CURSO DE ACCESS. Este curso está redactado, diseñado, compilado y publicado por Cursosindustriales.net.

Transcripción

1 CURSO DE ACCESS. Este curso está redactado, diseñado, compilado y publicado por Cursosindustriales.net. El alumno puede compartir, descargar, imprimir y modificar dicho documento siempre que referencie la página web de procedencia y que en este caso es Cursosindustriales.net.

2 Este curso de Access 2010 te enseñará los secretos del programa ofimático del paquete de Microsoft para el desarrollo y gestión de aplicaciones de base de datos. En este curso aprenderás los conceptos básicos más interesantes y las principales características del producto como son: Creación de nuevas bases de datos y el panel de exploración. La creación y gestión de tablas y sus elementos de registros. La extracción de datos mediante consulta. La creación de formularios. La presentación de la información. Procesos de automatización. Y operaciones avanzadas con las bases de datos. En este curso no haremos un repaso sobre las herramientas básicas de la Cinta de opciones, pero si haremos referencia a ella muy a menudo sobre todo en nuevas fichas y opciones diferentes que se muestran de acuerdo al nuevo programa y que pueden diferenciar del anterior programa Excel. Aprender Access en una academia presencial u online puede acarrearte un coste de entre 50 a 200 euros, lo cual para muchas personas es un coste prohibitivo. Cursosindustriales.net te lo ofrece gratis, pero eso sí, ten en cuenta que el proceso de edición, tratamiento y seguimiento y publicación del curso ha tenido un coste económico que sufraga el propio administrador de la Web, por lo que si te ha gustado el curso, y has aprendido a desarrollar base de datos y utilizarlas correctamente, te sugiero que realices una donación al sitio Web para que el sitio Web siga funcionando y ofreciendo contenido de calidad y gratuito para todo el mundo.

3 DESCRIPCIÓN DE ACCESS Cuando abres el programa por primera vez te aparece la interfaz de Access 2010 que puedes ver en la imagen. En la cual puedes ver la pestaña Archivo del programa que muestra la página principal con una serie de elementos dispuestos en la pantalla como Plantillas disponibles y otra serie de Plantillas Office.com para que puedas descargarte desde el servidor de Microsoft más plantillas a usar en tus proyectos de Access Desde esta ficha de la Cinta de opciones, puedes acceder a los elementos necesarios para Guardar la base de datos, Guardarla como otro tipo, Abrir una base de datos, Crear una base de datos, Información de una base de datos, etc. En la parte de la derecha de la pantalla principal, tienes la posibilidad de crear una nueva base de datos cuyo nombre y ruta en la que se guardará puedes configurar pulsando el botón de Examinar que aparece al lado de la ruta relativa junto al nombre por defecto de la base de datos de Database1.accdb.

4 Creación rápida de una nueva base de datos. Para empezar a entender Access 2010 vamos a crear una nueva base de datos. En el menú derecho de la página principal tienes el botón de Crear nueva base de datos. Si quieres cámbiale el nombre a la base de datos. Yo la voy a llamar Cursosindustriales en honor a la página Web que estás visitando o de la cual procede dicho curso. Una vez cambiado el nombre de la base de datos, puedes cambiar la ruta en la cual se guardará el archivo. Observa que por defecto se guarda en la carpeta de Documentos del usuario que ha abierto el programa. Puedes cambiar dicha ruta pulsando sobre el icono de la carpeta a la derecha del cuadro del nombre de la base de datos. que tienes Se te abrirá una ventana para que escojas el directorio que tu quieras.

5 Pero también puedes crear una nueva base de datos desde la página principal pulsando desde el botón de Nueva base de datos en blanco. NOTA: La diferencia entre ésta opción y la otra es que la primera te crea la estructura de la base de datos y después deberás de guardarla con un nombre específico y una ruta; mientras que la segunda ya creas una base de datos en blanco con un nombre y ruta específicos. También puedes crear una base de datos online y almacenarla en la nube de Microsoft ligada a tu cuenta mediante una plantilla. TABLAS. Cuando creas una nueva base de datos, se te abre directamente la ventana de las tablas (en el caso de que esté vacía).

6 Por defecto Access te crea una nueva tabla vacía cuyo nombre es Tabla1. Este nombre se puede cambiar. La forma más fácil de hacerlo es mediante el menú de objetos en la parte izquierda de la pantalla, seleccionar la tabla, clic derecho del ratón y pulsa sobre el menú de Cambiar nombre. Pero también se puede cambiar cuando guardas aparece ésta ventana: el proyecto, ya que te

7 Vista de diseño. La vista de diseño es una vista de la tabla que te permite editar la tabla de manera más visual que la anterior. En menú Inicio de la Cinta de opciones, el subgrupo Vistas, la opción de Ver, se despliega y te muestra las opciones que tiene disponibles. La Vista Hoja de datos es la vista por defecto que se te abre en pantalla. La Vista de Diseño es una vista especial. Cuando pulsas sobre ésta última, si no has guardado la tabla pulsando el icono de guardar, te saldrá otra vez la ventana para ello. Yo voy a guardar la Tabla1 como Usuarios. Cuando pulsas sobre Aceptar se abre directamente la Vista de Diseño en la que puedes ver una estructura más intuitiva en el desarrollo de la aplicación de tabla. A continuación veremos el proceso de creación de nuevos campos desde esta vista y después te explicaré la creación de nuevos campos en la Vista de Hoja de datos.

8 La Vista de Diseño es una vista intuitiva. Cuando cambias a la vista de diseño, la Cinta de opciones cambia al menú de Diseño de Herramientas de tablas. Y en la pantalla principal puedes ver como se muestra la edición de la tabla en cuestión. En el que puedes ver tres campos predefinidos como Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción.

9 Establecer una clave principal. Es aconsejable que todas las tablas dispongan de por lo menos una clave principal. Dicha clave debe ser un campo cuyos valores sean únicos, permitiendo así identificar sin error alguno a la tabla en cuestión. Y es que cuando tienes muchas tablas en una base de datos es bueno tener un identificador que las clasifique a la hora de hacer una consulta. De ahí la necesidad de incluir una clave principal. Generalmente cuando creas una nueva tabla o se genera por defecto, la tabla nueva ya dispondrá de una clave principal por defecto llamada Id y con un campo autonumeración (que es el más adecuado para definir éste tipo de campo). Insertar nuevos campos en la tabla. Es tan fácil como seleccionar otra fila y crear el campo correspondiente. Para que veas lo fácil que es, voy a seleccionar la fila contigua y voy a crear un nuevo campo llamado Nombre. Observa que cuando cambio el foco del control, Access elige el tipo de dato por mí sin que haya tenido que realizar alguna acción. Más adelante verás que el tipo de dato se puede cambiar. A continuación voy a seguir rellenando los campos con Apellidos, , Usuario, y Contraseña. Puedes ver que parte de los tipos de datos (como por ejemplo el de correo electrónico) no solo será texto. Más adelante cambiaremos el tipo de dato.

10 Cuando cambias las vistas, a Vista de hoja de datos, aparecerán los campos creados en forma de pestañas. Pero claro, si no has guardado, te saldrá el mensaje de aviso y la posibilidad de guardarlo. Ahora si, una vez guardado se muestra la tabla en esta vista. Insertar un nuevo campo desde esta Vista. Desde la opción de Haga clic para agregar puedes agregar un nuevo campo a la tabla creada.

11 Cuando pulsas sobre dichas letras, aparece un menú desplegable que te permite escoger el tipo de dato que contendrá el campo nuevo. Así que escoge la opción de Número porque en este campo vamos a insertar el número de teléfono del usuario. Verás que se ha creado un nuevo campo con el nombre por defecto Campo1, el cual puedes cambiar y renombrarlo como desees. Yo le renombrará a Teléfono, por lo que la tabla de Usuarios quedará: Guarda la tabla pulsando sobre el botón de Guardar.

12 Índices. Abre la tabla desde la ubicación en la que has guardado o pulsando en el menú Archivo de la página de inicio seleccionando la acción de Abrir de dicho menú y seleccionar el archivo correcto en el buscador de Windows. Selecciona la tabla de Usuarios y carga la Vista de Diseño. Haz clic sobre el botón de Índices del grupo Mostrar u ocultar de la ficha de Diseño de la Cinta de opciones. En la columna Nombre de índice del cuadro de diálogo escribe el nombre que desees asignar al índice. Yo pondré Índice Usuarios, ya que hará referencia a los usuarios de la página de dicha base de datos. En la columna Nombre de Campo, selecciona el campo para el que desea establecer el índice. En este caso se quedará como está ya que el índice estará ligado al campo Id de la tabla Usuarios. Por último en Criterio de ordenación define el orden de ordenación: ascendente para que vaya de abajo - arriba o descendente para que vaya a la inversa. Para definir un campo como clave principal en la parte de Propiedades del índice establezca como Principal en Sí y Única en Sí.

13 Si deseas ignorar en el índice los valores nulos del campo, establece la propiedad de Omitir nulos en Sí. Tipo de datos. Los tipos de datos son el formato que puede coger un campo en cuanto al tratamiento de su contenido. Las principales propiedades son: Autonumeración. Establece el orden ascendiente por defecto en una secuencia de números que aparecen ordenados de manera automática. Texto. Permite escribir caracteres alfanuméricos y especiales. Es equivalente al Varchar de SQL. Memo. Permite establecer un formato de presentación personalizado utilizando los formatos predefinidos &, < o > siendo el primero un carácter de texto, el segundo un carácter no obligatorio, el tercero y cuarto convertir a minúsculas y mayúsculas respectivamente. Número. Indica el valor numérico máximo que puede almacenar el campo. La propiedad puede tomar los valores Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, Decimal, Id. De réplica y Decimal. Fecha / Hora. Access ofrece formatos predefinidos de Fecha general, Fecha larga, Fecha mediana, Fecha corta, Hora larga, Hora mediana u hora corta o especificar cualquier combinación de éstas. Moneda. Permite establecer el formato moneda predefiniendo el formato de acuerdo al tipo elegido.

14 Sí/No. Este campo muestra cuadro personalizables SI/NO, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. O permite establecer un formato personalizable. Objeto OLE. Permite establecer dentro del campo un objeto OLE, mediante una ruta relativa o absoluta. Hipervínculo. Establece un hipervínculo hacía otras partes de la tabla u otros elementos externos. Datos adjuntos. Access posibilita la acción de incluir datos adjuntos dentro de la celda de la columna de manera similar a un hiperenlace. Así ya podemos modificar nuestra tabla creada y utilizar los datos correctos. Por ejemplo el campo de , lo convertiremos a un tipo de dato Memo. Al cambiar el tipo de datos podemos establecer dentro de las Propiedades del campo otras opciones como son por ejemplo el Formato, y que fíjate que he puesto un que indica que por lo menos el texto debe de tener un Dependiendo del tipo de dato escogido, las propiedades del campo serán diferentes. Una vez cambiado Guarda la tabla y ya podrás cerrar Access.

15 Utilizar una consulta para realizar una consulta. Abra la tabla en modo de Diseño. Y selecciona el campo haciendo clic sobre él o la selección entera del conjunto (a la parte izquierda del nombre del control). Al seleccionarlo, las Propiedades del campo cambiarán. Selecciona la ficha Búsqueda de dicho campo y la propiedad Mostrar control, selecciona el valor de Cuadro de lista o Cuadro combinado.

16 Aparecerán otras propiedades. En la propiedad Tipo de origen de la fila, selecciona el valor Tabla/consulta. En la propiedad Origen de la fila, activa el origen sobre la cual vas a realizar la consulta (en este caso como solo hay una tabla, selecciónala). Haz clic ahora sobre el botón para abrir el generador de consultas. En la ventana de diálogo Mostrar tabla, activa las fichas Tablas, Consultas o Ambas, y selecciona la tabla o consulta que necesites. Pulsa sobre Agregar y se cerrará la ventana.

17 A continuación puedes pulsar sobre Cerrar para cerrar la ventana de diálogo. Te ha aparecido la tabla en la ventana del Generador de consultas con sus campos de la / las tablas seleccionadas.

18 Seleccionando el campo requerido desde la ventana de la tabla se seleccionaran haciendo doble clic o arrastrando el campo hacia la cuadrícula inferior de diseño en la cual se agregarán dichos valores. Para cerrar la ventana del Generador de consultas pulsa sobre el icono de cerrar en la esquina superior derecha de la ventana. Si no has guardado aparecerá un mensaje de aviso.

19 Y cuando pulses sobre Sí, las Propiedades del campo cambiará a: Y como puedes ver el Origen de la fila incluye la sentencia SQL Propiedades de la tabla. Desde la Cinta de opciones en la Vista de Diseño en el menú de Mostrar u ocultar selecciona la propiedad Hoja de propiedades. En la parte derecha de la ventana principal aparece la Hoja de propiedades de la tabla en cuestión. Desde ésta ventana puedes especificar el comportamiento de la tabla según su apariencia, su estado de red, las reglas de validación, filtros, etc., etc.

20 Crear nueva tabla. Una vez guardada la tabla Usuarios, vamos a crear una nueva tabla llamada Productos. Para ello desde la Cinta de opciones, la ficha de Crear en el menú de Tablas, selecciona la opción de Tabla. La ventana principal cambia a la edición de Herramientas de tabla.

21 Cámbiale el nombre de Tabla1 por Productos al guardar la base de Access. Crear correo electrónico. Access te permite crear un correo electrónico con un formulario para rellenar los datos de una tabla. De tal manera que se enviará un correo electrónico al cliente para que sea él quien rellene los datos de la tabla. Para ello simplemente (con la tabla cerrada), selecciona la Cinta de opciones, la pestaña Datos externos y el menú de Recopilar datos. Se te abrirá la ventana de Microsoft Outlook Si nunca has abierto dicho programa se te abrirá en modo de configuración inicial. Pulsa siguiente para configurar dicho programa.

22 Desde ésta ventana puedes configurar el sistema si tuvieses una cuenta de Microsoft o Gmail, por ejemplo. Rellena los datos y pulsa sobre Siguiente.

23 NOTA: Tienes que tener habilitado el internet para que se conecte dicho servicio de correo y se compruebe la cuenta de usuario y contraseña. Además puede que te aparezcan mensajes personalizados. La descarga dependerá de la conexión. Pulsa sobre Ejecutar cuando se descargue.

24 Acepta las condiciones y pulsa sobre Instalar.

25 Cuando hayas terminado de configurar el correo electrónico, se abrirá una nueva ventana de Recopilación de correo electrónico en la que puedes configurar un formulario para enviarlo mediante correo electrónico. Más adelante en el curso de Outlook 2010, veremos cómo proceder al envío de un formulario de Access. Imprimir tablas. En el panel de exploración selecciona la tabla que quieras imprimir. Haz clic sobre el menú Archivo u el botón de Office (2007) y selecciona el menú de Imprimir.

26 Se te abre la ventana de impresión. La Vista preliminar te muestra una vista inicial de la tabla para imprimirla. Operación con registros. La inserción, modificación, eliminación y edición de los registros se aplica de igual manera que se hace en cualquier otro programa de ofimática. Abre la tabla de Usuarios y sitúate dentro de la segunda columna (Nombre), para insertar un nombre. Recuerda que la primera columna es la clave principal y tiene un tipo de valor de auto incremento por lo que no hace falta editarla. Observa que cuando editar un registro aparece el símbolo. Puedes editar el resto de registros de las diferentes columnas. Si pulsas sobre Nuevo, se habilitará una nueva fila para que puedas insertar otro registro.

27 También puedes acceder a un nuevo registro pulsando la combinación de teclas Control - +. Si la tabla tiene muchos registros, pulsa sobre los botones de la barra inferior para ir al último registro, última página, etc. Para eliminar un registro completo, selecciona el registro en cuestión y sitúa el ratón en la parte izquierda del mismo. A continuación una vez seleccionado todo el registro, clic derecho para que aparezca el mensaje siguiente. Selecciona Eliminar registro y el registro desaparecerá, pero antes te pedirá una confirmación. Eso sí, ten en cuenta que cuando insertas un nuevo registro, el nuevo tendrá un identificador superior, ya que el registro 2 ya lo has utilizado y eliminado.

28 Y mientras la propiedad de éste campo sea auto incremento, no podrás cambiar su valor por defecto. Para buscar un registro, en la Cinta de opciones, en la ficha Inicio, el menú Buscar te muestra un cuadro de diálogo para realizar una búsqueda. En dicha ventana puedes realizar una búsqueda y reemplazar un registro. Además puedes ordenar y filtrar registros, seleccionando el registro deseado y pulsando en el menú desplegable que aparece la opción deseada.

29 Aunque también lo puedes hacer desde la Cinta de opciones, la ficha Inicio y el menú de Ordenar y filtrar. Para el siguiente capítulo hablaré de las consultas y los formularios en Access. Si has creado una base de datos para aprender, puedes continuar rellenando contenido dentro de la base de datos para que a la hora de realizar consultas no solo realices la consulta de dos campos. Gracias. NOTA INFORMATIVA. ÉSTE CONTENIDO HA SIDO CREADO POR EL AUTOR DE LA WEB CURSOSINDUSTRIALES.NET Y TE AUTORIZA A DESCARGARLO, COPIARLO, EDITARLO, COMPARTIRLO Y UTILIZARLO EN TODOS LOS CASOS LEGALES PERMITIDOS EN LA LICENCIA OPEN SOURCE SIEMPRE QUE NO TE LUCRES CON EL CONTENIDO DEL MISMO, LO CUAL ACARREARÁ PROBLEMAS LEGALES AL PROPIETARIO DE DICHO CURSO, ES DECIR, TÚ LECTOR QUE HAS DESCARGADO DICHO CURSO. LAS IMÁGENES SON CAPTURAS DE PANTALLA DE LOS PROGRAMAS REFERENCIADOS Y MATERIALES DESCARGADOS DESDE LA WEB DE MANERA LEGAL POR LO QUE NO VIOLAN DERECHOS DE AUTOR. LOS CURSOS DE CURSOSINDUSTRIALES.NET QUE NO TENGAN MARCA DE AGUA, ESTARÁN BAJO LA LICENCIA ABIERTA DE LA PROPIA PÁGINA.