Todos los derechos reservados por CENS CADENA DE SUMINISTRO. #UnaBuenaDesición

Transcripción

1 CADENA DE SUMINISTRO #UnaBuenaDesición

2 Agenda Horario Tema Facilitador 07:30-08:00 a.m. Instalación del evento. 08:00-08:20 a.m. Saludo de bienvenida. José Miguel González Campo (Gerente General CENS) 08:20-08:40 a.m. 08:40-09:00 a.m. 09:00-09:15 a.m. Contexto estratégico en el relacionamiento con proveedores y contratistas de CENS Derechos Humanos en la práctica empresarial Política cero tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno Pedro Javier Ortega (Unidad Gestión Operativa CENS) Lucy Ardila Osorio (Unidad Gestión Operativa CENS) Marlys Katherine de la Hoz (Área Finanzas CENS) 09:15-09:30 a.m. Refrigerio. 09:30-10:00 a.m. Contratación y Evaluación de desempeño PyC CENS Jorge Mario Gómez Toloza (Unidad Suministro y Soporte Administrativo) 10:00-12:00 a.m. Implementación Sistema ARIBA Nueva plataforma tecnológica para la Adquisición de Bienes y Servicios Liliana Marulanda López (Cadena de Suministro EPM)

3 Retos y Desafíos Orientados hacia el propósito empresarial

4 Somos Grupo EPM México Guatemala El Salvador Panamá Costa Rica Colombia EPM Adquiere el 91,52% de las acciones Perú Pertenece a la Nación -Ministerio de Hacienda Chile Brasil Se constituye la empresa (16-Oct-1952)

5 Nuestro Direccionamiento Estratégico 1 Identidad Lo que decidimos SER: Valores Propósito la establecen aquellos elementos que representan la filosofía empresarial 2 Acción Cómo decidimos HACERLO: Los Negocios Estrategia Son aquellos elementos que permiten hacer realidad esa filosofía Calidez - Innovación - Responsabilidad Transparencia - Confiabilidad Compromiso - Servir 3 Resultados Dónde decidimos LLEGAR: MEGA Objetivos Estratégicos Son logros que se espera alcanzar

6 Lo que queremos lograr MEGA Grupo EPM Nuestra visión de futuro En el 2025 el Grupo EPM estará creciendo de manera eficiente, sostenible e innovadora; garantizando el acceso a los servicios que preste en los territorios donde esté presente, al 100% de la población; protegiendo 137 mil nuevas hectáreas de cuencas hídricas, además de las propias, con una operación carbono neutral y generando $12.6 billones de EBITDA.

7 Orientados hacia el propósito empresarial Consolidación y Crecimiento Cercanía y Cobertura Cuidado del ambiente Buscamos permanecer en el tiempo mediante la contribución al desarrollo de territorios sostenibles y competitivos, generando bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde participamos, a través del desarrollo de proyectos de infraestructura y de la oferta a nuestros clientes y usuarios de soluciones en electricidad, gas, aguas, y saneamiento, complementadas por medio de acuerdos empresariales, con servicios de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, mediante una actuación empresarial que armonice los resultados financieros, sociales y ambientales.

8 Orientados hacia el propósito empresarial Cercanía Con Gente EPM Con Proveedores y Contratistas Con Clientes y Usuarios

9 Orientados hacia el propósito empresarial Cercanía - Acciones/asuntos Proveedores y Contratistas: Compromiso Ecosistema sostenible de proveedores Desarrollo y fortalecimiento de proveedores para articular iniciativas de sostenibilidad empresarial. Desarrollo y fortalecimiento de proveedores y contratistas Tejido empresarial mediante contratación y desarrollo de capacidades locales para mejorar las condiciones económicas, sociales y ambientales. Trabajo decente como premisa Más allá del cumplimiento legal, lograr incidencia positiva en la calidad de vida del personal de proveedores y contratistas. Salud y seguridad de los trabajadores de contratistas Cumplimiento legal, formación, instrumentos formales de gestión, ambientes de trabajo mejorados, implementación de mediciones como el Índice de lesiones incapacitantes - ILI. Desarrollo de mecanismo de atención de quejas de empleados de contratistas. Valores Desarrollo de acciones que permitan incorporar actuaciones propias de la cultura EPM en el personal de los proveedores y contratistas.

10 GRACIAS Facilitador Pedro Javier Ortega Parada Unidad Gestión Operativa Teléfono: Ext

11

12 DERECHOS HUMANOS EN LA PRÁCTICA EMPRESARIAL Las empresas pueden causan abusos deliberados o inconscientes de derechos humanos, que generan costos de reparación y afectan el acceso a mercados, financiación o seguros de instituciones financieras. Normatividad Internacional: Las actividades empresariales pueden afectar todos los DDHH reconocidos a nivel internacional. Es una responsabilidad adicional a la de cumplir las leyes y normas nacionales de protección, tomar medidas para prevenir, mitigar y remediar los DDHH. Normas voluntarias: Existen diferentes iniciativas voluntarias sobre empresas y DDHH. Pacto Mundial y los Principios Rectores de la ONU Norma ISO Guía Danesa El GRI y principios voluntarios sobre seguridad y DDHH. #UnaBuenaDecisión

13 Contexto Nacional Plan Nacional de Acción Instrumento de P.P que garantiza el respeto a los DDHH en actividades empresariales. DEBIDA DILIGENCIA: Anticipar los posibles efectos que ocasionan las actividades empresariales en los DDHH Evitar Complicidad Directa: Apoyar a terceros en la vulneración de DDHH Proteger Estado Complicidad de Usufructo: La empresa se beneficia indirectamente de las violaciones a los DDHH Marco ONU Respetar Empresas Complicidad Silenciosa La empresa guarda silencio ante vulneraciones de los DDHH en sus relaciones con los terceros Remediar Estado-Empresas

14 Principios rectores Las empresas pueden estar involucradas en aspectos adversos a los DDHH por sus actividades o relaciones comerciales con terceros. Principio 13 Cuando la empresa no ha contribuido a un impacto adverso a los DDHH relacionado con las operaciones en relación de negocios con otra entidad. La responsabilidad de respetar los DDHH se aplica a todas las empresas. Principio 14 Los medios a través de los cuales una empresa cumple la responsabilidad de respetar los DDHH son proporcionales a su tamaño. Estándares Internacionales ISO Resolver las quejas y reclamos Discriminación y grupos vulnerables Global Reporting Initiative GRI HR4 Libre asociación y pactos colectivos en proveedores HR5 explotación infantil en proveedores HR10Porcentaje nuevos proveedores evaluados HR11 Impactos identificados en la cadena de suministro Guía Danesa Trabajo Forzoso, infantil. No discriminación Libertad de asociación Salud y seguridad en el trabajo Condiciones de empleo y trabajo. Cadena de suministro

15 Política Institucional en DDHH CENS Cada ser humano es sujeto de derechos, CENS se compromete a cumplir y a promover el acatamiento de lo consagrado en la Carta Universal de los Derechos Humanos y sus protocolos, convenciones y pactos vinculantes, incluidos el Derecho Internacional Humanitario y lo dispuesto por la Constitución Política y el marco legal colombiano. Este compromiso se verá reflejado en el desarrollo de todos los proyectos, al tiempo que estará alineado con las políticas de Responsabilidad Social Empresarial, Ambiental y de Gestión del Talento Humano, para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OECD), con los principios rectores para la implementación del marco de la Organización de Naciones Unidas: Proteger, respetar y remediar. Adoptada por la Junta Directiva en octubre 02 de 2012 LINEAMIENTOS L1: Trabajo Decente L3: Seguridad y DDHH L5:DDHH en cadena aprovisionamien to L7: DDHH Y Grupos de Interés Jl9: Cumplimiento de la política L2: Prohibición de empleo infantil L4: Respeto de minorías Étnicas L6: No relacionamiento con Grupos Ilegales L8: Promoción equidad de género

16

17 Derechos Humanos en la práctica empresarial GRACIAS Facilitador Lucy Ardila Osorio Unidad Gestión Operativa Teléfono: Ext

18

19 Qué es el Riesgo? Efecto de la incertidumbre sobre el alcance de los objetivos. Qué es la Gestión Integral del Riesgo? Conjunto actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.

20 Cómo lo vamos a hacer?

21 Cómo lo vamos a hacer?

22 CENS comprometida con el desarrollo de sus negocios a través de un modelo de gestión basado en principios, lineamientos y objetivos socialmente responsables y en cumplimiento de sus valores y principios éticos hace manifiesta su posición de cero tolerancia frente al fraude, la corrupción y el soborno como una política inquebrantable del quehacer organizacional. Por lo tanto, adopta la política de Cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno y para ello, toma las medidas necesarias con el fin de combatir estos flagelos, buscando permanentemente implementar mecanismos, sistemas y controles adecuados que permitan su prevención, detección y tratamiento. 2016

23 Lineamientos cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno Actuar de los trabajadores de CENS Compromiso absoluto con una posición de cero tolerancia a los hechos fraudulentos y corruptos. Cultura Ética CENS establece y promueve dentro de toda la organización, una cultura institucional encaminada a fortalecer la transparencia como valor y principio de toda actuación. Relacionamiento Transparente CENS genera un ambiente de colaboración mutua y de respeto de los intereses comunes en el ámbito de las relaciones de confianza establecidas con los diferentes grupos de interés. Gestión y Seguimiento Denuncia CENS tiene a disposición de todos los grupos interés la Línea Ética Contacto Transparente.

24

25

26

27

28

29

30

31 Política de cero tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno GRACIAS Facilitador Marlys Katherine De La Hoz García Área Finanzas Teléfono: Ext marlys.delahoz@cens.com.co

32

33 Objetivo Conocer los aspectos básicos que se deben tener en cuenta para preparar ofertas en los procesos de contratación de CENS y los criterios de evaluación que se aplican a los proveedores y contratistas

34 Dónde Comienzo? Solicitud pública de Ofertas Solicitud Única de Oferta Solicitud Privada de Ofertas Compras Conjuntas CENS ESSA EDEQ CHEC EPM

35 Proceso de contratación Oferente A Solicitud de Oferta Oferente C Oferente B Recepción de Ofertas Evaluación de Proveedores Potenciales Selección del Proveedor Legalización del contrato 1. Evaluación Técnica 2. Evaluación Económica 3. Evaluación Jurídica 4. Evaluación Financiera FIN Reevaluación de Proveedores Ejecución Inspección / Acta Recibo Suministro del bien o servicio 1. Cumplimiento en la Entrega 2. Cumplimiento de Especificaciones Técnicas 3. Agilidad en Trámites Documentales 4. Desempeño Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (A) 5. Desempeño Ambiental (A)

36 Cómo consultar la guía para evaluación y selección de proveedores y reevaluación de contratistas

37 Cómo consultar la guía para evaluación y selección de proveedores y reevaluación de contratistas

38 Cómo consultar la guía para evaluación y selección de proveedores y reevaluación de contratistas

39 Cómo consultar la guía para evaluación y selección de proveedores y reevaluación de contratistas

40 Ejemplo cronograma del proceso CRONOGRAMA DEL PROCESO Publicación de la solicitud de oferta: Día: 16 Mes: Septiembre Año: 2016 Fecha límite para solicitar aclaraciones o presentar observaciones: Fecha límite para responder observaciones y solicitudes de aclaración: Día: 20 Mes: Septiembre Año: 2016 Día: 22 Mes: Septiembre Año: 2016 Fecha de inicio para presentación de ofertas: Día: 29 Mes: Septiembre Año: 2016 Hora: 07:00 a.m. Fecha límite para presentación de ofertas: Día: 03 Mes: Octubre Año: 2016 Hora: 03:00 p.m. Fecha límite para evaluación de ofertas: Día: 14 Mes: Octubre Año: 2016 Fecha límite para comunicar la aceptación de oferta: Día: 24 Mes: Octubre Año: 2016 Los proponentes deben tener en cuenta que el horario laboral en CENS es de 7:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. y sólo en ese horario se recibirá documentación.

41 Requisitos de Participación Capacidad para contratar Persona natural Persona jurídica Vigencia Objeto Social Facultades del Representante Legal No embargos Cédula de ciudadanía vigente Certificado de Existencia y Representación Legal

42 Requisitos de Participación Registro de Proveedores y Contratistas Experiencia Administrador del Registro: Konfirma Vigencia: 1 año Registrarse con anticipación Registrar los contratos ejecutados en Konfirma Presentar los contratos en ejecución con la oferta Tener en cuenta el alcance, cuantía y vigencia requerida por CENS

43 Requisitos de Participación Capacidad Financiera Certificado Vigente del Sistema de Gestión de la Calidad Indicador de Liquidez (IL) 1 Índice de Endeudamiento (IE) 0, 70 Alcance Vigencia Capital de Trabajo (CT) 0.25 del valor total de la oferta antes de IVA

44 Documentos de la Oferta Carta de presentación Garantía de seriedad de la oferta Formato Prevención Lavado De Activos y Financiación Del Terrorismo Certificación de pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales Oferta económica

45 Contáctenos Correo electrónico: Línea atención al proveedor: Ext Página web: Redes sociales: CENS grupoepm

46 Contratación CENS GRACIAS Facilitador Jorge Mario Gómez Toloza Área Unidad Suministro y Soporte Administrativo Teléfono: Ext Jorge.mario.gomez@cens.com.co

47

48 Implementación Sistema ARIBA Nueva plataforma tecnológica para la Adquisición de Bienes y Servicios del Grupo EPM Contenido: o Qué es ARIBA? o o Ventajas de la nueva herramienta Interacciones del proveedor o Autoregistro del proveedor o o Pasos para realizar el registro Cómo funciona? o TECuento

49 Qué es ARIBA?

50 Ventajas de la nueva herramienta Comunicación entre nosotros (proveedores y Grupo EPM) mas fluida Presentación de las ofertas de forma electrónica agilizando los trámites. Respuestas a inquietudes y aclaraciones dentro de los eventos Información del registro de proveedor ligada a la oferta Agilidad en los trámites desde la plataforma. Alertas al correo electrónico sobre los eventos en los que esté inscrito Una sola herramienta para registrarse y ofertar a todas las filiales del Grupo. Presentación de documentos soporte del contrato a través de la herramienta

51 Interacciones en la herramienta RFI RFP SUBASTA ENCUESTA TAREAS Solicitud de Información. Permite capturar información de un Producto y / o Servicios que se requiere comprar. Solicitud de Ofertas. Invitación a participar., requiere precios y genera un contrato Procedimiento que permite la libre competencia entre los oferentes, donde el factor predominante es el precio. Este genera un contrato. Solicitud de información que permite evaluar diferentes variables del entorno que llevan al mejoramiento continuo del Grupo EPM y sus grupos de interés. Actividades a realizar para dar cumplimiento a la ejecución de un Contrato.

52 Autoregistro como proveedor

53 Antes de comenzar el registro, debo tener Información general de la empresa (Identificación, datos de ubicación, representación legal) Códigos de Naciones Unidas de los bienes y servicios que ofrece RUT Registro Mercantil Certificado de Existencia y Representación Legal o su equivalente Formato de hoja de vida para personas naturales (Leyes 190 de 1995, 489 y 443 de 1998) Información financiera del último año fiscal Certificados ISO, OHSAS, SG-SST Información sobre RSE

54 Pasos para realizar el Autoregistro en ARIBA Red de ARIBA 1 Registra los datos básicos de la empresa para la plataforma Ariba y el administrador de la cuenta. BPO Cuestionario 3 El aprobador de la información (Konfirma) valida la información y aprueba el perfil. Diligencia la información de perfil como proveedor (datos y archivos requeridos) 2 *El proveedor podrá modificar su perfil en cualquier momento. *El proveedor deberá garantizar que la información del perfil permanezca actualizada.

55 Cómo funciona? Visitar Portal Proveedores Crear cuenta en ARIBA Activar cuenta Diligenciar perfil Grupo EPM Comunicación con el Grupo EPM Configuración Cuenta Registro Eventos Tareas Usuarios Notificaciones

56 Usuarios

57 Portal proveedor Creación de la cuenta Click Aquí

58 Portal proveedor Creación de la cuenta

59 Activación de la cuenta

60 Portal proveedor Diligenciamiento del perfil

61 Tutoriales e instructivos

62 Para tener en cuenta

63 TeCuento Actualmente Puedes consultar los procesos de contratación en etapa de publicación para las filiales de EPM y ESSA. Acceder a la información de los procesos de compras menores, presentar las ofertas para los mismos y verificar su estado Próximamente Un portal unificado para todas las filiales del Grupo EPM Podrás manifestar interés en un proceso de contratación público Ingresar al portal de ARIBA para registrarte como proveedor.

64 Qué sigue? Fechas Inicio Piloto procesos de contratación: Septiembre de Inicio de inscripción de proveedores: A partir del mes de septiembre Inicio de procesos de contratación desde ARIBA: Octubre de Alcance inicial EPM. Contacto KONFIRMA orientacion@konfirma.com.co Teléfono:

65 Contratación CENS GRACIAS Facilitador Liliana Marulanda López Proyecto Cadena de suministros EPM Implementación Sistema ARIBA

66 Equipo Cadena de suministro

67 GRACIAS Javier Hernando Rodríguez S. Martha Elena Pulido Quintero Unidad Suministro y Soporte Administrativo Teléfono: Ext Javier.rodriguez@cens.com.co Martha.pulido@cens.com.co #UnaBuenaDesición