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1 Junio 2016

2 DOCUMENTO ELABORADO POR: DOCUMENTO REVISADO POR: DOCUMENTO APROBADO POR: CONTENIDO DEL DOCUMENTO: 1. Propósito del procedimiento: 2. Alcance del procedimiento: 3. Marco normativo y legal: 4. de referencia: 5. Responsabilidades del personal que interviene: 6. Desarrollo de las actividades del procedimiento: 7. Anexos o formularios: 8. Modificaciones del documento: PROGRAMA PRESIDENCIAL CIUDAD MUJER COPIA CONTROLADA No. FECHA Página 1 de 4

3 1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Mostrar de manera explicativa las actividades a realizar para divulgar las actualizaciones y modificaciones al marco normativo jurídico legal vigente mostrando a los diversos actores que intervienen. 2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento aplica a todas las unidades organizativas del programa que se rigen por la normativa legal vigente en el desempeño de sus actividades cotidianas 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Convenios interinstitucionales Manual Operativo del Programa Ciudad Mujer Sistema jurídico vigente en el país 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ACRÓNIMOS CCM: Centro Ciudad Mujer SEDIS: Secretaria de Estado en los Despacho de Desarrollo e Inclusión Social 5. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL QUE INTERVIENE La Unidad de Servicios Legales (USL) de la Secretaria General es responsable de divulgar las actualizaciones y/o modificaciones que se realicen al marco normativo legal, que son necesarios para el cumplimiento y ejecución de actividades de la Secretaria de Estado en los Despachos de Desarrollo e Inclusión Social (SEDIS) y los diferentes programas que se encuentran adscritos a ella; así como brindar el apoyo jurídico que le soliciten por parte de la Dirección Nacional del Programa Ciudad Mujer 6. DESARROLLO DE LOS APARTADOS DEL PROCEDIMIENTO La Unidad de Servicios Legales de la Secretaria General divulgará las actualizaciones y/o modificaciones que se realicen al marco normativo legal, que son necesarios para el cumplimiento y ejecución de actividades de la Secretaria de Estado en los Despacho de Desarrollo e Inclusión Social (SEDIS) y los diferentes programas que se encuentran adscritos a ella, manteniéndose pendiente que todo el personal reciba en forma oportuna y eficiente las actualizaciones y cambios en la normativa a fin de que sean observadas y garantizar así el cumplimiento del Sistema jurídico. La unidad es la responsable de dar el apoyo e interpretaciones al marco jurídico con opiniones jurídicas divulgadas a todas las unidades organizativas de la SEDIS y Programas adscritos entre ellos Programa Ciudad Mujer Página 2 de 4

4 El mecanismo a utilizar será el de transmitir en forma escrita, ya sea manual o electrónicamente, los lineamientos, políticas, normativas, decretos, leyes, lineamientos y procedimientos autorizados, al personal y sus programas, con el propósito que se cumplan. Es obligación de las responsables de cada proceso, el asegurar que éste y la documentación normativa asociada, se revise y se mantenga actualizada para garantizar la correcta ejecución del proceso que le ha sido asignado. N Responsable Actividad Evidencia Los documentos relacionados a normativa jurídica que se actualicen o modifiquen y que forman parte del Sistema Jurídico vigente, serán revisados y administrados por la Unidad de Servicios Legales de la Secretaria General, con el fin de tener un punto único de control de los mismos. Se revisan los cambios o modificaciones aprobadas para emitir una opinión jurídica al respecto que sirva de ampliación a la comprensión de éstos Se publican los documentos y aprobados para que los usuarios dispongan de todos aquellos que les son necesarios para el desempeño de sus funciones, los cuales podrán consultar, imprimir o copiar. El personal designado para monitoreo y divulgación de las actualizaciones y modificaciones realizadas al marco jurídico, así como las implicaciones que tendría sobre los documentos como: planes, políticas, procedimientos, reglamentos, instructivos y manuales necesarios para el cumplimiento de las actividades, procede a su socialización y divulgación por medio de reuniones individuales o grupales en las unidades organizativas del Programa Ciudad Mujer, talleres de capacitación, publicación impresa enviada por medio de memorando y haciendo uso de los sistemas de distribución electrónicos. Para lograr una divulgación efectiva y eficaz, los documentos que conforman el sistema normativo legal vigente, de obtenerse versiones electrónicas al encontrarse aprobados y autorizados a divulgar, se buscara la difusión y publicación a través de los Página 3 de 4

5 N Responsable Actividad Evidencia 5. sistemas de distribución institucional. Una vez las normativas y leyes estén disponibles en el sistema designado para su distribución y divulgación, el/la colaborador(a) jurídico/a a cargo notificará a las empleadas y funcionarias del Programa Ciudad Mujer a fin de que todas estén debidamente enteradas de los cambios, actualizaciones o modificaciones así como de su interpretación. La notificación la hará por medio de correo electrónico y publicación en los medios disponibles para su anuncio. Es responsabilidad de cada empleada y funcionaria del Programa CM-HN informarse del contenido de los documentos. 7. ANEXOS O FORMULARIOS: Bitácora de Registro de actualizaciones de documentos 8. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO: Revisión nro. Modificaciones FUM Página 4 de 4