AUTORIZACION DE PEDIDOS

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1 Índice CLIENTES... 2 REGISTRO DE PEDIDOS... 5 Detalles del ingreso de productos... 6 OPCIONE DE EMISIÓN DE PEDIDO PARA FACTURARSE POR PUNTO DE VENTA... 8 OPCIONES DE EMISIÓN DE PEDIDOS INCLUYENDO ITEM DE BONIFICACION... 9 AUTORIZACION DE PEDIDOS PUNTO DE VENTA Factura Boleta Facturación del total de productos LISTA DE PRECIOS Clases de producto La lista de precios se puede generar a valor de venta o precio de venta TERMINAR PEDIDOS CONSULTAS DE STOCK PEDIDOS PENDIENTES VALORIZADOS DESPACHO / FACTURACION RESUMEN DE DOCUMENTOS COMISIONES DE VENDEDORES COMISIONES VENDEDORES Excel COMISIONES DE COBRADORES ANULAR DOCUMENTOS ANULACIÓN DE LETRAS EDICIÓN DE FACTURAS DOCUMENTOS PENDIENTES POR GUIAR INCREMENTO LISTA DE PRECIOS NOTAS DE CARGO Y ABONO NOTAS DE CARGO Y ABONO VARIAS INFORME DE COBRANZA CUENTA CORRIENTE CLIENTES CUENTA CORRIENTE POR VENDEDOR DETALLE DE VENTA POR CLIENTES RESUMEN DE VENTA POR PRODUCTO REGISTRO DE VENTAS Manual Pág. 1

2 CLIENTES En el Modulo de Clientes se generan todas las operaciones de emisión de Facturas, Boletas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Canjes de documentos, se encuentran los reportes de Cuenta Corriente de Clientes y reportes comerciales de análisis de ventas. MAESTRO DE CLIENTES En esta opción se crean los clientes y se ingresan los siguientes datos: Manual Pág. 2

3 Datos Generales: RUC : número de identificación tributaria del cliente, que servirá para identificarlos en las diferentes operaciones y consultas del sistema. Razón Social : Nombre de la empresa. Dirección : Domicilio de la empresa. Provincia : Provincia de ubicación de la empresa Distritos : Distrito de la empresa Zonas : Ubicación de la empresa Teléfono : Teléfono de contacto Fax : Fax de la empresa Contacto : Nombre de la persona de contacto en la compañía. E Mail : Mail del cliente Direcciones múltiples : Se ingresan las diferentes direcciones que posean los clientes, estas podrán ser seleccionadas a generar una guía de remisión, factura o boleta de ventas. Contactos (El reporte de Conciliación Bancaria mostrara todas las operaciones que se encuentren sin el campo activado.) : En este botón se pueden adicionar contactos relacionados al cliente. Datos de Análisis del cliente(página: 3 Los Tipos de Cliente, Vendedor y Condiciones de Pago se crean en el Modulo de Configuración, Tablas.) Tipo de Cliente : Se debe asignar un Tipo de Cliente Vendedor : Se asignara un vendedor y este aparecerá asignado en la emisión de facturas y boletas, el usuario podrá modificar este vendedor. Condición de Pago : La condición de pago que se asigne aparecerá en la emisión de facturas y boletas y solo podrá ser modificada a condiciones menores de las señaladas en esta opción. Tipo de documento : Seleccionar la tabla de tipos de documento identidad Sunat Límite de Crédito : Se asignara la cantidad del limite de crédito del cliente. Manual Pág. 3

4 Esta opción le aparecerá bloqueada a todos los usuarios que tengan nivel de acceso operador (Página: 4 Módulo de configuración, creación de usuarios, se asigna nivel de acceso ), Para que solo puedan consultar sin permitirles modificarla. Para la impresión del maestro existen varios tipos de reporte: Sin seleccionar ningún parámetro se genera el reporte de todos los clientes Si se selecciona Provincia, Distrito, Zona, Tipo de Cliente, Vendedor se generara un reporte con ese criterio de selección. Generación de reporte a Excel. Manual Pág. 4

5 ATENCION REGISTRO DE PEDIDOS Esta es la pantalla para seleccionar el cliente antes de generar el pedido, está compuesta de tres secciones: Primera sección: muestra la relación de clientes ingresados al maestro, se pueden seleccionar digitando el nombre en la parte superior, buscando en el grid o utilizando la opción de búsqueda. También se visualizan los importes de límite de crédito otorgados al cliente. Segunda sección: muestra todas las deudas vencidas que posee el cliente seleccionado. Tercera sección: muestra los productos pedidos en los tres últimos meces Luego de esta evaluación previa el usuario elabora un pedido presionando la tecla de Pedido que esta ubicada en la parte inferior derecha. Aparecerá la siguiente pantalla Manual Pág. 5

6 En esta pantalla el usuario ingresa las caracteriscas del pedido: Número de Pedido : Puede ser generado automático o por serie asignada al usuario. Cliente : Se selecciona el cliente respectivo. Sin IGV : Si este campo esta desmarcado el sistema mostrara los precios sin incluir el IGV, y si está marcado mostrara los precios unitarios incluidos IGV. Cotización : Para generar una cotización se marca este campo y se desmarca cuando se desea que se convierta en Pedido. Vendedor : Se asigna automáticamente, al seleccionar el cliente, puede ser modificado. Moneda : Se ingresa la moneda respectiva. Condiciones de Pago : Se asigna automáticamente, a seleccionar el cliente, solo puede se modificada a una condición de pago menor a la que se visualiza, si el sistema esta seteado para que permita la modificación de condiciones de pago. Lista de Precios : Si selecciona una lista de precios específica, se generara el pedido de los productos y precios que maneja esa lista de precios. Observaciones : Campo de observaciones al pedido. Adicionales: botón configurable con 10 campos adicionales. Botones de movimiento : o Añadir : Ingreso de Productos o Modificar : Modificar datos de un producto. o Eliminar : Eliminar un producto. Detalles adicionales : Se puede ingresar información adicional para cada ítem del pedido, previamente se de haber creado en el modulo de configuración, tablas, opciones adicionales pedido, estas se mostraran en la guía de remisión como consulta. Detalles del ingreso de productos Manual Pág. 6

7 Producto : Se selecciona el producto digitando las primeras letras y el sistema mostrara los productos, o utilizando la opción de búsqueda que tiene varios criterios, por Línea, código, código equivalente descripción, se puede setear la consulta de búsqueda en el modulo de Configuración, Opciones del Sistema. Insertar Comentario : En esta pantalla se pueden ingresar datos adicionales a la descripción del producto, estos datos solo servirán para la impresión del Pedido y no modificaran el maestro respectivo, en los campos de cantidad y unidad se puede ingresar información que solo se Manual Pág. 7

8 imprimirá para la emisión del documento. Se adiciono el campo de fecha de entrega por ítem, que se utiliza en las consultas de paquetes de compra (Logística) Precio : Si no se selecciona Lista de Precios el sistema colocara el precio ingresado en el Maestro de Productos, este campo puede ser configurado para no poder ser modificado por el usuario, seteo en opciones del sistema, modulo de configuración. Cantidad : El sistema permite manejar hasta 4 decimales en cantidad Descuento : En este campo se digitaran porcentajes de descuento al producto y en el campo derecho aparecerá el porcentaje de descuento asignado por la Ficha de descuento, un producto puede tener los dos tipos de descuentos, este campo puede ser configurado para no poder ser modificado por el usuario, seteo en opciones del sistema, modulo de configuración. Ficha : Se asignara el descuento respectivo y mostrara el nombre de la ficha, este descuento no puede ser modificado por el usuario. Stock Actual : Mostrara la suma de las unidades de los almacenes configurados como almacén de pedidos. Stock Comprometido: Muestra las cantidades ingresadas en los pedidos pendientes de despacho. Al actualizar el pedido este aparecerá en el botón de Administración de Ventas, opción Despacho y Facturación, si se configuraron las opciones de límite de crédito y el pedido cumple estas condiciones, al actualizar el pedido se mostrara un mensaje de exceso de límite de crédito y pasara a la opción de Autorización de pedidos para su aprobación o cancelación. OPCIONE DE EMISIÓN DE PEDIDO PARA FACTURARSE POR PUNTO DE VENTA Se ingresa el pedido activando el check de Facturar en Punto de Venta y este no se visualizara en el Modulo de despacho y facturación, se visualizara en la siguiente pantalla: Manual Pág. 8

9 Se deberá seleccionar el cliente, almacén y moneda para que se muestren los pedidos en la opción de Pedido y poder seleccionarlos. OPCIONES DE EMISIÓN DE PEDIDOS INCLUYENDO ITEM DE BONIFICACION Manual Pág. 9

10 Se ingresa el producto a bonificar y se coloca el precio activando el check de bonificación para que quede gravado como precio referencial del producto, al aceptar se mostrara en la siguiente pantalla con color azul, debiendo este ítem guiarse en una guía de remisión individual para que el sistema le coloque el tipo de movimiento de bonificación y pueda contabilizarse en forma diferente, la salida del almacén, Manual Pág. 10

11 AUTORIZACION DE PEDIDOS En esta consulta aparecerán todos los pedidos que cumplan con los siguientes problemas: Exceso en Limite de Crédito Deudas Vencidas, y Precio por debajo del porcentaje de costo mínimo. Para autorizar el pedido se tiene que digitar la contraseña de acceso al sistema del usuario autorizado. El sistema permite la impresión del estado de la cuenta corriente del cliente en el momento de la autorización del pedido. El nivel de acceso para el usuario debe ser Seguridad. Si el pedido no se atenderá, existe la opción de dar por terminado el pedido generado. Manual Pág. 11

12 PUNTO DE VENTA La opción de facturación Punto de Venta o Venta mostrador permite generar Facturas y Boletas de Venta, por ventas de productos, sets o muestras, directamente, sin crear un Pedido previo, el sistema generara en forma automática movimientos de notas de salida en los almacenes, y si se desea generar una guía de remisión se deberá indicar en el momento de la emisión del documento, en el campo de Generar guía de remisión antes de seleccionar el producto. De acuerdo como se configure la opción de Facturación Punto de Venta en el Modulo de Configuración, Opciones del Sistema, estos documentos se cargaran en la cuenta corriente con el estado de cancelado o pendiente. Factura Manual Pág. 12

13 En esta pantalla se visualizaran los siguientes campos: Numero : se generar de acuerdo a la serie asignada al usuario. Cliente : se seleccionara del maestro y se tendrá la opción de crear un cliente desde esta pantalla, si se da doble clic en el campo que se muestra en la pantalla anterior. Nombre : Aparecerá el nombre o razón social del cliente. Dirección : Automáticamente al seleccionar el cliente aparecerá su dirección Botón selección : Se visualizaran las diferentes direcciones ingresadas en el maestro de cliente en el momento de su creación. RUC : Aparecerá automáticamente al seleccionar el cliente, también se puede digitar el RUC y aparecerán los datos del cliente. Vendedor : Aparecer automáticamente, puede ser modificado por el usuario. Moneda : se debe seleccionar la moneda de la operación. Almacén : se seleccionara el almacén del que se desea despachar el producto. Pedido : Solo se mostraran los pedidos generados con activación de facturación por Punto de Venta y previamente de haber seleccionado la moneda. Lista de Precios : se podrá seleccionar la lista de precios definida para ser usada en punto de venta Condición de Pago.: aparecerá automáticamente y podrá ser modificada, pero solo a una condición menor que la señalada en el maestro de clientes, si el sistema está configurado para poder realizar modificaciones de condiciones de pago. Chofer : Se asignara el chofer. Observaciones : Observaciones que podrán ser impresas en el documento a emitir. Generar Guía : Si este campo es marcado se generar una guía de remisión posteriormente y no validara el stock actual, si no es marcado se generara una nota de salida del almacén en forma automática. Otros cargos : Campo adicional para mostrarse en el registro de ventas que adiciona importes al total del documento a emitirse. % descuento : Porcentaje de descuento general al documento Gastos Finan. : Importe de gatos financieros asignados a documento Flete : Importe de flete I.S.C. : Se calculara si el producto pertenece a una línea que esta afecta a este impuesto. I.G.V. : Se calculara con el porcentaje establecido en las opciones de configuración. Percepción : Se generara de acuerdo a porcentaje identificado en el módulo de configuración, opciones del sistema. Exonerado de IGV: Este campo solo se activara si el producto no está afecto a IGV, y es para que se indique en que columna se visualizara en el registro de ventas, como exonerado si está activado el check o como inafecto, si no está activado. Las opciones de Agregar, Modificar y Eliminar documento. pueden ser utilizadas hasta antes de actualizar el El botón de Detalles adicionales de ítem permite ingresar información adicional que será guardada en la nota de salida y en la guía de remisión. Si el producto que se ingresara maneja referencias, el sistema mostrara las referencias para ser seleccionadas, si es un set o combo y dentro de este, hay productos que utilizan referencias mostrara cada producto para que se seleccionen las referencias. Si el producto fue creado afecto a IGV y en el momento de la emisión del documento se desea no este afecto, se borrara el IGV y el sistema automáticamente cambiara el total a Subtotal Inafecto y los mostrara en esta columna en el Registro de ventas. Si el producto se creó como inafecto y se desea que en el registro de ventas se muestre como exonerado, se deberá activar el chek respectivo, este solo estará operativo para los productos creados como no afectos al IGV. Para seleccionar un cliente se deberá digitar las primeras letras de la razón social y se visualizara una pantalla de consulta de todos los nombres que cumplan esa condición. Manual Pág. 13

14 El botón que se encuentra al lado derecho del número de identificación tributaria sirve para seleccionar otra dirección del cliente, previamente ingresada en el catálogo de clientes Boleta En esta pantalla se visualizaran los siguientes campos: Manual Pág. 14

15 Numero : se generar de acuerdo a la serie asignada al usuario. Cliente : se seleccionara del maestro y se tendrá la opción de crear un cliente desde esta pantalla, si se da doble clic en el campo que se muestra en la pantalla anterior. Nombre : Aparecerá el nombre o razón social del cliente. Dirección : Automáticamente al seleccionar el cliente aparecerá su dirección Botón selección : Se visualizaran las diferentes direcciones ingresadas en el maestro de clientes en el momento de su creación. RUC : Aparecerá automáticamente al seleccionar el cliente, también se puede digitar el RUC y aparecerán los datos del cliente. Vendedor : Aparecer automáticamente, puede ser modificado por el usuario. Moneda : se debe seleccionar la moneda de la operación. Almacén : se seleccionara el almacén del que se desea despachar el producto. Lista de Precios : se podrá seleccionar la lista de precios definida para ser usada en punto de venta Condiciones de P.: aparecerá automáticamente y podrá ser modificada, pero solo a una condición menor que la señalada en el maestro de clientes. Chofer : Se asignara el chofer. Observaciones : Observaciones que podrán ser impresas en el documento a emitir. % descuento : Porcentaje de descuento general al documento Gastos Finan. : Importe de gatos financieros asignados a documento Flete : Importe de flete I.S.C. : Se calculara si el producto pertenece a una línea que esta afecta a este impuesto. I.G.V. : Se calculara con el porcentaje establecido en las opciones de configuración. Percepción : Se generara de acuerdo a porcentaje identificado Las opciones de Agregar, Modificar y Eliminar documento. pueden ser utilizadas hasta antes de actualizar el En la generación de una Boleta de Venta se cuenta con la opción de poder generar un documento a un cliente Varios sin salir de esta pantalla, deberá de dar un doble click en la casilla indicada y aparecerá el código que le permitirá digitar la razón social y la dirección (esta información se visualizara en el Registro de Ventas), y se registrara en la cuenta corriente del Cliente Varios. Las opciones de Agregar, Modificar y Eliminar pueden ser utilizadas hasta antes de actualizar el documento. La generación de este documento generara una Nota de Salida en el almacén. Muestras En esta opción del sistema se podrán emitir los documentos de Factura y Boleta para cualquier producto, Bajo el tipo de movimiento de Muestras, lo que significa que estos documentos se reflejaran en el Registro de Ventas, se descargara del almacén, pero no se generara una cuenta corriente pendiente de pago. Manual Pág. 15

16 En esta pantalla se visualizaran los siguientes campos: Numero : se generar de acuerdo a la serie asignada al usuario. Cliente : se seleccionara del maestro y se tendrá la opción de crear un cliente desde esta pantalla, si se da doble clic en el campo que se muestra en la pantalla anterior. Nombre : Aparecerá el nombre o razón social del cliente. Dirección : Automáticamente al seleccionar el cliente aparecerá su dirección Botón selección : Se visualizaran las diferentes direcciones ingresadas en el maestro de cliente en el momento de su creación. RUC : Aparecerá automáticamente al seleccionar el cliente, también se puede digitar el RUC y aparecerán los datos del cliente. Vendedor : Aparecer automáticamente, puede ser modificado por el usuario. Moneda : se debe seleccionar la moneda de la operación. Almacén : se seleccionara el almacén del que se desea despachar el producto. Lista de Precios : se podrá seleccionar la lista de precios definida para ser usada en punto de venta Condiciones de P.: aparecerá automáticamente y podrá ser modificada, pero solo a una condición menor que la señalada en el maestro de clientes. Chofer : Se asignara el chofer. Observaciones : Observaciones que podrán ser impresas en el documento a emitir. Generar Guía : Si este campo es marcado se generar una guía de remisión posteriormente, si no es marcado se generara una nota de salida del almacén en forma automática. % descuento : Porcentaje de descuento general al documento Gastos Finan. : Importe de gatos financieros asignados a documento Flete : Importe de flete I.S.C. : Se calculara si el producto pertenece a una línea que esta afecta a este impuesto. I.G.V. : Se calculara con el porcentaje establecido en las opciones de configuración. Percepción : Se generara de acuerdo a porcentaje identificado Las opciones de Agregar, Modificar y Eliminar documento. pueden ser utilizadas hasta antes de actualizar el Manual Pág. 16

17 En estas Tres opciones de facturación Punto de Venta se pueden emitir documentos de las siguientes formas: Facturación del total de productos En esta opción se ingresan los productos unidades a facturar y se visualiza el precio ingresado en el catálogo de productos, el botón de insertar comentario muestra una pantalla donde se podrá modificar el nombre del producto a facturar y la opción de ficha y porcentaje se encuentra habilitada cuando existen fichas de descuento creadas en el maestro y están comprendido dentro de la fecha de vigencia. Facturación del Detalle de Productos Esta opción se visualiza cuando se ha seleccionado un producto que se encuentra dentro de una línea que maneja Referencias, aquí le muestra el stock detallado y le permite escoger que referencias facturar. Manual Pág. 17

18 RESUMEN DE PEDIDOS PENDIENTES En esta opción se pueden visualizar los pendidos pendientes de despacho y facturación clasificada por un pedido especifico, un cliente o un producto determinado. LISTA DE PRECIOS Manual Pág. 18

19 Este reporte se emitirá según la Lista de precios seleccionada y podrá ser generada por clientes, líneas y Clases de producto. La lista de precios se puede generar a valor de venta o precio de venta. TERMINAR PEDIDOS En esta opción el sistema permite dar por terminado pedidos que ya no van hacer despachados y que se desea no sigan apareciendo pendientes, tiene que cumplir con la siguiente característica, cantidad despachada igual a cantidad facturada. Manual Pág. 19

20 CONSULTAS DE STOCK En esta consulta se visualizan los stocks de todos los productos por almacén, se puede consultar por código o descripción del producto. PEDIDOS PENDIENTES VALORIZADOS Este Reporte mostrara los importes de los pedidos que se encuentren pendientes, en la moneda de origen. Manual Pág. 20

21 Este reporte mostrara todos los pedidos pendientes y se podrán solicitar por línea d producto. Manual Pág. 21

22 DESPACHO / FACTURACION ADMINISTRACIÓN DE VENTAS En esta pantalla de Despacho y Facturación se presentan, en la parte superior los Pedidos pendientes que tienen guías por emitir. Al seleccionar un pedido y presionar el botón de Guía aparece la siguiente pantalla: Manual Pág. 22

23 En esta pantalla se selecciona los siguientes puntos: Almacén : Se visualizaran los almacenes a los que el usuario este asignado. Despacho Total : Al seleccionar esta opción, el sistema mostrara los códigos de productos ingresados en el pedido, como despachados, solo se podrá utilizar el botón de Datos Adicionales, que solicita la siguiente información: Manual Pág. 23

24 Despacho Parcial : Si selecciona esta opción podrá especificar que cantidad se desea despachar, si el producto pertenece a una línea que maneja referencias, aparece la segunda pantalla, donde se seleccionara las unidades de las referencias requeridas: Manual Pág. 24

25 Tipo de Movimiento : Se deberá identificar si esta transacción es por Venta o Muestras. Datos Adicionales : Botón configurable con 10 campos adicionales. Facturación Cuando se selecciona un pedido (hago clic en la línea correspondiente) en la parte inferior aparecen las guías de despacho que he emitido para ese pedido, al escoger una o varias guías, luego se presiona los botones de Factura, Boleta, Factura Exportación y Muestras, según sea el caso. Aparecerá la pantalla para confirmar los datos y podrá emitir el documento. Factura y Boleta Manual Pág. 25

26 Cuando se selecciona el botón de Factura o Boleta, aparecen en la pantalla todos los datos para la emisión del documento, antes de actualizar y generar el documento, se podrán actualizar los siguientes campos: Fecha del documento Fecha de Vencimiento Condiciones de Pago Porcentaje de comisión del vendedor Porcentaje de descuento total del documento Gastos Financieros Flete Impuesto Selectivo a Consumo Impuesto General a las Ventas Percepción Observaciones Anticipos : Previamente se deberá seleccionar el botón de Anticipo y seleccionar el anticipo que se desea aplicar a este documento, este se restara del documento a emitir. Factura Exportación Cuando se selecciona el botón de Factura de Exportación, aparecerán los mismos datos de una factura simple, pero se seleccionara la opción de Exportación y se llenaran los datos necesarios para la emisión del documento. Muestra Manual Pág. 26

27 Cuando se selecciona el botón de Muestras, se podrá indicara que documento se desea emitir, Factura o Boleta de Venta, la emisión de este documento no generara un documento pendiente por cobrar en la cuenta corriente del cliente, pero si se reflejara la emisión en el Registro de Ventas del mes. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS El Sistema cuenta con la opción de reimpresión de documentos, para Factura, Boleta de Venta, Nota de Crédito, Nota de Debito y Letra. El botón de vinoculares muestra las opciones de búsqueda de los documentos. Manual Pág. 27

28 RESUMEN DE DOCUMENTOS Se pueden generar varios reportes de esta opción: Todos los documentos emitidos por un rango de fecha Por un cliente especifico. Por un tipo de documento. Manual Pág. 28

29 COMISIONES DE VENDEDORES Este reporte se puede solicitar por vendedor y por un rango de fecha, en la moneda que se seleccione, el reporte mostrara los documentos emitidos en esa misma moneda. La comisión calculada resultara del porcentaje otorgado a vendedor en la emisión del documento. COMISIONES VENDEDORES Excel Este reporte genera un archivo a Excel, que muestra información de las cobranzas, en este archivo se colocaran los porcentajes de comisión, contando con la siguiente información: Manual Pág. 29

30 COMISIONES DE COBRADORES Este reporte se puede solicitar por cobrador y por un rango de fecha, especificando el porcentaje de comisión, se generara de la información del Modulo de cobranza de Clientes. ANULAR DOCUMENTOS Manual Pág. 30

31 Cuando se anula un documento este procedimiento se verá realizado automáticamente, y figurara en el Registro de Ventas como Anulado, si el documento anulado ha generado un movimiento en el almacén el sistema le solicitara la conformidad de la anulación. ANULACIÓN DE LETRAS En esta opción se anulan los canjes de documentos y se restablecen como pendientes, el numero de canje permanecerá en situación de Anulado. EDICIÓN DE FACTURAS En esta opción se podrán actualizar los siguientes datos: Manual Pág. 31

32 Fecha Condiciones de Pago Vencimiento Vendedor Porcentaje de comisión del vendedor Observaciones DOCUMENTOS PENDIENTES POR GUIAR En esta opción se podrán guiar aquellos documentos que se generaron por Punto de Venta o POS y que se les indico que estaba pendiente por guiar al momento de su generación. Al seleccionar el botón de Guía se visualizara la pantalla para la emisión del documento. Manual Pág. 32

33 INCREMENTO LISTA DE PRECIOS En esta opción se actualizara en el porcentaje que se indica la lista de precios que se seleccione. Manual Pág. 33

34 NOTAS NOTAS DE CARGO Y ABONO En Esta pantalla se emitirán las notas de crédito o debito para los clientes, los datos que se deben ingresar son los siguientes: Seleccionar Tipo de Nota : Nota de Crédito o Nota de Debito Cliente : Seleccionar la razón social del cliente. Tipo de documento de referencia : Seleccionar el documento origen de la transacción. Numero de documento de Referencia : Mostrara los documentos generados por el sistema. Fecha de Referencia : Se colocara la fecha del tipo de cambio deseado. Condiciones de pago : Seleccionar condiciones de pago. Moneda : Seleccionar la moneda de la operación. Vencimiento : Indicar la fecha de vencimiento de la operación. Tipo de Movimiento : Identificar el tipo de movimiento de la nota. Fecha del documento : Fecha de la emisión del documento. Observaciones : Comentarios a la emisión del documento. Porcentaje de descuento : Porcentaje de descuento del documento. Gastos Financieros : Importe a cobrarse de los documentos. Flete : Importe de flete. Impuesto Selectivo al Consumo : Se calculara si el producto pertenece a una línea que maneja Impuesto Selectivo a Consumo. Impuesto General a las Ventas : Se calculara si el producto es afecto a IGV, maestro. Manual Pág. 34

35 Detalle del Producto: En esta pantalla se ingresaran los productos motivo de la emisión de la nota, si se seleccionó un documento de referencia, el sistema mostrara los productos del documento. La descripción de los productos también puede ser modificada o ampliada con el botón de Insertar comentarios Los tipos de movimientos de las notas deben ser creados considerando que existen tipos de movimiento que originan movimientos en almacenes, como la devolución de un producto y puede existir otros que solo originen movimientos en importes, como las notas emitidas por diferencias de precios o redondeos. Manual Pág. 35

36 NOTAS DE CARGO Y ABONO VARIAS En Esta pantalla se emitirán las notas de crédito o débito para los clientes, los datos que se deben ingresar son los siguientes: Seleccionar Tipo de Nota : Nota de Crédito o Nota de Debito Cliente : Seleccionar la razón social del cliente. Tipo de documento de referencia : Seleccionar el documento origen de la transacción. Numero de documento de Referencia : Mostrara los documentos generados por el sistema. Fecha de Referencia : Se colocara la fecha del tipo de cambio deseado. Condiciones de pago : Seleccionar condiciones de pago. Moneda : Seleccionar la moneda de la operación. Vencimiento : Indicar la fecha de vencimiento de la operación. Tipo de Movimiento : Identificar el tipo de movimiento de la nota. Fecha del documento : Fecha de la emisión del documento. Observaciones : Comentarios a la emisión del documento. Porcentaje de descuento : Porcentaje de descuento del documento. Gastos Financieros : Importe a cobrarse de los documentos. Flete : Importe de flete. Impuesto Selectivo al Consumo : Se calculara si el producto pertenece a una línea que maneja Impuesto Selectivo a Consumo. Impuesto General a las Ventas : Se calculara si el producto es afecto a IGV, maestro. El detalle de la nota se guardara bajo el código de producto Manual Pág. 36

37 COBRANZA INFORME DE COBRANZA En esta opción se cancelan total o parcialmente los documentos generados por facturación, el informe de cobranza se genera por moneda pero no restringe la opción de cancelar documentos generados en otra moneda distinta a la del informe. Las opciones de modificar o eliminar un ítem del informe solo están activas si no se ha actualizado el informe. Cobranza y Deposito Automático en Libro Bancos El informe de cobranza maneja un acceso directo al movimiento de Bancos para efectuar el depósito, esta opción debe ser ejecutada antes de actualizar el documento: La información a ingresar es la siguiente: Banco Cuenta Corriente Bancaria Movimiento Importe Esta operación generara un movimiento en el Modulo de Tesorería, Libro Bancos, con la misma fecha del Informe de Cobranza. Manual Pág. 37

38 Cobranza de Anticipos El botón verde acceza al ingreso de Anticipos, y se deberán colocar los siguientes datos; Cliente Tipo de Documento Numero de Documento Importe Forma de Pago Banco Moneda Numero de cheque Fecha Manual Pág. 38

39 Botones del Informe de Cobranza Botones de ítem Agregar : Ingresar detalles de los documentos cobrados, aparecerá una segunda pantalla. Modificar : Se podrán modificar los ítem antes de actualizar la información Eliminar : Se podrán modificar los ítem antes de actualizar la información Anticipo : Ingresar detalles de los documentos cobrados, aparecerá una segunda pantalla Botones de Informe Actualizar : Grabara el informe y actualizara la cuenta corriente de clientes Buscar : Mostrara una pantalla con los informes de cobranza ingresados Eliminar : Se eliminaran todas las operaciones realizadas y desaparecerán del informe, este permanecerá con a situación de anulado. E numero del informe de cobranza puede ser un correlativo o puede generarse por una serie asignada a cada cobrador, esta sección de opción se establece en el Modulo de Configuración, Opciones del sistema, Opciones del Sistema RESUMEN DE COBRANZA Se pueden generar varios reportes de esta opción: Todos los documentos emitidos por un rango de fecha Por un cliente especifico. Por un cobrador especifico. Por una forma de Pago Manual Pág. 39

40 ANTICIPOS En esta opción se ingresan facturas y boletas que no van a generar movimientos de salidas de productos en almacenes. Estos documentos se visualizan en el Registro de Ventas, Cuentas Corrientes y se podrán aplicar a las facturas y boletas generadas por el Modulo de Pedidos INFORME DE COBRANZA PUNTO DE VENTA En esta opción se genera automáticamente un informe de cobranza de la facturación punto de venta, esta opción está habilitada si en el momento de configuración del sistema se escogió la opción de Punto de Venta Cargar a Cuenta Corriente Cancelada. Manual Pág. 40

41 Este informe también puede visualizarse en: Informe de Cobranza Resumen de Cobranza CANJE DE DOCUMENTOS Para poder generar canje de documentos de un cliente se deberán ingresar los siguientes datos: 1. Seleccionar el Cliente o Razón Social, aparecerán todos los documentos pendientes de la cuenta corriente. 2. Seleccionar la Fecha de Canje. El sistema mostrara el tipo de cambio venta, para generar la operación, este tipo de cambio puede ser modificado, antes de la selección de los documentos 3. Seleccionar moneda de la operación a generarse 4. Seleccionar tipo de documento a generar, en esta consulta aparecerán todos los documentos en los cuales se les haya indicado que son documentos de canje, si el documento seleccionado es una Letra de Cambio el sistema colocara el correlativo respectivo a documento, si es otro documento, el usuario colocara el numero de documento. 5. El número de canje se generara en forma automática en cada transacción y está compuesto de año, mes y correlativo de la operación 6. Se marcaran los documentos que se desean canjear, y en la parte superior se mostraran los totales de los documentos seleccionados, si el cliente esta afecto a Retención el sistema mostrara el importe de la retención y lo descontara del total de documentos a canjear. 7. En el campo de documentos a emitir se deberá colocar el número de documentos a generarse, seleccionar cada uno colocándoles el plazo y día de vencimiento. Manual Pág. 41

42 Cada documento de canje mostrara los siguientes campos para su emisión: Numero Ref. de Girador (documentos canjeados) Lugar Fecha de Giro Plazo Vencimiento Importe Aval Dirección RUC Teléfono Observaciones, se visualizaran en el reporte de Cuenta Corriente. El sistema emitirá un reporte de todos los documentos cancelados y los documentos canjeados. CUENTA CORRIENTE Manual Pág. 42

43 CUENTA CORRIENTE CLIENTES Este reporte se generara en su moneda de origen y se podrá solicitar por: Rango de Fechas Saldos a la fecha, donde incluirá todos los documentos pendientes. Se tiene la opción de visualizar la información en conjunto, o bajo las opciones siguientes: - Documentos - Clientes - Ubicación - Tipo de Cliente - Punto de Ventas o Serie de Facturación Manual Pág. 43

44 CUENTA CORRIENTE POR VENDEDOR Este reporte se podrá solicitar por rango de fecha y por un documento o vendedor especifico, solo mostrara operaciones con Facturas y Boletas de Venta. CUENTA CORRIENTE CON RETENCION Este reporte mostrara todas las deudas pendientes e identificara los importes de retención, previamente se debe haber indicado en el maestro de Clientes que el cliente estaba afecto a retención. Manual Pág. 44

45 RESUMEN DE CUENTAS POR COBRAR En esta pantalla se visualizan: Por Antigüedad, todos los documentos que se encuentran vencidos a la fecha actual. Por Vencimiento, todos los documentos que se encuentran en situación pendiente. En la ultima línea de totales muestra los totales generales de la cuenta corriente. Se puede generar en forma total o indicando un cliente especifico. Para ver los detalles deberá posicionarse en el grid y aparecerá la siguiente pantalla Manual Pág. 45

46 HISTORICO CUENTAS POR COBRAR Esta consulta posee un análisis detallado de la información, indicándole la situación de cada documento y la forma de su cancelación, para poder visualizar esta información debe colocarse en el grid y dar doble click en la línea y aparecerá la información de cancelación del documento. Manual Pág. 46

47 DETALLE DE VENTA POR CLIENTES Este reporte mostrara en detalle todos los campos de la emisión de la factura y Boleta. Manual Pág. 47

48 RESUMEN DE VENTA POR PRODUCTO Este Reporte mostrara los totales de venta en unidades y en importes de un mes específico. REPORTE DE VENTAS DETALLADO Este reporte mostrara por Vendedor las ventas en unidades y en importes, detallando el número de documento de la transacción y el producto vendido. Manual Pág. 48

49 CUENTA CORRIENTE POR VENCIMIENTO En este reporte se muestran las deudas pendientes por cobrar según el rango de fechas que se le indique y se muestra en soles y dólares. Manual Pág. 49

50 REPORTEADOR DE VENTAS Y PEDIDOS En esta opción se podrán generar reportes con los datos que aparecen como Campos Activos, Siguiendo la siguiente secuencia de proceso: 1. Seleccione En esta pantalla se seleccionan los campos activos con los que se desea trabajar, utilizando los botones de Adicionar, en la pantalla izquierda aparecerán los campos seleccionados. Manual Pág. 50

51 2. Filtros En esta pantalla se trabajara sobre los campos ya seleccionados y se ingresaran los filtros de agrupación, estos aparecerán en la pantalla inferior. Los filtros de selección son los mismos que los campos activos, a los que se le agregan los símbolos de agrupación que aparecen en los cuadros laterales, para su selección. 3. Agrupar por En esta pantalla se decide los campos activos por los que se desea que se agrupe la información. Manual Pág. 51

52 4. Ordenar por En esta pantalla se decide la forma de ordenar la información en forma ascendente o descendente, y bajo el criterio de los campos activos. 5. Archivo En esta pantalla se genera el archivo a Excel o se puede grabar en un directorio para tener siempre guardad la configuración de este archivo. REPORTES DE ANÁLISIS DE VENTAS UNIDADES VENDIDAS POR CLIENTE UNIDADES VENDIDAS POR PRODUCTO VENTAS CLIENTE DETALLADO VENTAS CLIENTES PERIODO VENTAS CLIENTE - RESUMEN VENTAS PRODUCTO DETALLADO VENTAS PRODUCTO PERIODO VENTAS PRODUCTO RESUMEN VENTAS VS STOCK OPCIONES ADICIONALES En esta opción se visualizan los reportes o procesos adicionales para el Modulo. Manual Pág. 52

53 REGISTRO DE VENTAS REGISTRO DE VENTAS Este reporte muestra todas las Facturas, Boletas de Venta, Notas de Cargo y Notas de Crédito emitidas en el mes. El reporte mostrar un total por documento, por página y un total general. Este reporte también puede ser generado a un archivo Excel RESUMEN DE VENTAS El reporte mostrara totales por documento y por serie de facturación. Manual Pág. 53

54 RESUMEN DE VENTAS POR LINEA El reporte te mostrara un resumen en importes de ventas por líneas. REGISTRO DE MUESTRAS Este reporte mostrara los documentos emitidos por muestras, estos documentos también aparecen en el Registro de Ventas. Manual Pág. 54

55 POS Esta opción es otra forma de facturación que permite una mayor rapidez en el ingreso de datos, se utiliza cuando se requiere generar una factura o boleta sin un pedido previo y se le puede indicar si generara una nota de salida o una guía de remisión. El proceso de ingreso es el siguiente: 1. Apertura POS En esta primera etapa se deben ingresar los siguientes datos: - Vendedor - Moneda - Serie de Factura - Serie de Boleta o Ticket - Saldo anterior de la caja - Almacén de donde se descargaran los productos - Moneda que aparecerá en forma automática - Documento que aparecerá en forma automática - Condiciones de pago que aparecerán en forma automática - Lista de Precios asignada para POS Manual Pág. 55

56 2. Movimiento Facturación En esta pantalla se ingresan los datos de la factura: - RUC o código del cliente, al digitar los primeros números el sistema le mostrara una tabla de ayuda según los datos ingresados. - Cliente, se pueden digitar las letras iniciales del nombre y el sistema le mostrara una tabla de ayuda según la información ingresada - Información de productos, se dará doble clic en el grid y colocara el cursor en los campos de código o producto, donde digitara los datos necesarios y el sistema le mostrara una tabla de ayuda, donde se visualizaran código de producto, descripción de producto, stock actual (del almacén señalado en la apertura) precio de venta en soles y dólares. - Se deberá seleccionar si el documento emitirá una nota de salida simultánea o generara una guía de remisión. Manual Pág. 56

57 Si el cliente no se encuentra creado en el catalogo, solo se deberá escribir los datos en las casillas correspondientes y al momento de actualizar el documento, también se creara el cliente en el maestro, si se desea generar la factura a un cliente y no crearlo como un cliente se deberá dar doble clic en la opción de RUC y se visualizara el código de clientes varios y se podrá digitar el nombre en la casilla, pero no lo creara en el maestro. Manual Pág. 57