Microsoft Word 2010 (Intermedio)

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1 Microsoft Word 2010 (Intermedio)

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3 ÍNDICE Lección 1: Formato de párrafo (I) Alineación del texto La barra de regla Sangrar el texto Utilizar las tabulaciones Caracteres no imprimibles Test Ejercicio práctico Lección 2: Formato de párrafo (II) Espacio entre las letras Interlineado y espaciado Añadir bordes y sombreado Letra capital Test Ejercicio práctico Lección 3: Formato de página (I) Alineación vertical del texto Saltos de página Borde de página Test Ejercicio práctico Lección 4: Formato de página (II) Mantener el texto junto Numerar líneas Numerar páginas Dividir en secciones Test Ejercicio práctico Lección 5: Encabezados, notas y pies

4 Encabezados y pies Añadir varios encabezados Notas al pie de página Editar notas al pie Notas al final Test Ejercicio práctico Lección 6: Listas y columnas Listas automáticas Crear listas Texto en columnas Ajustar el ancho Test Ejercicio práctico Lección 7: Imágenes en el documento Añadir imágenes Ajustar la imagen Aplicar estilos Fondos y marcas de agua Test Ejercicio práctico Lección 8: Impresión de documentos Preparar el papel Ajustar los márgenes Vista preliminar Imprimir el documento Test Ejercicio práctico Glosario

5 Formato de párrafo (I) 1. ALINEACIÓN DEL TEXTO E l formato de un texto es el aspecto que tiene, según el tipo de letra, su tamaño, color, alineación, sangría, interlineado, separación de caracteres y otras características que ya iremos viendo. Hay tres tipos de formatos que puedes aplicar al texto de un documento: Formato de carácter: tipo de fuente, tamaño, color, etc. Formato de párrafo: alineación, interlineado, sangría, tabulaciones, etc. Formato de página: alineación vertical, paginación, etc. Hasta ahora hemos visto cómo escribir y darle formato de carácter al texto cambiando el tipo de fuente, color, negrita, cursiva, etc. Veamos cómo dar formato a los párrafos. El formato de párrafo consiste en cambiar la posición de sus líneas de texto para que tenga un mejor aspecto. La alineación es la forma en que pones las líneas de texto de un párrafo con respecto a los márgenes derecho e izquierdo de la página: Alinear a la izquierda: líneas pegadas al margen izquierdo de la página, dejando el borde derecho del texto de forma desigual. Centrar: sitúa cada línea de texto entre los márgenes derecho e izquierdo. Alinear a la derecha: líneas pegadas al margen derecho de la página, dejando el borde izquierdo del texto de forma desigual. Justificar: líneas pegadas al margen izquierdo y derecho poniendo espacios entre las palabras, excepto la última línea. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

6 Formato de párrafo (I) Para aplicar los distintos tipos de alineación, pulsaremos los siguientes botones en la ficha Inicio: La alineación se aplica a todas las líneas de texto del párrafo donde sitúes al cursor o a todo el texto que hayas seleccionado. Fíjate en que, para justificar el texto, Word pone espacios entre las palabras. Así todas las líneas, excepto la última, están entre el margen izquierdo y derecho. Si quieres alinear varios párrafos, tienes que seleccionarlos primero. La división automática de palabras que hayas hecho a un documento cambiará al aplicar una alineación. Para aplicar un determinado tipo de alineación a un texto, debes tener en cuenta: Si quieres aplicar una determinada alineación a todo el documento y aún no has empezado a escribirlo, la alineación que elijas se mantendrá en todo el texto. Si quieres aplicar una alineación a todo o parte del documento pero ya has escrito el texto, selecciona el texto y aplica la nueva alineación. Ten en cuenta que, si escribes más texto, el nuevo texto seguirá la alineación del párrafo anterior. Para alinear un determinado párrafo, no es necesario seleccionarlo previamente, simplemente sitúa el cursor en alguna parte del párrafo y aplica la alineación que quieras. De esta forma tan fácil puedes adaptar la alineación del texto a los márgenes de la página. 2. LA BARRA DE REGLA C on la barra de regla puedes ajustar el ancho del margen de las páginas y utilizar tabulaciones. Como ya sabes, el margen de la página es el espacio entre el borde de la hoja de papel y donde empieza el texto. Te recuerdo que cada página tiene cuatro márgenes: izquierdo, derecho, superior e inferior. 2

7 Formato de párrafo (I) La barra de regla puedes ocultarla o mostrarla cuando quieras con la opción Regla en la ficha Vista o pulsando el botón Regla. Si muestras el documento en la vista Diseño de impresión, verás cómo aparece una regla horizontal para indicar los márgenes izquierdo y derecho; y otra regla vertical, para indicar los márgenes superior e inferior de la página. Si la página se muestra muy grande para verla toda entera en la pantalla, puedes hacerla más pequeña utilizando el control deslizante Zoom que está en la barra de estado. La escala de la regla está graduada en centímetros. Al cambiar el tamaño del documento con el zoom, la escala de la regla se adapta a su tamaño. En ambos extremos de la regla horizontal hay dos zonas de color oscuro, que indican los límites de los márgenes de la página. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

8 Formato de párrafo (I) Desde la regla puedes ajustar los márgenes arrastrando los marcadores margen izquierdo de la página y margen derecho de la página. Si muestras la ficha Diseño de página y pulsas Márgenes del grupo Configurar página, se despliega y puedes elegir unos determinados márgenes ya prefijados. También puedes seleccionar la opción Márgenes personalizados, mostrándose un cuadro de diálogo donde puedes indicar el ancho de los cuatro márgenes de la página. También puedes mostrar este cuadro de diálogo pulsando el botón Iniciador del cuadro de diálogo del grupo Configurar página. Como siempre, si escribes más texto o cambias su formato, el texto se readapta al documento. 4

9 Formato de párrafo (I) 3. SANGRAR EL TEXTO L a sangría es la separación que hay desde el borde del texto hasta los márgenes. Desde la barra de regla puedes cambiar la sangría en el borde izquierdo y derecho del texto. Para ello, arrastra uno de los marcadores hasta otra posición en la regla. Haciendo clic sobre uno de los marcadores y arrastrando hasta otra posición en la regla, se desplaza el borde del párrafo del texto en el que está el cursor. Para que lo tengas más claro y sepas distinguir entre el margen y la sangría, vamos a verlo más claramente. Ahora te muestro el mismo párrafo, pero al que le he añadido sangría por la derecha y por la izquierda. No debes confundir los márgenes con las sangrías. El margen es la distancia existente entre el borde físico del papel y el área de texto. La sangría es una distancia adicional que se mide a partir del margen y que se utiliza para estructurar el texto o para crear el efecto deseado. Por tanto, la sangría es el espacio entre el texto y los márgenes. Desde la barra de regla puedes cambiar la sangría en el borde izquierdo y derecho del texto. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

10 Formato de párrafo (I) En la parte izquierda de la barra de regla puedes arrastrar cualquiera de los tres marcadores: Sangría primera línea : solo cambia la sangría de la primera línea del párrafo. Sangría francesa : cambia la sangría de todas las líneas del párrafo, excepto de la primera línea. Sangría izquierda : cambia la sangría de todas las líneas del párrafo. Otra forma de ajustar la sangría del párrafo es indicando el valor de la sangría en Aplicar sangría, dentro del grupo Párrafo de la ficha Diseño de página. Hay dos valores: uno para la sangría izquierda sangría derecha. y otro para la También puedes ajustar la sangría en el cuadro de diálogo que aparece al pulsar Iniciador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo. 6

11 Formato de párrafo (I) En la sección Sangría puedes indicar la distancia entre los bordes del texto y los márgenes de la página. Para aumentar o disminuir la sangría izquierda, también puedes pulsar los botones Disminuir sangría y Aumentar sangría, dentro del grupo Párrafo en la ficha Inicio. Cada vez que cambias la sangría, el borde del texto se desplaza hasta uno de los puntos de la regla que tiene en la parte de abajo: son las tabulaciones. Los puntos que hay en la parte de abajo de la barra de regla son las tabulaciones que vienen por defecto separadas por 1,25 cm. 4. UTILIZAR LAS TABULACIONES O tro elemento que puedes poner en la barra de regla son las tabulaciones. Vamos a ver para qué puedes utilizarlas. Solo con hacer clic en la barra de regla, se crea una tabulación. Si pulsas la tecla Tab, el cursor salta a la siguiente tabulación. En el extremo izquierdo de la barra de regla está el botón de tabulación con un símbolo en forma de L. Cada vez que lo pulsas, cambia el tipo de tabulación. Éstos son los tipos de tabulaciones disponibles: Tabulación izquierda tabulación. Tabulación centrada en el centro. Tabulación derecha tabulación. : texto se coloca a la derecha de la : texto se sitúa con la tabulación : texto se coloca a la izquierda de la Tabulación decimal : el texto escrito antes del punto o coma decimal se sitúa a la izquierda de la tabulación y el escrito después estará a la derecha. Barra de tabulación : línea vertical que se muestra alineada con la tabulación. Además de las tabulaciones anteriores, desde el botón de tabulación puedes incluir en la barra una Sangría de primera línea o una Sangría francesa. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

12 Formato de párrafo (I) Supón que te has equivocado en la tabulación y quieres cambiarla de sitio o borrarla. Para quitar una tabulación, solo tienes que arrastrarla fuera de la regla y desaparece. También puedes arrastrarla a otra parte de la regla para situarla en otro lugar. Si quieres añadir tabulaciones con mayor precisión, puedes hacerlo escribiendo la posición en de la tabulación en la regla indicándolo en centímetros. Para ello, pulsa Iniciador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo y, en el cuadro que aparece, pulsa el botón Tabulaciones... En Posición puedes indicar el punto de la regla en centímetros donde quieres colocar una nueva tabulación y pulsas el botón Establecer. El tipo de alineación los seleccionas en Alineación. Una vez has puesto todas las tabulaciones en la regla, pulsando solo la tecla Tab, trasladas el cursor de una tabulación a otra. Como ves, las tabulaciones te pueden servir para organizar datos en forma de columnas. 5. CARACTERES NO IMPRIMIBLES A demás del texto del documento, Word pone una serie de marcas para indicar espacios, tabulaciones, formatos, etc. Todas estas marcas o códigos son invisibles, pero puedes hacer que se muestren u oculten pulsando Mostrar todo. 8

13 Formato de párrafo (I) En el texto anterior se ven los códigos o marcas. Fíjate cómo en la separación entre palabras hay un pequeño punto que Word interpreta como espacios. El carácter en forma de P al revés significa final de párrafo y se inserta cada vez que pulsas la tecla. No debes borrar ninguna de estas marcas. Por ejemplo, si borras el signo de final de párrafo, se pierde el formato del párrafo que está situado después de ese signo. Por eso, si borras alguna por un descuido, debes restablecerlas inmediatamente pulsando el botón Deshacer. Este tipo de códigos solo sirven para comprobar lo que realmente has introducido. Por ejemplo, puede que en lugar de una tabulación hayas introducido espacios. Si muestras la vista Backstage, pulsas Opciones y seleccionas la opción Mostrar, en el apartado Mostrar siempre estas marcas de formato puedes indicar qué caracteres no imprimibles quieres mostrar en el documento. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

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15 Formato de párrafo (II) 1. ESPACIO ENTRE LAS LETRAS H ay veces en que para resaltar un texto, puedes aumentar el espacio entre sus letras o caracteres, para darle otro aspecto. Para ello, puedes poner tú mismo espacios entre las letras, pero esto es lento y aburrido. Word puede hacer este trabajo por nosotros. Lo primero que hay que hacer es seleccionar el texto al que vas a ajustar la separación entre sus letras o caracteres. Pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Fuente y, en el cuadro de diálogo que aparece, muestra la ficha Avanzado. En la lista Espaciado puedes elegir la separación que quedará entre los caracteres o letras del texto: Normal: espacio que tenga el tipo de letra. Expandido: aumenta el espacio entre las letras. Comprimido: disminuye el espacio entre las letras. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

16 Formato de párrafo (II) En el cuadro En: de la misma línea de Espaciado, puedes indicar la cantidad de espacio que quieras exactamente. En la Vista previa puedes ver cómo aumenta o disminuye la separación entre los caracteres del texto al cambiar los parámetros del cuadro de diálogo. 2. INTERLINEADO Y ESPACIADO V V amos a seguir viendo más cosas sobre el formato de los párrafos. Una de las cosas que puedes hacer es ajustar el espacio entre las líneas de texto de los párrafos y también la separación entre los párrafos. El interlineado sirve para indicar el alto de cada línea de texto del párrafo. La separación o espacio entre las líneas depende del tipo de letra o fuente que utilices y de su tamaño. Una forma de cambiar el interlineado, es pulsando el botón Interlineado en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. Entonces se despliega mostrando varias opciones. Puedes elegir entre los valores que aparecen en el menú. Por ejemplo, si eliges 2,0, el texto seleccionado se separa con doble espacio. Con las opciones Agregar espacio antes del párrafo y Agregar espacio después del párrafo, puedes añadir espacio entre los párrafos. 2

17 Formato de párrafo (II) Otra forma de indicar con precisión el espacio antes y después de un párrafo, es indicándolo en Espaciado, que está en el grupo Párrafo de la ficha Diseño de página. Si pulsas el botón Interlineado y seleccionas Opciones de interlineado, aparece el cuadro de diálogo Párrafo. Desplegando la lista Interlineado puedes indicar el alto de cada línea de texto del párrafo. Word utiliza por defecto el interlineado Sencillo. En la sección Espaciado puedes establecer la separación entre un párrafo y otro: Anterior: espacio de separación antes del párrafo. Posterior: espacio de separación después del párrafo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

18 Formato de párrafo (II) Éstos son los tipos de interlineado que puedes elegir: Sencillo: el interlineado es el mismo que el alto del tipo y tamaño de fuente que utilices. 1,5 líneas: el espacio entre las líneas aumenta una línea y media. Doble: el espacio entre las líneas será el doble. Si el tamaño de la fuente es de 12 puntos, el interlineado doble es de 24 puntos. Mínimo: Word ajusta el espacio entre las líneas para acomodar tamaños de fuentes o gráficos más grandes, que de otra forma no entrarían en el interlineado indicado. Exacto: interlineado fijo que no se ajusta a la fuente, por lo que, si hay partes del texto que no se ven completamente porque la tapa la línea siguiente o la anterior, tendrás que aumentar dicho interlineado. Múltiple: puedes aumentar o reducir el interlineado en cualquier porcentaje. Vamos a poner 12 puntos de espaciado en la parte inferior de cada párrafo. Según el tipo de interlineado que selecciones, en la parte de abajo del cuadro de diálogo puedes ver en la Vista previa el aspecto que tendrán las líneas de los párrafos. Cuando escribes el texto de un documento, los párrafos están juntos. Si quieres separarlos unos de otros para cambiar el aspecto del documento, es mejor ajustar el espacio entre párrafos que introducir párrafos en blanco pulsando la tecla Intro. 3. AÑADIR BORDES Y SOMBREADO H ay funciones de Word que sirven para mejorar el aspecto del texto de los documentos. Por ejemplo, para destacar un título o un párrafo por ser más importante, puedes poner: Bordes: líneas que rodean al párrafo. Sombreado: rellena el párrafo de un color. 4

19 Formato de párrafo (II) Para aplicar los bordes y sombreados a un párrafo, primero tienes que poner el cursor sobre sus líneas. También puedes seleccionarlo todo o solo la parte del párrafo a la que vayas a poner un borde o un sombreado. Después, para aplicar un borde, pulsa la parte derecha del botón Bordes y, cuando se despliega, selecciona el tipo de borde que quieras aplicar: superior, inferior, derecho, izquierdo, etc. Para eliminar cualquier tipo de borde que hayas aplicado a un párrafo, selecciona la opción Sin borde. También podemos establecer un tipo de borde no solo con una línea, sino con distintas formas y colores. Para ello, pulsa la parte derecha del botón Bordes y selecciona Bordes y sombreado Pulsando el botón Línea horizontal, podrás elegir entre distintos tipos de líneas para incluir una línea horizontal de separación del texto en un documento cuando pulses el botón Bordes y selecciones Línea horizontal. En la ficha Bordes tienes que seleccionar y ajustar algunos parámetros para elegir la forma del borde. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

20 Formato de párrafo (II) En la sección Valor eliges el tipo de borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D y Personalizado. En la lista Estilo puedes elegir la forma o tipo de línea para el borde. Puedes recorrer la lista arrastrando la barra de desplazamiento Para cambiar el ancho del borde que rodea a un párrafo, desplaza los marcadores de la sangría derecha y sangría izquierda en la barra de regla. Recuerda que un borde no es más que un conjunto de líneas que rodean un determinado párrafo. Si quieres ocultar o mostrar alguna parte del borde, pulsa los botones Borde izquierdo, Borde derecho, Borde superior, Borde inferior para las líneas que forman el borde: izquierda, derecha, arriba y abajo. En las listas Color y Ancho puedes elegir estas dos características de las líneas del borde. Una vez tengas elegido el formato del borde, acepta el cuadro de diálogo. Todo lo que abarca el párrafo donde estaba el cursor se verá rodeado por el borde. El Sombreado consiste en rellenar el párrafo de un color que puedes elegir entre los que hay en este cuadro. Para rellenar de color un párrafo con un sombreado, pulsa en la parte derecha del botón Sombreado y elige el color que quieras aplicar. Puedes elegir cualquier color de los que se muestran o pulsar en Más colores... para elegir otros colores. Para eliminar un sombreado, selecciona la opción Sin color. 6

21 Formato de párrafo (II) Otra forma de ajustar el sombreado de un párrafo es desplegando el botón Bordes, seleccionando la opción Bordes y sombreado... y mostrando la ficha Sombreado. En Relleno puedes elegir el color del sombreado. En la lista Estilo eliges el nivel de claridad del sombreado con el color del relleno que hayas elegido. Como siempre, en la Vista previa puedes ver cómo quedará el efecto en el texto antes de aplicarlo. 4. LETRA CAPITAL S i te fijas en la primera letra de este párrafo que estás leyendo, verás que es más grande que las otras. Lo mismo sucede con la primera letra de todos los capítulos de este manual. A este tipo de letra se le llama letra capital. Seguro que en algunos libros, periódicos o revistas has visto cómo la primera letra del texto era mucho más grande que las otras y que incluso ocupaba dos o tres líneas. Para convertir en letra capital la primera letra de un párrafo, primero sitúa el cursor en cualquier parte del párrafo, primero sitúa el cursor en cualquier parte del párrafo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

22 Formato de párrafo (II) Después, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Letra capital en el grupo Texto. Si seleccionas la primera palabra del párrafo antes de aplicar la letra capital, Word convierte en letra capital toda la palabra. Puedes elegir entre situar la letra capital En texto o fuera de él, En margen. Para quitar una letra capital, elige la opción Ninguno. Si seleccionas Opciones de letra capital..., se muestra un cuadro de diálogo donde puedes indicar otras opciones. Según la opción que elijas en la Posición, la letra capital puede ir incluida en el bloque de texto o fuera de él, en el margen. En la sección Opciones puedes indicar el tipo de Fuente de la letra capital, y establecer el número de Líneas que ocupa la letra y la Distancia desde el texto a la que debe quedar. Alrededor de la letra capital aparece un marco con unos puntos con los que puedes cambiar su tamaño arrastrándolos con el ratón. Puedes pulsar dentro del marco para poder editar el texto de la letra capital, cambiar su tamaño, color, etc. Combinando bordes y sombreado en la letra capital, puedes aplicarle un recuadro para conseguir un mejor aspecto. 8

23 Formato de página (I) 1. ALINEACIÓN VERTICAL DEL TEXTO V amos a ver cómo dar formato al documento a nivel de las páginas. En Word puedes ajustar el texto verticalmente dentro de la página. Esto es útil cuando la página no tiene mucho texto, como puede ser una portada de un proyecto o trabajo. Puedes indicar una determinada alineación vertical del texto en lugar de añadir líneas en blanco, es decir, crear párrafos pulsando repetidamente la tecla Intro. La alineación vertical es una característica del formato de página y no del párrafo, ya que realmente está indicando cómo debe distribuirse todo el texto de la página entre los márgenes superior e inferior. La alineación vertical no puede verse en el modo de vista Borrador. Para ver el resultado, deberás ver el documento en el modo de vista Diseño de impresión o con la vista previa antes de imprimir. Para aplicar la alineación vertical, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Configurar página y muestra la ficha Diseño. Despliega la lista Alineación vertical y elige la opción que quieras. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

24 Formato de página (I) Al desplegar la lista Alineación vertical puedes elegir entre cuatro opciones: Superior: ajusta la parte superior del texto con el margen superior. Centrada: los párrafos se ajustan entre el margen superior e inferior. Justificada: distribuye los párrafos entre el margen superior e inferior. Abajo: ajusta la parte inferior del texto con el margen inferior. 2. SALTOS DE PÁGINA C uando abres un nuevo documento, Word crea una página para que comiences a escribir. A medida que vas escribiendo, cuando el texto llena toda la página, Word añade una página nueva para que puedas seguir poniendo texto. Así, el documento tendrá las páginas que necesite para contener el texto que escribas. Cuando vamos escribiendo y Word tiene que crear una nueva página, incluye una separación entre la página actual y la página siguiente llamada salto de página automático. 2

25 Formato de página (I) Al insertar un salto de página manual, Word desplaza los siguientes saltos de página automáticos para ajustarlos a la nueva distribución de páginas, pero no moverá de posición los saltos de página manuales que hayas puesto. Tú puedes insertar un salto de página en cualquier lugar del documento, por lo que se llamará salto de página manual. Para ello, primero sitúa el cursor en el punto del documento donde quieras que comience la nueva página. A continuación, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Salto de página. Para ver la marca de un salto de página manual, tienes que mostrar los caracteres no imprimibles pulsando, en la ficha Inicio, el botón Mostrar todo. Si pulsas en la opción Página en blanco, se insertan dos saltos de página manuales, uno detrás del otro, dejando entre ellos una página en blanco. En el texto siguiente se muestran los dos tipos de saltos de página, el automático y el manual. La forma de mostrarse un salto de página depende del modo de vista en el que estés: En la vista Borrador un salto de página automático aparece como una línea de puntos horizontal, mientras que un salto de página manual se representa de la misma forma, pero con las palabras Salto de página incluidas en la línea y solo se ve si pulsas el botón Mostrar todo. En la vista Esquema no aparecen los saltos de página manuales ni automáticos. En las vistas Diseño de impresión y Lectura de pantalla completa, el salto de página, independientemente de su tipo, se muestra tal y como aparecerá al imprimirse, es decir, como una separación entre una página y otra. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

26 Formato de página (I) Para ver la distribución en páginas del documento, lo mejor es mostrarlo con la vista Diseño de impresión con el aumento de Zoom adecuado para ver varias páginas. Los saltos de página automáticos no se pueden eliminar. Para eliminar un salto de página manual, selecciónalo y pulsa la tecla. Si insertas un salto de página después del primer párrafo de una página de dos líneas, el resto pasa a la página siguiente, quedando una página con solo dos líneas que están entre los saltos de página. 3. BORDE DE PÁGINA V eamos cómo poner un borde a toda la página para adornarla. Puede servirnos para decorar la portada o varias páginas de una revista o de un libro. Para poner un borde a la página, en la ficha Diseño de página, pulsa el botón Bordes de página. 4

27 Formato de página (I) Esta ficha es prácticamente igual que la de Bordes para los párrafos, pero aquí tienes una lista para elegir el dibujito que se aplicará como borde de la página seleccionándolo en la lista Arte. Hay muchos diseños para aplicar en el borde de página. Seguro que entre ellos hay alguno que te gusta. Aplica bordes de página a algunas páginas de tus documentos para mejorar su aspecto. En la lista Aplicar a puedes elegir entre aplicar el borde a Todo el documento o solo a algunas páginas o secciones del documento. Una sección es una parte de un documento en la que puedes aplicar ciertas propiedades solo a esa parte sin que afecte al resto del documento. Cuando ya tengas ajustados los parámetros necesarios, pulsa Aceptar para crear el borde en la página. Si estás mostrando el documento con la vista Borrador, como el borde de la página no se ve con esta vista, Word te cambiará a la vista Diseño de impresión. Para ver todo el borde de la página que se sitúa por la zona de los márgenes, cambia el Zoom para poder ver toda la página entera. Si pulsas la opción Color de página, en la ficha Diseño de página, puedes elegir el color de fondo que se aplicará a todas las páginas del documento. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

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29 Formato de página (II) 1. MANTENER EL TEXTO JUNTO H ay veces en las que, al final de una página, las líneas de un párrafo no caben y hay unas líneas al final de una página y el resto de líneas están al principio de la página siguiente. Para que el aspecto del texto quede bien, es mejor que ningún párrafo quede dividido entre dos páginas. Para mantener juntas todas las líneas del último párrafo de una página cuando está dividido entre dos páginas, primero sitúa el cursor en el párrafo que está dividido. Después, en la ficha Inicio, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Párrafo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

30 Formato de página (II) Dentro del apartado Paginación hay cuatro opciones para controlar que un texto permanezca junto o no: Control de líneas viudas y huérfanas: impide que se imprima la última línea de un párrafo en la parte superior de la página (línea viuda) o la primera de un párrafo en la parte inferior de la página (línea huérfana). Conservar con el siguiente: si quieres que varios párrafos seguidos se muestren juntos en la misma página, sitúa el cursor en cualquier lugar del primer párrafo, selecciónalos y activa esta opción. Conservar líneas juntas: las líneas de un párrafo se muestran siempre unidas en una misma página. Salto de página anterior: para mantener un párrafo al principio de la página, coloca el cursor en el párrafo y activa esta opción. De esta forma, Word inserta un salto de página inmediatamente antes del párrafo. Siempre puede eliminarse desactivando la opción con la que lo has insertado. En todo caso estas opciones solo sirven para los casos en los que el salto de página de una página a otra sea automático. Si la división se produce por un salto de página manual, tendrás que ser tú mismo quien arregle la distribución del texto. Debes tener en cuenta lo siguiente a la hora de ajustar la paginación de un documento en Word: El texto oculto, al hacerse visible, afectará a los saltos de página. La división de palabras puede afectar a los saltos de página, al crearse más o menos líneas en un párrafo. Por ello, es recomendable ajustar la división de palabras antes que la paginación. La inclusión de notas al pie de página hará que Word deje espacio para ellas y salte a la página siguiente. Los gráficos no pueden dividirse, por lo que se trasladarán enteros a la página siguiente si no caben en la anterior. 2

31 Formato de página (II) 2. NUMERAR LÍNEAS S eguro que alguna vez te habrán dicho: "Busca y lee la página 23 del libro". Entonces vas pasando páginas mirando su número hasta encontrar la página que te han dicho y te pones a leerla. Para ir rápidamente a una de las páginas de un documento muy largo, necesitas que sus páginas estén numeradas. A veces, incluso también las líneas tienen que estar numeradas. Veamos primero cómo podemos numerar líneas y páginas en los documentos de Word. Para ello, muestra la ficha Diseño de página y pulsa el botón Números de línea. Puedes elegir entre distintas opciones, según cómo quieras numerar las líneas del documento: Ninguno: elimina los números de línea del documento. Continua: incluye en el margen izquierdo un número de línea a nivel de cada línea, desde la primera a la última línea del documento. Reiniciar en cada página: incluye un número de línea, pero en cada página comienza desde el número 1. Reiniciar en cada sección: incluye un número de línea, pero en cada sección comienza desde el número 1. Suprimir del párrafo actual: elimina los números de línea del párrafo en el que se encuentra el cursor, reenumerándose las líneas a partir del siguiente párrafo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

32 Formato de página (II) También puedes configurar la numeración de líneas para que se adapte a lo que quieras hacer con el documento. Para ello, pulsa el botón Números de línea y elige Opciones de numeración de líneas... En el cuadro de diálogo que aparece, pulsa el botón Números de línea. En el cuadro Números de línea tienes que activar la opción Agregar números de línea. Si quieres que la numeración de líneas comience en un número que no sea el 1, lo escribes en Iniciar en. En Desde el texto puedes poner la distancia entre los números de línea y el borde izquierdo del texto. En Intervalo puedes poner cada cuántas líneas quieres que se vea el número de línea, por si no quieres que se vea en todas las líneas. Tras pulsar el botón Aceptar, las líneas se muestran numeradas como hayas indicado. Si eliges Reiniciar en cada página, la numeración de líneas vuelve a comenzar a partir de 1 o del número que hayas puesto en Iniciar en, en cada página. En la siguiente numeración de líneas, en Intervalo se ha indicado un 2 para que se muestre uno de cada dos números de línea. 4

33 Formato de página (II) 3. NUMERAR PÁGINAS P ara numerar las páginas de un documento, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Número de página. Puedes desplegar las opciones Principio de página, Final de página, Márgenes de página o Posición actual, dependiendo de en qué parte de la página quieras colocar los números de página. En cada opción puedes desplegar una galería de diseños y elegir un diseño de número de página. Al incluir el número de página al final de la página, se incluye dentro de lo que se llama Pie de página. Se muestra entonces una nueva ficha llamada Diseño en la cinta de opciones. Si pulsas el botón Número de página y elijes Formato del número de página, se muestra un cuadro de diálogo para establecer el formato de los números de página. Si despliegas la lista Formato de número, puedes elegir si numeras las páginas con números, con letras, etc., bien en mayúsculas o en minúsculas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

34 Formato de página (II) Las formas de numerar las páginas pueden ser: Números arábigos (1, 2, 3,...) Números romanos tanto en mayúsculas (I, II, III, IV,...) como minúsculas (i, ii, iii, iv,...) Letras minúsculas (a, b, c, d, e,...) o mayúsculas (A, B, C, D,...) En Iniciar en puedes indicar el número con el que quieres que comience la numeración. Si la primera página del documento es una tapa o una portada, no se muestra el número de página. Para que no se muestre el número de página en la primera página del documento, sitúa el cursor en el pie de página y activa la opción Primera página diferente. Si además, quieres que la segunda página del documento comience con el número de página 1 en lugar de con el 2, en Iniciar en indica un 0. Puedes eliminar los números de página de un documento pulsando el botón Número de página y a continuación seleccionas la opción Quitar números de página. Una vez hayas terminado de dar formato a los números de página, pulsa el botón Cerrar encabezado y pie de página. 4. DIVIDIR EN SECCIONES U n concepto importante en Word es el de sección. En muchas ocasiones, para aplicar un formato a una parte del documento y no a otra, es necesario dividir el documento en unas partes llamadas secciones. Un documento se puede dividir en cualquier número de secciones y dar el formato que quieras a cada sección. Una sección puede ser tan corta como un único párrafo, ocupar una o varias páginas o ser tan larga como el documento entero. En Word puedes dividir un documento en cualquier número de secciones y dar el formato que quieras a cada sección. 6

35 Formato de página (II) Al dividir un documento en secciones, podrás aplicar un formato en una parte del documento y otro en otra. Para insertar un salto de sección, sitúa el cursor en la posición donde quieras iniciar una nueva sección, muestra la ficha Diseño de página y pulsa el botón Saltos. Desde este botón puedes insertar saltos de página y también saltos de sección. Dentro del apartado Saltos de sección elige el tipo de salto que indica el lugar en el que quieras iniciar la siguiente sección. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

36 Formato de página (II) Puedes seleccionar entre distintas posibilidades para controlar los saltos de sección: Página siguiente: Word introduce un salto de página en el salto de sección, por lo que la nueva sección comenzará en la página siguiente. Continua: el salto de sección se insertará dónde está el cursor, dentro de la misma página. Página par: la nueva sección comenzará en la siguiente página que tenga número par. Página impar: la nueva sección comenzará en la siguiente página con número impar. Los saltos de sección se eliminan igual que los saltos de página: lo seleccionas y pulsas la tecla. Todos los formatos de sección, como el número de columnas, orientación de la página, márgenes, bordes de página, etc., se almacenan en el salto de sección. Si eliminas un salto de sección, también borrarás el formato de la sección y el texto pasará a formar parte de la siguiente sección, adquiriendo su formato. Si estás en el modo de vista Diseño de impresión no notarás ninguna diferencia al incluir un salto de sección. Puedes pasar al modo de vista Borrador para poder ver dónde están los saltos de sección que tenga el documento. A continuación te indico algunas situaciones en las que es necesario insertar una sección: Utilizar un tamaño, orientación o márgenes del papel distinto en una parte del documento. Crear una zona con un número de columnas distinto al de otra parte del documento. Cambiar para una parte del documento el formato, posición o secuencia de los números de página. Crear distintos encabezados y pies de página. Puedes aplicar dos saltos de sección y dejar un cierto texto en medio. Así podrás aplicarle distintos cambios de formato al texto encerrado en la sección sin que le afecte al resto del documento. Sin embargo, lo más frecuente será insertar un salto de sección Página siguiente, para cambiar el formato del documento de una página a otra. 8

37 Encabezados, notas y pies 1. ENCABEZADOS Y PIES A demás de escribir el texto del documento y ajustar su formato, también puedes añadir otros textos aparte del propiamente dicho del documento. Con los Encabezados y Pies de página puedes incluir cierto tipo de información (título de capítulo, fecha, nombre de la empresa, número de página, etc.) en la parte superior o inferior de cada página. Los encabezados se colocan en el margen superior de cada página y los pies de página en el margen inferior. Una forma de acceder a los encabezados o pies de página es hacer doble clic en los márgenes superior o inferior de la página para crearlos o editarlos. Otra forma de acceder a los encabezados y pies de página es pulsando el botón Encabezado o Pie de página en la ficha Insertar. Tras pulsar Encabezado o Pie de página, se despliega el botón mostrando una galería de diseños para elegir el que quieras aplicar. Si seleccionas el diseño En blanco, podrás escribir el texto con el formato que quieras en el encabezado o en el pie de página. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

38 Encabezados, notas y pies Para poner texto en el encabezado o pie de página se hace de la misma forma que con el texto principal: escribiendo el texto. Puedes poner párrafos y dar el formato que quieras al texto: negrita, cursiva, alineación, etc. Los encabezados y pies de página pueden tener texto en uno o varios párrafos, imágenes y otros elementos. Si el encabezado o pie de página es demasiado grande para que quepa en el margen, Word ajustará automáticamente los márgenes superior e inferior del documento para que quepan. En la barra de regla se han puesto dos tabulaciones: una centrada en la posición 7,5 cm. y otra a la derecha en la posición 15 cm. Puedes utilizarlas para escribir texto con una alineación izquierda, centrada o derecha. Al pulsar el botón Encabezado, con la opción Quitar encabezado puedes eliminar el encabezado de la página. Para indicar el formato del texto del encabezado o pie de página (fuente, negrita, etc.) puedes mostrar la ficha Inicio, aplicar los formatos que desees y volver a la ficha Herramientas para encabezado y pie de página. En el encabezado puedes poner información en forma de texto o imágenes. Para ello puedes pulsar en cualquiera de los botones del grupo Insertar. Si quieres poner la fecha o la hora actual, pulsa el botón Fecha y hora. Si pulsas el botón Elementos rápidos y despliegas la opción Propiedad del documento, puedes añadir el nombre del autor, de la compañía o cualquier otro dato que esté dentro de las propiedades del documento. 2

39 Encabezados, notas y pies Pulsando los botones siguientes puedes poner distintos datos en el encabezado o pie: Fecha y hora: pone la fecha y hora actual. Elementos rápidos: añade distintos tipos de datos: autor, compañía, etc. Imagen: incluye la imagen que indiques en el encabezado. Imágenes prediseñadas: añade una imagen de la colección de imágenes de Office. Al crear o modificar un encabezado o pie de página, el texto de la página se muestra atenuado, indicando que estás trabajando en el encabezado y que, por lo tanto, hasta que no vuelvas a la página, no podrás modificar el texto del documento. Si te molesta el texto de la página mientras estás trabajando con los encabezados y pies, puedes ocultarlo desactivando la opción Mostrar texto del documento. Al pulsar el botón Pie de página, con la opción Quitar pie de página puedes eliminar el pie de página. Pulsando los botones Ir al encabezado e Ir al pie de página, podrás cambiar entre el encabezado y el pie de página. El pie de página es igual que el encabezado, pero está situado en el margen inferior. En el pie de página puedes poner los mismos datos que en el encabezado, aunque lo típico es poner ciertos datos, como el número de página, la fecha en la que se creó el documento, el autor del mismo, etc. 2. AÑADIR VARIOS ENCABEZADOS E n el grupo Posición puedes ajustar la posición del encabezado o pie de página dentro del margen en el que se encuentra. En el campo superior del grupo Posición, puedes indicar la distancia desde la parte superior del margen hasta el encabezado. En el campo inferior se indica la distancia del pie de página a la parte inferior del margen. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

40 Encabezados, notas y pies Puede que en algún documento necesites tener encabezados distintos. De hecho, es muy frecuente que la primera página del documento no tenga encabezado o que exista un encabezado o pie de página distinto para las páginas pares e impares. En la ficha Diseño de las herramientas de encabezados y pies de página podrás indicar que se creen encabezados y pies distintos para la primera página o para las pares e impares activando las opciones Primera página diferente y Pares e impares diferentes. Si indicas que quieres un encabezado distinto para la primera página, a continuación puedes escribir el texto del encabezado de la primera página o bien dejarlo en blanco. Lo mismo sucede con el pie de página. Si lo que quieres es que a partir de una determinada página se incluya un encabezado o pie distinto al anterior, divide el documento en secciones. Así en cada sección podrás tener un encabezado o pie distinto. Esto es muy útil, por ejemplo, si estás escribiendo un informe largo con varias partes o un libro dividido en capítulos. Así puedes poner el título de cada capítulo en el encabezado. Si tienes varios encabezados en un documento, deberás desvincularlos para que al hacer cambios en uno de ellos, no afecte a los otros. Inicialmente, al crear una sección nueva, el encabezado y pie de página de esta página son los mismos que los que aparecen en la sección anterior. Si cambias el texto de dichos encabezados en la nueva sección, también cambiará en las secciones anteriores que utilicen el mismo encabezado o pie. Para que esto no ocurra, es necesario desconectar el encabezado o pie de página de la nueva sección de los encabezados o pies de las secciones anteriores. Para ello pulsa el botón Vincular al anterior para desconectarlo del encabezado de la sección anterior. Así ya podrás modificar el encabezado o pie de la nueva sección como quieras sin que estos cambios afecten a los encabezados o pies de las secciones anteriores. 4

41 Encabezados, notas y pies Los botones Anterior y Siguiente se utilizan cuando hay más de un encabezado o pie de página. Permiten mostrar el encabezado o pie de página anterior o siguiente, al que nos encontremos. Una vez hayas terminado de crear el encabezado o pie, para volver al texto del documento, pulsa en el texto del documento o pulsa el botón Cerrar encabezado y pie de página. 3. NOTAS AL PIE DE PÁGINA M uchas veces habrás visto que en libros, informes, manuales, etc., junto a alguna palabra del texto hay un pequeño número que hace relación a una aclaración que aparece al final de la página: a esto se le llama nota al pie de la página. Cada una de las notas irá numerada y, si se modifican, se añaden o borran, Word las renumera automáticamente si es necesario. Cada número, llamado marca de referencia, está relacionado con una de las notas que aparece en el pie de página. Cada nota al pie tiene dos partes: una marca de referencia en superíndice que aparece en el texto del documento y el propio texto de la nota al pie que está al final de la página. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

42 Encabezados, notas y pies Para poner una nota al pie de página, sitúa el cursor en la posición donde vayas a insertar el número que identificará la nota a pie, la llamada marca de referencia. Después, muestra la ficha Referencias y pulsa el botón Insertar nota al pie. También puedes crear una nota al pie o establecer su formato pulsando Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Notas al pie. En la lista que aparece a la derecha de Notas al pie, puedes elegir entre: Final de página: para colocar la nota al pie en el margen inferior de la página. Por debajo de la selección: situarla justo debajo de la última línea de texto que haya en la página. Si en lugar de números quieres poner otro tipo de marcas, en el campo Marca personal puedes introducir distintos caracteres (letras, símbolos, etc.), hasta un máximo de 10, que se utilizarán como marca de referencia. Si pulsas el botón Símbolo..., puedes elegir entre una serie de caracteres distintos para insertarlos como marca de referencia. La inserción de un carácter distinto a los números como marca de referencia no afecta a las marcas de referencia numeradas automáticamente por Word. 6

43 Encabezados, notas y pies En la lista Formato de número selecciona el tipo de números en notas al pie entre arábigo (1, 2, 3,...), alfabético (a, b, c,...), romano (i, ii, iii,...), etc. En Iniciar en se indica el número con el que quieres que comience la numeración automática de las notas al pie. Puedes elegir la forma en que Word numera las notas al pie: seleccionando una opción en la lista Numeración: Continua: numera en orden consecutivo todas las notas al pie de página, aunque el documento esté o no dividido en secciones. Reiniciar cada sección: numera automáticamente desde 1 al principio de cada sección las notas al pie de cada página. Reiniciar cada página: numera automáticamente desde 1 las notas de cada página. En la lista Aplicar cambios a puedes elegir la parte del documento a la que se aplicará las notas al pie. Si pulsas Aplicar, los cambios de formato se aplicarán a la nota al pie en la que está el cursor. Si accedes a este cuadro para crear una nota al pie o nota al final cuando ya tengas todos los parámetros ajustados, pulsa Insertar para crear la marca de referencia donde hayas situado el cursor. Después, tienes que escribir el texto de la nota al pie de página. Si añades más notas al pie, da lo mismo donde la pongas, ya que Word se encargará de ordenar los números de las marcas de referencia, renumerándolos. Como el texto de las notas al pie se coloca al final del texto en cada página del documento, si pones varias notas al pie en una página y no cabe, Word puede pasar el último párrafo de la página a la página siguiente para así tener más espacio. Si colocas el puntero del ratón encima de una marca de referencia, Word te mostrará, de forma flotante, el texto de la nota. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

44 Encabezados, notas y pies 4. EDITAR NOTAS AL PIE U na vez creada una nota al pie, puedes seleccionarla para copiarla, moverla o eliminarla. Para seleccionar una nota al pie, selecciona su marca de referencia en el texto del documento, bien arrastrando con el ratón o utilizando el teclado. Cuando ya tienes seleccionada la marca de referencia, puedes arrastrarla con el puntero del ratón para moverla a otro lugar del texto. Con los comandos de Cortar, Copiar y Pegar también podrás mover o copiar notas al pie. Si al arrastrarla pulsas también la tecla, entonces se hace una copia de la marca de referencia en la posición donde arrastres la marca. Después de copiar la marca de referencia, Word ajusta el texto haciendo una copia de la nota al pie copiada y volverá a renumerar todas las notas al pie automáticamente. Para eliminar una nota, selecciona la marca de referencia y pulsa la tecla. Word se encarga de renumerar las restantes notas al pie. Para crear, ver y modificar notas al pie, puedes hacerlo en el modo de vista Diseño de impresión y también en modo de vista Borrador. En la vista Diseño de impresión el texto de la nota se ve tal y como lo verá en la página impresa. En la vista Borrador el texto de la nota no se ve, por lo que para verlo y poderlo cambiar, tienes que hacer doble clic sobre la marca de referencia. Tras hacer doble clic en la marca de referencia, en el modo Borrador, se abre un panel en la parte de abajo para poder cambiar el texto de la nota que hayas indicado. 8

45 Encabezados, notas y pies 5. NOTAS AL FINAL A demás de las notas al pie, puedes utilizar otro tipo de notas llamado notas al final. Veamos en qué se diferencian: Las notas al pie aparecen normalmente al final de la página. Las notas al final se sitúan siempre en la última página del documento. La forma de manejar las notas al final es prácticamente igual a lo que has visto para las notas al pie, pero para crearlas debes pulsar el botón Insertar nota al final en la ficha Referencias. Pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo al pie. del grupo Notas Al elegir Nota al final, el tipo de números que figura en la lista Formato de número cambia a números romanos en minúscula, pero puedes elegir cualquier formato de la lista. Desplegando la lista de Notas al final, puedes elegir si las notas al final se sitúan en la última página del documento o al final de cada sección. Esto es útil si estás escribiendo un libro y quieres que las notas al final estén al final de cada capítulo, escribiendo cada capítulo en una sección distinta del documento. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

46 Encabezados, notas y pies Si pulsas el botón Convertir..., aparece un cuadro de diálogo donde puedes convertir un tipo de notas en otras. Tras insertar la nota al final y escribir su texto, verás que estará situado al final del documento. Recuerdas cómo buscábamos una palabra o frase en todo el documento? Lo que hacíamos era mostrar la ficha Inicio y pulsar la parte derecha del botón Buscar. Si muestras la ficha Ir a, podrás localizar y situarte rápidamente en una determinada página, línea, sección, nota al pie o nota al final. Si quieres buscar una de las notas al pie de un documento, elige la opción Nota al pie. Después, en el campo Número de la nota al pie escribe el número de la nota a la que quieres ir y pulsa el botón Ir a. El cursor se situará en el punto del documento donde se encuentre el elemento que le hayas indicado. 10

47 Listas y columnas 1. LISTAS AUTOMÁTICAS C uando escribas documentos, puede que tengas que escribir una lista de elementos que forman un grupo o una lista. Por ejemplo, puntos a tratar o a resaltar, principales características de algo, aspectos importantes a recordar, elementos implicados en algún proceso, etc. Como ejemplo, observa estas dos listas, una de sabores y otra de colores, en la que cada elemento aparece destacado con un carácter. Así tendremos dos clases de listas: - Lista numerada: los elementos de la lista van precedidos de números o letras siguiendo una secuencia: - Lista con viñetas: los elementos de la lista van precedidos de un símbolo: Para crear una lista numerada, escribe primero el número o letra con la que quieres que empiece la secuencia. Después escribes el texto del elemento de la lista y pulsa la tecla Intro. Entonces Word aplicará un formato a la lista y continuará con la numeración en el siguiente párrafo. Word puede reconocer distintas secuencias como las siguientes: Al iniciarse la creación de una lista, aparece el botón Opciones de Autocorrección. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

48 Listas y columnas Si pones el puntero del ratón sobre el botón Opciones de Autocorrección se ve al completo. Al pulsar en la parte derecha de este botón, se despliega una lista: Si estás escribiendo un texto y pones un número al principio, Word entiende que es una lista. Si no quieres que Word ponga la secuencia de números, elige la opción Deshacer Numeración automática. Para que Word no siga aplicando la secuencia en listas, elige la opción Detener la creación automática de listas numeradas. Si eliges la opción Controlar opciones de Autoformato..., aparece el siguiente cuadro de diálogo: Desactivando la casilla Listas automáticas con viñetas o la casilla Listas automáticas con números, evitarás que Word aplique automáticamente la secuencia numerada a las listas. Cuando quieras terminar la lista, simplemente pulsa dos veces la tecla Intro y Word volverá a presentar el texto normal. 2

49 Listas y columnas 2. CREAR LISTAS E n ocasiones ya tendrás escrito un determinado texto y querrás convertirlo en una lista, ya sea numerada o con viñetas. Para crear una lista con viñetas o números, escribe cada elemento en un párrafo y los seleccionas. Después, en la ficha Inicio, pulsa los botones Viñetas o Numeración para elegir entre crear una lista con viñetas o numerada. Si pulsas en la parte derecha de estos botones, se despliegan y puedes elegir entre distintos tipos de formatos. Al desplegar el botón Viñetas se despliega y muestra la biblioteca de viñetas. Si no te gustan las viñetas que aparecen en la biblioteca de viñetas, puedes pulsar en Definir nueva viñeta... para crear una viñeta. Puedes elegir como viñeta distintos tipos de elementos: Símbolo: la viñeta es un carácter especial que no puede escribirse con el teclado. Imagen: utiliza como viñeta una imagen prediseñada. Fuente: utiliza caracteres de un tipo de fuente como viñeta. En Vista previa podrás ver cómo queda definida la viñeta que diseñes antes de aplicarla a la lista. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

50 Listas y columnas Si pulsas la parte derecha del botón Numeración despliega la biblioteca de numeración., se Puedes elegir cualquiera de los formatos ya creados en la biblioteca de numeración o pulsar en la opción Definir nuevo formato de número... para crear otros. En la lista Estilo de número puedes elegir entre distintos tipos de numeración: 1,2,3,... I,II,III,... i,ii,iii,... A,B,C,... a,b,c,..., etc. En el campo Formato de número puedes poner una serie de elementos a la numeración, como un punto, un guión, etc. En la Vista previa verás cómo va quedando diseñada la numeración según las opciones que elijas para configurar el formato. 4

51 Listas y columnas Para eliminar las viñetas o números de una lista, selecciona sus elementos y pulsa el botón Viñetas o Numeración para desactivarlo. Si añades o borras elementos en una lista ya numerada, Word renumerará la lista. Puedes arrastrar el marcador de sangría de primera línea para ajustar la posición o sangría de la viñeta y el marcador de sangría francesa para ajustar la sangría de la línea del texto. 3. TEXTO EN COLUMNAS S i te has fijado al leer periódicos y revistas, casi siempre el texto está agrupado en columnas. Vamos a ver cómo podemos hacer lo mismo en los documentos de Word. Las columnas de texto no se ven en el modo de vista Borrador, por lo que hay que crearlas en el modo de vista Diseño de impresión. Para poner en forma de columnas un trozo de texto, primero tienes que seleccionarlo. Muestra la ficha Diseño de página y pulsa el botón Columnas para desplegarlo. Puedes elegir entre aplicar Una, Dos o Tres columnas de igual ancho, o columnas a Izquierda o Derecha más estrechas. Si, por ejemplo, seleccionas la opción Dos, el texto del párrafo se coloca entonces en dos columnas. Para leerlo, empiezas en la columna de la izquierda y sigues en la columna de la derecha. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

52 Listas y columnas Cuando el cursor está en un texto en columnas, la regla se divide en varias partes, una para cada columna. Puedes arrastrar a izquierda o a derecha el botón Mover columna, que está entre las dos barras de regla, para ajustar el ancho de las columnas. Puedes utilizar los marcadores de sangría de la regla de cada columna para cambiar el ancho de las columnas. 4. AJUSTAR EL ANCHO U na vez creadas las columnas, podemos modificar y ajustar mejor su formato desde el cuadro de diálogo Columnas. Para ello, en la ficha Diseño de página, pulsa el botón Columnas y selecciona Más columnas... Puedes seleccionar cualquiera de los formatos preestablecidos para ajustar el número y ancho de cada columna o indicarlo en los parámetros. 6

53 Listas y columnas Desde este cuadro puedes indicar el Número de columnas y en la sección Ancho y espacio, el ancho de cada columna y la distancia o separación entre ellas. Si quieres que todas las columnas tengan el mismo ancho, activa Columnas de igual ancho. En Aplicar a elegirás a qué parte del documento se asignará el formato de columnas: Esta sección: lo aplica a la sección en la que se encuentre el cursor. Secciones seleccionadas: se aplica a las secciones que tengas seleccionadas. De aquí en adelante: inserta un salto de sección Continua donde está el cursor y le aplica el formato de columnas. Todo el documento: todo el texto del documento adoptará el formato de columnas. Word distribuye automáticamente el texto a lo largo de una columna antes de pasar a la siguiente. Sin embargo, en ocasiones querrás seguir escribiendo el texto en la columna siguiente, sin utilizar todo el espacio disponible en la columna actual. Si éste es el caso, tendrás que insertar un salto de Columna pulsando el botón Saltos en la ficha Diseño de página. Al hacerlo, Word pasará a la siguiente columna, que tendrá la longitud inicial. En el cuadro de diálogo Columnas también puedes hacer esta operación, activando la opción Empezar columna. Entonces Word insertará un salto de columna en la posición actual del cursor. Para poder activar esta casilla, es necesario haber elegido la opción De aquí en adelante en la lista Aplicar a. Al final de una sección o de una página puede que el texto de las distintas columnas no esté repartido uniformemente, existiendo menos texto en la última columna. Si quieres equilibrar todas las columnas, inserta un salto de sección Continua al final de la última columna. Word equilibrará las columnas y permitirá continuar con otro formato en el resto de la página. Como siempre, en el cuadro de Vista previa se muestra el aspecto de las columnas según lo que indiques en los parámetros. Si quieres colocar una línea que separe a una columna de otra, activa la opción Línea entre columnas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

54 Listas y columnas Una vez hayas ajustado los parámetros del párrafo en columnas, pulsa Aceptar para que se aplique al texto. Al colocar el texto en dos o más columnas, lo más seguro es que tengas que aplicar la división de palabras para que el borde derecho del texto no sea muy irregular. Recuerda que la división de palabras se aplica pulsando el botón Guiones y seleccionando Opciones de guiones... Activa la División automática del documento, ajusta el valor de Zona de división y acepta para aplicar la división de palabras automática. Para mejorar el aspecto del texto, también puedes ajustar la separación entre el párrafo de las columnas y el siguiente. 8

55 Imágenes en el documento 1. AÑADIR IMÁGENES E n un documento de Word además de escribir texto también puedes poner imágenes, dibujos y otras cosas. Cuando hagas un documento, si solo escribes texto, queda muy soso y aburrido. En cambio, si lo adornas con fotos y dibujos, quedará mucho más ameno y divertido. Para poner una imagen en el documento, primero sitúa el cursor entre los párrafos donde quieres que vaya la imagen y pulsa la tecla Intro para añadir un párrafo. Hay varios modos de incluir imágenes en un documento. Por ejemplo, pulsando en Imágenes prediseñadas puedes incluir en el documento cualquiera de las imágenes de las colecciones de Office o clips de la Galería multimedia. En Word puedes capturar la imagen de cualquier programa que esté visible en la pantalla de tu ordenador para incluirla en el documento. Para ello, pulsa el botón Captura. Entonces se despliega y muestra pequeñas imágenes o miniaturas de las ventanas de los programas que están visibles en pantalla. Si quieres incluir en el documento la imagen de toda la ventana, pulsa en la miniatura. Sin embargo, puedes obtener solo una parte de la imagen accediendo a la opción Recorte de pantalla. En este caso, deberás pulsar y arrastrar para delimitar el trozo de imagen que quieras capturar. Sin embargo, otra forma más habitual de incluir imágenes en un documento será a partir de imágenes que tengamos guardadas. Para ello, muestra la ficha Insertar y, en el grupo Ilustraciones, pulsa el botón Imagen para elegir el archivo de la imagen que quieres añadir al documento. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

56 Imágenes en el documento Desde este cuadro puedes elegir las imágenes que quieras incluir en tus documentos. Selecciona el archivo con la imagen y pulsa Insertar o haz doble clic sobre ella para incluirla en el documento. Si te equivocas al incluir una imagen, puedes cambiarla por otra pulsando el botón Cambiar imagen. Cada vez que selecciones una imagen, se muestra la ficha Formato de las Herramientas de imagen para que puedas aplicarle distintas opciones. Word inserta la imagen en el documento con su tamaño original, pero puedes cambiarlo. Para ello, pulsa en la imagen para seleccionarla. 2

57 Imágenes en el documento Fíjate. Al seleccionar una imagen, Word muestra unos cuadritos en los lados y unos círculos en las esquinas: son los llamados controladores de ajuste, que puedes arrastrar para cambiar el tamaño de la imagen. Si arrastras el controlador de ajuste color verde, podrás aplicar un giro a la imagen. Si arrastras cualquier controlador, puede suceder que deformes la imagen, porque le hayas dado más de ancho que de largo. Para que esto no te pase, arrastra los controladores de ajuste de las esquinas mientras mantienes pulsada la tecla Mayús. Para ajustar el tamaño de la imagen, puedes indicar su ancho y alto en los campos Alto de forma y Ancho de forma, en la ficha Tamaño. Si pulsas el botón Iniciador de cuadro de diálogo Tamaño, se muestra el siguiente cuadro de diálogo: en la ficha En la sección Ancho y Alto puedes indicar las nuevas medidas que quieres que tenga la imagen. En la sección Escala puedes hacer lo mismo, pero indicando el cambio de tamaño en forma de porcentaje. Por ejemplo, si cambias la escala del 100% al 50%, su tamaño se reducirá a la mitad de lo que es ahora. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

58 Imágenes en el documento Aquí puedes indicar la medida exacta del tamaño en Ancho y Alto. También puedes cambiar el tamaño modificando su Escala. En Giro puedes indicar un determinado ángulo con el que quieras que la imagen gire respecto a la posición actual. Mientras esté activada la opción Bloquear relación de aspecto, si cambias el Alto, Word ajusta el Ancho para que la imagen no se deforme. Por eso, al cambiar el Alto, también ha cambiado el Ancho. Si cambias el Ancho, Word cambiará el Alto. 2. AJUSTAR LA IMAGEN A unque la imagen se ha colocado donde estaba el cursor, puedes poner la imagen de varias formas respecto al texto. La posición de la imagen, dentro del texto o con respecto a la página, puede ajustarse desde la ficha Organizar. Pulsando el botón Posición, se despliega y puedes elegir en qué posición se situará la imagen dentro de la página del documento que se muestra en iconos representativos. Pulsando el botón Ajustar texto también se despliega y, seleccionando la opción adecuada, puedes ajustar la imagen respecto al texto de una forma u otra. 4

59 Imágenes en el documento Si eliges la opción Más opciones de diseño..., se muestra el siguiente cuadro de diálogo: En la ficha Ajuste de texto podrás indicar que el texto fluya alrededor de la imagen o que no lo haga, no permitiendo que estén a una misma altura texto e imagen. Puedes elegir los siguientes ajustes: En línea con el texto: el objeto aparecerá incluido en la línea de texto, como si fuera un carácter más del mismo. Cuadrado: ajusta el texto alrededor de los lados, indicados en la parte inferior del cuadro, de la imagen u objeto. Estrecho: permite un ajuste más exacto, alrededor de la imagen y no del cuadro que la limita. Transparente: igual que el estrecho pero solo respecto a las zonas de la imagen que están abiertas. Arriba y abajo: el ajuste del texto se realiza en la parte superior e inferior, no permitiendo que fluya el texto en los laterales de la imagen. Detrás del texto: el objeto aparecerá detrás del texto. Delante del texto: el objeto aparecerá delante del texto, como si estuvieran en dos planos o capas diferentes. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

60 Imágenes en el documento En este cuadro también puedes elegir cualquiera de las posiciones de la imagen respecto al texto del documento. Según la opción que elijas podrás elegir una opción en el apartado Ajustar texto y también la Distancia desde el texto. En la ficha Posición podrás indicar con precisión si la imagen se sitúa al mismo nivel con relación a distintos elementos del documento (carácter, margen, página, columna, etc.). Si indicas que la imagen se sitúe detrás o delante del texto, puedes utilizar las opciones de los botones Traer adelante y Enviar atrás para disponer el orden en el que se muestran el texto y las imágenes que estén superpuestas. En la mayoría de ocasiones, ajustarás la posición de la imagen respecto al texto pulsando el botón Ajuste del texto y eligiendo una de las opciones del menú que aparece. Eligiendo la opción adecuada, puedes ajustar la imagen respecto al texto de una forma u otra. Si seleccionas la opción Arriba y abajo, puedes arrastrar la imagen para colocarla donde quieras. 6

61 Imágenes en el documento Word dispone también de opciones para hacer ajustes en el contenido de la imagen, como cambiar el brillo, el contraste, la tonalidad del color o aplicar efectos artísticos. Si la imagen ocupa mucho, pulsando el botón Comprimir imágenes puedes hacer que ocupe menos en el documento. A mayor compresión, menos calidad tendrá la imagen. Al pulsar el botón Correcciones, se despliega mostrándose una serie de imágenes en miniatura con el aspecto que tienen al aplicarles distintos grados de nitidez, brillo y contraste. Para aplicar la que quieras, solo tienes que pulsar en una de ellas. También, puedes modificar la coloración de la imagen cambiando la saturación, el tono o colorear nuevamente la imagen. Para ello, pulsa el botón Color para desplegarlo y elige una de las miniaturas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

62 Imágenes en el documento Si despliegas la opción Más variaciones, puedes elegir cualquier color y la imagen tomará una tonalidad acentuada al color seleccionado. Con la opción Definir color transparente, puedes pulsar en un color de la imagen y se tomará como transparente, viéndose lo que haya debajo de la imagen si está superpuesta a otra o a un texto. Si accedes a la opción Opciones de correcciones de imagen..., se muestra un cuadro de diálogo donde puedes cambiar con precisión la coloración de la imagen. También puedes seleccionar cualquier otra categoría en la parte izquierda para ajustar sus parámetros. Word incluye una serie de efectos artísticos que podemos aplicar a nuestras imágenes. Para ello, despliega el botón Efectos artísticos. Y selecciona el efecto que quieras aplicar. 8

63 Imágenes en el documento 3. APLICAR ESTILOS A demás de los cambios de tamaño, posición con respecto al texto y ajuste del brillo, contraste y color de la imagen, también podemos aplicarle una serie de efectos, formas, contornos y estilos para mejorar su aspecto. Pulsando el botón Restablecer imagen, se anulan todos los cambios de formato que hayas aplicado a una imagen. En el grupo Estilos de imagen dispones de varias opciones a aplicar: Contorno de imagen: al desplegarlo, puedes elegir cualquier color para aplicar una línea del color elegido alrededor de la imagen. Puedes elegir la opción Sin contorno para eliminar o no aplicar ningún contorno a la imagen. Efectos de la imagen: nuestra un conjunto de efectos ya creados que puedes aplicar al desplegar la opción Preestablecer, o bien puedes aplicar solo alguno de los efectos: Sombra, Reflexión, Iluminado, Bordes suaves, Bisel o Giro 3D. Diseño de imagen: al desplegarlo puedes elegir una de las formas de la lista y la imagen se adaptará con la forma que elijas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

64 Imágenes en el documento Pulsando el botón Más se despliega la lista de estilos de imagen para seleccionar uno de ellos y aplicarlo a la imagen seleccionada. Un estilo de imagen es un conjunto de efectos (forma de imagen, contorno, sombra, etc.) que puedes aplicar a una imagen. Como ves, puedes aplicar distintos efectos a las imágenes que incluyas en tus documentos para darles un aspecto más elegante. Para quitar el fondo, pulsa el botón Color de página y, al desplegarse, elige la opción Sin color. 4. FONDOS Y MARCAS DE AGUA A demás del texto y de las imágenes, tus documentos también puedes decorarlos con un fondo. Para incluir los distintos tipos de fondos, muestra la ficha Diseño de página y, en el grupo Fondo de página, pulsa el botón Color de página. Como fondo puedes poner un color de esta paleta. Una paleta es un grupo o colección de colores. Si quieres usar otros colores que no ves aquí, elige la opción Más colores... y podrás seleccionar cualquier color. 10

65 Imágenes en el documento Con la opción Efectos de relleno puedes poner distintos tipos de relleno como fondo del documento. Entre los efectos de relleno tenemos: Degradados: todo el fondo se rellena solo de Un color o de una gama de colores que va entre Dos colores elegidos previamente. Textura: catálogo de distintas imágenes que puedes utilizar para que rellenen el fondo de la página. Trama: se muestran un catálogo de pequeños dibujos o tramas para aplicar como fondo de las páginas. Imagen: pulsando el botón Seleccionar imagen... podrás elegir el archivo con la imagen que quieras poner como fondo. Si eliges el crear un degradado de dos colores, pulsando en las listas Color 1 y Color 2 puedes elegir los colores con los que crear el degradado. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

66 Imágenes en el documento En Estilos de sombreado puedes elegir la orientación de la gama de colores del degradado. En Variantes aparecen las cuatro posibilidades de mezcla de gamas con los dos colores para que elijas una de ellas. El degradado que se aplicará cuando aceptes es el que puedes ver en Muestra. Seguro que habrás visto, libros, revistas, periódicos u otro tipo de publicaciones en las que hay una imagen muy tenue en el fondo y por encima está el texto. A esta imagen se le llama marca de agua. Para poner una marca de agua en las páginas de un documento, en la ficha Diseño de página, pulsa el botón Marca de agua. Al desplegarse el botón Marca de agua, puedes elegir uno de los textos predefinidos. También puedes poner uno de los textos predefinidos como marca de agua o crear una marca de agua a tu gusto que tenga texto o una imagen con la opción Marcas de agua personalizadas... Con la opción Quitar marca de agua se elimina una marca de agua que hayas puesto en un documento. 12

67 Imágenes en el documento Al seleccionar Marcas de agua personalizadas..., se muestra el siguiente cuadro de diálogo: Si la opción Decolorar está activada, la imagen que pongas como marca de agua se verá más suavizada o tenue. Según la opción que elijas, puedes poner dos tipos de marcas de agua: Marca de agua de texto: puedes indicar el texto y elegir el tipo de letra, tamaño, color, transparencia y distribución. Marca de agua de imagen: pulsando el botón Seleccionar imagen, puedes elegir el archivo con la imagen que quieras poner como marca de agua. Desplegando la lista Escala puedes elegir el tamaño de la imagen en la marca de agua. Si pulsas Aceptar, se aplica la marca de agua en el documento. Pulsando Aplicar, se produce el mismo efecto, pero no se cierra el cuadro de diálogo. Así puedes volver a cambiar los parámetros del cuadro y aplicar otro tipo de marca de agua. Para poner la marca de agua en una página, la tendremos que incluir como una imagen cualquiera, colocarla detrás del texto y ajustar su brillo y contraste para hacerla más tenue. Para ello, primero sitúa el cursor en la página donde quieras poner la marca de agua. Muestra la ficha Insertar, pulsa el botón Imagen y abre el archivo de la imagen que quieras insertar en el documento. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

68 Imágenes en el documento Una vez tienes la imagen en el documento, pulsa sobre ella para seleccionarla. Entonces aparece la ficha Formato de las Herramientas de imagen. Para poder mover con libertad la imagen y ver cómo queda respecto al texto, pulsa el botón Ajustar texto y elige la opción Detrás del texto para poder arrastrar la imagen y colocarla en la posición de la página que quieras. Ajusta el tamaño de la imagen arrastrando los controladores de ajuste. Pulsa el botón Correcciones para que la imagen quede más tenue aumentando el brillo y disminuyendo el contraste. 14

69 Impresión de documentos 1. PREPARAR EL PAPEL U na vez ya tengas hecho el documento, puedes verlo en pantalla o imprimirlo en una o varias hojas de papel. Vamos a ver cómo pasar un documento a papel utilizando una impresora. Pero antes de imprimir, hay que revisar el documento para comprobar que todo esté bien. Hay varias cosas que influyen en la impresión del documento, como el tamaño y la orientación del papel o los márgenes. Para ver y configurar estos aspectos del documento, muestra la ficha Diseño de página y, en el grupo Configurar página. Pulsa el botón Orientación para elegir la forma de impresión en la hoja de papel: en Vertical o en Horizontal. Para ver qué tamaño de papel tienes seleccionado y cambiarlo si es necesario, en la ficha Diseño de página pulsa el botón Tamaño para desplegarlo. Puedes elegir uno de los modelos estándar de tamaño de papel: Carta, Ejecutivo, Oficio, A4, etc. Sin embargo, hay otra forma de establecer las medidas que queremos para el tamaño de papel. Para ello, selecciona la opción Más tamaños de papel... y se muestra un cuadro de diálogo donde seleccionar estos tipos de papel o bien indicar tus propias medidas. Otra forma de mostrar este cuadro es pulsando el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página y mostrar la ficha Papel. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

70 Impresión de documentos Puedes seleccionar un tamaño de papel de la lista Tamaño del papel o indicar las medidas exactas en Ancho y Alto. En la lista Tamaño del papel puedes elegir las medidas de la hoja de papel en la que vas a imprimir el documento. El tamaño A4 es el de un folio normal de los que gastas en la oficina, en el colegio, etc. Hay impresoras que pueden coger el papel para imprimir desde distintas bandejas. En Origen del papel puedes elegir la bandeja desde donde la impresora coge el papel. Origen del papel: En la lista Primera página elige la fuente de papel que quieras utilizar para imprimir la primera página del documento. En la lista Otras páginas elige el papel para el resto de páginas. 2

71 Impresión de documentos En Vista previa verás el aspecto de la página según las opciones que elijas antes de aplicarlas al documento. En la lista Aplicar a puedes elegir la parte del documento a la que quieres aplicar la configuración que hayas elegido. Un documento puede estar dividirlo en una serie de partes llamadas secciones, que no tienen nada que ver con las páginas que tenga el documento. Si aplicas un nuevo tamaño de papel, se cambian los márgenes. En Aplicar a puedes elegir la parte del documento a la que quieras aplicar los nuevos márgenes: Esta sección: se aplica a la sección en la que está el cursor. De aquí en adelante: se aplica desde donde está el cursor hasta el final del documento. Todo el documento: el cambio de márgenes se aplica a todo el documento. En la ficha Márgenes, puedes elegir la Orientación para colocar la hoja de papel en Vertical u Horizontal. 2. AJUSTAR LOS MÁRGENES U na vez has indicado el tamaño de papel, Word calculará el ancho de los márgenes, midiendo desde los bordes del papel. Como ya sabes, una página tiene cuatro márgenes: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, cuyas medidas puedes ajustar. Para ajustar los márgenes, puedes pulsar el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página y en el cuadro de Configurar página muestra la ficha Márgenes. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

72 Impresión de documentos En la lista Varias páginas puedes elegir distintas formas de imprimir el documento según como quieras distribuirlo en distintas páginas: Normal: el documento se imprime siempre con los mismos márgenes en todas las páginas. Márgenes simétricos: el documento se imprime por las dos caras del papel. De esta forma los márgenes derecho e izquierdo pasan a ser interior y exterior, que serán distintos dependiendo de si la página es par o impar. Dos páginas por hoja: en cada hoja de papel se imprimen dos páginas del documento. Formato libro: se imprimen 2, 4, 8, 12 y 16 páginas en una sola cara del papel. Al plegar el papel, se abre como un folleto. Esta opción se utiliza en documentos con más de dos páginas. Si quieres encuadernar el documento, puedes hacer más grande el margen interior añadiendo un cierto espacio que se llama margen de encuadernación. 4

73 Impresión de documentos Encuadernar una serie de hojas de papel sueltas es pegar o coser varias hojas de papel por uno de sus bordes para formar un libro. Solo en el tipo de página Normal, en la lista Varias páginas, puedes indicar la Posición del margen interno, donde se situará el margen de encuadernación: Izquierda o Arriba. Los encabezados y pies de página, así como los números de página, se situarán en el espacio en blanco de los márgenes superior e inferior. En la ficha Diseño del cuadro de Configuración de página, podemos ajustar estos elementos. En Encabezado puedes ver y cambiar la distancia desde el borde superior del papel hasta el borde superior del encabezado. En Pie de página puedes ajustar la distancia desde el borde inferior del pie de página hasta el borde inferior del papel. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

74 Impresión de documentos 3. VISTA PRELIMINAR A ntes de imprimir, es conveniente ver en pantalla el aspecto que tendrá el documento cuando lo imprimas en papel, sobre todo si le has hecho cambios. Aunque en el tipo de vista Diseño de impresión puede verse el documento tal como quedará al imprimirse, también podemos utilizar la Vista preliminar antes de realizar la impresión. Para ver el documento con esta, muestra la vista Backstage y selecciona la opción Imprimir. En la parte derecha hay una vista preliminar para ver el aspecto final que tendrán las páginas del documento cuando las imprimas en papel. Al comenzar un nuevo documento y antes de empezar a escribir, es cuando debes ajustar el tamaño del papel, la orientación de la página, tamaño de los márgenes y otras opciones que afecten al formato de página. Sin embargo, puedes cambiar estas opciones fácilmente en cualquier momento, pero debes tener en cuenta que al cambiar una de estas opciones, por ejemplo, el tamaño de papel, Word calculará nuevamente los márgenes, reajustando la distribución del texto a lo largo del documento. Por eso, antes de imprimir siempre es aconsejable que mires el aspecto del documento con la vista Diseño de impresión o con la Vista preliminar y hagas los cambios necesarios para que el documento tenga el aspecto que quieres cuando lo imprimas. 6

75 Impresión de documentos Con la herramienta Zoom podrás acercar o alejar el documento. Así puedes acercar una página y ver una parte de ella con más detalle o alejar el documento para ver dos o más páginas al mismo tiempo. Además de pulsar los botones Alejar y Acercar, también puedes arrastrar el cursor deslizante para acercar o alejar. Para mostrar solo una página en la vista preliminar, pulsa el botón Toda a la página. Puedes ir viendo el documento hacia atrás o hacia adelante, página por página, pulsando los botones Página anterior y Página siguiente o ir directamente a una de ellas indicándolo en Página actual. 4. IMPRIMIR EL DOCUMENTO A ntes de imprimir un documento, tienes que comprobar si está conectada la impresora a tu ordenador y que está preparada para imprimir el documento. Si ya tenemos nuestro documento preparado para pasarlo a papel, muestra la vista Backstage y selecciona la opción Imprimir. Indica cuántas Copias quieres que se impriman y pulsa el botón Imprimir. Si pulsas el botón del apartado Impresora, se muestra una lista donde puedes elegir la impresora con la que imprimirás el documento. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

76 Impresión de documentos Si tu ordenador tiene instaladas varias impresoras, selecciona una de ellas para imprimir tu documento, pero debes asegurarte de que está conectada para poder imprimir. Debajo del nombre de cada impresora se indica Listo si está preparada para imprimir. Si la impresora no está encendida o conectada se muestra el aviso Sin conexión. Si pulsas en Propiedades de impresora puedes ajustar los parámetros propios de la impresora seleccionada. Si quieres indicar otra forma de imprimir el documento, ajusta los parámetros del apartado Configuración. Para imprimir únicamente algunas páginas del documento, indicas sus números en Páginas. Por ejemplo, si en Páginas pones 1-4,6,8 se imprimirán las páginas de la 1 a la 4, la 6 y la 8. Pulsando el botón Imprimir todas las páginas, puedes elegir qué páginas del documento se imprimirán. Dependiendo de la opción que elijas se imprimirá solo lo que indiques: Imprimir todas las páginas: se imprime todo el documento, desde la primera página hasta la última. Imprimir selección: se imprime solo lo que hayas seleccionado en el documento. Imprimir página actual: solo se imprime la página que se muestra en la vista preliminar. Imprimir intervalo personalizado: solo se imprimen las páginas indicadas en el campo Páginas. 8

77 Impresión de documentos Imprimir solo páginas impares: se imprimirán solo las páginas 1,3,5,7, etc. Imprimir solo páginas pares: se imprimirán solo las páginas 2,4,6,8, etc. Al imprimir documentos de varias páginas, pulsa Imprimir a una cara y puedes elegir entre imprimir cada página en una hoja o imprimir a doble cara. Otra forma de imprimir a doble cara consiste en imprimir primero las páginas impares y después las páginas pares. En esta lista se mostrará la opción Imprimir a doble cara si la impresora lo permite. En caso de que nuestra impresora no disponga de la opción Imprimir a doble cara, elige la opción Imprimir manualmente a doble cara, con lo que Word imprimirá primero las páginas de una cara y después te avisará para que inviertas la pila de hojas y las introduzcas en la impresora para que se imprima la otra cara. Cuando tengas que imprimir varias copias, puedes hacer que se impriman de dos formas. Para ello, pulsa el botón Sin intercalar y elige entre: Intercaladas: Se imprimen todas las páginas de una copia, luego todas las páginas de la segunda copia, y así una copia tras otra. Sin intercalar: Se imprime la primera página de todas las copias, después la segunda página, luego la tercera página, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

78 Impresión de documentos Hay tres botones que al pulsarlos puedes volver cambiar la orientación del documento (Vertical u Horizontal), el tamaño de papel (Carta, Oficio, A4, etc.) o ajustar sus márgenes. Si pulsas el botón 1 página por hoja, se despliega una lista donde puedes elegir el número de Páginas por hoja que se imprimirán en cada hoja de papel. Una vez tengas configurada la impresora y el documento, puedes comenzar la impresión pulsando el botón Imprimir. Si no quieres imprimir puedes pulsar en cualquiera de las fichas para volver al documento. 10