Unidad VI 6.- RECURSOS Y ASPECTOS LEGALES

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1 Unidad VI 6.- RECURSOS Y ASPECTOS LEGALES El sexto paso del plan de negocios comprende las personas que van a realizar las diferentes actividades y los trámites leales necesarios para poner la empresa en marcha. 6.1 Recursos humanos Es necesario establecer funciones y actividades de puestos para poder elaborar un plan que permita al emprendedor conseguir a las personas que con su desempeño, lo ayudarán a alcanzar los objetivos planteados Estructura organizacional Para poder diseñar una estructura organizacional (forma en que se dispone y asigna el trabajo entre el personal de la empresa, para alcanzar eficientemente los objetivos), el primer paso es revisar que los objetivos de la empresa y los de sus áreas funcionales concuerden y se complementen. Aspectos a definir: 1.-Procesos operativos (funciones) de la empresa: Qué se hace? Cómo se hace? Con que se hace? Dónde se hace? En cuanto tiempo se hace? 2.-Descripción de puestos: Agrupar las funciones por similitud. Crear los puestos por actividades respecto del tiempo. Diseñar el organigrama de la empresa.

2 3.-Definición del perfil del puesto en función de lo que se requiere en cuanto a: Características físicas. Habilidades mentales. Preparación académica. Habilidades técnicas (uso de máquinas y herramientas). Experiencia laboral. El manual operativo para su realización requiere la siguiente metodología: Establecer el objetivo que se pretende lograr con cada función general. Desarrollar las funciones específicas necesarias para llevar a cabo cada función. Describir los procesos de cada actividad. Determinar los indicadores operativos (de desempeño) y de calidad (mejoramiento) de cada actividad. Para establecer políticas, se debe dar énfasis a las siguientes áreas: Sistema de comunicación. Procesos para la resolución de conflictos. Carácter moral de la empresa (valores). Comportamientos esperados (actitudes, cumplimiento, etc) Reclutamiento, Selección y Contratación a) Reclutamiento de personal Es muy importante establecer un proceso formal de reclutamiento que garantice la captación del personal requerido, de acuerdo con los perfiles establecidos para los diversos puestos. Existen muchos y muy diversos medios para reclutar personal, cada uno de ellos tiene sus respectivas ventajas y desventajas, asimismo, todos tienen, lógicamente, un impacto sobre el presupuesto que se deberá asignar para el área de Recursos Humanos, por lo que deberá determinarse el proceso y el costo que se está dispuesto a pagar por llevarlo a cabo.

3 b) Selección de personal Por lo general el reclutamiento proporciona un número de candidatos cuyas calificaciones deben medirse en relación con los requerimientos del puesto. Selección de personal es el proceso de elegir individuos con las cualidades adecuadas para llenar las vacantes existentes o proyectadas. c) Contratación Proceso simple si se toman en cuenta los detalles legales que implica, o muy complejo y preocupante si se pasan por alto. Acciones a tomar en cada una de las siguientes áreas: Formas de contratación y cláusulas especiales del contrato (confidencialidad, patentes, etc.), duración de los contratos, derechos y obligaciones que contraen tanto el trabajador como el empleador, etc. Relaciones sindicales. Requisitos y prestaciones de ley Sueldos y Salarios Si se tiene una descripción básica de desempeños, perfiles y organigrama, la administración de sueldos y salarios es rápida y sencilla. No se debe olvidar que la ley establece una serie de erogaciones (prestaciones) que van del 32% al 40% 6.2 Marco legal de la organización EMPRESA: Conjunto de recursos organizados por el titular (emprendedor), con el fin de realizar actividades de producción o de intercambio de bienes o servicios que satisfacen las necesidades de un mercado en particular Régimen legal Los tiempos, costos y el mejor esquema al momento de crear la empresa, deben ser considerados con anterioridad para realizar una buena planeación orientada a obtener mayores beneficios.

4 Requisitos para la constitución legal de la empresa. El número de socios que deseen iniciar. Las aportaciones por socio (capital social). Las responsabilidades que se adquieren frente a terceros. Los gastos de constitución de la empresa. Los trámites a realizar para implementarla legalmente. Las obligaciones fiscales que se deberán afrontar. Las diferentes responsabilidades laborales que se adquieren. Constitución de la empresa. PERSONA FÍSICA: Aquella en la que todas las decisiones relativas al manejo de la administración recaen sobre la persona del dueño (emprendedor). PERSONA MORAL: Cuando es diferente de los socios, con patrimonio propio, esto es importante sobre todo para las PyMES, ya que es necesario cuidar no mezclar gastos e ingresos personales con los de la sociedad. Para establecer una empresa, se debe conocer las diferentes formas de operar a través de sociedades reconocidas por las leyes mexicanas: Artículo 1º. de Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM). En nuestros días las formas más utilizadas son la S.A. de C.V. y S. de R.L. SOCIEDAD ANÓNIMA: Grupo de personas físicas o morales unidas para llevar a cabo actividades comerciales, la obligación se limita al pago de sus acciones. SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA: Organización empresarial en la que los socios se obligan al pago de sus acciones, sin títulos negociables

5 Personalidad jurídica de las Persona Física Ventajas: Es más fácil iniciar y terminar. El empresario puede usar sus bienes personales para garantizar sus créditos. Las decisiones o administración son tomadas por una sola persona. Desventajas: Recae mayor responsabilidad en una sola persona. Conseguir el capital puede ser más difícil y limitar el crecimiento de la empresa. Si el dueño queda imposibilitado para operar la empresa, ésta puede desaparecer. Personalidad jurídica de la Persona Moral Ventajas: Se obtiene más fácilmente el capital social. Los socios o accionistas quedan libre de responsabilidad. Venta de acciones. Puede haber cambios de propietario lo que no limita la continuidad. Desventajas: Más trámites y gasto para constituirla inicialmente. Las decisiones importantes pueden tardar mucho.

6 6.2.2 Trámites y licencias Procedimiento para el registro de una empresa. Cualquier empresa (Sociedad Mercantil) que se constituya requiere permiso de la Secretaría de Relaciones Exteriores; es necesario inscribirse en el Registro Público de Comercio que corresponda a su domicilio fiscal. Aspectos legales laborales a considerar: Seguro Social Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR) INFONAVIT Aspectos legales que deben ser considerados por la empresa: LICENCIAS SANITARIAS: El código sanitario de México estipula que todos los establecimientos de giro reglamentado deberán tener licencia sanitaria. OBTENCION DE PATENTES, MARCAS, DISEÑOS INDUSTRIALES Y MODELOS DE UTILIDAD Y REGISTRO DE NOMBRES COMERCIALES, LOGOTIPOS Y ESLOGANS: Para obtener una patente o registro se inicia mediante solicitud ante la Secretaría de Economía (SE). REGISTRO ANTE LAS CAMARAS: Ser socio de alguna cámara permite tener un apoyo en la solución de diversos problemas que se presenten. SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES: Para obtener el permiso de constituir una sociedad (persona moral), en caso de que se seleccione dicho régimen. NOTARIO PUBLICO: Para la protocolización del acta constitutiva de una sociedad (persona moral). SECRETARIA DE DESARROLLO URBANO: Para la autorización de uso del suelo y servicios relacionados con él.

7 6.3 FINANZAS Es la planeación de los recursos económicos para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captación de recursos cuando la empresa tenga necesidades de los mismos, busca la reducción de la incertidumbre de la inversión, todo esto con la finalidad de obtener las máximas utilidades por acción o la rentabilidad de una empresa Sistema contable CONCEPTO: Es una herramienta que facilita la toma de decisiones y mantiene un monitoreo constante de las operaciones y salud financiera de la empresa. OBJETIVO: Facilitar la toma de decisiones y mantener en forma ordenada el registro de cada operación de cierto período. ORDEN: Debe ser establecido antes de llevar a cabo la primera actividad económica Estados Financieros Los estados financieros son resúmenes de las diferentes operaciones económicas de la empresa, en un período determinado. Objetivo: Visualizar desde el principio hacia donde conduce todos los esfuerzos que se realizan en el negocio para una buena toma de decisiones.

8 a) Flujo de efectivo Fuente: Es un estado proyectado de las entradas y salidas de efectivo en un periodo determinado y se realiza con el fin de conocer la cantidad de efectivo que requiere el negocio para operar durante un periodo determinado, como puede ser una semana, mes, trimestre o año. Cómo elaborar el flujo de efectivo? Se inicia con una lista en la que se estime por adelantado todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se prepara el flujo, para ello se recomiendan los siguientes pasos: 1) Determinar el periodo que se pretende abarcar. 2) Hacer una lista probable del ingreso del periodo determinado, registrando los valores de cada centro de costos y sumarlos para obtener el total. 3) Enlistar las obligaciones que implican gasto de efectivo, sumando el valor de cada egreso para obtener el total. 4) Después de haber obtenido los totales de los ingresos y egresos, estos se restan para obtener el resultado. Si el resultado es positivo, significa que los ingresos son mayores que los egresos y por lo tanto existe un excedente, lo que indica que la empresa opera favorablemente. En caso contrario, el empresario deberá estudiar las medidas para cubrir los faltantes o prever los periodos en los que los resultados sean negativos, reflejándose estos datos en una partida llamada saldo a fin del periodo. 5) Cuando se requiera trabajar el flujo de efectivo con mayor detalle, se puede emplear un saldo acumulado que es la suma del saldo obtenido en el periodo más el saldo del periodo anterior.

9 Cuentas utilizadas en el flujo de efectivo COSTOS Y GASTOS: Costo, es toda cantidad de dinero que se debe erogar para pagar lo que se requiere en la operación de la empresa, no tiene como fin la ganancia; en tanto que el GASTO, sí se desembolsa con el objetivo de obtener utilidades. COSTOS VARIABLES: Cambian en relación directa con determinada actividad o volumen. COSTOS FIJOS: Aquellos que permanecen constantes en un período determinado, sin importar si cambia el volumen de ventas. CAPITAL SOCIAL: Cantidad total de dinero que invierten los dueños d e la empresa (socios) para conformar la misma y sirve como base para el inicio de sus operaciones. CREDITOS (PRESTAMOS): Aportación económica que se entrega a la empresa con el fin de hacer frente a compromisos o necesidades de inversión; que no pueden ser solventadas con el capital de la misma. ENTRADAS: Son todos los ingresos de dinero que la empresa recibe. SALIDAS: Son todos los egresos que la empresa realiza. Los gastos o costos en que la empresa incurre. PROYECCION DEL FLUJO DE EFECTIVO: Estado financiero que muestra el total de efectivo que ingresó o salió de la empresa durante un período determinado. El flujo de efectivo permite proyectar de manera concreta y confiable, la situación de la empresa en tiempos futuros,

10 Conceptos a utilizar para el cálculo de flujo de efectivo Saldo inicial de la cuenta de flujo de efectivo: Corresponde a la cantidad de efectivo con la que se cuenta al inicio del período. Entradas de operación: Es la suma de todos los ingresos o recursos de efectivo, en el período que corresponden al giro principal del negocio. Cuentas por cobrar: Se refieren a la cantidad que se cobra en efectivo, como resultado de sus ventas a crédito. Ventas de contado: Ventas que se pagan en ese momento en efectivo. en su totalidad. Otras entradas. Salidas de operación: Total de gastos o desembolsos de efectivo del periodo, que corresponden al giro principal del negocio. Cuentas por pagar: Representan el pago en efectivo de las cuentas por pagar, las cuales son adeudos a los proveedores en mercancías o materias primas adquiridas a crédito en periodos anteriores. Compras de contado: Compras o adquisiciones que se realizan de materia prima o materiales, lo cual es pagado en efectivo. Otras salidas. Flujo de efectivo de operación: Es la suma de todas las entradas menos las salidas totales de operación del negocio. Entradas de financiamiento e inversión: Son entradas de efectivo al negocio para fomentar una actividad (ejemplo. Expansión) a través de : Préstamo bancario: Cuando una institución financiera hace un préstamo en efectivo a la empresa. Aumento de capital: Se da cuando los socios o dueños del negocio aportan capital a la empresa, lo cual se refleja en un incremento de capital. Otras entradas de financiamiento/inversión.

11 Salidas de financiamiento e inversión: Son egresos de efectivo del negocio para el fomento de actividades a través de: Adquisición de activos: Compra de maquinaria, equipos, etc. Pago de deuda e intereses: Es el pago del interés que se genera cuando se adquiere un préstamo que debe pagarse en cierto plazo, así como el pago correspondiente del capital mismo. Otras salidas de financiamiento e inversión. Saldo final de flujo de efectivo: Corresponde a la cantidad de dinero (efectivo) que la empresa tendrá al final del periodo, el cual consiste en el saldo inicial de efectivo, más las entradas de efectivo totales, menos las salidas de efectivo totales. El flujo de efectivo ofrece información básica para elaborar dos estados financieros clave: ESTADO DE RESULTADOS. BALANCE GENERAL. b) Estado de resultados o Estado de pérdidas y ganancias. Instrumento que utiliza la administración para reportar las operaciones que se realizan en la empresa en un período determinado. Así la ganancia o pérdida de la empresa, se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias. Puede ser calculado para cualquier tipo de empresa. Las cuentas cambian, dependiendo del giro de la empresa. En compañías manufactureras y comercializadoras, se maneja el costo de la mercancía que se vendió, en la de servicios EMPRESA DE SERVICIOS INGRESOS: Representan los recursos que recibe el negocio por la venta de un producto o servicio, en efectivo o a crédito.

12 c) Balance general o Estado de situación Este documento presenta la situación del negocio en un momento en particular. Muestra a una fecha determinada, cuales son los activos, pasivos y capital contable. Muestra de las empresas, que tiene, que debe, que pagó. El formato es igual para todas las empresas, sólo cambian las cuentas. Estructura Contable Fuente:

13 Clasificación de la estructura contable ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Recursos que posee la empresa. Cantidad que se debe a los acreedores o proveedores sobre los activos que se tienen. Capital invertido por los dueños de la empresa. ACTIVOS: Bienes y derechos propiedad de la empresa. Existen dos tipos: a) ACTIVO CIRCULANTE: Activos en efectivo y otros que la empresa espera vender, usar o convertir en efectivo en un periodo menor de un año. Cuentas: Efectivo y bancos: Es el activo más líquido de la empresa. Inversiones Temporales: Inversiones en efectivo que se realizaron en ese periodo y que no se requieren para las operaciones normales del negocio. Cuentas por cobrar (clientes): Ventas a clientes a crédito. Inventarios: Bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta como materia prima, productos en proceso o artículos terminados. Inventarios de materia prima. Inventarios de productos en proceso. Inventarios de productos terminados. Gastos pagados por adelantado: Bienes y/o servicios que se van a consumir dentro e cierto periodo.

14 b) ACTIVO FIJO Representan la propiedad de la empresa respecto a activos que no se planean vender a corto plazo, pues se adquieren para ser utilizados en las operaciones de la empresa. Depreciación: Los activos fijos con los años pueden volverse anticuados o inservibles por el desgaste que han tenido. De acuerdo a su deterioro, la disminución de su valor se carga a un gasto llamado depreciación. C) OTROS ACTIVOS: Activos intangibles que son aprovechados en el negocio. PASIVO: Representa lo que el negocio debe a otras personas o instituciones. De acuerdo a su vencimiento pueden ser: a) PASIVOS A CORTO PLAZO Cuentas por pagar: Adeudos a proveedores en materia prima relacionada con el giro normal. Documentos por pagar: Deuda hecha por escrito y comprometida a pagar en una fecha determinada. Otros pasivos a corto plazo: Dividendos por pagar, impuestos por pagar, sueldos por pagar, etc. b) PASIVOS A LARGO PLAZO Préstamos bancarios: Préstamos adquiridos por razones varias. Hipoteca por pagar: Se registra cuando se obtienen recursos de un banco con la promesa de pagarlos durante un periodo superior a un año y dichos fondos se garanticen con bienes inmuebles. CAPITAL Capital Social: El capital integrado con las aportaciones de los socios. Capital contable: Patrimonio de los accionistas, integrado por sus aportaciones más las utilidades que no se hayan repartido. Dividendos: Distribución de las utilidades obtenidas por la empresa a los accionistas.

15 Utilidad retenida: Corresponde al importe acumulado en el periodo (ya sea que se haya ganado o perdido) y es el saldo final del estado de resultados menos los dividendos pagados a los accionistas) Índices financieros o Razones financieras. Índice.- Es la relación entre dos cantidades que muestra la evolución de un fenómeno. Son instrumentos financieros que se utilizan para evaluar los resultados de las operaciones del negocio. Son muchos y muy variados. Se deben aplicar simultáneamente y analizarlos para llegar a conclusiones válidas. Los más comunes son: 1) Índices de liquidez. 2) Prueba del acido. 3) Razones de endeudamiento. 4) Razones de eficiencia y operación (rotación de activos, rotación de inventarios, etc). 5) Rentabilidad. 6) Punto de equilibrio. 7) Valor presente neto. 8) Tasa interna de retorno. RAZONES O ÍNDICES DE LIQUIDEZ: Permite medir la capacidad de la empresa para pagar los préstamos o deudas contraídas a corto plazo. Entre mayor a 1 sea la prueba de liquidez, hay más seguridad de que los pasivos sean pagados si los activos se pueden convertir en efectivo. Activo circulante / Pasivo circulante PRUEBA DEL ÁCIDO: Elimina los inventarios (activos circulantes más difíciles de convertir en efectivo). (Activo circulante- Inventario) / Pasivo circulante Resultado debe ser igual o mayor a 1

16 CAPITAL DEL TRABAJO: Bienes y derechos con los que cuenta un empresa después de cubrir la deuda a corto plazo (lo que se tiene menos lo que se debe). Activo circulante - Pasivo circulante RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO: Indica la proporción en que los activos totales han sido financiados por personas ajenas a la empresa, ya sea por pasivos o capital. El resultado debe ser menor a 1. Pasivos / Activos Capital total / Activo total ROTACIÓN DE ACTIVO TOTAL: Grado de utilización de activos totales para generar venta. El resultado debe ser mayor a 1. Ventas netas / Activo total RENTABILIDAD SOBRE VENTAS: Explica cuanto pasa a ser utilidad neta por cada peso que se vende. Más cercana al 100 % mejor. (Utilidad neta/ Ventas netas)100 (Utilidad de operación/ Ventas)100 RENTABILIDAD SOBRE ACTIVO TOTAL: Indica que por cada peso que se invierte en los activos, cuanto se generó de utilidad neta en el periodo. Más cercana al 100%. (Utilidad neta / Activo )100 RENTABILIDAD SOBRE CAPITAL: Por cada peso que invierten los accionistas al capital, que porcentaje se convierte en utilidad. Más cercana al 100% mejor. (Utilidad neta / Capital )100

17 Supuestos utilizados en las proyecciones financieras. En esta parte del plan se deben establecer todos los supuestos utilizados para elaborar los estados financieros y determinar la cantidad de dinero que se usará en inversiones, pagos de adeudos, requerimientos de capital, así como para calcular el nivel de ventas que se piensa alcanzar. Los supuestos deben ser previstos de acuerdo a la situación actual del medio: Situación inflacionaria Tendencias económicas de la región (tasa de interés bancario, nivel de ingresos de la población, etc.) Acontecimientos sociales, culturales, climáticos, deportivos o políticos Sistema de financiamiento Fuente: Existe un número grande de posibilidades de conseguir capital necesario. De acuerdo a los estados financieros proyectados, se deben analizar los requerimientos. Entre las diversas opciones de financiamiento: Socios particulares Préstamos bancarios Aportaciones personales Sociedades de inversión Créditos de proveedores Otros

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