PAQUETES Y ENCOMIENDAS

Transcripción

1 PAQUETES Y Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer las pautas de trabajo para la correcta operación global y comercial del negocio de encomiendas. 2. DEFINICIONES: NO HAY. 3. CAMPO DE APLICACION: Toda encomienda efectuada en la red de agencias propias y tercerizadas de la empresa. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: ISO 9001: CONTENIDO: 5.1. Uso de Formularios: Para el manejo de encomiendas se deberán usar los formularios GUIA/FACTURA A (Anexo 1), GUIA/FACTURA B (Anexo 2), y Remitos. Las GUIAS/FACTURAS cumplen dos roles simultáneos, uno de ellos es el de Guía de despacho, y el otro es de comprobante fiscal suficiente, a los efectos del cobro y pago de ese despacho con sus accesorios. El seguimiento de las pautas indicadas en el Anexo mencionado, asegurará la correcta identificación de clientes, tanto de remitentes como de destinatarios, y permitirá armar las bases estadísticas necesarias para la toma de decisiones comerciales y de logística. Asimismo, proporcionará a los clientes de la empresa, la necesaria transparencia de las condiciones comerciales en los contratos individuales para brindar seguridad comercial.

2 Página 2 de Control de embalaje: se deberá realizar control del embalaje, tanto en seguridad de cierres, verificación de envases apropiados, aspectos de seguridad e identificación de los datos en los bultos a despachar. Dicho control proporcionará la seguridad necesaria para la rápida y eficiente identificación de destinatario y remitente, como así también proporcionará las bases y herramientas necesarias para el trato correcto de la mercadería, tanto en su estibaje como en su manipuleo y para controles diversos. Prohibiciones: No se podrá enviar dinero, documentos negociables, joyas, inflamables, explosivos, corrosivos, tóxicos o cualquier sustancia que signifiquen un peligro real o potencial. Asimismo, queda prohibido el transporte de frutas, hortalizas, alimentos perecederos. 5.4.Uso de la documentación de soporte: La documentación de soporte o documentación indirecta, es de importancia para el seguimiento y control de las mercaderías encomendadas. Tanto las planillas de ruta (Anexo 6) como las planillas de recepción (Anexo 4) y de control de entregas a domicilio mostradas en (Anexo 5), permiten visualizar de un modo rápido la ruta, fechas de movimientos, responsables involucrados, y todo dato pertinente al tratamiento de la mercadería que se delega a la empresa para su traslado, de modo de poder rápida y eficazmente dar respuestas a las necesidades de información de los clientes. Asimismo, la empresa contara con un sistema online para que el cliente pueda realizar consultas logísticas sobre las encomiendas enviadas. 5.5 Bulto: los parámetros para la conformación del paquete/bulto de encomienda serán los siguientes: Dimensiones mínimas: Alto 10 cm, Profundidad 15 cm y Base 20 cm Dimensiones máximas: Alto Max 75 cm, Profundidad 2 mts y Base 1 mts. Peso máximo: 50 Kg

3 Página 3 de 8 6. FORMULARIOS: ANEXO I FACTURA A ANEXO II FACTURA B ANEXO III REMITO ANEXO IV PLANILLA DE RECEPCION ANEXO V PLANILLA DE ENTREGA MÓVIL ANEXO VI `HOJA DE RUTA 7. FECHA DE APLICACION: 10/01/2011

4 Página 4 de 8 ANEXO 1 - ANEXO 2

5 Página 5 de 8 ANEXO 3

6 Página 6 de 8 ANEXO 4 ARCHIVO MAESTRO DE AGENCIA ANEXO 4 GE PR 07-2 TURNO: DÍA: MES: AÑO: TIPO A/B R GUIA NUMERO ORIGEN CANT C.E. DESTINO FECHA SI / NO ($) ENTREGA HORA DESTINATARIO DNI DESTINATARIO OBSERVACIONES (RETIRADA POR) DOMICILIO / TELEFONO DATOS COMPLETOS DOCUMENTO TIPO Y Nº FIRMA

7 Página 7 de 8 ANEXO 5 RESPONSABLE MOVIL ANEXO 5 GE PR 07-2 TURNO: DÍA: MES: AÑO: TIPO A/B R GUIA NUMERO ORIGEN CANT C.E. DESTINO FECHA SI / NO ($) ENTREGA HORA DESTINATARIO DNI DESTINATARIO OBSERVACIONES (RETIRADA POR) DOMICILIO / TELEFONO DATOS COMPLETOS DOCUMENTO TIPO Y Nº FIRMA

8 Página 8 de 8 ANEXO 6