Contenido DIAGRAMA DE PROCESO... 3 REGISTRO DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES... 4

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA REALIZAR EVALUACIÓN DE PROVEEDORES P-PS

2 Contenido DIAGRAMA DE PROCESO... 3 REGISTRO DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES... 4

3 1. DIAGRAMA DE PROCESO A continuación se muestran los pasos generales para realizar el proceso de evaluación de proveedores. Registrar los resultados de la evaluación Rol: Administrador de contrato 10 Guardar el formulario de evaluación. Rol: Administrador de contrato 10 Finalizar el proceso de evaluación. Rol: Administrador de contrato 10

4 2. REGISTRO DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES La funcionalidad de evaluación de proveedores es la herramienta que tiene el sistema Mer-Link para poder calificar a los contratistas por el desempeño en la ejecución contractual. Esta evaluación se realiza considerando aspectos relacionados a efectividad en las entregas, calidad en los productos o servicios, atención y servicio al cliente, entre otros. Consideraciones importantes a tomar en cuenta para realizar un proceso de evaluación de proveedores: La evaluación de proveedores es una etapa facultativa, es decir es la Institución la que decide si para un contrato se requiere evaluar o no al contratista. El funcionario designado en el procedimiento como administrador de contrato, específicamente con el rol Administrador de Contrato 10, es quien puede realizar el proceso de evaluación del contratista. La evaluación de proveedores podrá realizarse a los contratos base que se encuentren en estado Notificado. Además, también se habilitará la opción para los contratos modificados que sean unilaterales y adicionales que también se encuentren en estado Notificado. Para realizar dicho proceso de evaluación de proveedores se deben seguir los siguientes pasos: En el menú Contratación Electrónica, Confección de Contrato, se encuentra una nueva opción de Submenú llamada Evaluación de Proveedores.

5 Al dar Clic en la Opción Evaluación de Proveedores, el sistema muestra la pantalla llamada Consulta y Gestión de la Evaluación de Proveedores, con diferentes filtros de búsqueda. Además se despliega un listado de los contratos bases, Unilaterales (Aumento) y Adicionales que se encuentran en estado de Contrato Notificado. El funcionario selecciona del listado de Consulta y gestión de la evaluación de Proveedores el contrato de interés y oprimir sobre la etiqueta Sin evaluar. El sistema despliega la pantalla llamada Evaluación de Proveedores esta pantalla muestra información general de la Institución, del contrato y el contratista.

6 El sistema además muestra en la sección [4. Factores de Evaluación] el cuadro o detalle predefinido para realizar la evaluación. La misma consta de tres factores de evaluación relacionadas con: Efectividad en las entregas Calidad del producto Atención y Servicio al cliente El sistema para cada uno de los factores exige seleccionar alguna de las opciones de respuesta, y permite incluir comentarios referentes a la evaluación de cada uno de los aspectos. Además se presenta un factor llamado Otros que permite evaluar cualquier otro factor requerido por la Institución, el uso de este factor es opcional, pero si se selecciona el sistema obliga a completar los campos Detalle de factor, Comentarios para que incluya la explicación del factor a evaluar y la nota del mismo permitiendo incluir un número entre 0 (valor mínimo) y 10 (valor máximo). El sistema realizara los cálculos respectivos para tomar en cuenta este nuevo factor agregado y proporcionar una nota final.

7 Adicionalmente el formulario cuenta con un campo de observaciones para que el usuario justifique o motive alguna calificación si así lo considera necesario. Además permite adjuntar archivos para documentar y respaldar la evaluación en caso de requerirse. Al final de la pantalla el sistema habilita los botones de Guardar y Listado. Una vez completada la evaluación, oprimir el botón Guardar. El sistema al guardar agrega el nombre del evaluador y la fecha y hora de evaluación. Además se activan los botones Modificar, Finalizar y Listado.

8 Al dar clic en Modificar el sistema habilita nuevamente el formulario para realizar los cambios requeridos. El botón Finalizar se utiliza para finalizar el proceso y remite la información inmediatamente al expediente electrónico de la contratación. Una vez finalizada la evaluación, la mima no podrá ser modificada ni eliminada. El sistema habilita en el expediente electrónico la consulta para cada contrato en una nueva sección llamada Evaluación, permitiendo ver la calificación y consultar el formulario de cada una de las evaluaciones realizadas. Con este paso damos por concluida la explicación o guía de cómo realizar el proceso de evaluación de contratistas en los contratos en un procedimiento de contratación.