Banner-UC IMPLEMENTACIÓN DE NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN ESTUDIANTIL. Proyecto Banner-UC. Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Económica y de Gestión

Transcripción

1 IMPLEMENTACIÓN DE NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN ESTUDIANTIL Proyecto Banner-UC Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Económica y de Gestión Mayo 2014

2 ( ) el trabajo de hoy será la base de la Universidad que aspiramos en el futuro. (Plan de Desarrollo , p.12)

3 Estimada Comunidad: En el camino hacia la excelencia que nuestra Universidad ha recorrido en sus 126 años de historia, podemos destacar hitos relevantes de gestión en nuestro desarrollo institucional. En la década de los ochenta, la descentralización de la Institución otorgó una mayor autonomía a las facultades, facilitando su crecimiento y potenciando sus capacidades académicas y administrativas, lo que nos permitó sentar las bases para la creación de nuevos programas de postgrado y la generación de nuevo conocimiento. Otro hito importante, ha sido consolidar el compromiso de servicio con nuestro país, a través del énfasis que hemos dado a la investigación, su relevancia en nuestro Proyecto Educativo y el indiscutido aporte que hemos entregado al desarrollo del pais. Posicionándonos en los principales ranking nacionales e internacionales como una prestigiosa universidad. Es en este contexto, la implementación de la solución tecnológica Banner se vuelve relevante, porque nos proveerá del apoyo necesario para enfrentar este desafío hacia la integración. Los invito, que a través de un trabajo conjunto y armónico de toda nuestra comunidad universitaria, logremos la incorporación de éstas buenas prácticas y una cultura de mejora continua de nuestros procesos académicos, para seguir cumpliendo con nuestra importante Misión. Afectuosamente, Nuestro actual desafío, dice relación con la integración de saberes y creación de sinergia entre las unidades académicas para abordar problemas, cada día más complejos. Parte de este desafío es redefinir e integrar nuestros procesos e implementar mejoras a la gestión académica y estudiantil. Ignacio Sánchez D. Rector

4 Antecedentes En los últimos años, hemos experimentado un crecimiento significativo de nuestra oferta de planes de estudio de pregrado y postgrado así como, también, de programas de estudios interdisciplinarios y con estructuras curriculares flexibles. Consecuente con lo anterior, la Universidad ha desarrollado distintos sistemas de apoyo a la gestión estudiantil pero, dada la diversidad curricular y constante necesidad de cambios, mantener actualizados estos sistema desarrollados internamente es cada vez más costoso. Por otra parte, una adecuada gestión académica requiere de información accesible y de calidad y las unidades académicas demandan completitud de información que les permita tomar acciones oportunas en aspectos claves como alertas tempranas ante mal rendimiento académico de los alumnos, seguimiento curricular, tiempos de graduación, estudiantes en situaciones de vulnerabilidad, apoyar procesos de aseguramiento de la calidad y de acreditación de programas entre otras. Frente a este escenario, se consideraron los siguientes puntos estratégicos para la toma de decisión al momento de adquirir un nuevo sistema de gestión de información universitaria: Contar con una mayor versatilidad, lo que se logra debido a que el sistema es muy configurable, ampliando las posibilidades de apoyo a procesos complejos y cambiantes. Tener la posibilidad de adoptar las mejores prácticas a nivel mundial, recogidas de las experiencias de miles de universidades. Lograr rapidez en la incorporación de nuevas 1. La Universidad debe avanzar de forma importante a elevar sus estándares de gestión académica. Una de las líneas de acción en este sentido es la adquisición de un nuevo sistema computacional de planificación de recursos que busca mejorar nuestra eficiencia y eficacia en la administración académica y estudiantil. Plan de Desarrollo (p. 52). funcionalidades, dado el constante desarrollo del producto y a la gran cantidad de ingenieros que soportan este desarrollo constante. Estar en permanente actualización, incorporar nuevas tecnologías (como mobile), a la cual se tiene acceso como licenciatario del producto. Por todo lo anterior, implementar un nuevo sistema de gestión académica estudiantil, tal como lo señala el plan de desarrollo , se transformó en una necesidad impostergable para poder mejorar nuestros procesos, la gestión académica y contribuir de mejor forma a nuestro Proyecto Educativo. Qué es Banner? Banner es un sistema de gestión de información que permite automatizar procesos de instituciones de educación superior. Creado por Ellucian, cuenta con 40 años de experiencia en el desarrollo de soluciones informáticas, es utilizado por cerca de instituciones de todo el mundo, entre las que resaltan las universidades de Harvard, Yale y Notre Dame. Este sistema informático, se caracteriza por ser modular, configurable y de permanente actualización, lo que facilita agregar funcionalidades y sumar procesos en forma gradual, de acuerdo a las necesidades y capacidades de cada institución. Nuestra Universidad adquirió, luego de un largo proceso de evaluación, diferentes módulos de Banner que permiten configurar procesos relevantes de la actividad académica como son la admisión, catálogo de cursos, programación académica, inscripción de asignaturas, ingreso de notas finales, aplicación de encuestas, historia académica, seguimiento curricular, gestión de beneficios socioeconómicos y matrícula. Adicionalmente se adquirieron herramientas que nos permitirán construir reportes (IMB COGNOS), seguir flujo de procesos (Banner Workflow), manejo de

5 documentos, gestionar procesos de reclutamiento de postulantes y seguimiento de exalumnos por nombrar algunos. Proyecto BANNER-UC El equipo profesional que está trabajando en el Proyecto Banner-UC es el encargado de implementar la nueva plataforma tecnológica a través de la revisión, simplificación y configuración de los procesos involucrados a la luz de los reglamentos y cultura de la Universidad. Al mismo tiempo, este equipo debe asegurar la continuidad de otros sistemas informáticos existentes en la UC y que requieren de información de las bases de datos de Banner o que interactúan con él (p.ej. Historial Académico o el Sistema de Bibliotecas por mencionar algunos). La dirección de este proyecto reporta directamente a un Directorio, presidido por el Vicerrector Académico y el Vicerrector Económico y de Gestión, que a su vez determina los lineamientos generales del proyecto y reporta al Rector sobre los avances de la implementación. El equipo del proyecto está constituido por destacados profesionales de la gestión académica y de informática de la Universidad, quienes conocen en profundidad el funcionamiento, los sistemas y las características de los procesos que operan en la actualidad. Ellos han participado de un extenso plan de entrenamiento sobre la nueva plataforma y han modelado nuestros procesos en él. La implementación del Proyecto Banner-UC está diseñado en dos fases. La primera, que entra en operación a fines de este año, incorpora todos los procesos de Registros Académicos como son: la programación académica, la inscripción de asignaturas, el registro de notas finales, entre otros. Estos procesos involucran a los alumnos de pregrado y de postgrado, profesores y profesionales de gestión académica de las unidades principalmente. Adicionalmente, se construyeron más de 40 reportes (con IMB Cognos) que estarán a disposición de las unidades académicas para facilitar la gestión estudiantil. Uno de los reportes construidos es la Carpeta Electrónica del Alumno que concentra en un solo lugar toda la información académica, socioeconómica y extra programática de un estudiante, lo que permitirá una mayor autonomía y eficiencia a las unidades académicas en la atención de los alumnos. Esta primera fase incluyó el reemplazo, ya implementado, de la plataforma de MiPortal UC por el Portal Lumini que utiliza Banner, el que, una vez en operación la plataforma de gestión académica, permitirá administrar las aplicaciones de autoservicio que contempla este sistema. La segunda fase del Proyecto Banner-UC, está contemplada para iniciarse el año 2015, una vez que se encuentre en régimen la primera fase. En ella se pretende implementar los módulos que soportan los procesos de admisión, matrícula y beneficios socioeconómicos principalmente. En forma paulatina, se irán incorporando otras herramientas de gestión como el manejo electrónico de documentos y la definición flujos de procesos (workflow) por nombrar algunos. Para qué? La implementación de Banner en la UC, ha implicado la revisión de nuestros procesos y procedimientos, permitiendo la incorporación de mejoras, reducción de redundancias y una mejor adecuación de los procesos basados en las posibilidades de configuración que entrega el sistema. Asimismo, el nuevo sistema nos permitirá incorporar a la base de datos institucional, información adicional de nuestros estudiantes, así como: las actividades extraprogramáticas que se deseen registrar, los premios

6 o reconocimientos institucionales, y las actividades de intercambio internacional que realizan, etc. Banner es un sistema que se basa en la confianza, lo que significa que las diferentes unidades, tienen acceso a ver lo que otros están haciendo, permitiendo una mayor trasparencia en la gestión pero, también implica una mayor responsabilidad sobre la información ingresada o modificada. Por otra parte, los alumnos podrán contar con más y mejor información para poder decidir cuáles serán los cursos que inscribirá para el siguiente periodo académico. Esto, dado que el sistema requerirá que planifiquemos, en forma oportuna, todas las actividades de los cursos que se dictarán, evitando con ello los topes de horario entre las distintas actividades académicas. En la programación académica, se podrá hacer una reserva efectiva de vacantes según programas de estudio o nivel (pregrado, postgrado), las cuales sólo se podrán utilizar por alumnos pertenecientes a los programas definidos, asegurando que los alumnos no tengan que competir por las vacantes que efectivamente fueron programadas para ellos. Habrá una sola etapa de inscripción de asignaturas y por lo tanto, los alumnos podrán contar con su carga académica definitiva en forma inmediata. Esto gracias a que el sistema realiza la asignación en línea, si se cumplen con los requisito y hay vacantes disponibles. Esto reduce los tiempos de asignación de vacantes a un par de semanas y permitirá iniciar el semestre con un listado más definitivo de estudiantes en el curso desde el inicio de clases. El nuevo sistema de gestión estudiantil, nos permitirá reconocer si un alumno ha inscrito un certificado académico (minor y/o major) y por tanto dichos cursos formarán parte de su plan de estudio, facilitando la posterior inscripción de las asignaturas que lo conforman y su seguimiento curricular. La herramienta de reportes (IBM Cognos) nos permitirá paulatinamente contar con un repositorio común de reportes operacionales y de gestión, así como también de un ambiente local donde las unidades podrán generar la información que requieran y a mediano plazo desarrollar nuestra plataforma de inteligencia de negocios. Finalmente, la implementación de Banner facilitará la integración de información permitiendo administrarla y gestionarla de mejor manera. El Desafío La implementación de un proyecto de esta naturaleza necesariamente implica cambios en nuestra forma de trabajar y relacionarnos con nuevos procesos y procedimientos. Esto no estará exento de problemas, resistencias y frustraciones por parte de quienes lo utilizarán, por lo que es clave contar con el mayor compromiso y mejor disposición posible de toda la comunidad universitaria en este proyecto conjunto. La participación activa de cada uno de nosotros en conocer detalles del nuevo sistema, sus beneficios, impactos e instancias de capacitación, son muy valiosos en esta etapa del proyecto. La invitación entonces, es a liderar este proceso de cambio en cada una de sus respectivas unidades, comunicando a su comunidad las razones estratégicas de la implementación de Banner en la UC, los beneficios y dificultades que tendremos que afrontar en este periodo y comprometiendo a sus equipos en las actividades de capacitación que se realizarán durante el segundo semestre. El éxito de esta implementación es responsabilidad de todos nosotros.

7 Este documento fue desarrollado por el equipo de Banner-UC para informar a la Comunidad UC. Ante cualquier duda con esta información, escríbanos a banner@uc.cl