Contaduría General. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 1 de 35

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE CONTADURIA GENERAL Culiacán, Sinaloa a 27 de Marzo de Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 1 de 35

2 DIRECTORIO LIC. WENDY ANA LUZ VERDUZCO RIVERO C.P. Ramón Oswaldo Torres Díaz Sub-Contador de Ingresos C.P. KARINA AIDE BRAVO RODRIGUEZ Sub-Contador de Egresos C.P. ELVA CRISTINA VAZQUEZ DIARTE Sub-Contador de Nomina C. SERGIO AGUILAR GARCIA Encargo de Inventarios C.P. LESLI GUADALUPE GONZALEZ INZUNZA Auxiliar Administrativo Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 2 de 35

3 MISIÓN Somos un departamento administrativo que vigila y controla los gastos financieros a través de sistemas integrales para facilitar el manejo de la información y que esta sea veraz para presentarla en tiempo y forma. Así como el proporcionar los recursos necesarios para otorgar capacitación constante a todo el personal del hospital. VISIÓN Queremos ser: Un departamento que administre toda la información que se genera en el hospital mediante un sistema integral de computo. Una administración que fomente e inculque que todo el personal del hospital cuide y eficiente los recursos materiales. Un departamento que cuente con la infraestructura adecuada, que contribuya para mejorar la ejecución de las actividades propias del área. Una administración que genera un incremento mínimo del 10% en ventas independientemente de los cambios de precio. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 3 de 35

4 VALORES Hospital Civil de Culiacán cree y fomenta los siguientes valores para brindar una atención de calidad al usuario: Responsabilidad Entendemos por responsabilidad que nuestros empleados cumplan al 100% con las normas y actividades asignadas en tiempo y forma. Humanismo Inculcamos que nuestro personal proporcione trato amable y cordial al usuario interno y externo. Calidad en la atención Definimos la calidad como hacer bien las cosas a la primera vez contando con los mejores procesos y tecnología de punta, para exceder las expectativas de nuestros usuarios. Respeto Impulsamos el respeto y desarrollo integral de las personas y sus familias, buscando ampliar los conocimientos, habilidades y capacidades de todos nuestros trabajadores, puesto que sólo de esta forma podremos asegurar su crecimiento en la excelencia y el de nuestro hospital. Ética Promovemos que nuestros empleados ejecuten los valores de la institución poniendo en alto el profesionalismo en el servicio otorgado. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 4 de 35

5 ÍNDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL DATOS GENERALES DE LA UNIDAD ANTECEDENTES HISTÓRICOS BASE JURÍDICA OBJETIVOS POLÍTICAS ESTRUCTURA ORGÁNICA ORGANIGRAMA FUNCIONES GLOSARIO DE TÉRMINOS BIBLIOGRAFÍA Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 5 de 35

6 I.- INTRODUCCIÓN La historia ha demostrado que la contabilidad ha sido por siempre un instrumento fundamental en el desarrollo de las organizaciones. Así lo han afirmado quienes de alguna manera han contribuido con sus investigaciones al fortalecimiento de la administración desde el punto de vista científico. Henry Fayol, por ejemplo, concibió a la contabilidad como uno de los principales subsistemas de las empresas, y expresó en su obra fundamental Administración general e industrial - que la contabilidad es el órgano de la vista en las empresas. Un pensamiento más moderno, como es el de Peter Drucker, considera que el resultado del proceso contable es, sin lugar a dudas, información básica para tomar decisiones. Bajo la anterior perspectiva, y sin necesidad de hacer observaciones empíricas, es innegable la bondad de la contabilidad para las entidades que tienen la responsabilidad de administrar los recursos públicos. Es resaltable, entonces, que en la estructura administrativa de todo Hospital se cuente con el cargo de, por su contribución al avance de la disciplina contable, y por su comprobado aporte con el suministro de información que orienta definitivamente hacia la modernización de las instituciones y a la priorización de sus necesidades. Con base en lo mencionado con anterioridad, se sustenta el hecho de elaborar el presente manual el cual contiene todos los lineamientos, normativas y reglamentos vigentes que rigen todas las actividades que se desarrollan en el Departamento, así mismo como las funciones que desempeñan las personas que laboran en el servicio de Contaduría. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 6 de 35

7 II.- OBJETIVO DEL MANUAL La finalidad primordial del presente manual de organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo. Así como servir de guía para el personal actual y de nuevo ingreso del área y con ello lograr unificar los criterios de trabajo. No crear puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que nada contribuye a lograr los objetivos, sino que, al contrario solo ocasiona gastos innecesarios. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 7 de 35

8 III.- RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL 1. Este documento se refiere a las generalidades que el personal del Departamento de Contabilidad debe de considerar para la organización y funcionamiento del área, por lo cual es necesario que el manual sea estudiado por todas las personas que laboran en esta unidad. 2. Es necesario que el personal se rija bajo los lineamientos que se señalan en este documento ya que con ello se podrá estandarizar un método de atención. 3. Este documento deberá de permanecer en el Departamento de Contabilidad para que el personal de dicha área pueda hacer uso de el en todo momento que lo requieran. Cabe señalar que existirá una copia de resguardo en el Departamento de Calidad. 4. El personal del área deberá de consultar el manual cada vez que sea necesario, y con ello evitar la variabilidad en las funciones o actividades a realizar. 5. El manual será actualizado cada año con la finalidad de adecuarlo a los cambios que se presenten en la estructura organizacional del hospital o bien con los avances tecnológicos que sean implementados. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 8 de 35

9 IV.- DATOS GENERALES DE LA UNIDAD NOMBRE OFICIAL DE LA UNIDAD: Departamento de Contabilidad DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA: Subdirección Administrativa CAPACIDAD INSTALADA: Oficina de Oficina de Sub-Contador de Ingresos Oficina de Contaduría: Sub-Contador de Egresos Sub-Contador de Nomina Oficina de Activos Fijos Oficina de Auxiliar Administrativo Área de Archivo Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 9 de 35

10 IV. I.- Croquis Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 10 de 35

11 V.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS Desde los comienzos del Hospital Civil de Culiacán en el año de 1932 hasta el año de 1977, no existía un Departamento de Contabilidad como tal, en esa época se hacían pagos en forma directa, realizando los registros de manera manual, lo que ocasionaba un cierto descontrol en el registro de las operaciones. A partir de 1977 nace la necesidad de crear un Departamento de Contabilidad, en el cual se realizaran todas las operaciones de carácter financiero como nominas, compras, pagos y actividades de recursos humanos. Conforme pasaron los años se fueron depurando as actividades con el fin de que el departamento contable se dedicara exclusivamente a sus funciones financieras. En esos años se contaba con un Administrador que desempeñaba tareas de Contador para Recursos Humanos y de Compras, así como con un Sub-Contador de Ingresos y de Egresos. Es en el año de 1994 cuando se introduce el empleo de herramientas tecnológicas en el área contable, dando inicio al uso de computadoras e implementación de sistemas para el correcto registro contable. Asimismo en este año la Administración deja cubrir las funciones de Recursos Humanos y de Compras, creando así puestos que desempeñaran estas funciones, a su vez se abre el puesto para el Control de Manejo de Inventarios. Actualmente el Departamento de cuenta con el siguiente personal: Un contador general, un sub-contador de ingresos, 2 sub-contadores de egresos (uno de gasto operativo y otro de registro de nomina), un jefe de sección de activos fijos y un auxiliar administrativo. En cuanto al recurso tecnológico se cuenta con equipos y sistemas de computación con los que se realizan con eficiencia y eficacia las operaciones financieras, y de esta forma se presentan los estados financieros oportunamente con el fin de que las instancias correspondientes puedan tomar las decisiones que a su juicio consideren correctas. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 11 de 35

12 VI.- BASE JURÍDICA BASE JURÍDICA PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS HOSPITALARIAS La atención médica en México, está regulada básicamente por los siguientes ordenamientos jurídicos: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Capitulo 1 de las garantías individuales. Artículo 4.- Toda persona tiene derecho a la protección de la salud Artículo 123, del trabajo y previsión social.- Toda persona tiene derecho al trabajo digno y socialmente útil, efecto de promover la creación de emplear y organización social para el trabajo conforme a la ley Ley federal de trabajo. Artículo 123, fracción XIII.- Las empresas cualesquiera que sean, estarán obligadas a proporcionar a sus trabajadores capacitación o adiestramiento para el trabajo. Artículo 9. Artículo 47.- Son áreas laborales y penales. Fracción V, VI, VII, IX. Artículo 132 y 133 del código penal.- Los profesionistas serán responsables de los delitos que comentan en el ejercicio de su profesión. Ley general de salud. Artículo 20.- El derecho a la protección de salud. Fracción VI, VII. Articulo 3. Fracción I, II, III, VII, VIII. Artículo 78.- El ejercicio de las profesiones, de las actividades técnicas y auxiliares y de las especialidades para la salud. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 12 de 35

13 Fracción I, II, III, IV. Artículo 79.- Para el ejercicio de las actividades profesionales en el campo de la medicina. Fracción I. Artículo 84.- Todos los pasantes de las profesiones para la salud. Artículo 86 y 87.- para los efectos de la eficaz prestación del servicio social de pasantes de las profesiones para la salud. Artículo 89.- Formación de recursos humanos para la salud. Artículo 90.- Capacitación y actualización de los recursos humanos. Fracción I, II, III, IV. Artículo 92.- Formación, capacitación y actualización de los recursos humanos. La secretaria dictará las normas técnicas de los servicios de atención médica. Artículo XIII, XIV, XVIII, XXIV, XXV, XXVII, XXVIII, XXVIV, XXX, XXXI. Ley de Planeación Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Sinaloa Ley de Salud del Estado de Sinaloa Ley de Ingresos y Presupuestos y Contabilidad del Estado de Sinaloa Ley de Adquisiciones y Administración de Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Sinaloa Ley de Obras Públicas del Estado de Sinaloa Decreto de Creación de Hospital Civil de Culiacán Leyes Fiscales Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Ley de Acceso a la Información Diarios Oficiales de La Federación Diarios Oficiales del Estado de Sinaloa Ley de Protección a Victimas de Delitos Ley general de contabilidad gubernamental Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 13 de 35

14 VII.- OBJETIVOS Contar con un departamento contable eficiente y eficaz que maneje toda la información contable al día. Optimizar los recursos con los que cuenta el hospital. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 14 de 35

15 VIII.- POLÍTICAS Y/ O NORMAS POLITICAS La información que se maneje en el Departamento de Contabilidad será confidencial, quedando estrictamente prohibido divulgarla. Se deberán de respetar los tiempos para la entrega de reportes contables. Los estados financieros deberán entregarse en tiempo y forma. Políticas de Rembolsos Solo se realizaran rembolsos cuando la factura reúna todos los requisitos fiscales, no se aceptaran notas de remisión. Solo se rembolsan gastos o facturas no mayores a $1, Todos los comprobantes deberán de llevar el sello fechador de pagado. No se rembolsarán facturas que tenga más de un mes de emisión. Los rembolsos por medicamentos, estudios y atención médica subrogada del personal derechohabiente, deberán de estar autorizadas por la Subdirección Médica. El rembolso de medicamentos solo se llevara a cabo cuando no se cuente con dicho medicamento en la Farmacia del hospital. Políticas de los Almacenes Todas aquellas jefaturas que tengan a su cargo un almacén deberán dar entrada a los productos o artículos con su respectiva factura, el mismo día de su recepción. Las salidas deberán ser registradas al momento de ser entregado el artículo. No se deberán de dar las entradas en el sistema cuando los precios de la factura emitida por el proveedor no coincidan con los precios de la orden de compra. Políticas de Cajas/ Central de Cuentas El personal de cajas y central de cuentas deberá de registrar en el comprobante de pago o en el kardex, el nombre completo del usuario. El personal de central de cuentas deberá de verificar los datos del paciente, poniendo especial cuidado en identificar si tiene algún tipo de Derechohabiencia. Políticas para Solicitud de Papelería Oficial y artículos de oficina Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 15 de 35

16 Para solicitar la elaboración de papelería oficial nueva, el solicitante deberá contar con la autorización de alguna de las Subdirecciones. La entrega de papelería oficial será en los siguientes horarios: o Lunes, Miércoles y Viernes de 8:30 a 10:30 La solicitud de artículos de oficina deberá de llevarse a cabo por parte de los jefes de servicios con una semana de anticipación. Políticas para la emisión de cheques Será responsabilidad del Contador de Egresos tener elaborados los cheques y/o trasferencias todos los días miércoles. Políticas para el otorgamiento de viáticos Solo se otorgaran viáticos al personal que cuente con la autorización de la autoridad correspondiente. Debiendo presentar la siguiente documentación: o Oficio de solicitud autorizada o Tríptico o convocatoria del curso o Oficio de comisión requisitado REGLAS Puntual asistencia a las reuniones. Mantener limpia y ordenada el área. No fumar Se deben respetar los horarios de entrada y salida. El personal debe atender de forma amable, respetuosa y rápida al derechohabiente. Se deben respetar los acuerdos a los convenios que se hacen con otras Instituciones donde el Hospital civil presentará atención médica a sus derechohabientes. Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 16 de 35

17 IX.- Estructura Orgánica Sub-contador de Ingresos Sub-Contador de Egresos Sub-Contador Activos Fijos Auxiliar Administrativo Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 17 de 35

18 IX.I. Organigrama ORGANIGRAMA DE CONTADURIA GENERAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA CONTADOR GENERAL SUB-CONTADOR DE INGRESOS SUB-CONTADOR DE EGRESOS SUB-CONTADOR ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 18 de 35

19 X.- FUNCIONES Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 19 de 35

20 Puesto: Área: Jefe Inmediato: Puestos a los que reporta: Puestos que le reportan: Contactos Internos: Contactos Externos: Condiciones de trabajo: Escolaridad: Edad: Sexo: Estado Civil: Experiencia: Responsabilidad: Capacitaciones y Competencias Actividades Diarias Actividades Eventuales Administración Subdirector Administrativo Subdirector Administrativo, Director Sub-Contadores Contadores Gobierno del Estado,Auditoria superior del estado Buenas LAE, CP. Lic. En Finanzas De 26 a 38 años Indistinto Indistinto 3 años de experiencia en puestos similares Administrar la información financiera. Supervisar y controlar las actividades de las jefaturas a su cargo. Servir de enlace con al Unidad de Transparencia, en el área de cultura institucional, con la Auditoria Superior del Estado, con funcionario de enlace en la Ley de Acceso a la Información. Capacidad Organizativa Capacitada para la toma de decisiones Capacidad Delegatoria Visión Laboral Habilidad de Negociación Habilidad de Mando Capacitación en actualización contable, normatividad fiscal y armonización contable. Capacitación seguridad contra incendios y situaciones de emergencia. Elaboración de la solicitud de subsidio quincenalmente. Enlace para el acceso de la información. Control y seguimiento a pago de donativos. Asesorar al personal a su cargo Pago mensual de impuestos. Envío del avance presupuestal trimestralmente. Revisar contabilización de cheques y póliza de diario. Elaboración de flujo grama. Elaboración del concentrado estadístico. Elaborar análisis solicitados por Dirección o Administración Actualizar cada 3 meses la información de la pagina de Gobierno de Acceso a la información Entregar estados financieros y anexos los 5 primeros días de cada mes Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 20 de 35

21 Actividades Esporádicas Solicitar mensualmente reportes a Cobranza Realizar arqueos al fondo fijo de caja Elaborar rool de vacaciones del personal a su cargo conjuntamente con el Jefe de Recursos Humanos Declaración de clientes, proveedores y declaración informativa de honorarios profesionales. Asistir a cursos de actualización que brinda el Gobierno del Estado Elaborar informe anual de solicitudes de información Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 21 de 35

22 RELACIÓN DE LA CONTADURÍA GENERAL CON LAS DIFERENTES ÁREAS DEL HOSPITAL Coordina con (cargo o área) Para (actividad) Dirección Resolver problemas relacionados con otras instancias Dar seguimiento al manejo del subsidio Dar respuesta a solicitudes gubernamentales Resolver situaciones relacionadas con la operatividad del hospital Subdirección Administrativa Resolver problemas relacionados de carácter administrativo con los diferentes servicios Programación de pagos Coordinarse para los tramites documentales de las adquisiciones y obras Subdirección Médica Resolver problemas relacionados con el personal de los diferentes servicios Autorización de pagos fijos a CIDOCS y servicios subrogados Jefatura de Enfermería Solventar problemas u omisiones relacionados con los registros en vale de materiales Seguimiento en los procesos de vales para su registro y cobro al paciente Jefatura de Recursos Humanos Solicitar personal para laborar en el servicio cuando así se requiera Solventar problemas que se susciten con el personal del área Cambios de personal Autorización de permutas, permisos, roles, vacaciones y cursos Departamento de Contabilidad de Entregar información de cobros hechos por HCC CIDOCS Solicitar información actualizada de pagos fijos Resolver problemas sobre los servicios subrogados Departamento de Calidad Elaboración de documentos administrativos Reestructuración de procesos Encargado de Compras Elaborar cheques de rembolsos de gastos y farmacia Solicitar cambio de precios de medicina y materiales de curación para actualizar lista de precios Seguimiento a los anticipos de proveedores Almacenes Reporte de entradas y salidas diario Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 22 de 35

23 Reportería para generar cierre de mes Departamento de Cobranza Cerrar kardex debidamente de convenios y pacientes externos para elaborar pagare Reportería para elaborar cierre de mes Aplicación de abonos y pagos de pagare Seguimiento para la buena aplicación de sus reportes Departamento de Comercialización Proporcionar información para elaboración de sus reportes Aplicación de promociones en cajas Departamento de Trabajo Social Aplicación de descuentos exoneraciones Departamento de Nomina Reportería para contabilizar nomina Departamento de Sistemas Solicitar apoyo para el manejo de software Autorización de claves de acceso Capacitación del personal Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 23 de 35

24 Puesto: Área: Jefe Inmediato: Puestos a los que reporta: Puestos que le reportan: Contactos Internos: Contactos Externos: Condiciones de trabajo: Escolaridad: Edad: Sexo: Estado Civil: Experiencia: Responsabilidad: Capacitaciones y competencias Sub Contador de Egresos Administración, Subdirector Administrativo Ninguno Otros contadores del área y Jefes de Servicio Proveedores Buenas LAE, CP., Lic. En Finanzas De 26 a 38 años Indistinto Indistinto 3 años de experiencia en puestos similares Elaborar las provisiones y los pagos a proveedores. Capacidad Organizativa Capacitada para la toma de decisiones Capacidad Delegatoria Visión Laboral Habilidad de Negociación Habilidad de Mando Capacitación en actualización contable, normatividad fiscal y armonización contable. Capacitación seguridad contra incendios y situaciones de emergencia. Actividades Diarias Imprimir diariamente las pólizas de los pasivos a proveedores y conciliar con almacenes. Anexar a la póliza de diario la copia de la factura recibida de los almacenes y jefes de servicio y la orden de compra Recibir las facturas originales que se tomaron a revisión. Contabilizar pagos de gastos diarios. Elaborar y capturar pólizas de diario y egreso generadas por los diferentes movimientos Controlar los pagos anticipados ya sea con facturas, cotizacion o en Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 24 de 35

25 Actividades Eventuales Actividades Esporádicas parcialidades Llevar a cabo los traspasos bancarios entre cuentas. Hacer cierre del mes (reclasificación de condonaciones, provisiones de gastos, amortización de subsidios, reclasificación de otros ingresos, pagos anticipados, comensales por servicio, etc.) Hacer conciliación bancaria Revisar saldos de proveedores, acreedores y anticipos. Asistir a cursos de capacitación Participar en la elaboración de y Procedimientos de su área Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 25 de 35

26 Puesto: Área: Jefe Inmediato: Puestos a los que reporta: Puestos que le reportan: Contactos Internos: Contactos Externos: Condiciones de trabajo: Escolaridad: Edad: Sexo: Estado Civil: Experiencia: Responsabilidad: Capacitaciones y Competencias Actividades Diarias Sub-Contador de Ingresos Administración, Subdirector Administrativo Cajeros y Personal de Central de Cuentas Otros contadores del área Ninguno Buenas LAE, CP., De 26 a 38 años Indistinto Indistinto 3 años de experiencia en puestos similares Recaudar y registrar los ingresos propios del hospital, así como administrar el personal a su cargo. Capacidad Organizativa Capacitada para la toma de decisiones Capacidad Delegatoria Visión Laboral Habilidad de Negociación Habilidad de Mando Capacitación en actualización contable, normatividad fiscal y armonización contable. Capacitación seguridad contra incendios y situaciones de emergencia. Recoger los recibos de cajas de los diferentes turnos del día anterior y registrar en libreta de control de ingresos. Imprimir reporte de ingresos diarios y verificar que cuadren con los recibos y depósitos. Generar la póliza de ingresos. Supervisar que en los kardex se hayan cobrado correctamente los subrogados, días de hospitalización, cargo de vales, derecho de sala, Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 26 de 35

27 Actividades Eventuales Actividades Esporádicas cirugías, etc. Archivo de recibos de ingresos, formas de SEPSA y libros de ingresos. Entrega y control de papelería y bolsa para depósito. Hacer depósitos y póliza de diario de los demás ingresos. Atender a SEPSA y verificar llenado de fichas de depósito. Recabar las fichas de depósito que se lleva a SEPSA y anexarla a las pólizas de ingresos. Control y elaboración de facturas. Análisis de ingresos Captura de pólizas Llevar consecutivo de folios de pagares según recibos Revisar los movimientos y anticipos a cirugía Pasar diariamente ingresos a Contabilidad y hacer correcciones a cheques sin fondo Verificar condonaciones Elaborar reporte de asistencia del personal a su cargo Supervisar a personal a su cargo Asesorar y orientar al personal a su cargo Elaborar reporte de concentrado de ingresos Elaborar roles de vacaciones en conjunto con el Jefe de Recursos Humanos Autorizar permisos, pases de salida y de entrada Cubrir incidencias Atender quejas referentes a caja o Central de Cuentas de los usuarios externos Autorizar devoluciones de abonos a cirugía Autorizar devoluciones de dinero cuando no se haya proporcionado el servicio al usuario Verificar que no queden kardex abiertos a fin de mes Convocar a reunión mensual del departamento Mantener informado al personal sobre los cambios que se presenten en la operatividad Archivar recibos generados en el mes, relacionando cajas de archivo Generar archivo de pólizas de ingresos y reporte de ingresos Generar archivo de todos los documentos generados en el departamento (facturas, formas de SEPSA, etc.). Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 27 de 35

28 Puesto: Sub-Contador de Nomina Área: Administración Jefe Inmediato: Puestos a los que reporta:, Subdirector Administrativo Puestos que le reportan: Ninguno Contactos Internos: Otros Contadores del área Contactos Externos: Condiciones de trabajo: Buenas Escolaridad: LAE, C.P. Edad: De 26 a 38 años Sexo: Indistinto Estado Civil: Indistinto Experiencia: 1 año de experiencia en puesto contable Responsabilidad: Supervisar y validar la elaboración de la nomina y su contabilización de acuerdo a lo establecido en los contratos colectivos de trabajo de ambos sindicatos así como los contratos individuales de trabajo. Capacidad Organizativa Capacitada para la toma de decisiones Capacidad Delegatoria Capacitaciones y Competencias Visión Laboral Habilidad de Negociación Capacitación en actualización contable, normatividad fiscal y armonización contable. Capacitación seguridad contra incendios y situaciones de emergencia. Hacer concentrado de días laborados del personal por servicio. Actividades Diarias Contabilizar y hacer concentrado de nóminas cada 15 días Hacer póliza de diario de nóminas pagada por banco cada 15 días Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 28 de 35

29 Actividades Eventuales Actividades Esporádicas Capturar las pólizas de nóminas cada 15 días Registrar los depósitos de subsidio estatal y pólizas de ingresos Revisar cuentas contables de los deudores y acreedores Registrar traspasos entre cuentas Contabilizar los servicios médicos de personal Contabilizar los RPBI Apoyar al en trabajos extraordinarios Realizar conciliación bancaria cuenta sueldos Asistir a cursos de capacitación Colaborar en la actualización de los manuales de organización y procesos Archivar documentos varios de CIDOCS Reportar al contador general el concentrado de nomina por prestaciones Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 29 de 35

30 Puesto: Área: Jefe Inmediato: Puestos a los que reporta: Puestos que le reportan: Contactos Internos: Contactos Externos: Condiciones de trabajo: Escolaridad: Edad: Sexo: Estado Civil: Experiencia: Responsabilidad: Actividades Diarias Capacitaciones y Competencias Encargado de Activos Fijos Administración, Subdirector Administrativo Ninguno Jefaturas y Encargados de servicio Gobierno del estado Buenas LAE, C.P. De 24 a 36 años Indistinto Indistinto No indispensable Mantener actualizados los inventarios de todo el equipo y mobiliario del hospital. Pasar a contabilidad relación del equipo comprado Capacidad Organizativa Capacitada para la toma de decisiones Capacidad Delegatoria Visión Laboral Habilidad de Negociación Habilidad de Mando Capacitación en actualización contable, normatividad fiscal y armonización contable. Capacitación seguridad contra incendios y situaciones de emergencia. Hacer inventario selectivo cada mes. Proporcionar información sobre vigencia de garantías Recibir de contabilidad las facturas originales del mobiliario y Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 30 de 35

31 equipo para su registro. Imprimir resguardo. Revisar el equipo al área solicitante y recabar firma del Actividades Eventuales resguardo. Hacer relación del equipo que se dará de baja previa autorización y verificar su retiro del hospital. Dar de baja los activos del sistema con hoja autorizada. Archivar y controlar las facturas originales de los equipos. Coordinarse con departamentos de Biomédica y Servicios Solicitud de reposición de equipos dados de baja e inservibles Apoyar al área Contable Actividades Esporádicas Levantar inventario general cada 6 meses Asistir a cursos de capacitación Colaborar en la actualización de los manuales de organización y procesos Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 31 de 35

32 Puesto: Área: Jefe Inmediato: Puestos a los que reporta: Puestos que le reportan: Contactos Internos: Contactos Externos: Condiciones de trabajo: Escolaridad: Edad: Sexo: Estado Civil: Experiencia: Responsabilidad: Capacitaciones y Competencias Actividades Diarias Auxiliar administrativo Administración, Administración Ninguno Cajeros, Central de cuentas, Compras, Contabilidad, Enfermería Proveedores Buenas Preparatoria o Carrera Secretarial De 22 a 38 años Indistinto Indistinto No indispensable Revisión, registro y pago. Capacidad Organizativa Capacitación en actualización contable, normatividad fiscal y armonización contable. Capacitación seguridad contra incendios y situaciones de emergencia. Control, entrega y pedido de papelería foliada. Toma a revisión de facturas, médicos subrogados y entrega relacionada a contabilidad. Pago a proveedores. Revisar y verificar kardex para corroborar el cobro correcto de subrogados, hospitalización, vales, derecho de sala, cirugía, anestésicos, etc., y archivar los mismos Buscar kardex solicitados Archivar kardex Revisar entradas de almacén Realizar y archivar pólizas de diario de las entradas de almacén, Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 32 de 35

33 Actividades Eventuales Actividades Esporádicas farmacia y gastos Conciliar facturas de almacén y farmacia Capturar revisión vía sistema Generar pólizas de salidas de los diferentes almacenes Entregar relación semanal de errores de kardex Comparativo de inventarios Conciliar mensualmente las existencias físicas y contablemente en inventario Acudir a cursos de capacitación Apoyar al área contable en trabajos extraordinarios Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 33 de 35

34 Puesto: Área: Jefe Inmediato: Puestos a los que reporta: Puestos que le reportan: Contactos Internos: Contactos Externos: Condiciones de trabajo: Escolaridad: Edad: Sexo: Estado Civil: Experiencia: Responsabilidad: Capacitaciones y Competencias Actividades Diarias Actividades Eventuales Actividades Esporádicas Auxiliar Contable Administración, Administración Ninguno Cajeros, Central de cuentas y Compras Proveedores Buenas Preparatoria o Carrera Secretarial De 22 a 38 años Indistinto Indistinto No indispensable Apoyo al área de contabilidad en las actividades que se le designe. Capacitación seguridad contra incendios y situaciones de emergencia. Llenado de auxiliares de varias cuentas Verificar cheques Archivar cheques semanalmente Acudir a cursos de capacitación Apoyar al área contable en trabajos extraordinarios Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 34 de 35

35 Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 27/03/2014 Página 35 de 35