TALLER DE CAPACITACIÓN EN EL MANEJO DE ARCHIVOS

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1 1 COLEGIO DE CIENCIAS Y HUMANIDADES DIRECCIÓN GENERAL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO TALLER DE CAPACITACIÓN EN EL MANEJO DE ARCHIVOS CUADERNO DE TRABAJO LIC. GLORIA CARREÑO LIC. DAVID PLACENCIA BOGARIN CIUDAD UNIVERSITARIA, MÉXICO, 2004

2 2 ÍNDICE I. Archivo. 1.1 Definición. 1.2 Tipos de Archivo. II. Administración de Documentos. 2.1 Desarrollo. 2.2 La Administración Pública y los Documentos. III. Ciclo Vital. 3.1 Concepto. 3.2 Fases. IV. Clasificación. 4.1 Definición. 4.2 Métodos Directos o Formales. 4.3 Métodos Indirectos o Informales. V. Instrumentos Descriptivos. 5.1 Guía. 5.2 Inventario. 5.3 Catálogo 5.4 Índice

3 3 VI. Valoración Documental. 6.1 Conceptos. 6.2 Valores del Documento. 6.3 Expurgo y Depuración. VII. Transferencia. 7.1 Concepto. 7.2 Transferencia Primaria. 7.3 Transferencia Secundaria.

4 4 I. ARCHIVO 1.1 Definición. Proviene del latín Archivum que significa lugar en que se conservan con separación y seguridad documentos. Existen varias definiciones de archivo pero todas coinciden en que archivo es: a) Un conjunto de documentos. b) Un conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta c) Lugar destinado a guardar documentos. El concepto de archivo es muy variable en diversos autores, aunque la esencia y objetivo sea el mismo. ARCHIVO 1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio y organismo público o privado en ejercicio de su actividad y son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades; trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. 2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicios de los documentos.

5 5 3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. DICCIONARIO DEL CONSEJO INTERNANCIONAL DE ARCHIVOS. ARCHIVO Uno o más conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. (Antonia Heredia Herrera, Archivística General) ARCHIVO Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. Lugar donde se conservan y consultan los conjuntos de documentos.(maría LUISA CONDE VILLAVERDE. Manual de tratamiento de archivos administrativos). ARCHIVO Lugar donde se custodian documentos públicos o particulares.

6 6 Es el conjunto de documentos que han sido producidos por entidades públicas o privadas, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación y ordenación científica, consulta y utilización. (T. SCHELLENBERG) IMPORTANCIA Un archivo no tiene la validez que debe tener, si no puede comprobar lo que hace una institución o empresa, y esto se conoce por su documentación, que comprueba su existencia, su historia y sus actividades, la falta de un archivo, priva a cualquier entidad del reconocimiento que ésta pueda tener ante una institución pública y ante la sociedad en general. Podemos así decir que la finalidad o importancia del archivo no es otra que el servicio a la sociedad, materializado en el ofrecimiento de la información ya sea de las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos, sean o no estudiosos.

7 7 1.2 TIPOS DE ARCHIVO Hay planteamientos contrapuestos sobre el momento del nacimiento del archivo que naturalmente afectará a su concepto. Existen dos teorías, una que mantiene que éste nace en el momento mismo en que los documentos son producidos en la oficina o en la dependencia, otra por el contrario que sostiene que el archivo nace cuando los documentos, perdido el interés para la institución productora, han sido seleccionados para la conservación permanente y han adquirido madurez archivística. Lo anterior nos va a permitir establecer diferentes tipos de archivos los cuales mencionaremos. ARCHIVO DE TRAMITE. El conjunto de expedientes y asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente consulta deben permanecer en dicho acervo. ARCHIVO DE ÁREA O DEPARTAMENTAL. Se entiende como tal; el que se forma en la unidad productora de los documentos, este corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consulta son continuas; podemos consideran a éste como parte del archivo de trámite.

8 8 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. Se define como el que tiene expedientes de asientos terminados o de escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de tramite para su guarda hasta que venza su plazo de conservación. El archivo de concentración también es conocido como archivo de transferencia o transición, debido a que en el se acumulan todos los expedientes de asuntos terminados y que por su naturaleza deben ser conservados por determinado periodo de tiempo según las leyes en vigor o de acuerdo a la políticas establecidas por la institución. ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes del sector privado y del sector público que por su contenido y naturaleza se consideran de especial trascendencia, en este archivo no existen tiempos establecidos par la permanencia en este lugar de los documentos ya que todo material que ingresa a él se mantendrá con carácter permanente en el mismo y la consulta de los documentos restringida para funcionarios e investigadores exclusivamente. II. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. 2.1 Desarrollo A partir de los años setenta se determinó en nuestro país adoptar como método archivístico la Administración de Documentos; una función archivística cuyo objeto es el de reducir el volumen de los documentos que se guardan, al núcleo que mejor satisface las necesidades de los investigadores o la

9 9 aplicación de la administración científica a la tramitación de los escritos administrativos con fines de eficiencia y economía, siendo todos los beneficios para los futuros investigadores. La Administración de Documentos no se creó para sustituir a la archivística, sino como parte de ella, o de su quehacer en la organización de archivos. Para llegar a entender que es la Administración de Documentos, ya que es un término muy utilizado en los sistemas archivísticos de nuestro país, es fundamental analizar cuatro puntos de importancia que son: 1. La Administración de Documentos enfatiza la necesidad de prestar constante atención al ciclo vital de los documentos, desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos. 2. La Administración de Documentos enfatiza el método de programa permanente para mejorar la tramitación de escritos del gobierno mediante pautas, reglamentaciones, adiestramiento y promociones adecuadas. 3. La Administración de Documentos enfatiza el control constante de los procedimientos que utilizan escritos, particularmente con el objeto de prevenir la creación de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esenciales o ineficientes. 4. La Administración de Documentos enfatiza el valor de la especialización en cualquier aspecto significativo de trámites que utilizan escritos que tienen una aplicación amplia o universal a las diversas funciones de oficina.

10 10 Esos cuatro puntos, nos ayudan a entender la Administración de Documentos como función de la Archivística, y le permite llevar un control de los documentos que formarán parte de un archivo, desde el seguimiento de su ciclo vital, estableciendo las tres etapas que conocemos como: la activa, la semi activa y la inactiva, las que propician la valoración final de los documentos, ya fuera para su eliminación definitiva o su custodia como fuente documental histórica testimonial. De igual manera se podría tomar como un método de programa permanente para controlar la tramitación de documentos públicos mediante un marco jurídico adecuado y eficiente LA ADMINISTRACIÓN Y LOS DOCUMENTOS. Los documentos nacen de una oficina o entidad, o de una persona física, de una familia o institución privada, y no sólo corresponden a procesos emanados de la administración pública, por eso existen documentos públicos y privados. Los documentos guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos. Dentro de la Administración Pública de nuestro país, el término archivo se utiliza de manera indiscriminada, sin darle el valor real a su significado, es decir, cualquier estante, ropero, caja, cajón o librero con carpetas que guarden hojas de papel con escritos, ya fueran manuscritos o mecanuscritos, los llamamos archivos, sin tomar en cuenta que Archivo es la suma de tr es

11 11 elementos: Documentos + organización + servicio, (por lo tanto) Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica (Nacif, Jorge?) Es necesario que en la organización archivística sea respetado el Principio de Procedencia, cuya clave son el origen institucional y el proceso natural, es cuando se observa que el documento tiene un valor seriado, mismo que puede cambiar su valoración de eminentemente administrativo a histórico testimonial. Para poder definir la actividad archivística en la administración pública es fundamental entender que los documentos son la materia prima, el objeto sobre el cual el archivista realiza su función profesional, y que dichos documentos dan origen a los archivos; razón por la cual es fundamental conocer de que tipo de documentos están formados los expedientes de esas series propias de los archivos. Documento en un sentido general, es todo registro de información, no importando su soporte físico, abarcando aquello que pueda transmitir un conocimiento, así podemos englobar, en este sentido, libros, revistas, fotografías, cintas de grabación, películas, microfilmes, láminas, partituras, proyectos, etc.

12 12 No es recomendable mandar a los archivos, en el proceso de transferencia documental, de parte de las áreas operativas, libros, folletos, revistas, invitaciones, cartas de felicitación personales, ni propuestas, curricula o proyectos que no formen parte de la gestión administrativa o actividad de la dependencia, es decir, reflejo auténtico de los objetivos para los que fue creada, ya que no son considerados documentos públicos. Encontramos dentro de la administración pública, que en las áreas operativas se organizan archivos, manejados por las secretarias, los que se consideran como inmediatos, pero que no se apegan a ninguna técnica ni norma archivística, y en ocasiones son considerados los verdaderos archivos, dejando lo que no importante o las copias simples en los archivos de trámite, los que en verdad se convierten en bodegas de papeles inservibles. Así que los documentos con valor administrativo se quedan en las oficinas, y entonces qué es lo que se almacena en las bodegas?, pues aquellos documentos que se consideran de archivo muerto, es decir, que ya no le sirven al jefe de esa oficina. El conflicto se presenta cuando se transfiere la documentación, lo que se hace por medio de paquetes formados por lo que se llama minutarios, estos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán tantos minutarios como documentos se reciban o se remitan. En los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo, sección, serie y subserie.

13 13 Ese círculo vicioso no ha permitido la mayor de las veces que los documentos generados en la administración pública estén resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que conocemos hoy en día como de trámite, los que serían las instancias legales para dar un servicio archivístico a las áreas generadoras de dicha documentación, y sigan, durante toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin expedientación ni orden. Por lo tanto, debemos comprender que cuando los documentos, formando minutarios y no expedientes, llegan al archivo es porque el área operativa ya los ha considerado obsoletos, pero solicita sean guardados por cierto tiempo, sin darles un valor administrativo, sólo por evitar un conflicto archivístico con las autoridades correspondientes. Así, el archivista que recibe cientos y cientos de paquetes para su custodia no ejerce la actividad archivística dentro de su función en la administración pública, ya que al no existir control de los minutarios la tarea de expedientación se haría interminable, y con fundamento en los listados, que no contienen información, ponen los paquetes en un sitio físico dentro del salón o cuarto al que llaman archivo, pero en realidad es una gran bodega en espera que concluya su tiempo de resguardo sin importar que su valor administrativo haya terminado en realidad.

14 14 III. CICLO VITAL 3.1 CONCEPTO: Sucesión de fases en que se divide la existencia de los documentos, con el fin de estudiar el procesamiento más apropiado a cada momento, la archivación más favorable frente a los sucesivos usos y usuarios que los solicitan y decidir el destino final de eliminación o transferencia a archivo permanente. Es el periodo de vida de un documento, el cual consta de tres fases activa, semiactiva e inactiva, es decir el proceso que sigue la documentación desde su producción hasta su conservación o eliminación. 3.2 FASES. ACTIVA: La fase activa de la documentación es aquella que comprende el período durante el cual la documentación resulta indispensable para el desarrollo de una actividad o función de la cual deriva, es propiamente el período de trámite de ésta. SEMIACTIVA: Esta fase comienza al término del asunto administrativo por el cual fue creada la documentación, ésta comienza cuando la vigencia primaria ha concluido aunque la razón por la cual fue generada haya terminado; no significa que el documento tenga que ser eliminado inmediatamente, pues éste puede tener un valor todavía, se exige conservarla durante un plazo llamado precaucional para fines de consulta y referencia, debido a que en muchas ocasiones el volumen de documentación es enorme.

15 15 Resulta necesario tomar medidas urgentes con el fin de evitar problemas de espacio. INACTIVA: Esta comienza, precisamente en el momento en que la institución productora considera que la documentación ya no tiene vigencia, es decir que su valor primario institucional ha terminado, a partir de esto se hace un análisis en base a la utilidad social que pueda tener ésta. En base a éstas consideraciones surge la siguiente división: a) Documentos en circulación, tramitación o gestión. b) Documentos de uso poco frecuente en cuanto a su gestión. c) Documentos sin circulación administrativa con funciones de investigación o netamente cultural Por lo anterior, el término corriente de tramitación corresponde a primer momento del documento, a la gestión en su fase inicial dentro del archivo de la oficina tramitadora. El asunto o negocio realizado por un organismo o una persona física tiene un proceso administrativo, todo lo relacionado con el asunto en cuestión deberá ser agrupado y estar listo para su constante consulta y seguimiento. Los documentos intermedios son aquellos de uso menos frecuente por parte de las oficinas productoras, pero de hecho son consultados por las necesidades ordinarias de servicio o como antecedentes de otro asunto, en ésta fase y como ya se mencionaba anteriormente, los documentos son separados de los lugares

16 16 de gestión y pasan a salvaguarda y a un proceso de estudio para determinar su fin último, ya cuando se determina que la documentación representa un valor tal de permanecer entra en la fase de destino definitivo y de conservación para fines culturales. En ésta etapa los documentos son abiertos a la consulta del público y no nada más de la institución productora. IV. CLASIFICACIÓN Con la finalidad de estar en condiciones de entender la importancia de la clasificación documental, primeramente es necesario que retomemos la importancia y el papel que juega la información para la sociedad. En este sentido lo que distingue, a nuestra época es la creciente formalización y tecnificación de los procesos informativos y su incorporación en todos los sectores de nuestra vida social. En lo particular nos interesa hablar de la aplicación de estos cambios dentro del ámbito archivístico, ya que los documentos y los archivos han dejado de ser antes pasivos, sino por lo contrario, son factores dinámicos de información, que permiten la agilización de trámites dentro de todas aquellas instituciones que den una utilidad sistemática de la información. Por lo anterior cabe señalar que la clasificación tiene o debe aplicarse a dos funciones distintas y a la vez complementarias; por un lado representa un instrumento útil para ordenar los documentos, es decir escoger un lugar físico

17 17 que éstos ocuparán dentro del archivo, por el otro, permite agrupar las nociones que representan el contenido del documento, y por tanto relacionarlo lógicamente con otros documentos mediante un lenguaje clasificatorio. Es decir que la planificación del sistema de clasificación deberá hacerse de una manera integral, es decir, tomar en cuenta la estructura orgánica de nuestra institución, el volumen documental que se genera, el porcentaje de crecimiento de la documentación, etc. 4.1 DEFINICIÓN: Es la agrupación o agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relaciones de diferencia y semejanza en la formación de los grupos o clases, y subdivisiones. Mientras que para el archivo General de la Nación, clasificación consiste en Agrupar documentos relativos a un mismo asunto, tema o materias, representándolo por medio de símbolos de acuerdo con el sistema establecido. Para Schellenberg, la clasificación significa el arreglo de la documentación de acuerdo con un plan delineado para tenerla disponible en el uso corriente. Cabe resaltar que los sistemas de clasificación se encargaran de facilitar en nuestros acervos documentales, la búsqueda de información, de una manera rápida y eficiente.

18 18 De lo anterior podemos decir que existen dos métodos de clasificación: 4.2 MÉTODOS DIRECTOS O FORMALES: Son aquellos que se consultan sin necesidad de consultar instrumentos de consulta de información, como pueden ser inventarios, catálogos, etc. Dentro de los métodos directos, encontramos los siguientes sistemas de clasificación: Alfabético: Este sistema de clasificación es aplicable en archivos de personal, en donde la organización se hará de acuerdo al nombre de la persona, o bien si se aplica en una institución de manera general se hará de acuerdo por los nombres de las personas físicas o morales. Por asunto o materias: Este sistema de clasificación se efectuará tomando en cuenta el contenido de cada documento, según sea su temática y no con base en el nombre de una persona. Geográficos:

19 19 Es aquel sistema que consiste en ordenar la clasificación de los documentos de acuerdo a la procedencia en que residen las partes intervinientes, y se aplica de acuerdo a los siguientes criterios, comenzar de lo general a lo particular (Nación, estado, ciudades o provincias) y dentro de esta jerarquización darle un orden alfabético. Cronológico: Este sistema toma para efectos de clasificación, el tiempo en que fue producido el documento; es decir se agruparan los expedientes por año, mes y día, por lo tanto los documentos se archivan según la fecha de cada uno de ellos, se crean así como grupos principales los 12 meses del año y, dentro de los mismos, unas secciones constituidas por los días. Naturalmente, y según las necesidades de la institución pueden crearse grupos por semanas. 4.3 MÉTODOS INDIRECTOS O INFORMALES. Está compuesto por todos aquellos sistemas de clasificación que para la localización, consulta y manejo de la documentación requiere de una catálogo, índices o registros, en este método de clasificación se encuentran: Numérico Simple: Este sistema de archivo se realiza asignándole un número progresivo a cada expediente, sin tomar en cuenta otro elemento.

20 20 Topográficos: Este sistema consiste en señalar el lugar en que se encuentran los expedientes, indicando el local, mueble y número de orden; se aplica por regla general a archivos terminados. Convencionales: Son los sistemas que se aplican de acuerdo a las necesidades de la institución, partiendo de que ésta última es un todo y por tanto compuesta por órganos pequeños, es decir partir de lo general a lo particular. V INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS. La descripción es la enumeración de los principales elementos formales e informativos de los documentos que permite conocer sus rasgos determinantes y, de manera general, las características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen. Los objetivos de la descripción son: a) proporcionar información acerca de la institución o persona que acumuló los documentos; b) mostrar a los usuarios de manera rápida y sencilla el contenido de un fondo o de una colección documental; y c) auxiliar en el manejo interno de la documentación, por medio de instrumentos de control.

21 21 Los instrumentos descriptivos que se elaboran para fondos y colecciones tanto textuales como gráficos son guías, inventarios y catálogos. 5.1 GUIA. La guía es un instrumento de consulta que registra y proporciona información panorámica sobre la formación y contenido de los acervos de un archivo, o bien de un fondo o una colección en particular, con el objetivo de orientar y auxiliar en la búsqueda de la información, de manera muy general y sin descender al detalle. Se contemplan dos tipos: A) Las guías generales son instrumentos de consulta que dan información global sobre todos los fondos y colecciones que guarda el Archivo. B) Las guías específicas son aquellas que dan información, de manera particular, sobre el contenido de un fondo o colección. 5.2 INVENTARIO. El Inventario es el instrumento que describe un fondo, colección o sección, tomando las series como unidades descriptivas, sus objetivos son: a) reflejar a partir de las series documentales, la estructura, organicidad, funciones y actividades de quien recopiló la documentación, bien sea institución o persona; y b) servir como instrumento de control de la documentación y, asimismo coadyuvar en la consulta de la información que ésta contiene. 5.3 CATÁLOGO.

22 22 El catálogo es el instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una serie, una sección, un fondo o una colección. Sus objetivos son servir como medida de control y auxiliar en la localización de la información, orientando al usuario, de manera pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características particulares. 5.4 ÍNDICE El índice es un listado de palabras y/o términos controlados y normalizados mediante representación alfabética (nombres de personas, lugares, temas y corporaciones) consignados en los instrumentos descriptivos y en la documentación. Es un elemento adicional de los instrumentos de consulta, cuya finalidad es facilitar aun más la consulta al abreviar la descripción. El índice así entendido, puede ser de dos tipos: a) el que reúne las voces citadas en el instrumento de control (inventario o catálogo); y b) el que además de estas voces incluye otras consignadas en los documentos descritos. VI VALORACIÓN DOCUMENTAL. 6.1 CONCEPTOS. En torno al objetivo de la Administración de documentos que es el alcanzar un máximo de eficiencia y economía en el manejo documental y a su vez en su soporte teórico que se conoce como ciclo vital o teoría de las tres edades,

23 23 surge un medio más para regular el proceso que siguen los documentos y que conocemos como valoración documental, la cual no se basa en otra cosa que en los valores que poseen los documentos en sus distintas modalidades: De los enfoques que se le han dado a la valoración existen dos perfectamente distinguibles: a) Por un lado el que concibe a la valoración como un mecanismo para la eliminación de documentos: valoración primaria. b) Y el que considera a la valoración como un medio para seleccionar los documentos que merecen conservarse permanentemente en razón de su carácter histórico: valoración secundaria. De lo anterior se desprende que, aunque el principio en esencia es el mismo, la diferencia se encuentra en el enfoque; el primero busca responder a un interés de carácter administrativo e institucional tratando de dar solución a los problemas inmediatos. El segundo concepto, es un poco más amplio, y si bien es cierto que busca lo mismo que el anterior no se limitas sólo a estos aspectos sino que considera además el valor social, cultural, político y económico que pudiera tener la documentación. El enfoque que debe imperar es el segundo, pero cómo hacerlo? y bajo qué criterios. Para esto debemos tomar en cuenta los siguientes aspectos:

24 24 El documento no debe ser evaluado con normas exactas, no es un acto mecánico. Es necesario: Desarrollar principios generales. Usar criterios diferentes al evaluar los documentos de distintos períodos. El primer principio sugiere que se pongan fechas limite, determinado la conservación de la documentación. El segundo, consiste en que el valor de los documentos sea determinado por los funcionarios que los usan. El tercer lugar, los documentos deben ser evaluados en relación con la información que contienen. Ahora bien, cabe señalar, que para poder llevar a cabo la valoración documental tenemos que remitirnos a considerar los valores documentales, pues estos son el eje bajo el cual gira toda valoración. Éstos se describen a continuación:

25 25 VALOR PRIMARIO ADMINISTRATIVOS Actividades rutinarias documentales de la institución oficios, personal, oficinas memoranda, trámites relacionados con proyectos, planes, FISCALES presupuestos, contabilidad. Plazo que la legislación establece que deben guardarse los documentos por su calidad probatoria, es decir se refiere al registro de relaciones y trámites LEGALES jurídicos con la hacienda pública: Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, edificios, estados, financieros, créditos hipotecarios, manifestación de bienes. VALOR SECUNDARIO EVIDENCIALES Revelan origen, organización y desarrollo de los organismos institucionales: Normas de trabajo, funciones de oficina políticas, estadísticas, programas. TESTIMONIALES Testimonian la evolución y cambios más trascendentes que desde el punto de vista legal sufre la institución: directrices, políticas, programas, proyectos. INFORMATIVOS LEGALES INFORMATIVOS Registro de trámites jurídicos: propiedad, labores, escrituras, bienes, leyes decretos, acuerdos. Revelan fenómenos sociales o instituciones: Expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia relevante, decisiones, acuerdos legales, reglamentos internos. Basándonos en lo anterior, podemos establecer que existen dos tipos de valoración documental a saber: Valoración Primaria y Secundaria: 6.2 VALORES DEL DOCUMENTO

26 26 VALORACIÓN PRIMARIA: La valoración primaria, busca establecer ciertos parámetros de utilidad institucional de la documentación. VALORACIÓN SECUNDARIA: Esta valoración busca sobre todo la utilidad diferente a la institucional, es decir se conservan por fines distintos de aquellos por los que fueron concebidos. Con los antecedentes referidos tendremos los criterios necesarios para comprender una valoración documental con la responsabilidad de ejercer funciones de selección científica y todo lo que implica el determinar un expurgo o una depuración de documentos, para ser eliminados bajo lineamientos determinados por la praxis de la archivística, esto quiere decir que ninguna persona que carezca del conocimiento exacto de las metodologías archivísticas podrá determinar la eliminación de documentos, ya que se deberá efectuar con estudios preliminares a través del análisis serial determinante para la primera eliminación o expurgo. 6.3 EXPURGO Y DEPURACIÓN Como se mencionó anteriormente existen documentos que por su propia naturaleza son imperecederos, pero también existen otros, los cuales sólo testimonian actos que una vez cumplidos pierden sus valores esenciales para su productor, basándonos en lo anteriormente expuesto, dentro de la valoración documental tenemos una fase mediante la cual vamos a dictaminar el destino final de los documentos, a ésta le denominamos fase de expurgo que posteriormente da paso a la depuración.

27 27 Aunque existen autores que manejan el expurgo y a la depuración como sinónimos existen diferencias concretas entre ellos, ya que una es consecuencia de otra, por lo tanto, es importante resaltar sus diferentes aspectos. CONCEPTO: EXPURGO es la tarea que se realiza, luego de un análisis de la documentación y consiste en la selección de documentos que han concluido el plazo de conservación que establece la legislación, la reglamentación o los procedimientos administrativos, pero que ello no implica necesariamente su destr ucción. A la eliminación de documentos que se realiza en el archivo de trámite se llama EXPURGO y se deberá realizar en la época de su producción. Ya que si se realiza a posteriori, tendrá como consecuencia las eliminaciones con falta de criterios. Cómo expurgar fuera de su tiempo?. El expurgo lo deben efectuar los productores de la documentación y ésta se efectuará al analizar la serie que se prepara para la primera transferencia. Nunca se deberá transferir sin expurgar, ya que si se hace de ésta manera, diez o quince años después, personas ajenas a ese momento, destruirán lo que nunca produjeron, y lo harán con criterios desfasados.

28 28 Dentro de la administración pública mexicana lo que más se suscita es la disposición anárquica de los organigramas moviendo continuamente los niveles de la administración pública, por ese motivo la producción documental se debe analizar siempre por serie para determinar el número especifico del acervo a expurgar. Cabe mencionar que el expurgo exige una reglamentación y un proceso específico ya que las normas generales apuntan hacia la documentación duplicada y reproducida muchas veces por la fotocopiadora. Haya que señalar también que el expurgo nunca debe determinarse por la falta de espacio, porque esto ha conducido a la eliminación irresponsable de unidades para darles cabida a los documentos más recientes. CONCEPTOS DEPURACIÓN: Es la fase en la que a partir de los criterios de conservación se plantean los de la eliminación. Esta fase contempla la operación de seleccionar los documentos que reúnan las mejores condiciones de testimonios e información según los criterios de valoración antes expuestos, para que alcancen el destino final (transferencia secundaria), es decir el archivo histórico o bien sean dados de baja. Es necesario poner especial atención en éstas fases ya que si se realizan por la errónea disposición de la mal llamada depuración por tipo documental se puede caer en la irreversible eliminación de unidades documentales con elementos de valor secundario o histórico, lo que indicará un error contra el patrimonio de la humanidad: los archivos históricos.

29 29 Por ésta razón tendrán que efectuarse bajo un verdadero análisis, para considerar un buen expurgo y depuración dentro de la metodología de la ciencia archivística, con el estudio profesional basados en los elementos estudiados anteriormente. Para concluir debemos mencionar que el EXPURGO se debe contemplar en la primer transferencia la cual se lleva a cabo el paso de la documentación del archivo de trámite al de concentración y la DEPURACIÓN se llevará a cabo en la segunda transferencia de Archivo concentración al Histórico. VII TRANSFERENCIA La transferencia es el paso de los documentos de archivo corriente al de concentración y de éste, al histórico. Tiene lugar después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa según esas fases, activa, semiactiva, y después de haber sido valorados y seleccionados. De ahí que hablemos de transferencia primaria y transferencia secundaria. Las fechas y los plazos de las transferencias, varían de unos países a otros y de unas instituciones a otras. La regla de oro es la vigencia administrativa, y ésta es variable según los diferentes documentos o asuntos. El gran problema de las transferencias es la falta de un sistema que contemple el proceso integral según el ciclo documental, de un calendario determinado por una adecuada planeación y programación, una serie de normas precisas que permitan establecer el flujo coordinado entre el ante productor y los archivos, y los archivos entre sí.

30 30 En el campo de los archivos, el volumen documental como resultado de la gestión administrativa, ha generado uno de los principales problemas que hay que enfrentar ahora. El volumen de documentos nace por la gran actividad administrativa, además, por la multiplicación innecesaria, resultado de las excesivas e incontroladas reproducciones de la documentación original (original y copias). El volumen material y físico viene a sumarse a la multiplicación de la información por diferentes vías, a la cual se le ha denominado explosión documental. Estos hechos motivan a tener más locales y más archivistas calificados y por otra parte plantea la práctica habitual de una eliminación responsable. Pero hay que señalar que en este punto existen dos posturas que deben conocerse: una señala que el archivo es un conjunto de documentos procedentes de una institución y por tanto unidos por el vínculo de procedencia, y que la eliminación de alguna parte de ese conjunto, resulta un hecho antiarchivístico. Otra postura sostiene que ante la producción actual de la masa documental, se plantea la necesidad de valorar la documentación con vistas a la selección, en la que prevalece la consideración de los costos y almacenamiento y conservación. Así pues, la eliminación de documentos debe ser presidida por una selección tras haber realizado un análisis de los valores de los documentos; primero para

31 31 la institución que los produce, y segundo, que por su contenido ofrezcan en el futuro referencias e información para los investigadores. 7.1 CONCEPTO: Es el proceso de flujo documental sistemático entre los archivos, sujeto a planeación ordenada y rigurosa, tendiente a evitar la proliferación irracional de documentos en los acervos, así como a descartar y concentrar la información útil ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico de la institución. 7.2 TRANSFERENCIA PRIMARIA CONCEPTO: Conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa a la unidad de archivo de trámite a la unidad de archivo de concentración, previa valoración de los documentos. 7.3 TRANSFERENCIA SECUNDARIA CONCEPTO: Conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa a la unidad de archivo de concentración a la unidad de archivo histórico, previa selección documental.