PROTOCOLO DE CADUCIDADES AREA GESTION SANITARIA NORTE DE ALMERIA

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1 Página 1 de 15 PROTOCOLO DE AREA GESTION SANITARIA NORTE DE ALMERIA 1. OBJETIVO Y APLICACIÓN 2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE 3. REVISIÓN DE EN UGC FARMACIA 4. GESTIÓN DE 5. CONTROL DE EN LAS UNIDADES CLÍNICAS 5. ANEXOS 1. OBJETIVO Y APLICACIÓN Este documento tiene por objetivo definir la metodología a seguir para controlar las caducidades de los medicamentos, materias primas y material de acondicionamiento, con el fin de asegurar la no existencia de productos caducados en el laboratorio ni en el almacén, ni su dispensación a las diferentes unidades y pacientes. El control de caducidades tiene por objetivo definir las acciones necesarias para evitar que: Se dispense un medicamento caducado o próximo a caducar. Se elabore una fórmula magistral o preparado oficinal con una materia prima caducada o próxima a caducar Se envase una fórmula magistral o preparado oficinal en un recipiente fuera de plazo marcado para su validez

2 Página 2 de 15 Uno de los objetivos de la Unidad de Farmacia es el mantener y conservar los medicamentos en perfectas condiciones. Para conseguir esto todos los medicamentos han de tener vigencia, es decir no deben de sobrepasar su fecha de caducidad. En el AGSNA todo medicamento ha de reflejar su fecha de caducidad. Por tanto desde la UGC Farmacia tenemos un compromiso, que es el no dispensar ningún medicamento sin fecha de caducidad. Para conseguir esto la UGC Farmacia prioriza la compra de envases clínicos con fármacos en monodosis (que reflejan de forma individualizada tanto la fecha de caducidad como el lote). En los casos en que no se pueda adquirir en esta presentación del laboratorio fabricante, la UGC Farmacia procederá a reenvasar de forma unitaria cada fármaco para darle una fecha de vigencia y un lote. 2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE El plan de actuación será el siguiente: EN LA RECEPCIÓN DE PEDIDOS: Siempre se ha de registrar la caducidad de todo medicamento que procede del laboratorio fabricante. Al recepcionar un medicamento, materia prima o material de acondicionamiento, el celador, y/o en su defecto el auxiliar de farmacia, tiene que anotar la fecha de caducidad en la hoja de pedido. Hay que tener especial cuidado en aquellos medicamentos que se acompañan de diluyente y/o sistema de administración, de tal forma que se presentan en forma de doble paquete; en estos casos hay que anotar siempre como fecha de caducidad la menor de ambas y destacarla en la presentación, por ejemplo con color amarillo fosforito. Tener presente que por ley si un medicamento procedente de laboratorio fabricante tiene fecha de caducidad en un plazo inferior a 6 meses desde la fecha de recepción se puede devolver a laboratorio sin el menor coste.

3 Página 3 de 15 Tras el registro en papel, si se trata de un medicamento, la administrativa realizará su entrada en el programa Farmatools, registrando la caducidad anotada anteriormente. Si se trata de materia prima o de material de acondicionamiento será el farmacéutico quien detalle la fecha de caducidad de los productos en el programa de elaboración de formulas magistrales Paracelso. EN LA UBICACIÓN EN EL ALMACÉN: Siempre se colocará más a la vista aquel con menor fecha de caducidad y a la izquierda en caso de haber 2 o más filas del mismo medicamento. EN LA DISPENSACIÓN DESDE UGC FARMACIA: Todo medicamento que se dispense tiene que reflejar la fecha de caducidad. En la UGC Farmacia se utiliza un sistema visual para conocer si un medicamento está próximo a caducar. Se trata de una pegatina redonda de color rojo (GC: D66701), que se coloca de forma visible en todos aquellos medicamentos dispensados que van a caducar en los próximos 3 meses Si se trata de pedidos para Botiquines de planta o de Atención Primaria sólo será necesario que aparezca reflejada en el envase original. Sin embargo en la medicación de los carros de unidosis siempre tiene que detallarse de forma unitaria (cada comprimido, ampolla o vasito dispensado tiene que llevarlo). Cuando se trata de fórmulas magistrales o preparados oficinales viene reflejada en la etiqueta obtenida del programa Paracelso. En los casos en que las dosis unitarias no vienen de fábrica con lote y caducidad se reenvasa en nuestro laboratorio, de manera que se le dará la misma fecha que el envase original siempre que se trate de blisters, y en caso contrario se le dará un máximo de 6 meses. EN LA DEVOLUCIÓN A UGC FARMACIA: Todo medicamento que se devuelva a farmacia ha de reflejar el lote y la caducidad para poder volver a dispensarlo. Se aprovecharán aquellos fármacos que se devuelvan con lote y caducidad y ésta sea superior a un mes. En el momento de su colocación en el almacén hay que tener en cuenta que si la fecha

4 Página 4 de 15 de caducidad es inferior a 3 meses se pegará un punto rojo para destacar que hay que usarlo primero. 3. REVISIÓN DE EN UGC FARMACIA Se realizarán12 revisiones anuales del total del stock de farmacia, una por mes, siempre con 3 meses de adelanto, así que a final de septiembre se revisarán los caducados de Diciembre. Siempre se revisarán los caducados con 3 meses de adelanto. Se realizará revisión de todo el contenido del almacén general, del kardex vertical, y del material de laboratorio (materias primas, material de acondicionamiento y fungible). Los cajones de la U de unidosis se usan para almacenar las devoluciones de los carros de unidosis, por tanto se tendrá en cuenta la caducidad a la hora de colocar la medicación. No se realizará la revisión mensual de su contenido. Los medicamentos que van a caducar se señalan con un punto rojo redondo, que significa que el medicamento dispensado tiene una caducidad igual o inferior a 3 meses. El PROCEDIMIENTO GENERAL es el siguiente: Al final de cada mes se imprime un listado de todos los medicamentos que se han recibido en UGC Farmacia con una fecha de caducidad igual al día último de mes del mes 3º a contar a partir del mes en que estamos, y se hará de la siguiente manera: El FEA Farmacia responsable de caducidades sacará un listado del Programa Farmatools de los medicamentos que se han recepcionado en farmacia, y que caducan en los próximos 3 meses. (Gestion economica Administración Inventarios Informe de caducidades Informe resumido Fechas: de dia 30 a 31 o de 30 a 30, en función del mes Mostrar lotes XXXX Ordenado por artículo).

5 Página 5 de 15 El farmacéutico sacará un listado del Excel de reenvasados (sólidos y líquidos) y de medios y cuartos comprimidos, en escritorio del ordenador de laboratorio, de todos los reenvasados, tanto sólidos como líquidos, que caducan en el tercer mes a partir de la fecha actual. También sacará del mismo Excel un listado de los citostáticos recibidos del Hospital Torrecárdenas que van a caducar dentro de 3 meses. El farmacéutico también sacará un listado de los Medicamentos No Incluidos en la Guía que van a caducar dentro de 3 meses, de un Excel creado en el ordenador de unidosis; así como un listado de los productos de laboratorio que están próximos a caducar. El farmacéutico también sacará un listado con los medicamentos citostáticos que se han recibido del Hospital Torrecárdenas y que caducan dentro de 3 meses, por si han caducado, o van a caducar. Doce veces al año (una vez al mes), en la última semana de cada mes, se realizará visualmente la revisión de caducidades por el auxiliar de farmacia basándose en los listados impresos, que retirará todo aquello que caduca a fin de mes, y a todo lo que caduque en los siguientes 3 meses le pegará un punto rojo, que indicará que está próximo a caducar.

6 Página 6 de 15 Cada mes se revisarán las existencias de caducidades por un sólo auxiliar de farmacia, y será este mismo auxiliar quien retire los medicamentos que van a caducar, anote las cantidades de unidades retiradas y consulte con el farmacéutico su gestión posterior, y firme en la Hoja de Comprobación de control de caducidades. Por partes se haría lo siguiente: 1. Revisión del Almacén de Farmacia: Cada auxiliar revisará un mes, colocará los puntos rojos, retirará los medicamentos de las estanterías. 2. Revisión del Armario de Dispensación Automática: Mediante la realización de un inventario con los artículos que aparecen en el listado impreso que se saca cada mes, se irán revisando los cajetines por si hubiera algo que caduque ese mes. Si caduca en los próximos 3 meses se pegará pegatina roja. 3. Revisión de los cajones con Medicamentos No Incluidos en Guía (MNIG): se utilizará para ello una tabla Excel ubicada en el ordenador de unidosis y se filtrará por fecha de caducidad. El auxiliar revisará si hay existencias de los medicamentos que caducan a final de mes, lo retirará y lo desechará al cubo blanco. 4. Revisión de los Medios Comprimidos y Reenvasados, tanto sólidos como líquidos: En el ordenador del laboratorio hay una tabla Excel donde se registran todos los reenvasados que se realizan. Se filtrará por fecha de caducidad para la obtención del listado. El auxiliar de farmacia revisará si existen caducados y los retirará. 5. Revisión de los citostáticos: En el mismo archivo Excel de reenvasados, hay una pestaña en que se registran las caducidades de los medicamentos citostáticos, que proceden

7 Página 7 de 15 de la UGC Farmacia del Hospital Torrecárdenas. Cada vez que llegue un pedido de Torrecárdenas se registrará su entrada en la Excel. Los citostáticos que caduquen a final de ese mes se eliminará en el contenedor rojo. Y los que caduquen en los próximos 3 meses se devolverán a UGC Farmacia de Hospital Torrecárdenas para que pueda utilizarse allí. 6. Revisión de Material de Laboratorio: Se revisará tanto las materias primas como el material de acondicionamiento y fungible. Al menos trimestralmente, el FEA encargado de formulación, o el DUGC en su ausencia, procederá a sacar un listado de los productos de laboratorio con caducidad próxima (90 días) del programa Paracelso para remarcar la caducidad de los productos, y facilitar su colocación en la bandeja de retest (si procede) para ver si se puede alargar su fecha de vigencia. Se almacenarán ahí hasta 2 meses después de la fecha del retest para comprobar si Fagron ( de análisis) ha realizado dicho retest, en cuyo caso, se imprimirá un nuevo certificado de análisis, se colocará una nueva pegatina identificativa con la nueva fecha de retest. En caso negativo se eliminará en el contenedor amarillo para productos caducados 4. GESTIÓN DE Tras retirar todo lo que caduca a final de mes, el auxiliar procederá de la siguiente manera en función de si se trata de un medicamento, materia prima o material de acondicionamiento: - Si se trata de medicamento, y el envase está intacto, se colocará en la estantería de caducados que hay al fondo del almacén general, para devolverlo al laboratorio fabricante. El plazo para realizar la devolución será de máximo 6 meses, para poder recibir el importe íntegro. El auxiliar administrativo tendrá guardados todos los envíos a los laboratorios para poder reclamar los correspondientes abonos.

8 Página 8 de 15 Si se trata de estupefacientes, se realizará en el vale de estupefacientes donde indique Devolución según su PNT correspondiente. Si se trata de medicamentos extranjeros, aunque estén intactos, no se devuelven. Si se trata de envases abiertos, reenvasados o MNIG, se desecharán en el cubo blanco, destinado a medicamentos caducados. Este cubo, una vez esté lleno, se retirará por el personal de limpieza del hospital para su incineración. -Si se trata de materias primas, se pondrán en cuarentena, en una bandeja permanente en repisa del laboratorio. En muchas ocasiones a estos productos se les amplia la fecha de vigencia, y se pueden volver a utilizar. -Si se trata de material de acondicionamiento y fungible, tras la fecha de caducidad se desecha en los contenedores destinados para ello. - Si se trata de Fórmulas Magistrales o Preparados Oficinales, una vez pasada la fecha de caducidad se procederá a eliminarlos en el cubo amarillo que hay ubicado en el laboratorio. El farmacéutico revisará mensualmente que no hay ninguna fórmula magistral/preparado oficinal caducado en stock así como previamente a su dispensación tanto de la estantería de fórmulas como del frigorífico, siendo eliminadas en caso necesario. - Si se trata de Citostáticos, se procederá a devolverlo a la Farmacia del H. Torrecárdenas, o a eliminarlo en contenedor rojo cuando no sea posible devolverlo al laboratorio fabricante. Para descontar existencias de almacén general, en Gestión Económica el FEA Farmacia realizará la dispensación del total de unidades caducadas a la Unidad 14.En el momento en que se reciba el abono de algún producto debido a que se haya devuelto al laboratorio, se procederá a devolverlo de la unidad de caducados y devolverlo al proveedor

9 Página 9 de CONTROL DE EN LAS UNIDADES CLÍNICAS Hasta la fecha, la última semana de cada mes siempre se ha enviado a papel un listado, a todos los supervisores, con los medicamentos que caducan a final de mes, que se han recepcionado en alguna ocasión en UGC Farmacia, y que puede que tengan existencias en sus unidades en la actualidad. Este listado se ha devuelto firmado y fechado, para cerciorarnos de que ha sido revisado. En farmacia se ha archivado la primera hoja del listado firmada y fechada, y se encuentra en el despacho del FEA responsable del control de botiquines y caducidades y estupefacientes. Para facilitar esta tarea se modifica la manera de actuar a lo siguiente: Se revisará el contenido de botiquín de planta cada 3 meses por el supervisor, y se anotará lo que caduca en cada uno de los meses en la hoja Registro de Control de Caducidades por meses (Anexo I). Y se pegará una pegatina redonda roja en lo va a caducar en ese período.

10 Página 10 de 15 La última semana de cada mes, la supervisora de planta será la responsable de retirar del botiquín todo aquello que caduca, y lo devolverá a UGC Farmacia, para que sea en farmacia quien gestione las devoluciones. Para comprobar el correcto mantenimiento de los caducados en las diferentes UGC, el FEA Farmacia revisará como mínimo una vez al año el botiquín de cada unidad, y comprobará que se ha rellenado la hoja Registro de Control de Caducidades por meses (Anexo I), y han sido firmadas. Estos registros se conservarán en cada una de las unidades hasta que el FEA Farmacia realice la revisión del botiquín, momento en que las retirará, y conservará en farmacia. Para más detalles, ver PNT Botiquines.

11 Página 11 de 15 HOJA DE CONTROL DE EDICIONES Nº DE EDICION FECHA NATURALEZA DE LA REVISIÓN 02 31/03/2010 Emisión Inicial /09/2010 Añadir control de productos de laboratorio, medios comprimidos, reenvasados, citostáticos y medicamentos no incluidos en guía y anexo I /11/ especial cuidado al anotar la caducidad de un medicamento compuesto por más de 1 envase - revisión mensual del armario de dispensación automática - revisión de reenvasados líquidos - revisión total durante el inventario en noviembre /09/2012 Nueva version. Cambio de sistema de control de caducidades en Unidades clínicas (c/3 meses), y uso sistema puntos rojos(d66701) 3 28/02/2014 Revisión del protocolo por reunión con los supervisores del hospital

12 Página 12 de ANEXOS Anexo 1 REGISTRO DE CONTROL DE POR MESES MES DE: MEDICAMENTO CANTIDAD LOTE CADUCIDAD Fecha:... Firma Supervisor:..

13 Página 13 de 15 Anexo 2. HOJA DE COMPROBACIÓN DE REVISIÓN DE EN UGC FARMACIA Almacén general Armario de dispensación automática (Kardex) Cajetines de Unidosis Medicamentos no incluidos en guía Reenvasados y ½ comp. Citostáticos Fórmulas magistrales Material de acondicionamiento Materias primas Fecha Nombre Firma

14 Página 14 de 15 ANEXO 3. HOJA DE REGISTRO MENSUAL DE REVISIÓN DE PEDIATRÍA TOCOGINE CIRUGÍA TRAUMA M INTERNA 5 M INTERNA 6 URGENCIAS OBSERVACIÓN UCI QUIRÓFANOS H QUIRÓFANOS S.MENTAL PARITORIO DIA ENERO FEBRER O MARZ O ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMOCTU BRE BRE NOVIE MBRE DICIEM BRE Mes correspondiente X= enviado X = Recibido Versión: 02.3

15 Página 15 de 15 Versión: 02.3