PLAN ESTRATÉGICO EN TICs Secretaría de Trabajo y Seguridad Social Honduras

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1 PLAN ESTRATÉGICO EN TICs Secretaría de Trabajo y Seguridad Social Honduras Elaborado por: Departamento de Informatica Unidad de Planeamiento y Evalaucion de Gestion Diciembre de 2008

2 ÍNDICE 1.0 RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES METODOLOGÍA DE DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO EN TICS Principios del Proceso de la Planificación Estratégica Participación de los actores críticos (stakeholders) Apropiamiento del plan y compromiso a su cumplimiento y éxito Visión integrada de TICs Fases de Elaboración de la Estrategia Fase 1 Diagnóstico Fase 2 Funciones y Procesos Fase 3 Planificación Fase 4 Implementación del Programa de Modernización Laboral USAID LÍNEA BASE DE TICS DE PROCESOS CRÍTICOS Organizacional Financiero Tecnológico Capacidad Humana ANÁLISIS FODA Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas FUNCIONES Y PROCESOS CRÍTICOS DE LA SECRETARÍA Funciones y Procesos Sustantivos Inspección de Trabajo Empleo Salarios Previsión Social Procuraduría Trabajo Funciones y Procesos Transversales Estadísticas Capacitación Administrativo y Financiero Comunicación MEJORAS A PROCESOS PRIORITARIOS Análisis de PPSI Priorización de Procesos Priorización de Sistemas de Información Descripción de Mejoras NECESIDADES DE TICS PARA MEJORAR PROCESOS PRIORITARIOS METAS PARA INFRAESTRUCTURA Y CAPACIDAD DE TICS Organizacionales Reestructuración del Departamento de Informática Desarrollo de un Plan Estratégico Global en Sistemas de Información Manual de Gestión de Información y Comunicación Estrategia de Desconcentración Plan de Mantenimiento de Equipo Recursos Humanos Financieros Diciembre de 2008

3 Políticas de Adquisición de TICs Capacitación Recursos Humanos Sistemas de Información Tecnología Stack de la Infraestructura de TICs Metas para la Infraestructura de TICs Capacidad Humana Fortalecimiento del Departamento de Informática Desarrollo de un Centro de Capacitación Centro de Producción de Multimedia INICIATIVAS Y PROYECTOS PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Metodología y Herramientas OPPM Otras herramientas Fortalecimiento del Departamento de Informática Fortalecimiento del Back Office (Sistemas de Apoyo) Infraestructura Crítica de Comunicaciones Implementación del Portal Extranet Intranet / Groupware Centro de Producción de Multimedia Desarrollo del Centro de Capacitación Desconcentración de Servicios de Oficinas Regionales (prueba de concepto) FIGURAS Figura 1: OPPM Estrategia en TICs Cartera de Proyectos de la Secretaría de Trabajo... Error! Marcador no definido. Figura 2: Metodología de Desarrollo del Plan Estratégico en TICs Figura 3: Modelo de Madurez en TICs en Honduras y Comparativo Regional Figura 4: Estructura Funcional del Departamento de Sistemas de Información Figura 5: Estructura de la infraestructura de TICs Figura 6: Componentes del OPPM Figura 7: OPPM de la Cartera de Proyectos de la Estrategia en TICs de la Secretaría TABLAS Tabla 1: Línea Base de TICs - Análisis Organizacional Tabla 2: Línea Base de TICs - Análisis Financiero Tabla 3: Inventario de Hardware Tabla 4: Inventario de Software Tabla 5: Inventario de Telecomunicaciones Tabla 6: Sistemas de Información existentes en la STSS Tabla 7: Línea Base de TICs - Análisis Tecnológico Tabla 8: Línea Base de TICs - Análisis de Capacidad Humana Tabla 9: Análisis FODA Tabla 10: Procesos Sustantivos de la STSS Diciembre de 2008

4 Tabla 11: Procesos Transversales de la STSS Tabla 12: Procesos ordenados por prioridad Tabla 13: Procesos ordenados por prioridad de sistema Tabla 14: Necesidades en TICs para procesos prioritarios Tabla 15: Proyecto de Fortalecimiento del Departamento de Informática Tabla 16: Proyecto de Instalación de Infraestructura Crítica Tabla 17: Proyecto de Instalación de Infraestructura del Back Office Tabla 18: Proyecto de Montaje de Centro de Producción de Multimedia Tabla 19: Proyecto de Implementación del Portal Extranet Tabla 20: Proyecto de Montaje del Centro de Capacitación Tabla 21: Proyecto de Implementación de Portal Intranet/Groupware Tabla 22: Proyecto de Desconcentración de Servicios a Oficinas Regionales Tabla 23: Proyecto de Sistema Help Desk Tabla 24: Proyecto de Sistema de Administración de Recursos Humanos Tabla 25: Proyecto de Actualización de Cableado Telefónico Tabla 26: Proyecto de Sistema de Resolución Alterna de Conflictos (RAC) Tabla 27: Proyecto de Sistema de Procuraduría Tabla 28: Proyecto de Implementación de Sistema SIARH de Recursos Humanos Tabla 29: Proyecto de Sistema de Monitoreo y Evaluación de Gestión Tabla 30: Proyecto de la Bolsa Electrónica de Trabajo Tabla 31: Proyecto de Sistema de Cálculo de Prestaciones Tabla 32: Proyecto de Sistema de Organizaciones Sociales Tabla 33: Proyecto de Desarrollo de Plataforma Workflow Tabla 34: Fortalecimiento del Departamento de Informática Aportaciones Tabla 35: Fortalecimiento del Back Office (Sistemas de Apoyo) - Equipo y Software Tabla 36: Fortalecimiento del Back Office (Sistemas de Apoyo) Aportaciones Tabla 37: Proyecto de Infraestructura Crítica de Comunicaciones Aportaciones Tabla 38: Proyecto de Implementación de Portal Extranet Aportaciones Tabla 39: Implementación de Intranet / Groupware Aportaciones Tabla 40: Centro de Producción de Multimedia Aportaciones Tabla 41: Proyecto de Desarrollo del Centro de Capacitación - Equip Tabla 42: Proyecto de Desarrollo del Centro de Capacitación Aportaciones Tabla 43: Proyecto de desconcentración de servicios a oficinas regionales - Aportaciones APÉNDICES Apéndice 1: Glosario de Acrónimos Apéndice 2: Análisis PPSI - Segunda Fase - Prioridad de Sistema Diciembre de 2008

5 1.0 RESUMEN EJECUTIVO El programa regional para fortalecer y modernizar los Ministerios de Trabajo en la región Centroamericana es una iniciativa de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) que forma parte de la cartera de apoyo en la integración del Tratado de Libre Comercio de Centroamérica y EEUU, también conocido como CAFTA-DR. El diseño de este programa tiene sus raíces en el programa bilateral en Guatemala ejecutado entre el 2002 al 2005 donde se apalancó las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) para modernizar las operaciones y la prestación de servicios del Ministerio de Trabajo. Uno de los entregables críticos bajo este programa es el desarrollo de un marco estratégico que define la visión y establece los pasos para la realización de dicha visión en modernizar la gestión de información, las funciones principales del organismo y la manera en como los servicios de la institución se prestan a la ciudadanía. Este documento es la estrategia de la Secretaría de Trabajo y Seguridad Social de Honduras que traza una ruta multi-año hacia la realización de la modernización institucional. El documento fue estructurado mediante la identificación de las presentes condiciones y prácticas de la organización, calificando y cuantificando las necesidades de información y priorización de procesos, integrando éstas a una serie de iniciativas y proyectos que establecen los cimientos e introducen una serie de nuevas prácticas junto con la integración de TICs que lleva a una institución moderna donde la tecnología y la gestión de información componen elementos de misión crítica para su operación. La presente condición de la Secretaría en relación a gestión de información y los relacionados servicios apoyados por tecnología pueden clasificarse en un estado de poco desarrollo y considerados de baja prioridad. La institución en el presente invierte menos del cuatro por ciento de sus recursos en la operación de sus sistemas de información. De igual manera la comunicación interna y externa es rudimentaria, utilizándose el papel en muchos casos, y la gestión de información se lleva en gran parte de forma manual. Para aquellos sistemas implementados, poca de la información almacenada es utilizada para la toma de decisiones. La infraestructura de tecnología es considerable en cuanto al equipo de los usuarios y limitado para el Back Office, ya que muchos servicios son tercerizados u hospedados en equipo fuera de la Institución. El nivel de dependencia de la Secretaría en los organismos donantes para la actualización, mantenimiento y reemplazo de la infraestructura en TICs es alto y a pesar de haber invertido un monto considerable de su presupuesto en equipo, la mayoría de esta inversión no fue planificada por lo cual otras áreas funcionales de la Institución se ven afectadas por recortes presupuestarios. También existe una deficiencia de licenciamiento del software que se utiliza, resultando en el incumplimiento de las leyes de propiedad intelectual. Desde el punto de vista organizacional, la institución no tiene una cultura informática y la gestión de información y sus sistemas asociados no son de prioridad. La estructura organizacional presente es inapropiada; los perfiles y capacidad del personal técnico y gerencial existente no cuenta con los conocimientos necesarios para la institución; los roles y funciones del Departamento de Informática eran orientados más a apoyo secretarial pero esto ha venido cambiando en los últimos meses y las 1-1 October 20, 2007

6 escalas salariales no va de acuerdo a las del mercado, haciendo aún más difícil el tomar pasos que lleven a un nivel más alto de sofisticación. La metodología empleada en el desarrollo de la estrategia aseguró mantener un diálogo abierto y la integra participación del personal ejecutivo y mandos medios de la Secretaría. Esto ha asegurado un nivel de apropiamiento de la iniciativa por parte de la institución y la transferencia de nuevas capacidades al personal. Después del diagnóstico inicial, descrito en el párrafo anterior, los procesos críticos fueron analizados, documentados y priorizados. Esto fue integrado con un análisis FODA para identificar las necesidades claves de la organización y transpuestos a una cartera de iniciativas y proyectos, incluyendo aquellas funciones prioritarias que no necesariamente estaban ligadas a procesos existentes. La primera fase de la estrategia necesita enfocarse en las estructuras básicas de tecnología y de la organización junto con inversiones en el desarrollo de capacidad del personal. Consiguientes fases se enfocarán en sistemas más sofisticados que automaticen muchos de los procesos administrativos internos de la Secretaría al igual que procesos de mayor complejidad desarrollados de forma manual en el presente. Como producto del análisis en desarrollar la estrategia, la siguiente figura, denominada como un gestor de proyecto, con las siglas de OPPM 1 en inglés, presenta en resumen una perspectiva multi-año de la estrategia, detallando las iniciativas y proyectos, tiempos, responsables y los objetivos a los cuales contribuyen las diversas actividades. Como se puede notar en las actividades sombreadas en azul, las actividades que conforman parte del Programa de Modernización con USAID se enfocan en una cartera de proyectos que establece las bases necesarias para asegurar sostenibilidad a largo plazo de la totalidad de los proyectos incluidos en la estrategia. El OPPM es una herramienta de seguimiento y control que ayuda a visualizar de forma rápida las tareas principales, fechas de entrega, costos, objetivos y un breve resumen del status del proyecto. También ayuda a identificar de forma sencilla quién es el líder del proyecto así como los dueños de las tareas. Es importante notar que esta herramienta tiene varios niveles, cada tarea principal puede tener su propio OPPM hasta llegar a un nivel más detallado dado por gráficas Gantt, presupuestos, y documentación del proyecto para monitorear la ejecución del mismo. Más información sobre el OPPM la podemos encontrar en la Sección 12 de este documento. 2.0 INTRODUCCIÓN El presente documento establece el Plan Estratégico de TICs para la Secretaría de Trabajo y Seguridad Social de Honduras (STSS). Establece la guía y parámetros a ser utilizados en la ejecución de las diferentes tareas a lo largo del proyecto. 1 El OPPM (One Page Project Manager) es una vista consolidada de un proyecto desarrollado por Clark A. Cambell y es un libro publicado por John Wiley & Sons, Inc, Derechos Reservados O.C. Tanner October 20, 2007

7 Se establecen las bases de la planificación estratégica, con la idea de definir claramente quienes son los actores claves, la importancia del apropiamiento del plan por parte de estos así como también de tener una visión integrada en las tecnologías de información y comunicación. Se explica de forma breve las fases que tiene el proyecto de modernización y la línea base que resultó del diagnóstico inicial como punto de referencia. Una parte importante del análisis y resultado de la línea base es el cuadro de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) de la Institución, el cual resume los resultados de la línea base así como también incorpora el análisis de los procesos actuales. Estos análisis nos llevan a la identificación de las funciones y procesos críticos y transversales de la institución para ser sometidos a un ejercicio que los prioriza de acuerdo a su nivel de madurez en sistemas de información y comunicación. Siendo ésta una estrategia integral, se hace la evaluación de aquellos procesos críticos que pueden ser mejorados y contribuir a un mejor desempeño de la institución. Usando herramientas de priorización, podemos visualizar las necesidades y mejoras a estos procesos en orden de importancia. Esto nos ayuda a administrar mejor los recursos. También se presentan estos resultados de forma gráfica, en donde se puede visualizar los tiempos de ejecución, responsables del proyecto y de las tareas y los objetivos generales. Este plan es resultado de un esfuerzo conjunto del grupo técnico consultor, (cuyos miembros se definen en la sección 4 de este documento), con el cual se buscó el consenso para el establecimiento de los objetivos del plan así como las herramientas utilizadas para llegar a estos. 2-3 October 20, 2007

8 3.0 ANTECEDENTES La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) a través de su Misión Regional en El Salvador lanza como parte de la cartera de apoyo en la integración de los países de Centroamérica con el tratado de libre comercio CAFTA-DR, el Programa de Fortalecimiento de la Administración de la Justicia Laboral. Bajo este programa, específicamente dirigido a los Ministerios y Secretarías de Trabajo de la región, se establece el Programa de Modernización mediante el aprovechamiento de la gestión de información y en particular la sistematización de la misma por medio de las tecnologías de la información y comunicación (TICs). El programa nace en base a los resultados obtenidos en la región y en otros países de proyectos similares donde las TICs se han utilizado como catalizador del cambio institucional, que han servido para transformar las instituciones en organismos más eficientes, transparentes y acercando sus servicios a las audiencias quienes los requieren. El programa tiene tres módulos. El primero es el desarrollo de una estrategia institucional de la gestión de información y sus sistemas, la cual está enmarcada dentro de su estrategia institucional. Para ello se realizó un primer diagnóstico. Este diagnóstico servirá como radiografía del organismo para tipificar sus presentes condiciones, prácticas y procedimientos y cuantificar el punto de partida este resultado funciona como primer insumo en el proceso del desarrollo de la estrategia. Ya completada la estrategia donde se definirán las prioridades institucionales, se dará inicio al segundo modulo del proyecto el cual incluye la ejecución de diversos proyectos de prioridad alta con un enfoque hacia efectuar cambios estructurales los cuales llevarán a la Institución a apropiarse de su información y sus respectivos sistemas, asegurando su sostenibilidad esto en particular conforme los sistemas de información se vuelven de misión crítica para las operaciones de la Institución. 3-1 October 20, 2007

9 4.0 METODOLOGÍA DE DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO EN TICs 4.1 Principios del Proceso de la Planificación Estratégica Participación de los actores críticos (stakeholders) A los actores críticos o stakeholders en este proyecto se les ha denominado Grupo Técnico Consultor, el cual está conformado por los siguientes actores: Directos: definimos como actores directos aquellos que tomaran parte de la ejecución del proyecto de forma directa, es decir que serán responsables que el mismo sea implementado. Entre estos: o Directores y Subdirectores: Gerencia Administrativa Dirección General de Previsión Social Dirección General de Trabajo Inspección General de Trabajo Dirección General de Empleo Dirección General de Salarios Procuraduría General de Trabajo o Jefes y Asesores de Unidades: Secretaría General Unidad de Planeación y Evaluación de Gestión Comunicación Institucional Cooperación Externa y Movilización de Recursos Dirección de Modernización Unidad de Coordinación de Proyectos (UCP) Auditoría Interna o Programa de Modernización Laboral de USAID Indirectos: son aquellos que no toman parte de la operación diaria del proyecto, pero toman decisión sobre la dirección del plan y recursos asignados. Entre estos: o Ministro y Vice-Ministro de Trabajo o Otros donantes Este grupo es el encargado de apoyar, asesorar y poner en práctica el Plan Estratégico. El aporte del grupo técnico consultor es de vital importancia para la ejecución de cada una de las tareas del proyecto, las cuales estarán establecidas de acuerdo los objetivos obtenidos del análisis de procesos críticos y transversales así como de la línea base Apropiamiento del plan y compromiso a su cumplimiento y éxito Como se ha mencionado, las discusiones y consensos entre el Grupo Técnico Consultor dan como resultado este plan, con el fin que los actores directos se apropien del mismo y así tener un compromiso alto con las tareas y su ejecución. Este compromiso nos asegurará la continuidad de las acciones implementadas al terminar la fase de ejecución del plan. 4-1 October 20, 2007

10 Es obvio e indispensable que deba existir una actitud abierta al cambio y un deseo de aprender nuevas formas de hacer las cosas. Al modernizar con sistemas de información, los actores clave deben estar dispuestos a asumir los cambios que en su operación diaria podrán darse así como la motivación de aprovechar éstos al máximo. Esta modernización también significa un cambio en la forma que se conceptualiza la capacitación del personal y la importancia que tiene el mismo en la buena operación diaria de la Institución. Otro factor importante es el cambio de reactivo a proactivo. Los sistemas de información deben ayudarnos a situarnos en la segunda definición, es decir ayudan a tomar una posición proactiva a las necesidades del cliente externo (empleadores y empleados) e interno. Se debe promocionar la modernización al cliente externo a través de servicios que darán un acercamiento mayor de la Institución con cada uno de ellos. Al cliente interno, el acercamiento viene dado por mejores herramientas de comunicación y capacitación, entre otros y una respuesta más rápida a sus necesidades La Modernización de Sistemas de Información es exitosa únicamente cuando el compromiso de cambio para la mejora de los procesos internos es asumido en su totalidad por los actores directos del proyecto Visión integrada de TICs Una visión integrada en tecnologías de información y comunicación nos permite visualizar la estrategia general de la Institución de la mano con la estrategia en TICs. Es decir, la visión en TICs va en la misma dirección y complementa la visión general de la Institución. También es importante no ver la Modernización como exclusiva del Departamento de Informática, como suele suceder con frecuencia. Al modernizar los sistemas se afectan muchos procesos que son parte de otras áreas de la Institución, lo que provoca cambios en los mismos y por ende la modernización de ellos. Es por esto, que la visión integrada es tan importante con el fin de modernizar aquellos procesos que nos ayudarán a cumplir con la visión general de la Institución. Entonces, la visión integral nos ayuda a visualizar una estrategia que apunta a un sólo objetivo, siendo la modernización en tecnologías de información y comunicación un vehículo que nos permite alcanzarlo. El Grupo Técnico Consultor debe velar por la modernización de una manera integral, es decir que puede ser que algunos de sus procesos no sea tocado por el plan pero obtendrá beneficios de los cambios que recibirán otros procesos. 4.2 Fases de Elaboración de la Estrategia Las fases son la ruta o recorrido que hemos seguido para la estructuración del plan estratégico. La siguiente gráfica nos ayuda a visualizar este proceso y posteriormente explicaremos cada una de estas: 4-2 October 20, 2007

11 Figura 1: Metodología de Desarrollo del Plan Estratégico en TICs Fase 1 Diagnóstico Esta fase es la que nos brinda el punto de partida o la línea base en TICs. El diagnóstico consistió en recolectar información sobre los sistemas de información actuales a través de entrevistas y observación de procesos realizados en la Institución. También el cliente interno nos ayuda a identificar las necesidades que tienen de sistemas y los niveles de respuesta que tienen al presentarse un problema. Esta información luego es analizada y se elabora un cuadro del nivel de madurez en TICs en base al análisis realizado. Este cuadro de madurez se centra en cuatro componentes que son: Organizacional: Financiero: Tecnológico: Capacidad Humana: lo referente al plan estratégico del área el apoyo y las necesidades financieras del mismo el grado de madurez de la infraestructura base tecnológica lo relacionado al recurso humano del área Todos estos resultados nos brindan como se ha mencionado la línea base, de donde estamos partiendo con el proyecto con el fin de tener un marco referencial comparativo con las mejoras que se obtendrán de la implementación del Programa de Modernización Laboral. De esta línea base obtenemos también un esquema de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), el cual está representado más adelante en el documento. Los resultados del nivel de madurez, pueden verse representados en las siguiente gráficas. La primera es su puntaje en base a los cuatro parámetros evaluados junto con su puntaje promedio. La segunda gráfica indica su puntaje comparado con los demás Ministerios de la región. 4-3 October 20, 2007

12 Figura 2: Modelo de Madurez en TICs en Honduras y Comparativo Regional Fase 2 Funciones y Procesos Esta fase consiste en identificar las funciones de la Secretaría y definir su rol dentro del mismo. Estas han sido divididas según su rol dentro de la institución, como podemos ver a continuación: Sustantivas: aquellas que tratan de forma directa con el cliente externo, en el caso de la Secretaría con los empleadores y empleados del país Transversales: aquellas que sirven de apoyo a las funciones y procesos sustantivos, con el fin de que puedan proveer un buen servicio al cliente externo. Ya definidas las funciones, procedemos a levantar los procesos que se realizan en cada una de ellas. Este levantamiento de procesos nos permite analizar cada uno de ellos en función de su prioridad dentro de la organización de acuerdo a la madurez en sus sistemas de información. Esto lo logramos con la herramienta de Priorización de Procesos y Sistemas de Información, PPSI Fase 3 Planificación La fase de planificación nos permite a través de un Plan Estratégico en TICs visualizar los diferentes proyectos de modernización que nacen del análisis de la línea base (fase 1) y las priorización de funciones y procesos en base a su madurez en sistemas (fase 2). La línea base nos permite ver un FODA de la institución, donde rápidamente identificamos las áreas de mejora en base a su nivel actual de TICs. Pero además, al agregar los procesos al análisis, nos vemos en una necesidad de priorizarlos con el fin de poder asignar adecuadamente los recursos según estos resultados. Es importante notar que la priorización se hace de acuerdo a los sistemas de información existentes para el proceso evaluado, es decir que nivel de madurez en TICs tiene el mismo. 4-4 October 20, 2007

13 Para realizar esto utilizamos una herramienta llamada Priorización de Procesos y Sistemas de Información (PPSI), la cual nos permite hacer este análisis tomando en cuenta los sistemas de información actuales. Contando con estos dos insumos, línea base y PPSI, no es posible definir una línea estratégica y cartera de proyectos en TICs plasmada dentro del Plan Estratégico Fase 4 Implementación del Programa de Modernización Laboral USAID El Plan Estratégico nos proporciona una cartera amplia de proyectos entre los que encontramos mejoras a la infraestructura, y la necesidad de un control contable interno, entre otros. Esta cartera es analizada para poder dar prioridad a aquellos proyectos que proporcionaran beneficios tanto a la Secretaría como a sus clientes externos en un plazo corto. Dentro de los proyectos prioritarios encontramos: Fortalecimiento Organizacional: Un departamento de sistemas de información con la estructura organizacional y funcional y las herramientas adecuadas para establecer una plataforma sólida que apoye las iniciativas en gestión de información. Infraestructura tecnológica crítica: Sin una plataforma tecnológica adecuada, cualquier iniciativa en gestión de información se ve minimizada e incluso inoperable. Esto incluye redes de datos y telecomunicaciones. Intranet / Groupware: Las comunicaciones internas son fundamentales en cualquier institución, esta es una necesidad crítica que ha sido identificada durante el análisis. Extranet / Portal Web: Un portal funcional y que brinde no sólo servicios pero soluciones a sus visitantes. Comunicación Institucional: Mejorar el área de comunicación institucional con el fin de que puedan apoyar con desarrollo de medios a todas las dependencias de la Secretaría. Centro de Capacitación: Un área central de capacitación, en la cual se puede gestionar tanto la capacitación interna como externa. Desconcentración de Servicios: La desconcentración de servicios permite empoderar a las oficinas regionales para desarrollar con mayor eficacia sus actividades actuales y para poder realizar actividades que actualmente no realizan. Al tener el plan con un alcance de 3 a 5 años y ser revisado de forma anual, proyectos que no tienen su arranque en la fase primera de implementación lo tendrán en una segunda o tercera fase. En la implementación, independientemente de la fase en la que se encuentre, cada proyecto contará con herramientas como el gestor de proyectos OPPM, diagramas GANTT, etc. Algunos proyectos en esta fase inicial se explican con más detalle sección en el punto October 20, 2007

14 5.0 LÍNEA BASE DE TICS DE PROCESOS CRÍTICOS Los procesos críticos de la STSS necesitan una estructura y una infraestructura para funcionar adecuadamente. Mientras que las estructuras de los procesos están bien establecidas sobre cimientos de años de experiencia, la infraestructura de TICs que permite la eficiente y transparente ejecución de los procesos muchas veces es limitada. En el último trimestre del 2006, se levantó un diagnóstico del nivel de madurez organizacional de la Secretaría de Trabajo. Este nivel nos proporciona la línea base en TICs de los procesos críticos y nos ayuda a identificar mejoras en los cuatro áreas interdependientes: Organizacional Financiero Tecnológico Capacidad Humana Cada una de estas áreas fue evaluada en el modelo de madurez en TICs y a continuación se describen los resultados. 5.1 Organizacional El componente Organizacional establece los parámetros sobre los cuales los otros componentes de TICs se fundamentan para asegurar la sostenibilidad. En el caso de la STSS, los cimientos son bastante débiles. Aunque existe un Departamento de Informática, éste se dedica a actividades de apoyo básico en el desarrollo de materiales como presentaciones y hojas electrónicas. La STSS carece de una Dirección Estratégica en TICs que gestione e implemente proyectos y sistemas de información, administre, mantenga y actualice la infraestructura y capacite al personal. Se han implementado cambios organizacionales como resultado del diagnóstico, mas aún no se cuenta con un Plan Estratégico en Sistemas de Información, el cual establecerá las condiciones organizacionales para gestionar las TICs dentro de la STSS. La Línea de Base Organizacional, tomada del diagnóstico en noviembre 2006, está resumida en la siguiente tabla: # Criterio Observaciones Puntaje* 1 Estrategia en TICs Plan estratégico actual es deficiente y carece de apoyo 17.0% institucional 2 Estructura Organizacional en TICs El Departamento de Informática no desempeña funciones 10.7% propias de su área 3 Gerenciamiento de la Estrategia en No existe una autoridad gerencial en TICs 0.0% TICs 4 Comunicación de la estrategia en No existe la divulgación ni el conocimiento de la 0.0% TICs estrategia Total 8.4% Tabla 1: Línea Base de TICs - Análisis Organizacional * El puntaje es ponderado, redondeado a 1 decimal y en base a un 100% como máximo 5-1 October 20, 2007

15 5.2 Financiero El componente Financiero es el indicador de desarrollo sostenible de TICs en una institución. La sistematización de inversión en TICs asegura el mantenimiento de la infraestructura existente y su crecimiento a largo plazo. En el caso de la STSS, la estructura financiera relacionada a las TICs refleja la debilidad organizacional en el fondo. Aunque se ha invertido casi 4% del presupuesto operativo de la Secretaría en TICs, la inversión no está sistematizada ni garantizada año tras año, ya que la mayoría de esta inversión no fue planificada con anterioridad. Esta inversión incluye compras de equipo y costos de operaciones, el cual incluye mantenimiento de equipo, suministros y servicios de telecomunicaciones. Las decisiones de compra relacionadas a las TICs no involucran al Departamento de Informática ni encajan dentro de un plan estratégico de TICs, donde se priorizan las necesidades institucionales. La Línea de Base Financiera, tomada del diagnóstico en noviembre 2006, está resumida en la siguiente tabla: # Criterio Observaciones Puntaje* 1 Estrategia financiera en TICs La estrategia financiera para inversiones en TICs es 12.2% deficiente 2 Estructura presupuestaria para TICs Existe un presupuesto para TICs pero su asignación no es 48.8% segura a largo plazo 3 Gerenciamiento de ejecución No hay una estrategia para regir la ejecución 8.6% presupuestaria en TICs presupuestaria en TICs Total 21.5% Tabla 2: Línea Base de TICs - Análisis Financiero * El puntaje es ponderado, redondeado a 1 decimal y en base a un 100% como máximo 5.3 Tecnológico El componente tecnológico evalúa la infraestructura de hardware, software, telecomunicaciones y sistemas de información existentes en una institución al igual que la manera en que se planean y gestionan. En el caso de la STSS, existe una falta de integración donde prevalecen islas de áreas tecnológicas con mayor desarrollo que otras. La Estrategia y Gerenciamiento de Tecnología están bastante débiles, al igual que la infraestructura de Redes y de Sistemas de Información. Sin embargo, la infraestructura de Hardware y Software es relativamente buena por inversiones recientes. Estrategia El componente de Estrategia se refiere a la calidad de las políticas de hardware, software, redes y sistemas de información. La políticas de hardware y software son referentes a la adquisición, mantenimiento, reemplazo y uso de equipos y sistemas. Las políticas de redes son referentes al uso, manejo y administración de las redes de comunicación. Las políticas de sistemas de información son referentes a la metodología de implementación sean adquiridos o desarrollados internamente los sistemas. Según los resultados del diagnóstico, no existen políticas que rigen sobre todos estos aspectos. 5-2 October 20, 2007

16 Gerenciamiento El Gerenciamiento de TICs se refiere a la capacidad y esfuerzos de cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para gestionar la infraestructura en TICs y mantenerla. Según el diagnóstico, el Departamento de Informática realiza un mantenimiento básico del equipo pero no tienen políticas y procedimientos establecidos para poder gestionar la infraestructura. Hardware Los equipos de hardware constituyen los componentes tecnológicos más visibles y tangibles de una institución, incluyendo computadoras, impresoras, scanners y proyectores (cañoneras). La mayor concentración de hardware se encuentra en las oficinas centrales donde existe un buen nivel de equipamiento, pero es deficiente en las oficinas regionales. La siguiente tabla resume el inventario de hardware existente en la Secretaría. Cantidad Hardware Comentarios 194 Computadoras Equipo de usuarios finales. 3 Servidores Todos los servidores de la Secretaría desarrollan funciones específicas hospedando los sistemas de inspección, conciliación e intermediación de empleo. No existen servidores que gestionen servicios transversales como autenticación de usuarios, administración y seguridad de la red, groupware y administración de usuarios y grupos. 96 UPS Proporcionan respaldo de energía eléctrica, pero son insuficientes. Los servidores utilizan baterías de muy baja capacidad. Tabla 3: Inventario de Hardware Software La infraestructura de software consiste en los sistemas operativos y herramientas de trabajo como el procesador de palabras y hojas de cálculo. El software utilizado debe cumplir con varios requisitos. En primera instancia debe satisfacer los requerimientos funcionales establecidos y ser compatible con el resto de la plataforma tecnológica. Luego se evalúan aspectos de cantidad, legalidad y gerenciamiento del software, ya que debe haber suficiente software para que la institución desarrolle sus funciones; de la misma forma, todo este software debe ser legal, es decir, contar con las licencias debidas; y el gerenciamiento del software para prevenir riesgos de seguridad y virus. Según el diagnóstico, los aspectos de cantidad, legalidad y gerenciamiento necesitan mejorarse. La siguiente tabla resume el inventario de software existente en la Secretaría. Cantidad Software Comentarios 111 Windows XP Sistema operativo en equipo de usuarios finales 60 Office 2003 Herramienta de productividad instalada en todos los equipos de los usuarios 3 Windows 2003 Server Sistema operativo de los servidores 59 Windows 2003 Server Licencias de clientes de los servidores CALs 2 SQL Server 2000 Base de datos para los sistemas de inspección y conciliación Tabla 4: Inventario de Software 5-3 October 20, 2007

17 Telecomunicaciones La infraestructura de telecomunicaciones es crítica para facilitar y eficientar la coordinación y comunicación tanto interna en la institución como externa con otras instituciones y organizaciones. Este componente incluye la conectividad de Internet, telefonía y redes. En las oficinas principales de la Secretaría existe un red local de datos, pero ésta no alcanza cubrir todas las oficinas por lo cual no es posible implementar mecanismos eficientes de comunicación entre ellas. A nivel nacional, no hay una oficina regional que esté conectada a la oficina central. Según los criterios del modelo de madurez, existe poca infraestructura en las tres áreas. La siguiente tabla resume la infraestructura de telecomunicaciones. Cantidad Descripción Comentarios 106 Puntos en red de datos Insuficientes para cubrir toda la institución ya que hay más equipos y usuarios que puntos de red 6 Switches 24 puertos Los switches son de varias marcas y no administrables 4 Switches 16 puertos Los switches no son administrables 2 Enlaces de Internet Existen 2 enlaces de Internet, uno de 512 kbps y otro de 768 kbps Red telefónica La planta telefónica está saturada, hay necesidad de más extensiones, solamente hay 5 troncales conectadas a planta telefónica y hay muchas líneas directas en todo el edificio. Tabla 5: Inventario de Telecomunicaciones Sistemas de Información La infraestructura de Sistemas de Información es el componente más cercano a la eficiencia de los procesos de una institución. En el caso de la STSS, de los 38 procesos identificados, sólo 9 tienen un sistema de información. Los sistemas de información existentes se resumen en la siguiente tabla: Proceso/Dirección Comunicación Comunicación Inspección General de Trabajo Inspección General de Trabajo Dirección General de Trabajo Dirección General de Salarios Dirección General de Empleo Dirección General de Previsión Social Finanzas Sistema de Información Página web de la Secretaría, hospedado en un servidor de FUNPADEM en Costa Rica Servidor de correo, hospedado en un servidor de FUNPADEM en Costa Rica Cálculo de prestaciones, hospedado en el portal de Sistema de inspección laboral Sitio web con documentos del Observatorio del Mercado Laboral Sistema de encuesta de estrablecimientos Bolsa Electrónica de Trabajo Sistema de casos de higiene y seguridad SIAFI, Sistema Integral de Administración Financiera e Inventarios, administrado por la Secretaría de Finanzas Tabla 6: Sistemas de Información existentes en la STSS 5-4 October 20, 2007

18 El siguiente cuadro resume los resultados del diagnóstico institucional desarrollado en Noviembre del # Criterio Observaciones Puntaje* 1 Estrategia de TICs Se carece de una Estrategia 0.0% 2 Gerenciamiento de TICs Se logra realizar mantenimiento básico 28.5% 3 Infraestructura de Hardware Equipamiento considerable en oficinas principales, 28.4% deficiente y escaso en oficinas regionales 4 Infraestructura de Software Hay insuficiencia de software y licencias para el 41.3% 5 Infraestructura de Telecomunicaciones desempeño de funciones La conexión de Internet es insuficiente, estructuración de red telefónica desorganizada y la red de datos es insegura 13.6% 6 Infraestructura de Sistemas de Existen pocos sistemas de información en uso y muchos 15.7% Información de ellos no son escalables Total 23.3% Tabla 7: Línea Base de TICs - Análisis Tecnológico * El puntaje es ponderado, redondeado a 1 decimal y en base a un 100% como máximo 5.4 Capacidad Humana El componente de capacidad humana mide la estrategia para desarrollar la capacidad humana en TICs, las políticas de contratación es aspectos de TICs y de gestión del personal, los mecanismos de capacitación y evaluación y la capacidad de los usuarios tanto técnicos como finales. En el caso de la STSS, a pesar de una capacidad tecnológica buena en el equipo técnico, la falta de estrategias, gerenciamiento y capacitación en TICs resulta en una capacidad baja en tareas básicas de computación a nivel institucional. La Línea de Base en Capacidad Humana, tomada del diagnóstico en noviembre 2006, está resumida en la siguiente tabla: # Criterio Observaciones Puntaje* 1 Estrategia para desarrollo de No existe una estrategia pero el personal se apoya en las 0.0% capacidad humana TICs para realizar sus funciones 2 Gerenciamiento del personal Evaluación en TICs no es parte del proceso de 30.9% contratación y mucho del recurso técnico se invierte en soporte técnico básico 3 Mecanismos de capacitación y Las actividades de capacitación y evaluación son 3.3% evaluación mínimas, realizándose de manera desestructurada y eventual. 4 Capacidad en TICs de los usuarios Existe la capacidad en desarrollar tareas básicas pero es 51.5% escaso para actividades más complejas que impliquen inversión financiera como el reemplazo de partes. Total 29.0% Tabla 8: Línea Base de TICs - Análisis de Capacidad Humana * El puntaje es ponderado, redondeado a 1 decimal y en base a un 100% como máximo 5-5 October 20, 2007

19 6.0 ANÁLISIS FODA Partiendo de la Línea de Base plasmada en la sección anterior, se despliega a continuación un análisis de FODA (Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas): 6.1 Fortalezas Organizacionales Existe la voluntad del Departamento de Informática y de las Direcciones en apoyar las TICs. Esto implica que existe una voluntad política para implementar estrategias y políticas desde las autoridades superiores. Financieras El 4% del presupuesto actual es invertido en TICs. Administrado estratégicamente, podría cubrir una mayor parte de las necesidades de la institución. La inversión de organismos donantes contribuye a desarrollar componentes más específicos en TICs, como parte de su esfuerzo por fortalecer ciertas áreas sustantivas de la institución. Tecnológicas Aunque hacen falta equipos la mayoría de los empleados de la STSS en las oficinas centrales tienen acceso a una computadora para ejercer sus funciones. La STSS tiene y usa varios sistemas de información, siendo los 3 principales el SIAFI para administración financiera, el Sistema de Inspección Laboral para el seguimiento de casos de inspección laboral, el Sistema de Conciliación Laboral. Capacidad Humana El personal del Departamento de Informática tiene la capacidad de brindar soporte técnico a la mayoría de los problemas básicos de hardware y software que surgen. 6.2 Oportunidades Organizacionales Desarrollo de un Plan Estratégico en TICs apropiado e implementado por toda la institución. Otorgar al Departamento de Informática la autoridad de implementar el Plan Estratégico en TICs Financieras Gestionar estratégicamente la política de inversión en TICs integrando al Departamento de Informática en el proceso de toma de decisiones. Tecnológicas Implementar e institucionalizar sistemas de información para automatizar y descentralizar procesos Desarrollo de capacidad en el Departamento de Informática para brindar el mantenimiento necesario a los equipos y redes de la Institución. 6-1 October 20, 2007

20 Capacidad Humana Formación de un Centro de Capacitación para capacitar internamente al personal de la institución en materia de TICs relevantes directamente a las funciones que se desempeñan. Desarrollar la capacidad de análisis, diseño, desarrollo, implementación e integración de proyectos en TICs mediante la formación de una Unidad de Administración de Proyectos 6.3 Debilidades Organizacionales La STSS no cuenta con un Plan Estratégico en TICs, resultando en una gestión desorganizada de las mismas. La STSS no cuenta con una Dirección de Sistemas de Información con la estructura y perfiles adecuados para la gestión de TICs en la Institución, incluyendo actividades de soporte técnico, administración de back office, capacitación y desarrollo e implementación de sistemas. El Departamento de Informática no realiza actividades propias de su área. Se dedica a la elaboración de cuadros en hojas electrónicas y presentaciones. Centralización de procesos y acceso a información y comunicación a la sede central. Financieras No existe una planificación presupuestaria para inversiones y costos operacionales en TICs ya que no se cuenta con un plan estratégico que establezca las necesidades y prioridades en la ejecución presupuestaria. Esto resulta en inversiones desorganizadas e inconsistentes a las necesidades prioritarias en TICs. Ejecución financiera en TICs se realiza excluyendo al Departamento de Informática del proceso de aprobación, participando sólo la gerencia administrativa y financiera. Tecnológicas La mayoría de las oficinas regionales carecen de equipos y conectividad para realizar sus funciones eficientemente, incluyendo funciones de inspección y administrativas. Existe una inseguridad en las redes de la STSS ya que no existe una infraestructura de administración y seguridad de la red careciendo de un firewall y un sistema de monitoreo y administración de la red. Esto deja vulnerable la infraestructura a ataques externos. Existen pocos sistemas de información en uso dentro de la STSS. La mayoría de los procesos se realizan manualmente y muchos de los sistemas existentes no son escalables. Capacidad Humana Prevalece una capacidad baja en TICs en el personal de la Institución lo cual los inhibe a realizar sus funciones eficientemente. Esto resulta en una recurrencia constante al Departamento de Informática buscando apoyo para realizar tareas básicas. 6.4 Amenazas Organizacionales 6-2 October 20, 2007

21 Dedicación grande de esfuerzos y recursos a apagar incendios. Al carecer de una estructura organizacional adecuada y una planeación estratégica, el Departamento de Informática se dedica más a solventar problemas que surgen diariamente, producto de la inestabilidad de la infraestructura, en lugar de fortalecer de manera sostenible las bases de su infraestructura y desarrollar iniciativas y proyectos sobre ella. Deficiencia organizacional en los procesos sustantivos para la gestión y organización de información impidiendo la institucionalización de cambios. Financieras Insuficiencia de recursos financieros para sostener las necesidades críticas de la infraestructura de TICs. La falta de un Plan Estratégico en TICs causa que se realicen inversiones de manera desorganizada, las cuales pueden requerir de costos operacionales y de mantenimiento que resultan ser insostenibles a mediano o largo plazo para la institución. Politización de inversiones en TICs debido a la ausencia de una estrategia, resultando en compras no prioritarias para las necesidades institucionales. Tecnológicas Deficiencia de los servicios ofrecidos en las oficinas regionales. Las oficinas regionales desarrollan múltiples funciones tanto transversales como sustantivas, que incluyen inspección laboral, cálculo de prestaciones y la gestión de gastos. La carencia de equipos y acceso a los sistemas de información existentes en las oficinas principales no permite que las oficinas regionales desarrollen eficazmente sus actividades. Disminución del nivel de confiabilidad de los servicios de la STSS: muchos de los procesos institucionales son manuales, resultando ser ineficientes, tardados e ineficaces. Esto lleva a la falta de transparencia en los procesos potencialmente resultando en discrepancias y sobornos en los procesos. Inseguridad de la infraestructura de TICs y la información: la carencia de políticas y mecanismos de seguridad de la infraestructura existente deja a la institución vulnerable al acceso no autorizado, destrucción, robo y diseminación indebida de la información que gestionan. Decadencia del equipo de cómputo: la falta de mecanismos de soporte técnico, adquisición y mantenimiento deja el equipo expuesto a ataques de virus y daños físicos, reduciendo la vida útil del mismo. Capacidad Humana Subdesarrollo de las habilidades en TICs del personal: la falta de una estrategia clara en la gestión TICs lleva al personal de la Institución a depender del Departamento de Informática para realizar actividades básicas y en cambio, el personal técnico se dedica a resolver los problemas de a diario dedicando muy poco tiempo a la modernización sostenible de la infraestructura tecnológica en TICs. 6-3 October 20, 2007

22 El siguiente cuadro resume el análisis FODA desarrollado. FORTALEZAS Organizacional Voluntad del Departamento de Informática y de las Direcciones en apoyar las TICs Financiero 4% del presupuesto actual invertido en TICs Inversión de organismos donantes Tecnológico Equipamiento en las oficinas centrales Uso de varios sistemas de información Capacidad Humana Capacidad de soporte técnico básico OPORTUNIDADES Organizacional Desarrollo de un Plan Estratégico en TICs Establecer al Departamento de Informática como ente encargado de implementar el Plan Estratégico en TICs Financiero Gestionar efectivamente las inversiones en TICs Tecnológico Automatizar y descentralizar procesos mediante sistemas de información en red Desarrollo de capacidad de mantenimiento necesario de los equipos y redes Capacidad Humana Formación de un centro de capacitación Formación de una unidad de administración de proyectos DEBILIDADES Organizacional Falta de un Plan Estratégico en TICs Falta de una Dirección de Sistemas de Información Falta de roles y funciones propias de su área en el Departamento de Informática Financiero Ejecución presupuestaria desorganizada en TICs Departamento de Informática es excluido del proceso de aprobación de compras de TICs Tecnológico Escasez de equipamiento en oficinas regionales Redes inseguras Prevalecen los procesos manuales y la carencia de sistemas de información escalables Capacidad Humana Baja capacidad de los usuarios finales en TICs para realizar tareas básicas AMENAZAS Organizacional Utilización excesiva de recursos para apagar incendios Financiero Insuficiencia de recursos para sostener necesidades en TICs a largo plazo Inversiones no-prioritarias Tecnológico Deficiencia de los servicios en las oficinas regionales Pérdida de la confiabilidad de los servicios de la STSS por la falta de eficiencia y eficacia y la tardanza en los procesos. Inseguridad de la información e infraestructura de TICs Decadencia de la flota de equipo computacional Capacidad Humana Subdesarrollo de las habilidades en TICs de todo el personal Tabla 9: Análisis FODA 6-4 October 20, 2007

23 7.0 FUNCIONES Y PROCESOS CRÍTICOS DE LA SECRETARÍA La Secretaría de Trabajo y Trabajo Social (STSS) de Honduras hace realidad su visión y su misión a través de una serie de procesos ejecutadas por sus unidades organizacionales. Se pueden dividir las funciones en dos grandes categorías, las Funciones Sustantivas, procesos que brindan los servicios al público que constituyen la misión sustantiva de la STSS, y las Funciones Transversales, procesos internos que sirven de infraestructura para que se puedan ejecutar las funciones sustantivas. Los procesos sustantivos normalmente son ejecutados por una unidad específica dirigida al público, mientras que los procesos transversales normalmente involucran a la mayoría de unidades organizacionales de alguna forma. 7.1 Funciones y Procesos Sustantivos La STSS cuenta con seis Direcciones de funciones sustantivas: Inspección General de Trabajo Dirección General de Empleo Dirección General de Salarios Dirección General de Previsión Social Procuraduría General de Trabajo Dirección General de Trabajo Inspección de Trabajo La oficina de Inspección General de Trabajo tiene la función de asegurar que se están cumpliendo las leyes laborales en las empresas hondureñas. Los procesos más críticos que maneja son el control de Casos de Inspección y el Cálculo de Prestaciones Laborales Empleo La Dirección General de Empleo tiene la función de facilitar información sobre oportunidades de empleo para trabajadores y sobre candidatos para las empresas. Entre los procesos que manejan se encuentran la Intermediación Laboral entre buscadores y proveedores de trabajo, la publicación de Información del Observatorio del Mercado Laboral, otorgar Permisos de Trabajo a Extranjeros y la provisión de Créditos a Discapacitados Salarios La Dirección General de Salarios tiene la función de definir y velar por el cumplimiento del salario mínimo. Entre los procesos que maneja están el manejo de Casos de Salario Mínimo y la elaboración anual de una Encuesta de Establecimientos Previsión Social La Dirección General de Previsión Social tiene la función de apoyar al desarrollo social del sector laboral. Entre sus procesos se encuentran el manejo de Casos de Higiene y Seguridad, el manejo de Medicina y Riesgos Ocupacionales, el manejo de Casos de Trabajo Infantil, el manejo de Casos de Explotación de la Mujer, y la diseminación de Información sobre Higiene y Seguridad. 7-1 October 20, 2007

24 7.1.5 Procuraduría La Procuraduría General de Trabajo tiene la función de apoyar la justicia laboral dentro del sistema legal hondureño, y el proceso que lleva es el de darle seguimiento a los Casos Legales en la Corte Suprema Trabajo La Dirección General de Trabajo tiene la función de fomentar relaciones saludables entre empleados y patrones. Entre los procesos que manejan se encuentran la resolución alterna de Conflictos Individuales, resolución alterna de Conflictos Sindicales, la validación de los Reglamentos Internos de Trabajo, la validación de Organizaciones Sociales, y la validación de Contratos Colectivos. El siguiente cuadro resume los procesos sustantivos de la STSS por unidad organizacional. # Proceso Unidad Organizacional 1 Casos de Inspección Inspección General de Trabajo 2 Cálculo de Prestaciones 3 Intermediación Laboral Dirección General de Empleo 4 Provisión de Créditos a Discapacitados 5 Permisos de Trabajo a Extranjeros 6 Publicación de Información del Observatorio del Mercado Laboral 7 Casos de Salario Mínimo Dirección General de Salarios 8 Encuestas de Establecimientos 9 Casos de Higiene y Seguridad Dirección General de Previsión Social 10 Casos de Medicina y Riesgos Ocupacionales 11 Casos de Trabajo Infantil 12 Casos de Explotación de la Mujer 13 Diseminación de Información sobre Higiene y Seguridad 14 Casos Legales en la Corte Suprema Procuraduría General de Trabajo 15 Resolución Alterna de Conflictos Individuales Dirección General de Trabajo 16 Resolución Alterna de Conflictos Sindicales 17 Validación de Reglamento Interno de Trabajo 18 Validación de Organizaciones Sociales 19 Validación de Contratos Colectivos Tabla 10: Procesos Sustantivos de la STSS 7.2 Funciones y Procesos Transversales Dentro de la STSS existen varios procesos que involucran a múltiples e inclusive todas oficinas de la Secretaría. Estas funciones transversales se categorizar en las siguientes áreas: administración y finanzas, capacitación, generación de estadísticas y comunicación institucional Estadísticas La generación de información cuantitativa es de suma importancia para el desarrollo de una institución pública. La disponibilidad de datos no sólo permite que la institución mida su eficiencia y eficacia, sino que en el caso de una Secretaría de Trabajo, esta información también 7-2 October 20, 2007

25 alimenta las estadísticas nacionales de desarrollo. recolectadas y procesadas manualmente. Las estadísticas de la Secretaría son Capacitación Los empleados de una institución pública tienen una responsabilidad grande ante la población. Es de suma importancia que el personal reciba capacitaciones relacionadas a su trabajo y que se gestione bien el proceso de capacitación. Los procesos de capacitación velan por el mejoramiento continuo del personal, manteniendo el nivel de los servicios brindados y mejorando progresivamente la capacidad de los usuarios Administrativo y Financiero Los procesos más visibles a diario dentro de la institución son las de finanzas y administración. Estos procesos definen prioridades, metas y plazos, aprueban compras, administran recursos y coordinan las agendas de cada oficina. Los procesos administrativos incluyen la Planificación y Monitoreo de Proyectos, la gestión de Logística y Calendarización, el manejo de Soporte Técnico, la gestión de Decisiones de la Secretaría General, la gestión de Demandas Institucionales, y la gestión de Recursos Humanos. Bajo finanzas se incluyen la gestión de Investigaciones por Auditoría Interna, la Aprobación Interna de Compras, la gestión de la Relación con Proveedores, la gestión de Donaciones y Proyectos Externos, y la gestión de Recursos Materiales Comunicación La comunicación institucional interna y externa es de suma importancia para la eficiencia, eficacia y transparencia de la STSS. Los procesos de comunicación incluyen los medios de comunicación y coordinación internos del personal y los recursos, los medios de comunicación externos, los medios de interconexión de los usuarios y sistemas y la gestión y seguridad de información, servicios y sistemas. Entre los procesos claves de comunicación se encuentran la Administración de Redes y la Seguridad de TICs, la Administración de Contenido del Portal Web, la Administración de Publicidad Interna y Externa, el Almacenaje y Acceso de Información y la Gestión Comunicación. El siguiente cuadro resume las funciones y procesos transversales del STSS. # Proceso Función 1 Generación de Reportes y Estadísticas de Actividades Institucionales Estadísticas 2 Capacitaciones Ocupacionales de Empleados Capacitación 3 Planificación y Monitoreo de Proyectos Administración 4 Gestión de Logística y Calendarización 5 Manejo de Soporte Técnico 6 Gestión de Decisiones de la Secretaría General 7 Gestión de Demandas Institucionales 8 Gestión de Recursos Humanos 9 Gestión de Investigaciones por Auditoría Interna Financiero 10 Aprobación Interna de Compras 11 Contabilidad de Gastos 12 Relación con Proveedores 13 Gestión de Donaciones y Proyectos Externos 7-3 October 20, 2007

26 # Proceso Función 14 Gestión de Recursos Materiales 15 Administración de Redes y la Seguridad de TICs Comunicación 16 Administración de Contenido en el Portal Web 17 Administración de Publicidad Interna y Externa 18 Almacenaje y acceso de Información 19 Gestión de Comunicación Tabla 11: Procesos Transversales de la STSS 7-4 October 20, 2007

27 8.0 MEJORAS A PROCESOS PRIORITARIOS De todos los procesos que una institución maneja, hay unos que afectan a más unidades organizacionales que otros. Antes de determinar las mejoras en procesos, es de suma importancia priorizar los procesos según su nivel de impacto a nivel institucional. 8.1 Análisis de PPSI El análisis de Priorización Procesos y Sistemas de Información (PPSI) es una metodología mediante la cual se priorizan de forma objetiva todos los procesos en una institución y luego determinar cuales de ellos tienen mayor prioridad de fortalecimiento y modernización, reflejándose finalmente en la implementación de algún sistema de información Priorización de Procesos La primera fase del análisis PPSI es la priorización de procesos. Esta fase consiste en comparar la importancia de cada proceso en relación a todos los demás procesos. Por cada proceso que es menos importante que el proceso siendo analizado, se le otorga un punto adicional a dicho proceso. La proporción de los puntos acumulados de cada proceso a la totalidad de puntos asignados equivale a la prioridad del proceso, de tal forma que la suma de la prioridad de todos los procesos es de cien puntos. Según los resultados obtenidos en esta fase, se observa que muchos de los procesos con mayor prioridad son transversales. Esto muestra lo crítico que son los procesos que forman la base estructural de apoyo a las actividades sustantivas de la STSS. Los resultados obtenidos se resumen en la siguiente tabla: Proceso Prioridad Proceso 1 Contabilidad de Gastos Manejo de Soporte Técnico Almacenaje y Acceso de Información Administración de Redes y la Seguridad de TICs Administración de Contenido en el Portal Web Gestión de Comunicación Gestión de Recursos Humanos Generación de Reportes y Estadísticas de Actividades Institucionales Gestión de Decisiones de la Secretaría General Cálculo de Prestaciones Planificación y Monitoreo de Proyectos Intermediación Laboral Gestión de Logística y Calendarización Administración de Publicidad Interna y Externa Aprobación Interna de Compras Capacitaciones Ocupacionales de Empleados Casos de Inspección Casos de Trabajo Infantil Casos de Explotación de la Mujer October 20, 2007

28 Proceso Prioridad Proceso 20 Resolución Alterna de Conflictos Individuales Resolución Alterna de Conflictos Sindicales Publicación de Información del Observatorio del Mercado Laboral Casos de Salario Mínimo Gestión de Recursos Materiales Gestión de Donaciones y Proyectos Externos Gestión de Investigaciones por Auditoría Interna Gestión de Demandas Institucionales Casos de Medicina y Riesgos Ocupacionales Relación con Proveedores Encuestas de Establecimientos Casos Legales en la Corte Suprema Casos de Higiene y Seguridad Validación de Reglamento Interno de Trabajo Validación de Organizaciones Sociales Validación de Contratos Colectivos Diseminación de Información sobre Higiene y Seguridad Permisos de Trabajo a Extranjeros Provisión de Créditos a Discapacitados 0.13 Tabla 12: Procesos ordenados por prioridad Priorización de Sistemas de Información Ya evaluados los procesos, es importante decidir en donde se desea invertir en sistemas de información. El PPSI, en su segunda fase, integra un factor de ajuste adicional a la prioridad determinada en la primera fase. Esto nos permite obtener una nueva lista de prioridades de procesos tomando en cuenta los sistemas de información existentes. El proceso que se sigue es el siguiente, para cada proceso: a. De tener un sistema de información, colocamos su nombre. b. Indicamos el tipo de plataforma del sistema. c. Niveles de Madurez estos criterios se califican de 0 a 3, dependiendo del nivel de madurez: Base de Datos Si es uni o multiusuario. Si está normalizada o no. Acceso Remoto Número de usuarios. Nivel de Seguridad Escalabilidad Si lo es y a qué nivel. Sostenibilidad Si los costos son manejables o prohibitivos. Tipo de soporte técnico Si es local o no. Flexibilidad que tan fácil es modificar el sistema. Efectividad que tan usado es. Nivel de descentralización. d. Tipo de implementación Nivel de complejidad del sistema a implementar, evaluado de 1 a 4 de acuerdo al siguiente criterio: Valor de 1: sistema consiste en una aplicación compleja 8-2 October 20, 2007

29 Valor de 2: sistema consiste en una aplicación workflow (flujo de trabajo) Valor de 3: sistema consiste en una aplicación simple Valor de 4: sistema consiste en una aplicación ya existe requiriendo poco esfuerzo en configurar e instalar. La suma de los puntos obtenidos en el nivel de implementación se resta y luego divide por el número de puntos obtenibles, 27. Esto refleja un factor de mejoramiento posible del sistema de información. Luego tomamos el valor obtenido para tipo de implementación y lo dividimos entre 4, obteniendo un valor entre 0.25 y 1. Mientras mayor sea el resultado, menor es la complejidad de la aplicación requiriendo actualizar la misma por una solución completa. La prioridad de sistema se obtiene multiplicando estos 2 valores calculados. Como último paso de la segunda fase del PPSI 1, tomamos la prioridad de proceso obtenida en el primera fase y lo multiplicamos por su valor correspondiente de prioridad de sistema. Esto nos da una prioridad de fortalecimiento. La siguiente tabla resume los resultados obtenidos en la segunda fase del PPSI. Proceso Sist. Prioridad Proceso Prioridad Sistema Prioridad Fortalecimiento 1 Manejo de Soporte Técnico Almacenaje y Acceso de Información Administración de Redes y la Seguridad de TICs Gestión de Logística y Calendarización Administración de Publicidad Interna y Externa Administración de Contenido en el Portal Web si Gestión de Recursos Humanos Gestión de Comunicación si Gestión de Decisiones de la Secretaría General Cálculo de Prestaciones si Aprobación Interna de Compras Capacitaciones Ocupacionales de Empleados Publicación de Información del Observatorio del 13 Mercado Laboral si Casos de Trabajo Infantil Casos de Explotación de la Mujer Resolución Alterna de Conflictos Individuales Resolución Alterna de Conflictos Sindicales Casos de Salario Mínimo Gestión de Recursos Materiales Generación de Reportes y Estadísticas de Actividades 20 Institucionales Gestión de Donaciones y Proyectos Externos Planificación y Monitoreo de Proyectos Gestión de Investigaciones por Auditoría Interna Gestión de Demandas Institucionales Casos de Medicina y Riesgos Ocupacionales Ver Anexo 2 para el desarrollo del Análisis de Prioridad de Sistema 8-3 October 20, 2007

30 Prioridad Proceso Prioridad Sistema Prioridad Fortalecimiento Proceso Sist. 26 Relación con Proveedores Casos de Inspección si Encuestas de Establecimientos si Intermediación Laboral si Validación de Reglamento Interno de Trabajo Validación de Organizaciones Sociales Diseminación de Información sobre Higiene y Seguridad Casos Legales en la Corte Suprema Validación de Contratos Colectivos Contabilidad de Gastos si Casos de Higiene y Seguridad si Permisos de Trabajo a Extranjeros Provisión de Créditos a Discapacitados Tabla 13: Procesos ordenados por prioridad de sistema Como se puede observar en los resultados obtenidos, muchos de los procesos que en el momento presente requieren de fortalecimiento son transversales. Esto nos indica que las bases transversales de la institución están débiles y es crítico fortalecerlas previo a fortalecer cualquier otro proceso para asegurar la sostenibilidad de estos esfuerzos. En síntesis, el PPSI nos ayuda a definir proyectos que tendrán mayor impacto externo. En la siguiente sección procedemos a identificar las mejoras a realizar para fortalecer los procesos más críticos. 8.2 Descripción de Mejoras Basado en el análisis FODA institucional, se identifican las mejoras sostenibles y de gran impacto que se pueden realizar en los procesos prioritarios. A continuación se describen las mejoras posibles a los procesos prioritarios. Manejo de Soporte Técnico Documentación e implementación de políticas, procedimientos y estándares de servicios Estrategias de mantenimiento preventivo y proactivo y de eliminación de equipo obsoleto Capacitación de los usuarios en el uso y manejo básico de equipo y herramientas, cambiando los requerimientos de soporte técnico a necesidades de mayor análisis y valor agregado Incrementar la capacidad de soporte del Departamento de Informática Implementar un sistema de HelpDesk que pueda brindar apoyo automatizado a los usuarios Asignación presupuestaria para cubrir costos recurrentes y fijos relacionados al soporte y manteniendo de las TICs Almacenamiento y Acceso de Información Políticas y procedimientos para el almacenamiento de información Actualización del equipo de la Infraestructura de Back Office, la plataforma y las herramientas Capacitación y contratación de personal para asegurar 8-4 October 20, 2007

31 Integración de la información institucional, eliminando redundancia e incrementando la confiabilidad de la información Seguridad y control de acceso a la información Capacitación y contratación de personal Asignación presupuestaria para cubrir los costos de mantenimiento y actualización Administración de Redes y la Seguridad de TICs Establecimiento, documentación e implementación de políticas y procedimientos de administración de la red y la seguridad de la infraestructura de TICs Ampliar la cobertura de la red de datos existente en el edificio principal Interconectar las oficinas regionales con la sede central Capacitación de personal para administrar la red Asignación presupuestaria necesaria para cubrir los costos de mantenimiento de la red y los servicios de telecomunicaciones. Administración de Contenido en el Portal Web Rediseño del Portal según mejores prácticas de estructura, diseño y funcionalidad Documentación e implementación de políticas y procedimientos para la descentralización de la generación y publicación de contenido en el portal Extranet Adquisición de equipo para hospedar el portal Capacitación del personal para desarrollar y publicar contenido Aumentar la cobertura de la red de datos Aumento del ancho de banda de conectividad para poder soportar la carga de visitas del portal Asignación presupuestaria para cubrir los costos de mantenimiento de equipo y telecomunicaciones. Gestión de Logística y Calendarización Políticas y procedimientos de solicitud, uso, manejo y cuidado de equipo (cañoneras, laptops, etc.) y otros recursos (salas de reuniones, vehículos, etc.) Un sistema automatizado para la solicitud, reservación y calendarización de recursos Accesibilidad al sistema (equipos, redes, y telecomunicaciones) Sensibilización y capacitación de los usuarios en el uso de este sistema Asignación presupuestaria para el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos Administración de Publicidad Interna y Externa Políticas y procedimientos para la divulgación de información interna y externa Equipamiento para desarrollar un centro de producción de multimedia Capacitación en el manejo de equipo de fotografía y grabación digital Capacitación en la edición y producción de materiales digitales Asignación presupuestaria para cubrir los costos recurrentes del centro Gestión de comunicación Desarrollo, documentación e implementación de políticas y procedimientos Ampliación de la cobertura de acceso a los servicios 8-5 October 20, 2007

32 Actualización del BackOffice Servicios de VoIP y Call Center Adquisición de equipo para usuarios Capacitación de usuarios Asignación presupuestaria para cubrir costos de mantenimiento y recurrentes de servicios de telecomunicaciones. Gestión de Recursos Humanos Políticas y procedimientos de reclutamiento, capacitación y evaluación de personal en materia de conocimientos informáticos Mecanismo para el control, monitoreo y seguimiento de los expedientes del personal Acceso a la red de datos de la Secretaría Adquisición de equipo de cómputo Un sistema de administración de recursos humanos Plan de inducción y capacitación del personal en áreas específicas según sus funciones y responsabilidades 8-6 October 20, 2007

33 9.0 NECESIDADES DE TICs PARA MEJORAR PROCESOS PRIORITARIOS En base a las anteriores mejoras, ya podemos de una forma más clara ver las necesidades de sistemas para el apoyo de las mismas. La infraestructura incluye políticas organizacionales que prioricen las TICs en los procesos, políticas financieras que beneficien el desarrollo de TICs según la priorización de procesos, infraestructura tecnológica de hardware, software, redes y sistemas de información que permitan a los involucrados en los procesos a acceder las herramientas necesarias para cumplir sus funciones, y capacidad humana en TICs para aprovechar la infraestructura tecnológica. En la siguiente tabla se establecen las necesidades de TICs de acuerdo a las cuatro áreas definidas en la Línea Base para cada una de las mejoras identificadas en el punto anterior: Proceso Organización Finanzas Tecnología 1 Manejo de Soporte Técnico 2 Almacenaje y Acceso de Información 3 Administración de Redes y la Seguridad de TICs 4 Administración de Contenido en el Portal Web Políticas, procedimientos y estándares de soporte técnico Proceso de Soporte Técnico para oficinas Regionales Estrategia de mantenimiento preventivo Políticas de almacenamiento y acceso de datos y archivos Políticas de Red Plan de Conexión de Internet en oficinas Regionales Políticas de administración, acceso y seguridad de la red Plan de Conexión de Internet en oficinas Regionales Políticas y procedimientos para la descentralización de publicación de contenido Políticas de Compra de Equipos y Servicios Tecnológicos Asignación presupuestaria para costos de soporte y mantenimiento Presupuesto para crear y mantener Sistemas de Información Presupuesto para Internet Regional Compromiso institucional para cubrir costos operacionales Presupuesto para crear y mantener Sistemas de Información Presupuesto para mantener los enlaces de conectividad Sistema Help Desk con servicios de auto ayuda y control de solicitudes Desarrollo de material digital autodidáctico Software Legal en todas los equipos Equipamiento adecuado para todas las oficinas Sistema de Almacenaje de Información Servidor para Almacenaje de Información Conectividad dedicada Instalación de puntos de red Equipo de telecomunicaciones Sistema de administración y monitoreo de red Sistema de Administración de Contenido Servidor para Portal Enlaces dedicado de Internet con suficiente capacidad Red de datos con cobertura total Capacidad Humana Capacitación y concienciación de usuarios en el uso del Help Desk y servicios autodidácticos Windows y Office Gestión de Soporte Técnico Uso de Sistema de Almacenaje Gestión de Almacenaje y acceso Capacitación en Administración, configuración y seguridad de redes Uso de Internet Gestión de seguridad de las TICs Uso de Sistema de Administración de Contenido Diseño Web de Octubre del 2007

34 Proceso Organización Finanzas Tecnología 5 Gestión de Logística y Calendarización 6 Administración de Publicidad Interna y Externa 7 Gestión de Comunicación 8 Gestión de Recursos Humanos Políticas de Gestión de Logística y calendarización de recursos Políticas de Comunicación institucional Políticas y procesos de Comunicación Electrónica Política y procedimientos de uso de Sistema de Información para Gestión de Recursos Humanos Presupuesto para crear y mantener Sistemas de Información Presupuesto para crear y mantener Sistemas de Información Presupuesto para crear y mantener Sistemas de Información Presupuesto para cubrir servicios de telecomunicaciones Presupuesto para crear y mantener Sistemas de Información Portal Intranet Servicios Groupware Sistema de Administración de Publicidad Interna y Externa Equipos y Software para Multimedia Sistema de Gestión de Comunicación Equipo para administrar estos servicios Sistema de Gestión de Recursos Humanos Red de datos con cobertura amplia para acceso al sistema Equipamiento adecuado para permitir acceso al sistema Capacidad Humana Uso de herramientas, equipos y servicios Uso de Sistema Producción de Multimedia (Personal Informática y de Comunicación) Capacitación en el uso de servicios Gestión y administración de sistemas y servicios Uso de Sistema Mantenimiento del Sistema (Personal Informática) Tabla 14: Necesidades en TICs para procesos prioritarios de Octubre del 2007

35 10.0 METAS PARA INFRAESTRUCTURA Y CAPACIDAD DE TICS En base a las necesidades establecidas en la sección anterior, se estipulan las siguientes metas de infraestructura y capacidad en TICs: 10.1 Organizacionales Reestructuración del Departamento de Informática El Departamento de Informática requiere de una reestructuración organizacional para poder atender de la manera debida las necesidades institucionales. El Departamento de Informática debe transformarse en un organismo asesor del Despacho en materia de TICs y por ende debe depender directamente de él. Aprovechando esta coyuntura, también se propone el renombramiento de esta unidad organizacional a Departamento de Sistemas de Información. Internamente, esta unidad debe conformarse por una unidad de seguridad y tres unidades funcionales: Operaciones, Desarrollo de Proyectos y Capacitación. La siguiente gráfica ilustra las áreas funcionales que esta unidad debe tener. Figura 3: Estructura Funcional del Departamento de Sistemas de Información Dirección: tiene la función de coordinar el departamento, impulsando la Estrategia en TICs. Seguridad: tiene la función de velar por la seguridad en integridad de la infraestructura de TICs de Octubre del 2007

36 Desarrollo de Proyectos: tiene la función de llevar a cabo todo el ciclo de vida de desarrollo de proyectos. Esto incluye actividades de investigación, análisis, diseño, desarrollo, implementación e integración. Capacitación: tiene la función de realizar actividades de capacitación en TICs para el personal de la Secretaría. Colabora con la unidad de Desarrollo de Proyectos, apoyando en actividades de implementación e integración. Operaciones: tiene la función de asegurar el funcionamiento adecuado de la infraestructura en TICs, realizando actividades de administración y soporte técnico. Las tareas administrativas incluyen la administración de sistemas, redes, bases de datos, respaldo, telecomunicaciones y control de calidad de la información. Las tareas de soporte técnico consisten en apoyar a los usuarios en resolver problemas técnicos que surgir y dar mantenimiento preventivo y correctivo a la infraestructura de TICs. Esta última complementa a la unidad de Capacitación, identificando áreas de alta recurrencia de incidentes que puede ser solventada mediante la capacitación. También debe incluir estrategias de soporte para las oficinas regionales, tanto remotas como presenciales identificando usuarios que puedan proveer una primera línea de soporte Desarrollo de un Plan Estratégico Global en Sistemas de Información El desarrollo y actualización continua de un Plan Estratégico en TICs que sea conocido y apoyado por toda la institución establece las directrices para realizar inversiones sostenibles y prioritarias en la infraestructura de TICs, asegurando su impacto y sostenibilidad Manual de Gestión de Información y Comunicación Este manual incluye las políticas y procedimientos para el Departamento de Sistemas de Información, al igual que políticas de uso y procedimientos para el personal de la STSS en los procesos críticos transversales. Las políticas también deben incluir penalizaciones como resultado del no-cumplimiento de las mismas. Entre los manuales a desarrollar, se incluyen: Soporte Técnico En esta sección del manual establece los parámetros para que el soporte técnico de la institución sea confiable, puntual y consistente. Para esto, es importante desarrollar políticas y procedimientos y establecer estándares en los niveles de servicio, orientándose a la satisfacción del cliente. Seguridad y Redes Esta sección del manual establece las políticas y procedimientos de acceso de la red y seguridad de la infraestructura de TICs. Estas políticas incluyen: o Administración de usuarios de la red o Periodicidad de cambio de contraseña o Horarios de entrada y salida o Manejo y acceso de la información o Seguridad de la red o Manejo de respaldos (backups) o Proceso de contingencia y recuperación o Control de acceso a usuarios de Octubre del 2007

37 o Control de áreas de publicación Intranet y Extranet Administración del almacenamiento de información Este va ligado al Manual de Seguridad y Redes, estableciendo políticas sobre el manejo de los repositorios de información y los procesos involucrados en administrarlos. Esto incluye, la periodicidad, seguridad e integridad física de los respaldos, accesos a contenido en carpetas compartidas, penalidades por la violación de políticas y procesos de agregar y editar información. Desarrollo de Aplicaciones Esta sección del manual define los procesos y políticas para desarrollar aplicaciones e integrarlas a la plataforma existente. Esto incluye el ciclo de vida de desarrollo de aplicaciones, metodologías de análisis y diseño de sistemas, selección de plataformas y arquitecturas de desarrollo y herramientas de modelación de datos y procesos. Generación y Publicación de contenido para Intranet y Extranet Esta sección del manual define los procesos para el desarrollo y publicación de contenido para los portales Intranet y Extranet. También incluye la definición de políticas de acceso a información y la clasificación de la sensibilidad y privacidad de la misma. Comunicaciones Institucionales Esta sección del manual define los procesos y políticas concernientes a los medios de comunicación interna y externa de la institución, incluyendo el uso de medios electrónicos como correo electrónico, Chat y boletines electrónicos y la difusión de comunicados a clientes internos y externos. Capacitación Esta sección del manual debe estar ligado a las políticas definidas por Recursos Humanos y se orienta a la gestión del Centro de Capacitación impartiendo capacitaciones y realizando evaluaciones y llevando un control de los cursos y evaluaciones. Estadísticas Esta sección del manual incluye los procesos para recolección, análisis y manejo de datos y los mecanismos para obtener esta información ya sea vía formularios adicionales o integrándolos al proceso mismo. Gestión de Logística y Calendarización de Recursos Este incluye los procesos para coordinar actividades institucionales y calendarizar el uso de los recursos, como ser vehículos, salas de reuniones, proyectores y otro equipo. Administración de Publicidad Interna y Externa Esta sección del manual incluye los procesos y mecanismos mediante los cuales se desarrollan y divulgan materiales publicitarios interna y externamente. Sistemas de Información de Octubre del 2007

38 Esta sección del manual corresponde a los procesos y políticas de uso de los sistemas de información tanto existentes como futuros. Estos incluyen: o Publicación de Información del Observatorio del Mercado Laboral o Gestión de Recursos Humanos o Cálculo de Prestaciones o Encuestas de Establecimientos o Contabilidad de Gastos o Casos de Inspección o Casos de Higiene y Seguridad Estrategia de Desconcentración Esta estrategia determinará las políticas de desconcentración de TICs de la STSS y un plan para crear infraestructura en las oficinas regionales. Esta estrategia debe incluir: Proceso de Soporte Técnico para las oficinas regionales Plan de interconexión de las oficinas regionales con las oficinas centrales Almacenaje, acceso y respaldo de Información para oficinas regionales Sistemas de Información usados por Oficinas Regionales Plan de Mantenimiento de Equipo Este incluye no sólo la estrategia a seguir en el mantenimiento correctivo del equipo sino también el mantenimiento preventivo del mismo, lo cual trae mayor beneficio a la institución y aumenta la vida útil a la infraestructura den TICs Recursos Humanos Este consiste en definir los perfiles de los puestos en la institución y alimentarlos a un sistema para gestionar el recurso humano Financieros La STSS debe mejorar la manera en que gestiona y ejecuta su presupuesto para cada uno de los procesos. Para ello, debe establecer una estrategia financiera para invertir en TICs y desarrollar la infraestructura institucional. Las mejoras deben incluir: Políticas de Adquisición de TICs Estas deben incluir: Proceso para adquisición de TICs, el cual debe incluir el alineamiento de la compra con las prioridades establecidas en el Plan Estratégico en TICs y una aprobación de las autoridades informáticas respectivas en cuanto al producto y servicio que se obtiene. Alineamiento del presupuesto de TICs con la prioridades establecidas en la estrategia Capacitación La inversión actual del presupuesto institucional en capacitaciones del personal es mínima. Deben hacerse inversiones en la capacitación del personal para asegurar el crecimiento de la capacidad del recurso humano. Esto incluye el mantenimiento del centro de capacitación de Octubre del 2007

39 Recursos Humanos La institución debe planificar y presupuestar los recursos necesarios para asegurar y mantener el recursos humano técnico necesario para implementar, mantener y gestionar la infraestructura de TICs de la Secretaría Sistemas de Información La modernización de los procesos es apalancada mediante los sistemas de información. Para que los sistemas de información sean sostenibles, es necesario contar con la asignación presupuestaria para mantener los sistemas en funcionamiento Tecnología Stack de la Infraestructura de TICs La infraestructura de TICs apoya a la institución a desarrollar sus funciones sustantivas y transversales de manera eficiente, eficaz y transparente. A medida que las necesidades y demandas institucionales cambian, esta infraestructura debe evolucionar para poder satisfacer los nuevos requerimientos. La forma en como se arma la infraestructura de TICs se define en cinco niveles: redes y telecomunicaciones, sistemas operativos, base de datos, plataformas y aplicaciones y herramientas de escritorio. La siguiente figura ilustra la estructura de la plataformas de TICs y sus respectivas capas. Figura 4: Estructura de la infraestructura de TICs Redes y Telecomunicaciones Las redes y telecomunicaciones forman la base de la estructura de plataformas ya que establecen los medios mediante los cuales son accesibles los sistemas, servicios y datos de la institución. Sistemas Operativos Los sistemas operativos establecen los medios donde se instalan, administran y corren todos los servicios y aplicaciones de la institución. Base de Datos La bases de datos establecen los medios de almacenamiento, acceso y control de la información que gestiona la institución. Plataformas y Aplicaciones de Octubre del 2007

40 Las plataformas y aplicaciones son los sistemas de información y programas que apoyan a desarrollar las actividades de la institución alimentando y extrayendo información a la base datos. Desktop El desktop se refiere a las herramientas en cada computadora de escritorio que permiten utilizar las aplicaciones y sistemas de información de la institución. Éstas también incluyen herramientas de productividad como ser hojas electrónicas y procesadores de palabras Metas para la Infraestructura de TICs Las metas para cada nivel de la estructura de plataformas de la infraestructura de TICs se describe a continuación. Redes y Telecomunicaciones Red local (LAN) en sede central: establecimiento de una red de voz y datos certificada que integre a todas las dependencias de las oficinas principales. Red local (LAN) en sedes regionales: instalación de una red de datos certificada en las oficinas regionales. Esto debe tomar en cuenta si las instalaciones físicas son propiedad de la Secretaría y el tamaño de la oficina para considerar el uso de redes inalámbricas. Red regional (WAN): establecimiento de un red que comunique a las oficinas regionales con la sede principal. Conectividad: establecimiento de enlaces dedicados de Internet en las oficinas principales y enlaces de datos entre las oficinas regionales y la oficina central para eficientar la comunicación intra-institucional y optimizar la utilización de los recursos. Sistemas Operativos Adquisición de Equipo del Back Office (Sistemas de Apoyo): la Secretaría no cuenta con el equipo necesario para administrar y gestionar los servicios básicos en TICs. Este equipo debe estar mantenido y actualizado con frecuencia para asegurar la continuidad de los servicios y satisfacer las demandas crecientes sin reducir el nivel de calidad. Instalación de Servicios del Back Office (Sistemas de Apoyo): actualmente, son muy pocos los servicios que se ofrecen por medio del back Office. Estos servicios proporcionan una serie de recursos y herramientas que apoyan a la realización efectiva y eficiente de las actividades. Entre los servicios se incluyen correo electrónico, Chat, DNS, DHCP, servidor Web, Proxy y servidor de aplicaciones. Licenciamiento: es crítico contar con las licencias necesarias para los sistemas seleccionados de Octubre del 2007

41 Base de Datos Actualización del Back Office (Sistemas de Apoyo): tanto el equipo como las aplicaciones utilizadas para almacenar y administrar información y datos deben ser mantenidos y actualizados. Plataforma y Aplicaciones Desktop Desarrollo de Plataforma De Flujo de Trabajo: el desarrollo de una plataforma de flujo de trabajo permitirá su implementación en los diversos procesos donde existe una secuencia de actividades, puntos de validación y control y la rastreabilidad de cada solicitud en el proceso. Desarrollo e Implementación de Sistemas de Información: los sistemas de información facilitan la automatización de los procesos. Entre los sistemas de información requeridos están: Conciliaciones laborales Observatorio Laboral Bolsa Electrónica de Trabajo HelpDesk Intranet Extranet Groupware Administración de Recursos Humanos ERP Registro de Permisos a Extranjeros Registro de Sindicatos Administración, monitoreo y seguridad de redes Priorización del Desarrollo de Sistemas de Información: desarrollo y actualización de un mecanismo para definir la priorización del desarrollo de sistemas información y la evaluación de la madurez de los sistemas; como el PPSI. Estandarización de Sistemas y Herramientas de Escritorio: la estandarización de los sistemas y herramientas de escritorio permite reducir los costos de administrar y mantener la flota de equipo de los usuarios Capacidad Humana Es crítico que el personal de la STSS tenga la capacidad técnica para utilizar las herramientas disponibles en el desempeño de sus funciones y aprovechar la infraestructura de TICs. Entre las mejoras identificadas están: de Octubre del 2007

42 Fortalecimiento del Departamento de Informática Se requiere contratar y capacitar al personal técnico especializado para poder desarrollar e implementar el Plan Estratégico en TICs de la institución. Entre las capacidades que deben fortalecerse dentro del Departamento de Informática están: Administración y seguridad de redes y telecomunicaciones (IPTables (firewall), DNS, DHCP, HTTP(S), SMTP, POP3, IMAP4, SSH, LDAP, SMB, etc.) Administración de bases de datos (SQL Server, MySQL) Diseño Web Desarrollo de aplicaciones de flujo de trabajo (workflow) Plataformas y herramientas de desarrollo de aplicaciones (html, php,.net, XML, etc.) Soporte técnico (mantenimiento básico, administración de usuarios, paquetes básicos de productividad ) Desarrollo de un Centro de Capacitación Consiste en desarrollar un centro de capacitación para desarrollar una capacidad interna de preparar al personal en temas puntuales relevantes a sus funciones y tareas. Esto incluye herramientas informáticas como el manejo de computadoras, Windows, Office y los sistemas de información implementados en la Secretaría Centro de Producción de Multimedia Este consiste en desarrollar la capacidad institucional para desarrollar materiales atractivos que apoyen a proyectar interna y externamente los mensajes de la Secretaría. Este centro requiere de personal con la capacidad de: Manejo de equipo para capturar insumos digitales: cámaras digitales y video grabadoras Aplicaciones para edición de imágenes: Adobe Photoshop Aplicaciones para edición de video: imovie, Final Cut Express, idvd Aplicaciones para edición de audio: GarageBand de Octubre del 2007

43 11.0 INICIATIVAS Y PROYECTOS El desarrollo de proyectos permite realizar cambios significativos e impactantes en la institución orientándose a la modernización institucional. Esta sección describe la cartera de proyectos de la Secretaría de Trabajo y Seguridad Social, definiendo su objetivo, prioridad, requisitos y compromisos institucionales. A continuación de detalla la cartera de proyectos para impulsar a la Secretaría hacia sus metas establecidas. Proyecto 1 Prioridad Proceso(s) a mejorar Fortalecimiento del Departamento de Informática Este proyecto es de prioridad alta. Actualmente, el Departamento de Informática carece de la estructura organizacional y el recurso humano necesario para gestionar la Estrategia en TICs satisfacer la demanda institucional Manejo de soporte técnico Administración de Redes y la Seguridad de TICs Capacitación ocupacional de empleados Objetivos Establecer una organización de sistemas de información con el recurso especializado para liderar, implementar y operar eficazmente la infraestructura de TICs Estrategias Análisis de requerimientos Definir estructura organizacional Análisis de perfiles existentes y definición de perfiles de puestos Identificación de vacíos en la estructura organizacional Gestionar proceso de contratación Definición de capacitaciones requeridas Factores claves de éxito Voluntad política para realizar la reestructuración Capacidad de contratación de personal Recursos para capacitación del personal Institucionalización del cambio Capacitaciones técnicas puntuales al personal informático Requerimientos críticos implementados Asignación presupuestaria para cubrir las plazas necesarias del personal técnico Reestructuración organizacional y funcional del Departamento de Informática Aportaciones Institucionales Recursos El Programa de Modernización de USAID proveerá asistencia técnica en: o definición de perfiles de puestos requeridos o capacitación técnica La STSS proveerá el recurso humano para fortalecer el departamento La UCP proveerá 2 administradores de red, uno en Tegucigalpa y uno en San Pedro Sula, por el periodo de un año Estado No iniciado Tabla 15: Proyecto de Fortalecimiento del Departamento de Informática de Octubre del 2007

44 Proyecto 2 Prioridad Proceso(s) a mejorar Infraestructura Crítica Red de Área Local (LAN) para oficinas principales Este proyecto es de prioridad alta ya que la red de datos es la columna vertebral que integra la infraestructura de TICs Manejo de soporte técnico Almacenamiento de Información Administración de Redes y la Seguridad de TICs Administración de Contenido en el Portal Web Gestión de logística y calendarización Gestión de Comunicación ** cualquier proceso que requiera de un sistema de información propio o utilice alguno de los servicios informáticos en-línea requiere y se ve beneficiada de la red de datos Objetivos Establecer una infraestructura crítica sostenible como base para implementar otras iniciativas y fortalecer servicios existentes Estrategias Análisis de requerimientos Políticas y Procedimientos de administración, acceso y seguridad de la red Equipo de telecomunicaciones Instalación de cableado estructurado Capacitación para la administración de la red Factores claves de éxito Capacidad del personal técnico de administrar la red Seguimiento de normas estandarizados de cableado estructurado Administración y configuración adecuada de la red Requerimientos críticos implementados Apoyo y compromiso en el cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos Administración y mantenimiento de la red y su seguridad Aportaciones Institucionales Recursos Programa de Modernización de USAID proveerá o la instalación de la red o asistencia técnica en la capacitación del personal técnico STSS proveerá el recurso humano para administrar y mantener la red Estado No iniciado Tabla 16: Proyecto de Instalación de Infraestructura Crítica de Octubre del 2007

45 Proyecto 3 Prioridad Proceso(s) a mejorar Instalación de la Infraestructura del Back Office Este proyecto es de prioridad alta debido a que la Secretaría no cuenta con la infraestructura necesaria para administrar y gestionar los servicios básicos de TICs. Administración de Redes y la Seguridad de TICs Almacenamiento de Información Gestión de Comunicación Manejo de soporte técnico Gestión de logística y calendarización Administración de contenido en el portal web Objetivos Contar con servicios básicos de informática como el correo electrónico, servicios de Internet, portal extranet e intranet y servicios de groupware que faciliten la gestión de información Estrategias Análisis de requerimientos Personal técnico para administrar los servicios del back office Políticas y procedimientos del uso y acceso de servicios Políticas y procedimientos de administración de plataformas y servicios del back office Red de datos conectando a todos lo usuarios Espacio físico seguro y adecuado para utilizar como cuarto de servidores Capacitación del personal técnico en la administración de los servicios y plataformas del back office Enlace dedicado de Internet que cubra las necesidades estimadas de ancho de banda Factores claves de éxito Aportaciones Institucionales Aceptación e institucionalización de nuevas herramientas y servicios Capacitación del personal en el uso de estas herramientas Asignación presupuestaría para cubrir costos de mantenimiento y requerimientos de crecimiento Asignación y condicionamiento de espacio físico para servir como cuarto de servidores Requerimientos críticos implementados Apoyo y compromiso en el cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos Administración y mantenimiento del back office Asignación presupuestaria para cubrir costos de mantenimiento y necesidades de crecimiento, incluyendo el enlace de Internet y licenciamientos adicionales Recursos Programa de Modernización de USAID proveerá o equipo para el back office o asistencia técnica en la instalación y configuración del equipo o conectividad de Internet dedicado por un tiempo limitado STSS proveerá o recurso humano para administrar y mantener el back office La UCP proveerá dos administradores de redes por un periodo de un año Estado No iniciado Tabla 17: Proyecto de Instalación de Infraestructura del Back Office de Octubre del 2007

46 Proyecto 4 Prioridad Proceso(s) a mejorar Montaje del Centro de Producción de Multimedia Este proyecto es de prioridad alta. La institución carece de capacidad, medios y recursos para promover sus productos, servicios y logros ante la sociedad al igual que para desarrollo de medios audiovisuales para capacitación e inducción. Publicidad interna y externa Este proyecto viene a mejorar muchos sino todos los procesos institucionales ya que todos tienen necesidades de divulgación de información ya sea interna o externa Objetivos Desarrollar la capacidad institucional en desarrollar materiales multimedia para divulgación de información, promoción y apoyo de capacitación Estrategias Análisis de requerimientos Personal técnico con la capacidad y conocimiento para administrar el Centro de Producción de Media Políticas y procedimientos del Centro de Producción de Media y sus servicios Asignación de un espacio físico con seguridad para operar el Centro y mantener seguro el equipo. Asignación presupuestaria para cubrir costos de mantenimiento e insumos Factores claves de éxito Aportaciones Institucionales Contar con los recursos necesarios de persona, espacio y ambiente Compromiso institucional a desarrollar esta capacidad Integración e institucionalización del Centro de Producción de Multimedia dentro de la organización Requerimientos críticos implementados Apoyo y compromiso en el cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos Administración y mantenimiento del Centro de Producción de Multimedia Asignación presupuestaria para cubrir costos de mantenimiento e insumos Recursos Programa de Modernización de USAID proveerá: o Equipo para montaje del Centro de Producción de Multimedia o Asistencia técnica en capacitación para la operación y cuidado del equipo o Asistencia técnica en capacitación sobre el uso de las aplicaciones para edición y producción de material digital y multimedia Estado STSS proveerá: o El recurso humano para administrar, operar y mantener el Centro de Producción de Multimedia o El espacio físico adecuado para operar el centro No iniciado Tabla 18: Proyecto de Montaje de Centro de Producción de Multimedia de Octubre del 2007

47 Proyecto 5 Prioridad Proceso(s) a mejorar Implementación del Portal Extranet Este proyecto es de prioridad alta ya que el portal extranet es un punto de auto consulta masivo de la Secretaría, permitiendo llegar a audiencias más grandes. Administración de contenido en el portal web Publicidad Interna y Externa Este proyecto viene a mejorar todos aquellos procesos que tienen un sistema de información que necesite un medio para que sea accesible vía Internet Objetivos Mejorar la accesibilidad a la información y servicios de la Secretaría Estrategias Análisis de requerimientos Políticas y procedimientos para la descentralización e integración de la generación y publicación de contenido para el portal Red de datos con cobertura para todos los usuarios Enlace dedicado de Internet con la capacidad necesaria para suplir la demanda del portal Infraestructura back office para montar el portal extranet Factores claves de éxito Aportaciones Institucionales Adquisición, instalación y configuración de equipo necesario Voluntad institucional en descentralizar las actividades de generación y publicación de contenido Capacidad de redacción de contenido Capacitación del personal en el uso del portal Requerimientos críticos implementados Cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos Administración y mantenimiento del portal Asignación presupuestaria para cubrir costos de recurrentes de mantenimiento y enlace de Internet Recursos Programa de Modernización de USAID proveerá: o Asistencia técnica para el diseño y reestructuración del portal o Asistencia técnica para el desarrollo del portal o Estado Asistencia técnica para la capacitación en la administración y uso del portal y su plataforma de desarrollo STSS proveerá el recurso humano para administrar y mantener el portal No iniciado Tabla 19: Proyecto de Implementación del Portal Extranet de Octubre del 2007

48 Proyecto 6 Prioridad Proceso(s) a mejorar Montaje del Centro de Capacitación Este proyecto tiene una prioridad alta ya que el componente de capacitación debe ir de la mano con la implementación de la estrategia y el mejoramiento continuo de la capacidad del personal de la institución haciendo énfasis en temas puntuales de impacto inmediato en las funciones del personal. Capacitación ocupacional del personal Administración de contenido del portal Gestión de Comunicación Manejo de soporte técnico Administración de recursos humanos Gestión de logística y calendarización Objetivos Fomentar una cultura de capacitación continua dentro de la institución Incrementar el nivel general de los conocimientos informáticos del personal Estrategias Análisis de requerimientos Asignación de espacio físico adecuado Adquisición de equipo, plataforma y herramientas Políticas y procedimientos para el Centro de Capacitación Procesos de evaluación Control de registros de cursos impartidos, Desarrollo de pénsum de los cursos de capacitación Asignación de personal al centro de capacitación Factores claves de éxito Aportaciones Institucionales Asignación y condicionamiento de espacio físico para montar el centro de capacitación Personal permanente y capacitado para administrar el centro en impartir capacitaciones Establecer una cultura institucional de capacitación continua Requerimientos críticos implementados Asignación de espacio físico adecuado para instalar el centro de capacitación Asignación presupuestaría para cubrir costos de mantenimiento del centro de capacitación Asignación y contratación de capacitadores Compromiso para implementar políticas y procedimientos Recursos Programa de Modernización de USAID proveerá: o Equipo para el centro de capacitación o Asistencia técnica para la instalación y configuración del centro de capacitación La STSS proveerá: o El recurso humano para administrar el centro de capacitación e impartir los cursos y evaluaciones o Espacio físico para montar el centro de capacitación o Condicionamiento y mobiliario para el centro de capacitación Estado No iniciado Tabla 20: Proyecto de Montaje del Centro de Capacitación de Octubre del 2007

49 Proyecto 7 Prioridad Proceso(s) a mejorar Portal Intranet / Groupware Este proyecto es de prioridad alta debido a que no existe una centralización de información y servicios que facilite la comunicación interna y el acceso a información. El uso de aplicaciones Groupware permitirá automatizar actividades como reservación de vehículos, salones, cañoneras y equipo al igual que utilizar agendas compartidas entre otros servicios. Almacenamiento de información Gestión de soporte técnico Gestión de Comunicación Gestión de logística y calendarización de recursos Objetivos Fomentar y eficientar la comunicación intrainstitucional Optimizar la utilización de recursos institucionales limitados Estrategias Análisis de requerimientos Políticas y procedimientos de generación y publicación de contenido Políticas y procedimientos de acceso a información Políticas y procedimientos del uso de servicios Red de datos con cobertura total de la institución Infraestructura para gestionar y proveer los servicios Capacitación continua del personal Factores claves de éxito Aportaciones Institucionales Voluntad institucional de aceptar e implementar políticas y procedimientos de uso y acceso de los servicios Infraestructura base instalada que facilite el acceso a los servicios Establecimiento de políticas y procedimientos Adquisición, instalación y configuración de equipos, aplicaciones y servicios Capacitación y sensibilización del personal en el uso los servicios Requerimientos críticos implementados Apoyo con la implementación de políticas y procedimientos Asignación del recurso humano para mantener y administrar la intranet y servicios de groupware Recursos Programa de Modernización de USAID proveerá o Asistencia técnica para el diseño conceptual y técnico de la Intranet y servicios de groupware o Asistencia técnica para el desarrollo e implementación de la Intranet o Adquisición de equipo para ser administrados por medio de los servicios de groupware STSS proveerá el recurso humano para desarrollar y publicar contenido, administrar y Estado mantener la intranet No iniciado Tabla 21: Proyecto de Implementación de Portal Intranet/Groupware de Octubre del 2007

50 Proyecto 8 Prioridad Proceso(s) a mejorar Desconcentración de Servicios a Oficinas Regionales Este proyecto es de prioridad alta ya que en la actualidad, la comunicación entre las oficinas regionales y le sede central es ineficiente y costosa. Gestión de comunicación Gestión de logística y calendarización de recursos Manejo de Soporte Técnico Objetivos Mejorar la comunicación y coordinación intrainstitucional con las oficinas regionales mediante la desconcentración de servicios Mejorar la eficiencia y eficacia de las oficinas regionales mediante la desconcentración de servicios Estrategias Análisis de requerimientos Identificar de oficinas regionales a fortalecer Análisis de servicios a descentralizar Análisis de necesidades de infraestructura en TICs Desarrollar políticas de desconcentración de servicios Instalación de infraestructura necesaria Capacitación del personal Factores claves de éxito Implementación de infraestructura física necesaria Implementación de infraestructura en TICs necesaria Tener una presencia local en las oficinas regionales que brinde una primera línea de soporte sobre los servicios descentralizados. Requerimientos críticos implementados Apoyo con la implementación de políticas y procedimientos en las oficinas regionales Asignación del recurso humano para brindar soporte técnico a las oficinas regionales Aportaciones Institucionales Recursos Programa de Modernización de USAID proveerá o Adquisición de equipo y servicios o Asistencia técnica en la implementación de soluciones STSS proveerá el recurso humano para brindar soporte técnico a las oficinas regionales Estado No iniciado Tabla 22: Proyecto de Desconcentración de Servicios a Oficinas Regionales de Octubre del 2007

51 Proyecto 9 Prioridad Sistema Help Desk Este proyecto es de prioridad alta ya que el Departamento de Informática no cuenta con un esquema para brindar soporte técnico a los usuarios. Actualmente, se fundamenta más en solicitudes ad hoc. Manejo de Soporte Técnico Proceso(s) a mejorar Objetivos Controlar y eficientar el servicio de soporte técnico Establecer una cultura de auto consulta en los usuarios Estrategias Análisis de requerimientos Políticas, procedimientos y estándares para brindar soporte técnico Accesibilidad al sistema: equipo, redes y telecomunicaciones Capacitación en el uso del sistema Accesibilidad fácil mediante la integración con la Intranet Factores claves de éxito Aportaciones Institucionales Tener una base de información en línea para problema/solución Tener personal con orientación técnica y servicio al cliente Disponibilidad al usuario final en-línea y por teléfono Requerimientos críticos implementados Desarrollo e implementación de políticas y procedimientos Asignación de los recursos para desarrollar el sistema Asignación presupuestaria para el mantenimiento del sistema Recursos No hay recursos presupuestados Estado No iniciado Tabla 23: Proyecto de Sistema Help Desk Proyecto 10 Prioridad Sistema de Administración de Recursos Humanos Este proyecto es de prioridad alta ya que la institución no tiene mecanismos sostenibles para gestionar su recurso más valioso, el recurso humano. Gestión de Recursos humanos Proceso(s) a mejorar Objetivos Modernizar la gestión y control del recurso humano Estrategias Análisis de requerimientos Políticas y procedimientos en la gestión de RRHH Accesibilidad al sistema: equipo, redes y telecomunicaciones Identificación y carga de data al sistema Capacitación en el uso del sistema Factores claves de éxito Aportaciones Institucionales Requerimientos críticos implementados Director de Recursos Humanos que lidere la implementación Personal asignado para crear la base de información del sistema Desarrollo e implementación de políticas y procedimientos Asignación de recursos para desarrollar el sistema Asignación presupuestaria para el mantenimiento del sistema Recursos No hay recursos disponibles Estado No iniciado Tabla 24: Proyecto de Sistema de Administración de Recursos Humanos de Octubre del 2007

52 Proyecto 11 Prioridad Infraestructura de Telecomunicaciones Cableado telefónico oficinas principales Este proyecto es de prioridad alta ya que en el momento presente la organización y alcance del cableado telefónico en la Secretaría es ineficiente y mal distribuido. Administración de Redes y la Seguridad de TICs Proceso(s) a mejorar Objetivos Mejorar el acceso de comunicación telefónica interna y externa Eficientar la administración del servicio telefónico en la Secretaría Recursos Este proyecto está siendo apoyado por Cumple y Gana Estado Etapa de diagnóstico Tabla 25: Proyecto de Actualización de Cableado Telefónico Proyecto 12 Sistema de Resolución Alterna de Conflictos (RAC) Prioridad Este proyecto es de prioridad media ya que se carecen de cierta infraestructura básica para su implementación adecuada Proceso(s) a Resolución alterna de conflictos individuales mejorar Resolución alterna de conflictos sindicales Objetivos Modernizar el control de las actividades de resolución alterna de conflictos Recursos Cumple y Gana proveerá equipo y el sistema RAC Estado Etapa de Implementación Tabla 26: Proyecto de Sistema de Resolución Alterna de Conflictos (RAC) Proyecto 13 Prioridad Sistema de Procuraduría Este proyecto es de prioridad baja ya que se carecen de cierta infraestructura básica para su implementación adecuada y hay otros procesos que influyen en el proceso de inspección y conciliación que deben fortalecerse y son más críticos Seguimiento de casos legales en la Corte Suprema Proceso(s) a mejorar Objetivos Modernizar el seguimiento de casos legales en la Corte Suprema Recursos Utilización de recursos internos para implementación Estado Etapa de diseño Tabla 27: Proyecto de Sistema de Procuraduría Proyecto 14 Prioridad SIARH RRHH Este proyecto es de prioridad alta. Sin embargo, es gestionado externamente y no cubre todas las necesidades institucionales en gestión de recursos humanos Gestión de Recursos Humanos Contabilidad de gastos Proceso(s) a mejorar Objetivos Eficientar la gestión de planillas a nivel de todo el gobierno Recursos La Unidad de Informática de Servicio Civil está desarrollando en implementando este proyecto La Secretaría de Finanzas está financiando este proyecto Estado Etapa de codificación Tabla 28: Proyecto de Implementación de Sistema SIARH de Recursos Humanos de Octubre del 2007

53 Proyecto 15 Sistema de Monitoreo y Evaluación de Gestión Prioridad Proceso(s) a Generación de reportes y estadísticas de actividades institucionales mejorar Objetivos Responder a demandas gubernamentales de acuerdo a los indicadores establecidos en las metas institucionales Recursos Utilización de recursos internos para implementación Estado Etapa de desarrollo Tabla 29: Proyecto de Sistema de Monitoreo y Evaluación de Gestión Proyecto 16 Bolsa Electrónica de Trabajo Prioridad Proceso(s) a Intermediación laboral mejorar Objetivos Modernizar la intermediación laboral Recursos El programa PROEMPLEO del BID y Banco Mundial está financiando el sistema Estado Términos de referencia desarrollados y lanzados para licitación Tabla 30: Proyecto de la Bolsa Electrónica de Trabajo Proyecto 17 Sistema de Cálculo de Prestaciones Prioridad Este proyecto es de prioridad alta ya que este es uno de los servicios más solicitados de la Secretaría y genera una gran parte del tráfico que recibe. Proceso(s) a Cálculo de prestaciones mejorar Objetivos Estrategias Análisis de requerimientos Recursos Utilización de recursos internos para implementación Estado Etapa de análisis Tabla 31: Proyecto de Sistema de Cálculo de Prestaciones Proyecto 18 Prioridad Sistema de Organizaciones Sociales Este proyecto es de prioridad baja ya que se carecen de cierta infraestructura básica para su implementación adecuada y hay otros procesos más críticos que requieren fortalecerse. Validación de organizaciones sociales Proceso(s) a mejorar Objetivos Estrategias Análisis de requerimientos Políticas y procedimientos en la gestión de RRHH Accesibilidad al sistema: equipo, redes y telecomunicaciones Capacitación en el uso del sistema Recursos Utilización de recursos internos para implementación Estado Etapa de Pre-implementación Tabla 32: Proyecto de Sistema de Organizaciones Sociales de Octubre del 2007

54 Proyecto 19 Prioridad Desarrollo de Plataforma Workflow (flujo de trabajo) Este proyecto es de prioridad alta ya que no existe una capacidad institucional para le desarrollo de aplicaciones Este proyecto viene a facilitar el mejoramiento de todos los procesos que requieran de un sistema de información Proceso(s) a mejorar Objetivos Desarrollar la capacidad institucional de desarrollar e implementar aplicaciones workflow Estrategias Análisis de requerimientos Políticas y procedimientos para el desarrollo de aplicaciones Capacitación en el uso de la herramienta Factores claves de éxito Requerimientos críticos implementados Personal asignado para la Unidad de Desarrollo del Departamento de Sistemas de Información Aportaciones Institucionales Recursos No hay recursos disponibles Estado No iniciado Desarrollo e implementación de políticas y procedimientos Asignación de recursos para capacitarse y utilizar la plataforma Tabla 33: Proyecto de Desarrollo de Plataforma Workflow de Octubre del 2007

55 12.0 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Dentro de lo que se desea implementar del plan estratégico en el marco del programa de modernización laboral, se identifica que la prioridad en estos momentos se encuentra en los siguientes proyectos: Infraestructura Tecnológica: Fortalecimiento de Back Office (Sistemas de Apoyo) Infraestructura Crítica de Comunicaciones Comunicaciones internas y externas: Extranet (Portal Web) Intranet / Groupware Centro de Producción de Multimedia Desconcentración de servicios en oficinas regionales (prueba de concepto) Capacitación: Montaje del Centro de Capacitación Cada uno de estos proyectos serán resumidos a continuación, pero se verá rápidamente la metodología y herramientas a utilizar en la gestión del proyecto Metodología y Herramientas Dentro de la metodología de gestión de proyectos, utilizaremos una herramienta que nos permite visualizar de forma muy rápida y concisa la situación del proyecto en determinada fecha. Esta herramienta es conocida como el One Page Project Management OPPM y nos servirá para darle un mejor seguimiento a las iniciativas generales del macro proyecto. A continuación explicamos brevemente el OPPM OPPM El OPPM nos sirve para comunicar y administrar cualquier proyecto en una sola hoja de papel, lo cual lo hace una herramienta muy atractiva para reportar el estado de un proyecto. Básicamente, la idea del OPPM es mostrar las relaciones que tienen las tareas con diferentes elementos dentro de un proyecto. Esto lo podemos visualizar en la siguiente figura: Figura 5: Componentes del OPPM de Octubre del 2007

56 Con estas relaciones en cuenta, el OPPM entonces se divide en diferentes secciones para mostrar un proyectos, las cuales son: Líder de Proyecto: persona responsable por la implementación del proyecto Proyecto: título del proyecto Objetivo (campo superior): objetivo principal del proyecto Fecha: Fecha esperada para terminar la implementación del proyecto Fecha Actual: fecha hasta la cual se ha actualizado el OPPM Tareas Principales: esto es lo que debemos realizar para completar el proyecto. La combinación de todas estas es el proyecto completo. Fechas Meta: podemos ver el tiempo que tomara una tarea y su fecha de finalización. Costos: el control del presupuesto planificado y el ejecutado. Objetivos (campo inferior): son los sub-objetivos del proyecto general. Resumen y Proyección: breve explicación del status del proyecto a cierta fecha, si existen atrasos aquí se explica brevemente por qué. Dueño/Prioridad: establece el apropiamiento y la responsabilidad primaria y secundaria de cada tarea. Se denomina responsabilidad primaria con la letra A y secundaria con la letra B. A continuación podemos ver en el formato del OPPM la cartera de proyectos de la Estrategia en TICs de la Secretaría. En este caso se han reemplazado las tareas por proyectos y definido al Grupo Técnico Consultor como el líder de la implementación de la Estrategia en TICs. Figura 6: OPPM de la Cartera de Proyectos de la Estrategia en TICs de la Secretaría Los proyectos a ser implementados bajo el Programa Regional de Modernización de USAID están resaltados en verde; por otros organismos en amarillo; con recursos de la Secretaría en morado y los que no cuentan con una fuente de financiamiento están sin resaltar de Octubre del 2007