CPA DIAZ-MARTINEZ, CSP CONTADORES PUBLICOS AUTORIZADOS Y CONSULTORES

Transcripción

1 COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA CRIMINAL DE PUERTO RICO Gurabo, Puerto Rico PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA INFORMES DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES CUMPLIMIENTO Y CONTROLES INTERNOS SOBRE CUMPLIMIENTO PERIODO CUBIERTO POR LA AUDITORIA DESDE EL 1 DE JULIO DE 2011 AL 30 DE JUNIO DE 2012 CPA DIAZ-MARTINEZ, CSP CONTADORES PUBLICOS AUTORIZADOS Y CONSULTORES Membresías: Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (IACPA) Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico Registrados en el Programa de Revisión Entre Colegas del IACPA Desde 1988

2 TABLA DE CONTENIDO COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 PAGINA PARTE I INTRODUCCION Trasfondo... 2 Alcance del Examen... 2 PARTE II SECCION DE CUMPLIMIENTO Informe de los Auditores Independientes de Cumplimiento con Requisitos Específicos Pertinentes a los Programas de Asistencia Económica para Estudiantes de Nivel Postsecundario del Consejo de Educación de Puerto Rico Informe de los Auditores Independientes de Control Interno Sobre Cumplimiento Resumen de los Resultados del Examen... 8 Hallazgos, Costos Cuestionados y Recomendaciones PARTE III INFORMES DE AUDITORIAS PREVIAS Comentarios de los Auditores Relacionados a Hallazgos Previos PARTE IV PLAN DE ACCION CORRECTIVA Plan de Acción Correctiva... 21

3 PARTE I INTRODUCCION 1

4 INTRODUCCION COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 Trasfondo El Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico (Colegio), fue aceptado por el Consejo de Educación de Puerto Rico (CEPR) en diciembre de 1997 para participar en los Programas Ayudas Educativas Suplementarias. Estos Programas proveen a los estudiantes elegibles, una base de ayuda económica para sufragar parte de los costos de estudios post-secundarios en el Colegio. Al Colegio se le asignaron $36,180 para el año académico Durante ese período se distribuyeron $36,180 en ayudas económicas a 87 estudiantes. Alcance del Examen Nuestro examen para el Programa de Asistencia Económica administrado por el CEPR se realizó de acuerdo con los elementos de cumplimiento de las Normas de Auditoría Gubernamentales, emitidas por el Contralor de los Estados Unidos; las Normas de Atestación establecidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados; la Certificación Número del CEPR; y la Guía de Auditoría para los Programas de Asistencia Económica emitida por el Consejo de Educacion de Puerto Rico en mayo de El examen cubrió el período comprendido entre el 1 de julio de 2011 al 30 de junio de 2012 y el trabajo de campo se realizó durante el período comprendido entre 23 de noviembre de 2012 y 21 de diciembre de 2012 en las Oficinas de Finanzas del Colegio localizadas en Gurabo, Puerto Rico. Nuestro examen incluyó: - Expresar una opinión sobre el cumplimiento con los requisitos que aparecen en la Sección II de la Guía de Auditoría para los Programas de Asistencia Económica del CEPR. - Evaluar el sistema de control interno del Colegio a base de los criterios establecidos en la Sección II de la Guía de Auditoría para los Programas de Asistencia Económica del CEPR. 2

5 PARTE II SECCION DE CUMPLIMIENTO 3

6 CPA DIAZ-MARTINEZ, CSP REALZANDO LA CALIDAD DE LA CONTABILIDAD, AUDITORIA Y LOS SERVICIOS DE ATESTACION CONTADORES PUBLIC AUTORIZADOS Y CONSULTORES Ave. Gautier Benitez Núm. 202 Consolidated Mall C-31 PO Box 8369 Caguas, PR Tels: (787) / 1185 / 1370 Fax: (787) cpadiazmartinez.com INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES DE CUMPLIMIENTO CON REQUISITOS ESPECIFICOS PERTINENTES A LOS PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA PARA ESTUDIANTES DE NIVEL POSTSECUNDARIO DEL CONSEJO DE EDUCACION DE PUERTO RICO A la Junta de Directores Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico Gurabo, Puerto Rico Hemos examinado el cumplimiento del Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico (Colegio), con los Requisitos Específicos de Cumplimiento contenidos en la Sección II de la Guía de Auditoría para los Programas de Asistencia Económica del Consejo de Educación de Puerto Rico durante el año terminado el 30 de junio de La Gerencia del Colegio es responsable del cumplimiento con dichos requisitos. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el cumplimiento por parte del Colegio. Nuestro examen fue conducido de acuerdo con las normas de atestación establecidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados, y la Guía de Auditoría para Programas de Asistencia Económica, emitidas por el Consejo de Educación de Puerto Rico en mayo de 2008 y, por lo tanto, incluyó examinar, basado en pruebas, evidencia que sustente el cumplimiento del Colegio con dichos requisitos y otros procedimientos que consideramos necesarios según las circunstancias. Entendemos que nuestro examen provee una base razonable para nuestra opinión. El alcance y metodología aplicados durante el examen no constituyen una auditoría realizada de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos de América. Nuestro examen no provee una determinación legal sobre el Colegio con los requisitos detallados. Debido a que existen limitaciones inherentes en cualquier estructura de control interno, errores o fraude pueden ocurrir y no ser detectados. Además, las proyecciones de cualquier evaluación de cumplimiento con requisitos específicos de cumplimiento hacia períodos futuros están sujetas al riesgo de que la estructura de control interno se convierta inadecuada por cambios en las condiciones existentes o porque el nivel de cumplimiento con los controles existentes se deteriore. En nuestra opinión, Colegio cumplió, en todos los aspectos materiales, con los requisitos específicos de cumplimiento antes mencionados para el año fiscal terminado el 30 de junio de Membresías: Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (IACPA) Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico Registrados en el Programa de Revisión Entre Colegas del IACPA Desde 1988

7 INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES DE CUMPLIMIENTO CON REQUISITOS ESPECIFICOS PERTINENTES A LOS PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA PARA ESTUDIANTES DE NIVEL POSTSECUNDARIO DEL CONSEJO DE EDUCACION DE PUERTO RICO A la Junta de Directores Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico Página 2 Este informe ha sido preparado para uso e información exclusiva de la Junta de Directores, la Gerencia del Colegio y el Consejo de Educación de Puerto Rico y no ha sido preparado para, y no deberá ser utilizado por, otras entidades o personas que no sean las antes mencionadas. CPA Díaz-Martínez, CSP Contadores Públicos Autorizados y Consultores Licencia Número 12, expira el 1 de diciembre de 2013 Caguas, Puerto Rico 21 de diciembre de 2012, excepto por el Plan de Acción Correctiva cuya fecha es el 25 de junio de 2013 La Estampilla Núm. E63590 fue adherida al original de este reporte. 5

8 CPA DIAZ-MARTINEZ, CSP REALZANDO LA CALIDAD DE LA CONTABILIDAD, AUDITORIA Y LOS SERVICIOS DE ATESTACION CONTADORES PUBLIC AUTORIZADOS Y CONSULTORES Ave. Gautier Benitez Núm. 202 Consolidated Mall C-31 PO Box 8369 Caguas, PR Tels: (787) / 1185 / 1370 Fax: (787) cpadiazmartinez.com INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES DE CONTROL INTERNO SOBRE CUMPLIMIENTO A la Junta de Directores Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico Gurabo, Puerto Rico La Gerencia del Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico (Colegio) es responsable de establecer y mantener controles internos efectivos sobre el cumplimiento con los requisitos específicos de los Programas de Asistencia Económica del Consejo de Educación de Puerto Rico (CEPR). Durante la planificación y ejecución de nuestro examen sobre el cumplimiento del Colegio para el año terminado el 30 de junio de 2012 consideramos los controles internos sobre el cumplimiento con los requisitos específicos contenidos en la Sección II de la Guía de Auditoría para los Programas de Asistencia Económica del CEPR, con el objetivo de determinar los procedimientos del examen necesarios para poder expresar una opinión sobre cumplimiento, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos sobre el cumplimiento del Colegio. De tal manera, no expresamos ninguna opinión sobre esto. Deficiencias en el control son situaciones identificadas en el diseño o la operación del control interno del Colegio sobre cumplimiento que, a nuestro juicio, no le permite a la gerencia o empleados, en el curso normal de sus funciones, prevenir o detectar situaciones de incumplimiento con los requisitos de cumplimiento de los Programas de Asistencia Económica del CEPR. Una deficiencia significativa es una deficiencia en el control, o una combinación de varias deficiencias en los controles, que a nuestro juicio, pudiera afectar adversamente la capacidad del Colegio para administrar los Programas de Asistencia Económica del CEPR de tal manera que exista una posibilidad remota que el incumplimiento con los requisitos de cumplimiento aplicable a los Programas sea de un nivel más que irrelevante y el mismo no sea prevenido o detectado por el control interno del Colegio. Nosotros consideramos los hallazgos descritos en la Sección de Hallazgos, Costos Cuestionados y Recomendaciones del informe como deficiencias significativas. Una debilidad material es una deficiencia significativa o una combinación de varias deficiencias significativas, que no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo de que el incumplimiento con los requisitos aplicables de leyes, reglamentos, contratos, subvenciones pueda ocurrir y no pueda ser prevenido o detectado oportunamente por el control interno del Colegio. Nuestra consideración de los controles internos sobre el cumplimiento se limitó a los objetivos descritos en el primer párrafo y no necesariamente revela todas las deficiencias en los controles internos del Colegio que pudieran ser deficiencias significativas o debilidades materiales. No identificamos deficiencias en el control interno sobre cumplimiento que se consideren debilidades materiales, según definidas en el párrafo anterior. Las respuestas de la Gerencia del Colegio a los hallazgos identificados en nuestra auditoría fueron incluidas en la Sección de Hallazgos, Costos Cuestionados y Recomendaciones del informe. Nosotros no auditamos las respuestas de la Gerencia del Colegio, por lo tanto, no expresamos una opinión sobre ellas. Membresías: Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (IACPA) Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico Registrados en el Programa de Revisión Entre Colegas del IACPA Desde

9 INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES DE CONTROL INTERNO SOBRE CUMPLIMIENTO A la Junta de Directores Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico Página 2 Este informe se emite para información y uso de la Junta de Directores, la Gerencia del Colegio y el Consejo de Educación de Puerto Rico y no ha sido preparado para, y no deberá ser utilizado por, otras entidades o personas que no sean las antes mencionadas. CPA Díaz-Martínez, CSP Contadores Públicos Autorizados y Consultores Licencia Número 12, expira el 1 de diciembre de 2013 Caguas, Puerto Rico 21 de diciembre de 2012, excepto por el Plan de Acción Correctiva cuya fecha es el 25 de junio de 2013 La Estampilla Núm. E63591 fue adherida al original de este reporte. 7

10 RESUMEN DE LOS RESULTADOS DEL EXAMEN COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 Resumen de los Resultados del Examen: 1. Hemos emitido una opinión sin cualificaciones en nuestro Informe de Cumplimiento con Requisitos Específicos Pertinentes a los Programas de Asistencia Económica de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada del Consejo de Educación de Puerto Rico. 2. Las condiciones informables encontradas durante nuestro examen de los Programas de Asistencia Económica otorgados por el Consejo de Educación de Puerto Rico, para el año terminado el 30 de junio de 2012 fueron incluídas en la Sección de Hallazgos, Costos Cuestionados y Recomendaciones. Consideramos que las condiciones informables son deficiencias significativas. 3. No se encontró ningún costo cuestionable durante nuestra auditoría de los Programas de Asistencia Económica otorgados por el Consejo de Educacion de Puerto Rico, para el año terminado el 30 de junio de El total de la matrícula no duplicada validada bajo el Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada durante el examen es El Colegio no recibió fondos bajo el Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Graduada. 6. El Colegio no recibió fondos bajo el Programa de Becas. 7. El Colegio no recibió fondos bajo el Programa para Estudiantes de Alto Honor (PROGRESAH). 8. El Colegio no recibió fondos bajo el Programa Leveraging Educational Assistance Partnership (LEAP). FINAL DE LA SECCION 8

11 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NÚMERO PROGRAMA FONDOS REQUISITO TIPO DE HALLAZGO CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO RECOMENDACION COSTOS CUESTIONADOS Programa de Asistencia Economica para Estudiantes de Nivel Postsecundario Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada Estado Libre Asociado de Puerto Rico Consejo de Educacion de Puerto Rico Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada para el Año Fiscal Requisito Elegibilidad Institucional No Cumplimiento Las instituciones participantes tienen la obligación de velar por la integridad de los fondos que el CEPR les asigna por Certificación, de asegurar que éstos se utilicen exclusivamente para la concesión de ayuda económica a los estudiantes elegibles según las normas aplicables, de mantener los récords y controles fiscales necesarios para evidenciar la corrección de las transacciones. A estos efectos, cada institución participante deberá mantener los controles administrativos y contables necesarios y suficientes para garantizar y constatar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con las disposiciones de este Reglamento. Este sistema de control interno incluirá las preintervenciones periódicas necesarias por el personal de la propia institución educativa [Reglamento para la Administración de Programas Estatales de Asistencia Económica para Estudiantes de Nivel Postsecundario, enmendado según Certificación Número , Artículo 18, (b).]. El Colegio no realizó las pre-intervenciones periódicas requeridas por la reglamentación. El Colegio no ha establecido un comité o designado personal alguno para realizar las pre-intervenciones requeridas. El Colegio no puede garantizar y constatar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con las disposiciones del Reglamento para la Administración de Programas Estatales de Asistencia Económica para Estudiantes de Nivel Postsecundario. El Colegio debe establecer un comité o designar el personal necesario para realizar las pre-intervenciones requeridas que permitan garantizar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con las disposiciones del Reglamento No determinados. continua 9

12 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NUMERO (continuación) RESPUESTA Y PLAN DE ACCION CORRECTIVA DE LOS OFICIALES RESPONSABLES El Colegio designará personal para que funja como pre interventor a los efectos de realizar las pre-intervenciones requeridas para garantizar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con las disposiciones del Reglamento. FECHA DE IMPLEMENTACION Mayo 2013 PERSONAS RESPONSABLES Sr. Raúl Rodríguez Nazario Preinterventor continua 10

13 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NUMERO PROGRAMA FONDOS REQUISITO TIPO DE HALLAZGO CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO COSTOS CUESTIONADOS RECOMENDACION Programa de Asistencia Economica para Estudiantes de Nivel Postsecundario Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada Estado Libre Asociado de Puerto Rico Consejo de Educacion de Puerto Rico Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada para el Año Fiscal Requisito de Informes Periódicos. No Cumplimiento Las instituciones participantes tienen la obligación de radicar al CEPR anualmente un informe de auditoría externa emitido por un CPA con el fin de comprobar si las transacciones relacionadas con cada uno de los programas se realizan a tenor con las normas establecidas por Reglamento. Dicho informe deberá radicarse dentro de los 180 días luego de finalizar el año fiscal establecido por la institución. La fecha de vencimiento del informe se basa en el año fiscal de la institución, el período que cubre el informe se refiere al año fiscal del CEPR (30 de junio de cada año). [Reglamento para la Administración de Programas Estatales de Asistencia Económica para Estudiantes de Nivel Postsecundario, enmendado según Certificación Número , Artículo 20, Section 20.1 (a)]. El Colegio no realizó el examen de cumplimiento correspondiente al año fiscal dentro del término requerido. El Colegio no había radicado el informe pertinente que corresponde al año fiscal El Colegio no puede incumplir con dicha obligación, ya que el CEPR puede suspender su participación en los Programas y requerirle la devolución de los fondos pertinentes. No determinados. El Colegio debe contratar a una firma de CPA, para realizar el examen correspondiente a los Programas dentro del término requerido por el Reglamento. continua 11

14 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NUMERO (continuación) RESPUESTA Y PLAN DE ACCION CORRECTIVA DE LOS OFICIALES RESPONSABLES El Colegio tomará las medidas correspondientes para cumplir con la radicación de informes según sea necesario por Reglamento. Igualmente, el Colegio contratará a una firma de auditores para realizar el examen correspondiente a los Programas dentro del término requerido por el Reglamento. FECHA DE IMPLEMENTACION Junio 2013 PERSONAS RESPONSABLES Sr. Noel Toro Zambrana Decano de Administración continua 12

15 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NÚMERO PROGRAMA FONDOS REQUISITO TIPO DE HALLAZGO CRITERIO CONDICION INFORMACION PARA PROVEER PERSPECTIVA CAUSA EFECTO COSTOS CUESTIONADOS Programa de Asistencia Economica para Estudiantes de Nivel Postsecundario Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada Estado Libre Asociado de Puerto Rico Consejo de Educacion de Puerto Rico Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada para el Año Fiscal Requisito de Elegibilidad de los Estudiantes. No Cumplimiento Las instituciones participantes se aseguraran de que cada estudiante a quien se le conceda la ayuda económica, a través de los Programas de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada o Graduada cumpla con los siguientes requisitos: ser ciudadano americano, que esté académicamente cualificado para estudiar en el nivel educativo en el cual está matriculado y para el cual recibe la ayuda, estar matriculado oficialmente en la institución participante y estar cursando estudios en un programa debidamente autorizado por el CEPR o CGE, demostrar su necesidad económica a base del análisis de necesidad económica dispuesto en la reglamentación federal bajo el Título IV de la ley Higher Education Act of 1965, debe mantener un progreso académico que cumpla con los requisitos dispuestos en el Título IV de la Higher Education Act of 1965, y esté cursando un programa regular de estudios. [Reglamento para la Administración de Programas Estatales de Asistencia Económica para Estudiantes de Nivel Postsecundario, enmendado según Certificación Número , Artículo 10, Sección 10.2 (d)]. De una muestra de 10 participantes del Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada, los 10 no tenían documentado el análisis de necesidad económica establecido en el Reglamento. Para cumplir con los requisitos del Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada, el Colegio debe documentar el análisis de necesidad económica de los participantes.. El Colegio no documentó el análisis de necesidad económica del estudiante para poder determinar la elegibilidad del estudiante. El Colegio puede estar otorgando ayudas económicas a estudiantes no elegibles. No determinados. continua 13

16 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NUMERO (continuación) RECOMENDACION RESPUESTA Y PLAN DE ACCION CORRECTIVA DE LOS OFICIALES RESPONSABLES Para asegurarse que los fondos otorgados por el Consejo de Educacion de Puerto Rico del Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada son utilizados según los Reglamentos, el Colegio debe documentar el análisis de necesidad económica de cada participante. Recomendamos que se establezcan controles o asigne personal para documentar en el expediente del participante este análisis que es un requisito de elegibilidad. El Colegio asignará personal para documentar en el expediente de cada participante el análisis de necesidad ecónomica para la otorgación de becas. Además, el Colegio establecerá unos parámetros uniformes para la otorgación de becas basado en la necesidad económica del estudiante. FECHA DE IMPLEMENTACION Mayo 2013 PERSONA RESPONSABLE Sra. Hilda Torres Pérez Coordinadora de Programas Federales continua 14

17 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NUMERO PROGRAMA FONDOS REQUISITO TIPO DE HALLAZGO CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO Programa de Asistencia Economica para Estudiantes de Nivel Postsecundario Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada Estado Libre Asociado de Puerto Rico Consejo de Educacion de Puerto Rico Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada para el Año Fiscal Elegibilidad Institucional No Cumplimiento Las instituciones participantes tienen la obligación de velar por la integridad de los fondos que el CEPR les asigna por Certificación, de asegurar que éstos se utilicen exclusivamente para la concesión de ayuda económica a los estudiantes elegibles según las normas aplicables, y de mantener los récords y controles fiscales necesarios para evidenciar la corrección de las transacciones. A esos efectos, cada institución participante deberá mantener en sus archivos electrónicos o físicos todas las solicitudes radicadas por los estudiantes para recibir ayuda de estos Programas. En dichos archivos se mantendrá un expediente para cada estudiante que haya radicado una solicitud, aún cuando la misma no haya sido concedida. La institución deberá mantener la información que evidencie que verificó que el estudiante solicitante cumplía con cada uno de los Requisitos de Elegibilidad dispuestos en este Reglamento, así como la siguiente información: (a) Decisión final tomada por la Institución respecto a la concesión de la ayuda económica al solicitante, (b) Cómputo que se hizo para determinar el monto de la ayuda económica otorgada al estudiante, (c) Evidencia de que el estudiante estuvo matriculado en los períodos académicos correspondientes, (d) Evidencia de que el estudiante recibió los fondos asignados, hayan sido acreditados contra su deuda con la Institución o desembolsados directamente a su favor [Reglamento para la Administración de Programas Estatales de Asistencia Económica para Estudiantes de Nivel Postsecundario, enmendado según Certificación Número , Artículo 18]. En los expedientes no estaba documentada la decisión final tomada para la concesión de la ayuda económica. El Colegio no documentó en los expedientes la decisión final tomada para la concesión de la ayuda económica. El Consejo de Educación de Puerto Rico puede suspender la asignación de fondos al Colegio. continua 15

18 HALLAZGOS, COSTOS CUESTIONADOS Y RECOMENDACIONES COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 HALLAZGO NUMERO (continuación) COSTOS CUESTIONADOS RECOMENDACION RESPUESTA Y PLAN DE ACCION CORRECTIVA DE LOS OFICIALES RESPONSABLES No determinados. El Colegio debe documentar en cada expediente de los participantes elegibles la decisión final tomada por el Colegio para la concesión de la ayuda económica otorgada. El Colegio documentará en cada expediente de los participantes elegibles la decisión final tomada por la entidad para la concesión de ayudas económicas. FECHA DE IMPLEMENTACION Mayo 2013 PERSONA RESPONSABLE Sra. Hilda Torres Pérez Coordinadora de Programas Federales FINAL DE LA SECCION 16

19 PARTE III INFORMES DE AUDITORIAS PREVIAS 17

20 COMENTARIOS DE LOS AUDITORES RELACIONADOS A HALLAZGOS PREVIOS COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 El Colegio no ha tomado acción correctiva en los hallazgos de los informes de los examenes previos del 30 de junio de 2009 y 2006, realizados por nuestra firma, ni se ha recibido determinación final del Consejo de Educación de Puerto Rico. AÑO FISCAL 2009 HALLAZGO NÚMERO El Colegio no realizó las pre-intervenciones periódicas necesarias por el personal de la propia institución educativa. SITUACION Prevalece. El Colegio no ha tomado acción correctiva en este señalamiento del examen previo al año fiscal terminado el 30 de junio de Véase Hallazgo Núm HALLAZGO NÚMERO El Colegio no realizó el examen de cumplimiento correspondiente al año fiscal dentro del término requerido SITUACION El Consejo de Educacion de Puerto Rico no ha expresado ninguna determinación al respecto. HALLAZGO NÚMERO La matrícula no duplicada validada es mayor que la reportada por el Colegio en la Petición de Fondos bajo el siguiente Programa Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Subgraduada: Asignación según Certificación CEPR $16, Matrícula No Duplicada según el Colegio 175 Promedio por Estudiante $93.75 Matrícula No Duplicada Validada 177 SITUACION El Consejo de Educacion de Puerto Rico no ha expresado ninguna determinación al respecto. 18

21 COMENTARIOS DE LOS AUDITORES RELACIONADOS A HALLAZGOS PREVIOS COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 AÑO FISCAL 2006 HALLAZGO NÚMERO El Colegio no realizó las pre-intervenciones periódicas necesarias por el personal de la propia institución educativa. SITUACION Prevalece. El Colegio no ha tomado acción correctiva en este señalamiento del examen previo al año fiscal terminado el 30 de junio de Véase Hallazgo Núm HALLAZGO NÚMERO El Colegio no presentó evidencia de la fecha de entrega de los reembolsos a los estudiantes. SITUACION No se presentó evidencia de la determinación del Consejo de Educación de Puerto Rico al respecto. FINAL DE LA SECCION 19

22 PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA COLEGIO UNIVERSITARIO DE JUSTICIA PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONOMICA CRIMINAL DE PUERTO RICO PARA EL AÑO FISCAL TERMINADO EL 30 DE JUNIO DE 2012 PARTE IV PLAN DE ACCION CORRECTIVA 20

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