MODULO 1: Introducción a la administración de proyectos con MS Project 2010.

Transcripción

1 MODULO 1: Introducción a la administración de proyectos con MS Project Introducción Para muchas personas, aprender a usar Microsoft Project 2010 significa aprender también los principios de la administración de proyectos. Ambas cosas van de la mano. Esta introducción contiene información que le ayudará a comprender la administración de proyectos y cómo emplear esos conceptos en Project Qué es un Proyecto Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y calidad. Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los días, porque el objetivo de un proyecto requiere alguna planificación. La cantidad de planificación que se necesita depende de la complejidad del proyectos. Principios de la administración de proyectos En pocas palabras, la administración de proyectos es la disciplina de la planeación, organización y administración de recursos para alcanzar un objetivo específico. Cómo ajusta el proyecto en el panorama general Alguna vez ha confundido una fase con un proceso? O una cartera con una entrega? Probablemente no, pero la terminología relacionada con la administración de proyectos puede ser confusa.

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3 Orientación: fases, procesos, carteras y productos Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que se realizan según una programación y que producen algún tipo de resultado. Algunos proyectos son independientes, no tienen ninguna relación con otro trabajo que se lleva a cabo en una organización. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de iniciativas más grandes, como las fases, procesos, programas y carteras. Fases Los proyectos se pueden programar en fases para que puedan administrarse juntos varios proyectos relacionados con el mismo objetivo. Por ejemplo, una organización benéfica celebra una función anual para recaudar fondos. Para administrar todos los proyectos asociados con la función, los proyectos se agrupan en tres fases: planeación, día del evento y seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos. FASE PROYECTOS RESULTADO DE LA FASE Planeación -Reservar las instalaciones Documento de plan del evento -Identificar a los oradores invitados y completado organizar las tareas relacionadas Día evento del -Invitar a los asistentes -Preparar las instalaciones -Ayudar al orador invitado El evento transcurre tal como se planeó -Proporcionar servicios a los asistentes Seguimiento -Encuestar a los asistentes Documento de análisis al final del proyecto completado Compilar las notas de seguimiento Procesos Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar relacionadas entre sí para formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para producir un sistema de vales para el centro de llamadas, y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y entrenar al personal de soporte técnico de un centro de llamadas.

4 PROYECTO 1 PROYECTO 2 Actividades: Actividades: -Desarrollar el sistema de vales -Probar el sistema de vales -Lanzar el sistema de vales Entrevistar al personal de soporte técnico Contratar personal de soporte técnico Entrenar al personal de soporte técnico Resultado: Resultado: sistema de vales del centro de llamadas personal de soporte del centro de llamadas El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forman un proceso para establecer un centro de llamadas. El proceso tiene como resultado un centro de llamadas completamente funcional. PROCESO Actividades del proyecto 1: Desarrollar el sistema de vales Probar el sistema de vales Lanzar el sistema de vales Actividades del proyecto 2: Entrevistar al personal de soporte técnico Contratar al personal de soporte técnico Entrenar al personal de soporte técnico Resultado del proceso: centro de llamadas totalmente funcional Programas Un programa es un grupo de proyectos que se administran juntos, para aprovechar al máximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una compañía de construcción que está trabajando en una subdivisión nueva administra cada casa de la subdivisión como un proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un programa para toda la subdivisión, la compañía puede ver fácilmente el progreso de la subdivisión en su totalidad y planear el aporte de recursos de terceros, como camiones de cemento o paisajistas. Carteras

5 Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar proyectos y programas con sus objetivos empresariales estratégicos correspondientes. Por ejemplo, una compañía de desarrollo de software ha identificado tres objetivos empresariales estratégicos: "innovar en la industria", "desarrollar software seguro " y "proporcionar soporte al cliente de la máxima calidad". La organización configura carteras para cada uno de estos objetivos (innovación, seguridad y soporte al cliente) y alinea los proyectos y los programas actuales dentro de estas carteras. CARTERA PROYECTOS Y PROGRAMAS Innovación Proyecto: análisis competitivo Programa: aprendizaje industrial (incluye tres proyectos: "Identificar recursos externos", "Entrenar a los administradores de proyecto" y "Asistir a conferencias"). Seguridad Proyecto: pruebas de seguridad Soporte cliente al Programa: implementar el sistema de registro basado en el servidor (incluye dos proyectos: "Crear una granja de servidores" y "Desarrollar el código de registro"). Proyecto: implementar el sistema de vales del centro de llamadas Proyecto: contratar y entrenar al personal del centro de llamadas Programa: recursos en línea para clientes (incluye dos proyectos: "Crear una interfaz de cliente para el sistema de vales" y "Desarrollar y publicar recursos de aprendizaje electrónico"). El resultado: las entregas del proyecto Los proyectos, las fases y los procesos producen algún tipo de resultado, denominado entrega. Normalmente, una entrega es algún tipo de elemento tangible, como un documento o un producto completado. Las entregas pueden ser productos o bienes, pero también pueden ser resultados o servicios. En la siguiente tabla, se proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entrega. TIPO DE ENTREGA DESCRIPCIÓN EJEMPLOS Producto Resultado Un elemento tangible que es el resultado de Documento, programa de un proyecto, una fase o un proceso. Los software, casa productos pueden ser entregas independientes, o bien, pueden ser un componente de una entrega mayor. El resultado de un proyecto, una fase o un Proceso de pruebas de proceso completado. errores revisado, nueva estructura organizativa,

6 directrices para una construcción ecológica Servicio Resultado de un proyecto, una fase o un Centro de llamadas totalmente proceso que permite que una organización funcional, mesa con personal realice una función empresarial. en una conferencia, servicio de distribución de radio Cómo se adapta Microsoft Project al sistema de administración de proyectos? Un "sistema" de administración de proyectos hace referencia al conjunto integrado de procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se usan para programar proyectos y realizar un seguimiento de ellos. Microsoft Project 2010 es una herramienta dentro del sistema de administración de proyectos más grande. Los proyectos, también denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y pueden agruparse en iniciativas más grandes, tales como fases, procesos, programas y carteras. Características MS PROJECT 2010 Microsoft Project 2010 tiene una nueva y atractiva interfaz, pero eso no es todo. Contiene además nuevas y eficaces mejoras en la programación, administración de tareas y vistas que ofrecen mayor control para administrar y presentar sus proyectos. Interfaz mejorada Project 2010 incorpora varias características para mejorar de forma significativa la forma en que se muestra un proyecto y se trabaja con él. Presentación de la cinta de opciones Al iniciar por primera vez Project 2010, se sorprenderá de lo que verá. Los menús y barras de herramientas han sido reemplazados por la cinta de opciones, que le ayudará a encontrar fácilmente los comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos, que se reúnen a su vez en pestañas. En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su organización tiene características exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia ficha de la cinta.

7 Backstage Haga clic en la pestaña Archivo y estará en Backstage, un destino de gráficos sin escalas para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto. El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el cuadro de diálogo Opciones de proyecto en el que podrá introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la forma en que se muestra y trabaja Microsoft Project. Encontrar comandos rápidamente Ahora, puede encontrar los comandos de uso más frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con el botón secundario del mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla o gráficos, se mostrará una minibarra de herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una forma de usar Project que le ayudará a ahorrar tiempo. Organizador de equipo Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el Organizador de equipo, una vista de programación de recursos que permite interactuar con la programación de

8 una manera que era imposible en versiones anteriores de Project. Con la vista Organizador de equipo podrá saber con un simple vistazo, en qué están trabajando los miembros de su equipo y mover tareas de una persona a otra. También puede mostrar y asignar trabajo que no está asignado, mostrar sobreasignaciones y ver nombres de tareas como así también nombres de recursos, todo en una vista. Nunca había sido tan fácil administrar tareas y recursos. Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, lo único que tiene que hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la sobreasignación desaparece. Fig. 1 Una tarea está retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podría arrastrarse hasta Tomás o Cecilia, que no están trabajando. Fig. 2 Una tarea se desarrolla según lo programado. Fig. 3 Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podrían arrastrarse hasta Tomás o Cecilia, que no están trabajando. Escala de tiempo Project 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automáticamente encima de otras vistas y muestra una introducción concisa de toda la programación. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo informe resumido del proyecto completo. También puede pegarla en un mensaje de correo electrónico para enviar un informe instantáneo y de forma sencilla. Personalización de vistas mejorada Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un vistazo a las nuevas formas en las que puede organizar cómo se presenta y se controla su proyecto. Agregar nuevas columnas rápidamente

9 Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho más sencillo. Solo haga clic en el encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la vista de hoja y escriba o seleccione el nombre de una columna. También puede cambiar el nombre de una columna existente rápidamente con solo hacer clic en el título y escribir un nombre de columna distinto. Nunca había sido tan fácil personalizar una columna. Control deslizante del zoom Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programación (muestra intervalos más reducidos, como días u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos más prolongados, como semanas o meses). El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en todas las vistas de gráficos. Programación controlada por el usuario Project 2010 incorpora varias mejoras para optimizar el control sobre la programación. También puede crear tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin tener que cambiar el formato. Programación manual Project 2010 incorpora un cambio importante en la programación de los proyectos. Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya no ajustan las fechas de tareas de manera automática al programar manualmente una tarea. Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programación y Project no la moverá.

10 Tareas inactivas Puede dejar tareas inactivas y aún así conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas contienen por lo general información necesaria (como datos reales e información de costos) que puede resultar muy valiosa para fines de archivo. Tareas de resumen descendentes Los jefes de proyecto ya no están limitados a crear subtareas para después reunirlas en tareas de resumen. En Project 2010, puede crear tareas de resumen primero y estás pueden tener fechas que no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de resumen de las subtareas. Comparación de versiones de Project La característica para comparar versiones de Project 2010 incluye ahora barras de Gantt e imágenes gráficas que le ayudarán a ver claramente en que se diferencia una versión del proyecto de otra. Colaboración mejorada Los proyectos no están aislados de las demás personas en su organización. Project ha mejorado la manera en que puede compartir la información de un proyecto. Función de copiar y pegar mejorada Nadie creería que la colaboración puede aumentar gracias a algo tan sencillo y antiguo como es copiar y pegar información de Project. Con esta nueva funcionalidad, ahora puede copiar y pegar contenido entre los programas de Office y Project 2010 sin perder el formato, los niveles de esquema ni los encabezados de columnas. Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantáneo y copiarlo en casi todos los programas de Office. Compatibilidad con versiones anteriores Project 2010 es compatible con las versiones anteriores de Microsoft Project. Puede crear archivos en Project 2007 o una versión anterior, y abrirlos y editarlos con Project 2010 en modo de funcionalidad reducida. Asimismo puede crear archivos en Project 2010 y convertirlos después en formatos de archivo de Project 2007, Project , y Project 98. Sea como sea, no necesita un convertidor. Formatos de archivo admitidos por Project 2010

11 Project 2010 puede abrir y guardar archivos en los siguientes formatos de archivo. Algunos formatos le permiten guardar toda la información en su proyecto, mientras que otros le permiten guardar únicamente los datos contenidos en campos de Project. FORMATO ARCHIVO DE DESCRIPCIÓN Plan de Microsoft El formato de archivo estándar de un proyecto, que usa la extensión Project (MPP).mpp. Archivo de Microsoft El formato estándar de archivo de un proyecto, que usa la extensión Project 2007.mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Project Archivo de Microsoft El formato estándar de archivo de un proyecto, que usa la extensión Project mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Microsoft Project y Microsoft Project Archivo de Microsoft El formato estándar de archivo de un proyecto, que usa la extensión Project 98.mpp. Project 2010 no puede guardar en el formato de archivo de Microsoft Project 98. No obstante, Project 2010 admite abrir este formato de archivo. Plantilla Microsoft (MPT) de Éste es un archivo de plantilla en el que puede guardar la Project información repetitiva. Este formato usa la extensión.mpt. El archivo global (Global.mpt) es un archivo de plantilla principal que puede contener información de formato para todos los proyectos pero no puede almacenar tareas, recursos o asignaciones. Microsoft Excel Formato usado por el programa de hojas de cálculo Microsoft Excel. Este formato usa las extensiones.xls,.xlsx,.xslb y.xlsm. Puede exportar datos de campo a estos formatos, pero no puede exportar un proyecto completo. Base de datos de Formato de base de datos usado por Project para almacenar Microsoft Project proyectos completos. Este formato usa la extensión.mpd. No puede (MPD) guardar al formato MPD usando Project 2010, pero puede abrir proyectos abiertos que estén almacenados en archivos MPD. Base de datos de Formato de base de datos usado por el programa de base de datos Microsoft Access Microsoft Access, que usa la extensión.mdb. No puede guardar en (MDB) el formato MDB usando Project 2010, pero puede abrir proyectos que estén almacenados en archivos MDB. Conectividad abierta Formato usado por las bases de datos de Microsoft SQL Server de base de datos compatibles con ODBC. No puede guardar en el formato ODBC (ODBC) mediante Project 2010, pero puede abrir proyectos que estén almacenados en archivos ODBC.

12 Para probar tus conocimientos del módulo, debes realizar la Miscelánea 1!