AMERICAN EMBASSY LIMA, PERU NARCOTICS AFFAIRS SECTION (NAS)

Transcripción

1 AMERICAN EMBASSY LIMA, PERU NARCOTICS AFFAIRS SECTION (NAS) GRANTS / COOPERATIVE AGREEMENT DONACIONES /ACUERDOS DE COOPERACION

2 Los Grants/Acuerdos de Cooperación son utilizados cuando : El propósito principal es: o Transferir un objeto de valor; o Llevar a cabo un proyecto de interés público; ; o o Cuando es autorizado por ley.

3 Características Mínimas M de las Entidades Solicitantes de Financiamiento para un Proyecto Estar registrado en la Agencia Peruana de Cooperación n Internacional (APCI) (ONGs). Contar con una sede institucional, con domicilio fiscal, adecuada a con toda la infraestructura requerida ( teléfono, fax, internet,, luz, agua). Contar con Internet de banda ancha y con una dirección eléctronica institucional Los poderes deben ser actuales y deben estar vigentes durante el periodo del Grant o del Acuerdo de Cooperación. Contar con un organigrama y manual de funciones. Contar con una cuenta bancaria en nuevo soles y dólares. d El proyecto presentará un Plan de Autosostenibilidad / Autofinanciamiento que permita la continuación n del mismo en el caso que los fondos del gobierno Americano cesen. en. Contar con RUC - Registro Único de Contribuyentes. Contar con DUNS Data Universal Numbering System. Obtener el N-CAGE N code. Registrarse en el CCR Central Contractor Registration,, el cual debe ser renovado anualmente. Registrar a un representante autorizado de la organización Authorized Organization Representative (AOR). Contar con experiencia en la zona donde se desarrollará el proyecto. La propuesta debe ser presentada en el idioma Inglés y en el idioma español ol.

4 GLOSARIO 1. Grants = Donaciones de dinero 2. Cooperative Agreement = Acuerdo de Cooperación 3. Grants Officer = Funcionario Para Donaciones 4. Grants Officer Representative = Representante del Funcionario Para Donaciones 5. Substantial involvement = Intervención significativa de parte de los funcionarios del Gobierno Americano Las firmas de los Grants se realizan segun el monto: - Grants <100K: Localmente - Juan Fernandez - Grants >100K: En INL Washington Linda Gower

5 Grants vs.cooperative Agreement Donaciones vs. Acuerdos de Cooperación Grants: Se emite donaciones (Grants) cuando se prevee que la participación de los funcionarios del gobierno americano en el desarrollo del proyecto es limitada (No substantial involvement). Por ejemplo: visitas de campo, revisión de los progresos alcanzados, revisiones técnica y financiera, auditorías as simples para asegurar que se cumplen los objetivos, revisión de los términos y condiciones del Grant, entre otras. Acuerdos de Cooperación: Se celebran Acuerdos de Cooperación cuando la intervención de los funcionarios del gobierno americano en el desarrollo del proyecto es amplia y activa (Substantial involvement). Por ejemplo: participación en la contratación de servicios de terceros, intervención en el planeamiento de las actividades, revisión y pre-aprobaci aprobación del material a ser publicado, dictar normativas para el mejor desarrollo del proyecto,, entre otras.

6 Pasos para registrar la organización n en el portal

7 Pasos para registrar la organización en el portal

8 Pasos para registrar la organización en el portal

9

10 Formatos para presentar la solicitud de financiamiento de un proyecto Application for Federal Assistance SF-424 Formato disponible en:

11 Application for Federal Assistance SF-424 Página 2 Formato disponible en:

14 Instrucciones de llenado SF-424 Formato disponible en:

15 Instrucciones de llenado SF-424 Página 2 Formato disponible en :

16 Formatos para presentar el presupuesto de un proyecto Budget Information SF-424A Formato disponible en:

17 Budget Information Página 2 Formato disponible en:

18 Formato Assurances Non Construction Programs SF-424B Formato disponible en:

19 Formato Assurances Non Construction Programs SF-424B Página 2 Formato disponible en:

20 Formato Certification Regarding Terrorism Formato disponible en:

21 Formato Pre-Award Survey for Grant Recipients

22 Pre-Award Survey for Grant Recipients Section A: General Information

23 Pre-Award Survey for Grant Recipients Section B: Internal Controls

24 OMB CIRCULAR N0. A-122 Circular disponible en:

25 CIRCULAR N0. A-122 Table of contents Circular disponible en:

26 Pre-Award Survey for Grant Recipients Section C: Accounting System

27 Pre-Award Survey for Grant Recipients Section D: Fund Control

28 Pre-Award Survey for Grant Recipients Section E: Audit

29 Pre-Award Survey for Grant Recipients Subrecipient Review Form and Monitoring Plan Subrecipient Review Form

30 Pre-Award Survey for Grant Recipients Section F: Subrecipient Monitoring

31 Pre-Award Survey for Grant Recipients Section F: Subrecipient Monitoring Signature of the Pre Award Survey

32 Federal Assistance File DS-4012 Los Grants y Acuerdos de Cooperación se preparan en el Federal Assistance File DS-4012!!!

33 Contenido del Federal Assistance File DS Formato DS-1909 firmado por el Funcionario Para Donaciones y por la ONG Formato SF-424, SF-424A, SF-424B, y la Certificación Referente al Terrorismo debidamente llenado y firmado por la ONG 2. Términos y Condiciones firmadas por el Funcionario Para Donaciones y por la ONG: Introducción Artículo 1: Objetivo, descripción del proyecto y montos a desembolsar Artículo 2: Presupuesto aprobado Artículo 3: Reprogramación de gastos entre las categorías as aprobadas Artículo 4: Periodo de vigencia del Grant / CA Artículo 5: Instrucciones para remitir los informes y liquidaciones Artículo 6: Personal Clave (Key Personnel) Artículo 7: Términos y Condiciones vs. Propuesta remitida Artículo 8: Datos del Funcionario Para Donaciones Artículo 9: Datos del Representante del Funcionario Para Donaciones Artículo 10: Tipo de intervención del gobierno

34 Contenido del Federal Assistance File DS-4012 Artículo 11 y 12: Derechos de autor y publicaciones para audiencias profesionales (No aplicable) Artículo 13: Entidades vetadas para trabajar con el Gobierno Americano Artículo 14 y 15: Cláusulas para terminar o suspender un Grant aprobado Artículo 16: Costos pre-autorizados (No aplicable) Artículo 17: Bienes adquiridos con dinero del Grant 3. Anexo 1 Propuesta de la ONG Descripción del Proyecto 4. Anexo 2 Presupuesto trimestral de la ONG 5. Anexo 3 Guía de Rendición de Cuentas 6. Memorandum de Negociación ( Documento interno de NAS) 7. Memorandum de Designación del Representante del Funcionario Para Donaciones (GOR) 9. Solicitud cursado a INL para implementar el Grant o Cooperative Agreement 10. Aprobación de INL para procesar el Grant en NAS Lima (oficina( en Washington)

35 Formato Federal Assistance Award DS 1909 Disponible en nuestro intranet:

36 TERMINOS & CONDICIONES Disponible en:

44 Terminos y Condiciones ARTICLE II: Budget (Presupuesto( Presupuesto) - El presupuesto está dividido en categorías as y se integra en el Grant de acuerdo al presupuesto remitido en las propuestas.. El presupuesto no debe ser excedido. TIP: Considerar un monto en el presupuesto para gastos imprevistos/misceláneos neos. - Las regulaciones del Grant considera flexibilidad para realizar ligeras reprogramaciones de gastos siempre y cuando dichas reprogramaciones no excedan el 10% del presupuesto total del Grant. Incurrir en gastos no autorizados va en contra de las regulaciones, todo gasto debe estar previamente autorizado!!!

45 Cómo solicitar una reprogramación que excede el 10%! 1. Enviar un e al Funcionario de Donaciones (GO) Juan Fernandez y al Representante del Funcionario para Donaciones (GOR) Alexandra Tenny, solicitando la reprogramación indicando el monto exacto y la justificación. 2. El GOR evalúa la solicitud y envía su conformidad/ disconformidad al GO. 3. EL GO evalúa la solicitud, confirma la disponibilidad de fondos con la Grants Voucher Examiner Milagros Gil. De estar los fondos conformes, envía a la ONG la aprobación por e con copia al GOR.

46 EN RESUMEN Una solicitud de reprogramación fondos no está ni debe considerarse oficialmente aprobada hasta que el Funcionario para Donaciones (GO) Juan Fernandez envíe un a la ONG dando la aprobación.

47 Términos y Condiciones ARTICLE V: Reports (Informes( Informes) - Informe de Monitoreo y Evaluación Dentro de los 30 días de la fecha de firma del Grant (via e al GO/GOR). Remitir en el idioma inglés y español ol. - Informe Técnico Trimestral Trimestralmente, dentro de los 15 días de concluido un trimestre (via e mail GO/GOR). Remitir en el idioma inglés y español ol. - Liquidación o Informe Financiero o Económico Mensualmente, dentro de los 15 días de concluido cada mes; dirigido al Grants Officer (GO). - Informe Final Dentro de los 15 días de concluido el periodo del Grant o Acuerdo de Cooperación (via e dirigido al GO/GOR). Remitir en el idioma inglés y español ol.

48 TABLA DE NAS PARA CONTROL DE REPORTES Name of the NGO Amount Grants Officer Name of Grant Number of Grant Starting Date Ending Date Monitoring & Program Report Evaluation Plan No. Doc. Date No. Doc. I Quarter Financial Report Date No. Doc. Date No. Doc. Date No. Doc. Program Report Date No. Doc. II Quarter Financial Report Date No. Doc. Date No. Doc. Date No. Doc. Program Report Date No. Doc. III Quarter Financial Report Date No. Doc. Date No. Doc. Date No. Doc. IV Quarter Program Report Final Report Date No. Doc. Date No. Doc. Financial Report Date No. Doc. Date No. Doc. Date No. Doc.

49 TIPS para presentar una correcta liquidación: 1. Los comprobantes de pago deben ser originales y a nombre de la ONG. Deberán presentar fecha y costo unitario de ser el caso.. Por ejemplo: : en el caso de alimentos,, no presentar el comprobante de pago por consumo, sino en detalle. 2. Las planillas de movilidad deben ser detalladas y firmadas por los usuarios.. En la medida de lo posible, hacer uso de tránsporte público. 3. Los gastos se deben ajustar al presupuesto aprobado; no se deben realizar gastos de rubros que no estén considerados en el presupuesto,, de ser necesario dicho gasto se deberá contactar al Representante del Funcionario Para Donaciones y al Funcionario Para Donaciones para su respectiva autorización. La autorización debe realizarse previamente al gasto.

50 TIPS para presentar una correcta liquidación: 4. Revisar detalladamente la Guía de Rendición de Gastos para no incurrir en gastos no autorizados por nuestras regulaciones,, por ejemplo: tarjetas de presentación,, pins, agendas, etc. 5. Los comprobantes de pago presentados deben pertenecer al mes liquidado; ; no se aceptan comprobantes de meses anteriores. 6. Verificar la validez del comprobante de pago en la página web de SUNAT (gratuito( gratuito)

51 MODELO DE VOUCHER Form approved by the PURCHASE ORDER, RECEIVING REPORT AND VOUCHER PURCHASE ORDER NO. DATE Comptroller General of (FOR USE IN FOREIGN COUNTRIES ONLY) Sep-07 the United States S-PE CA-N458 D.O. VOU. NO. PURCHASER: THE UNITED STATES GOVERMENT, DR. - THIS DOCUMENT PREPARED AT OF-263 DEPARTMENT OF STATE - AMEMBASSY LIMA, PERU VENDOR: BU. VOU. NO. FUTURO PERU TYPE 03 CONTRACT NO. JIRON MIGUEL MANUEL Nro CHOSICA VENDOR CODE: 136FUTURE 1367LN15894 LIMA - PERU PAID BY BANCO CONTINENTAL DATE CTA.CTE. SOLES ORDER IS HEREBY PLACED WITH THE ABOVE-NAMED VENDOR FOR THE ARTICLES DESCRIBED BELOW, TO BE FURNISHED TO ACCOUNT AMEMBASSY LIMA-PERU ITEM ARTICLES OR SERVICES QUANTITY UNIT PRICE AMOUNT NO. COST PER PROJECT (H) NARCOTICS CONTROL /DEMAND REDUCTION PROGRAM Datos para identificar el proyecto GRANT TO COVER EXPENSES TO BE INCURRED BY FUTURO PERU IN THE PROJECT "COMMUNITY ANTIDRUG COALITION FOR PAMPASILLAS" DURING THE PERIOD OF OCTOBER 01 THRU DECEMBER 31, 2007; AS FOLLOWS; HUMAN RESOURCES $ 8, S/ 26, TRANSPORTATION , COMMUNICATIONS , OFFICE SUPPLIES AND CLEANING SUPPLIES , BANK CHARGES MOBILIZATION OF COMMUNITY 1, , TRAINING $ 11, KELLY BUENROSTRO / NAS MANAGEMENT OFFICER REF. See attached approval budget (S-PE CA-N458) SIGNATURE OF ORDERING OFFICER TITLE TOTAL GARACE A. REYNARD NAS DEPUTY DIRECTOR AMOUNT S/ 36, Tipo de Cambio del Trimestre I CERTIFY THAT THE ORDERED ITEMS LISTED WERE RECEIVED AVAILABILITY OF FUNDS ON (DATE) EXEPT AS FOLLOWS: $11, Total authorized $ 50, PAYMENT AMOUNT BILLED, AS PER ATTACHED Less prior advance BILL(S)... DIFFERENCES S/ 36, Less this advance (11,710.00) COMPLETE Total available $ 38, (Signature of Receiving Officer) PARTIAL NAS: MILAGROS G. TITLE FINAL AMOUNT VERIFIED CORRECT FOR... S/ 36, APPROVED FOR PURSUANT TO AUTHORITY VESTED IN ME, I CERTIFY THAT THIS VOUCHER IS CORRECT AND PROPER FOR PAYMENT. 36, $ 11, Sep-07 DIANNE HAND EXCHANGE RATE S/3.11 TO $ 1.00 Date (Authorized Certifying Officer) ACCOUNTING CLASSIFICATION S/. 36, $ 11, CHECK NO. DATED FOR$ $ ON TREASURER OF U.S. PAYEE (SIGNATUTE AND TITLE) CHECK NO. DATED FOR$ $ ON CASH$ $ DATED NSN OPTIONAL FORM (REV. 7-87) DEPT. OF STATE X FMO (Title)

52 INFORME DE GASTOS ANEXO No. 1 LIQUIDACION N# NOMBRE DE LA INSTITUCION INFORME DE GASTOS DE ABRIL DE 2,007 AWARD NUMBER S-PE GR-N038 CODIGO: 01361H5006 Cuenta Contable de la E C/P FECHA DESCRIPCION CHEQUE RECURSOS IMPRESIONES MANTENI- PASAJES Y TRANSPOR- SERVICIOS ALQUILERES HUMANOS MIENTO VIATICOS TE BASICO 01 5-Apr-07 Pago por impreta, alquiler del mes Apr-07 Mat.Escritorio,Videos,Capacitacion, luz, agua , , Apr-07 Compra Libros , Apr-07 Honorarios Enero-Personal NAS , Apr-07 Gastos Bancarios Ene.01 N/C Apr-07 Compra de Impresora Apr-07 Gastos Bancarios N/C Apr-07 Alimentos,Impresiones, Apr-07 Impresiones Apr-07 Gastos Bancarios N/C Apr-07 Pago a imprenta , , TOTALES 4, , , , ,603.02

53 RESUMEN DE GASTOS ANEXO No. 2 LIQUIDACION N# NOMBRE DE LA INSTITUCION RESUMEN DE GASTOS DE ABRIL AWARD NUMBER S-PE GR-N038 CODIGO: 01361H629 CONCEPTO T.C INGRESOS ACUMULADOS EGRESOS ACUMULADOS INGRESOS EGRESOS S/. US$ S/. US$ S/. US$ S/. US$ INGRESOS : Saldo Anterior Transferencia del 10/01/ , , Transferencia del 1/01/ , , Transferencia del 03/31/ , , , , EGRESOS: Recursos Humanos 75, , , , Impresiones 6, , Mantenimiento 4, , , Pasajes y viáticos 1, Transporte 2, Servicios Básicos 3, , Alquileres 3, , Gastos Bancarios Sub-totales 98, , , , , , Saldo Final 29, , , , Totales 127, , , , , , , , Desembolsos acumulados Son saldos iguales

54 EJECUCION PRESUPUESTAL ANEXO No. 3 LIQUIDACION N# NOMBRE DE LA INSTITUCION EJECUCION PRESUPUESTAL AL 31 DE ENERO 2004 AWARD NUMBER S-PE GR-N038 CODIGO: 01361H629 PRESUPUESTO GASTOS GASTOS RUBROS APROBADO ACUMULADOS ENERO DISPONIBLE US$ AL 31/01/ US$ Recursos Humanos 6, , , , Impresiones 3, , , Mantenimiento Pasajes y viáticos Transporte Servicios Básicos 1, , Alquileres 3, , , Equipos 11, , , Gastos Bancarios Totales 28, , , ,562.76

55 CONCILIACION BANCARIA ANEXO No. 4 LIQUIDACION N# NOMBRE DE LA INSTITUCION CONCILIACION BANCARIA AL 30 DE ABRIL 2007 AWARD NUMBER S-PE GR-N038 CODIGO: 01361H629 Saldo según estado de cuenta corriente al 30/04/2007 S/. 50, Menos: Cheques Girados y no Cobrados 25-Apr-07 Cheque # Persona A 1, Apr-07 Cheque # Persona B Apr-07 Cheque # Persona C 4, , Mas: 25-Apr-07 Saldo Cheque # Apr-07 Saldo Cheque # Saldo según Libro Bancos al 30/04/2007 S/. 44,337.91

56 INFORMACION DE CONTACTOS Program Issues Program Officer: Alexandra Z. Tenny Phone: (51-1) 1) Program Specialist: María a Eugenia Vizcarra, (51-1) 1) vizcarrame@state.gov Fax: (51-1) 1) Management Issues Management Officer: Kelly Buenrostro Grants Officer: Juan J. Fernandez, (51-1) 1) fernandejj@state.gov Grants Specialist: Chaddy Gamero, (51-1) 1) gameroc@state.gov Grants Specialist: Guillermo Salkeld (Alternate) salkeldga@state.gov Financial Management Officer: Maria Teresa Salazar, (51-1) 1) salazarmt@state.gov Grants Voucher Examiner: Milagros J. Gil, (51-1) 1) gilmj@state.gov Fax: (51-1) 1)