Procedimiento para Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria.

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1 Página 1 29 Procedimiento para Duplicado Certificado Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 15 días hábiles FECHA DE ELABORACIÓN 10 Julio 2012 FECHA DE REVISIÓN Septiembre 2016 ELABORÓ C. Armando Cañedo Solares Dirección General Desarrollo Educativo VALIDÒ C. Armando Cañedo Solares Dirección General Desarrollo Educativo REVISÓ C. Mónica Vega Hernánz Dirección Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez l Mercado Herrera Secretario Educación Pública

2 Página 2 29 I. ÍNDICE CONTENIDO I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 8 V. DIAGRAMA DE FLUJO VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO VII. LISTA DE FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 29

3 Página 3 29 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Este procedimiento aplica al personal las Coordinaciones Regionales Desarrollo Educativo y la Dirección Control y Gestión Escolar encargadas atenr las solicitus que realizan los usuarios Instituciones Educación Básica para el Duplicado Certificado Educación OBJETIVO Brindar las bases metodológicas que permitan a los encargados l servicio realizar el procedimiento Duplicados Certificados Educación Preescolar, Primaria y Secundaria, para que los interesados puedan contar con el documento que acredite el nivel educativo según lo establezca la regulación respectiva.

4 Página 4 29 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN NORMAS Constitución Política los Estados Unidos Mexicanos. Vigente. Constitución Política para el Estado Libre y Soberano Puebla. Vigente Ley Ingresos l Estado Puebla. Vigente. Ley Responsabilidas los Servidores Públicos l Estado Puebla. Vigente Ley General Educación. Vigente. Reglamento Interior la Secretaría Educación Pública l Gobierno l estado Puebla. Vigente. Instructivo llenado l Duplicado l Certificado Estudios Educación Primaria. Vigente. Instructivo llenado l Duplicado l Certificado Estudios Educación Secundaria. Vigente. Normas Control Escolar Relativos a la Inscripción, Reinscripción, Acreditación, Promoción, Regularización y Certificación en la Educación Básica. Vigente. Manual Normas para el Análisis y Seguimiento los Documentos Certificación y Resolución Equivalencias Estudios. Vigente.

5 Página 5 29 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todo trámite berá ser realizado por personas que cuenten con la mayoría edad, la harán por escrito utilizando el formato codificado, el cual be ser llenado por el(la) usuario(a) con letra mol y con tinta cualquier color y una vez requisitado, no podrá ser modificado y/o alterado. Se berán adjuntar los requisitos para la revisión cada trámite. Si la documentación se encuentra incompleta o incorrecta, no se realizará el trámite requerido. Cuando el(la) usuario(a) no entregue copia su certificado para el cotejo la información, se le solicitará proporcione información adicional para requisitar el apartado INFORMACIÓN ADICIONAL EN CASO DE NO PRESENTAR "COPIA DEL CERTIFICADO ESCOLAR" DEL ALUMNO(A) l formato solicitud duplicado Se berá consirar como antecente escolar copia simple : la Boleta calificaciones, la Cartilla Evaluación, l Karx, l Diploma y/o l formato oficial registro nominado REL. Las fotos berán ser recientes en tamaño infantil, frente y con el rostro scubierto, en blanco y negro o color, en papel mate, con ropa clara y fondo claro, no escaneadas ni instantáneas. En caso que el usuario(a) en los requisitos adjunte documentos que carezcan valiz oficial, para el cotejo su duplicado certificado, este trámite no se llevará a cabo y se retendrá el expediente completo para cualquier aclaración futura. La elaboración la orn cobro, para realizar el pago por la expedición Duplicado Certificado Preescolar, Primaria y Secundaria, berá hacerse a nombre l egresado. En caso encontrar inconsistencias al momento realizar el cotejo en el SICEP, berán basarse en el formato oficial registro nominado REL La expedición Duplicados Certificado Preescolar, Primaria y Secundaria solo berá suspenrse acuerdo a las fechas indicadas en el calendario escolar vigente.

6 Página 6 29 Se berán respetar las fechas la vigencia expedición establecida por la feración con respecto al uso la papelería oficial l certificado acuerdo a los cambios por ciclo escolar. Periodo máximo entrega l duplicado certificado berá ser 10 días hábiles para egresados 1998 a la fecha. Periodo máximo entrega l duplicado certificado berá ser 15 días hábiles para egresados anteriores a Periodo máximo entrega duplicado certificado berá ser 30 días hábiles para los casos solicitus a través relaciones exteriores, apoyo a migrantes y otros Estados la República, así como para usuarios(as) que no presenten copia l certificado como antecente escolar. En caso que el responsable l procedimiento en CORDE extravíe el formato duplicado certificado preescolar, primaria y secundaria, berá levantar un acta administrativa ante el área jurídica correspondiente basándose en el anexo 8 l manual Normas para el Análisis y Seguimiento los Documentos Certificación y Resolución Equivalencias Estudio. Para la entrega l duplicado certificado solo be presentar el Comprobante para Recoger Duplicado Certificado y/o la intificación oficial vigente (IFE/INE) l(a) usuario(a) que realizo el trámite. El usuario tiene un plazo máximo cuatro meses para acudir a recibir su duplicado certificado preescolar, primaria y secundaria, si no lo hace, se procerá a la cancelación l mismo. La Intificación l servicio se realizará a través l número consecutivo referencia. Los expedientes se archivarán en orn ascennte acuerdo al número referencia. Los respaldos los registros electrónicos se realizará forma trimestral en medios magnéticos. Los servicios no conformes se intificarán con un post-it y se positarán en la charola escritorio correspondiente. La medición l proceso se hace a través los Niveles Calidad en Tiempos Entrega por Servicio -005.

7 Página 7 29 La Solicitud duplicado podrá tener un nombre diferente al que se manifieste en los documentos probatorios escolaridad, en caso que el(la) usuario(a) lo requiera para solicitar ante el área jurídica la CORDE correspondiente el trámite nominado expedición certificados estudios por rectificación o corrección l nombre l educando para que posteriormente se elabore su duplicado certificado con la corrección correspondiente. Para las solicitus duplicado certificado educación básica los cuales se emitieron únicamente en el ciclo escolar y que fueron expedidos con 3 promedios, se elaborará en los formatos educación secundaria y se les asentará sólo el promedio general. A partir l ciclo escolar , jan expedirse certificados Educación Primaria y Secundaria y solo se reimprimen s el siguiente link: La reimpresión certificados digitales Educación Primaria y Secundaria emitidos a partir l ciclo escolar , se realizará en papel bond y sin costo alguno para el usuario. La expedición los certificados Educación Preescolar emitidos entre los ciclos escolares al , se imprimirán papel bond y sin costo alguno para el usuario. Los certificados otros estados, migrantes y los emitidos antes 1998 serán tramitados y expedidos en la Dirección Control Escolar.

8 Página 8 29 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos humanos Materiales Maquinaria Información *Requisitos para el inicio l trámite: 1. Acta nacimiento original (solo para cotejo) y una copia simple legible. 2. Una copia simple la CURP ampliada a tamaño carta. 3. Solicitud duplicado y cotejo información certificado SEP-5- DGDE/PO/ bidamente requisitada. Responsable certificado en la Dirección Control Escolar. Artículos oficina y papelería. Formato Certificado Equipo Cómputo Equipo Impresión 4.Oficio solicitud trámite para duplicado certificados otros estados, relaciones exteriores y migrantes, cuando sea aplicable. 5.Una copia simple l certificado o antecente escolar (en caso contar con ello) fotografías recientes t/infantil frente y con el rostro scubierto, en blanco y negro o color, papel mate, ropa clara y fondo claro, no escaneadas ni instantáneas (excepto preescolar). 7. Una copia simple l comprobante pago, sellado por el área recursos financieros

9 Página 9 29 CORDE o la Secretaría Finanzas y Administración. * Requisitos para la entrega duplicado: 1.Presentar el comprobante para recoger duplicado certificado y/o la intificación oficial vigente (IFE/INE) l(a) usuario(a). *Requisitos para el inicio l trámite: 1.Acta nacimiento original (solo para cotejo) y una copia simple legible. 2.Una copia simple la CURP ampliada a tamaño carta. Responsable certificado en Artículos oficina y papelería. Formato Certificado Equipo Computo Equipo Impresión 3.Solicitud duplicado y cotejo información certificado SEP-5- DGDE/PO/ bidamente requisitada. 4.Una copia simple l certificado o antecente escolar (en caso contar con ello). 5.2 fotografías recientes t/infantil frente y con el rostro scubierto, en blanco y negro o color, papel mate, ropa clara y fondo claro, no escaneadas ni instantáneas (excepto preescolar). 6.Una copia simple l comprobante pago, sellado por el área recursos financieros CORDE o la

10 Página Secretaría Finanzas y Administración. * Requisitos para la entrega duplicado: 1.Presentar el comprobante para recoger duplicado certificado y/o la intificación oficial vigente (IFE/INE) l(a) usuario(a). 1.Relación expedientes a cotejar. Responsable l Archivo la Dirección Control Escolar. Artículos oficina Equipo Cómputo. 2.Solicitud duplicado y cotejo información certificado SEP-5- DGDE/PO/ bidamente requisitada u Oficio solicitud trámite para certificados otros estados e inmigrantes. 3.Una copia simple l certificado o antecente escolar cuando se cuente con esa documentación.

11 Página V. DIAGRAMA DE FLUJO

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18 VI.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Página Secuencia etapas Actividad Responsable Formato 1 Solicitud información 1.1 Solicita requisitos vía internet, telefónica o presencial para duplicado certificado preescolar, primaria o secundaria. El duplicado que solicita el(la) usuario(a) ES: Del ciclo escolar o posterior sin necesidad modificar la CURP o él Nombre? Si. Pasar a la actividad 2. No. Pasar a la siguiente toma cisiones. Usuario 2 Entrega formato Solicitud duplicado y validación certificado 2.1 Se le informa al(a) usuario(a) que a partir ese ciclo escolar ya no existen duplicados y que pue hacer una reimpresión l mismo directamente la página nsulta/ De otro Estado o Migrantes? Si. Pasar a la actividad 3. No. Pasar a la siguiente toma cisiones. El duplicado solicitado es anterior a 1998 y una escuela perteneciente a una CORDE certificada? Si. Pasar a la actividad 3 No. Pasar a la actividad 4. Responsable certificado en Responsable certificado en la Dirección Control y Escolar

19 Página Se informa a usuario lugar trámite. 3.1 Se le informa al(a) usuario(a) que el duplicado su certificado lo berá tramitar en la Dirección Control Escolar y se le proporciona el formato Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado para que conozca los requisitos. La escuela don certifico el usuario(a) Es una CORDE foránea y/o la CORDE en la que se presenta. Responsable duplicados certificado en Solicitud duplicado y cotejo información Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ Si. Pasar a la actividad 4. No. Pasar a la actividad Entrega formato Solicitud duplicado y validación certificado 5. Acu al área Recursos Financieros a que le impriman la orn cobro. 6. Realiza el pago. 7. Regresa a que le sellen la orn cobro. 8. Presenta la documentación requerida. 4.1 Entrega al(a) usuario(a) el formato Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado y se le indica que pue acudir al área Recursos Financieros CORDE a que le impriman la orn Cobro o en un módulo la Secretaría Finanzas y Administración. 5.1 Acu al área Recursos Financieros CORDE o a un módulo la Secretaría Finanzas y Administración a que le impriman la orn cobro. 6.1 Realiza el pago correspondiente en las instituciones financieras. 7.1 Regresa al área Recursos Financieros a que le sellen el original y la copia l comprobante pago. 8.1 Presenta la Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado Responsable duplicados certificado Usuario(a) Usuario(a) Usuario(a) en Solicitud duplicado y cotejo información Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ Usuario(a) Solicitud duplicado y cotejo información

20 Página Entrega formato y se orienta al usuario requisitada con la documentación necesaria. 9.1 Entrega al(a) usuario(a) el formato Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado y se le orienta a que CORDE l Municipio be asistir para que le brinn el servicio. En los requisitos se adjuntó copia l certificado escolar? Responsable duplicados certificado en Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ Solicitud duplicado y cotejo información Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ Si. Pasar a la actividad.11 No. Pasar a la actividad Requisita información adicional en la solicitud duplicado. 11 Sella recibido la Solicitud Duplicado y Validación Certificado Informa al(a) usuario(a) que su duplicado se le entregará en un máximo 30 días hábiles y le pi que requisite el apartado Información Adicional la Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado Sella recibido la Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado, coloca la fecha máxima disponibilidad y entrega al(a) usuario(a) el comprobante para recoger el duplicado certificado La solicitud recibida es para un duplicado anterior a 1998? Si. Pasar a la actividad 12. No. Pasar a la actividad 20. Responsable Solicitud certificado en Responsable certificado en la Dirección Control y Escolar Responsable Solicitud certificado en Responsable certificado en la Dirección Control y Escolar duplicado y cotejo información Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ duplicado y cotejo información Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ Entrega los Expedientes al 12.1 Entrega los expedientes al área l archivo la Dirección Responsable duplicados Relación Expedientes a

21 Página área l archivo la Dirección Control Escolar 13. Sella y firma la Relación Expedientes a Cotejar. Control Escolar a más tardar 3 días hábiles posteriores a la fecha recepción l trámite mediante el formato Relación Expedientes a Cotejar o envía por correo electrónico el cotejo solicitado Sella y firma recibido la Relación Expedientes a Cotejar. certificado en Responsable certificado en la Dirección Control y Escolar Responsable l Archivo la Dirección Control Escolar. Cotejar SEP-5- DGDE/PO/ Relación Expedientes a Cotejar SEP-5- DGDE/PO/ Coteja los expedientes Coteja los expedientes recibidos vía correo electrónico o personal, en el archivo semiactivo la Dirección Control Escolar. Fueron localizados los datos l(a) usuario(a)? Si. Pasar a la actividad 15. No. Pasar a la actividad 18. Responsable l Archivo la Dirección Control Escolar. 15. Requisita el apartado cotejo información la Solicitud. 16. Registra en el Libro. 17. Entrega expedientes cotejados o contesta correo electrónico Requisita el apartado cotejo información la Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado Registra el cotejo en el libro Validaciones certificado preescolar, primaria y secundaria Entrega los expedientes cotejados y/o contesta el correo electrónico, a los responsables certificado en CORDE y/o al(a) responsable duplicados en la Dirección Responsable l Solicitud Archivo la Dirección Control Escolar. Responsable l Archivo la Dirección Control Escolar. Primaria Responsable l Archivo la Dirección Control Escolar. duplicado y cotejo información Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ Libro Control Validaciones Preescolar, y Secundaria SEP- 5-DGDE/PO/

22 Página Elabora respuesta para la 19. Entrega respuesta a usuario(a). Control Escolar, en un máximo 8 días posteriores a la fecha recepción Elabora respuesta y se envía por correo electrónico o se la entrega a la CORDE correspondiente Proporciona copia la respuesta por parte l área l Archivo la Dirección Control Escolar y se la entrega al(a) usuario(a). La solicitud recibida es para un duplicado una escuela perteneciente a su CORDE? Responsable l Archivo la Dirección Control Escolar. Responsable duplicados certificado en Si. Pasar a la actividad.21 No. Pasar a la actividad Solicita cotejo a CORDE 21. Coteja la información recibida o la solicitada vía correo electrónico Solicita vía correo electrónico a la CORDE foránea correspondiente el cotejo la información l(a) usuario(a) Coteja la información recibida o la solicitada vía correo electrónico, en el archivo semiactivo la CORDE o en el SICEP. Fueron localizados los datos l(a) usuario(a)? Responsable duplicados certificado Responsable duplicados certificado en en Si. Pasar a la actividad. 25 No. Pasar a la actividad Solicita cotejo a la escuela Solicita a la Escuela don egreso el(la) alumno(a) el cotejo la información. Responsable duplicados certificado en

23 Página La escuela le proporciono la información? Si. Pasar a la actividad.24 No. Pasar a la actividad Se informa a usuario(a) que no existen datos en los archivos 24 Recibe cotejo la escuela Se informa al(a) usuario(a) o a la CORDE foránea, que no existe registro alguno su trayectoria escolar en los archivos la CORDE ni en la Escuela don egreso y se le informa que pue solicitar el reembolso su pago en la Secretaría Finanzas por no realizarse el trámite solicitado Recibe el cotejo por parte la escuela. Responsable duplicados certificado Responsable duplicados certificado en en 25 Requisita el apartado cotejo información la Solicitud. 26. Asigna referencia y captura información en app_duplicados 25.1 Requisita el apartado Cotejo información l formato la Solicitud con la información l archivo la CORDE, l SICEP, la escuela o la recibida vía correo electrónico la CORDE foránea Asigna referencia y Captura la información en la app_duplicados e imprime el Duplicado certificado. El duplicado certificado se imprimió con errores? Si. Pasar a la actividad 27. No. Pasar a la actividad 29. Responsable duplicados certificado en Responsable certificado en Responsable certificado en la Dirección Control Escolar Solicitud duplicado y cotejo información Certificado SEP- 5-DGDE/PO/ APP_DUPLICAD OS SEP-5- DGDE/PO/01-007

24 Página Cancela formato Certificado Se cancela el formato duplicado certificado con dos diagonales color rojo, se cancela en el Libro Control Folio Certificaciones Estudio correspondiente y en la app_duplicados se le coloca el estatus cancelado. Responsable certificado en Responsable certificado en la Dirección Control Escolar 28 Asigna nueva referencia y se vuelven a capturar los datos. 29 Pega la fotografía en el certificado. 30 Registra en el libro control folio certificaciones estudio 31 Muestra el duplicado al(a) usuario(a) Asigna una nueva referencia al trámite y se vuelven a capturar los datos correctamente en la app_duplicados y se imprime el duplicado certificado Se pega la fotografía, se coloca el sello oficial l Sistema Educativo Nacional y se pasa a firma l titular la Coordinación Regional Desarrollo Educativo Una vez firmado se registra en el Libro Control Folio Certificaciones Estudio y en la app_duplicados se asigna la fecha la disponibilidad correspondiente Se le muestra el duplicado certificado al(a) usuario(a) para que verifique sus datos. APP_DUPLICAD OS SEP-5- DGDE/PO/ Responsable APP_DUPLICAD OS SEP-5- certificado en DGDE/PO/ Responsable certificado en la Dirección Control Escolar Responsable certificado en Responsable certificado en la Dirección Control Escolar Responsable APP_DUPLICAD OS SEP-5- certificado en DGDE/PO/ Responsable certificado en la Dirección Control Escolar Responsable certificado en Certificado Responsable

25 Página Verifica que los datos estén correctos 32.1 Verifica que los datos son correctos. Los datos son correctos? Si. Pasar a la actividad 33. No. Pasar a la actividad 27 certificados en la Dirección Control Escolar Usuario(a) 33 Recibe duplicado certificado 34 Modifica el estatus la referencia en app_duplicados Recibe el Duplicado Certificado y firma recibido en el Libro Control Folio Certificaciones Estudio correspondiente Modifica en la app_duplicados, el estatus la referencia asignada al(a) usuario(a), pasando Disponible a Entregado. FIN Usuario(a) Responsable certificado en Responsable certificado en la Dirección Control Escolar Certificado APP_DUPLICAD OS SEP-5- DGDE/PO/01-007

26 Página VII. LISTA DE FORMATOS Formato Solicitud duplicado y cotejo información certificado. Libro control validaciones preescolar, primaria y secundaria. Niveles Calidad en Tiempos Entrega por Servicio APP_DUPLICADOS Relación expedientes a cotejar Tiempo retención 4 meses Vigente Responsable conservarlo Responsable certificados en CORDES. Responsable Certificados en la Dirección Control Escolar. Responsable Archivo la Dirección Control Escolar. 1 año Dirección General Desarrollo Educativo Vigente Responsable certificados en CORDES. Responsable Certificados en la Dirección Control Escolar. Ciclo Escolar Responsable certificados en CORDES. Código registro SEP-5- DGDE/PO/ SEP-5- DGDE/PO/ SEP-5- DGDE/PO/ SEP-5- DGDE/PO/ SEP-5- DGDE/PO/ Relación Duplicados Certificado para firma por parte la Dirección Control Escolar. Vigente Responsable certificados en CORDES. SEP-5- DGDE/PO/

27 Página VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número revisión Fecha Actualización Descripción l cambio 1 Octubre 2012 Modificación en Normas. Modificación en dos requisitos l Formato SEP- 8/DGDE/PO/ Modificación en el Diagrama Flujo Actividad 14 y 16. Modificación en el Indicador Medida. 2 Enero 2013 Actualizar el nombre l titular la Dirección General Desarrollo Educativo en el procedimiento para certificado educación preescolar, primaria y secundaria. 3 Abril 2013 Modificar los requisitos en el procedimiento. 4 Julio 2013 Modificación en los apartados: Normas y Políticas Operación, Entradas l procedimiento, Diagrama Flujo, Descripción en el Procedimiento. 5 Agosto 2013 Se dan baja tres registros con códigos: SEP- 8/DGDE/PO/01-003, SEP-8/DGDE/PO/01-004, SEP- 8/DGDE/PO/ Se da alta un registro nominado: APP_DUPLICADOS. Cambio nombre al registro SEP-8/DGDE/PO/ Septiembre 2013 Cambio nombre al registro SEP-8/DGDE/PO/ Enero 2014 Se hicieron modificaciones en las Políticas Operación. 8 Marzo 2014 Se dieron alta dos registros Relación expedientes a cotejar y Formulario Adicional para la Solicitud Duplicado y Cotejo Información Certificado. Modificaciones en el Diagrama Flujo y scripción actividas 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34 y Septiembre 2014 Se modifica por nueva estructura.

28 Página Febrero 2015 Se agrega una Política Operación. 11 Abril 2015 Cambios en el formato SEP-6-DGDE-/PO/ Baja l formato SEP-6-DGDE-/PO/ Alta l Formato SEP-6-DGDE-/PO/ Septiembre 2015 Se cambia nomenclatura 13 Mayo 2016 Se elimina una Normatividad. Se agregan Políticas Operación. Se modifica el flujograma. Se modifica la scripción l procedimiento. Cambios en el formato -001 Baja l formato Septiembre 2016 Se modifican Políticas Operación. Se modifica el flujograma. Se modifica la scripción l procedimiento.

29 Página IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida l procedimiento: Duplicado Certificado preescolar, primaria y secundaria. Indicadores medida: % DUPLICADOS REALIZADOS EN TIEMPO Total duplicados disponibles a Tiempo. X 100 Total duplicados solicitados. % DUPLICADOS REALIZADOS EN TIEMPO Total duplicados entregados a Tiempo. X 100 Total duplicados solicitados.