MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN

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1 DBCI-MP Fecha de Elaboración: 18/02/2002 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN Fecha de Actualización: 09/11/2015 Versión: 2

2 Índice 1. Introducción: Objetivo del Manual: Procedimientos: Desarrollo de los procedimientos: Anexos

3 1. Introducción: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO Este manual tiene como propósito explicar e informar cómo se llevan a cabo las actividades en los departamentos y áreas que conforman la estructura organizacional de la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información. Se encuentra organizado en cuatro secciones: la primera corresponde al objetivo del manual en donde especifica qué, para qué y para quienes se ha elaborado este manual. Contiene el control de procedimientos, que es un listado donde se enumeran y observan los procedimientos con los que cuenta la Dirección. Comprende el desarrollo de procedimientos, mediante una descripción narrativa y gráfica, en las cuales describe en forma ordenada, secuencial y detallada los pasos para la realización de las actividades, considerando los puestos y/o dependencias que participan y la delimitación de responsabilidades con sus respectivos diagramas de flujo. El apartado de anexos contiene los formatos e instructivos utilizados en los procedimientos, para el buen desarrollo administrativo de la Dirección. Este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la dirección, o bien en algún otro aspecto que influya la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa. 3

4 2. Objetivo del Manual: Contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de la Dirección de Gestión de la Calidad, así como el de servir como un instrumento de apoyo en el quehacer cotidiano del personal que integra la estructura organizacional de la dirección y al de nuevo ingreso para su correcta inducción. 4

5 3. Procedimientos: 1. Selección y solicitud de materiales 2. Adquisición por compra de materiales 3. Adquisición por donación de particulares 4. Adquisición por donación por titulación o egreso 5. Evaluación, transferencia y descarte 6. Procesamiento de materiales: Registro clasificación y catalogación y custodias 7. Procesamiento de custodias 8. Procesamiento: Restauración de materiales 9. Intercalación de libros 10. Inventario de acervos 11. Servicio de guarda objetos 12. Servicio de Consulta en sala 13. Servicio de Consulta de acervos especializados 14. Servicio de Videoteca 15. Servicio de Préstamo a domicilio 16. Servicio de Biblioteca Digital 17. Pago de multas 18. Pago de servicios 19. Desarrollo de sistemas 20. Creación de repositorios 21. Soporte de Recursos Electrónicos 22. Atención técnica a usuarios de cómputo 23. Mantenimiento de equipos de cómputo e inventario 5

6 4. Desarrollo de los procedimientos: 6

7 Selección y solicitud de materiales Objetivo: Facilitar a los responsables de programas educativos la selección y solicitud de los materiales de apoyo a los programas educativos más idóneos para las bibliotecas. Alcance: Profesores, investigadores, responsables de programas educativos, usuarios, Departamentos de Gestión de Colecciones Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 7 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Departamento de Gestión de Colecciones Responsables de Programas Educativos Unidades Bibliotecarias Inicio 1. Actualiza el Gestor de Colecciones con datos de responsables de PE 5. Seleccionan y solicitan capturando en el Sistema los materiales que requieren 6. Seleccionan materiales para compra y donación. 2. Actualiza fondos editoriales de los proveedores en el Gestor de Colecciones 3. Capacita a los responsables de PE para ingresar sus solicitudes de materiales para biblioteca 4. Administra el Gestor informando a los responsables de PE los períodos de apertura del sistema 7. Elabora informes de solicitudes por PE y por escuela o instituto 1 7

8 Departamento de Gestión de Colecciones DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Responsables de Programas Educativos Unidades Bibliotecarias 1 8. Verifica si ya existen los materiales solicitados en la unidad bibliotecaria involucrada 9. Existen 4 o más materiales? No Si 10. Descarta la solicitud 11. Solicita, nueva bibliografía, de ser necesario. A 12 Depura los listados originales validando conforme a fecha de edición 13. Válida la solicitud 2 8

9 Departamento de Gestión de Colecciones DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Responsables de Programas Educativos Unidades Bibliotecarias Valida vigencia y costo del material digital seleccionado 15. Determina los títulos que se compran de acuerdo con monto asignado de conformidad con las prioridades de cada PE 16. Identifica los títulos que no puedan adquirirse y los envía a lista de donaciones si no exceden costo establecido 17. Informa a los responsables de PE sobre la demanda de títulos para que en el Gestor siempre haya títulos disponibles 18. Elabora un archivo en Excel formatosgc.xls sobre los títulos de los libros-e 19. Abre el sistema a petición de los responsables cuando sea requerido. 20. Hacen lista de los materiales solicitados por usuarios 21. Previa evaluación de su colección propone materiales para descarte y solicita su reposición a Gestión de Colecciones 3 9

10 Departamento de Gestión de Colecciones DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Responsables de Programas Educativos Unidades Bibliotecarias Realiza tareas 14,15 y Entrega lista final de solicitudes a la Dirección de Bibliotecas A Termina 10

11 11 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Gestión de Colecciones: Semestralmente 1. Actualiza el Sistema de Gestión de Colecciones con información de los coordinadores y responsables de programas educativos de cada instituto y escuela, con la finalidad de que puedan acceder al Gestor de Colecciones; 2. Actualiza en el Gestor de Colecciones los fondos editoriales de los proveedores para su posible compra o solicitud de donación y sean materiales que estén disponibles en todas las bibliotecas de la universidad; estos materiales se ponen a disposición de los responsables de programas educativos como un apoyo para la selección de materiales; 3. Capacita a responsables de programas educativos sobre el Gestor de Colecciones en relación a la forma de ingresar sus solicitudes de libros de apoyo a los programas para que se adquieran por la biblioteca; seles muestra todo el proceso de desarrollo de la selección y la forma de utilizar los apoyos que el mismo gestor les ofrece; 4. Administra el Gestor de Colecciones informando a los responsables de programas educativos los períodos de apertura del sistema; cada inicio de semestre abre el sistema y en cada oportunidad que se tiene conocimiento de que hay fondos disponibles se abre el sistema, o bien a solicitud de los mismos responsables; Responsables de programas educativos de escuelas e institutos: Semestralmente y/o en cuanto se asignen recursos para adquisición de libros: 5. Seleccionan y solicitan los materiales requeridos, capturando en el Gestor de Colecciones los títulos que apoyen los programas educativos y que pueden ser en formato impreso o digital; con las especificaciones de que deben ser materiales con una antigüedad menor a cuatro años y que no existan demasiados ejemplares en biblioteca; 6. Seleccionan materiales para compra y para donación; debiendo establecer las prioridades para comprar en primer término los que sean de mayor utilidad y de bibliografía básica, para que en orden descendente se coloquen los de consulta o complementarios. Los libros que no sean adquiridos debido a las limitaciones del presupuesto, pasan a la lista de donaciones;

12 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Gestión de Colecciones: 7. Elabora los primeros informes de las solicitudes, de los materiales seleccionados por programa educativo y por instituto o escuela; 8. Verifica las solicitudes, en función de que ya existan materiales en la unidad bibliotecaria involucrada en la solicitud, mediante la consulta del catálogo en línea; 9. En caso de que existan cuatro ejemplares o más, pasa a la actividad 10. En caso contario pasa a la actividad 12; 10. Descarta la solicitud de ese material y pasa a la siguiente solicitud, de acuerdo con las prioridades establecidas por el responsable del programa educativo; 11. Solicita de ser necesario, nueva bibliografía a los responsables de programas educativos; 12. Depura los listados originales validando conforme a fecha de edición, se prefieren las ediciones más recientes y se establecen como máximo cuatro años de antigüedad, salvo que el programa requiera una edición específica o materiales en los que no importa su edición, por los contenidos que manejan; 13. Valida la solicitud; 14. Válida la vigencia y costo del material digital seleccionado por las áreas académicas; 15. Determina los títulos que se compran de acuerdo con los montos asignados y las prioridades establecidas por los responsables de programas educativos; 16. Identifica los títulos que no puedan ser adquiridos porque excedan del monto asignado, y los envía a la lista de donaciones siempre que su costo sea de 550 a 1650 pesos; 12

13 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Gestión de Colecciones: 17. Informa a los responsables de programas educativos sobre la demanda de títulos que requieren ser adquiridos, con la finalidad de que el Gestor siempre cuente con títulos, en caso de que el listado cuente con menos de 50 títulos, se solicitará el ingreso de nuevos títulos; 18. Elabora un archivo en Excel formatos gc.xls sobre los títulos de los libros-e. Este archivo deberá crearse y actualizarse periódicamente y lo enviarán a Biblioteca Digital para su importación al SGC; 19. Abre el sistema a petición de los responsables cuando sea requerido.; Unidades Bibliotecarias: Mensualmente 20. Hacen lista de los materiales solicitados por usuarios; Semestralmente 21. Previa evaluación de su colección propone materiales para descarte y solicita su reposición a Gestión de Colecciones; Departamento de Gestión de Colecciones: 22. Realiza tareas 14,15 y 16; 23. Entrega listado final de solicitudes de compra a la Dirección de Bibliotecas y Centros de información. 13

14 Adquisición por compra de materiales Objetivo: Adquirir por compra los materiales seleccionados por los responsables de los programas educativos. Alcance: Departamento de Gestión de Colecciones, Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Procesos Técnicos. Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión:2 Pág. 1 de 3 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información Dirección de Recursos Materiales Proveedores Departamento de Procesos Técnicos (DBCI) Departamento de Administración (DBCI) Departamento de Planeación (DBCI) Dirección General de Servicios Académicos Contraloría Inicio 1. Envía lista de libros solicitados a Dirección de Recursos Materiales 2. Recibe requerimientos de Biblioteca 3. Prepara bases de licitación A 7. Entregan en biblioteca central los materiales solicitados 8. Recibe material de proveedores 9. Verifica factura contra orden compra 13. Avala 14. Avala B C 16. Otorga visto bueno 17. Verifica y recoge evidencias D B 15. Autoriza 4. Entrega bases a proveedores 5. Realiza licitación interesados 10. Errores o materiales faltantes? No C 6. Adjudica a proveedores de oferta más favorable Si 11. Reconviene a Proveedores D 18. Libera pago. 12. Propone los materiales que sigan en la solicitud según prioridades Termina A 14

15 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información: 1. Envía la lista de solicitudes debidamente validadas a la Dirección de Recursos Materiales para su compra; Dirección de Recursos Materiales: 2. Recibe lista de solicitudes; 3. Prepara bases de licitación; 4. Entrega bases a proveedores interesados; 5. Realiza la licitación; 6. Adjudica a proveedores de oferta más favorable; Proveedores: 7. Entregan en Biblioteca Central los materiales solicitados; Departamento de Procesos Técnicos: 8. Recibe materiales; 9. Verifica factura contra orden de compra; 10. En caso de materiales faltantes o errores pasa a la actividad 11. En caso contario pasa a la actividad 13; En los casos de defectos de impresión, faltantes o errores en la entrega: 11. Reconviene a proveedores; 15

16 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Procesos Técnicos: En caso de libros agotados en el mercado: 12. Propone los materiales que siguen en la lista de solicitud de acuerdo con las prioridades establecidas por los responsables de programas académicos, y pasa a la actividad 7; Departamento de Administración 13. Avala de acuerdo con la información recibida de Procesos Técnicos; Departamento de Planeación 14. Avala de conformidad con la información recibida de Procesos Técnicos y de la Administración; Dirección de Bibliotecas y Centros de Información: 15. Autoriza que se firme la factura para el trámite de pago; Dirección General de Servicios Académicos: 16. Otorga visto bueno de que el trámite de entrega se concluyó satisfactoriamente; Contraloría: 17. Verifica la entrega y recoge evidencias documentales y fotográficas; Dirección de Recursos Materiales: 18. Libera pago. 16

17 Adquisición por donación de particulares Objetivo: Adquirir los materiales idóneos para apoyar los programas educativos y de investigación Alcance: Profesores, investigadores, responsables de programas educativos, usuarios, Departamentos de Gestión de Colecciones, Procesos Técnicos de la DBCI, Particulares Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 9 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información Comisión Evaluadora Área de Trámites Departamento de Procesos Técnicos Inicio 1. Conoce de la posible donación 3. Evalúa la donación 2. Nombra comisión evaluadora 4. Acepta donación? No 5. Rechaza o descarta Si A 6. Envía a Área de Trámites 7. Recibe material y lo separa por áreas de conocimiento 9. Recibe, registra y procesa 8. entrega al Depto. de Procesos Técnicos el material 10. Asigna el material a una unidad bibliotecaria A Termina 17

18 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información: 1. Recibe las comunicaciones de intenciones de donación, cuando esto es posible; 2. Designa una comisión integrada por personal dela biblioteca y de ser necesario solicita el apoyo de académicos de algún instituto o escuela para la evaluación del material; 3. Evalúa el material donado en función de las condiciones físicas en que se encuentre y en relación a la idoneidad de los contenidos en cuanto a que puedan apoyar alguno de los programas educativos; 4. Si acepta el material pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 5; 5. Rechaza o descarta los materiales, los cuales son enviados a en donación a alguna biblioteca de nivel educativo anterior o son enviados para reciclaje, y termina el procedimiento; 6. Envía al Área de Trámites el material considerado adecuado para integrarse a alguna biblioteca de la Universidad; Área de Trámites: 7. Separa el material por área académica y elabora relación; 8. Entrega material a Procesos Técnicos, para su procesamiento y entrega; Departamento de Procesos Técnicos: 9. Recibe, registra y procesa; 10. Asigna el material a una unidad bibliotecaria y se entrega. 18

19 Donación por titulación o egreso Objetivo: Recibir los materiales que se adquieren en las bibliotecas con apego a las solicitudes de las áreas académicas y de acuerdo a las especificaciones de cada programa educativo. Alcance: Alumnos que egresan, profesores, investigadores, responsables de programas educativos, usuarios, Departamentos de Gestión de Colecciones, Procesos Técnicos de la DBCI Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 5 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Responsables de Unidades Bibliotecarias Alumnos Área de Trámites Programa Educativos Inicio 1. Informan a egresados de bachillerato y pasantes que deben donar un libro para la biblioteca 2. Orientan al alumno para el acceso a portal de biblioteca 3. Ingresa al Sistema de Donaciones con número de cuenta institucional 4. Verifica si tiene adeudos 5. Tiene adeudos? No Si 6. Paga adeudo 7. Elige opción individual o colectiva 8. Selecciona área académica y programa que cursó 1 19

20 Responsables de Programa Educativos DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Unidades Bibliotecarias Alumnos Área de Trámites 1 9. Elige el título que desea donar 10. Imprime su elección como comprobante. 13. Recibe y revisa los materiales donados 14. Recibe tres tipos de formato: libros impresos libros electrónicos para acceso desde plataforma y libros-e No 11. Localiza título? Si 12. Entrega el material impreso en Biblioteca Central 15. Pide al alumno reenvíe el correo de acceso de la descarga del título, y el comprobante de la compra al correo de donaciones que se le indique, en libros electrónicos 16. Proporciona al alumno el e-reader en el cual se realizará la descarga del libro, en libros e- 17. Informa a Servicios de Cómputo de los materiales en formato electrónico donados 18. Acepta el título que el alumno eligió en el sistema solamente 19. Ingresa número de cuenta y número de donación 2 20

21 Responsables de Programa Educativos DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Unidades Bibliotecarias Alumnos Área de Trámites Confirma en el Sistema de Control Escolar la recepción del libro 21. Entrega materiales a Procesos Técnicos mediante relación 22. Entrega listado y notas de compra para tramitar factura, para materiales electrónicos Termina 21

22 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Responsables de Programas Académicos: 1. Informan a los alumnos que egresan de bachillerato y/o a los pasantes que desean titularse, que deben donar un libro para la biblioteca; Unidades Bibliotecarias: 2. Orientan a los alumnos sobre el acceso a portal de biblioteca, vía telefónica o personalmente; Alumno: 3. Ingresa al sistema de gestión de colecciones en portal de biblioteca, en la sección de donaciones, con su número de cuenta; 4. Verifica en el Sistema de Gestión de Colecciones que no tenga adeudos en las bibliotecas de la Universidad: 5. En caso de tener adeudos pasa a la actividad 6: En caso contrario pasa a la actividad 7; 6. Paga en caja, después de haber pasado al Área de Circulación para que le informen sobre la multa o devolución de algún material, y vuelve a la actividad 3; 7. Selecciona entre las opciones individual o colectiva, la forma de realizar la donación, si es donación individual el costo máximo del libro es de 550 pesos, de 550 a 1100 pesos será entre dos personas, y, de 1100 a 1650 pesos será entre tres personas; 8. Selecciona su área académica y el programa educativo que cursó; 9. Elige el título que desea donar; 10. Imprime su elección, como un comprobante de la donación que va a realizar; 11. Si localiza el título del libro a la venta pasa a la actividad 12. En caso contrario regresa a la actividad 9; 22

23 Alumno: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 12. Entrega en el área de trámites de la Biblioteca Central (una vez adquirido el libro), con su comprobante de donación y/o su credencial institucional y la nota de compra, en el horario en que presta servicio; Área de Trámites: 13. Recibe y revisa físicamente los libros y su edición, con la finalidad de que no tenga defectos de impresión y la edición se encuentre dentro de los parámetros aceptados en biblioteca (cuatro años máximo de haber sido editados; 14. Recibe solo tres tipos de formatos para las donaciones de bibliografía: libros impresos (físicos), libros electrónicos (para acceso desde plataforma) y libros-e (para descarga en e-readers); Para los títulos de libros electrónicos: 15. Pide al alumno que reenvíe el correo de acceso de la descarga del título, así como el comprobante de la compra al correo de donaciones que se le indique, una vez recibido le confirma por el mismo medio que el título ha sido descargado y que puede continuar con sus trámites administrativos; Para e-readers: 16. Proporciona al alumno el e-reader en el cual se realizará la descarga del libro, esta puede ser en formato EPUB o PDF; 17. Informa a servicios de cómputo de la DBCI para que se realice el respaldo de los libros descargados en los e- readers de manera semanal; 18. Acepta solo el título que el alumno eligió, y que está registrado en el sistema; 23

24 Área de Trámites DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 19. Ingresa el número de cuenta del alumno y el número de donación; 20. Confirma en el Sistema de Administración Escolar la recepción del libro, para que el alumno continúe con su trámite de titulación; 21. Entrega el material de donación al Departamento Procesos Técnicos, con el listado que obtendrá automáticamente del SGC, para su procesamiento e inclusión en el catálogo; Para el caso de los libros electrónicos y libros-e : 22. Entrega el listado, junto con las notas de compra de los títulos, con la finalidad de generar las facturas electrónicas a nombre de la UAEH. 24

25 5. Evaluación, transferencia y descarte de materiales Objetivo: Mantener actualizada y con materiales pertinentes la colección de cada unidad bibliotecaria Alcance: Unidades bibliotecarias Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 5 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Unidades Bibliotecarias Dirección de Bibliotecas y Centros de Información Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos Academias Inicio 1. Revisan la colección a su cargo 2. Detectan material que tiene que ser restaurado? No 1 Si 3. Entregan material que pueda ser restaurado a biblioteca central 4. Reservan materiales que no puedan ser restaurados para descarte A 25

26 Unidades Bibliotecarias Dirección de Bibliotecas y Centros de Información DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos Academias 1 A 8. Identifica materiales a transferir y selecciona la unidad bibliotecaria que los requiere 9. registra la baja en la biblioteca de origen B No 5. Hay libros que no son usados? 10. Asigna número y coloca sello de biblioteca de destino 11. Entrega material al área de Catalogación para modificar etiquetas y el catálogo Si 6. Registran los títulos de los que se tiene un excesivo número de volúmenes y se reportan a DBCI B 7. Registran títulos no idóneos para programas educativos e informa a DBCI 12. Seleccionan los materiales contaminados, deteriorados o mutilados 2 26

27 Unidades Bibliotecarias Dirección de Bibliotecas y Centros de Información DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos Academias Integran listado de libros que se han detectado como extraviados 14. Identifican materiales que puedan ser considerados obsoletos 15. Identifican los materiales audiovisuales dañados, obsoleto o en formato inaccesible 19. Levanta una minuta con la firma de los involucrados 20. Entrega copias a la escuela, Contraloría. Inventarios y a la Biblioteca. 21. Decide el destino de los materiales descartados 17. Revisan los materiales 18. Validan los libros propuestos, de acuerdo a su especialidad 16. Piden a la Secretaría de la escuela convoque academias involucradas 22. Entrega una copia a Procesos Técnicos para que realice los registros pertinentes Termina 27

28 Unidades Bibliotecarias: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Revisan la colección a su cargo mensualmente, para detectar el estado en que se encuentran los materiales, su grado de uso y proponer alternativas de aprovechamiento; 2. Si detectan material que tiene que ser restaurado pasa a la actividad 3. En caso contario pasa a la actividad 5; 3. Entregan materiales que puedan ser restaurados a la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información mediante relación; 4. Reservan materiales que no puedan ser restaurados, debido a su grado de deterioro, para su descarte; 5. Si hay libros que no son usados pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 7; 6. Registran los materiales de los cuales se tenga un número excesivo de ejemplares no necesarios para las necesidades de su unidad bibliotecaria; 7. Registran los materiales no idóneos para los programas educativos de la escuela o instituto y que no se usan e informa a la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información; Dirección de Bibliotecas y Centros de Información: 8. Identifica materiales a transferir y selecciona la unidad bibliotecaria donde se requieren: El Área de Adquisiciones del Departamento Procesos Técnicos: 9. Registra la baja en la biblioteca de origen; 10. Asigna números de alta y coloca sello de la biblioteca de destino; 11. Entrega el material al área de Catalogación para modificar en el sistema la ubicación del libro; 28

29 Unidades Bibliotecarias: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 12. Seleccionan los materiales contaminados o deteriorados, mutilados siempre que el daño no pueda ser reparado por restauración o por alguna sustitución o copia de las hojas faltantes; 13. Integran un listado inicial de los materiales que se han identificado como extraviados, señalando el número de adquisición, autor y título; 14. Identifican los materiales que se consideren obsoletos; 15. Identifican material audiovisual que se encuentre dañado, obsoleto y/o en formatos inaccesibles; 16. Piden a la Secretaría de la Escuela convoque a las academias involucradas de acuerdo al área de conocimiento, para que en una breve reunión se les presenten los materiales propuestos para descarte, y se da aviso a Inventarios y a la Contraloría. Academias: 17. Revisan los materiales propuestos; 18. Validan los materiales propuestos para descarte; Dirección de Bibliotecas y Centros de Información: 19. Levanta una minuta con la firma de todos los involucrados; 20. Entrega copia a la escuela o Instituto, Inventarios, Contraloría; 21. Decide el destino final de los materiales; 22. Entrega una copia a Procesos Técnicos para que realice los registros pertinentes. 29

30 Procesamiento de materiales Objetivo: Procesar los materiales que se adquieren en las bibliotecas con la finalidad de registrar y ordenar los materiales para su difusión y recuperación Alcance: Departamentos de Gestión de Colecciones y Procesos Técnicos de la DBCI Fecha de Elaboración: 01/08/2014 Fecha de Actualización: 01/05/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 4 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos Área de Catalogación de Procesos Técnicos Área de Terminación Física Departamento de Procesos Técnicos Administración de la DBCI Inicio 1. Recibe materiales adquiridos y los revisa 2. Existen defectos en los materiales? No Si 3. Devuelve los materiales a los proveedores para su reposición 4. Registra en el libro, sella y asigna número de adquisición 1 30

31 Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos Área de Catalogación de Procesos Técnicos DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Terminación Física Departamento de Procesos Técnicos Administración de la DBCI 1 5. Ordena materiales en estantería interna 9. Clasifica y cataloga materiales 6. Localiza en Gestor de Colecciones Programa Educativo que solicitó los materiales 10. Actualiza el catálogo en línea 11. Entrega los materiales al área de terminación física 12. Recibe materiales 13. Coloca sobre y tarjeta de control a cada material 16. Elabora listados de materiales para cada unidad bibliotecaria 7. Hace anotaciones en Sistema Bibliotecario y en orden de compra 14. Coloca cinta magnética y etiquetas a los materiales 17. Empaca materiales por escuela o instituto 19. Gestiona transporte 8. Pasa los materiales al Área de Catalogación 15 Entrega los materiales al Depto. de Procesos Técnicos 18. Notifica a la Administración de la DBCI 20. Entrega materiales en cada unidad bibliotecaria Termina 31

32 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos: 1. Recibe materiales y los revisa físicamente una vez más; 2. Verifica que el material no tenga defectos físicos de impresión o encuadernación; 3. Si tiene defectos lo devuelve al proveedor para su reposición; 4. Si el material no tiene defectos de impresión y encuadernación, registra en el Libro de Adquisiciones, asigna número de adquisición y sella; 5. Ordena los materiales en estantería interna con la identificación del proyecto, en el rango de la numeración, y con copia de orden de compra y factura o listado en caso de donación, en espera de ser catalogados; 6. Localiza en el Gestor de Colecciones el Programa Educativo que solicitó los materiales; 7. Hace las anotaciones en el Sistema Bibliotecario y en la copia de la orden de compra; 8. Pasa los materiales al Área de Catalogación; Área de Catalogación de Procesos Técnicos: 9. Clasifica y cataloga materiales; 10. Actualiza el catálogo en línea en caso de canje, transferencia, descarte, extravío de materiales; 11. Entrega materiales al área de terminación física; 32

33 Área de Terminación Física: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 12. Recibe del área de catalogación los materiales clasificados; 13. Coloca sobre y tarjeta de control a cada material; 14. Coloca cinta magnética y etiquetas a los materiales; 15. Entrega los materiales a Jefatura de Procesos Técnicos; Departamento de Procesos Técnicos: 16. Elabora listados de materiales para cada unidad bibliotecaria; 17. Empaca materiales por escuela o instituto; 18. Notifica a la Administración de la DBCI que tiene materiales para entrega; Administración de la DBCI 19. Gestiona transporte en la Dirección de Servicios Generales; 20. Entrega materiales en cada unidad bibliotecaria; 33

34 Procesamiento de Custodias Objetivo: Procesar los materiales que se adquieren en las bibliotecas con la finalidad de registrar y ordenar los materiales para su difusión y recuperación Alcance: Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI, Investigadores Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI Investigador Inicio 1. Recibe los materiales que cada investigador recibe como parte de los proyectos que realizan 2. Registra los materiales en la biblioteca de la escuela a la que corresponda el investigador 3. Clasifica y cataloga los materiales y los mantiene ocultos en el catálogo 5. Usa los materiales hasta que cumple el término 6. Devuelve materiales? No 7. Renueva la custodia con nueva fecha de devolución Si 4. Entrega los materiales al investigador fijando fecha de devolución 8. Cambia estatus de materiales en el Sistema 9. Envía materiales a la biblioteca que corresponda 10. Notifica a la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información 11. Libera al investigador Termina 34

35 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI: 1. Recibe los materiales de los investigadores que han adquirido como parte de los proyectos que realizan, debido a los presupuestos que les asignan; 2. Registra los materiales en la biblioteca de la escuela o instituto al que pertenece el investigador; 3. Clasifica y cataloga los materiales, manteniendo ocultos en el sistema bibliotecario para que no sean visibles al usuario común, ya que estos materiales no estarán a disposición de los usuarios en forma inmediata; 4. Entrega los materiales en custodia a investigadores, estableciendo fechas de devolución Investigador: 5. Hace uso de los materiales hasta que se cumple el término fijado para devolución; 6. Si el investigador devuelve los materiales pasa a la actividad 8. En caso contrario pasa a la actividad 7; 7. Renueva la custodia con nueva fecha de devolución y pasa a la actividad 5; Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI: 8. Cambia estatus de los materiales devueltos, en el sistema, para que dejen de estar ocultos; 9. Envía materiales a la biblioteca que corresponda para uso de los usuarios; 10.Notifica a la Dirección de Bibliotecas y se expide oficio de liberación a favor del investigador; 11. Libera al investigador. 35

36 Restauración de materiales Objetivo: Reparar los materiales que se han dañado por el uso para mantener en condiciones de servicio la colección de las unidades bibliotecarias Alcance: Dirección de Bibliotecas, Procesos Técnicos, Unidades bibliotecarias Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Restauración Área de Catalogación Área de Terminación Física Departamento de Procesos Técnicos Inicio 1. Recibe materiales de unidades bibliotecarias 2. Prioriza materiales de acuerdo a su demanda en cada biblioteca 3. Repara materiales y los entrega a Área de Catalogación 4. Verifica su clasificación y actualiza 5. Entrega a Área de Terminación Física 6. Coloca elementos de seguridad y etiquetas 7. Entrega materiales a Departamento de Procesos Técnicos 8. Entrega a unidades bibliotecarias Termina 36

37 Área de Restauración: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Recibe materiales de Biblioteca Central y de otras unidades bibliotecarias, semanalmente para su reparación; 2. Prioriza los materiales de acuerdo a su demanda en cada biblioteca, de acuerdo a los requerimientos hechos por los responsables de bibliotecas; 3. Repara los materiales y los entrega a Catalogación; Área de Catalogación: 4. Verifica que la clasificación sea correcta y si es necesario asigna nueva clasificación; 5. Entrega al Área de Terminación Física; Área de Terminación Física: 6. Renueva etiquetas y tarjetas de control de préstamo, así como elementos de seguridad; 7. Entrega a Jefatura de Procesos Técnicos; Departamento de Procesos Técnicos: 8. Entrega a unidades bibliotecarias, mediante relación. 37

38 Intercalación de libros Objetivo: Ordenación y registro de los libros consultados en la estantería, para contar con información respecto al material de mayor demanda, el material que no se usa, y la labor desarrollada por cada empleado de acervo general. Alcance: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información, Departamento de Servicios al Usuario o Unidades Bibliotecarias: Encargados de Acervo General Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Servicios al Usuario o Unidades Dirección de Bibliotecas y Centros de Información Bibliotecarias: Encargados de Acervo General Inicio 1. Recibe materiales nuevos y/o los consultados por usuarios 2. Intercala en estantería de acuerdo con etiqueta de clasificación (LC) 3. Anota manualmente o registra en línea, con su número los libros acomodados 4. Consulta el sistema y/o formato manual 5. Elabora estadísticas de consulta de materiales 6. Elabora estadísticas de desempeño del personal Termina 38

39 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Servicios al Usuario o Unidades Bibliotecarias: Encargados de Acervo General: 1. Reciben materiales nuevos y los libros consultados en sala por los usuarios, los clasifican por áreas; 2. Intercalan en la estantería de acuerdo con el orden de la clasificación LC (De la Biblioteca del Congreso de USA), señalado en la etiqueta que llevan en el lomo; 3. Anotan en el control respectivo, en forma manual o registran en línea el número de adquisición de cada libro (Sistema de consulta en sala) con su número de empleado; Mensualmente: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información: 4. Consulta el sistema y/o formato manual para obtener datos; 5. Elabora el reporte para obtener la estadística de libros consultados por área, títulos y volúmenes consultados, lo que le permite tener criterios respecto a preferencias de usuarios y necesidades de bibliografía; 6. Elabora estadísticas de desempeño del personal de acervo 39

40 Inventario de acervos Objetivo: Controlar y actualizar el inventario de acervos de cada unidad bibliotecaria Alcance: Dirección, Procesos Técnicos, Servicios al Usuario, Servicios de Cómputo, Unidades Bibliotecarias Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Servicios de Cómputo de la DBCI Unidades Bibliotecarias (UB) Departamento de Procesos Técnicos Dirección de Bibliotecas y Centros de Información Inicio 1. Actualiza e instala sistemas 2. Registran materiales impresos en Sistema de bibliotecario y al término notifica a Servicios de Cómputo 10. Procesa los materiales no procesados o con errores 3. Revisa sistema y obtiene lista de libros no inventariados 5. Revisan nuevamente lista de faltantes y localizan los materiales 11. Materiales procesados excesivos? No 4. Devuelve lista de faltantes a U.B. 9. Obtiene el reporte definitivo que se entrega a la DBCI y al Depto. de Procesos Técnicos 6. Anotan como perdidos los materiales no encontrados o bien como prestados si tuvieren esa condición 7. Registra en el inventario los libros que localice físicamente 8. Devuelve la lista de faltantes a Servicios de Computo Si 12. Hace el procesamiento en cada UB 13. Cambia estatus a libros perdidos, en custodia o devueltos. 14. Entrega inventario a Responsables de U.B. a Directores de institutos y escuelas y a Dirección de Recursos Materiales de manera formal Termina 40

41 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Servicios de Cómputo de la DBCI: 1. Actualiza verifica y en su caso instala sistemas en la unidad bibliotecaria y en los equipos de cómputo necesarios para el inventario; Unidades bibliotecarias: 2. Registran materiales impresos, en el Sistema Bibliotecario, con el número de adquisición y una vez terminados sus registros notifica a Servicios de Cómputo; Servicios de Cómputo de la DBCI: 3. Revisa el sistema Bibliotecario y obtiene lista de libros no inventariados; 4. Devuelve lista de faltantes a la unidad bibliotecaria Unidades bibliotecarias: 5. Revisan nuevamente lista de faltantes, localizando los materiales de la lista que recibió; 6. Anota como perdidos, los materiales no encontrados o bien como prestados los que tuvieren esa condición; 7. Registra en el inventario los libros que localice físicamente y que no hubieran aparecido en el primer registro; 8. Devuelve lista de faltantes a servicios de cómputo. Servicios de Cómputo de la DBCI: 9. Obtiene el reporte definitivo y lo entrega a la Dirección y al Departamento Procesos Técnicos para el cambio de estatus en el sistema. 41

42 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Procesos Técnicos: 10. Procesa los materiales que no tienen esa condición y aquellos que tengan errores; 11. Si los materiales procesados son excesivos pasa a la actividad 12. En caso contrario pasa a la actividad 13; 12. Hace el procesamiento en cada unidad bibliotecaria, con las actividades inherentes de sellado, registro y terminación física; 13. Cambia estatus en el sistema a los libros prestados, perdidos, en custodia o devueltos; Dirección de Bibliotecas y Centros de Información: 14. Entrega inventario a Responsables de unidades Bibliotecarias, a Directores de institutos y escuelas y a Dirección de Recursos Materiales de manera formal. 42

43 Servicio de Guarda Objetos Objetivo: Proteger los objetos personales de los usuarios de la biblioteca. Alcance: Servicios, Usuarios Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 5 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Guarda Objetos 1. Ingresa a Biblioteca Inicio 4. Recibe pertenencias del usuario y entrega ficha Si 2. Deposita pertenencias en locker? No 3. Entrega sus pertenencias en el Área de Guarda Objetos 5. Recibe una ficha 8. Verifica funcionamiento de lockers y vigila pertenencias 6. Deposita una moneda y retira llave 9. Existe reporte de extravió de objeto? No A 7. Hace uso de servicios Si 1 43

44 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Guarda Objetos No 11. Extravió llave de locker? Si 10. Recibe todos los reportes de extravío Realiza pago en caja universitaria para reponer la ficha B 14. Llena un formato de incidencias en la libreta respectiva C No 13. Extravió otro objeto? 15. Notifica al Jefe de Servicios Si 16. Revisa los videos de las cámaras de seguridad en Servicios de Cómputo si fuera necesario 17. Solicita fotos de implicados 2 44

45 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Guarda Objetos 2 A 18. Publica las fotos en el atril para localizar y citar a los implicados para aclarar situaciones. 21. Termina su trabajo 22. Devuelve la ficha en área de guarda objetos o si lo dejo en locker recoge su moneda y devuelve la llave 20. Devuelve pertenencias a los dueños 19. Recupera objetos? Si No B 23. Recoge sus pertenencias y se retira C D D Termina 45

46 Usuario: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Ingresa a la biblioteca; 2. Si deposita sus pertenencias en un locker pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 3; 3. Opta por entregar sus pertenencias en Área de Guarda objetos; Área de Guarda Objetos: 4. Recibe pertenencias del usuario y entrega ficha; Usuario: 5. Recibe una ficha e ingresa a biblioteca; 6. Deposita una moneda en el locker que haya seleccionado y retira la llave, conservándola en tanto permanezca en la biblioteca; 7. Hace uso de los servicios bibliotecarios; Área de Guarda Objetos: 8. Verifica funcionamiento de lockers y vigila pertenencias de usuarios; 9. En caso de existe reporte de extravió de objeto pasa a la actividad 10. En caso contrario, pasa a la actividad 21; 10. Recibe los reportes de todas las áreas de la biblioteca. 46

47 Usuario: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 11. Si extravía la ficha, lo reporta al área de Guarda Objetos y pasa a la actividad 12. En caso contrario pasa a la actividad 13; 12. Realiza pago en caja universitaria de diez pesos para reponer la ficha y entrega el recibo en Área de Guarda Objetos y pasa a la actividad 23; 13. Si extravió otro objeto pasa a la actividad 14. En caso contrario pasa a la actividad 23; Área de guarda objetos: 14. Llena un formato de incidencias en la libreta respectiva; Área de guarda objetos: 15. Notifica al Departamento de Servicios al Usuario; 16. Revisa los videos de las cámaras de seguridad en el área de Servicios de Cómputo si fuera necesario; 17. Solicita fotos de implicados; 18. Publica fotos para localizar y citar a implicados para aclarar situaciones; Área de guarda objetos: 19. Si se recuperan los objetos pasa a la actividad 20, y termina el procedimiento. En caso contrario termina el procedimiento; 20. Devuelve pertenencias a los dueños; 47

48 Usuario: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 21. Termina su trabajo; 22. Devuelve ficha en Área de Guarda objetos recoge su moneda y devuelve la llave; 23. Recoge sus pertenencias y se retira. 48

49 Servicio de Consulta en sala Objetivo: Proporcionar las condiciones para que los usuarios puedan hacer uso de los materiales en el interior de la biblioteca. Alcance: Usuario, Área de Acervo General Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Acervo General 1. Ingresa a Biblioteca Inicio 3. Apoya al usuario en el uso del catálogo en línea 2. Consulta el catalogo en línea 4. Selecciona material 5. Apoya al usuario localizando los materiales 6. Consulta materiales 7. Deposita materiales en mesas al terminar de utilizarlos 8. Intercala materiales en su lugar 9. Mantiene el orden en la sala Termina 49

50 Usuario: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Ingresa a biblioteca; 2. Consulta el catálogo en línea para localizar los materiales que desea consultar, si fuera necesario, solicita la ayuda del personal de la biblioteca; Área de Acervo General: 3. Apoya al usuario en el uso del catálogo en línea, orientándole sobre los diversos formatos de que se dispone; Usuario: 4. Selecciona materiales de su interés; Área de Acervo General: 5. Apoya al usuario en la localización de materiales en la estantería; Usuario: 6. Consulta los materiales necesarios para su trabajo; 7. Deposita materiales en mesas, al término de su consulta, a fin de que sean intercalados por el personal Área de Acervo General: 8. Intercala los materiales en su lugar; 9. Mantiene el orden en la sala, de los materiales, mobiliario y equipos. 50

51 Servicio de Consulta de Acervos Especializados (Hemeroteca, tesiteca, mapoteca): Objetivo: Proporcionar a los usuarios información especializada de los acervos de que dispone la biblioteca Alcance: Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Áreas de Acervo Especializado Inicio 1. Realiza registro mostrando su identificación 3. Orienta al usuario en el manejo de los tipos y formatos de materiales disponibles 2. Consulta el catalogo 4. Selecciona materiales 5. Localiza y entrega materiales al usuario 6. Consulta materiales 7. Requiere copias? No Si 8. Deposita su identificación y sale con el material sacar copias 10. Revisa y ordena los materiales usados cuando el usuario deje de utilizarlos 9. Devuelve el material a la sala especializada y recoge su credencial Termina 51

52 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario:. 1. Realiza su registro mostrando su identificación, debido a que son áreas con servicio de estantería cerrada; 2. Consulta el catálogo para localizar los materiales que le pueden ser útiles; Áreas de Acervo Especializado: 3. Orienta al usuario en el manejo de los tipos y formatos de materiales disponibles y las especificaciones para su consulta; Usuario: 4. Selecciona los materiales de su interés; Áreas de Acervo Especializado: 5. Localiza y entrega materiales al usuario para su consulta; Usuario: 6. Consulta los materiales; 7. Si requiere copias, solicita al personal su autorización y pasa a la actividad 8. En caso contrario pasa a la actividad 10; 8. Deposita su identificación y sale con el material a sacar las copias, las cuales siempre serán restringidas a artículos específicos o bien un máximo de 10 páginas tratándose de tesis; 9. Devuelve el material al área especializada y recoge su identificación; 52

53 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Áreas de Acervo Especializado: 10. Revisa y ordena los materiales usados cuando el usuario deje de utilizarlos. 53

54 Servicio de Videoteca Objetivo: Facilitar a los usuarios los materiales audiovisuales disponibles para su consulta y/o proyección Alcance: Área de Videoteca, usuario Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Videoteca Usuario Inicio 2. Solicita videos de acuerdo a catálogo 1. Elabora y actualiza el catálogo de materiales audiovisuales 3. Solicita la programación de la proyección colectiva o individual 4. Realiza la programación de las proyecciones mensualmente 5. Asiste en día y hora de proyección programada con anterioridad 6. Apoya en la proyección de los materiales 7. Rebobina material y ordena en estantería, al término de la proyección Termina 54

55 Área de videoteca: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Elabora y actualiza el catálogo de materiales audiovisuales disponibles; Usuario: 2. Solicita videos de acuerdo al catálogo; 3. Solicita la proyección colectiva o individual, que puede ser en ese momento si hay la disponibilidad o bien en fecha posterior; Área de videoteca: 4. Realiza la programación de las proyecciones mensualmente, con la finalidad de atender todas las solicitudes de los usuarios; Usuario: 5. Asiste el día y hora de la proyección programada con anterioridad. En el caso de los docentes acuden con sus grupos; Área de videoteca: 6. Apoya en la proyección de materiales, vigilando a lo largo de la proyección; 7. Rebobina material y ordena en estantería al término de cada proyección. 55

56 Servicio de préstamo a domicilio Objetivo: Facilitar los materiales a los usuarios para que los consulten fuera de las instalaciones de la biblioteca Alcance: Usuarios, Área de Circulación Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 5 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Circulación Inicio 3. Recibe material seleccionado y la identificación del usuario 1. Selecciona material de estantería y va al mostrador de circulación 2. Llena tarjeta de control 7. Paga multa y/o devuelve libros 4. Consulta en el sistema estatus del usuario 5. Usuario con adeudos? Si 6. Informa al usuario monto y necesidad de pago de multa y/o devuelva libros A No A C 8. Presta el material previa revisión física del libro y registro en sistema 9. Devuelve material al término del plazo de préstamo establecido? No 1 D 10. Entrega material en mostrador Si 11. Revisa material B 56

57 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Circulación No Renueva préstamo? Si C 15. Bloquea a los usuarios deudores en el Sistema bibliotecario, para suspender el préstamo de material 16. Coteja los libros de los alumnos deudores con la existencia de libros, de forma mensual 17. Envía la lista de alumnos deudores al área de trámites para que se bloqueen en el Sistema de Gestión de Colecciones, semestralmente D 13. Debe cubrir una multa por realizar la devolución extemporánea Si 14. Cubre multa? No E 18. Envía la lista de alumnos de alumnos deudores al Sistema de Administración Escolar para que se bloqueen, semestralmente 19. Envía la lista a la DBCI quien la envía a Secretaría General, en caso de empleados y profesores deudores E B 20. Material en buen estado? No 21. Solicita al usuario la reposición del material Si F 2 57

58 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Circulación 2 F 22. Realiza la reposición del material y entrega en el Departamento de Servicios al Usuario 23. Registra en sistema y devuelve credencial 24. Intercala el material en su lugar Termina 58

59 Usuario: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Selecciona y toma el material de estantería y va al mostrador de circulación; 2. Llena tarjeta de control que el libro tiene en un sobre en su interior, anotando su nombre y la fecha de devolución; Área de Circulación: 3. Recibe el material seleccionado y la identificación del usuario, para los alumnos debe ser la tira de materias debidamente sellada por biblioteca, para los profesores su credencial única y su último recibo de pago; 4. Consulta en el sistema el estatus del usuario respecto a posibles adeudos, ya sea por falta de devolución de los libros o por multas no cubiertas; 5. Si el usuario tiene adeudos pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 8; 6. Informa al usuario el monto y necesidad de pago de la multa y/o devolución de los libros que tenga en su poder; Usuario: 7. Paga en caja universitaria su multa y en su caso devuelve el material y pasa a la actividad 4; Área de Circulación: 8. Presta el material previa revisión física del mismo, registra el número de adquisición del libro, en el sistema y el número de cuenta del usuario, o el número de empleado, retiene credencial y tarjeta de control, entrega el material; 59

60 Usuario: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 9. Si devuelve material al término del plazo de préstamo establecido pasa a la actividad 10. En caso contrario pasa a la actividad 12; 10. Entrega material en mostrador; Área de Circulación: 11. Revisa el material y pasa a la tarea 20; Usuario: 12. Si renueva préstamo del material pasa a la actividad 9 (puede renovar el préstamo por una vez más e igual término, pero debe acudir personalmente a la biblioteca llevando el libro que tiene en préstamo. Puede renovar en línea, entrando a la página de biblioteca).en caso contrario pasa a la actividad 13; 13. Debe cubrir una multa por realizar la devolución extemporánea por no devolver los materiales ni renovar el préstamo dentro del término establecido, lo que propicia que cuando devuelva los materiales deba cubrir la multa; 14. Si cubre la multa por realizar la devolución extemporánea del material, pasa a la actividad 10. En caso contrario pasa a la actividad 15; Área de Circulación: 15. Bloquea a los usuarios deudores en el Sistema Bibliotecario, el usuario no puede hacer uso de este servicio hasta que devuelva los materiales y cubra sus adeudos; 16. Mensualmente coteja el estado de los libros prestados a los usuarios deudores contra existencias para establecer si el bloqueo es solo por multa o por falta de devolución de libros; 60

61 Área de Circulación: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Semestralmente: 17. Envía al área de Trámites la lista de alumnos deudores para que sean bloqueados en el Sistema de Gestión de Colecciones; Semestralmente: 18. Envía al área de Trámites la lista de alumnos deudores para que sean bloqueados en el Sistema de Administración Escolar; 19. Envía la lista a la Dirección de Bibliotecas para que se informe a Secretaría General. En caso de profesores y empleados deudores, y pasa a la actividad 14; 20. Si el material está en buen estado pasa a la actividad 23. En caso contrario pasa a la actividad 21; 21. Solicita al usuario la reposición del material; Usuario: 22. Realiza la reposición del material, entregándolo en el Área de Trámites, se solicita que de preferencia sea el mismo título, pero en edición más reciente; El libro en reposición se entrega al Departamento de Procesos Técnicos con la anotación correspondiente de que es reposición; Área de Circulación: 23. Registra en el sistema la devolución del material, coloca nuevamente la tarjeta de control en el libro y devuelve credencial; 61

62 Área de Circulación: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 24. Intercala en la estantería el material devuelto. 62

63 Servicio de Biblioteca Digital Objetivo: Proporcionar a los integrantes de la comunidad universitaria el servicio de biblioteca que pueda ser consultada a distancia Alcance: Dirección, Departamentos de Servicios de Cómputo y Servicios al usuario Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Producción de Servicios de Cómputo Servicios de Cómputo Usuario Inicio 1. Recursos creados por la institución? No 6. Recursos adquiridos por la institución? Si No 2. Integra repositorios Si 7. Recibe información de Dirección, Trámites, CONRICYT, de los recursos adquiridos 3. Recibe solicitud de usuarios para digitalización de materiales para repositorio 8. Localiza opciones de recursos gratuitos que hubiera en línea 4. Procesa materiales, cataloga y crea metadatos y sube a repositorio 5. Notifica a Depto. de Servicios de Computo para que avise a usuario que ya puede consultar materiales A 9. Prueba la operación de los recursos adquiridos y los que haya localizado 10. Realiza la difusión masiva de las adquisiciones 11. Ofrece talleres de capacitación para uso de Biblioteca Digital A 12. Hace uso de los recursos de la Biblioteca Digital Termina 63

64 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Producción de Servicios de Cómputo 1. Si son recursos creados por la institución pasa a la actividad 2. En caso contrario pasa a la actividad 6; Biblioteca Digital, ofrece contenidos de dos tipos: Recursos creados en la institución por profesores y alumnos, que se requieren como apoyo de los programas educativos; Recursos adquiridos y que corresponden a editoriales reconocidas. 2. Integra repositorios para uso de comunidades restringidas o abiertos a toda la comunidad universitaria, de acuerdo con las necesidades institucionales; 3. Recibe solicitud de usuarios para digitalización de materiales para repositorio; 4. Procesa los materiales: cataloga y crea metadatos y sube a repositorio; 5. Notifica a Jefe de Servicios de Cómputo que se ha concluido la producción y pasa a la actividad 12; Departamento de Servicios de Cómputo 6. Si son recursos adquiridos por la institución pasa a la actividad 7. En caso contrario termina el procedimiento; 7. Recibe información sobre los recursos adquiridos por los distintos proyectos institucionales, de los editores/proveedores, Consorcio Nacional de Recursos de Información en Ciencia y Tecnología (CONRICYT); 8. Localiza opciones de recursos gratuitos que hubiera en línea, que resultaran de interés para las comunidades académicas; 9. Prueba la operación de los recursos adquiridos y los que haya localizado; 64

65 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Servicios de Cómputo 10. Realiza difusión sobre los recursos de la Biblioteca Digital, mediante envíos masivos de mensajes sobre los recursos electrónicos; 11. Ofrece talleres de capacitación sobre el uso de los recursos para su aprovechamiento; Usuario 12. Hace uso de los recursos de Biblioteca Digital y puede hacer sugerencias sobre los servicios que recibe otros recursos que pudieran resultarle útiles. 65

66 Pago de multas Objetivo: Facilitar al usuario el pago de multas a la biblioteca, con transparencia Alcance: Usuarios, División de Finanzas, Dirección de Bibliotecas y Centros de Información, Unidades Bibliotecarias Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Circulación / Unidades Bibliotecarias Usuario Inicio 1. Informa al usuario de la multa a la que se ha hecho acreedor y retiene su identificación 2. Paga en la caja universitaria y recibe dos recibos: blanco y verde 3. Acude al área de circulación de la unidad bibliotecaria y entrega el recibo verde 4. Recibe el comprobante verde y devuelve al usuario su identificación 5. Libera al usuario en el sistema 6. Entrega a la Administración de la DBCI reporte de los ingresos y las copias de los recibos de forma mensual 7. Entrega a la División de Finanzas los recibos y el reporte Termina 66

67 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Circulación/Unidades Bibliotecarias: 1. Informa al usuario de la multa a la que se ha hecho acreedor por demora en la devolución de libros y retiene su identificación; Usuario: 2. Paga en la caja de la escuela o instituto y le dan dos recibos: blanco y verde, si no hubiera una caja cercana deberá pagar en la dependencia de la escuela autorizada por la División de Finanzas; 3. Entrega el recibo verde al mostrador de circulación; Área de Circulación/Unidades Bibliotecarias: 4. Recibe el comprobante verde y devuelve al usuario su identificación; 5. Libera al usuario en el sistema; 6. Entrega a la Administración de la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información el reporte de los ingresos y las copias de los recibos en forma mensual; 7. Entrega a la Coordinación de la División de Administración y Finanzas los recibos y el reporte. 67

68 Pago Impresiones Objetivo: Simplificar al usuario el servicio de impresión de documentos Alcance: Usuario, Servicios de Cómputo, Cajas de la División de Finanzas Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias Inicio 1. Solicita impresiones en Servicios de Cómputo 2. Informa al usuario que pague en caja el importe de las impresiones 3. Paga en caja el importe de las impresiones y entrega comprobante de pago en Servicios de Cómputo 4. Existe kiosco de impresión? Si No 5. Registra a usuario 6. Envía su impresión desde su PC 7. Obtienen sus impresiones en el kiosco 8. Entrega usb para impresión del documento en impresora común 9. Entrega mensualmente un reporte detallado de las impresiones realizadas y del total de los recursos Termina 68

69 Usuario: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Solicita impresiones en Servicios de Cómputo; Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias: 2. Informan al usuario que pague en caja el importe de las impresiones, de acuerdo al número de hojas: Usuario: 3. Paga en caja el importe de las impresiones y entrega recibo en Servicios de Cómputo; Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias: 4. Si existe un kiosco de impresiones pasa a la actividad 5. En caso contrario pasa a la actividad 8; 5. Registra a usuario en el kiosco; Usuario: 6. Envía su impresión desde la computadora que está utilizando, si se trata de una impresora común; 7. Obtiene sus impresiones en el kiosco previo registro; 8. Entrega su USB y el recibo de pago si se tiene una impresora común en biblioteca; Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias: 9. Entrega mensualmente un reporte detallado de las impresiones realizadas y del total de los recursos ingresados, acompañado de las copias de los recibos 69

70 Desarrollo de sistemas Objetivo: Proveer sistemas operativos seguros y robustos para servicios bibliotecarios y plataformas de biblioteca digital Alcance: Departamentos de la DBCI, Unidades bibliotecarias, Servicios de Cómputo Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Automatización y Sistemas Inicio 1. Instala, actualiza y da mantenimiento a servidores 2. Instala y actualiza software para bibliotecas 5. Instala y administra el software y herramientas para el acervo histórico 6. Instala, actualiza y proporciona mantenimiento a los repositorios de la biblioteca digital. 9. Monitorea cambios en páginas WEB 10. Desarrolla, diseña aplicaciones en Flash, ventanas emergentes y actualización de páginas Web 3. Investiga, instala, evalúa e implementa software para biblioteca digital 7. Administra los sitios WEB 11. Informa cambios al Área de Recursos Electrónicos para que se difundan 4. Consulta en sistemas de bases de datos SQLServer, Mysql 8. Realiza cambios en Páginas Web por instrucciones del Jefe de Servicios de Cómputo Termina 70

71 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Automatización y Sistemas: 1. Instala, actualiza y da mantenimiento a los servidores de Linux y Windows Server; 2. Instala, actualiza y configura al software bibliotecario, vigilando su operación y respaldando operaciones si fuera necesario; 3. Investiga, instala, realiza pruebas, evaluación e implementación de Software para Bibliotecas Digitales, entre los cuales greenstone, dspace, koha etc.; 4. Consultas en los sistemas de bases de datos SQLServer, Mysql para el apoyo de los sistemas bibliotecarios; 5. Instala y administra el software y herramientas para el acervo histórico; 6. Instala, actualiza y proporciona mantenimiento a los repositorios de la biblioteca digital; 7. Administra los sitios WEB; 8. Realiza cambios en Páginas Web por instrucciones del Jefe de Servicios de Cómputo; 9. Monitorea cambios en páginas WEB; 10. Desarrolla, diseña aplicaciones en Flash, ventanas emergentes y actualización de páginas Web; 11. Informa cambios al Área de Recursos Electrónicos para que se difundan. 71

72 Creación de repositorios Objetivo: Poner a disposición de los alumnos y profesores de un programa educativo los materiales que requieren para el desarrollo de los programas de asignatura. Alcance: Departamento de Servicios de Cómputo, profesores y alumnos del programa educativo solicitante Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Producción Servicios de Cómputo Área Académica Inicio 1. Recibe de Jefe de Servicios de Cómputo solicitud y contenidos del área académica 2. Revisa, estandariza archivos de texto, conversión de archivo a PDF y establece las restricciones 3. Digitaliza imágenes, retoca y realiza la conversión 4. Realiza la conversión y compresión para formatos de videos y audios, a formatos mp3, fly 5. Captura los metadatos del material en formato Dublin Core 9. Informa a responsable de programa educativo 6. Coloca en línea el material de los repositorios 8. Informal área académica. 10. Informa a los usuarios pueden hacer uso del repositorio en biblioteca digital 7. Informa al Jefe de Servicios de Cómputo Termina 72

73 Área de Producción: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Recibe la solicitud y los contenidos del área académica y recibe especificaciones del Jefe de Servicios de cómputo; 2. Revisa, estandariza archivos de texto, conversión de archivo a PDF y establece las restricciones de las propiedades del archivo; 3. Digitaliza imágenes, retoca y realiza la conversión; 4. Realiza conversión y compresión de formatos a mp3, fly, etc., para los formatos de videos y audios; 5. Captura los metadatos del material en formato Dublin Core; 6. Coloca en línea el material de los repositorios; 7. Informa al Jefe de Servicios de Cómputo que se ha concluido el trabajo; Departamento de Servicios de Cómputo: 8. Informa al Área Académica solicitante para que puedan consultar en el repositorio respectivo; Área Académica: 9. Informa a Responsable de Programa Educativo; 10. Informa a los usuarios que pueden hacer uso del repositorio en Biblioteca Digital; 73

74 Soporte de Recursos Electrónicos Objetivo: Proporcionar el soporte tecnológico necesario para el funcionamiento de los recursos electrónicos disponibles. Alcance: Servicios de Cómputo, Biblioteca Digital, Usuarios Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Recursos Electrónicos Inicio 1. Recibe información del Jefe de Servicios de Cómputo sobre adquisiciones 5. Localiza recursos arbitrados libres por áreas de conocimiento 2. Administra plataforma de recursos 6. Verifica accesos a bases de datos desde distintos segmentos de red 3. Documenta guías, tutoriales y manuales sobre uso de recursos 7. Informa a Jefe de Servicios de Cómputo de la operación de los recursos 4. Verifica validaciones por segmentos de red Termina 74

75 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Recursos Electrónicos 1. Recibe información del Jefe de Servicios de Cómputo sobre los recursos adquiridos, así como las áreas de conocimiento que abarcan; 2. Administra las plataformas de los recursos electrónicos adquiridos; 3. Documenta guías, tutoriales y manuales de uso de los recursos electrónicos y los pone en línea para beneficio de los usuarios; 4. Verifica las validaciones por segmentos de red por base de datos; 5. Localiza recursos electrónicos arbitrados libres por áreas del conocimiento, que resultaran útiles para las áreas académicas; 6. Verifica los accesos a las Bases de datos desde distintos segmentos de red de la UAEH y estadísticas de uso de descargas, sesiones y consulta de los recursos; 7. Informa al Jefe de Servicios de Cómputo de la operación de los recursos. 75

76 Atención técnica a usuarios de cómputo Objetivo: Propiciar el buen funcionamiento de los equipos de cómputo a disposición de usuarios y personal en las bibliotecas de la Universidad. Alcance: Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario Área de Atención Técnica a Usuarios de Cómputo Inicio 2. Instala software en equipos para usuarios finales 1. Solicita apoyo al Área de Atención Técnica 3. Brinda soporte sobre uso de software en equipos para usuarios finales 4. Mantiene control de las IP s y tablas de parcheo de los racks de telecomunicaciones 5. Instala actualizaciones, parches, antivirus y los componentes necesarios a todos los equipos 6. Administra el sistema de reservaciones y la generación de inconsistencias del Sistema Bibliotecario 7. Proporciona mantenimiento preventivo, correctivo de hardware y software y canaliza al CECA por refacciones 8. Proporciona el servicio de impresión y digitalización de documentos de los usuarios Termina 76

77 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Usuarios: Atención técnica a usuarios de cómputo 1. Solicitan apoyo al Área de atención técnica a usuarios de cómputo, ante cualquier incidencia en el uso de los equipos; Área de Atención Técnica a Usuarios de Cómputo: 2. Instala software en equipos para usuarios finales; 3. Brinda soporte técnico sobre el uso o software instalado en las máquinas del sistema bibliotecario, y se les informa así como al Jefe de Servicios de Cómputo cuando se ha prestado este servicio; 4. Mantiene control de las IP s y tablas de parcheo de los racks de telecomunicaciones; 5. Instala actualizaciones, parches, antivirus y los componentes necesarios a todos los equipos que son adquiridos por la Dirección de Bibliotecas para todas las unidades bibliotecarias; 6. Administra el sistema de reservaciones y la generación de inconsistencias del Sistema Bibliotecario, Autoaprendizaje y de CECA; 7. Proporciona mantenimiento preventivo, correctivo de hardware y software y canaliza al CECA por refacciones; 8. Proporciona el servicio de impresión y digitalización de documentos de los usuarios. 77

78 Mantenimiento de equipos de cómputo e Inventario Objetivo: Lograr la preservación de los equipos de cómputo de las bibliotecas en condiciones de uso para beneficio de los usuarios Alcance: Servicios de Cómputo, Área de Atención Técnica a Usuarios de Cómputo, Administración DBCI Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 2 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Servicios de Cómputo Área de Atención Técnica a Usuarios de Cómputo Inicio 4. Realiza mantenimiento correctivo de hardware y de software 1. Recibe notificaciones de fallas en las aplicaciones y/o en los equipos de las unidades bibliotecarias 5. Recibe los equipos y los repara 2. Recibe equipos descompuestos 3. Elabora el calendario de visitas a unidades bibliotecarias semestralmente 6. Lleva los equipos al Centro de Cómputo Académico cuando requiere refacciones 7. Acude a las unidades bibliotecarias para resolver sus problemas de funcionamiento de los equipos y revisar las instalaciones de corriente eléctrica e internet 8. Informa al usuario cuando su equipo está reparado y lo entrega. 9. Administra, controla y actualiza el inventario de equipo de cómputo del Sistema Bibliotecario 10. Entrega los equipos que se dan de baja al Administrador de la DBCI Termina 78

79 Servicios de Cómputo: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Recibe notificaciones de fallas en las aplicaciones y/o en los equipos de las unidades bibliotecarias; 2. Recibe equipos descompuestos para su revisión y posible reparación; 3. Elabora el calendario de visitas a unidades bibliotecarias semestralmente (formato FDGS ), d Área de Atención técnica a usuarios de cómputo: 4. Realiza mantenimiento correctivo de hardware (limpieza interna y externa de componentes de cómputo) y de software (actualizaciones, instalación de software, parches, antivirus, etc) de la Biblioteca Central y las Unidades Bibliotecarias, registrándolo en el formato FDGS ; 5. Repara el equipo de cómputo descompuesto de la biblioteca central y las unidades bibliotecarias; 6. Lleva los equipos al Centro de Cómputo Académico cuando requiere refacciones que no están disponibles en Biblioteca Central; 7. Acude a las unidades bibliotecarias para resolver sus problemas de funcionamiento de los equipos y revisar las instalaciones de corriente eléctrica e internet que operan con los equipos; 8. Informa al usuario que su equipo ya se encuentra reparado y lo entrega; 9. Administra, controla y actualiza el Inventario de Equipo de Cómputo del sistema bibliotecario; Servicios de Cómputo: 10. Entrega a la Administración de la Dirección de bibliotecas y Centros de Información, los equipos que se dan de baja en el Sistema Bibliotecario 79

80 5. Anexos Procedimiento 1: Selección y solicitud de materiales Formato: Solicitud de Materiales del Sistema de Gestión de colecciones Biblioteca: 2 Fecha: 3 Realizo la solicitud: 4 ISBN 5 TITULO 6 AUTOR 7 EDITOR 8 EDIC ION 9 AÑ O 10 COST O 11 PROVEEDOR 12 TIPO DE RECURSO (IMPRESO/ELECTR ONICO/EN LINEA) 13 AREA ACADEMI CA 14 PROGRAMA EDUCATIVO 15 80

81 Instructivo de llenado: 1. Este formato debe ser llenado por los responsables de los programas educativos de cada instituto o escuela, entrando al Gestor de Colecciones de acuerdo con las recomendaciones que se dieron a conocer en la capacitación. 2. En el punto de Biblioteca, anotar la unidad bibliotecaria de la escuela a la que pertenece el programa. 3. La fecha de la solicitud 4. Nombre de la persona, autorizada por el responsable del programa educativo que llena la solicitud 5. Número que la editorial le otorga a cada uno de los títulos que publica, se encuentra en la contraportada interna del libro que se solicita. 6. Título del material impreso o en el formato requerido 7. Nombre completo del autor 8. Nombre de la Editorial 9. Número de edición que se requiere 10. Año de edición. El material solicitado deberá tener una antigüedad máxima de cuatro años, salvo casos especiales que por alguna razón académica se requiera otro tipo de material 11. Costo del material 12. Nombre del proveedor en caso de que se esté solicitando un distribuidor específico 13. Formato del recurso que se solicita 14. Área Académica que requiere el material 15. Programa educativo que será atendido con ese material. 81

82 Procedimiento 1: Selección y solicitud de materiales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO Formato: Formato para compra del Gestor de Colecciones Partida ISBN Titulo Autor Editor Año Ed Cant id_carrera Tipo_recurso

83 Instructivo de llenado: 1. Este formato es la conclusión del procedimiento de selección y solicitud de materiales, el cual es llenado por el Responsable de Gestión de Colecciones y lo obtiene después de que los responsables de programas educativos han realizado sus solicitudes de materiales para la biblioteca. 2. La partida es un número progresivo que es usado por los proveedores para identificar de manera fácil y breve los títulos que son solicitados., 3. El ISBN es el número de identificación que la editorial asigna a un título, este número se encuentra en la contraportada interna del libro. 4. El título es el nombre del libro 5. Nombre completo del autor 6. Nombre de la Editorial 7. Año de edición 8. Número de edición 9. Número de ejemplares 10. Programa educativo que lo solicitó 11. Tipo de proyecto que aporta los recursos para su compra 83

84 Procedimiento 4: Adquisición por donación por titulación o egreso Formato: Formato del material seleccionado por el alumno para donación UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS ACADEMICOS DIRECCION DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACION Donación número, con fecha, a nombre de YAÑEZ MARTINEZ LUZ NATALY, con número de cuenta y alumno de la carrera: Datos del material que se donará NUM. ISBN TITULO AUTOR EDITOR AÑO EDICION TIPO DE RECURSO 84

85 Instructivo de llenado: 1. Este formato se obtiene del propio sistema de Gestión de Colecciones, en la sección de Donaciones, cuando el alumno entra y selecciona un libro para donación 2. Solamente debe imprimir el formato no debe agregar datos. 85

86 Procedimiento 5: Evaluación, transferencia y descarte. Formato: Libros para transferencia ESCUELA O INSTITUTO FECHA NO. AUTOR TITULO NO. ADQUISICIÓN EDITORIAL LUGAR Y FECHA DE EDICIÓN Responsable de la Unidad Bibliotecaria Director de la Escuela o Instituto Director de Bibliotecas y Centros de Información 86

87 Instructivo de llenado: 1. Número progresivo 2. Nombre completo del autor del libro iniciando con el apellido 3. Nombre completo del libro 4. Número de adquisición 5. Nombre de la Editorial 6. Lugar y año de edición. 87

88 Procedimiento 5: Evaluación, transferencia y descarte. Formato: Libros para descarte ESCUELA O INSTITUTO FECHA NO. AUTOR TITULO NO. ADQUISICIÓN EDITORIAL LUGAR Y FECHA DE EDICIÓN Responsable de la Unidad Bibliotecaria Director de la Escuela o Instituto Director de Bibliotecas y Centros de Información 88

89 Instructivo de llenado 1. Número progresivo 2. Nombre completo del autor del libro iniciando con el apellido 3. Nombre completo del libro 4. Número de adquisición 5. Nombre de la Editorial 6. Lugar y año de edición. 89

90 Procedimiento 5: Evaluación, transferencia y descarte. Formato: Minuta de validación de transferencia o descarte Validación de Transferencia o Descarte de Libros Minuta num. En la ciudad de 2 y a los 3 días del mes de 4 de 201_(5)_, reunidos el Representante de la Escuela o Instituto, 6 ; los Profesores de las Academias de 7 así como el Responsable de la Biblioteca, 8 en las instalaciones de la Biblioteca de la Escuela 9, con la finalidad de validar el descarte de los libros que se enlistan en relación anexa, en virtud de que por sus características y condiciones no son aptos para su uso en esta biblioteca, para lo cual se establece el siguiente. ORDEN DEL DÍA. 1. Presentación de la lista de libros propuestos por la biblioteca para su descarte 2. Revisión de los listados por parte de los Profesores presentes. 3. Revisión física de los materiales 4. Validación en su caso de los materiales que serán descartados. 5. Asuntos generales. 90

91 ACUERDOS. 1º. Se acuerda descartar un total de (10) volúmenes de la Unidad Bibliotecaria de (11) 2º. Se acuerda que los materiales no contaminados serán destinados a 12 3º. Se hagan las anotaciones pertinentes en el Sistema de Alexandría para los efectos correspondientes. REPRESENTANTES, PROFESORES y RESPONSABLES QUE FORMARON PARTE DEL COMITÉ DE VALIDACIÓN 13 NOMBRE ACADEMIA FIRMA AMOR, ORDEN Y PROGRESO. 91

92 Instructivo de llenado: 1. Esta minuta puede ser usada para transferencia o para descarte de materiales 2. Se anota la ciudad en donde se encuentre la unidad bibliotecaria 3. Día en que se actúa 4. Mes 5. Año 6. Nombre completo del Secretario, Administrador de la escuela o instituto 7. Nombres completos de los profesores y las academias que representan 8. Nombre completo del responsable de la biblioteca 9. Nombre completo del instituto o escuela 10. Número de volúmenes que se transfieren o descartan 11. Nombre del instituto o escuela 12. Destino final que van a tener los libros 13. Nombres de las personas que estuvieron presentes en el acto. 92

93 Procedimiento 6: Procesamiento de materiales: Registro, clasificación y catalogación Formato: Formato para registro de adquisiciones UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO REGISTRO DE ADQUISICIONES FECHA NUM. FOLIO PROCEDENCIA OBSERVACIONES PROG. (Num.Adq) DONACIÓN COMPRA

94 Instructivo de llenado: 1. Este formato se realiza en forma manual en un libro, sin embargo se han transcrito los datos para explicar cómo opera. 2. Se anota la fecha en que se reciben los materiales 3. El número progresivo es general para todos los materiales 4. Se asigna un número de folio que es el número de adquisición propiamente y sirve para identificar el libro en todos las tareas de la biblioteca. 5. Señala si fue donado el material 6. Especifica si fue por compra 7. Las observaciones más frecuentes anota la fecha de entrega a las unidades bibliotecarias. 94

95 Procedimiento 6: Procesamiento de materiales: Registro, clasificación y catalogación Formato: Entrega de materiales a unidades bibliotecarias FORMATO DE ENTREGA DE MATERIALES FECHA DE ENTREGA: 1 PROCEDENCIA: PROCESOS TÉCNICOS A: ÁREA: BIBLIOTEC NO. PROG. AUTOR TÍTULO No. ADQ Firma de recibido 95

96 Instructivo de llenado: 1. Cada entrega empieza numeración progresiva a partir del 1 2. Nombre completo del autor de cada título 3. Nombre completo del título 4. Número de adquisición 96

97 Procedimiento 9: Intercalación Formato: Control manual de libros intercalados UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN BIBLIOTECA CENTRAL REPORTE DIARIO DE LIBROS INTERCALADOS EN ACERVO FECHA: 1 TURNO: 2 SECCIÓN 3 RESPONSABLE: 4 HORA 7:00-8:00 5 8:00-9:00 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 17:00-18:00 18:00-19:00 19:00-20:00 20:00-21:00 TOTAL: 6 No. LIBROS Código: FDBI: Revisión: 04 97

98 Instructivo de llenado: 1. Fecha en que se hace el reporte, debiendo elaborar un reporte por jornada de trabajo. 2. Turno matutino o vespertino 3. Sección de la unidad bibliotecaria que le corresponde 4. Nombre completo del trabajador responsable 5. En el horario que preste servicios el trabajador deberá anotar el número de libros que intercala 6. Total de libros intercalados en una jornada laboral 98

99 Procedimiento 11: Servicio de Guarda Objetos Formato: Control de fichas extraviadas UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 99

100 Instructivo de llenado: 1. Anotar fecha en que se hace el reporte 2. Nombre del usuario 3. Número de cuenta 4. Programa educativo 5. Semestre 6. Número de grupo 7. Escuela o instituto 8. Descripción de las pertenencias que recibe 9. Casillero que tenía en la estantería 10. Número de ficha extraviada 11. Número de ficha que se da de alta 12. Número del recibo de pago, que comprueba que se cubrió el monto solicitado 13. Turno matutino o vespertino 14. Firma el Responsable del Área de Guarda Objetos y el usuario 100

101 Procedimiento 11: Servicio de Guarda Objetos Formato: Notas de Guarda Objetos UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 101

102 Instructivo de llenado: 1. Este formato se usa en caso de cualquier incidente reportado al Área de Guarda Objetos 2. Se anota la fecha en que se hace el reporte 3. Se describe el incidente 4. Turno en que se levanta el reporte 5. En el punto de responsable es quien esté a cargo en ese momento 102

103 Procedimientos 12 y 13 : Servicio de Consulta en Sala y/o Consulta de acervos especializados Formato: Registro Manual de Usuarios Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. Dirección de Servicios Académicos. Dirección de Bibliotecas y Centros de Información. Registro de Usuarios de la Unidad Bibliotecaria de 2. No. Nombre del usuario 3 Alumno - Personal UAEH - Externo 4 01 ( ) - ( ) - ( ) 02 ( ) - ( ) - ( ) 03 ( ) - ( ) - ( ) 04 ( ) - ( ) - ( ) 05 ( ) - ( ) - ( ) 06 ( ) - ( ) - ( ) 07 ( ) - ( ) - ( ) No. de Cuenta o No. de Empleado 5 Fecha: / / Programa Educativo 6 103