MANUAL USUARIO ADMISIÓN Y MATRICULA PROGRAMAS DE POSTGRADOS Y DE FORMACIÓN CONTINUA

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1 MANUAL USUARIO ADMISIÓN Y MATRICULA PROGRAMAS DE POSTGRADOS Y DE FORMACIÓN CONTINUA

2 Índice INTRODUCCIÓN... 2 VISIÓN GENERAL DEL PROCESO... 3 CONSIDERACIONES GENERALES DE ADMISIÓN POSTGRADO PERIODOS ACADÉMICOS DE POSTGRADOS Y FORMACIÓN CONTINUA Programas con un proceso de matrícula al plan de estudio Programas con matrícula anual al plan de estudio ACEPTA / RECHAZA POSTULANTES EN SGU WEB... 6 ADMISIÓN POSTGRADO ADMISIÓN PLANES DE ESTUDIO DE POSTGRADOS Y FORMACIÓN CONTINUA CON UNA MATRÍCULA AL PROGRAMA: DOCTORADOS, MAGISTER, POSTÍTULOS Y DIPLOMADOS ADMISIÓN PLANES DE ESTUDIO DE POSTGRADOS CON MATRÍCULA ANUAL AL PROGRAMA: ESPECIALIDADES MÉDICAS Y ODONTOLÓGICAS ADMISIÓN ESTUDIANTES DE MAGISTER DE CONTINUIDAD REINCORPORACIÓN DE ESTUDIANTE RENUNCIADO O EN ABANDONO Creación de Registro de resolución a estudiante Anulación de la anulación de la matricula Creación de nuevas inscripciones CAMBIO DE ESTUDIANTES ENTRE PROGRAMAS DE POSTGRADOS Ingreso de Resolución de Renuncia en Mantenedor de Resoluciones Creación de Admisión a plan de estudio Transferencia de inscripciones de plan de estudio REPORTES Reporte de Matrícula de estudiantes Reporte de pago de estudiantes ANEXO Página 1

3 INTRODUCCIÓN El proceso de admisión y matricula de programas de postgrado y formación continua en la Universidad Diego Portales difiere del proceso definido para estudiantes de pregrado. Dada la diversidad de planes de estudios que varían en estructura y periodos de admisión, se ha dispuesto de un gran macro periodo anual de estudio, dentro del cual se definirán las fechas específicas de cada programa y sus respectivos módulos académicos. Por otra parte, la mayoría de los programas cuentan con un sólo proceso de matrícula con excepción de las especialidades médicas y odontológicas de matrícula anual, lo que significa que cada estudiante al matricularse se inscribirá a uno o varios periodos académicos anuales de tal manera de abarcar la duración total de su plan de estudio. El presente manual describe y detalla cómo estos procesos de admisión y matricula a programas de postgrados y formación continua se desarrollan y visualizan en el nuevo sistema de gestión académico. Página 2

4 VISIÓN GENERAL DEL PROCESO A continuación se detallan los procesos necesarios para generar la admisión y matrícula de estudiantes en programas de postgrados y de formación continua en la universidad. Se identifica además en cada tabla los procesos que deben ser realizados en SAP (marcados en color celeste). Admisión programas de postgrados y de formación continua con una matrícula al programa. Entenderemos como una matrícula al programa, cada vez que los estudiantes requieran sólo un proceso de admisión y matricula independiente de la duración del plan de estudios. Los programas para los que aplica esta regla son: doctorados, magíster, postítulos y diplomados. Nº Unidad Acción 1 2 DGPI Envía DGPI presupuesto para aprobar nueva versión de plan de estudio. Si es necesario, se debe enviar también solicitud de cambio y/o ajustes de malla. Aprueba/rechaza presupuesto y/o de cambio de malla plan de estudio para admisión. Declara para admisión en sistemas SGU y SAP el plan de estudio aprobado y genera cambios en plan de estudio si corresponde. 3 Postgrados (DGPI) 4 Estudiante Postulación On line a plan de estudio Unidad Tecnologías de la Información Acepta / Rechaza postulación de estudiante en sistema SGU Web. Genera el registro de admisión e inscripción(es) a plan de estudio automáticamente en SAP a través de una interfaz. Revisa en sistema SAP admisión e inscripción(es) a plan de estudio de acuerdo a vigencia de programa. Envía antecedentes de estudiantes aceptados a la Unidad de Matrícula e informa al estudiante sobre el proceso de matrícula. 9 Estudiante 10 Contesta encuesta de inicio de programa y concurre a la Unidad de Matrícula. Revisa matrícula de estudiante en SAP. Página 3

5 Admisión programas de postgrados con matrícula anual al programa. Las especialidades médicas y odontológicas requieren de una admisión y de una matrícula anual del estudiante al programa, esto es una matrícula por cada año que dure el plan de estudio. Nº Unidad Acción 1 2 DGPI Envía DGPI presupuesto para aprobar nueva versión de plan de estudio. Si es necesario, se debe enviar también solicitud de cambio y/o ajustes de malla. Aprueba/rechaza presupuesto y/o de cambio de malla plan de estudio para admisión. Declara para admisión en sistemas SGU y SAP el plan de estudio aprobado y genera cambios en plan de estudio si corresponde. 3 Postgrados (DGPI) 4 Estudiante nuevo Postulación On line a plan de estudio Unidad Tecnologías de la Información Acepta / Rechaza postulación de estudiante en sistema SGU WEB. Genera registro de admisión e inscripción a plan de estudio automáticamente en SAP a través de una interfaz. Revisa en sistema SAP admisión e inscripción a plan de estudio de acuerdo a vigencia de programa. Envía antecedentes de estudiantes aceptados a la Unidad de Matrícula e informa al estudiante. 9 Estudiante nuevo Contesta encuesta de inicio de programa y concurre a la Unidad de Matrícula. Revisa matrícula de estudiante nuevo en SAP. Creación nueva inscripción al plan de estudio para renovación de matrícula para el periodo académico siguiente de estudiante. Envía antecedentes de estudiantes para renovación de matrícula a la Unidad de Matrícula e informa al estudiante sobre el proceso de matrícula. 13 Estudiante renovante Concurre a la Unidad de Matrícula. 14 Revisa matrícula de estudiante renovante en SAP. Página 4

6 CONSIDERACIONES GENERALES DE ADMISIÓN POSTGRADO. 1. Periodos Académicos de Postgrados y Formación Continua 1.1 Programas con un proceso de matrícula al plan de estudio Todos los programas de postgrados y formación continua que tengan sólo un proceso de matrícula, se inscribirán a un mismo periodo académico que rige cada año desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año (periodo 011 Anual Post Enero). Dependiendo de la duración del programa, el estudiante se tendrá que inscribir a tantos periodos académicos como se requiera que esté vigente para dar cumplimiento a su plan de estudio. Por ejemplo, si un postítulo dura 18 meses y comienza en agosto de cada año, para el año 2015 la duración del plan de estudio sería desde el al Esto significa que el estudiante debe estar vigente en tres años y periodos académicos como se ilustra en la siguiente tabla: Año Periodo académico Anual Post Enero Anual Post Enero Anual Post Enero De esta manera al matricularse, el estudiante quedará vigente para todo el periodo académico comprendido por su programa. Dentro de los antecedentes de los estudiantes que se envían a la Unidad de Matrícula se debe informar como se imputa el dinero al centro de costo del programa, el que debe ser en función de los periodos académicos. Para continuar con el ejemplo, si el postítulo tiene un costo para el estudiante de $ , se debe indicar dada la estructura de costos del programa, que se ingresará $ en el primer periodo (año 2015), $ en el segundo (año 2016), y dado que el tercer periodo sólo considera un mes, se ingresará $0 (año 2017). El monto a ingresar por periodo académico tendrá que corresponder a la proporción de gastos y avance del programa (ver formato en anexo 1). Año Periodo académico Monto a cobrar por cada periodo Anual Post Enero Anual Post Enero Anual Post Enero 0 NOTA: esta distribución corresponde a la distribución con la que ingresarán los montos al centro de costo del programa. NO tiene correspondencia alguna con la forma de pago del estudiante. Página 5

7 1.2 Programas con matrícula anual al plan de estudio Dado que los estudiantes de las Especialidades Médicas y Odontológicas se matriculan todos los años estos programas deberán inscribir a sus estudiantes al año y periodo académico correspondiente al año de matrícula del estudiante. Si una especialidad comienza en abril, tendrá un periodo académico 013 Anual Post Abril el que para el año 2015, tendrá una vigencia desde el al Una vez finalizado este periodo el estudiante debe volver a matricularse para un próximo año y periodo académico. Periodos académicos de Especialidades Médicas y Odontológicas Periodo académico Inicio de clases 011 Anual Post Enero Mes de enero 012 Anual Post Marzo Mes de marzo 013 Anual Post Abril Mes de abril 014 Anual Post Agosto Mes de agosto 015 Anual Post Noviembre Mes de Noviembre NOTA: cada programa de formación de especialistas tiene definido un único periodo académico el que coincidirá con el periodo académico al que se inscriba el estudiante. 2. Acepta / Rechaza Postulantes en SGU WEB Para aceptar a los postulantes se debe ingresar al link habilitado en SGU WEB. A continuación seleccione el plan de estudio que desea consultar y presione Buscar Página 6

8 Luego seleccione al estudiante y botón Aceptar Página 7

9 ADMISIÓN POSTGRADO 1. Admisión planes de estudio de Postgrados y Formación Continua con una matrícula al programa: Doctorados, Magister, Postítulos y Diplomados. Las admisiones e inscripciones a planes de estudio se revisan en la transacción PIQST00 Expediente del Estudiante En la transacción PIQST00 se ingresa el número de matrícula del estudiante a consultar y en la pestaña de Admisión se revisan los registros. Una vez que se han aceptado a los postulantes en el sistema SGU Web, la información viaja a través de una interfaz a SAP y se genera un registro de admisión al plan de estudio. Al seleccionar el registro y seleccionar la opción visualizar, se ve el detalle. El registro de admisión del estudiante muestra: Plan de estudio, Año y periodo académico, Ciclo académico al que fue admitido el estudiante Categoría de admisión, que en este caso es Admisión de Postgrados Código de admisión, que es la versión anual del programa Página 8

10 En la pestaña Inscripción, al seleccionar el plan de estudio se muestran las inscripciones para las cuales el estudiante está vigente. En este caso, el estudiante está vigente para los años 2014 y 2015 dado que el plan de estudios tienes como vigencia máxima el año Página 9

11 2. Admisión planes de estudio de Postgrados con matrícula anual al programa: Especialidades Médicas y Odontológicas Para que los estudiantes de las especialidades médicas y odontológicas puedan matricularse anualmente, las unidades académicas deben crear todos los años a cada estudiante el registro de inscripción al plan de estudio correspondiente. Las inscripciones a planes de estudio se crean en la transacción PIQST00 Expediente del Estudiante En la pestaña Inscripción, se observa el registro para el año 2014 y periodo académico del programa, en este caso Anual Post Abril, dado que las clases comienzan en el mes de abril. Para crear un nuevo registro de inscripción para el año 2015 seleccione En ventana emergente de inscripción, se debe definir el año académico para nueva inscripción, en este caso 2015 y seleccionar periodo académico del plan. Por defecto el sistema pondrá a su disposición el periodo académico definido en el plan de estudio. Luego para crear el registro grabe Página 10

12 Se crea nuevo registro para periodo ingresado. NOTA: Una vez creada la inscripción al plan de estudio para el nuevo año, el estudiante puede ir a matrícula Página 11

13 3. Admisión estudiantes de Magister de continuidad Para admitir a un estudiante a un magister de continuidad, se debe seguir el mismo procedimiento de admisión que para cualquier programa de magister (postulación on line y aceptación del estudiante en SGU WEB). Una vez inscrito el estudiante al plan de estudio, la coordinación del programa de magister debe activar el check de estudiante Pendiente cursa otra carrera en el expediente del estudiante. En expediente del estudiante pestaña Status seleccione Crear En ventana emergente seleccione Status 9000 Pendiente cursa otra carrera, seleccione el plan de estudio de magister de continuidad y grabe. NOTA: Mientras el estudiante tenga el Status encendido, no se considera como estudiante regular del magister. Este Status debe apagarse cuando el estudiante obtenga el grado de licenciado y pueda ser estudiante regular del magister. Una vez que el estudiante obtenga la licenciatura en pregrado, se debe apagar el Status de estudiante para que el estudiante se considere como un estudiante regular del magister. Para ello en pestaña Status seleccione el Status del estudiante que se quiere apagar y luego seleccione opción para reversar Status Página 12

14 En pestaña emergente se mostrará el Status que se reversará, el plan de estudio y validez desde cuando se reversa. Grabe Página 13

15 4. Reincorporación de estudiante renunciado o en abandono Cuando un estudiante se reincorpora a un plan de estudio después de estar en abandono o porque renunció, el procedimiento que se sigue es el siguiente: a. Crear registro de resolución de reincorporación de estudiante en expediente del estudiante pestaña Mantenedor de resoluciones. b. Anular la anulación de la inscripción al plan en expediente del estudiante pestaña Inscripciones. c. De ser necesario, crear nuevas inscripciones al plan de estudio en años y periodos que el estudiante requiere para cubrir su plan de estudio en expediente del estudiante pestaña Inscripciones d. Enviar resolución de reincorporación y carta a matrícula informando lo que le corresponde pagar al estudiante. 4.1 Creación de Registro de resolución a estudiante Los registros de las resoluciones de los estudiantes se crean en la transacción PIQST00 Expediente del Estudiante En pestaña Mantenedor de Resoluciones, seleccione Crear Resolución En ventana emergente ingrese los siguientes datos: Año y periodo académico, en el que se reincorpora el estudiante Resolución, número correlativo del programa Comentario, escribir un texto que detalle contenido de la resolución Estado de resolución, se selecciona el tipo de resolución, en este caso en de tipo 50 reincorporación. Seleccione Grabar. Los campos Fecha e Inicio de validez se llenan por defecto con la fecha en que se ingresa el registro de la resolución. Si es necesario puede editarlos. Página 14

16 4.2 Anulación de la anulación de la matricula Las anulaciones de las anulaciones de las inscripciones al plan de estudio se realizan en la transacción PIQST00 Expediente del Estudiante En pestaña Inscripción, seleccione Anul.matrícula, Opción Anular En pestaña emergente, seleccione como motivo de la anulación de la anulación Reincorporación. Grabe Página 15

17 4.3 Creación de nuevas inscripciones La creación de nuevas inscripciones al plan de estudio si es necesario se realizan en la transacción PIQST00 Expediente del Estudiante En pestaña Inscripción, seleccione Inscripción En ventana emergente de inscripción, se debe definir el año académico para nueva inscripción y seleccione periodo académico del plan. Por defecto el sistema pondrá a su disposición el periodo académico definido en el plan de estudio. Luego para crear el registro grabe Página 16

18 5. Cambio de estudiantes entre programas de postgrados El cambio de estudiantes entre programas de formación continua y postgrados se realiza cada vez que un estudiante renuncia a su plan de origen porque desea ingresar a un nuevo programa, como es el caso de estudiantes de programas de diplomado que antes de culminar el diplomado, deciden cambiarse a un magister y no desean recibir la certificación del diplomado. El cambio de estudiante del plan de estudio se ejecuta en el expediente del estudiante (transacción PIQST00). Para ello se deben seguir los siguientes pasos: 1. Crear registro de resolución de renuncia de estudiante a plan de estudio por motivo cambio de carrera (en pestaña Mantenedor de Resoluciones) 2. Crear admisión nuevo plan de estudios (en pestaña Admisión) 3. Efectuar modificación de plan de estudio del estudiante opción Transferir inscripciones (en pestaña Inscripción) 4. Enviar a la unidad de Registro y Certificación la resolución de estudiante. 5. Enviar a Matricula la resolución y carta indicando condiciones de pago del estudiante para su matrícula en nuevo plan de estudio. 5.1 Ingreso de Resolución de Renuncia en Mantenedor de Resoluciones En expediente del estudiante pestaña Mantenedor de Resoluciones seleccione crear resolución En ventana emergente ingrese los siguientes datos: Plan de estudios. Nombre del plan al cual renuncia el estudiante Año y periodo académico. Periodo en la cual se realiza la renuncia. Fecha. Fecha de la resolución Resolución. Número de la resolución Comentario. Se ingresa texto libre explicativo Estado de Resolución. Seleccionar el tipo de resolución en este caso es una resolución de tipo 15. Inicio de validez. Por defecto aparecerá la fecha de creación del registro, se puede modificar. Luego seleccione Grabar Página 17

19 5.2 Creación de Admisión a plan de estudio En expediente del estudiante en pestaña Admisión, seleccione crear admisión En ventana emergente ingrese los siguientes datos: Plan de estudios. Nombre del plan al cual se quiere generar admisión. Año y periodo académico. Periodo en la cual se realiza la admisión. Opción estudios. Se selecciona opción 9 Admisión Especial por Cambio de Carrera Categoría admisión. Seleccionar opción AP Admisión Postgrado Código admisión. Ingresar número de versión anual de programa a la cual es admitido el estudiante. Luego seleccione Grabar NOTA: si un programa tiene sólo una admisión al año, siempre se debe ingresar código admisión 01. Si un programa tiene más de una admisión al año, ingresar el número correspondiente. Página 18

20 5.3 Transferencia de inscripciones de plan de estudio En expediente del estudiante en pestaña Inscripción, en Plan de estudio seleccionar el plan vigente del estudiante y en Plan estudio nuevo, seleccionar el plan al cual se cambiará el estudiante. Luego en botón Mod.plan estudios, seleccionar Transferir inscripciones NOTA: a través de esta opción se transfieren las inscripciones de un plan a otro. Esto significa que el estudiante ya no estará inscrito para el plan origen, sólo para el plan destino. En ventana emergente en campo Plan est.válido de definir fecha de inicio del periodo que se va a transaferir. En el ejemplo se transferirá la inscripción del año 2015, por lo tanto se debe ingresar como fecha de inicio de transferencia En Motivo modic. seleccione motivo 901 Traslado interno. Al presionar Enter se desplegarán en la pantalla inferior las inscripciones a transferir. Luego seleccione Grabar Como resultado de la operación, al nuevo plan se le han trasladado las inscripciones y el plan antiguo ya no cuenta con inscripción vigente del estudiante. Página 19

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22 6. REPORTES 6.1 Reporte de Matrícula de estudiantes La revisión de la situación de matrículas de estudiantes a planes de estudio se revisa en transacción ZCARE_MATRICULAS En transacción ZCARE_MATRICULAS, seleccione opción Detalle para visualizar detalle de matriculas por estudiante, e ingrese los siguientes parámetros: Año académico: Año para el cual se desea revisar matricula Periodo: Periodo académico del programa Seleccione Plan de estudio o Clase de Plan Ejecute el reporte En el reporte se listan los estudiantes y su estatus al plan. En este caso existen dos estudiantes inscritas al plan de estudio y no se han matriculado. Los diferentes Estatus de los estudiantes: Inscrito sin matricula Matriculado Excedencia Anulación se complementan con el Motivo que explica el estatus. Página 21

23 6.2 Reporte de pago de estudiantes Pendiente Página 22

24 Anexo 1 Formato carta para matrícula de estudiantes Santiago, xx de xx de 20xx Matrícula presente. Mediante la presente, informo a ustedes la apertura del proceso de matriculas del plan de estudio XXXXXX ID N , para el año. Y centro de gestión El plan de estudio tiene un valor de $ que se debe distribuir de la siguiente manera en las inscripciones de los estudiantes: Año Periodo académico Monto de cada periodo Anual Post Enero Anual Post Enero Anual Post Enero 0 Además el plan de estudio contempla una matrícula de $ A continuación detallo listado de estudiantes aceptados y monto a pagar por cada uno de ellos RUT NOMBRE Matricula Arancel Descuento Monto a pagar XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX PD, si el plan de estudios es a través de Sence se tiene que incorporar los datos de Sence Página 23