C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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1 CAJA Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Compra y liquidación de viáticos para personal del Servicio Exterior Código: 15-1 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir copia del Nombramiento o Acuerdo Ministerial de parte de la Dirección General de la Cancillería, con las firmas respectivas. Para el retiro de fondos de la cuenta bancaria en el Banco de Guatemala utilizar las claves y papel de Seguridad establecido por dicho Banco, pues no acepta girar cheques. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, DESCRIPCIÓN DEL Paso ACCIÓN PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja Subdirector o Director Financiero Jefe de Caja Recibe copia certificada del Acuerdo Ministerial o nombramiento simple y sus modificaciones por vía electrónica y física de parte de la Dirección General de la Cancillería. Verifica las firmas completas y fechas de la comisión para programar el cálculo de viáticos. Reproduce dos copias del nombramiento o Acuerdo Ministerial (archivo y expediente). Realiza el cálculo de viáticos de conformidad con las tablas de destino y cargo establecidos en el Acuerdo Gubernativo del Reglamento de Viáticos. Consulta en página del Banco de Guatemala, el tipo de cambio en relación al Dólar de los Estados Unidos de América. Consulta con el Analista de Bancos para la disponibilidad de fondos para realizar el pago de viáticos. Prepara la información detallados en cada número de cuenta Bancaria de las Misiones en el exterior y la cantidad a enviar. Llena los formularios de Registro Estadístico de egreso de divisas Forma A-018 y adjunta el listado de las cuentas bancarias. Traslada a Jefe de Caja para su

2 revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación en papel de seguridad y clave al Subdirector o Director Financiero para completar firma mancomunada. Recibe la documentación firma y devuelve al Jefe de Caja. Recibe la documentación y coordina con el piloto la persona encargada de realizar el trámite de transferencia electrónica ante el Banco de Guatemala. Analista de Bancos Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja Analista de Fondo Rotativo Misión en el exterior Departamento de Correspondencia Analista de Ingresos Consulares Analista de Fondo Rotativo Recibe del piloto la documentación operada por el Banguat (copia rosada) del egreso estadístico de divisas y devuelve al Analista de Bancos. Registra la transacción en el Libro de Bancos y traslada la documentación y nota de débito al Analista de Fondo Rotativo. Procede a elaborar la nota de envió dirigida a la Misión sobre el envió de los fondos. Traslada al Jefe de Caja las notas para revisión y firma adjuntando copia del Nombramiento o Acuerdo Ministerial. Recibe las notas adjunto al nombramiento o Acuerdo Ministerial para revisión y firma y devuelve al Analista de Fondo Rotativo. Recibe documentación y procede a escanear y enviar la notificación de envió, vía electrónica a las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior. Recibe documentación y procede a enviar electrónicamente recibo donde firma la persona que recibe los fondos, copia del cheque o transferencia de los fondos de la persona comisionada, recibo 6-A por los fondos recibidos en la Misión. Envía físicamente la documentación original y copias correspondientes (formularios de viáticos autorizados por Contraloría General de Cuentas) en la valija diplomática o vía Courier.

3 Recibe la documentación y procede a trasladar al Departamento de Caja. Recibe la documentación de correspondencia y procede a entregar al Analista de fondo rotativo. Recibe la documentación, revisa y adjunta a la nota de notificación de envió. Traslada el expediente con conocimiento al Departamento de Presupuesto para que se asigne y anote la partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para la visa respectiva. Recibe del Departamento de Contabilidad la documentación y se procede a ingresar la liquidación; a través del moduló de fondo rotativo del Sistema Sicoin- Jefe de Caja Analista de Fondo Rotativo Web. Traslada al Jefe de Caja los formularios FR-0 y FR-0 con su respectiva documentación de soporte para su revisión y aprobación en sistema Sicoin-Web. Recibe documentación, revisa y aprueba en sistema Sicoin-Web el fondo rotativo e imprime y firma el mismo. Traslada al Jefe de Contabilidad la documentación para generar el Comprobante Único de Registro- CUR- de Regularización aprobado. Registra la liquidación de viáticos en el control auxiliar electrónico. Imprime mensualmente el libro de viáticos autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Compra y liquidación de viáticos para personal de Planta Central Código: 15- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir copia del Nombramiento o Acuerdo Ministerial de parte de la Dirección General de la Cancillería, con las firmas respectivas. Los formularios de viáticos deben entregarse únicamente a las interesados; caso excepcionalmente para el Despacho y Vice Despacho Ministerial.

4 El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011.

5 . DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Fondo Rotativo Analista de Bancos Jefe de Caja Subdirector /Director Financiero Jefe de Caja Analista de Fondo Rotativo PASO ACCIÓN Recibe copia certificada del Acuerdo Ministerial o nombramiento simple y sus modificaciones por vía electrónica y física de parte de la Dirección General de la Cancillería. Verifica las firmas completas y fechas de la comisión para programar el cálculo de viáticos. Reproduce dos copias del nombramiento o Acuerdo Ministerial (archivo y expediente). Realiza el cálculo de viáticos de conformidad con las tablas de destino y cargo establecidos en el Acuerdo Gubernativo del Reglamento de Viáticos. Consulta en página del Banco de Guatemala, el tipo de cambio en relación al Dólar de los Estados Unidos de América. Traslada el nombramiento o Acuerdo Ministerial con la solicitud de emisión de Cheque que incluye el cálculo de viáticos al Analista de Bancos para la elaboración del cheque. Recibe y elabora cheque a nombre de la persona que realiza la comisión. Traslada al Jefe de Caja para revisión y firma del cheque. Revisa, firma y traslada al señor Subdirector o Director Financiero. Firma y devuelve a Jefe de Caja. Autoriza en el Sistema de Banca Virtual el cheque emitido Recibe y devuelve a Analista de fondo rotativo para llenar formularios. Llena sin borrones, tachones o alteraciones los formularios Viático anticipo, viatico liquidación y viático exterior, en el caso de viático local solamente cambia el formulario Viatico Constancia.

6 Interesado Analista de Fondo Rotativo Anota en el libro de conocimiento específico autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para la entrega de formularios Viatico exterior y viatico anticipo al personal nombrado. Localiza al personal nombrado y entrega los viáticos así como el formulario viatico exterior o constancia. Firma y recibe los documentos antes mencionados. Recibe dentro del plazo de 8 días máximo, después de concluida la comisión oficial, el informe con sus beneficios o logro, el formulario de viático exterior o constancia debidamente sellado por Migración, con las fechas de entrada y salida del país, y copia del nombramiento o Acuerdo Ministerial, así como copia de la modificación si los hubiera. En caso de ausencia del formulario viático exterior, debe presentar copia del pasaporte en que conste la entrada y salida del país. Procede conformar el expediente de liquidación de viáticos y traslada con conocimiento al Despacho Superior para firma de quien autorizó el nombramiento. Traslada el expediente con conocimiento al Departamento de Presupuesto para que se asigne y anote la partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para la visa respectiva. Recibe del Departamento de Contabilidad la documentación y se procede a ingresar a través del moduló de fondo rotativo del Sistema Sicoinweb. Traslada al Jefe de Caja los formularios FR-0 y FR-0 con su respectiva documentación de soporta para su revisión y aprobación en sistema Sicoin-Web Registra la liquidación de viáticos en el control auxiliar electrónico. Imprime mensualmente en libre de viáticos autorizado por la Controlaría General de Cuentas. Recibe la documentación y procede a revisión, aprobación e impresión del fondo en sistema Sicoin Web. 5 Traslada al Jefe de Contabilidad la

7 documentación y reportes FR-0 y FR-0 para generar el Comprobante Único de Registro-CUR de Regularización. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Depósito de ingresos consulares Código: 15- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá depositar diariamente los ingresos Consulares percibidos de las Misiones en el Servicio Exterior (Legalizaciones, Tarjetas de Identificación Consular, Visas, Pasaportes, etc). El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, artículo 16.. DESCRIPCIÓN DEL Paso ACCIÓN PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares Revisa la documentación y clasifica para depositar a las siguientes cuentas: Cuenta No GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN- CUENTA UNICA NACIONAL, en concepto de Legalizaciones, devoluciones de IVA, reintegros de años anteriores, etc. Cuenta No GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN INGRESOS PRIVATIVOS TESORERIA NACIONAL, en concepto de Tarjetas de Identificación Consular-TICGS. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realiza los cálculos con relación al tipo de cambio del día, para depositar a donde corresponda por concepto de Legalizaciones y Tarjetas de Identificación consular- TICGS, llenando los depósitos monetarios y Registro estadístico de Ingresos de divisas forma A-015 (adjunto anexos). Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante

8 el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat (copia del depósito y copia celeste del ingreso estadístico de divisas) y traslada al analista de remesas consulares para su registro, control y resguardo. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Entrega de ingresos por visas y pasaporte emitidos en el exterior (giro, cheque o transferencia) Código: 15- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS La correspondencia de giros y oficios recibida se canalizará oficialmente a través del Departamento de Correspondencia. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, deben realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala Decreto Ley No. 18, artículo 16.

9 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares Dirección General de Migración Analista de Ingresos Consulares 11 1 Paso ACCIÓN Recibe giros y cheques por los ingresos por concepto de VISAS Y PASAPORTES emitidos por las Misiones en el exterior y copia por medio de giro a través del Departamento de correspondencia y la transferencia por medio de Nota de Crédito a través de la Dirección General de Migración. Revisa los giros y cheques contra la integración adjunta que viene en oficios. Obtiene información de la nota de crédito solicitada a la Misión. Elabora oficio para la Dirección General de Migración, detallándose la siguiente información: Nombre de la Misión Mes a que corresponde el ingreso Fecha, número, valor en dólares del Giro Entrega el oficio con la documentación de soporte para su revisión y firma al Jefe de Caja Recibe, revisa y firma el oficio y devuelve con la documentación al Analista de Ingresos Consulares Recibe y procede a fotocopiar y escanear la documentación, para dar aviso por medio de correo electrónico a la persona encargada en la Dirección General de Migración. Si en caso no se pueden escanear para enviar tal documentación con el operativo (mensajero) se puede enviar a las oficinas centrales de la Dirección General de Migración. Procede a elaborar los 6-A con base a la información reciba y recoge los giros la persona autorizada dicha Dirección General de Migración en el Departamento de Caja. Recibe, revisa, y firma de enterante los 6-A (recibo oficial) Procede a entregar al Delegado dela Dirección General de Migración los giros, procediendo éste a firmar la copia del oficio de recibido conforme Registra y actualiza continuamente en el control electrónico la información.

10 Prepara oficio dirigido a la Misión interesada, para que se envíe el Original 6-A y la copia queda en el archivo de caja. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Entrega de ingresos por visas y pasaporte emitidos en el exterior (nota de crédito) Código: 15-5 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Deberá atender los oficios por concepto de VISAS Y PASAPORTES únicamente a la persona que nombra la Dirección General de Migración por medio de nota de crédito. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, artículo 16.

11 . DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Analista de Caja Dirección General de Migración Analista de Ingresos Consulares Paso del Analista de Remesas Consulares, para que se Envíe el Original a la Misión. ACCIÓN Recibe las notas de crédito por medio de la persona que nombra la Dirección General de Migración, por concepto de VISAS Y PASAPORTES. Revisa, escanea y envía las notas de créditos a las Misiones para remitan la integración de la misma. Recibe y revisa la información trasladada por las diferentes Misiones. Realiza oficio para la Dirección General de Migración, detallándose la siguiente: Nombre de la Misión Mes a que corresponde el ingreso Fecha, número, valor en dólares y quetzales. Traslada al Jefe de Caja el oficio con la documentación de soporte para su revisión y firma. Recibe, revisa y firma el oficio y devuelve al Analista de Ingresos Consulares. Recibe y procede a fotocopiar y escanear la documentación, para enviar vía correo electrónica a la persona encargada de la Dirección General Migración. Si en caso no se puede escanear para enviar por correo electrónico, se puede enviar con el mensajero a las oficinas centrales. Procede a elaborar los 6-A en base a la información enviada y envía los recibos con la persona delegada por dicha Dirección. Recibe, revisa, y firma de enterante los 6-A. Procede a entregar al Delegado dela Dirección General de Migración los oficios procediendo a firmar la copia del oficio el Delegado de la Dirección General de Migración. Registra y actualiza en el control electrónico la información. Escanea a la Misión el 6-A y traslada en el archivo de documentación original Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de documentos al exterior por correo internacional Código: 15-6

12 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir la documentación en sobre cerrado, adjunto a un memorándum de solicitud para el envió vía correo internacional, asimismo adjuntar copia del oficio al exterior. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011.

13 . DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Remesas al Exterior Empresa de Courier Analista de Remesas al Exterior Director o Subdirector Financiero Analista de Remesas al Exterior Dirección General de la Cancillería Analista de Remesas al Exterior Empresa de Courier Analista de Remesas al Exterior Paso ACCIÓN Recibe de las diferentes Direcciones del Ministerio, memorándum de solicitud adjuntando la documentación en sobre. Procede a realizar la guía correspondiente vía internet, e imprime dos copias. Llama a la empresa para coordinar que se recoja la encomienda. Empaca la documentación en el material (proporcionado por la empresa) que sea necesario o que se ajuste al sobre o paquete que se esté enviando. Procede a entregar el paquete a la persona que asigna la empresa. Procede a recoger el paquete y firma una copia de la guía impresa en paso. Archiva la guía firmada adjunto al memorándum de solicitud de la Dirección para control y pago. Realiza el pedido de bienes y servicios y traslada al Director o Subdirector para firma cuando el pago es cubierto por fondos de la Cancillería (planta central). Cuando es cubierto por los fondos de las Misiones se omite este paso. Recibe el pedido de bienes y servicios revisa, firma y devuelve al Analista de Remesas al Exterior (para el servicio exterior se omite) Recibe y traslada a la Dirección General de la Cancillería para firma del Director o Subdirector General. (para el servicio exterior se omite) Regresa el pedido de bienes y servicios. (para el servicio exterior se omite) Recibe el pedido de bienes y servicios y entrega a la persona encargada en el Departamento de Compras. (para el servicio exterior se omite) Envía las facturas al Analista de Remesas al Exterior para pago. Clasifica las facturas separando las mismas que son cubiertas

14 Jefe de Caja Analista de Remesas al Exterior Procede a buscar las guías para adjuntar a la (s) facturas (s) para respaldo de pago, adjunto copia de la guía y del memorándum de solicitud por las diferentes Direcciones del Ministerio. Razona la (s) factura (s) por concepto de satisfacción del servicio y traslada al Jefe de Caja para revisión y firma. Entrega la documentación al Jefe de Caja para su revisión y firma de satisfacción del servicio brindado. (se omite este paso para las del servicio exterior) Entrega las facturas que son cubiertos de los fondos de las Misiones al Analista de Bancos para pago. Recibe la documentación revisa y firma, y regresa al Analista de Remesas al Exterior para proceder a pago. Procede a trasladar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de Fondo Rotativo del Servicio Exterior Código: 15-7 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir oportunamente de la Dirección Financiera el Comprobante Único de Registro CUR con su respectiva documentación original. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Exterior de Guatemala,. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Paso Capitulo IV, Artículo 9. ACCIÓN

15 Analista de Remesas del Servicio Exterior Jefe de Caja Recibe por parte de la Directora Financiera los Comprobantes Únicos de Registro CUR por concepto de Fondo rotativo (liquidaciones) de las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados de Guatemala acreditados en el servicio exterior. Procede a registrar el Comprobante Único de Registro CUR de fondo rotativo (liquidaciones) en el control auxiliar electrónico de cuentas por liquidar del servicio exterior, ingresando la siguiente información: fecha de CUR, mes al que Corresponde la liquidación, monto en dólares, monto en quetzales, número de fondo, mes en que se está ingresando la información. Consulta con el Analista de Bancos para la disponibilidad de fondos para realizar el reintegro de los fondos rotativos. Procede a debitar de cada monto liquidado las facturas por gastos efectuados en Guatemala y que son solicitados por las Misiones se debiten de los fondos rotativos. Prepara la información ingresando en cada número de cuenta Bancaria de las Misiones en el exterior la cantidad a reintegrar. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realizar los cálculos con relación al tipo de cambio del día, Llenar los formularios de Registro Estadístico de egreso de divisas de Forma A-018 y adjunta el listado de las cuentas bancarias de las Misiones en el exterior. Ver paso No. 6 Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat (copia rosada) del egreso estadístico de divisas y traslada al analista de bancos para su registro, control y

16 Analista de Remesas del Servicio Exterior Jefe de caja Analista de Remesas del Servicio Exterior resguardo. Realiza las notas de envió en la que se detalla: fecha de envío de los fondos, mes al que corresponde el fondo, cantidad en dólares y tipo de cambio utilizado, número de documento descontada y monto en quetzales y dólares si los hay. Traslada al Jefe de Caja las notas adjuntando copias de los documentos descontados para revisión y firma. Recibe las notas con la documentación de respaldo para revisión y firma, y regresa al Analista de Remesas al Exterior. Recibe documentación y procede a escanear y enviar vía electrónica las nota a las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior. Archiva la documentación (copia) y la nota original se envía por medio de valija diplomática trasladándose al Departamento de Correspondencia cada mes. Espera los fondos rotativos originales para adjuntar los documentos originales descontados. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de fondos para repatriación de ciudadanos fallecidos y/o en situación vulnerable Código: 15-8 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá cumplir con el Reglamento Interno que regula el manejo de fondo rotativo extraordinario. Los fondos rotativos extraordinarios con fuente de financiamiento de ingresos privativos deben contar con la aprobación de la Dirección General de Asuntos Consulares y Migratorios. BASE LEGAL Acuerdo Ministerial Fondo Rotativo Especial No Acuerdo Ministerial No. -01

17 . DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Fondo Rotativo Analista de Bancos y Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja y Analista de Fondo Rotativo Subdirector Financiero, Director Financiero y Jefe de Caja Paso ACCIÓN Recibe de la Dirección de Asuntos Consulares el expediente original en concepto de repatriación de fallecidos y/o vulnerable entregado por parte de la Dirección de Asuntos Consulares. Actualiza cuadro de control de los Gastos Extraordinarios indicando la fecha en que se recibió, el monto solicitado por la Misión, fuente de financiamiento, concepto y nombre del beneficiario. (Ver anexo I ) Revisa el expediente para verificar que todos los datos coincidan, nombres y apellidos completos, fechas de nacimiento, fecha de fallecimiento, identificaciones, etc. Así mismo se verifica que se adjunte la documentación completa que establece el Acuerdo Ministerial No. 5. Si falta algún documento o se necesita modificación alguna se procede a solicitar. Adicionalmente recibe de la Dirección General de la Cancillería el Acuerdo Ministerial donde se autoriza el envió del fondo extraordinario por repatriación de fallecidos, vulnerables, para la Misión que corresponda. Verificar el saldo en la cuenta de Privativos con el Analista de bancos, si existe disponibilidad para realizar el envió Verificar el tipo de cambio en la página del Banco de Guatemala según la fecha en la cual se va efectuar el envió Informa al Analista de Bancos el monto a enviar para el registro correspondiente. Elabora demanda de egresos con la cantidad autorizada según Acuerdo Ministerial, y llena la forma oficial A- 018 (ver anexo II) Recibe el expediente que contiene la demanda, Acuerdo Ministerial y dirección de la transferencia para elaboración de oficio MED y verificación de clave para envió al Banco de Guatemala Imprime el oficio MED, firma y

18 traslada al Subdirector ó Director para verificar y firmar el oficio MED, formulario de demandas de divisas y hojas de las direcciones cablegráficas, para luego trasladar nuevamente al Jefe de caja Banco de Guatemala Analista de Fondo Rotativo Jefe de Departamento de Caja Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo, Analista de Programación Presupuestaria y Analista Encargada de cuentas por liquidar y caja fiscal Analista de Fondo Rotativo, Analista de cuentas por liquidar y caja fiscal, Jefe de para sellar, fotocopiar los oficios MED y coordinar la gestión ante Banco de Guatemala para que se realice la transferencia correspondiente. Recibe la documentación y procede a realizar la transferencia electrónica y emite la nota de débito, la cual es recogida por la persona de parte del Ministerio que realice la gestión. Procede actualizar cuadro de cuenta corriente y control de fondos extraordinarios anotando fecha de envió, monto enviado en dólares, tipo de cambio y monto en quetzales, dejando pendiente la casilla del Código Único de Registro (CUR) la cual se llenara después de haber sido liquidado por completo el expediente en Sistema SICOIN. Elabora oficio dirigido a la Misión comunicando el traslado de fondos, indicando el monto enviado, la fecha y en concepto para su respectivo ingreso a la Caja Fiscal por medio de recibo de ingresos 6- A, así mismo se comunica la fecha máxima de liquidación para recibir los documentos originales en la Dirección. Recibe el oficio para revisión y firma. Envía el oficio a la Misión oportunamente. Espera formularios de FR-0 y FR-0 con la factura original para unificar

19 Caja y Jefe de Contabilidad Subdirector Financiero, Jefe de Contabilidad y Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo y Analista de CUR y Kardex 0 1 la documentación recibida, según paso 1. Complementa el expediente de la liquidación preparando un detalle del monto enviado por renglón tanto en dólares como en quetzales, utilizando el tipo de cambio con que se realiza el envió, asimismo se adjunta copia de la nota de débito y demanda. Traslada con conocimiento el expediente completo al Departamento de Presupuestos para que le asignen partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para su visado, previo al ingreso al sistema SICOIN WEB. El Departamento de Contabilidad devuelve el expediente visado con el sello correspondiente y se registra el fondo rotativo en el sistema SICOIN, se traslada el reporte del formulario FR-0 al Jefe del Departamento para su revisión, aprobación e impresión del FR-0, para trasladar al departamento de Contabilidad para que le asignen Código Único de Registro (CUR) y reposición de los fondos. Aprueba número de CUR se remite nuevamente el expediente al departamento de Caja para la actualización del control auxiliar de fondos extraordinarios. Traslada la documentación al Departamento de Contabilidad, con la persona encargada del archivo de UDAF. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Envío de sueldos y otras prestaciones laborales del Servicio Exterior Código: 15-9 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir oportunamente de la Dirección Financiera el Comprobante Único de Registro CUR con su respectiva documentación original. El traslado de la documentación de respaldo de

20 gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011. DESCRIPCIÓN DEL Paso ACCIÓN PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Remesas del Servicio Exterior Jefe de Caja Analista de Remesas del Servicio Exterior Recibe por parte de la Directora Financiera los Comprobantes Únicos de Registro CUR por concepto de Fondos para pago de sueldos y otras prestaciones laborales (aguinaldo, bonificación anual, etc.) del personal nombrado en el servicio exterior. Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, copia de las nóminas del personal del servicio exterior. Consulta con el analista de bancos para la disponibilidad de fondos para realizar el pago de sueldos y otras prestacional del personal del servicio exterior. Prepara la información ingresando en cada número de cuenta Bancaria de las Misiones en el exterior la cantidad a enviar. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realizar los cálculos con relación al tipo de cambio del día. Llenar los formularios de Registro Estadístico de egreso de divisas de Forma A-018 y adjunta el listado de las cuentas bancarias de las Misiones en el exterior. Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat (copia rosada) del egreso estadístico de divisas y traslada al analista de bancos para su registro, control y resguardo. Realiza las notas de envió según detallando: Mes al que corresponde, monto enviado y alguna observación si se requiere. Traslada al Jefe de Caja las notas revisión y firma.

21 Jefe de Caja Analista de Remesas del Servicio Exterior Recibe las notas con la documentación de respaldo para revisión, firma, y regresa al Analista de Remesas al Exterior. Recibe documentación y procede a escanear y enviar vía electrónica las nota a las diferentes Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior. Archiva la documentación (copia) y adjunta la copia de la nómina. Archiva y envía la nota original por medio de Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Gastos de Representación extraordinarios del personal del Servicio Exterior Código: Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir los acuerdos correspondientes debidamente certificación del personal nombrado para el servicio exterior (por primer ingreso y traslado a otra Misión) de la Dirección de Recursos Humanos. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, articulo 5, 5 Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Paso ACCIÓN

22 Analista de Ingresos Consulares Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: Recibe de la Dirección de Recursos Humanos los Acuerdos Ministeriales por movimientos del personal en concepto de Nombramientos y Traslados. Realiza los cálculos de los Gastos de Representación de la forma siguiente: Por nombramiento de primer ingreso del personal a esta Cancillería o traslado del personal de la Cancillería a alguna Misión en el Exterior, tomándose como base los montos enviado por el Departamento de Recursos Humanos. Por Traslado del personal nombrado a esta Cancillería o alguna otra Misión en el Exterior, el cálculo es en base al Acuerdo Ministerial No. 765 de fecha 7 de diciembre 01. Realiza consulta en la página del Banco de Guatemala o vía telefónica, para verificar el tipo de cambio del día con relación al dólar. Procede a realiza la compra llenando el formulario de Registro estadístico de egresos de divisas forma A-015 adjuntando copia del Acuerdo Ministerial (adjunto anexos). Realiza la compra utilizando las demandas para la compra de divisas cuando es en efectivo y cuando es transferencia electrónica se utiliza el mismo formulario y se adjunta copia de los datos de la(s) Misión (es). Traslada a Jefe de Caja para su revisión y firma. Revisa, firma y entrega la documentación a la persona encargada de realizar el trámite ante el Banco de Guatemala. Recibe la documentación operada por el Banguat copia rosada del egreso estadístico de divisas y traslada al analista de bancos para su registro, control y resguardo. Elabora un recibo para que firme el funcionario nombrado por primer ingreso o trasladado de Cancillería al exterior.

23 Jefe de Caja Analista de Ingresos Consulares Elabora oficio dirigido al Jefe de Misión, indicando el motivo y monto de la transferencia asimismo solicita el recibo original 6-A, recibo original donde consta la entrega de los fondos al funcionario y copia del cheque firmado por el funcionario adjuntando el Acuerdo Ministerial correspondiente. Traslada el oficio con la documentación de soporte al Jefe de Caja para revisión y firma. Recibe el oficio con la documentación de soporte para revisión y firma y devuelve al analista de Ingresos Consulares. Recibe y procede a Escanear la documentación para enviar vía electrónica a la Misión posteriormente archiva para que se envíe el Original Por Valija Diplomática. Ingresa la información al control electrónico para luego imprimir en el libro de Gastos de Traslado. Recibe los documentos de soporte originales por parte de la Misión y completa el expediente adjuntando copia de la nota de débito, demanda de divisas. Traslada el expediente completo al Encargado de visar la documentación en el Departamento de Contabilidad. Devuelve la documentación al Analista de Fondo Rotativo de Cancillería para su liquidación en el sistema SICOIN WEB. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Informe de Caja Código: Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas:

24 1. NORMATIVA NORMAS BASE LEGAL Se deberá operar diariamente el control auxiliar electrónico de ingresos y egresos bancarios para determinar mensualmente los saldos de caja. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. Reglamento Orgánico Interno, Ministerio de Relaciones Exteriores, 011

25 . DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Bancos Analista de Fondo Rotativo y Remesas al exterior Analista de Bancos Analista de Bancos, Jefe de Caja/Subdirector ó Director Financiero Subdirector /Jefe de caja Analista de Caja Fiscal Analista de Bancos Paso ACCIÓN Registrar diariamente los cargos y abonos en las distintas cuentas del control auxiliar electrónico de los fondos de caja, con base al libro de Bancos y reportes de los CUR de fondos rotativos del sistema SICOIN. Realizar el cuadro de las cuentas contables del control auxiliar. Imprimir los reportes por cuentas del programa FileMaker e integrar los reportes obtenidos de los Analistas y/o Encargados según corresponda. Elaborar Integraciones de las cuentas, CUR local en Tránsito, CUR Exterior, Fondo Rotativo de Límites, Horas Extras, Otros Ingresos y Otros Egresos. Realizar el cuadre Mensual con base al mayor de las partidas de diario, el cual se genera del programa FileMaker. Generar reportes de las cuentas de Gastos Locales por Liquidar, Gastos del Exterior por Liquidar, Sueldos, Aguinaldo, Bono 1, Cuentas por Liquidar Privativos, para realizar cuadre de Caja Fiscal. Elaborar el Reporte Final de Situación de Fondos y Movimientos de Cuentas. Trasladar el informe mensual de caja al Jefe de Caja y al Subdirector y/ Director Financiero. Recibe el informe mensual de caja para revisión, análisis y firma, posteriormente se devuelve al Departamento de Caja. Recibe el informe mensual de caja Firmado y Sellado del Subdirector ó Director. Traslada copias del informe mensual de caja al Analista de Caja Fiscal del Departamento de Contabilidad y al Subdirector Financiero. Archivar original del informe mensual de caja de forma cronológica. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Ingreso de Fondos Rotativos Código: 15-1 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas:

26 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá consultar diariamente en Sistema SICOIN- WEB, la reposición de fondos rotativos de parte de Tesorería Nacional. Trasladar diariamente al iniciar labores, el saldo de Bancos al Jefe de Caja para toma de decisiones. Trasladar los recibos 6-A extendidos en el mes al Departamento de Contabilidad al final de la primera quincena y primer día hábil del mes siguiente. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011. DESCRIPCIÓN DEL Paso ACCIÓN PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Bancos Jefe de Caja Analista de Bancos Ingresar al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN WEB en el módulo de Tesorería-Operaciones de Caja- Reportes-CUR pagados por Contabilidad para generar el reporte de los acreditamientos enviados por el Ministerio de Finanzas Públicas. Extiende el recibo 6-A por cada una de las acreditaciones realizadas por el Ministerio de Finanzas en la cuenta monetaria del Minex en el Banco de Guatemala, por cada CUR pagados y por ingresos que el Ministerio reciba. Firma de recibido los Recibos 6-A con el Jefe de Caja para revisión y Firma Correspondiente. Revisa y firma 6-A trasladada según paso. Recibe y Archiva en correlativo los recibos originales y/o copia de los anulados, ya firmados por las personas correspondientes. Trasladar por medio de Conocimiento las copias de recibos al Departamento de Contabilidad como soporte para la operatoria de la caja fiscal de los ingresos recibidos durante el mes correspondiente. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Liquidación de Fondos Extraordinarios Código: 15-1 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá realizar un fondo rotativo FR-0 y FR-0 por cada envió de fondos. El período que abarca los formularios FR-0 y FR-0 debe ser de conformidad con el período del comprobante de gasto. BASE LEGAL Acuerdo Ministerial -01;

27 Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011

28 . DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo/ Analista de Bancos Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja/Analista de Fondo Rotativo Jefe de Caja Banco de Guatemala Analista de Fondo Rotativo Paso ACCIÓN Recibe de la Dirección General de la Cancilleria, el Acuerdo Ministerial donde se autoriza el envió del fondo extraordinario. Procede actualizar cuadro de cuenta corriente y control de fondos extraordinarios anotando fecha de envió, monto enviado en dólares, tipo de cambio y monto en quetzales, dejando pendiente la casilla del Código Único de Registro (CUR) la cual se llenara después de haber sido liquidado por completo el expediente en Sistema SICOIN. Verificar el saldo en la cuenta correspondiente con el Analista de bancos, si existe disponibilidad para realizar el envío. Verificar el tipo de cambio en la página del Banco de Guatemala según la fecha en la cual se va efectuar el envío. Informa al Analista de bancos el monto a enviar para el registro correspondiente. Elabora demanda de egresos con la cantidad autorizada según Acuerdo Ministerial, y llena la forma oficial A- 018 (ver anexo de formato) Recibe el expediente que contiene la demanda, Acuerdo Ministerial y dirección de la transferencia para elaboración de oficio MED y verificación de clave para envió al Banco de Guatemala Imprime el oficio MED, firma y traslada al Subdirector ó Director para verificar y firmar el oficio MED, formulario de demandas de divisas y hojas de las direcciones cablegráficas, para luego trasladar nuevamente al Jefe de caja para sellar, fotocopiar los oficios MED y coordinar la gestión ante Banco de Guatemala para que se realice la transferencia correspondiente. Recibe la documentación y procede a realizar la transferencia electrónica y emite la nota de débito, la cual es recogida por la persona de parte del Ministerio que realice la gestión. Elabora oficio

29 dirigido a la Misión comunicando el traslado de fondos, indicando el monto enviado, la fecha y en concepto para su respectivo ingreso Jefe de Caja/Analista de Fondo Rotativo Analista de Fondo Rotativo Analista de Programación Presupuestaria/Analista de Cuentas por Liquidar y Caja Fiscal Analista de Fondo Rotativo, Analista de Cuentas por Liquidar y Caja Fiscal/Jefe de Caja/Jefe de Contabilidad Subdirector Financiero/ Jefe de Contabilidad/Analista de Fondo Rotativo a la Caja Fiscal por medio de recibo de ingresos 6-A, así mismo se comunica la fecha máxima de liquidación para recibir los documentos originales en la Dirección. Trasladar al Jefe del Departamento el Oficio para revisión y firma. Enviar oficio a la Misión oportunamente. Las Misiones deben enviar escaneada la liquidación completa para su revisión en la cual se verifica: renglones, facturas, descripción, etc., posterior a ello se les comunica si hay modificación alguna o se confirma que la misma esta correcta y que se esperan recibir los documentos originales. Según Acuerdo Ministerial No.. Articulo No. inciso c. y Acuerdo Ministerial No. 5. Al momento de recibir el expediente en original se comprueba que venga la documentación completa, verificando detenidamente todos requisitos que establece la liquidación de los fondos extraordinarios, según Acuerdo Ministerial No.. Artículos 7, 8 10, y. Complementa el expediente de la liquidación preparando un detalle del monto enviado por renglón tanto en dólares como en quetzales, utilizando el tipo de cambio con que

30 Analista de Fondo Rotativo/Analista de CUR y Kardex se realiza el envió, asimismo se adjunta copia de la nota de débito y demanda. Traslada con conocimiento el expediente completo al Departamento de Presupuestos para que le asignen partida presupuestaria y al Departamento de Contabilidad para su visado, previo al ingreso al sistema SICOIN WEB. El Departamento de Contabilidad devuelve el expediente visado con el sello correspondiente y se registra el fondo rotativo en el sistema SICOIN, se traslada el reporte del formulario FR-0 al Jefe del Departamento para su revisión, aprobación e impresión del FR-0, para trasladar al departamento de Contabilidad para que le asignen Código Único de Registro (CUR) y reposición de los fondos. Aprueba número de CUR y se remite nuevamente el expediente al departamento de Caja para la actualización del control auxiliar de fondos extraordinarios. 19 Traslada la documentación al Departamento de Contabilidad, con la persona encargada del archivo de UDAF. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Pago por medio de cheque Código: 15-1 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas:

31 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá emitir el vale de caja al momento de entregar cheques a favor de proveedores y liquidar en el término de 8 horas. Llenar el formulario de solicitud de emisión de cheque con la aprobación del Subdirector o Director Financiero, en el caso de que no exista otro documento de respaldo en el momento La emisión de cheques es a favor del beneficiario: nombre completo si es persona individual o razón social si es persona jurídica. En casos especiales se emitirá el cheque a favor de otra persona pero con visto bueno del Director Financiero. Los cheques llevan firma mancomunada con el Jefe del Departamento de Caja, Subdirector ó Director Financiero. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011. DESCRIPCIÓN DEL Paso ACCIÓN PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Analista de Bancos Jefe de Caja Subdirector Financiero/ Director Financiero Recibe el expediente del departamento de: servicios y cotización con el visto bueno del Subdirector o Directora Financiera original, pedido de bienes y servicios, orden de compra, cotización, ingreso al almacén si corresponde del nombramiento con el cálculo, de los dólares que le corresponden según el tipo de cambio y rango asignado al funcionario. pagar y la nómina respectiva documentación de respaldo. Se revisa la documentación presentada, verificando que se cumplan los requisitos establecidos. Emite el Cheque no negociable a nombre del beneficiario por el monto de la Factura y/o Cotización y Nombramiento. Ingresa diariamente los datos del cheque en el libro de Bancos electrónico. Prepara el cheque y el voucher y

32 Analista de Bancos Jefe de Caja/Subdirector o Director Financiero Analista de Bancos Analista de Bancos, Analista de Remesas al Exterior Analista de Bancos emite el Cheque no negociable a nombre del beneficiario por el monto de la Factura y/o Cotización y Nombramiento e imprime. Según cuentas: Cuenta No. 1: Pago a proveedores Fondo Rotativo Planta Central Cuenta No. : Pago de Sueldos y Prestaciones Cuenta No. : Remesas al exterior. Firma y sella en la casilla del voucher como responsable de la elaboración y traslada con los documentos para su revisión, firma y autorización del Jefe de Caja y Dirección y/o Subdirección financiera. Revisa la documentación recibida y firma el cheque y el voucher autorizando la operación. Procede a firmar el cheque y el voucher autorizando la operación y devuelve al Jefe de Departamento de Caja. Obtiene el cheque y voucher firmados, si el cheque se emite de la cuenta No. del Fondo Rotativo, se deberá ingresar al sistema de Banca Virtual del Banco de Desarrollo Rural S. A. para la predeclaración y liberación de fondos respectivos. Custodia el cheque hasta la entrega al proveedor. Autoriza en cheque de la cuenta del Fondo Rotativo, en el sistema de Banca Virtual del Banco de Desarrollo Rural S. A. Llama a los beneficiaros correspondientes para entregar el cheque y en caso de los proveedores solicita identificación personal o carta de autorización de la empresa para recoger el cheque y verifica los datos de los documentos. Para los viáticos traslada la documentación al encargado de fondo rotativo para llenar formularios correspondientes de viáticos (V-A; V-L; V-E). Para la entrega de cheque a proveedores solicita firma de recibido en el voucher y entrega el cheque correspondiente. Para el pago de sueldo y prestaciones laborales se procede a entregar cheque, para firma de vaucher y

33 firma de nómina, en Gastos de Traslado firma el recibo corriente y en viáticos, los formularios respectivos. Traslada la documentación a donde corresponda, para el departamento de compras cuando los expedientes no están completos, y elabora Orden de compra y en el caso de los expedientes que ya están completos se traslada al encargado de fondo rotativo bajo conocimiento para que estos sean liquidados en el sistema SICOIN, los formularios de viáticos (V-A; V-L; V-E). Para el pago de sueldo y prestaciones laborales del personal del servicio exterior, una vez entregado el cheque se traslada la documentación al encargado de remesas al exterior para registro y control Archivar la Copia del correlativo de los Voucher de los cheques entregados en su momento. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Departamento de Caja Procedimiento: Pago a Organismos Internacionales Código: Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 015 === * === Páginas: 1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir de la Dirección General de Relaciones Internaciones Multilaterales las solicitudes de pago a Organismos Internacionales de la cual Guatemala es miembro participe. El traslado de la documentación de respaldo de gastos, para los trámites correspondientes fuera y dentro del Departamento de Caja, debe realizarse por medio de conocimiento. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 011. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Paso ACCIÓN

34 Analista de Remesas al Exterior Director/Subdirector Financiero o Director General de la Cancilleria Analista de Remesas al Exterior Recibe de la Dirección de Multilaterales, las solicitudes para pago de los diferentes Organismos Internacionales de la cual Guatemala es miembro participe. Traslada al Departamento de Presupuesto copia de la nota de solicitud para pago a los diferentes Organismos Internacionales para programar cuota que se procederá a pagar. Espera confirmación de cuota por parte del Departamento de Presupuesto para poder trasladar los expedientes que a pagar. Conforma los expedientes con la siguiente información: memorándum firmado por el Jefe de Caja solicitando el pago, solicitud de pago por parte de la Dirección de Multilaterales, solicitud del Organismos donde comunica el monto a pagar y el año. Traslada el expediente a la encargada del Departamento de Contabilidad para el visado correspondiente y traslado al departamento de compras para su trámite. Recibe el Comprobante Único de Registro CUR con la documentación de respaldo. Realiza oficio dirigido a Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas donde solicita el pago al organismo correspondiente firmado por el Director y Subdirector Financiero, en caso de ausencia de alguno de ellos firma la Directora General de la Cancillería, llena el formulario de Registro Estadístico de Egreso de divisas (forma 0197) y adjunta copia del Comprobante Único de Registro CUR y la documentación de respaldo. Procede a fotocopiar todo el expediente. Traslada la documentación del paso No. 7 para firma del Director y Subdirector. Regresa documentación y procede a fotocopiar el expediente.