MODULO 3: REALIZAR LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS, SEGÚN MÉTODOS O TÉCNICAS ESTABLECIDAS POR LA ORGANIZACIÓN

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1 MODULO 3: REALIZAR LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS, SEGÚN MÉTODOS O TÉCNICAS ESTABLECIDAS POR LA ORGANIZACIÓN 1. POLÍTICAS Y OBJETIVOS DE GESTIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS 1.1. POLÍTICAS 1.2. OBJETIVOS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS 1.3. SISTEMAS DE GESTIÓN DE STOCK El sistema de revisión continua El sistema de revisión periódica 1.4. CLASES DE STOCKS 1.5 COMPORTAMIENTO DEL STOCK 1.6. TIPOS DE INVENTARIOS 2. METODOLOGÍA PARA REALIZAR EL INVENTARIO FISICO: 2.1. CONTEO CÍCLICO Y EXACTITUD DE INVENTARIOS 2.2. METODO PARA REALIZAR EL INVENTARIO CONTROL POR SECTORES CONTROL POR CUPONES VALORACION DE INVENTARIOS 3. BASE DE DATOS CONCILIACIÓN 3.2. INFORMES Página 1 de 18

2 1.2 PRESENTACIÒN DEL MODULO Introducción Este modulo responde a las exigencias de las organizaciones para que los estudiantes adquieran los conocimientos pertinentes para realizar la toma física de inventarios, donde les permiten obtener las herramientas básicas, para su aprendizaje autónomo y al mismo tiempo ubicarse en el contexto de las actividades del almacenamiento, con el fin de construir un referente para su desempeño en el campo de la logística. El modulo ofrece al alumno la oportunidad de evaluar y mejorar las habilidades y estrategias para aplicar las metodologías, métodos y diferenciar los tipos de inventarios y sistemas para realizar los toma física, siguiendo los objetivos y políticas de la organización. De igual manera y con enfoque constructivista, propone actividades individuales y de trabajo en equipo, para compartir, debatir, aceptar críticamente los puntos de vista de los demás, promoviendo acciones de mejoramiento continuo en los procesos de almacenamiento y control de inventarios, con base en estrategias orientadas a la construcción y reconstrucción de actitudes y aptitudes, que potencien la autonomía Propósito general del módulo 1. Identificar las políticas y objetivos de los controles de inventarios 2. Preparar los recursos para la toma física de inventarios 3. Realizar los conteos físicos según la naturaleza de los objetos o unidades de empaque. 4. Realizar registros según los formatos establecidos Logros del módulo Competencia cognitiva: Analizar las políticas y objetivos y los métodos que se deben tener en cuenta para la toma física de inventarios. Competencia Comunicativa: Manejar la información de manera veraz con relación a los conteos realizados, y el trabajo en equipo con el personal que lo acompaña para realizar el proceso y sus actividades de aprendizaje durante el curso. Página 2 de 18

3 Competencia Investigativa: A partir de la observación del proceso de la toma física de inventarios, el estudiante debe proponer nuevas metodologías para el desarrollo de las actividades y sugerir cambios a través de un caso. Competencia Psicoafectiva: Generar trabajo en equipo y colaborativo para el desarrollo del trabajo. Página 3 de 18

4 DESARROLLO DEL CONTENIDO: MÓDULO 3: REALIZAR LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS, SEGÚN MÉTODOS O TÉCNICAS ESTABLECIDAS POR LA ORGANIZACIÓN 1. POLITICAS Y OBJETIVOS DE GESTION DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS 1.1 POLÌTICAS El propósito de contar de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar que información disponible en los diferentes sistemas coincida con las existencias reales en forma confiable. Estos controles le permiten a los diferentes almacenes en su gestión lo siguiente: Una adecuada planeación para la reposición de stocks, Manejo adecuado del espacio y costos. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros. Respuesta efectiva a los clientes El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y programada. La dirección debe planear las actividades previas antes realizar un conteo físico, es importante tener claro las siguientes políticas para el proceso: 1. Establecer las fechas de cortes de los inventarios 2. Tener claro cuál es el sistema de inventario que maneja. 3. Las políticas contables y financieras 4. Disponer de los recursos tanto equipos, espacios como el talento humano 5. Disponer de los registros y sistemas de información. 6. Analizar los riesgos y planes de emergencia 7. Divulgación del procedimiento de toma física de inventario, previa iniciación del inventario 8. Cronograma de apertura Página 4 de 18

5 1.2 OBJETIVOS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS: Cuantificar en valores y unidades los productos de acuerdo a su proceso PT (Producto terminado), PP (Producto en proceso), MP (Materia prima). Realizar los ajustes respectivos de acuerdo con la información recolectada en la toma de inventarios. Contar con cifras reales de acuerdo con los principios de contabilidad aceptados. Tomar medidas de seguridad y control de acuerdo con las anomalías de los inventarios encontrados. Ajustar los inventarios de acuerdo con la rotación de los productos. Reasignar zonas de ubicación según el comportamiento de los inventarios. Verificar los Códigos para en los ingresos y salidas de los productos y subproductos. Revisar facturas: Este trabajo, consiste en evaluar las cantidades y el costo de ingreso de los artículos recibidos, a través de la permanente revisión de facturas de compras y la razonabilidad de la descarga realizada por el personal del departamento de Costos. Planificar la estrategia operativa a seguir antes de realizar la toma física de los inventarios. Realizar la toma Física: Consiste en el conteo definitivo de los artículos existentes en el almacén, bodega o centros de distribución. Ajustar el Inventario: La unificación de listas de conteo, dará como resultado un cuadro comparativo que evidencie las cantidades realmente existentes en cada uno de los artículos y el saldo según sistema para ese mismo producto; las diferencias resultantes en la referida comparación permitirá establecer los ajustes necesarios. Alistar las paletas andamios y equipos Preparar las bodegas o instalaciones para la toma física de inventarios SISTEMAS DE GESTION DE STOCK Las clases de sistemas son dos: Los sistemas de revisión continua y los sistemas de revisión periódica. Página 5 de 18

6 1.3.1 El sistema de revisión continua: Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, después de cada transacción. Se maneja la información de entradas y salidas. Estos sistemas llegan incluso a lanzar pedidos a los proveedores de forma automática cuando el nivel de stock de un determinado artículo llega a un tipo establecido. A este nivel de stock es a lo que se denomina punto de pedido El sistema de revisión periódica: En este caso las entradas y salidas de mercancías, no se registran. Para conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Independientemente de estos recuentos periódicos, las empresas están obligadas a hacer un recuento de la totalidad de las existencias anuales. 1.4 CLASES DE STOCKS Dependiendo de las necesidades de cada compañía existen distintas clases de Stock que en cada caso mantienen con suficiencia el producto necesario y previenen el desabastecimiento de producto en un momento determinado a continuación se describe cada una de estas clases: Stock normal o de ciclo Es el stock necesario para atender la demanda normal de la empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el siguiente (tiempo de reaprovisionamiento). Stock de seguridad o protección Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por encima del necesario (stock de ciclo) para atender la demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como finalidad evitar las rupturas de stock en caso de que se produzcan: Es aquel se dispone para cubrir los incrementos no regulares de demanda no regular y los retrasos de los suministros de los proveedores. Página 6 de 18

7 Retrasos de los proveedores. Los proveedores tienen un plazo de entrega (desde que hacemos el pedido hasta que lo recibimos en el almacén) determinado. Si este plazo es sobrepasado, nos quedaremos sin existencias para atender la demanda. Fluctuaciones de la demanda. La demanda de los clientes no suele ser constante, sino que sufre oscilaciones imprevistas. Si la demanda es más alta de lo previsto, no tendremos suficientes existencias para atender esta demanda. Stock de especulaciones y anticipación En ocasiones las empresas compran y almacenan de lo habitual para aprovechar precios bajos, cuando se piensa que estos precios no se mantendrán en el futuro. También seria el caso del stock que se contribuye para atender la demanda de productos de venta estacional (productos de temporada), tales como los árboles de navidad o los disfraces de Halloween. Stock máximo El stock máximo de un artículo suele alcanzarse en el momento en que un nuevo pedido llega al almacén. En este momento, el stock será lo que queda en el almacén (normalmente el stock de seguridad), mas el lote de pedido que acaba de llegar COMPORTAMIENTO DEL STOCK EL STOCK MEDIO: Este comportamiento de stock, consiste que cuando llega un pedido al almacén el nivel de stock, llega a su nivel máximo. Este será igual al stock de seguridad más el lote de pedido. El stock baja a medida que los clientes van realizando los pedidos y los vamos despachando. El descenso en la mayoría de los casos es irregular y en forma de escalones, los clientes no siempre solicitan las mismas cantidades ni tampoco piden en la misma frecuencia. En otras palabras el stock medio se refiere aquel nivel de existencia que exige la formulación de un nuevo pedido. Página 7 de 18

8 Este pedido no llega automáticamente, sino que tarda un tiempo que es el plazo de entrega. En el momento de llegar al almacén, sólo quedará en el almacén el stock que se dejan para cubrir las continencias es lo que se llama stock de seguridad, cuando llega el pedido tendremos el stock máximo. Comportamiento del stock medio Stock máximo Punto pedido Lote de pedido Q Stock de seguridad Emisión del pedido Plazo de entrega Llega de pedido Tiempo Figura 1. Comportamiento del stock medio Fuente: Edith Jiménez TIPOS DE INVENTARIOS: Inventarios de mercancías en existencia: Valor de los productos adquiridos a cualquier título para la venta y que no serán sometidos a ningún proceso de trasformación. Inventarios de materia prima y suministros: Representan el valor de los materiales y suministros adquiridos para su transformación, explotación, construcción, o producción. Inventarios de productos en proceso: Representan el valor de los productos semielaborados, que requieren procesos de trasformación, explotación, construcción o adición, para que se conviertan en bienes o mercancías terminadas y disponibles para la venta. Página 8 de 18

9 Inventarios de mercancías en existencia: Valor de los bienes adquiridos a cualquier título para la venta y que no serán sometidos a ningún proceso de trasformación. Inventario inicial: Son las existencias que tiene una empresa en el momento de comenzar su ejercicio económico. Este va ubicado en el Costo de Venta en el Estado de Pérdidas y Ganancias. Inventario final: Es el inventario físico que se toma al final del Ejercicio Económico (al costo), entrara a formar parte del Activo en el Balance General y también ira disminuyendo al Costo de Venta en el Estado de Ganancias y Pérdidas 2 METODOLOGÍA PARA REALIZAR EL INVENTARIO FISICO: Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico está dividida en varias etapas y tiene diferentes fichas de control que cada empresa las define. A continuación Presentamos un ejemplo, de una ficha para la toma física de inventarios: Tabla1.Formato modelo INICIO FECHA ALMACEN UNIDAD DE MEDIDA NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS CENTRAL CAJAS FRAGILES LISTA NUMERO DE SKU 500 INFORMACION SOLICITADA ZONA Código. Parte número. o Descripción. o Unidad de Medida. Cantidad Condición del producto A,B Página 9 de 18

10 De acuerdo con la distribución de listados se procederá a: Reconocer la zona A,B Identificar la ubicación de los productos frágiles Realizar el conteo físico de los materiales y registrar en la columna respectiva las cantidades físicas evidenciadas. Validar la información registrada en las planillas (descripción, parte número, código, condición, unidad de medida). Registrar la cantidad de los elementos inventariados, definiendo su condición conjuntamente con el encargado de bodega. De acuerdo con la distribución de listados se procederá a: Marcar el elemento inventariado, para esto se utilizarán adhesivos de color para identificar que dicho material ya fue inventariado. Los materiales que no estén registrados en los listados, se inspeccionarán físicamente y se registrarán en planillas independientes. Registrar en el campo de observaciones, las consideraciones que se consideran validas para mejorar o aclarar el proceso. Actualizar la ubicación de los materiales y reportar Firmar la planilla de inventario y entregar a la mesa de control A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable. Página 10 de 18

11 Tabla 2. Modelo Proceso de Inventarios PROCESO INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS PARTE 1: PRE- LIMINARES Ordenamiento previo del stock. Verificar que este codificado stock por ubicación. Verificación física de la ubicación del stock, de acuerdo a su codificación. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico. Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario. Corte Documentario Ordenamiento de stock de difícil conteo. PARTE 2: CONTEO Primer conteo físico al barrer Se llenan una primera Tarjeta de Inventario Segundo conteo físico al barrer, por personal diferente al primer conteo. Se llena una segunda Tarjetas de Inventario PARTE 3: VERIFICACION Comparación de la primera y segunda tarjeta de inventario Comparación con el Sistema de registro Tarjetas de Conteo Físico VS. Sistema de registro Actualización del Sistema de registro al conteo físico. 2.1 CONTEO CÍCLICO Y EXACTITUD DE INVENTARIOS Para tratar de minimizar los errores en los registros, existe una técnica denominada Conteo Cíclico de Inventario, esta técnica no es más que la realización de inventarios físicos parciales, de manera tal que sea posible detectar inconsistencias entre los registros y la existencia real y así intentar determinar los errores que causaron estas inconsistencias, para tratar que no se repitan. De igual manera, a través del conteo cíclico se determina un índice, denominado Exactitud de Inventarios, que mide el grado de concordancia entre los valores presentados por el sistema de información (registros) y los valores reales en existencia. El objetivo es presentar la técnica de conteo cíclico y la exactitud de inventarios, de manera tal que el participante conozca estas herramientas para aplicarlas en una organización determinada. Página 11 de 18

12 El Conteo Cíclico. El proceso en el cual una organización procede al conteo, por observación directa, de las cantidades en existencia de todos y cada uno de los productos en un almacén determinado. Este proceso suele efectuarse una vez al año, para todos los almacenes de una empresa. El conteo cíclico, es muy parecido al inventario físico, con la diferencia que sólo se procede al conteo de un grupo determinado de renglones. Adicionalmente, el conteo se realiza de forma periódica, generalmente, cada día procediéndose, entonces, a contar un día un grupo de ítems, al día siguiente otro grupo y así sucesivamente, hasta que se cuenten a todos los productos que previamente se determinaron formarían parte del conteo cíclico. Con el conteo cíclico se busca encontrar si existen diferencias entre lo que registra como existencia el sistema de información y la cantidad real en el almacén, con la finalidad de determinar la naturaleza de error cometido y buscar correctivos para que estas situaciones no se repitan. Se busca determinar el porque se producen estos errores, de forma de tal de afinar normas, procedimientos y métodos para evitar su nueva ocurrencia. EXACTITUD DE INVENTARIOS: Cuando nos referimos a la exactitud de inventarios, en realidad nos estamos refiriendo a un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya conocemos, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que señalan los registros y la existencia que en realidad físicamente se encuentra en almacén, esto derivado por errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo físico de los productos, entre otras causas. Para determinar que tan bien reflejan nuestros registros la situación real de las existencias, se ha creado un índice denominado exactitud de inventarios. Este índice no es más que dividir el número de renglones que definimos como renglones exactos durante el proceso de conteo cíclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien. Así, la fórmula es la siguiente: Página 12 de 18

13 No. de Renglones Exactos EI= X 100 No de Renglones Contados Como puede observarse, entonces, el cálculo de la exactitud de inventarios, está asociada a la realización de un conteo cíclico. De está forma tenemos una manera de medir que tan efectivos, son las medidas correctivas que tomamos después de efectuar un conteo cíclico, al comparar los valores que obtenemos con el índice. Procedimiento de cálculo de la Exactitud de Inventarios: Determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de renglones que definimos como renglones exactos durante el proceso de conteo cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina renglón exacto, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que denominamos exacto durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominamos tolerancia. En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada renglón. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre el 0% y el 6%. A continuación presentamos un ejemplo de registro del sistema de información donde señala que hay en existencia 600 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para este ítem es del 6% y que durante un conteo cíclico se determinó que en realidad hay en existencia 590 unidades del producto. Veamos si este renglón se considera exacto. Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso debemos hallar el 6% de 600 unidades (valor en registro). Este valor es 36 unidades, el rango se conforma, sumando 8 unidades al valor del registro para obtener el límite superior del rango (600+36=636) y restando 36 unidades al valor del registro para obtener el límite inferior del rango (600-36=564) Página 13 de 18

14 Tabla 3. Formato Registro LIMITE INFERIOR EXISTENCIA DISPONBILE VALOR REGISTRADO LIMITE SUPERIOR Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón exacto, ya que el valor de 590 se encuentra en dentro del rango determinado. Se realizó un conteo cíclico, obteniéndose los valores que se presentan en la tabla de abajo. Determinar la Exactitud de Inventarios. Tabla 4. Formato para la exactitud de los inventarios SKU Valor en Registros Existencia (Conteo) Tolerancia (%) Tolerancia Límite Superior Límite Inferior Exacto? M E M E H E H E I I I E B I B E Número de SKU contados: 8 Número de SKU Exactos: 6 Esto es equivalente al 75% EI= 6 8 X 100 = 75% de exactitud Página 14 de 18

15 de los inventarios, este valor le sirve a la empresa para que tome decisiones y mejoras para el control de inventarios, normalmente hay pérdidas, robos, averías por eso también se establecen márgenes de tolerancia. 2.2 METODOS PARA REALIZAR EL INVENTARIO Por normatividad del código de comercio, las empresas deben presentar los bienes que posee, no existe un procedimiento establecido oficialmente cómo tiene que realizarse el conteo, cada Almacén, centros de distribución logística y operadores realizan el proceso según las políticas de logística. Cualquiera que sea el procedimiento a seguir generalmente la mercancía se revisa siguiendo el orden de su ubicación, zona, estante, Cajones. Los procedimientos para realizar tomas físicas más utilizadas son: CONTROL POR SECTORES Es utilizado cuando la mercancía tiene una ubicación fija, según la zona y pasillo. Existen formatos diferentes. Donde en una parte se diligencia las cantidades que hay en recuento y la otra las variaciones (entradas o salidas) después de realizar la revisión física y antes de valorar los artículos. Tabla 5. Formato de Entradas y Salidas Inventario ALMACEN: ZONA: FRAGILES Inspección realizada Ubicación: Zona B Responsable Fecha: Inventario ALMACEN: ZONA: FRAGILES Variaciones Código ARTICULO Cantidad Precio Código Cantidad (+/-) Precio M30 vasos M30 (-2) M40 Cristales M40 (+5) El operario encargado de hacer el recuento físico anota, los artículos inventariados En esta parte se describe las variaciones ocurridas después del recuento y se tienen en cuenta antes de valorar el inventario Página 15 de 18

16 2.2.2 CONTROL POR CUPONES Es utilizado cuando se desea controlar no solamente cuántos hay, sino también controlar la composición física. Tabla 6. Formato control de cupones ARTICULO M30: Vasos Cristales Tamaño: Grande Marca: Cristalinos ALMACEN: ZONA:FRAGILES Código ARTICULO Unidad de lote Precio Cantidad M30 Vasos de cristal Caja de 12 unidades M30 M40 Cristales M40 Control en rayados sinópticos. Se utiliza para artículos que presentan múltiples variantes (tallas, colores, tamaños, modelos, texturas), pero está valorado bajo un mismo precio. Tabla 7. Formato para artículos múltiples INVENTARIOS SECCION: CALZADO TALLAS-NUMERO CÓDIGO ARTICULO ZAPATOS AZULES ZAPATOS NEGROS Observaciones: Responsable. Página 16 de 18

17 Existen otras técnicas que es por muestreo aleatorio: Donde no todos los productos se pueden contar, por la cantidad, o tamaño, se determinan una muestra, como variable de control. Recordemos que es importante tener en cuenta la unidad de conteo, por ejemplo si es por peso, cantidad, kilos etc VALORACION DE INVENTARIOS El plan general de contabilidad de las normas de valoración establece que los bienes comprendidos en las existencias deben valorarse al precio de adquisición o costo de producción. El precio de adquisición comprenderá el consignado en la factura o precio de compra. Precio de compra: Comprende el precio en factura del proveedor más los gastos adicionales hasta que la mercancía está en el almacén Costos de producción: Cuando la empresa fabrica sus propias existencias, éstas deberán ser valoradas al costo que a la empresa le ha puesto fabricar estos productos. Entres los costos están los directos, costos indirectos. Costos directos Son aquellos atribuibles directamente a un producto, familia, o sección, tales como los salarios de la mano de obra fabrica, las materiales primas, la amortización de la maquinaria Costos indirectos Son aquellos que no corresponden directamente con el producto, sección o familia y por tanto, son difíciles de asignar. Al precio de mercado. Si el precio de mercado es menor a los dos anteriores, se deberán valorar las existencias de este valor. 3. BASE DE DATOS Con el fin de controlar el inventario del almacén se utiliza el registro manual o automático conformando una base de datos Conciliación Una vez digitada la información en la base de datos, determinar inventario. las diferencias de Página 17 de 18

18 Efectuar reconteos cuando se presenten diferencias en cantidades, de ser necesario. Analizar las diferencias con el responsable de Bodega para su correspondiente justificación. Identificar diferencias reales de inventario. 3.2 INFORMES Informe por zona y almacén con la siguiente información: Resumen de diferencias por ítems, por cantidades, por licencia y motivo de cada una de las diferencias. Valor del inventario al iniciar con el corte de documentos, valor del inventario con las justificaciones de bodega, valor de diferencias y valor del inventario final. El informe incluye comentarios y sugerencias de mejoramiento. Página 18 de 18