Capítulo I. Marco metodológico

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1 Capítulo I. Marco metodológico 1.1 Caso de estudio (planteamiento del problema) En la mayoría de los restaurantes, la administración de los mismos se centra principalmente en el control de inventarios y el área financiera. Con respecto al control de inventarios, se puede decir que éste se realiza anotando en un formato preestablecido las salidas de los productos que fueron pedidos al almacén; aunque cabe destacar que ésta no es una forma adecuada de contabilizar todos los insumos que fueron necesarios para la producción de los platillos. Para llevar a cabo la producción de los mismos, se hace una proyección de aquellos que se consumirán en el transcurso del día; contando con una carta básica que muestra la proporción de ingredientes necesarios para poder preparar un platillo en especial, y además, se anexa otra carta para platillos de temporada. El registro de los platillos consumidos lo hace el mesero; presentando al final del día el corte de lo vendido, lo cual es cotejado contra lo que pidió en la cocina; y así se genera el reporte requerido. En caso de hacer un registro erróneo; se provoca un déficit de materia prima que genera pérdidas de efectivo y se refleja en el área financiera. Entonces, podríamos decir que el origen del problema radica en acciones sensibles como el conteo erróneo efectuado por el personal. Por lo tanto, el proyecto compete a proporcionar una solución para la correcta gestión operativa y financiera de restaurantes. Que además incluya controles que verifiquen que el proceso se ejecuta de manera adecuada. Lo cual se llevara a cabo por medio de la aplicación de la auditoría informática, ya que nos permitirá realizar con mayor eficiencia un estudio minucioso de la operación actual y proporcionar una solución que ayude al mejor funcionamiento. 1.2 Objetivo general Desarrollar un sistema de gestión para restaurantes, que contenga un conjunto de métodos y procedimientos de control (herramienta de auditoría), sobre el cumplimiento de las políticas y planes del restaurante, para validar la confiabilidad y exactitud de la información: financiera y operativa, basándonos en el control de inventario. 1

2 1.3 Objetivos específicos Definir la aplicación de técnicas de auditoría para el establecimiento de controles de inventarios en un restaurante. Desarrollar una carta básica de platillos, para definir los requisitos de producción en el área de preparación de platillos (cocina). Definir un control de inventarios, considerando las entradas y salidas de almacén. Establecer estándares de seguimiento a la operación de almacén. Establecer políticas de manejo de recursos financieros. Establecer un método para la cobranza de los productos y platillos consumidos. Establecer métodos de análisis de información financiera, como prueba de los detalles de operaciones y saldos. 1.4 Justificación del estudio La información es un recurso indispensable para las empresas hoy en día, ya que es fundamental su recopilación y posterior análisis, que le permite hacer un correcto diagnostico acerca de la funcionalidad de la empresa. La informática siendo una ciencia rica en el manejo de la información permite crear sistemas de gestión. Ya que está comprometida con la sociedad para ayudar a resolver problemas que se generan en la operación de los restaurantes. Considerando que tanto el ingeniero en informática, como el licenciado en ciencias de la informática, son protagonistas en la creación de nuevos y mejores procesos y sistemas que se requieren, debido a que cuentan con el ingenio, la imaginación, la habilidad creativa y el saber optimizar el aprovechamiento de recursos; mejorando de manera significativa los procesos y métodos empleados. Ya que tiene la capacidad de percibir, abstraer y modelar la realidad en términos de información y conocimiento, resolver problemas de información de cualquier organización haciendo uso de tecnologías de información a su alcance. Además de analizar, diseñar, implementar y controlar sistemas de información para la solución de problemas complejos. Considerando la necesidad de realizar una herramienta capaz de controlar las existencias de insumos dentro de un restaurante, el presente trabajo pretende brindar el soporte necesario mediante el diseño y desarrollo de un sistema integral para controlar las funciones operativas y financieras dentro de un restaurante; que cumpla con los requerimientos que las organizaciones restauranteras requieran. El desarrollo del sistema permite la construcción de contenedores o repositorios digitales de información (bases de datos), que a través del sistema reportará ventajas para generación de reportes y acceso a la información, en el momento y tiempo oportuno. 2

3 Las organizaciones deben de establecer políticas de administración implementando metodologías, facilitando los procesos de trabajo colaborativo orientados a la generación, construcción, búsqueda y uso de conocimientos no solo para resolver problemas, sino también para generarlo en base a los existentes. La creación, implementación y uso del sistema es una herramienta importante para estos fines. Con el fin de apoyar la toma de decisiones y presentar información relevante, ya que el sistema de gestión determinarán las acciones a realizar y reducirá en un porcentaje considerable la merma, falta de efectivo y aumentará la productividad, en tiempo de registro de ventas. 3

4 Capítulo II. Marco teórico y referencial 2.1 Marco teórico Auditoría El concepto de auditoría hace referencia a un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una entidad, etc. La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír. Si consultamos el boletín de normas de auditoría del Instituto Mexicano de Contadores nos dice: " La auditoría no es una actividad meramente mecánica que implique la aplicación de ciertos procedimientos cuyos resultados, una vez llevado a cabo son de carácter indudable 1. Otro concepto de auditoría es: proceso formal y necesario para las empresas que tiene como fin asegurar que sus activos sean protegidos en forma adecuada. Asimismo, la alta dirección espera que de los proyectos de auditoría surjan las recomendaciones necesarias para que se lleven a cabo de manera oportuna y satisfactoria las políticas, controles y procedimientos definidos formalmente, con objeto de que cada individuo o función de la organización opere de modo productivo en sus actividades diarias, respetando las normas generales de honestidad y trabajo aceptadas. 2 De todo esto sacamos como deducción que la auditoría es un examen crítico pero no mecánico, que no implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo. La auditoría nace como un órgano de control de algunas instituciones estatales y privadas. Su función inicial es estrictamente económico -financiero, y los casos inmediatos se encuentran en las peritaciones judiciales y las contrataciones de contables expertos por parte de Bancos Oficiales. La auditoría en informática es la revisión y evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de informática, equipos de cómputo de la organización en su utilización y seguridad de la información para apoyar la toma de decisiones de manera eficiente. El control interno informático controla diariamente que todas las actividades de sistemas de información sean realizadas cumpliendo los procedimientos, estándares y normas fijados por la dirección de la organización y/o la dirección informática, así como los requerimientos legales. 3 El control en la auditoría informática se utiliza para: 1 Boletín de normas de auditoría del Instituto Mexicano de Contadores. 2 Hernández, Hernández Enrique. Auditoría en informática. 2ª Edición. Editorial CECSA. México, Monografías. Disponible en 4

5 Proteger la información contra accesos no apropiados y estar actualizada Validación de transacciones registradas e introducidas al sistema de cómputo. Verificar la adecuada recuperación de los archivos y bases de datos. La función auditora debe ser absolutamente independiente; no tiene carácter ejecutivo, ni son vinculantes sus conclusiones. Queda a cargo de la empresa tomar las decisiones pertinentes. La auditoría contiene elementos de análisis, de verificación y de exposición de debilidades y disfunciones. Aunque pueden aparecer sugerencias y planes de acción para eliminar las disfunciones y debilidades antedichas; estas sugerencias plasmadas en el Informe final reciben el nombre de recomendaciones. Las funciones de análisis y revisión que el auditor informático realiza, puede chocar con la psicología del auditado, ya que es un informático y tiene la necesidad de realizar sus tareas con racionalidad y eficiencia. El nivel técnico del auditor es a veces insuficiente, dada la gran complejidad de los sistemas, unidos a los plazos demasiado breves de los que suelen disponer para realizar su tarea. Además del chequeo de los sistemas, el auditor somete al auditado a una serie de cuestionario. Dichos cuestionarios, llamados listas de verificación, son guardados celosamente por las empresas auditoras, ya que son activos importantes de su actividad. Las listas de verificación tienen que ser comprendidas por el auditor al pie de la letra, ya que si son mal aplicadas y mal recitadas se puede llegar a obtener resultados distintos a los esperados por la empresa auditora. La lista de verificación puede llegar a explicar cómo ocurren los hechos pero no por qué ocurren. El cuestionario debe estar subordinado a la regla, a la norma, al método. Sólo una metodología precisa puede desentrañar las causas por las cuales se realizan actividades teóricamente inadecuadas o se omiten otras correctas. El auditor sólo puede emitir un juicio global o parcial basado en hechos y situaciones incontrovertibles, careciendo de poder para modificar la situación analizada por él mismo. Unos controles internos eficaces disminuyen la probabilidad de que se cometan fraudes irregularidades en una organización. Salvo pruebas en contrario, lo que fue cierto en el pasado seguirá ocurriendo en el futuro Auditoría informática Los principales objetivos que constituyen a la auditoría informática son el control de la función informática, el análisis de la eficiencia de los sistemas informáticos, la verificación del 5

6 cumplimiento de la normativa general de la empresa en este ámbito y la revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos informáticos. El auditor informático ha de velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz sistema de información. Claro está, que para la realización de una auditoría informática eficaz, se debe entender a la empresa en su más amplio sentido, ya que una universidad, un ministerio o un hospital son tan empresas como una sociedad anónima o empresa pública. Todos utilizan la informática para gestionar sus "negocios" de forma rápida y eficiente con el fin de obtener beneficios económicos y de costes. Por eso, al igual que los demás órganos de la empresa (balances y cuentas de resultados, tarifas, sueldos, etc.), los sistemas informáticos están sometidos al control correspondiente, o al menos debería estarlo. La importancia de llevar un control de esta herramienta se puede deducir de varios aspectos. Las computadoras y los centros de proceso de datos se convirtieron en blancos apetecibles no solo para el espionaje, sino para la delincuencia y el terrorismo. En este caso interviene la auditoría informática de seguridad. Las computadoras creadas para procesar y difundir resultados o información elaborada pueden producir resultados o información errónea si dichos datos son, a su vez, erróneos. Este concepto obvio es a veces olvidado por las mismas empresas que terminan perdiendo de vista la naturaleza y calidad de los datos de entrada a sus sistemas informáticos, con la posibilidad de que se provoque un efecto cascada y afecte a aplicaciones independientes. En este caso interviene la auditoría informática de datos. Un sistema informático mal diseñado puede convertirse en una herramienta peligrosa para la empresa: como las máquinas obedecen ciegamente a las órdenes recibidas y la modelización de la empresa está determinada por las computadoras que materializan los sistemas de información, la gestión y la organización de la empresa no puede depender de un software y hardware mal diseñados Objetivo fundamental de la auditoría informática: operatividad La operatividad es una función de mínimos consistente en que la organización y las máquinas funcionen por lo menos al mínimo. No es admisible detener la maquinaria informática para descubrir sus fallos y comenzar de nuevo. La auditoría debe iniciar su actividad cuando los sistemas están operativos, es el principal objetivo el de mantener tal situación. Tal objetivo debe conseguirse tanto a nivel global como parcial. 6

7 La operatividad de los sistemas ha de constituir entonces la principal preocupación del auditor informático. Para conseguirla hay que acudir a la realización de controles técnicos generales de operatividad y controles técnicos específicos de operatividad, previos a cualquier actividad del auditor. Los controles técnicos generales son los que se realizan para verificar la compatibilidad de funcionamiento simultaneo del sistema operativo y el software de base con todos los subsistemas existentes, así como la compatibilidad del hardware y del software instalados. Estos controles son importantes en las instalaciones que cuentan con varios competidores, debido a que la profusión de entornos de trabajo muy diferenciados obliga a la contratación de diversos productos de software básico, con el consiguiente riesgo de abonar más de una vez el mismo producto o desaprovechar parte del software abonado. Puede ocurrir también con los productos de software básico desarrollados por el personal de sistemas interno, sobre todo cuando los diversos equipos están ubicados en centros de proceso de datos geográficamente alejados. Lo negativo de esta situación es que puede producir la inoperatividad del conjunto. Cada centro de proceso de datos, tal vez sea operativo trabajando independientemente, pero no será posible la interconexión e intercomunicación de todos los centros de proceso de datos si no existen productos comunes y compatibles. Los controles técnicos específicos son igualmente necesarios para lograr la operatividad de los sistemas. Un ejemplo de lo que se puede encontrar mal son parámetros de asignación automática de espacio en disco* que dificulten o impidan su utilización posterior por una sección distinta de la que lo generó. También, los periodos de retención de ficheros comunes a varias aplicaciones pueden estar definidos con distintos plazos en cada una de ellas, de modo que la pérdida de información es un hecho que podrá producirse con facilidad, quedando inoperativa la explotación de alguna de las aplicaciones mencionadas. Parámetros de asignación automática de espacio en disco Todas las aplicaciones que se desarrollan son determinadas por ciertos parámetros que permiten configurar cual va a ser el comportamiento del sistema. Por ejemplo, una aplicación va a usar cierta cantidad de espacio en disco. Si uno no analizó cual es la operatoria y el tiempo que le va a llevar ocupar el espacio asignado, y se pone un valor muy chico, puede ocurrir que un día la aplicación reviente, se caiga. Si esto sucede en medio de la operatoria y la aplicación se cae, el volver a levantarla, con la nueva asignación de espacio puede llegar a demandar muchísimo tiempo, lo que significa un riesgo enorme. 7

8 Normas de auditoría informática Según se describe las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo. Las normas de auditoría se clasifican en: Normas personales Son cualidades que el auditor debe tener para ejercer sin dolo una auditoría, basados en un sus conocimientos profesionales así como en un entrenamiento técnico, que le permita ser imparcial a la hora de dar sus sugerencias. Normas de ejecución del trabajo Son la planificación de los métodos y procedimientos, tanto como papeles de trabajo a aplicar dentro de la auditoría. Normas de información Son el resultado que el auditor debe entregar a los interesados para que se den cuenta de su trabajo, también es conocido como informe o dictamen Técnicas de auditoría informática Se define a las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias. Al aplicar su conocimiento y experiencia el auditor, podrá conocer los datos de la empresa u organización a ser auditada, que pudieran necesitar una mayor atención. Las técnicas procedimientos están estrechamente relacionados, si las técnicas no son elegidas adecuadamente, la auditoría no alcanzará las normas aceptadas de ejecución, por lo cual las técnicas así como los procedimientos de auditoría tienen una gran importancia para el auditor. Las técnicas se clasifican generalmente con base en la acción que se va a efectuar, estas acciones pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por examen físico. Siguiendo esta clasificación las técnicas de auditoría se agrupan específicamente de la siguiente manera: Estudio General Análisis 8

9 Inspección Confirmación Investigación Declaración Certificación Observación Cálculo Procedimientos de auditoría. Al conjunto de técnicas de investigación aplicables a un grupo de hechos o circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinión del auditor dentro de una auditoría, se les dan el nombre de procedimientos de auditoría en informática. La combinación de dos o más procedimientos, derivan en programas de auditoría, y al conjunto de programas de auditoría se le denomina plan de auditoría, el cual servirá al auditor para llevar una estrategia y organización de la propia auditoría. El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar los hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultánea. En General los procedimientos de auditoría permiten: Obtener conocimientos del control interno. Analizar las características del control interno. Verificar los resultados de control interno. Fundamentar conclusiones de la auditoría Análisis de datos para una correcta auditoría. Dentro de los diversos tipos de técnicas y procedimientos de auditoría, destacan el análisis de datos, ya que para las organizaciones el conjunto de datos o información son de tal importancia que es necesario verificarlos y comprobarlos, así también tiene la misma importancia para el auditar ya que debe de utilizar diversas técnicas para el análisis de datos, los cuales se describen a continuación. 9

10 Comparación de programas Esta técnica se emplea para efectuar una comparación de código (fuente, objeto o comandos de proceso) entre la versión de un programa en ejecución y la versión de un programa piloto que ha sido modificado en forma indebida, para encontrar diferencias. Mapeo y rastreo de programas Esta técnica emplea un software especializado que permite analizar los programas en ejecución, indicando el número de veces que cada línea de código es procesada y las de las variables de memoria que estuvieron presentes. Análisis de código de programas Se emplea para analizar los programas de una aplicación. El análisis puede efectuarse en forma manual (en cuyo caso sólo se podría analizar el código ejecutable). Datos de prueba Se emplea para verificar que los procedimientos de control incluidos los programas de una aplicación funcionen correctamente. Los datos de prueba consisten en la preparación de una serie de transacciones que contienen tanto datos correctos como datos erróneos predeterminados. Datos de prueba integrados Técnica muy similar a la anterior, con la diferencia de que en ésta se debe crear una entidad, falsa dentro de los sistemas de información. Análisis de bitácoras Existen varios tipos de bitácoras que pueden ser analizadas por el auditor, ya sea en forma manual o por medio de programas especializados, tales como bitácoras de fallas del equipo, bitácoras de accesos no autorizados, bitácoras de uso de recursos, bitácoras de procesos ejecutados. Simulación paralela Técnica muy utilizada que consiste en desarrollar programas o módulos que simulen a los programas de un sistema en producción. El objetivo es procesar los dos programas o módulos de forma paralela e identificar diferencias entre los resultados de ambos Monitoreo. Dentro de las organizaciones todos los procesos necesitan ser evaluados a través del tiempo para verificar su calidad en cuanto a las necesidades de control, integridad y confidencialidad, este es precisamente el ámbito de esta técnica, a continuación se muestran los procesos de monitoreo: 10

11 M1 Monitoreo del proceso. M2 Evaluar lo adecuado del control Interno. M3 Obtención de aseguramiento independiente. M4 Proveer auditoría independiente. M1 Monitoreo del proceso Asegura el logro de los objetivos para los procesos de TI, lo cual se logra definiendo por parte de la gerencia reportes e indicadores de desempeño y la implementación de sistemas de soporte así como la atención regular a los reportes emitidos. Para ello la gerencia podrá definir indicadores claves de desempeño y factores críticos de éxito y compararlos con los niveles propuestos para evaluar el desempeño de los procesos de la organización. M2 Evaluar lo adecuado del control Interno Asegura el logro de los objetivos de control interno establecidos para los procesos de TI, para ello se debe monitorear la efectividad de los controles internos a través de actividades administrativas, de supervisión, comparaciones, acciones rutinarias, evaluar su efectividad y emitir reportes en forma regular. M3 Obtención de aseguramiento independiente Incrementa los niveles de confianza entre la organización, clientes y proveedores, este proceso se lleva a cabo a intervalos regulares de tiempo. Para ello la gerencia deberá obtener una certificación o acreditación independiente de seguridad y control interno antes de implementar nuevos servicios de tecnología de información que resulten críticos, así como para trabajar con nuevos proveedores de servicios de tecnología de información, luego la gerencia deberá adoptar como trabajo rutinario tanto hacer evaluaciones periódicas sobre la efectividad de los servicios de tecnología de información, de los proveedores de estos servicios así como también asegurarse el cumplimiento de los compromisos contractuales de los servicios de tecnología de información y de los proveedores de dichos servicios. M4 Proveer auditoría independiente. Incrementa los niveles de confianza de recomendaciones basadas en mejores prácticas de su implementación, lo que se logra con el uso de auditorías independientes desarrolladas a intervalos regulares de tiempo. Para ello la gerencia deberá establecer los estatutos para la función 11

12 de auditoría, destacando en este documento la responsabilidad, autoridad y obligaciones de la auditoría. El auditor deberá ser independiente del auditado, esto significa que los auditores no deberán estar relacionados con la sección o departamento que esté siendo auditado y en lo posible deberá ser independiente de la propia empresa, esta auditoría deberá respetar la ética y los estándares profesionales, seleccionando para ello auditores que sean técnicamente competentes, es decir que cuenten con habilidades y conocimientos que aseguren tareas efectivas y eficientes de auditoría informática. La función de la auditoría informática deberá proporcionar un reporte que muestre los objetivos, período de cobertura, naturaleza y trabajo de auditoría realizado, así como también la organización, conclusión y recomendaciones relacionadas con el trabajo de auditoría informática llevado a cabo Análisis de bitácoras. Hoy en día los sistemas de cómputo se encuentran expuestos a distintas amenazas, las vulnerabilidades de los sistemas aumentan, al mismo tiempo que se hacen más complejos, el número de ataques también aumenta, por lo anterior las organizaciones deben reconocer la importancia y utilidad de la información contenida en las bitácoras de los sistemas de computo así como mostrar algunas herramientas que ayuden a automatizar el proceso de análisis de las mismas. El crecimiento de Internet enfatiza esta problemática, los sistemas de cómputo generan una gran cantidad de información, conocidas como bitácoras o archivos logs, que pueden ser de gran ayuda ante un incidente de seguridad, así como para el auditor. Una bitácora puede registrar mucha información acerca de eventos relacionados con el sistema que la genera los cuales pueden ser: Fecha y hora. Direcciones IP origen y destino. Dirección IP que genera la bitácora. Usuarios. Errores. La importancia de las bitácoras es la de recuperar información ante incidentes de seguridad, detección de comportamiento inusual, información para resolver problemas, evidencia legal, es de gran ayuda en las tareas de cómputo forense. 12

13 Las Herramientas de análisis de bitácoras más conocidas son las siguientes: Para UNIX, Logcheck, SWATCH. Para Windows, LogAgent Las bitácoras contienen información crítica es por ello que deben ser analizadas, ya que están teniendo mucha relevancia, como evidencia en aspectos legales. El uso de herramientas automatizadas es de mucha utilidad para el análisis de bitácoras, es importante registrar todas las bitácoras necesarias de todos los sistemas de cómputo para mantener un control de las mismas Técnicas de auditoría asistida por computadora La utilización de equipos de computación en las organizaciones, ha tenido una repercusión importante en el trabajo del auditor, no sólo en lo que se refiere a los sistemas de información, sino también al uso de las computadoras en la auditoría. Al llevar a cabo auditorías donde existen sistemas computarizados, el auditor se enfrenta a muchos problemas de muy diversa condición, uno de ellos, es la revisión de los procedimientos administrativos de control interno establecidos en la empresa que es auditada. La utilización de paquetes de programas generalizados de auditoría ayuda en gran medida a la realización de pruebas de auditoría, a la elaboración de evidencias plasmadas en los papeles de trabajo. Las técnicas de auditoría Asistidas por Computadora (CAAT) son la utilización de determinados paquetes de programas que actúan sobre los datos, llevando a cabo con más frecuencia los trabajos siguientes: Selección e impresión de muestras de auditorías sobre bases estadísticas o no estadísticas, a lo que agregamos, sobre la base de los conocimientos adquiridos por los auditores. Verificación matemática de sumas, multiplicaciones y otros cálculos en los archivos del sistema auditado. Realización de funciones de revisión analítica, al establecer comparaciones, calcular razones, identificar fluctuaciones y llevar a cabo cálculos de regresión múltiple. Manipulación de la información al calcular subtotales, sumar y clasificar la información, volver a ordenar en serie la información, etc. Examen de registros de acuerdo con los criterios especificados. Búsqueda de alguna información en particular, la cual cumpla ciertos criterios, que se encuentra dentro de las bases de datos del sistema que se audita. 13

14 Consecuentemente, se hace indispensable el empleo de las CAAT que permiten al auditor, evaluar las múltiples aplicaciones específicas del sistema que emplea la unidad auditada, el examinar un diverso número de operaciones específicas del sistema, facilitar la búsqueda de evidencias, reducir al mínimo el riesgo de la auditoría para que los resultados expresen la realidad objetiva de las deficiencias, así como de las violaciones detectadas y elevar notablemente la eficiencia en el trabajo. Teniendo en cuenta que se hacía imprescindible auditar sistemas informáticos; así como diseñar programas auditores, se deben incorporar especialistas informáticos, formando equipos multidisciplinarios capaces de incursionar en las auditorías informáticas y comerciales, independientemente de las contables, donde los auditores que cumplen la función de jefes de equipo, están en la obligación de documentarse sobre todos los temas auditados. De esta forma los auditores adquieren más conocimientos de los diferentes temas, pudiendo incluso, sin especialistas de las restantes materias realizar análisis de esos temas, aunque en ocasiones es necesario que el auditor se asesore con expertos, tales como, ingenieros industriales, abogados, especialistas de recursos humanos o de normalización del trabajo para obtener evidencia que le permita reunir elementos de juicio suficientes Evaluación del control interno. En un ambiente de evolución permanente, determinado por las actuales tendencias mundiales, las cuales se centran en el plano económico soportadas por la evolución tecnológica, surge la necesidad de que la función de auditoría pretenda el mejoramiento de su gestión. La práctica de nuevas técnicas para evaluar el control interno a través de las cuales, la función de auditoría informática pretende mejorar la efectividad de su función y con ello ofrecer servicios más eficientes y con un valor agregado. La evolución de la teoría del control interno se definió en base a los principios de los controles como mecanismos o prácticas para prevenir, identificar actividades no autorizadas, más tarde se incluyó el concepto de lograr que las cosas se hagan; la corriente actual define al control como cualquier esfuerzo que se realice para aumentar las posibilidades de que se logren los objetivos de la organización. En este proceso evolutivo se considera actualmente, y en muchas organizaciones que el director de finanzas, contralor o al director de auditoría como los responsables principales del correcto diseño y adecuado funcionamiento de los controles internos Auditoría interna y externa La auditoría interna es la realizada con recursos materiales y personas que pertenecen a la empresa auditada. Los empleados que realizan esta tarea son remunerados económicamente. La 14

15 auditoría interna existe por expresa decisión de la empresa, o sea, que puede optar por su disolución en cualquier momento. Por otro lado, la auditoría externa es realizada por personas afines a la empresa auditada; es siempre remunerada. Se presupone una mayor objetividad que en la auditoría interna, debido al mayor distanciamiento entre auditores y auditados. La auditoría informática interna cuenta con algunas ventajas adicionales muy importantes respecto de la auditoría externa, las cuales no son tan perceptibles como en las auditorías convencionales. La auditoría interna tiene la ventaja de que puede actuar periódicamente realizando revisiones globales, como parte de su plan anual y de su actividad normal. Los auditados conocen estos planes y se habitúan a las auditorías, especialmente cuando las consecuencias de las recomendaciones habidas benefician su trabajo. En una empresa, los responsables de la Informática escuchan, orientan e informan sobre las posibilidades técnicas y los costes de tal sistema. Con voz, pero a menudo sin voto, la Informática trata de satisfacer lo más adecuadamente posible aquellas necesidades. La empresa necesita controlar su informática y ésta necesita que su propia gestión esté sometida a los mismos procedimientos y estándares que el resto de aquella. La conjunción de ambas necesidades cristaliza en la figura del auditor interno informático. En cuanto a empresas se refiere, solamente las más grandes pueden poseer una auditoría propia y permanente, mientras que el resto acuden a las auditorías externas. Puede ser que algún profesional informático sea trasladado desde su puesto de trabajo a la auditoría interna de la empresa cuando ésta existe. Finalmente, la propia Informática requiere de su propio grupo de control interno, con implantación física en su estructura, puesto que si se ubicase dentro de la estructura informática ya no sería independiente. Hoy, ya existen varias organizaciones Informáticas dentro de la misma empresa, y con diverso grado de autonomía, que son coordinadas por órganos corporativos de sistemas de información de las empresas. Una empresa o institución que posee auditoría interna puede y debe en ocasiones contratar servicios de auditoría externa. Las razones para hacerlo suelen ser: Necesidad de auditar una materia de gran especialización, para la cual los servicios propios no están suficientemente capacitados. Contrastar algún informe interno con el que resulte del externo, en aquellos supuestos de emisión interna de graves recomendaciones que chocan con la opinión generalizada de la propia empresa. 15

16 La auditoría informática, tanto externa como interna, debe ser una actividad excenta de cualquier contenido o matiz "político" ajeno a la propia estrategia y política general de la empresa. La función auditora puede actuar de oficio, por iniciativa del propio órgano, o a instancias de parte, esto es, por encargo de la dirección o cliente Alcance de la auditoría informática El alcance ha de definir con precisión el entorno y los límites en que va a desarrollarse la auditoría informática. El alcance ha de figurar expresamente en el informe final, de modo que quede perfectamente determinado no solamente hasta que puntos se ha llegado, sino cuales materias fronterizas han sido omitidas. Ejemplo: Se someterán los registros grabados a un control de integridad exhaustivo*? Se comprobará que los controles de validación de errores son adecuados y suficientes*? La indefinición de los alcances de la auditoría compromete el éxito de la misma. Control de integridad de registros: Hay aplicaciones que comparten registros (comunes). Si una aplicación no tiene integrado un registro común, cuando lo necesite utilizar no lo va encontrar y, por lo tanto, la aplicación no funcionaría como debería. Control de validación de errores: Se corrobora que el sistema que se aplica para detectar y corregir errores sea eficiente Tipos y clases de auditoría El departamento de informática posee una actividad proyectada al exterior (al usuario), aunque el "exterior" siga siendo la misma empresa. He aquí, la auditoría informática de usuario. Se hace esta distinción para contraponerla a la informática interna, en donde se hace la informática cotidiana y real. El control del funcionamiento del departamento de informática con el exterior (con el usuario) se realiza por medio de la dirección. Su figura es importante, en tanto es capaz de interpretar las necesidades de la compañía. Una informática eficiente y eficaz requiere el apoyo continuado de su dirección frente al "exterior". Revisar estas interrelaciones constituye el objeto de la auditoría informática de dirección. Estas tres auditorías, mas la auditoría de seguridad, son las cuatro áreas generales de la auditoría informática más importantes. Estas son las áreas específicas de la auditoría informática más importantes: administrativas, financieras, operativas, informática, crédito y fiscales. 4 Cada área específica puede ser auditada desde los siguientes criterios generales: 4 Hernández, Hernández Enrique. Auditoría en informática. 2ª Edición. Editorial CECSA. México,

17 Desde su propio funcionamiento interno. Desde el apoyo que recibe de la dirección y, en sentido ascendente, del grado de cumplimiento de las directrices de ésta. Desde la perspectiva de los usuarios, destinatarios reales de la informática. Desde el punto de vista de la seguridad que ofrece la informática en general o la rama auditada. Estas combinaciones pueden ser ampliadas y reducidas según las características de la empresa auditada Inventarios Concepto Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. 5 El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la empresa, por lo que se considera como un activo corriente. Los inventarios están constituidos por los bienes de una entidad que se destinan a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como son la materia prima, la producción en proceso, los artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para el mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones Tipos de inventario Los inventarios son importantes en general y varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. Se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: Inventarios de materia prima Inventarios de producción en proceso Inventarios de productos terminados 5 Boletín C-4 Principios de Contabilidad del IMCP 17

18 Inventarios de materia prima En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. Inventarios de producción en proceso El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplicó la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado. Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción. Inventarios de productos terminados Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aún en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda Análisis de la demanda de los aprovisionamientos El objetivo de este elemento operacional es determinar para cada artículo las cantidades requeridas por el restaurante para desarrollar un aprovisionamiento eficiente y orientado al cliente. Se consideran como premisas las entradas informativas reflejadas en el modelo. El desarrollo del elemento operacional "Análisis de la Demanda de los Aprovisionamientos" se realiza a través de las siguientes etapas: 1. Análisis de los clientes 2. Análisis de la tendencia 3. Clasificación de los productos en inventario 18

19 Análisis de los clientes Para el análisis de la demanda se requieren conocer un conjunto de informaciones relacionadas con los clientes, estas son: las preferencias culinarias de los clientes, la cantidad prevista de clientes y las expectativas de los clientes. Para caracterizar los principales mercados culinarios es conocer las preferencias en bebidas y alimentos de los clientes. Análisis de la tendencia En la investigación, la determinación de las preferencias de los clientes sirve para desarrollar de forma más objetiva y eficiente una logística que responda a la satisfacción de los gustos y preferencias de los clientes y administrar el inventario en correspondencia con el nivel de demanda de alimentos. Clasificación de los productos en inventario El objetivo que persigue este elemento operacional del modelo es clasificar los productos en inventario para establecer estrategias diferenciadas que posibiliten una gestión de aprovisionamiento eficiente y orientado a los clientes. Es generalizada la tendencia de diferenciar la gestión de inventario en dependencia de las características de los artículos que lo componen. Las informaciones básicas que se requieren para su aplicación se relacionan con la demanda pronosticada para el período, el precio de costo, los movimientos del producto, los niveles de existencia y criterios de evaluación cualitativos Gestión de inventarios La gestión de inventario se deriva de la importancia que tienen las existencias para la empresa y por tanto la necesidad de administrarlas y controlarlas. El objetivo de este elemento operacional consiste fundamentalmente en mantener un nivel de inventario que permita un máximo nivel de servicio a los clientes a un mínimo de costo. Cuando los artículos de inventario son dependientes entre ellos. Se tiene que las demandas de los artículos individuales dependen de la demanda del producto final en el que se usan como subcomponentes. Los modelos tradicionales de gestión de existencias han de ser modificados cuando se busca su aplicabilidad al caso de productos perecederos. Diversos autores, desde la perspectiva del marketing, están empezando a plantear la necesidad de modelos específicos 6. Es así como surgen en el ámbito de la dirección de operaciones numerosos intentos de adaptación de los modelos clásicos, para contemplar la posibilidad de caducidad de los productos almacenados. La política de pedidos elegida es clave dentro de la gestión de perecederos, intentando contar con suficiente 6 Henessy, 1999; Anónimo,

20 cantidad disponible en existencia (una vez evaluada la demanda), cumpliendo así el objetivo de que caduquen el menor número de unidades posible Método De Valuación De Inventarios Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas. Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes: o o Costo Costo o Mercado, al mas bajo Base de Costo para la valuación de los inventarios El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento. Base de Costo o Mercado, el más bajo El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate: 1. Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados. 2. Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes. 3. Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable. 20

21 Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes: o Costo Identificado o Costo Promedio o Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" o Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" o Método Detallista Método Costo Identificado Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. Inventario continuo o Perpetuo La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artículos vendidos. Asientos: a) Compras Inventario XX Cuentas por Pagar XX b) Venta Cuentas por cobrar XX Ingresos por Ventas XX Costo de Art.Vendidos XX Inventario XX De entre ello mencionaremos solo los mas utilizados: Método de Costo de promedio ponderado Aunque poco usado, es este otro método de valuación de los inventarios. Para determinar el costo promedio aritmético ponderado se procede como sigue: 21

22 o Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el periodo es decir, el saldo inicial mas las compradas, después de deducir las devoluciones. o Se suman los respectivos costos. o Se divide el costo total entre el total de unidades si nos basamos ene le caso que hemos venido desarrollando, seria como sigue: Fecha unidades costo Abril 01 saldo ,00 Abril 02 compra ,00 Abril 06 compra ,00 Abril 10 compra ,00 Abril 15 flete- seguro 600, ,00 costo promedio ponderado : , = 27,7142. Después de ello, se procede a valorar el inventario final en base a este costo, a la vez que se determina el costo de ventas: Costo de la mercancía disponible ,00 Menos: Inventario final: 240 unidades a Bs. 27,7142 c/u 8.651,40 Costo de ventas , Método de promedio simple Este método de costear el inventario es también poco usado, sin embargo, hagamos un bosquejo de cómo funciona. 22

23 Consiste en la determinación de un costo unitario promedio calculado como sigue: o o Se suman los costos unitarios tanto del inventario inicial como de las diferentes compras hechas en un periodo. El total así obtenido, se divide entre el numero de partidas sumadas. Fecha costo unitario Abril 01 20,00 Abril 02 27,00 (1) Abril 06 30,00 Abril 10 33,00 110,00 (1) incluye el costo de flete de Bs. 2,00 por unidad registrado el 15 de abril. Costo promedio simple: 11,00 4 = 27,50 Después se procede a determinar el costo del inventario final y el correspondiente costo de ventas del periodo. Costo de la mercancía disponible: ,00 Menos: Inventario final: 240 unidades a Bs. 27,50 c/u 6.000,00 Costo de ventas ,00 Los métodos de promedio ponderado y promedio simple, solo han sido comentados a manera de ilustración, por que su no utilización en la practica, hace que no le dediquen en los libros mayores comentarios. 23

24 Método de promedio móvil Este método de control de inventarios tiene como características fundamentales las siguientes: o Cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo unitario del saldo resultante, debe ser recalculado. o La existencia física es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en lotes según el orden de entrada. o El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio calculado en saldo inmediato anterior Método Primero en Entrar, Primero en Salir Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él. Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos también mas recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS" Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir. El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma. Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor. La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere. 24

25 Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de producto. La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar Inventario periódico Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tiene dos características: a) Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores. b) Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se este realizando. El registro de las transacciones a sí hecho, junto con la toma de inventario físico y su correspondiente valuación, permitirán la elaboración del importantísimo estado financiero denominado estado de ganancia y perdida. El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario solo se calculan al final del periodo contable, cuando se toma un inventario físico. Inventario Inicial + Compras- Inventario Final = costo de Art. Vendidos Método de inventario periódico La mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada. Existe básicamente dos métodos para determinar el inventario que pueden, en un momento dado, sustituir el método de conteo físico: Método de la utilidad bruta Este método esta sustentado a la experiencia que la empresa ha tenido en periodo anterior, en relación con el margen de utilidad. De todo es conocido que el precio de venta de una de un 25

26 articulo esta compuesto por una parte que representa al costo de compra o de fabricación de ese articulo, y otra parte representa la utilidad bruta que el empresario desea ganar es decir: precio de ventas = costo de venta + utilidad De la relación se desprende que : costo de venta = precio de venta utilidad Si en adición a ellos, los registros de contabilidad nos permite determinar el costo de la mercancía disponible, podremos determinar el costo del inventario de mercancías que existe para esa fecha, así: Inventario de mercancía = mercancía disponible costo de venta. Se puede observar que para obtener el monto de inventario por este método, la acción se circunscribe en determinar la mercancía disponible y el costo de venta. El método de utilidad bruta puede ser utilizado no-solo para determinar el inventario final, si no también para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las ventas y el costo de ventas Método de ventas al detalle Este otro método que permite estimar el inventario en cualquier fecha y es utilizado, básicamente, en aquellas empresas donde se vende mercancía al detalle o menudeo, tales como tiendas por departamentos. Esta empresa requieren, por lo general elaborar estados financieros en fechas intermedias al cierre para lo cual, sabemos, es indispensable disponer del monto de los inventarios para esas fechas. Es obvio que tomar inventario físico mensualmente en este tipo de negocios es una labor tan ardua que justifica utilizar métodos estimativos, ya que si el proceso de calculo se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemática, el costo del inventario así determinado se acercara, razonablemente, al resultado que se obtendría haciendo el inventario físico La clasificación ABC El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categoría con el objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merece un mayor control y vigilancia y atención permanente. El análisis de los inventarios es necesario establecer tres grupos. Los grupos deben establecer de acuerdo al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario esta representado por el 20% de artículos y el 80% de sus artículos representa el 20% de su inversión. 26

27 Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos.con la misma idea debe integrarse los grupos B y C. Los articulo B, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos de este grupo y por último los artículos de grupo C, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios. Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención en el manejo de los artículos A, que significan el 80 % de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración personalizada. Los inventarios de categorías A deben ser administrados y atendidos permanentemente, asignando su vigilancia y control a personas responsables que tengan conocimiento de administración de inventarios y de operación de la empresa Modelo de inventario sin déficit Fundamentos Este modelo tiene como bases el mantener un inventario sin falta de productos para desarrollar las actividades de cualquier empresa. Este es un modelo de inventarios que se encuentra basado en las siguientes suposiciones: La demanda se efectúa a tasa constante. El reemplazo es instantáneo (la tasa se reemplazo es infinita). Todos los coeficientes de costos son constantes. En este modelo no se permite la falta de productos para la venta, es decir, una empresa que maneje este modelo de inventario no se puede quedar sin mercancías para la venta. En este modelo se representan iguales el inventario máximo y la cantidad económica pedida. Cabe mencionar que esto no siempre es verdadero. El costo total para un periodo en este modelo está conformado por tres componentes de costo: Costo unitario del producto (C1) Costo de ordenar una compra (C2) Costo de mantener un producto en almacén (C3) El costo para un periodo estará conformado de la siguiente manera: 27

28 Costo por periodo = [Costo unitario por periodo] + [Costo de ordenar un pedido] + [Costo de mantener el inventario en un periodo] El costo total para el periodo de planeación estará conformado de la manera siguiente: Costo total = Costo por periodo x Numero de pedidos a realizar Modelo de inventario con déficit Fundamentos El modelo de compra que permite déficit tiene como base las siguientes suposiciones: o La demanda se efectúa a tasa constante. o El reemplazo es instantáneo (la tasa se reemplazo es infinita). o Todos los coeficientes de costos son constantes. Este modelo tiene costos normales (costo unitario del producto, costo de ordenar una compra, costo de mantener en inventario) pero además tiene un costo adicional, el costo por unidad de faltante. En este modelo es posible diferir un pedido, de manera que una vez recibida la cantidad pedida desaparece el déficit, esto se representa claramente en el siguiente esquema. Q = Cantidad optima a pedir S = Cantidad de unidades agotadas Im = Inventario Máximo t = Periodo entre pedidos T = Periodo de Planeación t1 = Tiempo en donde se cuenta con inventario t2 = Tiempo en donde se cuentan con unidades agotadas. Por consiguiente, en este modelo, los costos de déficit son ocasionados por agotamiento de existencias durante el periodo de tiempo y no por la perdida de ventas. En este modelo se incluyen los costos de déficit para determinar el costo para un periodo. Costo por periodo = [Costo unitario por periodo] + [Costo de ordenar un pedido] + [Costo de mantener el inventario en un periodo] + [costo de déficit por periodo] Modelo de descuento en todas las unidades Fundamentos Este modelo se basa manejar diferentes costos según las unidades pedidas, es decir, la cantidad de productos a comprar definirá el precio de los mismos. Algunas empresas manejan este modelo de inventario debido a que sus costos le permiten realizar este tipo de compras. Este 28

29 modelo les proporciona sus costos totales más bajos según sus necesidades y los recursos con los que cuenten. Ni = Cantidades a pedir Costoi = Costos de adquirir la cantidad Ni En este modelo se realizan descuentos según la cantidad a comprar. Para realizar el desarrollo de este modelo estructuraremos un algoritmo que consta de cuatro pasos, en los cuales se tomarán aspectos importantes de este modelo. Pasos para la aplicación de este modelo. Para realizar el desarrollo de este algoritmo nos apoyaremos en la siguiente gráfica en donde se representa este modelo. PASO 1. El primer paso es determinar la cantidad optima a pedir según los costos (Costo de pedir, Costo de mantener) que maneje la empresa, para cada uno de los descuentos con que se cuentan. Determinaremos la cantidad optima a pedir para cada uno de los costos (C1, C2, C3, C4) de los descuentos. Q = Cantidad Optima D = Demanda del artículo. C1 = Costo unitario del artículo. C2 = Costo de ordenar un pedido. i = Porcentaje sobre el precio del artículo por mantenimiento en inventario. Existen ocasiones en que la empresa maneja un costo de almacén adicional, entonces la ecuación que definida de la siguiente forma: En donde C3 + ic1j será el costo total de mantener en almacén. PASO 2. El segundo paso es realizar una comparación de los valores de Qj con sus respectivos niveles de precio (Ci), por ejemplo, se compara el valor obtenido de Q1 con respecto al intervalo que corresponde el valor del costo de C1, si este se encuentra entre el valor de 0 y el valor de N1 entonces este valor de Q se tomará como un valor optimo. De igual manera se realizará un a comparación entre Q2 y el intervalo de N1 y N2. Esto operación se realiza con todos los valores de Q obtenidos. En caso de que el valor obtenido no se encontrara dentro de este intervalo, la cantidad optima estará definida por el limite inferior del intervalo. En la gráfica el valor de Q1 no se encuentra dentro de su intervalo, por consiguiente el valor de Q2 será su limite inferior, o sea, Q2 = N1. PASO 3. 29

30 El tercer paso es determinar los costos totales para cada uno de los valores óptimos obtenidos anteriormente. El costo total lo determinaremos con la siguiente ecuación. PASO 4. El cuarto paso es determinar el menor costo total obtenido en el paso anterior. El valor de Q utilizado para determinar este costo será la cantidad optima a pedir según los costos estimados en el planteamiento del problema. Para entender mejor este modelo se resolverá un problema en donde se describirán cada uno de los pasos anteriormente mencionados Sistema de inventario fijo Dos sistemas de inventario muy utilizados son el sistema de pedido de tamaño fijo y el sistema de pedido de intervalo fijo. Se designa como sistema Q al sistema de pedido de tamaño fijo, mientras que el sistema de pedido de intervalo fijo se designa como sistema P. La diferencia básica entre los dos consiste en que en el sistema Q se pide una cantidad fija a intervalos variables de tiempo y en el sistema P se ordena cantidad variable a intervalos fijos de tiempo. Formulas para los sistemas P y Q. Para determinar la cantidad pedida es: El tiempo entre pedido es (IP intervalo entre pedidos): Las existencias de seguridad (ES): ES para el sistema P se calcula de la siguiente forma ya que este sistema tiene como base el intervalo entre pedidos más el tiempo promedio de anticipación (IP + L), entonces ES queda: 30

31 Cantidad pedida = Q óptimo + existencias de seguridad - inventario disponible unidades pedidas + demanda promedio en el tiempo de anticipación El costo total anual se calcula con la siguiente ecuación. en donde: C 1 : es el Costo de una unidad C 2 : es el Costo de hacer una compra C 3 : es el Costo de almacenar D m : es la Demanda máxima : es la Demanda promedio t = tiempo entre pedidos L= tiempo de anticipación ES : son las existencias de seguridad Cuando el sistema de inventario es determinístico y la tasa de demanda es constante, realmente hay poca diferencia entre los sistemas Q y P. Primero analizaremos el sistema Q con los siguientes datos Política de inventarios Las políticas de inventarios deben tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado. La adquisición de inventarios conlleva un costo de mantenimiento del inventario, un costo por compra y otros costos que serán tratados en las secciones siguientes. Las políticas de inventarios deben ser fijadas para cada uno de los diferentes conceptos, como: materias primas y materiales auxiliares de fabricación, producción en proceso, artículos terminados, artículos de compra-venta, etc., por que cada una de estas inversiones de activo presentan condiciones peculiares para su administración, específicas para su compra, consumo, procesamiento, para su custodia, para su venta, etcétera. 31

32 La administración de los inventarios tiene que fijas las políticas, siendo las principales: Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión sin afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo. Para el anterior es necesario fijar los niveles de inversión para cada concepto de inventarios y tipo de producto, material, etc., con la flexibilidad de cambio que requiera la demanda del mercado. La empresa financia la inversión de los inventarios y el dinero tiene un costo de oportunidad. Por lo tanto la empresa debe tratar de reducir la inversión de los inventarios para maximizar los rendimientos. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de proveedores, para la adquisición de inventarios. El financiamiento no sólo incluye el monto del crédito sino también el plazo de pago. Sería ideal que las ventas y consumos de los inventarios coincidieran con el pago a proveedores, por que de esta manera no se asignarían recursos del capital de la empresa para inventarios. En algunas ocasiones se pueden establecer contratos de consignación, lo que representa de otra forma lo señalado anteriormente. Cuando el crédito de proveedores es mayor que el tiempo en que los inventarios se venden, se produce una utilidad financiera que no se refleja como tal en la información financiera. La utilidad se genera por que se tienen recursos a través del financiamiento de proveedores sin costo de oportunidad. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes. Para afrontar la demanda sin problemas de existencias, se requiere elevar el nivel de inventarios satisfaciendo la demanda y sirviendo ciento por ciento al mercado, pero resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que tiene un costo de oportunidad elevado. Se debe determinar el nivel apropiado de los inventarios sin distraer fondos ni afectar en forma importante el servicio de los clientes. Cuando se tiene únicamente un producto para comercializar el nivel aceptable de faltantes deberá ser cero, siempre se debe tener existencias. A medida que aumentan los productos, tipos, colores, tamaños, etc., deben fijarse parámetros de aceptación para no mantener inventarios muy altos y así poder cubrir la demanda variable del mercado con pocos faltantes. En los productos de alto consumo deben vigilarse las existencias y pronósticos de venta en forma permanente, para que siempre se tengan existencias. 32

33 2.1.3 Hotelería (panorama general) Definición La hotelería es una rama del turismo, que brinda el servicio del alojamiento al turista. Este puede tener diversas clasificaciones, según el confort y el lugar donde se encuentren. Cada instalación hotelera tiene sus propias cualidades. La hotelería es muy importante dentro del mundo turístico, ya que brinda la estadía del turista en el viaje Historia de la hotelería En la Roma antigua existían varias clases de establecimientos. A lo largo de los caminos y dentro de las poblaciones había tabernas y posadas para satisfacer las necesidades de los viajeros y de la población local. En el siglo XIV, en pleno período de descomposición del orden feudal, las tabernas y posadas que ofrecían alojamiento, comida y bebida se habían convertido en una realidad común. Las posadas, generalmente pequeñas, ofrecían un alojamiento bastante rudimentario que incluía establos para los caballos. Las tabernas sólo servían comida y bebida, generalmente a la población local. No alojaban huéspedes. Además de cerveza, en las cervecerías se ofrecían bebidas refrescantes y apenas se comía. Se introdujeron leyes para controlar los precios de las posadas y tabernas, así como para garantizar la calidad de los servicios. A mitad del siglo XVI las tabernas y posadas crecieron en importancia como consecuencia del desarrollo del comercio en la Inglaterra de los Tudor. Las carreteras y las vías fluviales seguían siendo esenciales para los viajes, por lo que las posadas se establecieron en puntos claves a lo largo de los ríos y en poblaciones cercanas a las carreteras. Las posadas se hicieron más grandes y algunas tenían capacidad para albergar hasta cien viajeros e incluso disponían de habitaciones individuales, aunque lo usual era que se compartieran los cuartos. Las posadas disponían de grandes establos para caballos y carretas, así como de amplios patios que servían como escenario para diversiones nocturnas, como podía ser una representación teatral de obras de Shakespeare o Marlowe. En el siglo XVII las diligencias se convirtieron en un medio de transporte bastante rápido. Las posadas ofrecían hospitalidad y la posibilidad de cambiar caballos para continuar hasta la próxima parada. Se establecieron servicios de diligencia en las rutas principales que unían la capital con ciudades de provincias. Algunos de estos servicios pertenecían a los mismos propietarios de las posadas. 7 E, Juan López, (2004) 33

34 En el siglo XVIII la diligencia pasó a ser el medio más importante para viajar, en un momento en que el crecimiento del comercio aumentaba la necesidad de trasladarse de un lugar a otro. Pero los viajes todavía resultaban demasiado lentos y en los trayectos largos se hacían varias paradas para pernoctar. En el siglo XVIII se vivió el desarrollo de instalaciones de recreo como los baños, en principio con fines terapéuticos, pero que con el tiempo se convirtieron en lugares de reunión social y de vacaciones. Los niveles a los que llegó la hostelería se debieron a las necesidades surgidas de la frecuencia cada vez mayor de viajeros adinerados. El transporte de viajeros no se desarrolló por motivos sociales o de placer, sino más bien por exigencias del comercio y por necesidad. Las instalaciones costeras crecieron en la segunda mitad del siglo XVIII a causa de la creencia popular en las propiedades terapéuticas de los baños de mar. Una parte de los primeros hoteles y albergues se construyeron durante esta época en los puertos y playas. La aparición de la locomotora y la extensión de las vías férreas en el siglo XIX revolucionaron el transporte y posibilitaron un crecimiento extraordinario de las ciudades costeras. Por primera vez la extensa población trabajadora que vivía en las ciudades industriales podía acudir con facilidad a lugares de vacaciones y a precios razonables. Los hoteles y pensiones se construyeron a miles. En las ciudades, y sobre todo en las estaciones terminales, se levantaron grandes hoteles, en algunos casos palaciegos. Muchas veces eran propiedad de las mismas compañías ferroviarias que ofrecían prestigiosos servicios de alojamiento a los viajeros más acomodados. Algunos eran grandes establecimientos de medio millar de camas. Otros empresarios se dedicaron a la construcción de grandes hoteles de lujo en las capitales, como el Savoy, en 1889, y el Ritz, a principios del siglo siguiente. La competencia entre los hoteles provocó la mejora del servicio y el aumento de la comodidad. Los nuevos establecimientos ofrecían comida de lujo preparada por cocineros franceses, a disposición de los residentes y de los clientes ocasionales. Los hoteles se convirtieron en centros sociales para almuerzos privados y banquetes para grupos. El auge de los automóviles como medio de transporte en el siglo XX provocó un nuevo desarrollo que contribuyó en gran medida a la modernización de las posadas de carretera tradicionales, y amplió el acceso a lugares en los que se iban a construir numerosos hoteles y posadas. En la segunda mitad del siglo XX, el automóvil y el avión llegaron a ser los medios de transporte más importantes. Ello hizo que surgiesen nuevas formas de demanda de servicios de hostelería. Los complejos hoteleros y los hoteles de las ciudades tienden a ser más grandes, en especial cuando están pensados para satisfacer las necesidades de los viajeros procedentes de vuelos 34

35 internacionales. Este tipo de hoteles suele dirigirse a un determinado mercado de consumidores. En general, se pueden clasificar por el nivel de los servicios ofrecidos y sus precios se ajustan a la capacidad económica de los segmentos de población a los que están orientados. Hay gran diversidad de hoteles para quienes viajan en automóvil; desde mansiones rurales de lujo con restaurantes elegantes, hasta los económicos y modernos moteles que ofrecen alojamiento y servicios sencillos. Las asociaciones y consorcios turísticos proporcionan al consumidor información diversa sobre hoteles y precios, lo que facilita la elección. La competencia entre establecimientos y grupos hoteleros ayuda a mantener el nivel de los precios para los distintos servicios que se ofrecen División de hoteles Los establecimientos hoteleros se dividen en: Hoteles. Establecimientos que ofreciendo alojamiento con/sin comedor y otros servicios complementarios, ocupan la totalidad de uno o varios edificios (o una parte independizada de ellos) constituyendo sus dependencias todo un homogéneo con accesos, escaleras y ascensores de uso exclusivo y que reúna los requisitos técnicos mínimos para cada categoría. Se clasifican en 1, 2, 3, 4 y 5 estrellas. Pensiones. Establecimientos que ofreciendo alojamiento con/sin comedor y otros servicios complementarios, tengan una estructura y características que les impida alcanzar los requisitos y condiciones exigidas en los hoteles; se clasifican en 1,2 y 3 estrellas. Otros establecimientos destinados al alojamiento turístico son: Apartamentos turísticos: son bloques de apartamentos, casas, bungalows y demás edificaciones similares que, disponiendo de las necesarias instalaciones y servicios. Se clasifican por categorías en 1, 2, 3 y 4 llaves. Ciudades de vacaciones: son que debido a su situación física, instalaciones y servicios, permiten al usuario la vida al aire libre, el contacto con la naturaleza y la práctica del deporte en espacios abiertos, facilitándole hospedaje mediante contraprestación económica. Se clasifican en 1, 2 y 3 estrellas. Campings: el camping es un terreno debidamente delimitado, dotado y acondicionado para la ocupación temporal por personas que pretendan hacer vida al aire libre con fines vacacionales o de 8 E, Juan López, (2004) 35

36 ocio y que pasen las noches en tiendas de campaña (acampada), remolques, caravanas u otros elementos similares fácilmente transportables. Sus instalaciones pueden tener carácter de residencia permanente desde el punto de vista constructivo aunque la administración puede autorizar construcciones fijas si son destinadas a alojamiento temporal, siempre y cuando se encuentren instalaciones independientes y no superen el 25% de las plazas total del camping. Se clasifican en: lujo, 1ª, 2ª y 3ª categoría. Tiempo compartido: se trata de alojamiento en régimen de aprovechamiento por turnos. Se entiende aquel que atribuye a su titular la facultad de disfrutar con carácter exclusivo durante un período concreto de cada año. Dicha facultad no permite al titular alteraciones en el apartamento ni en el mobiliario. Establecimientos de turismo rural: edificaciones ubicadas en el medio rural que, reuniendo características rurales de construcción, antigüedad y tipicidad y desarrollando o no actividades agropecuarias, prestan servicios de alojamiento turístico mediante contraprestación económica. Viviendas vacacionales: unidades de alojamiento aisladas en apartamentos, bungalows, viviendas uniformes y en general cualquier vivienda ofrecida por motivos vacacionales mediante contraprestación económica. En todo caso se referirá al alojamiento del piso completo, pero nunca por habitaciones. Balnearios: empresas de aguas termales, minerales, de manantial, así como los centros de talasoterapia, siempre y cuando dispongan de instalaciones turísticas complementarias Últimas tendencias en los hoteles Los modelos de restauración sufrieron cambios profundos en la segunda mitad del siglo XX. Antes de la II guerra mundial salir a comer o a cenar era una actividad reservada a las clases más adineradas. A partir de 1950 se produjo un desarrollo espectacular de los restaurantes populares que ofrecen comidas a precios económicos. El transporte público ha extendido la costumbre de comer fuera del hogar. Hoy se ofrece comida barata en una gama amplia de establecimientos como cadenas de restaurantes, bares y restaurantes típicos de otros países o especializados. La hostelería vivió un auge especial en la década de 1980 al aumentar la variedad de elección del consumidor e introducirse con éxito nuevas ofertas como el servicio a domicilio. Con la incorporación de la mujer al trabajo se ha incrementado y se ha hecho más asequible la comida fuera del hogar y los servicios a domicilio. 9 GNU, L.d. (13 de Junio de 2008). 36

37 El futuro desarrollo de la hostelería depende en gran medida de la evolución de la economía, pero ciertos factores sociales, como el empleo de la mujer, tienen considerable influencia. Es posible que esos factores, junto con el aumento de los viajes, vayan empujando a la industria de la hostelería a ofrecer mayor variedad de servicios y calidad a los clientes dentro de su evolución Restauran Definición Un restaurante es un comercio en el mayor de los casos, público donde se paga por la comida y bebida, para ser consumidas en el mismo local. Hoy en día existe una gran variedad de modalidades de servicio y tipos de cocina El término restauración La palabra proviene del francés restaurants que significa restaurativo, refiriéndose a la comida que se ofrecía en esa época (un caldo de carne). La palabra se extendió por toda Europa. En algunos países se modifica a "Restoran", "Restaurante" o "Restauracja" (en Polonia). El primer restaurant francés se fundó en 1765, y en Londres en Historia de la restauración Desde hace siglos ya existía lo que se considera de los primeros establecimientos de restauración en el mundo, conocidos como tabernas. Dichos lugares ya existían en el año 1700 a. C. y contaban con un menú muy limitado, preparado con cereales, aves salvajes y cebolla y usaban una amplia selección de alimentos de su época. Los romanos también salían mucho a comer fuera de casa, como la ciudad de Herculano, cerca de Nápoles, donde había una gran cantidad de bares que servían pan, queso, vino, nueces, dátiles, higos y comidas calientes. Las cantinas en su mayoría eran muy parecidas aunque cada una pertenecía a una persona diferente, e incluso las panaderías se empezaban a especializar en pasteles. Al caer el Imperio Romano, las comidas se realizaban generalmente en tabernas o posadas, pero posteriormente en el año 1200 ya existían casas de comida en Londres, París y algunos otros lugares. Las cafeterías son también un antepasado de los restaurantes actuales y aparecieron en Oxford en 1650 y siete años mas tarde en Londres. Surgieron debido a que el café era muy popular en esa época y posteriormente se volvieron populares en América durante la colonia. 10 E, Juan López, (2004) 11 Wikipedia (02 de junio de 2008). 37

38 El primer restaurante en forma que se fundó era propiedad de Monsieur Boulanger en Francia en 1765 y tenía una inscripción en latín en la puerta que significaba: Venid a mi todos aquellos cuyos estómagos clamen angustiados, que yo los restaurare Su sopa atrajo a personas de alta sociedad que normalmente no frecuentaban las tabernas públicas y poco a poco se convirtió en un lugar exclusivo para estas personas que buscaban distinción. Posteriormente Boulanger amplió el menú y así surgió un nuevo negocio, incluso los chefs de mayor reputación que trabajaban para familias ricas fueron creando sus propios negocios o empezaron a trabajar en el nuevo grupo de restauradores. De esta forma surgió la palabra restaurante y así se fue estableciendo poco a poco hasta nuestros días. El negocio de restaurantes públicos fue creciendo progresivamente ya que el comer fuera representaba para la familia media de las pequeñas ciudades una ocasión muy especial División de los restaurantes Los establecimientos de restauración se dividen en dos tipos: Restauración comercial. Es aquella cuya clientela no es cautiva encontrándose alternativas a su disposición. Éstas se dividen a su vez en: Tradicional. Relacionadas con las tradiciones y costumbres gastronómicas de la zona (marisquerías, pulperías, parrilladas, arrocerías, jamonerías, cervecerías, sidrerías, etc). También un chino y una pizzería se consideran también tradicionales en cuanto al modo de gestionarlo. Neo-restauración. Establecimientos de restauración que responden a innovaciones culinarias (cocina de autor) y medios de gestión novedosos (Mc. Donald s). Restauración social. Es aquella cuya clientela, por su condición de colectividad, es cautiva, o que en su mayoría lo acaban siendo (grandes superficies comerciales, autopistas, estaciones de tren, de servicio, aeropuertos, los colegios). Se caracteriza porque reduce el precio a costa de disminuir la oferta. Este tipo de restauración cubre los costes fijos con una clientela habitual Establecimientos de restauración Los establecimientos principales de restauración son: 12 Novelo May, C. Y., & Vázquez López Rendón, L. (07 de Septiembre de 2007), 38

39 Restaurante. Dispone de cocina y comedor con el fin de ofrecer comidas y/o cenas mediante precio para ser consumidas en el mismo local. Se clasifican en: 5,4,3,2 y 1 tenedor. Aquellos que reúnen especiales características de edificación, antigüedad y localización geográfica, fijadas en las disposiciones que se establecen, podrán usar (previa autorización administrativa) la denominación de casas de comidas. Cafetería. Establecimiento que en una misma unidad espacial dispone de barra y servicios de mesa, careciendo de comedor, con el fin de ofrecer al público mediante precio y en cualquier momento dentro del horario de apertura: helados, refrescos, bebidas en general, bocadillos y platos combinados/simples de elaboración sencilla y rápida en frío o a la plancha. Se clasifican en: 3, 2 o 1 taza. Bar. Establecimiento que dispone de barra y que, careciendo de comedor, también puede disponer de servicio de mesa en la misma unidad espacial con el fin de proporcionar al público bebidas acompañadas de bocadillos, y como máximo de 1 plato del día. Aquellos que reúnen características especiales (reconocidas por la administración) de edificación, antigüedad y localización geográfica, podrán usar la denominación de tabernas Tipos de establecimientos y formas de restauración Restaurante buffet. Es posible escoger uno mismo una gran variedad de platos cocinados y dispuestos para el autoservicio. A veces se paga una cantidad fija y otras veces por cantidad consumida (peso o tipos de platos). Surgido en los años 70's, es una forma rápida y sencilla de servir a grandes grupos de persona. Restaurante de comida rápida. Restaurantes informales donde se consume alimentos simples y de rápida preparación como hamburguesas, patatas fritas, pizzas o pollo. Algunas de las cadenas de restaurantes más conocidas son: McDonald's, Burger King, Quick, KFC, Pizza Hut o Domino's pizza. Restaurantes de alta cocina o gourmet. Los alimentos son de gran calidad y servidos a la mesa. El pedido es "a la carta" o escogido de un "menú", por lo que los alimentos son cocinados al momento. El costo va de acuerdo al servicio y la calidad de los platos que consume. Existen mozos o camareros, dirigidos por un Maitre. El servicio, la decoración, la ambientación, comida y bebidas son cuidadosamente escogidos. 13 GNU, L.d. (13 de Junio de 2008). 39

40 Restaurantes temáticos. Son clasificados por el tipo de comida ofrecida. Los más comunes son según origen de la cocina, siendo los más populares en todo el mundo: La cocina italiana y la cocina china, pero también cocina mexicana, cocina japonesa, cocina española, cocina francesa, cocina tailandesa, restaurantes espectáculo, entre otros. Comida para llevar. Son establecimientos que ofertan una variedad de primeros platos, segundos, y una variedad de aperitivos, que se exponen en vitrinas frías o calientes, según su condición. El cliente elige la oferta y se confecciona un menú a su gusto, ya que la oferta se realiza por raciones individuales o como grupos de menús. Dentro de este tipo de restaurantes podemos encontrar establecimientos especializados en un determinado tipo de producto o en una cocina étnica determinada. Al igual que la comida rápida, la vajilla y el menaje que se usa son recipientes desechables. Un ejemplo son las rosticerías, los asaderos de pollos, etc Tipos de servicios Existen dos tipos de servicios que son regularmente utilizados en el mercado americano: Servicio americano: En la mayoría de los restaurantes estadounidenses es bastante sencillo. Tal vez la característica que distingue este servicio americano inmediatamente es su rapidez, la comida se prepara en la cocina y un mesero(a) la llevan a la mesa de los comensales. Servicio francés: Se encuentra en restaurant en donde se sirve un clásico menú francés y que se sirve a una sofisticada clientela. La principal característica de este servicio es que todo su menú es elaborado en el restaurante en presencia del cliente. Los ingredientes se traen de la cocina y se les muestran al cliente para su inspección y el maître los prepara delante del comensal. Es precisa gran habilidad del personal para presentar eficientemente este tipo de servicio. Los camareros deben estar familiarizados con los ingredientes del menú y los métodos de preparación. El servicio francés es muy caro y requiere de un menú de alto precio. De igual modo requiere de vajillas de excelente categoría para causar una excelente impresión Enfoque global Ted Burke, miembro de Consejo de la Asociación Nacional de Restaurantes Norteamericana (NRA), afima que: la industria restaurantera se ha vuelto una parte importante en la economía de Estados Unidos. Aunque el gobierno dificulta el crecimiento del sector con la aplicación de impuestos, regulaciones sanitarias y de salud, leyes laborales, requerimientos de licencias, entre otros. 14 Wikipedia (02 de junio de 2008) Wikipedia (02 de junio de 2008). 40

41 Tanto en Estados Unidos como en México la industria restaurantera se ha convertido en una parte central significativa de la vida cotidiana y de su economía. Se estima que en la actualidad los norteamericanos comen fuera de casa entre 5 y 6 veces a la semana y gastan un poco más del 46% de su presupuesto de alimentos en restaurantes y que en el año del 2010 se pronostica un aumento del 7%, ya que fuera de casa se ha vuelto parte esencial del estilo de vida norteamericano. En la época de los setentas las ventas generadas por el sector restaurantero eran alrededor de $43 billones de dólares, sin embargo estos últimos años han tenido un notable crecimiento económico, alcanzando ventas de más de $440 billones de dólares. Cabe mencionar que el sector tiene gran influencia en industrias que se relacionan indirectamente con el servicio de alimentos, como proveedores, alcanzando un impacto económico de 1.2 trillones de dólares que representa el 10% del PIB. A pesar de los diferentes obstáculos a los que se expone la industria tales como recesiones, aplicación de nuevas leyes por parte del gobierno y falta de apoyo, el sector restaurantero se ha mantenido en crecimiento constante Enfoque en México La cámara nacional de la industria de restaurantes y alimentos condimentados, define la industria restaurantera (CANIRAC) como el ente que engloba todas las actividades relacionadas con los alimentos preparados incluyendo la comida para llevar las bebidas. Actualmente esta industria se considera uno de los principales generadores de empleos debido a que el turismo se encuentra en desarrollo dentro del entorno económico del país. Rafael de Jesús Saavedra Álvarez, presidente nacional de la CANIRAC (2004) considera que la industria restaurantera es una industria en la que el patrimonio invertido se encuentra al 100 por ciento en el país y genera mano de obra intensa por lo que es la industria número uno empleadora de gente de México. También menciona que es una de las industrias de inversión y generación de empleo más atractivas, ya que genera alrededor de 800 mil trabajos directos y 2.2 millones de trabajos indirectos, así como de ingresos ya que tiene ventas anuales de 136 mil millones de pesos aproximadamente. También es una industria muy importante en el presupuesto del gasto familiar ya que según estadística del Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática [INEGI] (2003) el 9.8 por ciento del gasto por familia es destinado a este importante sector. La Secretaría de Turismo 16 Novelo May, C. Y., & Vázquez López Rendón, L. (07 de Septiembre de 2007), 41

42 ayuda de manera permanente mediante capacitaciones, asesorías y orientación a micro y pequeñas empresas afiliadas a la CANIRAC para obtener financiamiento y de esta forma apoyar a empresarios emprendedores que decidan incorporarse a la industria. Según estadística realizadas por la CANIRAC en el año 2002, existen 221,249 establecimientos de este sector registrados en la República Mexicana de los cuales el 20 porciento pertenece al DF, 12 % al Estado de México, 8% al Estado de Jalisco, 7% al Estado de Veracruz y 5% al Estado de Puebla, seguido por el resto de los estados con menores porcentajes. Por lo que se puede observar que Puebla se encuentra entre los primeros estados con mayor número de restaurantes dentro de la República Mexicana. El estado de Puebla es un ejemplo de desarrollo para los otros estados que componen el país. Puebla fue fundada el 16 de abril de 1531, al contar con una buena ubicación, mano de obra indígena y calidad de los recursos naturales de su región generaron una economía importante para el desarrollo de la ciudad y actualmente continúa con dicho crecimiento. El Presidente de la CANIRAC también comenta que en el estado de Puebla operan alrededor de 12 mil restaurantes de todos los tipos y que dan empleo a unos 30 mil trabajadores, generando ventas por tres mil setecientos millones de pesos anuales, por lo que Puebla ocupa el quinto lugar en importancia después del DF, Estado de México, Jalisco y Veracruz (CENIRAC, 2004) Actualmente, dentro de la ciudad de Puebla se encuentran aproximadamente dos mil restaurantes desde cocina tradicional poblana hasta cocina internacional como la argentina, la española, la italiana, la japonesa, entre otras Tendencias en la industria restaurantera La Asociación Nacional de Restaurantes de Estados Unidos de América (1990) publicó un reporte acerca de lo que considera una guía importante para el éxito de la industria restaurantera en los próximos años. Para empezar se requiere una excelencia de operaciones en el servicio más relevantes, buscar nuevas soluciones de alta tecnología que se puedan incorporar en las operaciones diarias que permitirán a la empresa mayor competitividad en un ambiente de negocios que evoluciona rápidamente ya que servirán como herramientas para lograr una administración eficaz y finalmente, trabajar más sobre prácticas orientadas al servicio, es decir, controlar mejor la calidad manteniendo y mejorando los niveles de servicio y calidad en la comida enfocándose principalmente en sus proveedores. 17 Wikipedia (02 de junio de 2008). 42

43 Los restaurantes y bares buscan diferenciarse mediante conceptos novedosos y van tras grupos de consumidores sofisticados. Por lo que ahora además de ofrecer comida en restaurantes y bares se venden conceptos novedosos dirigidos a un nicho específico permitiendo hacer una mejor definición de los clientes a los que cada negocio se dirige. El crecimiento que se ha generado en la industria restaurantera se debe a la adaptación de la industria a la nuevas tendencias de los consumidores ya que los clientes actuales son más exigentes en cuanto a variedad de menús y tipos de restaurantes, diferentes sabores, presentaciones, buen precio y comidas nutritivas que obligan a la industria a tener una mayor apertura de restaurantes. Aunado a ofrecer un mejor servicio que es una tendencia a la que se ven obligados los restaurantes en la actualidad. Por otro lado, una de las tendencias más novedosa surgido en Europa como respuesta del concepto de comida rápida es la comida lenta, que se dirige a gente que busca sitios para comer tranquilamente y bien donde se rescaten ingredientes de la región. A partir de este concepto surge la cocina exótica, elaborada a base de productos orgánicos y la cocina de autor, que son recetas creados y desarrolladas por el chef del lugar. Otra tendencia es romper con lo tradicional, como en el caso de los vinos, ya que el vino blanco o tinto puede acompañar a cualquier tipo de platillo dependiendo del gusto del cliente, así como la venta por copeo más que por botella. Por otro lado, en Inglaterra ha surgido una novedosa tendencia conocida como gastronomía molecular que consiste en mezclar sabores extravagantes mediante métodos científicos, haciendo una combinación con los llamados pubs gastronómicos (que son considerados un emblema del cambio que se produce actualmente en Gran Bretaña) y la comida asiática. Un ejemplo que describe a esta tendencia son los langostinos horneados con consomé de té de hinojo y caramelo de aceite de oliva, donde se puede observar que se busca transformar la cocina en un laboratorio como en el caso de la cocina del restaurante Fat Duck ubicado en el oeste de Londres, donde se puede encontrar un batidor de huevos como un tanque de nitrógeno líquido, para así convertir alimentos, sólidos en líquidos o espumosos Administración de restaurantes Una de las razones primordiales por la que muchas personas deciden entrar en el negocio de la restauración es la generación de ingresos, ya que los restaurantes exitosos son altamente rentables. Son ideales para empresarios que les atrae la alta interacción con personas y relaciones interpersonales. Otra razón importante son los retos a los que se enfrentan los administradores sobre cómo innovar y mejorar constantemente el servicio para permanecer dentro de la preferencia 43

44 del mercado al que se dirigen. Las personas que entran en el mundo restaurantero deben de percibir su trabajo con una experiencia satisfactoria. El objetivo de planear un restaurante es crear un conjunto de ideas para que el operar el restaurante se obtenga la rentabilidad deseada y por ende la satisfacción del dueño o administrador. Aspecto operacional: Se evalúa la gestión, los procedimientos y los sistemas de control interno. No se encuentra regulada por la Ley, ya que persigue constatar la eficacia y eficiencia tanto interna como externa de la gestión empresarial. Dicha actividad se puede realizar por el auditor interno como por el auditor externo. Lo cual ayuda al correcto funcionamiento de la empresa, ya que permite ser competitivo en el mercado del mismo ramo; con lo cual mejora su imagen y aumenta su demanda. Aspecto financiero: Se encarga de verificar los estados financieros, para poder emitir una opinión fundada con grado de fiabilidad y por lo que es necesariamente auditable. 2.2 Marco referencial Panorama general de la empresa Nombre: El Mesón Ubicación: Campos Eliseos. Polanco. Del. Miguel Hidalgo, D.F. Teléfono: Estilo Cocina: Francesa Cuenta con: estacionamiento propio, se aceptan reservaciones Historia Con fama probada en grandes ciudades como Paris, llega a México hace 4 años El Mesón, un concepto culinario que ha resultado ser todo un éxito. El Mesón se remonta a la historia de una familia. Originario de la región de la Alsacia-Lorraine, el abuelo de los hermanos Blanc presidía los destinos de un restaurante: "A la Croix de Lorraine" en Saint-Louis, que conocía las voces del éxito en la región por su "Pollo en Champiñones". Su padre compró entre las dos guerras lo que se convertiría en el famoso restaurante de les Halles "El Mesón". Actualmente, los hermanos Pierre y Jacques Blanc han tomado las riendas del negocio adquiriendo progresivamente una sólida posición dentro de los 50 mejores 44

45 restauranteros franceses, y un 3 lugar en la lista de restaurantes comerciales independientes de Francia. El Mesón es un lugar de detalles; con agradable ambiente afrancesado y despreocupado, esmerado servicio y exquisita cocina francesa a cargo del Chef Santoro. Ideal para madrugadores o para noctámbulos, ya que permanece abierto las 24 horas del día, los 365 días de la semana, por lo que usted no debe preocuparse si le ataca de pronto un hambre trasnochada o vespertina, ya que seguramente El Mesón tendrá un mosaico de exquisiteces gastronómicas para deleitar su paladar a cualquier hora y en cualquier día, y lo mejor de todo, a muy buenos precios, el cheque promedio puede ser desde 300 pesos ó puede llegar hasta los límites que su apetito o su bolsillo le marquen. Las especialidades del El Mesón son: la sopa de cebolla, la pata de cerdo, los caracoles de borgoña y las fuentes de Mariscos, esos son los platillos que hicieron la fama del restaurante. Si es amante de los frutos del mar, y si su presupuesto es tan abundante como su apetito, ordene la afamada Fuente de los reyes, que más que un platillo parece un monumento: 2 pisos de ostiones importadas de Francia, camarones, bogavante canadiense, almeja chocolata, almeja blanca y caracoles de mar, en fin, una fiesta de mariscos para dos personas cuyo precio es de $ 1, La pata de cerdo rostizada, que da nombre al afamado restaurante, es toda una delicadeza, ya que aunque comerla podría parecer un poco medieval, su preparación no lo es, ya que el proceso desde su inicio hasta su terminado lleva 4 y medio días, 2 de marinación, 2 para refrescarla y 12 horas de cocción lenta, 500 gramos de carne cuidadosa y deliciosamente preparados Misión Ofrecer el mejor servicio haciendo que nuestros comensales se sientan como en casa ya que nosotros los tratamos como parte de nuestra familia. Esperamos hacerlo sentir cómodo y que disfrute de los platillos incluidos en nuestra carta mientras explora las vistas locales, se ocupa de un importante negocio o pasa tiempo con quien ama Visión Queremos llegar a ser el restaurante número uno de la Ciudad de México y expandirnos a toda la República Mexicana ofreciéndoles el mejor servicio y calidad en cada uno de nuestros establecimientos. 45

46 Objetivos Nuestro objetivo principal y que tenemos que cumplir día con día es la satisfacción total de cada uno de nuestros comensales. Tenemos como objetivo la apertura de nuestra segunda sucursal en un plazo no mayor a año y medio Valores institucionales Respeto: Es la decisión firme, responsable y auténtica de no transgredir los derechos humanos, las normas del orden social y de la naturaleza que nos alberga. Implica el resguardo de la dignidad de las personas y de su entorno. Responsabilidad: Es la condición del hombre por la cual responde a las consecuencias de sus elecciones y actos intencionados. Congruencia: Implica una concordancia plena, entre las creencias, valores, metas, acciones de la persona (entre el pensar y el hacer). Honestidad: Es la autodeterminación para elegir actuar siempre en la verdad y en la justicia. Ética: Es la valoración moral de todas las acciones que se realicen dentro del campo profesional Servicios que ofrece En El Mesón, nuestro bistró parisino que abre las 24 horas, es inevitable reparar en la abundancia de adornos porcinos. El ambiente del desayuno es tranquilo, pero se va animando a lo largo del día y, después de las doce de la noche, cuando más se llena, rebosa energía. El plato fuerte especial de la casa son las manitas de cerdo asadas con salsa bearnesa y patatas fritas, aunque tampoco está de más probar el pescado y marisco fresco, los filetes, y los platos de cerdo y pato. 46

47 Organigrama del restaurante El Mesón Dir. de alimentos y bebidas Dir. de recursos humanos Asistente de bares Chef ejecutivo Gerente de recursos humanos Gerente de restauran Chef encargado de restauran Capitanes Pastelero Meseros Parrillero Garroteros Salsero Compras Cocinero Almacén Análisis de operaciones Contralor Ayudantes Secretarias Gerente General Dir. de mantenimiento Dir. de división de cuartos Gerente de mantenimiento Gerente de división de cuartos Mecánicos Encargado de ropería Encargado de lavandería Encargado de recepción Bell boys Cajeros Contralor de recursos financieros Gerente de crédito y cobranza Encargado de banco Encargado de huéspedes Sistemas Cajeros 47

48 2.2.2 Funcionamiento de la empresa Lista de chequeo de actividades del gerente El gerente es el encargado absoluto del buen funcionamiento de su centro de consumo por lo que sus labores básicas de revisión serán: 1. Se asegurará que los estándares de calidad y servicio cumplan al 100%, y corregir cualquier desviación que pudiera existir. 2. Lograr los objetivos de venta y utilidades establecidos para el departamento, ejerciendo un control cercano de ingresos y gastos, además de conocer a nuestros clientes asiduos al restaurante El Mesón. 3. Asegurarse que la carta este completa por parte de la cocina y girar las instrucciones necesarias en caso de variantes. 4. Asegurarse diariamente que el estado físico de su departamento sea óptimo, es decir, que todos los deterioros se corrijan lo más rápido posible a través de la oportuna elaboración de órdenes de trabajo. 5. Asegurarse que el estado de limpieza de su departamento sea total y completo para tener la mejor imagen ante el público. 6. Verificar que el personal de servicio y supervisión este programado correctamente para que el servicio que se proporciona sea eficiente y completo. 7. Mantener una comunicación estrecha con el personal a su cargo para saber y conocer sus inquietudes y necesidades, tanto de trabajo como de relaciones interpersonales, para de esta manera buscar su pronta solución. 8. Se asegurara de que su personal cumpla correctamente sus funciones, detectando las fallas técnicas y de desarrollos posibles para aplicar las medidas de corrección adecuadas en cada caso. 9. Se asegurara de que la disciplina que se mantenga en el departamento sea de cordialidad, respeto y funcionabilidad. 10. Mantener una estrecha comunicación con el equipo para resolver prontamente todos los inconvenientes que pudieran surgir en la operación Lista de chequeo de actividades de capitanes 1. Verificar que su área de trabajo se encuentre en perfecto estado de limpieza y presentación. 2. Asegurarse de que el personal a su cargo se presente oportunamente y bien uniformado, portando los implementos necesarios. 3. Verificar que el personal se distribuya en las estaciones programadas. 4. Asegurarse que las estaciones a su cargo este limpias y bien montadas. 5. Verificar que los estenes correspondientes a sus áreas se encuentren en buen estado físico y de limpieza así como con el abastecimiento necesario de equipo. 6. Asegurarse de la correcta limpieza y acomodo de las áreas de despacho de alimentos en la cocina. 7. Participar en la distribución de clientes en el comedor a su llegada. 48

49 8. Se asegura que las órdenes tomadas se sirvan con fluidez y exactitud. 9. Se cerciorará de que los estándares de calidad de presentación y servicio se cumplan con exactitud. 10. Verificar que sus clientes salgan satisfechos Lista de chequeo de actividades del mesero 1. Presentarse 10 minutos antes de su hora de entrada. 2. Portar el uniforme limpio y contar con sus implementos básicos como: block de comandas, plumas (2), descorchador, etc. 3. Montar y/o cerciorarse de que sus mesas estén completamente limpias y bien montadas. 4. Verificar que su estación este limpia, es decir, paredes limpias, piso barrido o aspirado, etc. 5. Verificar que el equipo de estenes este limpio y completo. 6. Enterarse de las especialidades del día y de los faltantes en la cocina. 7. Recibir y/o entregar la estación, enterándose de los pasos o tiempos en que van las mesas. 8. Servir sus mesas con: alegría, naturalidad, destreza y agresividad en ventas. 9. Servir cada platillo verificando que los estándares de calidad y servicio se estén cumpliendo. 10. Dejar clientes satisfechos y notificar a sus superiores de cualquier diferencia Lista de chequeo de actividades del garrotero 1. Presentarse 10 minutos antes de su hora de entrada. 2. Portar el uniforme limpio y contar con implementos básicos como plumas (2), limpiones, descorchador, etc. 3. Montar los estenes con los stock básicos para agilizar el servicio. 4. Resurtir constantemente sus estenes cuidando la higiene en el cuidado del equipo. 5. Ayudar en la limpieza de las mesas. 6. Retirar las charolas de muertos constantemente para evitar que se sobrecarguen. 7. Descamochar en la mesa de lavado de equipo evitando roturas. 8. Asistir a los meseros en el servicio de sus clientes. 9. Asistir inmediatamente a todo cliente que lo solicite. 10. Procurar al máximo el cuidado de equipo, tanto como loza como cristalería, plaqué, servilletas, etc Uso de la charola El llevar y cargar charolas con platos con alimentos o utensilios sucios, no es trabajo de malabaristas ni pesistas, por lo cual una charola deberá estar bien acomodada, bien equilibrada y con un cargamento suficiente para ser funcional y no pesada. Recomendaciones: Siempre estibe platos del mismo tamaño y forma. Ponga los cubiertos en un solo lado. Deje un espacio para la cristalería. 49

50 No estibe vasos sobre platos. De preferencia, ponga los envases acostados. Recuerde, quizás esto le haga dar más vueltas, pero le evitará accidentes físicos, mala imagen en su trabajo y pérdida de equipo por roturas Descamuche de mesas Es necesario tener presente que el retirar los platos sucios de la mesa esta tan importante como servir los nuevos, es decir, tenemos que ser tan elegantes como al momento de servir la comida, pues si bien el cliente ya no esta en la mesa, siempre existe en el comedor alguien que nos observa, y por lo tanto nos calificará. Debemos evitar los siguientes puntos: 1. Hacer ruido al desmontar una mesa. 2. Recoger demasiados platos al mismo tiempo. 3. Meter los dedos en los platos o vasos sucios. 4. Montar unos platos sobre otros en la misma mesa. 5. Montar cristalería sobre la loza. 6. Deslizar el equipo sobre la mesa. 7. Recostarnos sobre la mesa para alcanzar el equipo. 8. Si el cliente está en la mesa, no provocar que sea él el que nos pase el equipo. 9. Dejar mesas a la mitad Consejos varios para el personal de un restaurante 1. Presentarse a trabajar: bañado, bien peinado (pelo corto), rasurado, manos limpias, uñas limpias y recortadas, uniforme limpio y con gafete, zapatos bien lustrados. 2. Llegar al trabajo 10 minutos antes, pero a trabajar. 3. Despeje su mente y concéntrese en su trabajo. 4. Al iniciar sus labores, recuerde que su trabajo será más ligero si lo hace por el placer de hacerlo, y busca en él la esencia del gusto. 5. Para atender a un cliente, primero hay que entenderlo, recuerde que nosotros satisfacemos una necesidad básica de toda la humanidad (el comer). 6. Salude al cliente con amabilidad, es el primer paso para iniciar una buena relación entre él y usted. 7. Este siempre alerta al llamado de un cliente, algo se puede ofrecer. 8. No vea en sus clientes posibles problemas, sino seguras soluciones a sus problemas. 9. Trate a sus clientes con cordialidad igualado. 50

51 10. Absténgase de comentarios nocivos y críticas. 11. No utilice palabras altisonantes. 12. No grite ni chifle en el comedor. 13. No se recargue en las paredes ni en las estaciones de servicio. 14. Bostezar, mascar chicle, comer, fumar, tomar y jugar, NO está permitido en el área ni horas de trabajo. 15. No use perfumes o lociones fuertes, sea discreto. 16. No use joyería, únicamente está permitido usar reloj y anillo de matrimonio. CAPÍTULO III ANÁLISIS DE OPERACIONES 3.1 Análisis de la problemática La gestión de aprovisionamiento debe enmarcarse dentro de una visión de un modelo de calidad total dirigido a los clientes y a la calidad del servicio como un proceso de mejora continua. En el servicio hotelero la calidad es la medida en que la organización es capaz de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Aunque las expectativas son una cuestión individual, se centran básicamente en los aspectos materiales y funcionales del servicio. Por consiguiente constituye un reto para el restaurante El Mesón desarrollar una gestión de aprovisionamientos integrada que asegure productos y servicios que sean percibidos por los clientes internos y externos conforme a las necesidades que desea satisfacer. El objetivo del modelo operacional que se propone para el restaurante El Mesón es integrar los elementos operacionales de la gestión de aprovisionamiento para mejorar el proceso de toma de decisiones y contribuir a la elevación de la eficiencia y la calidad del servicio a los clientes. Algunas empresas mantienen inventarios de materias primas y de productos terminados. Las empresas de giro hotelero no son la excepción, debido a que en el caso del restaurante El Mesón las entradas de materia prima en el almacén sirven al proceso de producción y la salida de estas para satisfacer la demanda de los clientes, por lo tanto el flujo de materia prima es un acontecer diario. Puesto que estos inventarios representan frecuentemente una considerable inversión, las decisiones con respecto a las cantidades de inventarios son importantes. La problemática que se presenta en el restaurante El Mesón es el control de inventarios ya que lo realizan con un sistema que no satisface las necesidades que tiene el restaurante, el problema se genera cuando la materia prima es registrada en el sistema, una vez que se registra una salida, los reportes que se emiten del inventario no concuerdan con las existencias reales en el almacén. 51

52 Por ende la toma de decisiones no es eficiente y se vuelve un tanto engorrosa porque todo el proceso se tiene que generar de forma manual, con gente de almacén que realice toda la revisión de existencias de materia prima lo cual lleva tiempo y genera pérdidas monetarias. 3.2 Flujo de la operación actual El caso de estudio se presenta en el restaurante El Mesón, debido a que esta empresa cuenta con un sistema, que no satisface de forma completa los requerimientos funcionales enmarcados para un flujo de operación eficiente. En primer orden, es indispensable señalar que el sistema antes mencionado, cuenta con cinco módulos que se refieren a continuación: modulo de punto de venta, modulo de inventario, modulo de requisición, modulo de transformación y modulo de cierre de caja. La operación del restaurante comienza cuando los empleados comienzan el aprovisionamiento del almacén, para ello es requerido el modulo de inventario, el cual permite registrar las entradas de materia prima, para lo cual el modulo trabaja de forma eficiente. El problema se presenta cuando los empleados requieren reportes que el modulo emite, acerca del registro de las entradas de materia prima, el problema consiste en que presenta información errónea, por tal motivo los empleados realizan un inventario físico que absorbe demasiado tiempo. Por lo tanto podemos concluir acerca de este modulo que la información que emite es poco confiable. La cocina por su parte, hace un reporte de la materia prima que requiere para comenzar el día, el encargado de realizar dicho reporte es el chef, este reporte llega directo al almacén, aquí es donde entra en función el modulo de requisición. Este modulo permite contabilizar las salidas del almacén el cual trabaja de forma ineficiente. Al final del día los empleados deben hacer un registro a mano de todas las requisiciones que realizo la cocina contra las entradas registradas en el almacén en el inventario físico para realizar una compulsa de ambos reportes y cuadrar las entradas y salidas del almacén. El modulo de trasformación enmarca las cantidades necesarias para cada platillo que se ofrece en el restaurante. Este modulo es fácil de usar y es el que menos conflictos les presenta a los empleados. Cabe señalar que el restaurante cuenta con un departamento denominado investigación de operaciones el cual es el encargado de formular las cantidades de materia prima que cada producto requiere y que son registradas en el modulo de transformación. El modulo de punto de venta, es el modulo que utiliza cada mesero para levantar una comanda que registre el consumo de cada mesa, esta comanda registra el nombre del mesero que atendió la mesa para acumular las propinas que genero en sus horas de trabajo. El registro del consumo de cada mesa no presenta problemas. El problema se genera cuando en el modulo de cierre 52

53 de caja se desean contabilizar las ventas realizadas durante el día por los meseros, debido a que el total de productos vendidos, no coincide con el total de materia prima registrada en el sistema en el modulo de requisición y de igual forma no coincide con las existencias de inventario físico realizado en el almacén, una vez que las operaciones del restaurante concluyen. Los puntos mencionados con anterioridad, han generado la desconfianza total del personal ante el sistema que manejan, debido a que todas las operaciones que el sistema debería de realizar para facilitar el flujo de trabajo diario, lo hace de forma errónea, lo que genera que todo el flujo se haga de forma manual que requiere de tiempo extra por parte de los trabajadores encargados del cierre de caja Diagrama de flujo de operación de inventario Mercancía entregada por el proveedor Capturar entradas de mercancía en el sistema BD Registrar mercancía recibida en formato Acomodar mercancía en el almacén Almacén ÇAALM Entrega de mercancía a las distintas áreas Capturar salidas de mercancía en el sistema SISTEMA Emisión de reportes COCINA CALIENTE COCINA FRÍA BEBIDAS 3.4 Manejo del inventario Un punto que es imprescindible es la correcta gestión por parte del restaurante, para proveer al almacén de la materia prima necesaria para operar durante el día. La actual gestión del inventario presenta sus deficiencias cuando por descuido, los niveles mínimos de cada producto no son atendidos, lo cual origina negativas de productos que a su vez generan perdidas para la empresa. Ante tal perspectiva es importante definir el tipo de inventario que un restaurante como El Mesón requiere, debido a que siempre es necesario mantener los niveles de materia prima con el propósito de satisfacer la demanda sobre un horizonte de tiempo especificado. Lo cual permitirá almacenar bienes para asegurar un trabajo uniforme y eficiente en las operaciones. Otro punto 53

54 importante de una correcta gestión es que la información veraz y oportuna que se genera permite una correcta toma de decisiones. Las razones fundamentales por las que se requiere un sistema de inventarios que sea eficiente son las siguientes: Contar con información suficiente y útil para minimizar costos de producción, mantener un nivel de inventario óptimo Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dentro del almacén. Como fue citado en el punto anterior, conoceremos el monto de la compra ya sea diaria o semanal, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la empresa, para no minar su liquidez. Cabe destacar que el restaurante utiliza información relativa del inventario para los estados financieros, por ende el manejo del inventario debe arrojar evidencia suficiente para las auditorías internas de las cuales es objeto el restaurante. El auditor validara el cumplimiento de la operación. Una alternativa viable para gestionar de forma eficiente el inventario es el apoyarse de un modelo de inventarios existente y validar si la empresa puede o no ponerlo en práctica. En referencia a lo anterior un modelo de inventario que se propone para el restaurante es el modelo de inventario sin déficit. Este modelo tiene como base el mantener un inventario sin falta de productos para desarrollar las actividades de la empresa, aplicado a nuestro caso de estudio, permitirá que las áreas del restaurante, tengan materia prima suficiente para satisfacer la demanda del mercado. Este es un modelo de inventarios que se encuentra basado en las siguientes suposiciones: La demanda se efectúa a tasa constante. El reemplazo es instantáneo (la tasa se reemplazo es infinita). Todos los coeficientes de costos son constantes. Los coeficientes de demanda de materia prima dependerá del nivel mínimo establecido por el departamento de Investigación de Operaciones. Este modelo no se permite la falta de materia prima o insumos para la elaboración de productos para la venta, por ende se visualiza este modelo como una herramienta eficaz para gestionar de forma 54

55 viable los inventarios. Existen ocasiones en donde se involucran otro tipo de variables con referencia a la cantidad óptima a pedir, como por ejemplo el capital con que se cuente y el espacio para almacenar las unidades adquiridas. La empresa debe de ajustar la cantidad óptima a pedir para todos sus productos a las restricciones de capital y área de almacenaje. 3.5 Propuesta de solución Los sistemas informáticos modernos tienen que controlar con eficiencia los inventarios desde todos los puntos de vista. Sistema que no tiene control total de inventarios, no puede contribuir a la optimización de los inventarios. Los inventarios se optimizan con el objeto de mantener una existencia mínima, para beneficio financiero, pero adecuada para atención constante e interrumpida al cliente. Ante la problemática presentada con anterioridad, existen indudablemente varias propuestas de solución que permitan llevar con eficiencia el control de los inventarios. Una alternativa es la compra de un software que cumpla con las especificaciones que se requieren para llevar dicho control. Una de las desventajas que presenta esta propuesta es que el software adquirido no es personalizado, por ende la empresa tendrá que acoplarse al sistema que en algunos casos sucede sin problema. Otra propuesta de solución es la creación de un sistema personalizado que cubra los requerimientos funcionales que el restaurante El Mesón requiere. Por ende el presente trabajo abordara la creación de dicho sistema que cuente con cinco módulos principales que se enlistan a continuación: Modulo de punto de venta Modulo de inventario Modulo de requisición Modulo de transformación Modulo de cierre de caja. El sistema a desarrollar deberá cumplir y satisfacer las necesidades de efectuar un inventario con información verídica que optimice la creación de los reportes adecuados que requieren para la toma de decisiones. La creación de dicho sistema nos permitirá conocer el tipo de control que requieren en la empresa para facilitar futuras auditorias sin la tediosa necesidad de conteos y controles manuales para dicho almacén. 3.6 Requerimientos funcionales Una vez que se estableció como propuesta de solución el desarrollo de un sistema que controle los inventarios de un restaurante, es imprescindible definir los requerimientos funcionales que se suscitaron cuando se planteo la alternativa de solución. A continuación se enlistan los requerimientos principales: 55

56 Modulo que permita el registro de entradas y salidas de almacén Modulo que permita la transparencia de las requisiciones que realizan las distintas áreas con las que cuenta el restaurante Modulo que permita obtener información de los proveedores Emisión de reportes con información real de existencias en el almacén, para reducir de forma constante el conteo físico. Generación de reportes para futuras auditorías internas Modulo que permita definir cantidades de materia prima para cada producto que se ofrece en el restaurante Informe diario de los niveles mínimos de mercancía, para hacer pedidos oportunos Modulo para generar comandas por mesa y que permita ingresar el nombre del mesero que la atendió. Modulo que permita realizar un corte de caja diario. Emisión de reportes del almacén por fecha y por grupo Se registran las ventas efectuadas Muestra la descripción y el precio del producto registrado 3.7 Análisis de requerimientos En referencia a los puntos anteriores, debemos enmarcar cuales son los módulos que conformaran el sistema. Cada proceso que sea sistematizado debe de ofrecer una salida de datos que permita al siguiente modulo continuar con el proceso para generar las salidas óptimas y eficientes que la empresa necesita, un ejemplo claro de un proceso correcto servirá para abastecer de forma eficiente los almacenes y manejar el total de las ventas del día las cuales son las operaciones críticas dentro del restaurante. En base a una entrevista que se realizo con el personal del restaurante, se refirieron ciertos requerimientos indispensables para el correcto flujo de información. En primer orden se debe plantear un correcto orden en el flujo de la operación del restaurante, para poder determinar qué tipos de módulos serán los que conformaran el sistema satisfaciendo los requerimientos funcionales antes mencionados. En base al punto anterior, se debe de hacer un estudio profundo en cada área, para determinar las operaciones que realiza durante el día y plantear que otras áreas complementan su 56

57 operación y plantear una correcta secuencia de operaciones. Las áreas principales en las que se divide el restaurante se enumeran a continuación: Cocina fría, cocina caliente, barra de bebidas Departamento de investigación de operaciones Almacén Área contable 3.8 Logística de operaciones La logística tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la distribución eficiente de los productos de una determinada empresa con un menor costo y un excelente servicio al cliente. Por lo tanto la logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad. La logística determina y coordina en forma óptima el producto correcto, el cliente correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto. Si asumimos que el rol del mercadeo es estimular la demanda, el rol de la logística será precisamente satisfacerla. Solamente a través de un detallado análisis de la demanda en términos de nivel, locación y tiempo, es posible determinar el punto de partida para el logro del resultado final de la actividad logística, atender dicha demanda en términos de costos y efectividad. Logística de aprovisionamiento La primera operación del día es la de aprovisionamiento, ya que desde temprano se espera la llegada de los proveedores para empezar a surtir el almacén. Cada entrada de materia prima es registrada y verificada, para después proceder al acomodo de la mercancía en las diferentes secciones del almacén. Se debe contar con un registro de merma que es indispensable, para conocer cuanta materia prima ya no se utilizara en el restaurante y de igual forma conocer las pérdidas monetarias que las mermas generan durante el día. 57

58 Diagrama de Logística de aprovisionamiento Proveedor Verificación Registro de Mercancía Almacén Registro de Merma Acomodo de Mercancía Contabilizar perdida monetaria Logística para el proceso de requisición La requisición es la lista que se genera dentro de las tres áreas que conforman la cocina. El chef responsable de la cocina determina que menú se servirá durante el día. Acto seguido procede a enlistar los productos que requerirá del almacén, lo mismo sucede con los productos que se ofrecen en la carta y con las bebidas que se ofrecen en la barra. El chef encomienda la lista a un empleado que se encargara de ir al almacén por la materia prima que se requerirá y la cual debe de ser registrada como una salida del inventario. Diagrama de logística de requisición Cocina Caliente Cocina Fría Bebidas Chef Menú Carta Lista de Requisición Almacén 3.9 Arquitectura de software En este punto de arquitectura definiremos los módulos principales de la aplicación a desarrollar en base a los requerimientos funcionales ya mencionados con anterioridad. La creación de dicho sistema contara con cinco módulos principales que se enlistan a continuación: 58

59 Modulo de punto de venta Modulo de inventario Modulo de requisición Modulo de IO Modulo de cierre de caja. Cada modulo representa un proceso clave que permitirá al siguiente proseguir con el proceso hasta concluirlo de forma satisfactoria. El modulo que iniciara el flujo de la información será el Modulo de Inventario el cual registrara todas las entradas y salidas que se generen en el almacén. El modulo de requisición toma mercancía que fue registrada en el modulo de inventario y automáticamente la requisición de los productos que serán entregados en la cocina serán dados de baja del almacén. El modulo de IO es un modulo que depende de igual forma del modulo de inventarios debido a que requiere de la mercancía que fue registrada en el almacén para poder registrar los productos que el restaurante ofrecerá con las cantidades necesarias para su elaboración. El modulo de Punto de venta está ligado estrechamente al modulo de IO debido a que las ventas de productos que se realicen dentro del restaurante, serán aquellos que fueron registrados en el modulo de IO. El mesero juega un papel importante en este modulo, debido a que será él, el que registre la comanda en el sistema. Por último el Modulo de cierre de caja será el que concluya el proceso, debido a que este emitirá un reporte con el total de las ventas registradas durante el día, la compulsa que se origine debe de equivaler a el total de las ventas contra la cantidad de productos vendidos y estos últimos a su vez contra el total de mercancía que salió durante el día del almacén. Cabe señalar que el sistema contara con ventanas auxiliares que permitirán que se registre información indispensable para el correcto proceso de cada modulo. Esto permitirá que el flujo de datos sea efectivo y el análisis del cual será parte, este correctamente definido para simplificar la toma de decisiones con información relevante de cada modulo. 59

60 3.10 Diseño y arquitectura de la propuesta SQL ACCESO A DATOS ESTRUCTURAS DE INFORMACIÓN POOL DE CONEXIONES LÓGICA DE NEGOCIO PETICIONES Y TRANSACCIONES ID DE CONEXIÓN LÓGICA DE INTERFAZ GESTOR DE TRANSACCIONE S INTERFAZ DE USUARIO PETICIONES DEL USUARIO Capítulo IV Propuesta de solución IQUI-BALAM Restaurantes 4.1 Definición de requerimientos funcionales Análisis y diseño La mayoría de proyectos de software son complejos, y la estrategia primaria para superar la complejidad, es la descomposición (divide y vencerás). La estrategia es dividir el problema en unidades más pequeñas que sean manejables. Un enfoque tradicional para realizar esto fue el análisis y diseño estructurados, donde se trata de descomponer el problema en funciones o procesos. Este método origina una división jerárquica de procesos constituidos por sub-procesos. Otra forma de realizar la descomposición, es usando un esquema de análisis y diseño orientado a objetos. En este esquema, se busca descomponer el problema en objetos, y no en funciones. Algunas de las tareas a realizarse en la etapa de análisis son las siguientes: 60

61 1. Definir los requerimientos. 2. Definir los casos esenciales de uso Principalmente hemos definido 5 módulos: inventario, departamento de investigación de operaciones, operación de restaurantes, ventas y auditoría. Su descripción es la siguiente: Nombre Autor Fecha Descripción Actores Precondiciones Flujo normal Inventario IQUI-BALAM RESTAURANTES 6-DIC-08 Encargado de registrar las entradas y salidas del almacén Encargado de almacén Que el encargado del almacén se autentifique en el sistema El encargado del almacén recibe la mercancía El encargado ordena que la mercancía sea acomodada con la estructura FIFO el encargado registra toda la mercancía en el sistema el encargado en notificado de las mercancías perecederas Nombre Autor Fecha Descripción Actores Precondiciones Flujo normal Investigación de Operaciones IQUI-BALAM RESTAURANTES 6-DIC-08 El departamento de I.O. se encarga de llevar a cabo la logística de los costos Departamento de I.O. Haberse autentificado en el sistema Obtener los costos de la mercancía que se encuentra en el almacén Establecer la carta básica junto con el departamento de operación de restaurantes Determinar porciones por cada platillo Calcular el precio de venta de los productos de la carta Nombre Autor Fecha Descripción Actores Precondiciones Flujo normal Nombre Autor Fecha Descripción Actores Precondiciones Operación de restaurantes IQUI-BALAM RESTAURANTES 6-DIC-08 Es el encargado de procesar la materia prima en alimentos Trabajan junto con el departamento de Instigación de operaciones para establecer la carta que se manejara en el restaurante Se encarga de elaborar las requisiciones necesarias para sacar productos del inventario Ventas IQUI-BALAM RESTAURANTES 6-DIC-08 Es el encargado de registrar las ventas diarias en el sistema Meseros Contar con un ID y contraseña para poder ingresar al sistema Conocer el sistema 61

62 Flujo normal Nombre Autor Fecha Descripción Actores Precondiciones Flujo normal Levanta el pedido hecho por una mesa (alimentos, bebidas, postres, etc.) Registra el pedido en la terminal para que la orden viaje al departamento correspondiente (alimentos, bebidas, repostería, etc.) Entrega alimentos y bebidas en las mesas correspondientes Realiza el cobro de la cuenta Realiza el corte de caja al final de su turno. Auditoria IQUI-BALAM RESTAURANTES 6-DIC-08 Se encarga de llevar a cabo la contabilidad del restaurante (cuadrar las cuentas) Auditores Cerrar previamente el sistema Que todos los meseros hallan realizado el corte de caja Sacar el monto total de las ventas Hacer las comparaciones de acuerdo a las ventas que registra el sistema y lo que entrega cada mesero en su corte de caja. 3. Crear y perfeccionar los diagramas de casos de uso. 4. Crear y perfeccionar el modelo conceptual. 5. Crear y perfeccionar el glosario. 6. Definir los diagramas de secuencia de los sistemas. 7. Definir los contratos de operaciones. Algunas de las tareas a realizarse en la etapa de diseño son las siguientes: 1. Definir los casos reales de uso. 2. Definir los reportes, la interfaz de usuario y la secuencia de las pantallas. Administración de restaurante Funciones detalladas Registro de comandas Registro de comandas. Abrir una nueva mesa. Operación del sistema en el control de inventario Funciones Detalladas Al entrar al sistema Selección del inventario. Acumular existencias. Registro del mesero que está atendiendo la mesa que se está abriendo. Registro del número de personas por mesa. Funciones especiales Entradas/salidas Permite juntar mesas, es decir se puede juntar los consumos realizados en una o varias mesas, con los consumos realizados en otra mesa siempre y Registro de entradas y salidas. 62

63 cuando no hayan sido cerradas las cuentas de las mesas. Cambio de mesero, al terminar el turno de un mesero todas las mesas atendidas por el mesero pueden ser asignadas a otro mesero. Integración de salidas automáticas por ventas. Consulta de entradas y salidas. Imprimir el movimiento. Entrega de comandas por mesero al terminar su turno. Cuenta Impresión de la cuenta. Inventario físico Búsqueda de productos por nombre. Captura de inventario real. Notas de consumo Impresión de notas de consumo. Realizar ajuste de inventarios. Transferencia a nuestro almacén Registro de transferencia. Consulta de transferencia. Corte de caja Corte X (parcial). Corte Z (corte final del día). Reportes Reporte de comandas por remisión. Reporte de comandas devueltas. Pedimentos, lotes y número de serie. Recepción de embarque Información del proveedor. Registro de la recepción. Productos para devolución Registro de la devolución. Recetas, transformación, preparación Registro de recetas de los platillos y/o bebidas. Preparación de productos que formarán parte del platillo. Transformación de productos que formarán parte del platillo. Reportes Consulta en pantalla e impresión de reportes. Exportación a excel de reportes. 63

64 Reporte Proveedores. Reporte Productos. Reporte Almacenes. Reporte Toma de inventario físico por proveedor. Mantenimiento Acumular existencias. Auditoría Estadísticas. Cuenta. 3. Perfeccionar la arquitectura del sistema. 4. Definir los diagramas de interacción. 5. Definir los diagramas de diseño de clases. 6. Definir el esquema de la base de datos. 4.2 Análisis costo/beneficio La técnica de análisis de costo / beneficio, tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de la rentabilidad de un proyecto, mediante la comparación de los costos previstos con los beneficios esperados en la realización del mismo. Esta técnica se debe utilizar al comparar proyectos para la toma de decisiones. Un análisis costo / beneficio por si solo no es una guía clara para tomar una buena decisión. Existen otros puntos que deben ser tomados en cuenta, por ejemplo la moral de los empleados, la seguridad, las obligaciones legales y la satisfacción del cliente. El análisis costo/beneficio, permite definir la factibilidad de las alternativas planteadas o de un proyecto a ser desarrollado. La utilidad de la presente técnica es la siguiente: Para valorar la necesidad y oportunidad de la realización de un proyecto. Para seleccionar la alternativa más beneficiosa de un proyecto. Para estimar adecuadamente los recursos económicos necesarios, en el plazo de realización de un proyecto. 2. Cómo se elabora? El análisis costo / beneficio involucra los siguientes 6 pasos: 64

65 1. Llevar a cabo una lluvia de ideas o reunir datos provenientes de factores importantes relacionados con cada una de sus decisiones. 2. Elaborar dos listas, la primera con los requerimientos para implantar el proyecto y la segunda con los beneficios que traerá el nuevo sistema. Antes de redactar la lista es necesario tener presente que los costos son tangibles, es decir, se pueden medir en alguna unidad económica, mientras que los beneficios pueden ser tangibles e intangibles, es decir pueden darse en forma objetiva o subjetiva. 3. Determinar los costos relacionados con cada factor. Algunos costos como la mano de obra, serán exactos mientras que otros deberán ser estimados. 4. Sumar los costos totales para cada decisión propuesta. 5. Determinar los beneficios en alguna unidad económica para cada decisión. 6. Poner las cifras de los costos y beneficios totales en una forma de relación donde los beneficios son el numerador y los costos son el denominador. Beneficios Costos 7. Comparar las relaciones beneficios a costos para las diferentes decisiones propuestas. La mejor solución, en términos financieros, es aquélla con la relación más alta. Beneficios Disminución del 15% del costo total de producción Costo actual 15,000,000 15% menos 2,250,000 Costo al implementar el sistema 12,250,000 Aumento de un 10% en las ventas al emplear el sistema IQUI-BALAM Ventas actuales 30,000,000 10% mas 3,000,000 Ventas al implementar el sistema 33,000,000 Suma de los beneficios = 2,250, ,000,000 = 5,250,000 65

66 LICENCIAS COSTO $ Cals Sql 2005 runtime Sql 2005 Standard para procesador Sql 2005 Standard Sql 2005 Cal no runtime Sql 2005 Enterprise para procesador Sql 2005 Enterprice Sql 2005 Std para procesador runtime Office Pro Plus Office Enterprise Visual Studio Windows XP Profesional Costo de desarrollo $32000 Costo total= $ = Análisis costo beneficio Costo total de la mejora del proceso Total beneficios anuales Relación costo beneficio 5.20 Total costo de la mejora del procesos Total costo mensual de la mejora del proceso Los beneficios de su implantación son los siguientes: Total de beneficios mensuales Total de beneficios anuales El beneficio obtenido (considerando relación costo beneficio) B= = 5.2 Pesos 1 009,220.6 B / C 1 inversión Acéptese el proyecto; ya que, por cada peso de costo se obtiene 2.3 pesos de la El tiempo de recuperación de la inversión: 66

67 T= 1 009,220.6 = 2.3 Meses 437, Desarrollo de la aplicación caso de UML Diagrama de caso de uso para proveer de materia prima el almacén System Surtir pedido Proveedor Reg. Entrada de mercancia Inventarios System Costos Totales Inv. Operac. Op. Restaurantes Definicion de carta basica Diagrama de caso de uso para registro de comanda System Atiende mesas Mesero Registro de comanda Corte de caja Diagrama de caso de uso para que el chef haga la requisiscion en el almacén 67

68 System Cheff Pedido vs Vendido Responsable de Almacen Diagrama de caso de uso para el punto de venta System Cierre de sistema Punto de Venta Auditoria <<include>> Ventas vs. Inventarios Diagramas de clases Clasif_insumo +Clave +Descripcion +Alta() +Consulta() +Cambio() +Bajas() 1..* Producto #Codigo +Grupo +Descripcion +Proveedor +Cantidad +Unidad_medida +Precio +Lim_max +Lim_min +Alta() +Consultas() +Cambio() +Bajas() Proveedor +Clave +Nombre +RFC +Calle número +CP +Estado +Telefonos +Articulos +Alta() +Consulta() +Baja() 68

69 Usuario +Empleado +Nombre +Apellido_P +Apellido_M +CURP +Puesto +Fecha_Ingreso +Alta() +Cambio() +Consulta() +Eliminar() Comanda +No_Comanda +Mesa +Mesero +Fecha +Hora +Cantidad +Descripción +Generar_comanda() Inventario Actor: Encargado de almacén Función: Registrar la entrada y salida de materia prima del almacén. 1. Recibo de materia prima en el inventario : Inventario Recibe materia prima (Entrada) Ordena mercancía (FIFO) 2. Ingreso al sistema: Verificando usuario y contraseña. : Interfaz : Verificador de : Menú Ingresar (datos) Enviar (datos) [Datos=Datos_DB] Ingresa al Menú [Datos incorrectos] Finalizar proceso 69

70 3. Registro de materia prima en el inventario según su clasificación, y de acuerdo a: a) La materia prima a registrar ya existe, por lo tanto, modificar y actualizar la base de datos. b) La materia prima a registrar no existe, por lo tanto, crear un nuevo registro, guardar y actualizar la base de datos. Dado que el presente diagrama de secuencias sólo se centra en un escenario (una instancia), el caso de uso Registrar materia prima, se conoce como diagrama de secuencias de instancias. Producto Seleccionar registrar materia prima : Menú : Repositorio Iniciar (búsqueda) [Localizado] : Inventario Guardar [No localizado] Nuevo id Guardar Diagramas de estado Cerrar Cerrar Cerrar Producto 70

71 Limitado Orden de compara para el proveedor Espera Recepción de pedido Limite de existencia / si Requisición Requerido Verificado COCINA Cocina Evalúa calidad Abastecido Consultado en el sistema Ingresa en modulo de inventarios Enviar a cocina Almacenado Ordenamiento FIFO Registrado En este diagrama se pueden ver los diferentes estados que toma un producto desde su ingreso al sistema, cuando el proveedor surte la orden de compra, hasta su disminución en cantidad, cuando se hace una requisición en la cocina. El registro del producto en la base de datos, es en base a una categoría la cual determina su uso en la carta básica. Mesa 71

72 En este diagrama se muestran los estados que toma una mesa dentro del sistema, se incluye la actividad de registros de comandas dentro del sistema. Carta Desactualizada Modificación carta básica Requiere nuevos productos Obtener costo de mercancía Corrobora venta de los productos Consultada en el sistema Verificada Consulta de reportes Registrada Genera alta en el sistema Cuantifica productos Pasar a departamento de investigación de operaciones 72

73 En este diagrama se muestra los estados de una carta, de la cual se encarga el departamento de investigación de operaciones para su actualización Usuario Inactivo Ingresa al sistema Espera Ingresa usuario y contraseña / correctos Termina su actividad en el sistema Denegado su acceso Activo en el sistema Acceso al modulo Atendido Continua en el sistema Espera Respuesta del sistema a su petición Esperando respuesta Petición al sistema (alta, baja, consulta o cambio) En este diagrama se muestran los estados que el usuario tiene cuando ingresa al sistema, desde que teclea su usuario y contraseña, realiza peticiones al sistema, hasta que se da de baja. 73

74 4.4 Desarrollo de la aplicación Pantalla de registro de productos en el Inventario 74

75 Pantalla de Captura de proveedores Pantalla de clasificación de insumos 75

76 Pantalla para generar la Requisición para surtir el almacén 76

77 Pantalla de Reporte de almacén Pantalla para generar la Comanda 77

78 Pantalla de captura de datos generales de Empleados Pantalla de captura de datos personales de Empleados 78

79 Pantalla de Transformación de materia prima 4.5 Plan de instalación En el desarrollo del sistema IQUI BALAM-RESTAURANTES por motivos de tiempo, ya que el seminario concluye en el mes de diciembre, solo se llegara a la fase de las pruebas unitarias; que son las que realiza el desarrollador en su equipo de computo y únicamente se evalúa el correcto funcionamiento del sistema de acuerdo a lo que se planteo en el análisis. Posteriormente el sistema deberá cumplir con todas las fases de implementación de un sistema y a continuación se muestra un cronograma de actividades detallando las etapas que se van a seguir y las fechas en las cuales se llevaran a cabo. 79

80 IQUI-BALAM RESTAURANTES CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA ACTIVIDAD Pruebas unitarias Pruebas con el usuario Instalación del sistema Periodo de estabilidad Capacitación Periodo de prueba del usuario TIEMPO DE EJECUCIÓN Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a. 1ª. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a. Descripción y observaciones Pruebas en nuestros equipos de cómputo verificando que el sistema funcione de acuerdo a lo especificado por el usuario El usuario podrá ver el sistema terminado y analizara de acuerdo a sus necesidades si el sistema necesita alguna modificación (mínima) Instalación del sistema en 6 terminales El sistema estará instalado en las terminales y se analizará si el sistema funciona de la misma manera que en nuestros equipos de cómputo verificando que no presente ninguna anomalía Capacitación al personal que utilizará el sistema El sistema estará funcionando completamente en el ambiente de trabajo y el usuario puede reportar en este periodo cualquier anomalía que se presente 80

81 Conclusiones La administración de las empresas en este tiempo conlleva no solo procesar datos y obtener información necesaria para la toma de decisiones, si no también el control y la verificación de dicha información para validarla y así ver que corresponde a las operaciones del negocio, lo cual convierte a la auditoria en una necesidad. La industria restaurantera se ha convertido en una parte significativa del desarrollo de la economía del país por que genera una importante cantidad de empleos, debido a su relación con el turismo, además que esta enfocada a una de las principales necesidades del ser humano, que es el comer. Debido a esto la administración de restaurantes es, como en toda empresa, un factor indispensable para el funcionamiento de dichos negocios. A causa del desarrollo y la evolución que las empresas tienen, ya requieren de sistemas administrativos no solo enfocados en la parte operativa y financiera del negocio, sino también en la validación y control de procesos para evitar que la información tenga inconsistencias. Por esta razón el sistema integral para la gestión operativa y financiera IQUI-BALAM Restaurantes, ofrece para la administración operativa, un modulo de manejo de inventarios, donde permite un aprovisionamiento constante de los productos de mayor utilidad, para mantener el stock y así satisfacer la demanda. El control se lleva por medio del registro de entradas y salidas, que suceden al día o a la semana y así genere una lista de compras. Además, lleva un control de las ventas por empleado y así registrarlas dentro del sistema, es decir, se lleva el control de la comandas de los meseros sobre la requisición de platillos. Lo anterior, se hizo con al finalidad de demostrar cuan importante es hoy en día aplicar la auditoria en toda empresa, y ya dependiendo al volumen de operaciones de dicha empresa la evaluación de las actividades y la verificación de las operaciones se vuelve mas compleja, pero la comprobación de estas y la obtención de dicha operación sirve para la toma de decisiones que en el caso de los restaurantes disminuye el desperdicio de insumos evaluando las porciones exactas de materia prima por cada platillo y aumenta las ventas debido a que se preparan los platillos que mas se solicitan. 80

82 Bibliografía Vega Lebrún C, Rivera Prieto L. S., García Santillán A. Mejores prácticas para el establecimiento y aseguramiento de la calidad del software Capítulo 2. Pág. 40 Gallego Jesús Felipe. Manual práctico de cafetería y bar. 11ª edición, Edit. Paraninfo, España Norton Peter. Introducción a la computación. 3ª edición, Edit. McGraw-Hill, México Grady Booch, James Rudembaugh, Ivar Jacobson. El lenguaje unificado de modelado. 2 a edición, Edit. Addison Wesley, España Grady Booch, James Rudembaugh, Ivar Jacobson. El lenguaje unificado de modelado: Manual de referencia. Edit. Addison Wesley, España Grady Booch, James Rudembaugh, Ivar Jacobson. El proceso unificado de desarrollo de software. Edit. Addison Wesley, España Joseph Schmuller. SAMS Teach Yourself UML in 24 Hours. Edit. Macmillan Technical Publishing, USA Boletines IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Públicos). Boletín de normas de auditoría. IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Públicos). Boletín de principios de contabilidad. Referencias Electrónicas López E. J. Hoteles Abril 2008 Restaurante. es.wikipedia.org/wiki/restaurante. Abril 2008 Vega Lebrún C, Rivera Prieto L. S., García Santillán A. Control interno. re.htm. Junio

83 Turismo. topografiasturisticas2.blogspot.com/2008/04/turismo.html. Mayo 2008 Novelo May C. Y., Vázquez López Rendón L. Factores de éxito de restaurantes en Puebla. catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lhr/novelo_m_cy/capitulo2.pdf. Junio Yuritzin Aguirre Sánchez. normas y técnicas de auditoria. julio

84 Glosario Apartamento turístico: Son bloques de departamentos o casas con edificaciones similares que disponen de servicios Base de datos: Colección de datos relacionados organizados con una estructura específica. Bistró: Un bistró (también bistrot) es un pequeño establecimiento o restaurante donde se sirve café y comidas a precios económicos. Bogavante: El bogavante (Homarus gammarus) es un crustáceo decápodo marino muy similar a la langosta que puede alcanzar los sesenta centímetros de longitud. Es un pariente próximo de la langosta americana y de la cigala, y más lejanamente de la langosta. Campings: Es un terreno acondicionado para la ocupación temporal de personas que pretendan hacer vida al aire libre con fines vacacionales o de ocio y que pasen las noches en tiendas de campaña (acampada), remolques, caravanas u otros elementos similares fácilmente transportables. CANIRAC: Cámara nacional de la industria de restaurantes y alimentos condimentados, define la industria restaurantera. Ciudades vacacionales: Son establecimientos que debido a su situación física, instalaciones y servicios, permiten al usuario la vida al aire libre, el contacto con la naturaleza y la práctica del deporte en espacios abiertos, facilitándole hospedaje mediante contraprestación económica. Cotejar: Confrontar una cosa con otra u otras. Hardware: Componentes físicos de una computadora; incluyen el procesador y los chips de memoria, dispositivos de entrada/salida, cintas, discos, módems y cables. Hostelería: Conjunto de servicios capaces de satisfacer las necesidades de alojamiento y alimentación de los turistas a cambio de un precio previamente convenido. 83

85 Huésped: Cliente de un establecimiento hotelero, o el invitado a una casa por un anfitrión. Pero además puede ser el mesonero o el amo de posada y la persona que hospeda en su casa a otra, es decir, el anfitrión. Informática: Campo que se encarga del estudio y aplicación práctica de la tecnología, métodos, técnicas y herramientas relacionados con las computadoras y el manejo de la información por medios electrónicos, el cual comprende las áreas de la tecnología de información orientadas al buen uso y aprovechamiento de los recursos computacionales para asegurar que la información de las organizaciones fluya (entidades internas y externas de los negocios)de manera oportuna y veraz; además, es el proceso de metodológico que se desarrolla de manera permanente en las organizaciones para el análisis, evaluación, selección, implantación y actualización de los recursos humanos (conocimientos, habilidades, normas, etc.) Marinar: Técnica de cocina mediante la cual se pone un alimento en remojo de un líquido aromático durante un tiempo determinado (desde un día hasta varias semanas), con el objeto de que tras este tiempo sea más tierno o que llegue a estar más aromatizado. Merma: Disminución o consunción de algo. Pensión: Alojamiento hotelero que no reúne las condiciones mínimas de los hoteles. Su símbolo es la letra P. Pernoctar: Pasar la noche en determinado lugar, especialmente fuera del propio domicilio. Posada: Lugar donde por precio se hospedan o albergan personas, en especial arrieros, viajantes, campesinos, etc. Registro: Fila de una base de datos compuesta de campos relacionados; una colección de registros forma la base de datos. Posiciones de memoria de alta velocidad incorporadas en forma directa en la ALU (Unidad Aritmética Lógica) y usadas para conservar instrucciones y datos que se están procesando en el momento. Repositorio: Es un término utilizado en el dominio de las herramientas CASE. El repositorio podría definirse como la base de datos fundamental para el diseño; no sólo guarda datos, sino también algoritmos de diseño y, en general, elementos software necesarios para el trabajo de programación. 84

86 Restaurante: La palabra proviene del francés restaurants que significa restaurativo, refiriéndose a la comida que se ofrecía en esa época. Establecimiento público donde se sirven comidas y bebidas, mediante precio, para ser consumidas en el mismo local. Sistema de información: Aplicación de cómputo empresarial que consiste en reglas y procedimientos establecidos para entregar información a los usuarios. Sistema operativo (System Operative): Programa de control maestro que proporciona una interfaz para que un usuario se comunique con la computadora; administra dispositivos de hardware; administra y mantiene sistemas de archivo en disco y soporta programas de aplicación. Software: Colección de instrucciones electrónicas que indica a la CPU llevar a cabo una tarea específica. El software por lo general reside en el área de almacenamiento. Taberna: Establecimiento público, de carácter popular, donde se sirven y expenden bebidas y a veces comidas. Tiempo compartido: Se trata de alojamiento de aprovechamiento por turnos. Se entiende aquel que atribuye a su titular la facultad de disfrutar con carácter exclusivo durante un período concreto de cada año. Dicha facultad no permite al titular alteraciones en el apartamento ni en el mobiliario. 85

87 Anexo Manual de usuario Pantalla de registro de productos en el Inventario I La pantalla anterior, nos ayuda a dar de alta un nuevo artículo o la consulta de artículos ya existentes en el almacén. 1. Seleccione el grupo en el que quiere incluir el nuevo artículo 2. Introduzca su descripción 3. Seleccione el nombre del proveedor 4. Introduzca a cantidad de artículos que va a dar de alta 5. Introduzca la unidad de medida (litros, pieza, kilos, etc) 6. Seleccione la fecha de entrada al almacén de el/los productos 7. Introduzca el precio del artículo 8. Introduzca el número mínimo de existencias del producto en el almacén. 9. Introduzca el número mínimo de existencias del producto en el almacén. 10. Incluya la imagen del artículo 86

88 11. Después de introducir los datos anteriores, si se trata de el alta de un nuevo producto, oprima el botón Agregar. 12. Oprima si desea dar de alta un nuevo producto en el almacén 13. Si desea cambiar a información acerca de algún producto, realice el/los cambios, en los campos de la parte de arriba y al concluir oprima el botón Actualizar 14. Me regresa al principio del catálogo 15. Me regresa al producto anterior 16. Me dirige al producto siguiente 17. Me dirige al final del catálogo 18. Oprima el botón Buscar, si desea buscar algún producto en el catálogo 19. Oprima el botón Eliminar, si desea dar de baja algún producto en el catálogo 20. Oprima el botón Salir, si desea Abandonar el sistema. 21. Muestra la información almacenada, referente a los productos existentes. Pantalla de Captura de proveedores

89 La pantalla anterior, nos ayuda a dar de alta los datos de un nuevo Proveedor o la consulta de proveedores ya existentes en el sistema. 1. Introduzca el número de proveedor 2. Introduzca el nombre del proveedor 3. Introduzca el RFC del proveedor 4. Introduzca la dirección (calle y número) del proveedor 5. Introduzca el Código postal donde se encuentra el proveedor 6. Introduzca el Estado donde reside el proveedor 7. Introduzca el/los teléfonos del proveedor 8. Introduzca el/los artículos que ofrece el proveedor 9. Oprima el botón Nuevo si desea dar de alta los datos de un nuevo proveedor 10. Oprima el botón Grabar, cuando haya llenado los campos de la parte de arriba y desea que la información capturada, se almacene en el catalogo de proveedores 11. Oprima el botón Buscar, si desea buscar algún proveedor en el catálogo 12. Regresa al principio del catálogo 13. Regresa a los datos del proveedor anterior 14. Dirige a los datos del proveedor siguiente 15. Dirige al final del catálogo 16. Oprima el botón Eliminar, si desea dar de baja los datos de algún proveedor en el catálogo 17. Oprima el botón Salir, si desea Abandonar el sistema. 88

90 Pantalla de clasificación de insumos La pantalla anterior se utiliza para hacer la clasificación de los insumos en el almacén y poder llevar un mayor control de estos. 1. Introduzca la clave del producto 2. Introduzca la descripción del producto 3. Oprima el botón Nuevo si desea dar de alta la clasificación de un nuevo producto 4. Oprima el botón Guardar, para guardar los cambios una vez que haya llenado los campos de clave y descripción 5. Si desea cambiar a información acerca de alguna clasificación en los productos, realice el/los cambios, en los campos de la parte de arriba y al concluir oprima el botón Editar 6. Oprima el botón Buscar, si desea buscar alguna clasificación de los productos en el catálogo 7. Oprima el botón Eliminar, si desea dar de baja alguna clasificación en el catálogo 8. Oprima el botón Salir, si desea Abandonar el sistema. 89

91 Pantalla para generar la Requisición para surtir el almacén Seleccione la agrupación 2. Muestra los datos obtenidos 3. Muestra la lista de existencias en el almacén de acuerdo a la agrupación 4. Oprima el botón Aceptar para guardar los cambios 5. Oprima el botón Eliminar cuando usted desee eliminar artículos de la lista de requisición. 90

92 6. Oprima el botón Salir, si desea Abandonar el sistema. 7. Seleccione la cantidad 8. Presione el botón OK si la cantidad es correcta 9. Oprima el botón Cancelar, para cancelar la operación anterior Pantalla de Reporte de almacén Seleccionar si desea que el reporte se genere por grupo. 2. Si ha seleccionado la opción Por Grupo dando clic en la combo seleccione una opción de la lista que se va a desplegar. 3. Si prefiere que el reporte se genere por fecha, seleccione esta opción 4. Seleccione la fecha inicial 5. Seleccione la fecha final 6. Oprima el botón Imprimir para generar el reporte 7. Oprima el botón cancelar, para detener el proceso del reporte 91