Factura electrónica en las entidades de la Generalitat de Catalunya y su sector público

Transcripción

1 Factura electrónica en las entidades de la Generalitat de Catalunya y su sector público Seminario Modernización Digital de las AAPP en Catalunya (IX) mayo 2017

2 Índice 1. Introducción 2. Factura electrónica en las AAPP catalanas 3. Factura electrónica en la Generalitat de Catalunya y su Sector Público 4. Factura electrónica en el Sector Administrativo de la Generalitat 5. Atención a entidades y proveedores 6. Retos de futuro y oportunidades 2

3 1. Introducción 3 3

4 Introducción La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, regula la obligación de presentación de factura electrónica en las Administraciones Públicas a partir del 15 de enero de 2015 El servicio e.fact del Consorci d Administració Oberta de Catalunya (AOC) es el Punto general de entrada de facturas electrónicas de Catalunya. En el ámbito de la Administración de la Generalitat de Catalunya y su sector público el acceso al servicio e.fact se realiza a través del aplicativo corporativo GeFACT (Acuerdo GOV/151/2014, de 11 de noviembre) La Orden ECO/306/2015 de 23 de setiembre, regula el procedimiento de tramitación y anotación de las facturas en el Registro contable de facturas en el ámbito de la Administración de la Generalitat de Catalunya y su sector público 4

5 Marco normativo Ley 59/2003, de 19 de diciembre de firma electrónica Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de impulso de la sociedad de la información Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, obligaciones de facturación Acuerdo de Gobierno GOV/151/2014, de 11 de noviembre, e.fact Punto general de entrada en Catalunya o Actualmente Directiva 2006/112 de la UE, de 28 de noviembre, sistema común del impuesto sobre el valor añadido Ley 29/2010, del 3 de agosto, uso de los medios electrónicos en el Sector Público de Catalunya Ley 25/2013, de 27 de diciembre, impulso de la factura electrónica Ley Orgánica 6/2015, de 12 de junio, modifica la Ley 25/2013 Próxima eliminación del umbral de no obligatoriedad de emitir electrónicamente las facturas hasta euros Real Decreto 1363/2010, de 29 de noviembre, notificaciones y comunicaciones electrónicas Orden ECO/306/2015, de 23 de setiembre, se regula el procedimiento de tramitación y anotación de las facturas en el Registro contable de facturas en el ámbito de la Administración de la Generalitat de Catalunya y su sector público 5

6 Ventajas (i) La implantación de la factura electrónica permite: a los proveedores reducir el ciclo de entrega de facturas y registrar evidencias de recepción, aparte de la reducción de costes en la gestión de facturas, y de errores de manipulación a las entidades públicas, reducir los plazos de tramitación y de disposición a Tesorería de las facturas, así como disponer de una mejor información a efectos de gestión y de comunicación con los proveedores 6

7 Ventajas (ii) Reducción errores La contabilidad y la administración son automáticas Mejor eficiencia en los procesos Integración con ERP's Optimización de la tesorería Recursos financieros (factoring y confirming) factura electrónica Reducción costes Se reducen los costes respecto a los documentos en papeles, como la manipulación y el franqueo Mejor gestión y control Permite obtener información en tiempo real Se reduce el tiempo de gestión Es un proceso más rápido Toma de decisiones de manera más ágil 7

8 Circuito factura electrónica en Catalunya El sistema de tratamiento de factura electrónica de las entidades de la Generalitat y su sector público se basa en la acción combinada de dos sistemas de información, efact y GeFACT, además de los sistemas corporativos S@RCAT, GECAT, GEEC y PCED que son los sistemas de tramitación de la factura para la Administración de la Generalitat y las EAA 8

9 2. Factura electrónica en las AAPP catalanas 9 9

10 Facturas electrónicas entregadas a las AAPP catalanas Durante el año 2016, empresas entregaron a través del Servicio e.fact facturas electrónicas a entidades de la Administración pública catalana Emisoras Receptoras Facturas Fuente: e.fact 10

11 Factura electrónica en Catalunya - tipología 2016 El 88% de las facturas es inferior a un 9% son facturas inferiores a 60k un 1% son facturas superiores a 60k un 2% son facturas con importe negativo 11

12 Factura electrónica en Catalunya - emisores Los principales emisoras de facturas electrónicas son empresas de suministros (electricidad, gas, agua) y del sector salud, además de las entidades financieras, viajes y servicios TIC Font: e.fact Actualització: 13/01/

13 Cómo se entregan las factures en el Servicio e.fact CANAL Empresas % Empresas Facturas % Facturas Servicios de facturación ,63% ,91% Buzón de entrega ,09% ,96% Clientes integrados 302 0,66% ,38% FACE ,29% ,33% EDI 151 0,33% ,42% Total % % Los Servicios de Facturación y el Buzón e.fact, son los canales de entrega utilizados por el 90% de empresas, y gestionan el 75% de las facturas Fuente: e.fact Datos acumulados:

14 La factura electrónica en Catalunya - receptoras Cerca del 50% de las facturas electrónicas que se reciben en Catalunya corresponden a las entidades de la Administración de la Generalitat de Catalunya y su Sector Público Fuente: e.fact Datos acumulados:

15 3. Factura electrónica en la Generalitat de Catalunya y su Sector Público 15 15

16 Perímetro factura electrónica Generalitat Total perímetro: Total activadas: Tipología de entidad Activadas % Activación Administración de la Generalitat de Catalunya 1 / 1 100% Órganos superiores 2 / 4 50% Servei Català de la Salut 1 / 1 100% Entidades autónomas de carácter administrativo 21 / % Entidades autónomas de carácter comercial 2 / 2 100% Entidades de derecho público sometidas al ordenamiento jurídico privado y las entidades asimiladas 42 / 44 95% Sociedades y otras entidades de carácter mercantil 18 / 37 48% Consorcios 58 / 73 79% Fundaciones 26 / 46 56% Otros 3 / 3 100% Total 174 / % Centros educativos / % Centros con autonomía económica 26 / 31 84% El 94% de las entidades y centros del perímetro de la Generalitat están actualmente en disposición de recibir factura electrónica Font: Elaboració pròpia Actualització: 23/03/

17 Facturas electrónicas tramitadas por la Generalitat de Catalunya y su Sector Público Fuente: GeFACT 17

18 Facturas electrónicas tramitadas por la Generalitat de Catalunya y su Sector Público * Incluye centros educativos ** No incluye centros educativos Incremento muy substancial de: entidades y centros que reciben facturas (942) entidades (82) y centros educativos (2650) con tratamiento automatizado de facturas facturas tramitadas calidad de la información de estados Consolidación del porcentaje de rechazos (10%) proveedores que no consiguen facturar electrónicamente (353) Fuente: GeFACT 18

19 Ranking de entidades receptoras Fuente: e.fact Las entidades catalanas que reciben más facturas corresponden, mayoritariamente a la Administración de la Generalitat de Catalunya y su sector público sanitario 19

20 4. Factura electrónica en el Sector Administrativo de la Generalitat 20 20

21 Principales objetivos de la Auditoría RCF Objetivos principales Objetivos principales 1. Analizar los procesos de recepción de facturas electrónicas y su anotación en el RCF (GECAT) 2. Analizar los tiempos medios de anotación de facturas en el RCF así como la posible retención en las diferentes fases del proceso de tramitación de las facturas 3. Analizar las causas de rechazo de las facturas Objetivos complementarios Objetivos complementarios 4. Análisis de las facturas en papel anotadas en el RCF 5. Tramitación de las facturas 6. Obligaciones y actuaciones de los órganos competentes en materias de contabilidad y control 7. Verificar la correcta implementación de los controles en las aplicaciones informáticas implicadas: Validaciones del contenido de las facturas 8. Revisión de la seguridad del sistema 21

22 Principales resultados de la Auditoría RCF Sector Administrativo Generalitat Administració Generalitat de Catalunya Servei Català de la Salut Entidades Autónomas Administrativas Objetivos complementarios El mayor porcentaje de motivo de rechazo está vinculado con la obligatoriedad de informar el número de expediente 22

23 5. Atención a entidades y proveedores 23 23

24 Gestión de consultas Más de entidades (incluyendo los centros educativos) y más de proveedores, que gestionan más de 1M de facturas anualmente, requieren la atención de más de consultas anuales de complejidad creciente 600 Evolución Consultas Gener Febrer Març Abril Maig Juny Juliol Agost Setembre Octubre Novembre Desembre Consultas entidades Consultas proveedores Total por año (abril) TOTAL Fuente: Elaboración propia Actualitzado: 11/03/

25 Canales de soporte para proveedores Consultas relacionadas con... 1 Entrega y requisitos formales de la factura electrónica A dónde debe dirigirse la consulta? 2 Contenido comercial de la factura y / o indicadores de servicio o aprovisionamiento (código de expediente u otros) 3 Factura electrónica en el ámbito de la Generalitat de Catalunya y su sector público Las consultas deben dirigirse a los solicitantes del bien o servicio Buzón de contacto: efactura@gencat.cat Recuerda En el espacio web de comunicación con proveedores, se encuentra toda la información relevante sobra factura electrónica: Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (códigos DIR3) Notas informativas (nota referente al código de expediente) Relación de entidades y empresas públicas ante las que se ha de facturar electrónicamente 25

26 Cómo consultar el estado de la factura e.fact Una vez el emisor ha generado y enviado la factura por medios telemáticos, puede consultar el estado de la misma en e.fact 1 Acceder a e.fact: 2 Acceder a la pestaña Consulta de estados" 3 Llenar los campos requeridos con los datos de la factura enviada Qué estados se muestran actualmente? Factura enviada: e.fact ha validado el formato y firma electrónica de la factura y se ha enviado al receptor Factura registrada: la factura ha sido registrada en el registro administrativo del receptor Factura entregada: el receptor recibe la factura en sus sistemas contables Factura conformada: la factura ha sido identificada y validada, y se podrá proceder a su gestión Factura rechazada: ya sea por causas técnicas o comerciales Factura pagada: el pago se ha efectuado 26

27 Cómo consultar el estado de la factura PCED Los proveedores de la Generalitat de Catalunya disponen de un canal de comunicación para seguir la evolución de las facturas. Este canal es el PCED (Consulta del Estado de Pago de los Documentos) 1 Acceder al PCED: cepd/creditor.do?reqcode=init&setlocale=ca_es 2 Llenar los campos requeridos. Importante Autenticación con certificado digital: podrá visualizar todas las facturas registradas Autenticación con NIF y cuenta corriente: podrá visualizar sólo las facturas que estén incorporados a un documento de obligación, por lo tanto las facturas con estado Registrada o Conformada, por ejemplo, no se visualizarán. Recomendación: utilizar certificado digital 27

28 6. Retos de futuro y oportunidades 28 28

29 Retos de futuro A) En el ámbito de la factura electrónica 1. Extender la recepción (y la emisión) de la factura electrónica a todas las entidades del sector público 2. Aumentar el porcentaje de facturas electrónicas administración Generalitat 49% (2015) 74% (2016) 80% (2017) 3. Mitigar el porcentaje de facturas rechazadas, especialmente por motivos técnicos 4. Adoptar los estándares europeos de factura electrónica (formatos, firma y transmisión) 5. Facilitar el potencial de financiación (cesión de facturas) 29

30 Retos de futuro B) En otros ámbitos de la Administración 1. Contabilidad Eliminación documento contable físico Mejora información contable (criterio de devengo) 2. Gestión patrimonial Mejora información y gestión de los gastos imputables al inmovilizado 3. Contabilidad de costes 4. Ampliación de los expedientes electrónicos 30

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