UT Nº 6: GESTIÓN DE ALMACÉN

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1 C.I.F.P. Profesor Raúl Vázquez 1 UT Nº 6: GESTIÓN DE ALMACÉN 1. FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO Toda empresa necesita abastecerse de recursos ya sea para la producción (materias primas), para revenderlos (productos) o para su propio consumo. La función de la empresa que se encarga de estas actividades es la función de aprovisionamiento. Función de aprovisionamiento: Función empresarial mediante la cual la empresa obtiene los recursos materiales y servicios del exterior. Con el fin de funcionar adecuadamente, sin interrupciones por falta de recursos, se suele adquirir y mantener una cierta cantidad de todo lo necesario. Por ello, se hace inevitable contar con un espacio para el almacenaje. Sin embargo, este almacenaje de material incurre en una serie de gastos asociados (suministros, instalaciones, personal, etc.) que la organización trata de reducir al mínimo. Por otro lado, el departamento comercial o de ventas pretende tener un suministro adecuado de productos para su venta con el fin de no caer en una rotura de stocks (falta de materiales en almacén). De esta lucha interna de intereses, surge el objetivo principal de la gestión de almacén que consiste en establecer un equilibrio entre el coste de aprovisionamiento y de almacenaje, y la política de ventas. Para conseguir este objetivo, la Gestión de Almacén se encarga de: Control de inventarios: Determinar el valor contable que tendrán los productos que entren en el almacén. Valoración de existencias: Controlar la cantidad y el valor de las existencias. Análisis de existencias: Determinar el momento de realizar un pedido y su cantidad óptima. Antes de continuar profundizando en estas áreas, vamos a definir algunos conceptos que saldrán en la unidad: Stock: Cantidad de materias primas, productos semielaborados, acabados y mercancías que están en el almacén en un momento dado. Inventario: Relación valorada de los elementos que integran los stocks de la empresa en un momento determinado. Ficha de almacén: Documento en el que se registran las entradas y salidas de los materiales en el almacén con su correspondiente valoración.

2 C.I.F.P. Profesor Raúl Vázquez 2 2. CONTROL DE INVENTARIOS El Plan General Contable establece dos principios para la valoración de los inventarios: Precio de adquisición: El stock se valora utilizando el valor de compra de la mercancía más todos los gastos adicionales que se producen hasta que el producto entra en el almacén (transportes, seguros, etc.). La fórmula que se utiliza es: PRECIO DE ADQUISICIÓN = VALOR DE LA COMPRA + GASTOS ASOCIADOS Coste de producción: Se utiliza cuando el producto que se tiene en stock ha sido producido por la propia empresa y la valoración se realiza sumando todos los costes en que se ha incurrido para su elaboración, desde el precio de adquisición de las materias primas hasta los costes asociados de producción. La fórmula que se utiliza es: COSTE DE PRODUCCIÓN = PRECIO DE ADQUISICIÓN + COSTES ASOCIADOS 3. VALORACIÓN DE EXISTENCIAS Una empresa puede adquirir o producir mercancías a diferentes precios o costes en diferentes momento. Con el fin de llevar un control de la cantidad y el valor de las existencias, el Plan General Contable propone dos métodos para la valoración de stocks. El empresario debe seleccionar el método más adecuado en función del tipo de existencias y, una vez elegido, ha de mantenerlo en el futuro a efectos comparativos y por imperativo fiscal y normativo. Estos dos métodos son: PRECIO MEDIO PONDERADO (PMP): Consiste en aplicar un valor homogéneo a las existencias a partir de ponderar los valores de entrada, con el total de unidades almacenadas. Se utiliza para productos que no presentan ninguna prioridad en la salida del almacén, productos duraderos sin grandes cambios en su valor. Para seguir este método se puede utilizar la siguiente fórmula: PMP: Precio Medio Ponderado C: Nº de Uds. de cada operación P: Precio de entrada de existencias

3 C.I.F.P. Profesor Raúl Vázquez 3 PRIMERA ENTRADA PRIMERA SALIDA (FIFO, First In First Out): Con este método, las mercancías salen del almacén en el mismo orden que entraron y con el mismo valor. Se utiliza para productos perecederos o de moda que pueden sufrir deterioros o pérdidas de valor mientras están almacenados. Para seguir este método se deben seguir las siguientes indicaciones: Se anotan las entradas diferenciándolas por su valor, y se registran las salidas de producto en el mismo orden que entraron y con el mismo valor. El cálculo del valor de las existencias se realiza teniendo en cuenta el valor de las entradas de forma diferenciada y se suma, en cada apune, el valor de todas ellas. Principios generales de aplicación: Las mercancías no pueden valorarse al precio de salida porque se estaría contabilizando un beneficio que aún no se ha producido. Las pérdidas de mercancías, independientemente de la causa (deterioro, merma, etc.), se tratan como salidas, las devoluciones de ventas como entradas y las devoluciones de compras como salidas. Cuando el valor de adquisición varía debido a la aplicación de descuentos (rappels, pronto pago, etc.) con posterioridad a la compra, es preciso anotarlo haciendo un registro de corrección del valor. Para aplicar los métodos de valoración de existencias se utilizan las fichas de almacén. Ficha de almacén:

4 C.I.F.P. Profesor Raúl Vázquez 4 4. ANÁLISIS DE STOCKS COSTE DE LAS EXISTENCIAS: La función de aprovisionamiento (compra y mantenimiento de existencias) conlleva una serie de costes para la empresa, por lo que es necesario que se lleve a cabo con la máxima eficiencia. Con el fin de llevar un control de los costes, en primer lugar es necesario conocerlos: COSTES DE APROVISIONAMIENTO: Se componen de: Costes de pedido: Es el valor de la compra y depende de la cantidad y del precio del producto. Cp = p * Q; donde: Cp = Coste del pedido. p = precio por unidad. Q = Cantidad anual que se adquiere. Costes de emisión del pedido: Son los costes que se generan al realizar un pedido (gastos de fax, teléfono, otros gastos, etc.). Suele ser muy bajo e incluso irrelevante. Ce = k * N; donde: Ce = Coste total de emisión. k = Coste de emisión por pedido. N = Número de pedidos que se efectúa en un año. COSTES DE ALMACENAMIENTO: Son los costes generados por tener una determinada cantidad de productos en el almacén. Engloba los costes de alquiler o amortización de instalaciones, gastos de personal, seguros, consumos (agua, electricidad, etc.) y otros costes asociados (pérdidas, gastos administrativos, etc.). Estos costes dependen del volumen de stocks de que se disponga en el almacén. Se calcula de la siguiente forma: Ca = c*(ss + q/2), donde: Ca = Coste de almacenamiento. c = Coste de almacén por unidad almacenada. Ss = Stock de seguridad. q = cantidad de pedido. Si sumamos todos los costes anteriores, hallamos el COSTE TOTAL del almacén: CT = Cp + Ce + Ca = p*q + k*n*c + c*(ss + q/2)

5 C.I.F.P. Profesor Raúl Vázquez 5 DETERMINACIÓN DEL PEDIDO ÓPTIMO: Cuando una empresa realiza un consumo de existencias de manera continua y conocida, es posible determinar la cantidad óptima de cada pedido y el momento de su realización. Realizar estos cálculos supone un beneficio para la empresa ya que reduce el excedente de existencias en el almacén (con todos los costes que ello conlleva) y evita caer en el riesgo de rotura de stocks (ruptura del abastecimiento por falta de mercancías o existencias). En el siguiente gráfico se representa el ciclo de consumo de existencias en un almacén: Stock mínimo (sm): Cantidad mínima que es preciso tener en el almacén para evitar la rotura de stocks. Para su cálculo es necesario analizar el histórico del almacén. Stock máximo (sm): Cantidad de stocks que es posible almacenar y que debe coincidir con la cantidad almacenada después de cada reposición. Para su cálculo se utiliza la siguiente fórmula: sm = (d x Vd) + Ss d = Plazo de reposición. Vd = Ventas diarias. Ss = Stock de seguridad. Stock de Seguridad (Ss): Cantidad de stocks que queda por debajo del stock mínimo. Rotura de Stocks: Situación que se produce cuando no se puede atender un pedido por falta de mercancías. Punto de Pedido (PP): Número de unidades que debe haber en el almacén en el momento de hacer el pedido para evitar rotura de stocks. Plazo de Reposición (d): Tiempo que se tarda en recibir la mercancía desde que se pide.

6 C.I.F.P. Profesor Raúl Vázquez 6 Punto de Pedido (PP): Número de unidades que debe haber en el almacén en el momento de hacer el pedido para evitar rotura de stocks. Para su cálculo se utiliza la siguiente fórmula: PP = (Q/D)*d + Ss Q = Cantidad total de producto que sale en cada pedido. D = Días que dura el ejercicio. d = Plazo de reposición. Ss = Stock de seguridad. (Q/D) es también denominado consumo diario. Plazo de Reposición (d): Tiempo que se tarda en recibir la mercancía desde que se pide o días que tardan los proveedores en servir. Cantidad de Pedido (q): Número de unidades que se deben adquirir en cada pedido para minimizar el coste de los stocks. Para su cálculo se utiliza la siguiente fórmula: k = Coste administrativo de aprovisionamiento o de pedido. Q = Cantidad total de producto que sale en cada pedido. c = Coste de almacenamiento por unidad de producto. T = Tiempo que dura el ejercicio económico (normalmente 1 año).