición. Para ello, deberá hacer clic en el botón Agregar y se desplegará la siguiente pantalla. 1.-Ingresar los datos en cada uno de los campos. 2.-Hacer Clic Guardar. Para ingresar un nuevo documento de gastos, debe llenar cada uno de los campos solicitados, los cuales se pasan a detallar a continuación: o Tipo Documento: Aquí encontrará un menú con todos los tipos de comprobantes legamente aceptados: boleta, boleta exenta, boleta honorario, boleta electrónica, boleta exenta electrónica, boleta honorario electrónica, factura, factura exenta, factura electrónica, factura exenta electrónica, liquidación de sueldo, cotización previsional y/o salud, finiquito y otro documento exento. No se aceptan como comprobantes: vales por, boletas o facturas sin la autorización del Servicio de Impuesto Interno. Todo documento (facturas, boletas de honorarios) debe ser emitido a nombre del Sostenedor del establecimiento educacional, indicando también el RUT del sostenedor. Por lo tanto, no se puede ingresar documentos a nombre de otra persona, sea esta natural o jurídica. o Número Documento: Corresponde al ingreso del número del documento que esté declarando (Sólo el número). En el caso del ingreso de información en el tipo de documentos liquidación de sueldo se deberá usar el siguiente formato de número de documento: mes y año juntos, es decir, si la liquidación de sueldo corresponde al mes de agosto del año 2012, el número de documento deberá ser o Detalle: Corresponde al detalle del documento que está declarando.

20 Página 18 de 37 o Fecha: Corresponde ingresar la fecha del documento con el siguiente formato dd-mmaaaa. Ej.: Los periodos a rendir son los siguiente: 2012: Cuando el gasto se haya producido entre el y el : Cuando el gasto se haya producido entre el y el o Nombre Proveedor: Usted debe ingresar la razón social o el nombre completo del proveedor. Ej.: Librería Juanito S.A. o RUT Proveedor: Usted deberá ingresar el RUT del proveedor del documento que esté declarando. Deben ser ingresados sin punto y con digito verificador. Ej.: K. o Monto Declarado: Corresponde al ingreso del monto a declarar por el sostenedor en esta rendición de cuentas. Los sostenedores que realicen compras a escala, y por lo tanto, prorrateen un documento de compra para más de un establecimiento, deberán seguir el siguiente procedimiento: El sostenedor deberá hacer una hoja anexa, la cual tendrá que estar adosada al documento original, señalando allí el RBD de cada uno de los establecimientos y los montos prorrateados, los cuales no podrán ser superior al monto total del documento. Es importante señalar, que la suma total de los montos declarados en distintos establecimientos del sostenedor o en otras rendiciones de cuentas, debe ser igual o menor al monto total del documento. o Monto Total Documento: Corresponde ingresar el monto total del documento a rendir. o Ítem: Corresponde seleccionar uno de los ítem que se encuentran señalados en el artículo 86, del Decreto 170 y que desplegaran de una lista a seleccionar: Contratación de Recursos Humanos: se refieren a las contrataciones de recursos humanos especializados que laboran en el PIE. Estas contrataciones deben estar de acuerdo con las orientaciones técnicas que el Ministerio de Educación definidas para estos efectos. Los gastos que deben estar asociados a este ítem son: 1. Profesionales docentes especialistas y profesionales asistentes de la educación, para la entrega de Apoyos y trabajo colaborativo. (Artículo 87, Dto. 170/09). 2. Participación de personas con discapacidad como apoyos complementarios, que colaboren en los procesos educativos y de apoyo a la familia. 3. Contratación de horas de profesionales adicionales para que no se suspendan los apoyos especializados durante el período de evaluación diagnostica o de continuidad. 4. Profesionales o instituciones expertos en evaluación de procesos o con experiencia en educación especial y en evaluación de Necesidades Educativas Especiales (NEE), para la Evaluación anual del PIE y elaboración del Informe técnico de evaluación anual de PIE. 5. Otros.

21 Página 19 de 37 Coordinación, Trabajo Colaborativo y Evaluación del Programa De Integración Escolar: La planificación de este aspecto debe considerar las orientaciones técnicas que el Ministerio de Educación defina en esta materia. Los gastos que deben estar asociados a este ítem son: 1. Tres horas cronológicas para trabajo para los profesores de aula regular destinadas a planificación, evaluación, seguimiento y coordinación con el equipo PIE. 2. Coordinación de PIE por comunal. 3. Trabajo colaborativo PIE. 4. Otros. Capacitación y Perfeccionamiento: son las capacitaciones y perfeccionamiento orientada al desarrollo profesional de los docentes de educación regular y especial y otros miembros de la comunidad educativa, como mínimo una vez al año, con el propósito de mejorar la calidad de las respuestas educativas a la diversidad del estudiantado y a las necesidades educativas especiales. Los gastos que deben estar asociados a este ítem son: 1. Actividades que involucren a la Comunidad Escolar en su conjunto y tiendan al traspaso directo de capacidades al establecimiento y al aula. 2. Cursos de perfeccionamiento, capacitaciones, seminarios y otros (no conducentes a pregrados o grados académicos) directamente relacionadas con las NEE a las cuales el PIE responde. 3. Otros. Provisión de Medios y Recursos Materiales Educativos: buscan facilitar la participación, la autonomía y progreso en los aprendizajes de los y las estudiantes: equipamientos o materiales específicos; materiales de enseñanza adaptados, tecnológicos, informáticos y especializados; sistemas de comunicación alternativo, aumentativo o complementario al lenguaje oral o escrito, eliminación de barreras arquitectónicas de menor envergadura. Los gastos que deben estar asociados a este ítem son: 1. Equipamientos o materiales específicos, materiales de enseñanza adaptada, tecnológica, informática y especializada. 2. Instrumentos de evaluación diagnóstica para la evaluación de NEE. 3. Materiales pedagógicos especializados para la enseñanza de estudiantes con discapacidad y NEE. 4. Otros. Estos recursos no se pueden destinar a la construcción de salas de clases ni a la compra de vehículos u otras acciones que no estén directamente vinculadas con el proceso de enseñanza-aprendizaje de los estudiantes.

22 Página 20 de 37 Una vez ingresada toda la información de un documento de gasto, deberá hacer clic en el botón Guardar y se desplegará la siguiente pantalla. Hacer Clic Ver Detalle. Aparecerá la pantalla con el detalle de los documentos ingresados en esa subcategoria de gasto, donde usted podrá agregar un nuevo gasto, editar o eliminar un gasto ya ingresado, o simplemente cerrar la ventana para agregar gastos. Hacer Clic Editar o Eliminar. Hacer Clic Cerrar. Hacer Clic Agregar.

23 Página 21 de Visualizar, Modificar o Eliminar Gastos Ingresados en la Base de Datos. Los gastos ingresados en la base de datos son: Ingresados en el actual proceso de rendición. Ingresados en Proceso de Rendición Anterior: corresponden aquellos documentos que fueron ingresados en la rendición de cuentas del año Estos gastos se encuentran en la actual plataforma de rendición de cuentas, en cada una de las subcategorías de gastos Otros gastos [considerados Art. 86, Dto. 170]. Por lo tanto, si usted desea realizar alguna modificación o eliminación de un gasto ingresado en la base de datos, lo podrá hacer realizando el siguiente procedimiento: Para poder visualizar y/o modificar algún documento que haya sido ingresado en la rendición de cuentas, se debe hacer clic en el botón Detalle, donde usted podrá, editar o eliminar los documentos que se encuentran ingresados en la rendición de cuentas. Hacer clic en botón Detalle para poder visualizar, editar o eliminar un gasto ingresado.

24 Página 22 de 37 Para hacer alguna modificación a los gastos ingresados, usted deberá hacer clic en el botón Editar Hacer clic en botón Editar para modificar un gasto ingresado. Se desplegará la pantalla donde usted podrá modificar uno o todos los datos ingresados. Posteriormente hará clic en el Botón Guardar y luego en el botón Cerrar. 1.-Hacer las modificaciones a los datos. 2.-Hacer clic en guardar.

25 Página 23 de Hacer clic en Ver Detalle. Para la eliminación de un documento nuevo ingresado por error, deberá hacer clic en el botón Eliminar y el documento ingresado en la base de datos será eliminado. 1.- Hacer clic en botón Eliminar para eliminar un gasto ingresado.

26 Página 24 de 37 Aparecerá una pantalla que indica que la operación ha sido realizada con éxito. 2.- Hacer clic en Cerrar. Posteriormente deberá hacer clic en el botón Cerrar.

27 Página 25 de INGRESO RENDICIÓN DE CUENTAS CON CARGA MASIVA. La forma de carga masiva permite ingresar la información a la rendición de cuentas, a través de la carga de uno o más documentos mediante un archivo csv, el cual es subido en el aplicativo de rendición de cuentas. Para ello, deberá seguir el siguiente procedimiento: Usted deberá hacer clic en el icono Ingresar Rendición Por Carga Masiva De Documentos, tal como se muestra en la siguiente imagen: Hacer Clic Al seleccionar esta opción, aparecerá la pantalla donde deberá seleccionar: 1. RBD del establecimiento a rendir. 2. El tipo de subvención a rendir, que en este caso es Programa de Integración Escolar. 1. Seleccionar Establecimiento. 2. Seleccionar Subvención a rendir.

28 Página 26 de Ingreso de Gastos. Para descargar la plantilla de trabajo, deberá hacer clic en el botón Descargar Archivo CSV ubicado en el punto 2 Declarar Gastos, tal como se muestra en la siguiente pantalla: Hacer Clic Descargar Archivo CSV. La plantilla debe ser abierta utilizando el programa Excel y se debe guardar en el computador (se aconseja que sea guardada en mis documentos ), con cualquier nombre, pero la extensión del archivo siempre debe ser *.csv Hacer Clic Aceptar

29 Página 27 de 37 Una vez guardado el archivo csv, usted lo va poder trabajar, el que tendrá la siguiente estructura: La plantilla cuenta con una única hoja, por tanto, no se deben agregar nuevas hojas al archivo. La plantilla permite el ingreso hasta 500 líneas (documentos). Si usted tiene que ingresar más de 500 documentos debe volver a bajar el archivo e ingresar 500 líneas más, y así sucesivamente, hasta ingresar todos los documentos a rendir. Es importante señalar que usted puede subir tantos archivos como estime conveniente hasta completar con la carga de todos los documentos a rendir. En la plantilla se debe agregar la información en cada una de las celdas y seguir las siguientes instrucciones de llenado: Periodo: Se refiere al año en que usted quiere rendir el documento. Por lo tanto, aquí debe ingresar el año de rendición: o 2012: Cuando el gasto se haya producido entre el y el y corresponda a la rendición del año o 2013: Cuando el gasto se haya producido entre el y el y corresponda a la rendición del año No se puede ingresar un año distinto a los enumerados anteriormente.

30 Página 28 de 37 Cuenta: Se refiere a que subcategoría de gasto quiere rendir el documento. Por lo tanto, aquí se debe ingresar el código de la subcategoría en el cual fue realizado el gasto: SUBCATEGORÍAS DE GASTOS GASTOS DE OPERACIÓN CÓDIGO Arriendo de Equipos Informáticos Arriendo de Maquinarias y Equipos Arriendo de Oficinas y/o Dependencias Combustible y Peajes Materiales de Oficina Reproducción de Documentos Insumos Computacionales Otros Gastos de Operación [Considerados Art 86, Dto. 170] GASTOS EN RECURSOS DE APRENDIZAJE Recursos Audiovisuales y Software Educativo Bibliotecas, Libros y Revistas Material Didáctico Material Educativo Eventos Educativos y Culturales Internet Instrumentos de Evaluación Diagnóstica Otros Gastos en Recursos de Aprendizaje [Considerados Art 86, Dto. 170] GASTOS EN EQUIPAMIENTO DE APOYO PEDAGÓGICO Equipos Informáticos Equipos Reproductores de Imagen Equipos Multicopiadores Equipos de Amplificación y Sonido Equipos de Fotografía y Filmación Adaptación de Mobiliario Otros Gastos en Equipamiento de Apoyo Pedagógico [Considerados Art 86, Dto. 170] GASTOS EN IMPREVISTOS Caja Chica Otros Gastos en Imprevistos [Considerados Art 86, Dto. 170] GASTOS EN INFRAESTRUCTURA Eliminación de Barreras Arquitectónicas de Menor Envergadura GASTOS EN PERSONAL Contratación de Horas [Personal Nuevo] Ampliación Horaria [Personal Contratado] Horas Extraordinarias Contratación de Servicios a Honorarios Perfeccionamiento Docente Viáticos y Pasajes Otros Gastos en Personal [Considerados Art 86, Dto. 170]

31 Página 29 de 37 Tipo Documento: Aquí debe ingresar con letra mayúscula, los códigos que están asociado a los distintos tipos de documentos que se deben rendir: TIPO DE DOCUMENTO BOLETA BOLETA EXENTA BOLETA HONORARIO BOLETA ELECTRÓNICA BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLETA HONORARIO ELECTRÓNICA FACTURA FACTURA EXENTA FACTURA ELECTRÓNICA FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA LIQUIDACIÓN DE SUELDO COTIZACIÓN PREVISIONAL Y/O SALUD FINIQUITO OTRO DOCUMENTO EXENTO CÓDIGO BOL BOLE BOLH BOLEC BOLEX BOLHE FAC FACE FACEL FACEX LIQ COT FIN ODE El sistema no cargará un tipo de documento que no sea uno de los indicados en el listado anterior. Tampoco se aceptaran comprobantes informales como por ejemplos: vales por, boletas o facturas sin la autorización del Servicio de Impuesto Interno. Número Documento: Corresponde al ingreso del número del documento que esté declarando (Sólo números). Detalle: Corresponde al detalle del documento que está declarando. Fecha: Corresponde ingresar la fecha del documento con el siguiente formato dd-mmaaaa. Ejemplo.: Nombre Proveedor: Usted debe ingresar la razón social o el nombre completo del proveedor. Ej.: Librería Juanito S.A. RUT Proveedor: Usted deberá ingresar el RUT del proveedor del documento que esté declarando. Deben ser ingresados sin punto y con dígito verificador. Ej.: K Monto Declarado: Corresponde al ingreso del monto a declarar por el sostenedor en esta rendición de cuentas. Los sostenedores que realicen compras a escala, y por lo tanto, prorrateen un documento de compra para más de un establecimiento, deberán seguir el siguiente procedimiento: o El sostenedor deberá hacer una hoja anexa, la cual tendrá que estar adosada al documento original, señalando allí cada uno de los establecimientos y los montos prorrateados los cuales no podrán ser superior al monto total del documento. o Es importante señalar que la suma total de los montos declarados en distintos establecimientos del sostenedor, o bien en otras rendiciones de cuentas (Mantenimiento o SEP), deben ser igual o menor al monto total del documento.

32 Página 30 de 37 Monto Total Documento: Corresponde ingresar el monto total del documento. Los documentos no pueden ser rendidos por un monto mayor al monto ingresado como total del documento. (Permite prorratear el documento hasta su monto total). Ítem: Corresponde ingresar el códigos que corresponda al seleccionar uno de los ítem que se encuentran señalados en el artículo 86 del Decreto 170 y que a continuación se pasan a señalar: CÓDIGO ÍTEM 7 Contratación De Recursos Humanos. 8 Coordinación, Trabajo Colaborativo Y Evaluación. 9 Capacitación Y Perfeccionamiento. 10 Provisión De Medios Y Recursos Materiales. Una vez ingresados todos los documentos, con todos sus campos, el archivo debe visualizarse de la siguiente forma: Luego, usted debe grabar el archivo con la extensión CSV (delimitado por punto) (*.csv) y cerrarlo.

33 Página 31 de CARGA DE ARCHIVO MASIVO DE DOCUMENTOS Una vez completado el proceso de llenado del archivo csv, se deberá cargar el archivo utilizando el siguiente procedimiento: 1.- Selección del Establecimiento: Para seleccionar donde quiere usted cargar documentos a un RBD deberá hacer clic el botón RBD-Establecimiento. 2.- Subir el Archivo: Para cargar el archivo debe hacer clic en el botón Examinar 1.- Seleccionar RBD a rendir. 2.- Seleccionar Subvención a rendir. 3.- Hacer Clic en Examinar. Se desplegará un examinador de ficheros, donde deberá ubicar y seleccionar el archivo con los documentos a declarar: Hacer Clic en Abrir. Una vez ubicado el archivo, seleccionar Abrir.

34 Página 32 de 37 Posteriormente se debe hacer clic en el botón Cargar Gastos Nuevos, tal como se muestra a continuación: Hacer Clic en Cargar Gastos Nuevos Con este paso, el aplicativo reconocerá el archivo y cargará los datos, entregando un Resumen Carga Masiva: El total de registros del archivo cargado. El número de registros cargados correctamente. El número de registros no cargados. Los errores encontrados, con los motivos por los cuales no fueron cargados: o El N de registro: que es la línea del archivo csv donde se encuentra del error. o El motivo del por qué no fueron cargados.

35 Página 33 de 37 Motivo del Error N de Registro Para corregir debe abrir la planilla csv, modificar los datos que se encuentran con errores y guardar el archivo. Posteriormente se debe volver a cargar el archivo en el sistema. N de Registro

36 Página 34 de Revisión Carga Archivo CSV. Para poder revisar los gastos ingresados a la base de datos en forma masiva, usted deberá hacer clic en el botón Ir a la Aplicación y entrará al punto 3 INGRESO RENDICIÓN DE CUENTAS CON CARGA INDIVIDUAL de este documento, tal como se muestra en la siguiente pantalla: Hacer clic en Ir a la Aplicación Posteriormente, debe seleccionar el RBD y el periodo. De esta forma puede revisar lo ingresado y hacer las modificaciones en caso de existir un error. 1.- Seleccionar RBD 2.- Seleccionar Subvención a rendir 3.- Seleccionar Periodo

37 Página 35 de CERRAR RENDICIÓN DE CUENTAS. Para terminar la rendición de cuentas, usted deberá cerciorarse que se encuentra ingresada toda la información requerida para los años 2011 y 2012 de todos sus RBD antes de hacer clic en el botón Cerrar Rendición de Cuentas. Hacer clic en el botón Cerrar Rendición de Cuentas. Aparecerá una pantalla de ratificación de ejecutar la acción de cerrar rendición. Aquí aparecerá la lista de los años que usted está finalizando rendición. El sistema no permitirá terminar el proceso si falta algún clic en alguno de los periodos. Hacer clic en cada año Hacer clic en el botón Cerrar Rendición de Cuentas.

38 Página 36 de 37 Una vez aceptado el cierre de un RBD, el sistema generará un archivo PDF, con las rendiciones de todos los periodos 2012 y 2013 el cual deberá ser impreso por usted y mantenerlo en el Establecimiento Educacional a disposición de la Comunidad Escolar y de la Superintendencia de Educación. Para poder guardar el PDF, debe realizar la acción según las herramientas de cada explorador. Aparecerá en el sistema la siguiente pantalla, la cual informa que la rendición de cuentas se encuentra cerrada.

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