DIRECTRICES GENERALES PARA LA OBTENCIÓN Y USO DE LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL

Transcripción

1 Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad DIRECTRICES GENERALES PARA LA OBTENCIÓN Y USO DE LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL

2 PRÓLOGO El presente documento contiene las directrices generales para la obtención y uso de la Certificación de Sistemas de Gestión de la Seguridad e Higiene Ocupacional y ha sido aprobado por la Gerencia General. Lic. Norma Arias Gerente General Caracas, Agosto de 2003

3 INDICE DE CONTENIDO Página INTRODUCCIÓN 2 OBJETO 3 CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL 3 OPORTUNIDADES DERIVADAS DE LA OBTENCIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL 3 PROCEDIMIENTO DE OBTENCIÓN 3 CONDICIONES PARTICULARES DE AUTORIZACIÓN PARA FORMAR PARTE DEL REGISTRO DEL SISTEMA PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS CON SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENEN OCUPACIONAL CERTIFICADA 5 DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CERTIFICADA 5 BIENES Y/O SERVICIOS PRODUCIDOS FUERA DE LAS INSTALACIONES QUE HAN SIDO AUTORIZADAS PARA EL USO DE LA CERTIFICACIÓN OHSAS DEBERES DE FONDONORMA 6 CONFIDENCIALIDAD 6 SUPERVISIÓN 6 RECLAMOS 7 PARTICIPACIÓN SOBRE LAS MODIFICACIONES DEL SISTEMA CERTIIFICADO 7 MODIFICACIONES EN LOS DOCUMENTOS (GUÍAS, NORMAS) O DIRECTRICES DEL ENTE CERTIFICADOR 7 APLICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES A LAS REGLAS DEL SISTEMA 7 USO DEL LOGOTIPO 7 PUBLICIDAD 8 DURACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN 9 ACCIONES CORRECTIVAS 9 CANCELACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN PARA FORMAR PARTE DEL 10 REGISTRO DEL SISTEMA PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS CON SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL CERTIFICADOS SUSPENSIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN OHSAS PLAZAS O SUCURSALES 11 APORTE A FONDONORMA 11 DISPUTAS 12 APELACIONES DE LAS DECISIONES DE FONDONORMA 12 MANEJO DE QUEJAS POR EL SERVICIO OFRECIDO 12 TARIFAS POR CONCEPTO DE CUOTA ANUAL DEL CERTIFICADO OHSAS ANEXOS 14

4 ANEXOS ANEXO 1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN OHSAS ANEXO 2 DOCUMENTO GUÍA O DOCUMENTOS SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL REQUERIDO A INCLUIR CON LA PLANILLA DE SOLICITUD ANEXO 3 PLANILLA DE SOLICITUD DE LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL. ANEXO 4 MODELO DE ACEPTACIÓN DEL CLIENTE A LAS DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS DEL ENTE CERTIFICADOR.

5 INTRODUCCIÓN El diseño e implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional está influido por la legislación vigente, los riesgos laborales presentes, experiencias previas, objetivos, procesos, prácticas individuales y los productos de cada organización. Un sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional (SGSHO) debe estar orientado a proteger la vida y la salud de los empleados, así como de otras partes interesadas, y ello como tal debe ser del interés y responsabilidad de la organización representada en el más alto nivel de Dirección, de la cual se espera adopte un compromiso de mejora continua en el desempeño de la seguridad y la Higiene ocupacional vinculado a las actividades de la empresa y en el cual se espera sea asumido como parte integrante de la Gestión y/o Desempeño del Negocio y como tal debería reflejarse en el establecimiento de objetivos e indicadores de seguridad e Higiene ocupacional y en el sistema mismo en que se apoya la política o directriz central de la organización en ésta materia. La Guía OHSAS 18001:1999 "Occupational Heath and Safety Management Systems-Specification" fue desarrollada en respuesta a la necesidad de evaluar y certificar éste tipo de sistema de gestión. 2

6 1. OBJETO 1.1 El presente documento informativo establece las condiciones que rigen para la obtención, uso, mantenimiento, publicidad y cancelación de la Certificación de Sistemas de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional, que otorga FONDONORMA. 2. CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL (SGSHO) Esta certificación permite declarar la conformidad del SGSHO de una organización con respecto a los requisitos establecidos en la GUIA OHSAS "Occupational Health and Safety Management Systems Specification" la cual ha sido desarrollada de forma tal que resulta ser compatible con las normas internacionales ISO 9001 e ISO a fin de facilitar la integración con tales Sistemas de Gestión. 3. OPORTUNIDADES DERIVADAS DE LA IMPLEMENTACION/ CERTIFICACION DE UN SGSHO Es evidente las ventajas previstas al aplicar una gestión activa de los riesgos: - Prevención de eventos no planeados que pudiesen desencadenar en daños, lesiones incapacitantes o no y enfermedades profesionales - Prevenir destrucción de instalaciones, equipos y productos - Prevenir la interrupción de las actividades operativas - Minimizar litigios - Fortalecer el grado de confianza en las relaciones empleador y empleado así como de cliente- contratista en materia de seguridad. - Incrementar la imagen corporativa de la organización - Posible reducción de costos por concepto de Seguros 4. PROCEDIMIENTO DE OBTENCIÓN 4.1 La Firma que desee obtener la certificación debe entregar los recaudos indicados en la Planilla de Solicitud (ver anexo N 3 ). 4.2 Los recaudos correspondientes son recibidos en la Gerencia de Certificación de Sistemas de FONDONORMA La Gerencia de Certificación de Sistemas analiza los recaudos y asigna el personal técnico encargado para realizar el estudio de Certificación del Sistema. Este último efectúa una revisión documental sobre el Manual y/u otros documentos solicitados. 3

7 4.4 La Gerencia de Certificación de Sistemas avalúa la necesidad de realizar una pre-auditoría del SGSHO. 4.5 La Gerencia de Certificación de Sistemas efectúa una Auditoría del SGSHO de la empresa. La empresa solicitante del certificado debe proponer e introducir acciones correctivas en las áreas que presentan No-Conformidades como resultado de la misma. 4.6 Se efectúa una auditoría de seguimiento a las acciones correctivas ejecutadas se verifica la efectividad de las mismas Si los resultados correspondientes de las auditorías realizadas satisfacen los requerimientos exigidos por el ente registrador/certificador, se establece por escrito el documento "Condiciones Particulares de Autorización" que regirá las directrices por los cuales se otorgará la Certificación del Sistema evaluado. 4.8 Una vez cumplidos los siguientes aspectos: - El Sistema evaluado de la empresa, cumple con los requisitos establecidos en la Guía seleccionada y en vigencia, así como demás requisitos que de forma pública pudiera indicar el ente certificador. - El documento "Condiciones Particulares de Autorización" está elaborado por la Gerencia de Certificación de Sistemas de FONDONORMA. - La empresa ha hecho efectivo el pago por conceptos de estudio y de cuota anual del certificado a otorgar. Se procederá a otorgar al solicitante la Certificación de Sistemas de Gestión respectivo. (VER, Flujograma Anexo 1) 4

8 5.CONDICIONES PARTICULARES DE AUTORIZACIÓN PARA FORMAR PARTE DEL REGISTRO DE FIRMAS CON SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL CERTIFICADOS La empresa solicitante de dicha autorización debe firmar un documento contractual con FONDONORMA. Este documento se llama "Condiciones Particulares de Autorización". A continuación se indican las cláusulas del Documento ya citado. 5.1 DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CERTIFICADA La Firma desde el momento de establecer el presente compromiso pasa a formar parte del Registro de Firmas con Sistemas de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional certificados La Firma se compromete a cumplir con los requisitos la Guia (vigente) "Occupational Health and Safety Management Systems. Specification", o la que estuviese vigente para el momento, así como con las directrices del organismo certificador que le sean señaladas para el mantenimiento del Sistema certificado La Firma se obliga a que las personas autorizadas para realizar las supervisiones pertinentes por parte del Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad tengan, con o sin previa notificación y durante el horario de trabajo, libre acceso a las instalaciones del fabricante mencionadas en la concesión. Asimismo se acuerda que la Auditoría será ejecutada en la fecha en que FONDONORMA lo establezca, lo cual puede incluir un período de prórroga, esto no excluye la posibilidad que la empresa justifique un período mayor y que será analizado por FONDONORMA. Se entenderá que la Auditoría anual no está sujeta a la fecha del otorgamiento o de la última Auditoría ejecutada, pudiendo llevarse ésta en un período menor de doce (12) meses al año siguiente de la última auditoría ejecutada por FONDONORMA 5.2. BIENES Y/O SERVICIOS PRODUCIDOS FUERA DE LAS INSTALACIONES QUE HAN SIDO AUTORIZADAS PARA EL USO DE LA CERTIFICACIÓN OHSAS Las autorizaciones para la certificación OHSAS en las líneas de procesos o producción dentro o fuera del territorio nacional, se consideran sujetas a las disposiciones contenidas en el presente documento y dicha autorización sólo podrá ser concedida siempre que las empresas nacionales o foráneas hayan sido aprobadas por FONDONORMA. 5

9 5.3. DEBERES DE FONDONORMA FONDONORMA, tendrá el deber de velar por el cumplimiento de lo pautado en este Documento. Es deber de FONDONORMA mantener un registro actualizado y público de las empresas a las cuales se les hayan otorgado Certificaciones OHSAS en sus procesos. FONDONORMA, se obliga a realizar el número de visitas establecido en el pago anual de la Certificación, para realizar actividades de supervisión y de seguimiento a la certificación otorgada y a generar actas y/o informes de dichas visitas, notificándolas a la Gerencia de la empresa. Esta obligación, por parte de FONDONORMA, podrá quedar nula, en caso de no ejecutarse la actividad por solicitud de la empresa certificada o cuando esta haya solicitado posponer más de una vez la Auditoría previamente notificada. En caso de ejecutarse por FONDONORMA días adicionales de actividades de seguimiento, y que no estuviesen incluidos en el pago de cuota anual de la certificación otorgada, se cumplirá lo establecido en la cláusula CONFIDENCIALIDAD Todos los participantes en el marco del presente Documento están obligados a mantener secreto profesional en relación al conocimiento recibido. En el caso de que un juez o Ministerio de la República exigiera, de manera formal, información sobre el Sistema Certificado de la empresa, FONDONORMA podrá hacer entrega de la misma SUPERVISIÓN El Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad llevará a cabo una vigilancia continua del cumplimiento de las obligaciones de la Firma según las condiciones indicadas en el presente Documento para el uso de la certificación Esta supervisión se llevará a cabo, bien por el Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad a través de sus empleados, o por entes o entidades autorizadas por el Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad La empresa debe enviar a FONDONORMA la lista de los clientes con los cuales se está prestando servicio inherentes a la línea certificada, cuando ésta le sea requerida Se establece que se realizará 01 visita de supervisión al año, de días a la empresa certificada. Si por otras causas, FONDONORMA, requiriera un mayor número de días para efectuar dicha supervisión o realizar otras visitas, estas correrán por cuenta separada y debidamente canceladas por la empresa certificada. 6

10 5.6. RECLAMOS La Firma, a petición del Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad, guardará los expedientes e informará al Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad sobre cualquier reclamo o incidente o accidente que se haya producido en relación al Sistema de Gestión certificado. Asimismo, la empresa llevará un registro de la(s) parte(s) interesada(s) entiéndase por esto, el individuo o cualquier otro ente interesado u afectado por el desempeño de la empresa en materia de seguridad y/o higiene ocupacional. Para ello deberá establecer un mecanismo y medio informativo que permita recibir las dudas, comentarios, quejas, reclamos, incidentes o accidentes que pudieran presentarse PARTICIPACIÓN SOBRE LAS MODIFICACIONES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL CERTIFICADO La Firma informará al Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad sobre cualquier proyecto de modificación del Sistema certificado. Por otra parte, FONDONORMA efectuará los análisis y las investigaciones del caso y determinará la aprobación de las modificaciones o tomará las medidas que crea convenientes según el caso. 5.8 MODIFICACIONES EN LOS DOCUMENTOS (GUIAS O NORMAS O DIRECTRICES DEL ENTE CERTIFCADOR. En los casos de modificaciones de alguno(s) de los documento(s) con el cual certificó FONDONORMA; éste último le fijará a la empresa los plazos en los cuales el Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional de la línea certificada de la empresa en cuestión, deberá cumplir con la (s) nueva (s) normativa (s) APLICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES A LAS REGLAS DEL SISTEMA En el caso en que se requiera modificar las Reglas del esquema de evaluacióncertificación y/o guía o norma, el Fondo para la de Normalización y Certificación de Calidad deberá: a) Dar oportunidad a la Firma, según la (s) modificación (es) propuesta (s), de exponer sus comentarios acerca de la (s) misma (s). b) Fijar una fecha de entrada en vigor de la(s) modificación(es), considerando un tiempo que permita a la Firma reformar su sistema de gestión de seguridad e higiene ocupacional para satisfacer las nuevas exigencias, lo cual será determinado igualmente por FONDONORMA USO DEL LOGOTIPO La Empresa Certificada podrá utilizar dicho logotipo solamente en la forma autorizada por FONDONORMA. 7

11 El logotipo no deberá utilizarse sobre un producto ni de una manera que pudiera ser interpretado como un certificado de seguridad del producto. El logotipo podrá ser utilizado en los formatos, publicidad, propaganda, catálogos y facsímiles de anuncios, es decir, en toda la papelería y la literatura publicitaria de la empresa El diseño del logotipo de la certificación de Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional será el que se muestra a continuación: PUBLICIDAD La Firma podrá hacer del conocimiento público, el que se poseé la Certificación del Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional. En tal sentido podrá: - Informar a los clientes, u organismos de contratación potenciales sobre los detalles completos del registro. - Exhibir el Documento de Registro. - Hacer uso del logotipo solamente en la forma autorizada (ver el punto 10 bajo el punto 5.10) La Firma, cuyo sistema de gestión esté registrado según este sistema de certificación, no podrá pretender o expresar implícitamente que un producto ha sido evaluado, certificado o aprobado por el Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad, a menos que el producto de la Firma haya sido certificado mediante un esquema de certificación de productos bajo la gestión de FONDONORMA. Asimismo, no podrá pretender o expresar implícitamente que una determinada planta o unidad organizacional ha sido aprobada o certificada por FONDONORMA si no está incluida en el alcance del certificado otorgado. Por otra parte, la Firma deberá cumplir con los siguientes aspectos: a) Sólo afirme que ha sido certificado/registrado con respecto a aquellas actividades para las cuales le ha sido otorgado la certificación/registro. b) No utilice su certificación/registro de forma tal que ocasione que el organismo de certificación/registro se desprestigie, y no haga una declaración concerniente a su certificación/registro que el organismo de certificación/registro pueda considerar engañosa o no autorizada. 8

12 c) No continúe utilizando todo material publicitario o comunicación que contenga alguna referencia a su certificación/registro en el caso de suspensión o retiro de su certificación/registro tal como lo requiera el organismo de certificación/registro. d) Utilice la certificación/registro sólo para indicar que el Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional está en conformidad con la(s) guías o norma(s) especificada(s) o con cualquier otro documento normativo, y no utilice su certificación/registro de forma tal que implique que un producto/servicio está aprobado por el organismo de certificación/registro. e) Asegure que ningún documento, marca o informe de certificación/registro, o alguna parte de ellos, sea utilizado de una manera engañosa. f) Cumpla con los requisitos del organismo de certificación/registro cuando haga referencia a su certificación/registro en los medios de comunicación, tales como documentos, folletos o material publicitario. El Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad deberá tener un Registro de Firmas con SGSHO a disposición del público y éste deberá ser actualizado por lo menos una vez al año. Se podrán distribuir ejemplares del registro o alguna publicación que contenga información procedente de dicho registro DURACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN El Certificado de Registro de Empresas es otorgado por un período de tres (3) años, salvo que el Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad indique otro plazo en el cual pudiera estar reflejado en el Diploma. Al finalizar el período fijado se efectuará una Auditoría para la renovación del certificado por un período similar u otro que indicase FONDONORMA. Para tal efecto, la empresa deberá, por lo menos con dos (2) meses de anticipación al vencimiento del certificado, solicitar le sea otorgada la renovación de la autorización para formar parte del registro del sistema para la certificación de firmas con capacidad evaluada, con el correspondiente certificado. En el caso de que la empresa no solicite formalmente la renovación, quedará por entendido que la empresa no desea continuar con dicha certificación y la misma autorización de uso quedará cancelada, debiendo la empresa cumplir con lo establecido en el punto ACCIONES CORRECTIVAS La Firma registrada tiene la responsabilidad de tomar rápidamente las acciones correctivas pertinentes para remediar cualquier infracción de las Reglas del Sistema y debe informar oficialmente al Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad de las medidas correctivas propuestas o adoptadas. 9

13 5.14. CANCELACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN PARA FORMAR PARTE DEL REGISTRO DE FIRMAS CON SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL CERTIFICADOS. FONDONORMA solicitará a la instancia que corresponda, la cancelación de la Autorización para formar parte del Registro del Sistema para la Certificación de Firmas con Sistemas de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional y el certificado correspondiente, otorgado al beneficiario previa evaluación de los siguientes casos: No cumplimiento con los requisitos de la guía vigente utilizada para la certificación del Sistema de Seguridad e Higiene Ocupacional No cumplimiento del sistema de gestión certificado, a pesar de ser notificado en informes u otro tipo de escrito La no posibilidad de realizar las visitas requeridas por FONDDONORMA, por impedimentos de la empresa beneficiaria Por no cumplir el beneficiario con las deudas con FONDONORMA por conceptos relacionados a la Certificación otorgada u otro tipo de certificado otorgado por FONDONORMA Por cierre de la planta o por mudanza y retardo de su nueva instalación Por solicitud voluntaria por parte de beneficiario Por no solicitar la renovación del Certificado Por incumplimiento de alguna de las cláusulas contenidas en el presente documento Otras que considere FONDONORMA como cuando pudiese existir un escenario ante la opinión pública que ponga en duda la credibilidad de la actuación del sistema certificado, hasta tanto se aclare objetivamente de la misma. FONDONORMA sugerirá mediante expediente enviado a la instancia que corresponda, la cancelación de la autorización de presente certificado otorgado al beneficiario, siempre que se hayan cubierto las etapas que éste tenga establecido en sus procedimientos internos Una vez que a la empresa se le hubiese cancelado la autorización del presente certificado, deberá devolver a FONDONORMA, los documentos que se hubiesen entregado donde indicasen que se ha certificado su línea de procesos o producción y debe eliminar el uso de la bandera o pendón del certificado correspondiente y el estampado del logo de la certificación donde se hubiese colocado, así como eliminar toda publicidad alusiva a dicha certificación, independientemente de la fecha de caducidad del certificado. FONDONORMA puede hacer publica la notificación de la cancelación. 10

14 5.15. SUSPENSIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN OHSAS FONDONORMA, a través de la Gerencia respectiva, podrá tomar la decisión de solicitar a la instancia que corresponda la suspensión temporal de la presente autorización, por alguna de las causas contenidas en la Cláusula Nº 5.14 de este documento, y dependerá de las acciones correctivas que formule y realice la empresa para solventar la(s) causa(s) que originaren la suspensión; para que FONDONORMA reconsidere nuevamente autorizar la presente certificación a la empresa solicitante de la misma. FONDONORMA pudiese suspender temporalmente el certificado si la firma estuviese cuestionada jurídica o socialmente. FONDONORMA podrá solicitar la devolución de los documentos que se hubiesen entregado, donde indicasen que se ha certificado su línea de producción y/o servicio, independientemente de la fecha de caducidad del mismo, debiendo a su vez eliminar el uso de la bandera o pendón y el estampado del logo de la certificación OHSAS donde se hubiese impreso PLAZAS O SUCURSALES De disponer la empresa de plazas y plazas temporales y estén contenidas en el alcance del certificado, la organización se compromete a través de su oficina central o planta principal a: a) Planificar auditorías internas a las plazas y evaluar el resultado de los mismos a fin de asegurar el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad e Higiene Ocupacional certificado. b) Incluir en la revisión por la Dirección el resultado de las evaluaciones realizadas a dichas plazas. c) Comunicar a FONDONORMA el cierre de plazas contenidas en el alcance del certificado. d) No realizar ningún tipo de publicidad o manejar información que pudiese confundir sobre la certificación OHSAS en plazas no contenidas en el alcance del certificado APORTE A FONDONORMA La Firma pagará a FONDONORMA todos los gastos relacionados con la supervisión En caso de ejecutarse por FONDONORMA visitas extraordinarias o días adicionales de actividades de seguimiento, por requerirlo para constatar lo idóneo del sistema, y los cuales no estuviesen incluidos en el pago de la cuota anual de la Certificación OHSAS correspondiente, las mismos serán facturadas y dirigidas a la empresa, para su correspondiente pago por ésta a FONDONORMA Este pago cubre la realización de hasta una visita de supervisión al año, si por otras causas el Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad requiriera un mayor número de días para efectuar dicha supervisión o realizar otras visitas, éstas correrán por cuentas separadas. 11

15 Este pago no incluye el importe por cualquier impuesto establecido por el Estado a las ventas por servicios facturados Para efectos de los gastos de alimentación, transporte y hospedaje (estada) correrán por cuenta de la empresa Queda entendido y así lo convienen de acuerdo ambas partes, que el aporte por cuota anual, estipulado en la cláusula por el Certificado otorgado, podrá ser modificado por FONDONORMA, sin previa notificación a la empresa contratante La cuota anual de ésta certificación de sistemas se deberá cancelar al momento de la presentación de la factura. 6. DISPUTAS El cliente que considere o tenga alguna discrepancia en relación a un acta o informe generado por FONDONORMA durante el estudio o supervisión de la Certificación podrá enviar dentro de los 10 días siguientes al recibo de la notificación técnica de FONDONORMA, una comunicación por escrito dirigida a la Gerencia de Certificación de Sistemas, señalando la discrepancia, la cual será analizada por FONDONORMA. Una vez realizado el análisis, se le notificará al cliente las observaciones que tengan a bien hacerse sobre la misma en una reunión establecida para tal fin. Si el cliente no está de acuerdo con la decisión tomada, podrá tramitar su desacuerdo bajo la condición de apelación. 7. APELACIONES DE LAS DECISIONES DE FONDONORMA Si el cliente no está de acuerdo con alguna decisión técnica dada por FONDONORMA en la fase de disputas, el cliente podrá dentro de los 15 días siguientes al recibo de la información de FONDONORMA, argumentar por escrito nuevamente su discrepancia a la misma instancia anterior. De presentarse este caso, y una vez recibida dicha comunicación, ésta se revisará nuevamente y de ratificarse por escrito la decisión desfavorable, la misma, a su vez, señalará la instancia a la que podría apelarse. 8. MANEJO DE QUEJAS POR EL SERVICIO OFRECIDO FONDONORMA lleva un registro de quejas por el servicio ofrecido a fin de utilizarlo como elemento de revisión de su propio sistema de la calidad. El beneficiario de la Certificación deberá formalizar por escrito la queja ante la Gerencia de Certificación de Sistemas, con lo cual se registrará y realizará una investigación sobre la misma, informando al responsable de su formalización en un plazo no mayor de 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la recepción de ésta, para informarle si es procedente y las acciones correctivas tomadas a fin de solucionar el problema que dio origen a la misma. 12

16 11. TARIFAS POR CONCEPTO DE CUOTA ANUAL DEL CERTIFICADO OHSA Para mayor información consultar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas de FONDONORMA. Caracas, Por la empresa: 13

17 ANEXOS 14

18 ANEXO 1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN OHSAS INFORMACIÓN INICIAL SOLICITUD ACCIÓN CORRECTIVA NO RECAUDOS COMPLETOS SI REVISIÓN SOLICITUD Y DOCUMENTO (S) DESCRIPTIVO (S) DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL NO ACCIÓN CORRECTIVA SI PRE AUDITORÍA (OPTATIVA) Y AUDITORÍA DEL SISTEMA SISTEMA CONFORME NO ACCIÓN CORRECTIVA SI CERTIFICADO POST- AUDITORÍA SISTEMA CONFORME NO ACCIÓN CORRECTIVA SI CONTINUA AUTORIZACIÓN

19 ANEXO 2 Documento guía o documentos sobre el Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional requerido a incluir con la planilla de solicitud. Considerando la necesidad previa a la realización de la auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional (SHO), de poder llevar a cabo la revisión documental preliminar, al solicitante de la certificación ISO deberán entregar acompañado de la planilla de solicitud. El documento guía debería describir los elementos fundamentales del Sistema de Gestión y su interacción con el nivel de detalle suficiente que permita orientar sobre el mismo y explique o refiera donde obtener información más detallada de las partes específicas de dicho sistema. A continuación se indican las posibles partes que pueden constituir a dicho documento, lo cual no requiere ser limitado únicamente a lo expuesto aquí. 1. Título 2. Alcance/Objetivos 3. Edición y fecha del documento Evidencia de revisión/aprobación Lista de Distribución (usuario/lugar) 4. Tabla de contenido 5. Información introductoria acerca de la organización Nombre de la empresa Localización El Proceso de negocios, línea(s) de producto(s) 6. Vínculos entre el Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional y otros Sistemas de Gestión de la Organización 7. Política de Seguridad e Higiene Ocupacional y Objetivos a) Presentar el propósito, comportamiento o directriz a seguir por la empresa en cuanto la gestión sobre los riesgos laborales y la prevención de sus efectos y mejora del desempeño en recurso con fines de protección del humano. NOTA 1: Por recurso humano se entiende: empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra parte interesada en el lugar de trabajo. La política debe ser en un enunciado conciso y firmado por la máxima autoridad de la empresa dentro del sistema en cuestión; así como la fecha del enunciado. Se acompañará la información de: - Como se hace conocer y entender por todos los empleados - Como se implementan en todos los niveles de la organización 16

20 b) Referir al documento donde se hallen los vigentes objetivos patronales (específicos) en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional. Estos objetivos deben ser medibles. NOTA 2: Además de referir a los objetivos específicos, pueden presentarse en el manual, los objetivos generales relativos a la Seguridad e Higiene Ocupacional. 8. Organigrama funcional y rol/responsabilidades de los integrantes de la organización incluida la dirección riesgo norma peligros efectos 9. Flujo del proceso general de evaluación de riesgo 10. Elementos del SGSHO y referencia de los procedimientos en base a la guía OHSAS 18001:1999. Descripción de cada uno de los elementos fundamentales aplicables a los procesos del Sistema SHO implementado y sus interacciones, puede hacerse uso de referencia. 11. Generación del SGSHO ante los contratistas (cuando aplique) 12. Definiciones 13. Lista maestra de procedimientos del sistema de Gestión de SGSHO 14. Apéndice para soporte de la información Ejemplo: Referencia de normas utilizadas Formatos o información de soporte al manual, asignación oficial del representante de la dirección revisión y/o visión de la empresa. NOTA: Debe existir al menos una copia controlada del documento guía o manual en la planta del proveedor, de la misma forma la copia suministrada a FONDONORMA también debe ser controlada. Se entiende como copia controlada que cuando se produzcan cambios o modificaciones del contenido mismo, estos cambios deben controlarse y reflejarse en las copias 17

21 RESERVADO PARA FONDONORMA 1. NOMBRE COMERCIAL (Registered name) ANEXO 3 Planilla de solicitud del Certificado de Sistemas 2. DIRECCIÓN (Address) AV. ANDRÉS BELLO EDIF. TORRE FONDO COMÚN PISO 11, CARACAS, VENEZUELA TELF FAX: FECHA (Date) CERTIFICACIÓN (CERTIFICATION) SOLICITANTE (APPLICANT) 4. PERSONA A CONTACTAR - CARGO (Contact person-position) 5. TELÉFONO (Telephone) 6. FAX (Telefax) 7. NIVEL DE CERTIFICACIÓN SOLICITADO (Certification model requested) ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad _ Requerimientos (Quality Management Systems Requirements). ISO 14001:96 Sistemas de Gestión Ambiental Especificación con Guía para su uso (Enviromental Management System Specification with guidance for use) GUÍA 18001:99 Sistemas de Gestión DE Seguridad e Higiene Ocupacional Especificación (Occupational Health and Safety Management System Specification) LÍNEA DE PRODUCCIÓN O SERVICIO (PRODUCTION LINE OR SERVICE) 8. LÍNEAS DE PRODUCCIÓN /PROCESOS O SERVICIOS A CERTIFICAR (Lines of product/process or services to be registered) 9. FECHA DE INICIO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Date of implementation of system) 10. FECHA EN QUE SE APROBÓ INTERNAMENTE EL SISTEMA PROPUESTO (Date of internal approval of the proposed system) Documentación que debe acompañar la presente solicitud (Required documentation) Autorización para actuar en nombre de la empresa (Authorization to act on behalf of the company) Copia fotostática de la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil (Photocopy of the company official commercial registration) Cuestionario A (ISO 9001, 14001,18001). Cuestionario Preliminar SGA ( ISO 14001) (Questionnaire A (ISO 9001,14001,18001). Preliminary Questionnaire (ISO 14001) Declaración de conformidad de Sistema de la Calidad de la empresa con el modelo solicitado en el punto 7 firmada por la persona que auditó el sistema (sólo para la solicitud ISO 9001). (Declaration of conformance of the quality system of the company to the model requested in 7 above and signed by the person who audited the system) Manual de Gestión de la Calidad (sólo para solicitud de certificación ISO 9001) (Quality Management manual) Documento guía del Sistema de Gestión o procedimientos (sólo para solicitud de Certificación ISO o OHSAS 18001) (Guidelines of the Management System or procedures aplicable only to ISO or Certification) Declaración de aceptación del cliente a las disposiciones y lineamiento del ente certificador, firmada por la persona autorizada para actuar en nombre de la empresa (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) (Declaration of acceptance by the suplier of the dispositions and requirements of the certification body, signed by the duly authorized representative of the company). Lugar y fecha de la solicitud Firma y sello de la empresa (Place and Date of Application) (Signature and Stamp of the Company) Nota 1: El proceso de estudio (auditoría) se realizará exclusivamente con la participación del representante de la dirección y/o del Gerente General y el (los) representante (s) del área auditada. Los consultores del Sistema del proveedor, en caso de estar presentes durante este proceso están limitados al papel de observadores. (The study and auditing process wil be carried out only in the presence of the management representative and/or the general manager and the representative(s) of the area being audited. System consultants to the suplier, if present during this process, are limited to the role of observers. Nota 2: Sólo serán procesadas aquellas solicitudes que presenten todos los recaudos solicitados. (Only aplications acompanied by all the requiered details will be processed).

22 CUESTIONARIO A Solo para ISO 9001,ISO 14001,OHSAS FONDONORMA Cuestionario A (sólo para ISO 9001 e ISO 14001,OHSAS 18001) (Questionnaire) 1. Capital social de la empresa en Bs. 2. La empresa forma parte de una organización más grande? Si No Si es Si, proporcione el nombre de dicha organización y anexe organigrama donde ello se evidencie 3. La empresa posee algún certificado o reconocimiento relacionado con la(s) línea(s) de producción o servicio que aspira(n) a ser certificada(s) bajo la presente solicitud? En caso afirmativo, indique cuál(es) 4. Indique algunos de los clientes principales de la empresa 5. La empresa exporta los productos o servicios indicados en el punto 8? Si No En caso afirmativo, indique a quién y a dónde: 6. Qué motivó a la empresa a contar con la certificación solicitada? 7. Ha solicitado la empresa los servicios de FONDONORMA en el pasado? Si No En caso afirmativo, indique cuándo y bajo qué concepto:

23 CUESTIONARIO A Solo para ISO 9001 FONDONORMA *8 sólo para ISO En cuanto al diseño del producto que provee Lo manufactura Lo provee (venta, distribuye) El diseño Propio Es provisto por la casa matriz Es adquirido y mantenido bajo una licencia La empresa ofrece el diseño de un producto pero apoyándose en un subcontratista o bajo un outsourcing Si No Si su respuesta es afirmativa, explique su participación y control en dicha actividad 8.1. Al último diseño del producto, cuándo se desarrollo o cuándo se le hizo la última modificación? 8.2. La empresa es responsable por el diseño: Si No Explique

24 CUESTIONARIO A Solo para ISO 9001,ISO y OHSAS FONDONORMA * 9 sólo para ISO 9001, ISO y OHSAS Está la empresa constituida por varias plantas o unidades autónomas? (is the company constituted by several plants or autonomous units) Anexe la siguiente información según esquema propuesto a continuación: (attach the following details according to the proposed scheme) Planta de oficina central (plant) Nº total de empleados Nº de empleados en el Departament o de Producción (number of employees in the production department) Nº de empleados en el Depto de Control de la Calidad o Ambiente O Seguridad Industrial Nº de empleados en el Depto. De Diseño (number of employees in the desing dep.) Nº de empleados con función dominante similar Nº de empleados con actividades extralocal (Nómina) Nota 1: Empleados con función dominante similar, por ejemplo, obrero de ensamblaje en planta de producción en masa, conductores de montacarga en un centro de distribución. Nota 2: Empleados de actividad extralocal pero que sean de nómina, por ejemplo, vendedores, conductores, guardias de seguridad, reparación doméstica donde el cliente, enfermería doméstica Proporcione la siguiente información sobre la planta a certificar u oficina central (provide the following details with respect to the plant to be certified) Nombre (name) Dirección (address) Teléfono (phone) Fax (telefax) Presidente (President) Gerente General (General manager) Gte. de Aseguramiento de la Calidad (Quality assurance manager) Gte. De Mercadeo (Marketing manager) Nota: sólo serán procesadas aquellas solicitudes que presenten todos los recaudos solicitados. (only applications accompanied by all required details will be processed) 9.2.La empresa tiene actividades con más de un turno. Indique:

25 CUESTIONARIO A Solo para ISO 9001,ISO y OHSAS FONDONORMA * 10 sólo para ISO 9001, ISO y OHSAS Utilizando los ejemplos contenidos en la tabla, conteste las siguientes preguntas: Organización con varias plazas (multiplazas) Con plazas temporales Si No 1. Opera con franquicia X 2. Manufacturera con redes de oficinas de venta X 3. Aduanera y almacenamiento con redes en diferentes X localidades 4. Compañía con múltiples sucursales X 5. Empresa fragmentada en unidades o actividades X separadas (diseño, planta manufacturera, 1 taller de servicio) pero en diferentes localidades. 6. Construcción, proyectos X X 7. Actividades dentro de las mismas instalaciones del X cliente o especificadas por éste, comprometidos en trabajos móviles como reparaciones donde el cliente, enfermería domésticas, guardias de seguridad, conductor de correos, visitas de venta. Con actividades extralocal X Organización multiplaza: Consta de una oficina central en la cual ciertas actividades son desempeñadas o manejadas en una red de oficinas locales o sucursales y las actividades son llevadas de forma completa o parcial y tienen una relación directa legal con la oficina central o bajo enlace contractual. Actividad extralocal: Ver nota 2 pregunta 9

26 CUESTIONARIO A Solo para ISO 9001,ISO y OHSAS FONDONORMA La planta u oficina central es una organización miltiplaza? Si No De ser su respuesta afirmativa, de cuántas plazas dispone sin considerar a la unidad u oficina central?. Nº de Plazas Posee plazas temporales? Si No Nº de plazas temporales De realizar trabajo extralocal, indique cuáles: De poseer plazas llenar el cuadro donde corresponde OC= Oficina Central

27 CUESTIONARIO A Solo para ISO 9001,ISO y OHSAS FONDONORMA Número de Plaza (x) Ciudad Sub-total o plazas temporales (x) Nº empleados (nómina) por plaza Nº empleados (nómina) con función dominante Nº empleados (nómina) con actividad extralocal Indique plazas con implantación de Sistemas ISO 9000 OC Nº total de Plazas NT= Nº total de plaza temporales Nº total Nº total Nº total Nº total

28 ANEXO 4 MODELO DE ACEPTACIÓN DEL CLIENTE A LAS DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS DEL ENTE CERTIFICADOR Caracas, Yo C.I. en mi carácter de representante de la empresa, la cual ha solicitado al Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad (FONDONORMA) el otorgamiento del Certificado Marca NORVEN Marca FONDONORMA ISO 9001 ISO OHSAS En el producto (para marca): En la línea de producción o Procesos Declaro la disposición de la empresa bajo mi representación a cumplir los lineamientos y procedimientos del cuerpo certificador en cuestión; para la consecución del otorgamiento del Certificado de Calidad solicitado. Asimismo, facilitar al personal asignado por FONDONORMA para llevar a cabo el estudio de dicha solicitud, su acceso a nuestras instalaciones y el realizar la revisión documental correspondiente al sistema de la calidad con el alcance de la certificación solicitada; así como de la evaluación de nuestros productos cuando fuese requerida. NOMBRE CARGO EN LA EMPRESA FIRMA SELLO DE LA EMPRESA SOLICITANTE DEL CERTIFICADO

29 FONDO PARA LA NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LA CALIDAD Av. Andrés Bello, Ed. Torre Fondo Común, Pisos 11 y 12. Telf Fax: Caracas. Av. Mariño Sur, entre calle Valencia y Av. Aragua, Centro Empresarial UNIARAGUA, Piso 6, Of. 602 y 603, Urbanización San Miguel. Telf: (0243) Maracay, Estado Aragua. publicación Cualquier traducción o reproducción parcial o total de la presente directriz deberá ser autorizada por el Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad