Módulo Presupuesto SP 3.0

Transcripción

1 Módulo Presupuesto SP 3.0 Versión /2008

2 Contenido 1. GESTION DE COMPOSICIONES (desde Datos Básicos) Crear composiciones (tarjetas) partiendo de un registro vacío Crear composiciones partiendo de la copia una existente Crear nueva carpeta en la jerarquía de Composiciones GESTION DE OBRAS Crear obra Dar permisos al usuario Seleccionar la obra Cambiar el estado de una obra Editar datos de una obra GENERACIÓN DE RUBRADO DE PRESUPUESTACION Crear el rubrado de presupuestación Ajustar (particularizar) la definición de algunas composiciones Crear composiciones globales desde el rubrado de presupuesto Ver la distintas inserciones de una composición dentro de una obra Ingresar volúmenes Ingresar repetidores HERRAMIENTAS DE APOYO (rubrado de presupuesto) Vistas (zoom) Visualizar composiciones incompletas Revisar el presupuesto Edición rápida PRECIOS Y MONEDAS Precios por lista de precios Precios en grilla definición de rubrado de presupuesto Cotizaciones COSTOS INDIRECTOS Definición (cálculo) de costos indirectos Distribución (prorrateo) de costos indirectos UTILIDADES Definición (cálculo) y prorrateo de leyes sociales IMPUESTOS Selección de impuestos Forma de aplicación y forma de cálculo LEYES SOCIALES Selección de definición para una obra Forma de aplicación y forma de cálculo PORCENTAJES VARIOS...12 Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 2 de 13

3 1. GESTION DE COMPOSICIONES (desde Datos Básicos) 1.1. Crear composiciones partiendo de un registro vacío Navegar a Datos Básicos/Composiciones (Ctrl+t) Agregar un registro vacío (Insert) Completar los datos del cabezal: Composición (código) / Nombre / Descripción / Tipo de obra / Unidad /Carpeta. Tipo de obra: el tipo de obra es un filtro que asocia las distintas composiciones a los distintos tipos de obras definidos. Si se define como genérica (Gen) se podrá compartir desde todos los tipos de obras Cargar los datos de definición de la composición. Se agregarán insumos o subcomposiciones con sus respectivos datos: Tipo (insumo/composición) / Tipo / Código /Cantidad (rendimiento). Para seleccionar un insumo a composición (insumo/ composición) utilizar la ayuda de búsqueda: F3. Esta ayuda nos permitirá buscar tanto por código (nombre corto), por el nombre largo, o por la jerarquía de clasificación (carpetas) Crear composiciones partiendo de la copia de una existente Navegar a Datos básicos/composiciones (Ctrl+t) Seleccionar de la lista desplegada la composición que se tomará como base de copia Copiar la composición y sus insumos Pegar la composición y sus insumos Actualizar los datos del cabezal: Composición (código) / Nombre / Descripción / Tipo de obra / Unidad /Carpeta. Código (nombre corto de la composición): recordar que los códigos son únicos. En tanto no se modifique el que se tomó como copia el sistema advierte: la composición ya existe Actualizar los datos de definición de la composición (tarjeta). Se agregarán los insumos o sub-composiciones que estén faltando, se eliminarán los insumos o subcomposiciones que no se utilicen, se ajustarán los rendimientos de aquellos que corresponda Crear nueva carpeta en la jerarquía de Composiciones Navegar a Datos Básicos/Composiciones (Ctrl+t) Ingresar a la definición de jerarquías Ubicarse en el lugar donde queremos ingresar la nueva carpeta de clasificación Agregar una nueva carpeta, ingresando el nombre que corresponda. En el caso que la carpeta quede mal ubicada dentro del árbol de clasificación, se puede cortar y pegar en la nueva ubicación (funciones asociadas al botón derecho del mouse). Este movimiento arrastra todo el contenido de la carpeta a la nueva ubicación. El nombre también se puede editar (doble click) y modificar en cualquier momento. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 3 de 13

4 2. GESTION DE OBRAS 2.1. Crear obra Navegar a Obra/Ver-Crear obras Agregar un registro vacío (Insert) Completar los datos generales de la obra (General): Obra (código)/ Nombre / Dirección / Cliente / Tipo de Obra / Situación de la Obra Tipo de obra: Tener presente que sólo se podrán copiar datos de una obra a otra cuando son del mismo tipo. Situación de la obra: Para presupuestar, seleccionar Presupuestación o Presupuestación y Gestión en el caso de trabajar integrado con el módulo de gestión de obras (SGL) Completar los datos de presupuesto de la obra (Presupuesto): Moneda base: moneda con la cual se va a trabajar en el armado del presupuesto Fecha de inicio obra/ Duración de la obra / Comienzo de cobro: Sólo a los efectos de la programación y el estudio de flujo de caja Volumen (de obra) / Unidad: Sólo a los efectos de un registro estadístico Completar los datos de Origen Presupuesto: Origen del rubrado: origen de copia del rubrado Al tomar la opción ninguno no se podrán copiar otros datos desde otras obras, como por ejemplo: precios, metrajes, etc. Origen de precios: origen de copia de lista de precios. Puede ser de una obra distinta a la seleccionada para copiar el rubrado. En los dos casos para desplegar la lista de obras apretar F Seguridad No es necesario completar los datos de seguridad, estos son datos de auditoría y los completa el sistema Dar permisos al usuario Las obras se crean con todos los permisos deshabilitados, el administrador del sistema deberá generar los permisos correspondientes al usuario para la obra creada (ver manual). En la versión Empresarial los permisos son siempre globales, es decir, para todas las obras Seleccionar la obra Navegar a Obra/ Abrir (Ctrl+A) Seleccionar de la lista la obra creada. Se muestran dos listas una de existentes y otra de recientes que muestra los últimos accesos. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 4 de 13

5 También se discrimina el presupuesto base y las versiones de precios: distintos estudios de presupuestos de una misma obra... Las versiones son No se pueden crear versiones de obra si el presupuesto está cerrado o estuviera en etapa de control Cambiar el estado de una obra Navegar a Obras/Ver-Crear obras Seleccionar para cerrar (congelar) los datos del presupuesto para pasar la obra a control para cerrar (congelar) los datos de control y presupuesto Las consultas y reportes del sistema están siempre disponibles independientemente del estado de la obra 2.5. Editar datos de una obra Navegar a Obras/Ver-Crear obras Modificar posicionándose en la celda que contiene el dato que se quiere modificar Los datos que se pueden modificar (editables) se diferencian de los que no por el color de fondo de la celda; los de fondo gris no se pueden modificar, los de fondo blanco si. 3. GENERACIÓN DE RUBRADO DE PRESUPUESTACION 3.1. Crear el rubrado de presupuestación Seleccionar módulo de PRESUPUESTO: Navegar a Presupuesto/Rubrado de Presupuesto o seleccionar Edición: Seleccionar para poder poner en modo modif. (edición) el presupuesto Operar sobre el árbol del presupuesto y con la opción Nuevo (Insert) del menú contextual para crear los rubros y sub-rubros (capítulos) y cargar las composiciones del presupuesto. Para cargar una composición -opción es composición - utilizar la ayuda de búsqueda: F3. Esta ayuda nos permitirá buscar tanto por código (nombre corto) por el nombre largo, o por la jerarquía de clasificación (carpetas) Operar sobre el árbol del presupuesto y con las opciones Cortar (Ctrl+X), Copiar (Ctrl+C) Eliminar (DEL) del menú contextual para ir ajustando la estructura del presupuesto (Rubrado). También se puede operar con el DRAG and DROP (arrastrar y pegar) para modificar la estructura del Rubrado. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 5 de 13

6 Copiar de otra obra: Seleccionar (herramientas) y luego la opción Copiar Rubros de otra obra, para facilitar el armado del Rubrado copiando desde otra obra rubros, sub-rubros y composiciones Ajustar (particularizar) la definición de algunas composiciones Para ajustar el nombre en el árbol de presupuesto posicionarse sobre la composición y seleccionar la opción cambiar nombre del menú contextual (botón derecho del mouse). El sistema permite darle un nuevo nombre a la composición manteniendo el mismo código. Esto permite que puedan convivir en un mismo Rubrado de presupuesto la misma composición con varias inserciones y un nombre particular para cada una. Lo que si siempre es único por composición y por obra es la definición, o sea que si se altera la definición de una de las inserciones el cambio se actualiza en las demás Trabajando sobre la grilla definición modificar los rendimientos de los distintos insumos (columna Cantidad). Debe estar habilitada la edición de rendimientos: Insertar nuevos insumos o sub-composiciones (*), eliminar insumos o subcomposiciones existentes utilizando las opciones (Insert) y (Del) Estas funcionalidades operan exclusivamente sobre la grilla definición (no operan sobre la estructura de árbol del presupuesto). (*) Se nombran como sub-composiciones aquellas composiciones que forman parte de la definición de otra composición. Recordar que el sistema permite n niveles de anidación (inserciones múltiples libres). La ubicación del cursor dentro de la grilla determina el nivel de inserción del elemento seleccionado (insumo o composición). Las tabulaciones grafican los distintos niveles de inserción Posicionándose sobre la composición en el árbol del presupuesto seleccionar de (herramientas) la opción Comparar Composición para comparar la nueva definición con la definición global. Es en esta instancia cuando se resuelve si: se mantienen las diferencias: una definición particular para la obra y otra global (como un estándar de referencia) se actualiza la definición global con la nueva definición particular. se restituye la definición global de la composición a la definición particular Esta funcionalidad permite trabajar con un número más limitado de composiciones (tarjetas) ya que se puede particularizar en cada obra de forma diferente una misma composición (tarjeta). Es conveniente mantener como definición global aquella que se aproxime mas a un estándar, ya que será siempre la referencia en la comparación. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 6 de 13

7 3.3. Crear composiciones globales desde el Rubrado de presupuesto Seleccionar la composición que se utilizará como base de copia Posicionándose sobre la composición en el árbol del presupuesto seleccionar de (herramientas) la opción Generar Composición Global para crear una nueva composición. Al generarse la copia es obligatorio definir un nuevo código y también un nuevo nombre. Se puede cambiar la unidad. El tipo de obra y el resto de los datos de la composición se toman de la composición copiada. Para encarpetar (clasificar) es necesario hacerlo desde Datos Básicos editando la composición ya creada y seleccionando la ubicación elegida Sobre la grilla definición ajustar la definición para que se corresponda con la composición que se quiere crear utilizando los procedimientos ya ejercitados en el item Posicionándose sobre la composición en el árbol del presupuesto seleccionar de (herramientas) la opción Comparar Composición para Comparar la nueva definición con la definición global (que en este caso es la definición de la composición copiada) Seleccionar la opción: Redefinir en forma global la definición actual de la Composición. De esta forma se actualiza la base global de composiciones con la nueva definición 3.4. Ver la distintas inserciones de una composición dentro de una obra Posicionándose sobre la composición en el árbol del presupuesto seleccionar de (herramientas) la opción Dependencias de una Composición para ver las distintas inserciones de la composición Ingresar volúmenes Opción 1. Seleccionar de (herramientas) la opción Ingresar Cantidades para ingresar los volúmenes de la obra Opción 2. Desde la grilla definición se puede ingresar volúmenes en la columna Cantidad y en la fila correspondiente al cabezal de la composición. Debe estar habilitada la edición de metrajes: 3.6. Ingresar repetidores Opción 1. Parado sobre el capítulo que corresponda seleccionamos la opción Propiedades del menú contextual (click botón derecho). En la opción Repetidor se carga el valor de repetición Opción 2. Desde la grilla definición se puede ingresar volúmenes en la columna Cantidad de los capítulos. Debe estar habilitada la edición de capítulos: IMPORTANTE: Los repetidores se pueden aplicar en cualquier nivel de clasificación, la única restricción es que se permite un sólo repetidor por rama del Rubrado. Los repetidores multiplican los valores de los capítulos contenidos. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 7 de 13

8 4. HERRAMIENTAS DE APOYO (Rubrado de presupuesto) 4.1. Vistas (Zoom) Dependiendo del nodo del árbol de presupuesto desde donde se esta ubicado en la grilla definición se pueden obtener distintos niveles de visualización de la información: se visualizan solo los rubros hijos se visualizan hasta el nivel composición se visualizan hasta el primer nivel de definición de composiciones (sin detalle de sub-composiciones (básicos)). se visualizan hasta el último nivel de definición de composiciones (con detalle de sub-composiciones o básicos). La vista en la grilla definición se genera automáticamente cuando en el nivel inmediato inferior al menos hay una composición. En caso contrario la vista se genera a demanda cuando se selecciona un nivel económico: Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 8 de 13

9 4.2. Visualizar composiciones incompletas Seleccionar la opción para revisar que no falten; metrajes (volúmenes), precios de insumos y rendimientos (cantidad del insumo dentro de una composición) Se marcarán con las composiciones que estén incompletas En el caso que el proceso de revisión detecte omisiones desplazarse con el navegador para realizar las correcciones Revisar el presupuesto Seleccionar la opción para ir registrando las revisiones del presupuesto La revisión puede incluir un comentario (por ej: revisado por TC ) Seleccionar la opción para visualizar los sectores del presupuesto que ya tienen un registro de revisión En el caso que el proceso detecte sectores no revisados desplazarse con el navegador para recorrer los sectores no revisados Edición rápida Seleccionar la opción para ingresar valores en la grilla definición de forma rápida (sin cálculo automático de valores) Seleccionar la opción para liberar la edición rápida. Automáticamente se ajustan los valores. 5. PRECIOS Y MONEDAS 5.1. Precios por lista de precios Navegar a Presupuestos / Lista de precios... o seleccionar Seleccionar para visualizar solo los insumos que están siendo utilizados en la obra Ingresar la forma de pago, unidad, moneda y precio para cada insumo. En caso de cotizar el precio en una unidad distinta a la manejada en las composiciones debe existir una relación de equivalencia entre ambas para poder realizar la conversión. Los precios ingresados actualizan exclusivamente los de la obra seleccionada. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 9 de 13

10 5.2. Precios en grilla definición de rubrado de presupuesto Navegar a Presupuesto/Rubrado de Presupuesto o seleccionar Trabajando sobre la grilla definición modificar los precios de los distintos insumos (columna unitarios $). Debe estar habilitada la edición de precios: 5.3. Cotizaciones Navegar a Presupuestos / Monedas... o seleccionar Ingresar las cotizaciones correspondientes. Estas cotizaciones afectan sólo la obra seleccionada 6. COSTOS INDIRECTOS 6.1. Definición (cálculo) de costos indirectos Navegar a Presupuestos / Costos indirectos... o seleccionar, opción Definición Seleccionar el criterio para la definición de los costos indirectos: Monto fijo (definido por el usuario) Por tipo de insumo Por presupuesto; valor rama costos indirectos del rubrado de presupuesto Cuando se definen por tipo de insumo se pueden definir como un % o monto asociado a cada tipo, o uno general para toda la obra. La rama costos indirectos del rubrado de presupuesto solo va a ser considerada en nivel XY (costos) y nivel XYZ (precio) cuando se tome la última opción Distribución (prorrateo) de costos indirectos Navegar a Presupuestos / Costos indirectos... o seleccionar, opción Distribución Seleccionar el criterio para la distribución de los costos indirectos: Por tipo de insumo Por rubros Marcar ( ) en la casilla Cálculo automático cuales van a ser los rubros que se calcularán de forma automática y cuales no. Para marcar todos juntos seleccionar Una vez modificados los valores (% o $) en la grilla (celdas fondo amarillo) seleccionar para realizar el cálculo La distribución es independiente de la forma en que se calcularon los costos indirectos Se pueden modificar libremente todos los % o montos asignados a cada rubro o tarea, en tanto no se supere el monto total de costos indirectos. De todas formas y en cualquiera de los dos Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 10 de 13

11 opciones de distribución siempre debe haber por lo menos una tarea que se calcule de forma automática. 7. UTILIDADES 7.1. Definición (cálculo) y prorrateo de utilidades Navegar a Presupuestos / Utilidades... o seleccionar Marcar ( ) en la casilla Incluir en prorrateo los rubros que se incluirán en el prorrateo de los beneficios Modificar los valores en la grilla (celdas fondo amarillo), el sistema prorrateará automáticamente en los rubros hijos marcados con los valores (% o $) ingresados. En el caso de las utilidades la definición y distribución se realizan simultáneamente. El nivel de aplicación depende del lugar donde se modifiquen los valores. Si me posiciono sobre la línea presupuesto se estarán modificando todo los rubros contenidos (en este caso todo el presupuesto) que tengan la marca. 8. IMPUESTOS 8.1. Selección de impuestos Navegar a Presupuestos /Impuestos... o seleccionar Seleccionar para seleccionar un nuevo impuesto, editar o eliminar uno existente respectivamente Seleccionar de los impuestos disponibles los que se van a aplicar y el % aplicado El % no necesariamente debe coincidir con el definido globalmente para el insumo. Se puede aplicar más de un impuesto, pero no se pueden definir acumulativos, es decir impuesto aplicado sobre impuesto, siempre se calculan sobre la base Forma de aplicación y forma de cálculo Definir si integra o no costos. En el caso que no se integre se aplicara globalmente al final del presupuesto. En el caso que si se integre se incluirán dentro del costo de la tarea y se habilita opciones de cálculo Definir forma de cálculo (opción integra costos) Globalmente Por tipo de insumo u insumo Para seleccionar por insumo en la opción aplica seleccionar: (por insumo). Esto permitirá discriminar insumo por insumo los % e impuestos aplicados. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 11 de 13

12 9. LEYES SOCIALES 9.1. Selección de definición para una obra Navegar a Presupuestos / Leyes Sociales... o seleccionar Seleccionar para seleccionar una nueva definición de leyes sociales, editar o eliminar una existente respectivamente Seleccionar la obra 9.2. Forma de aplicación y forma de cálculo Definir si las leyes sociales se van a integrar o no al presupuesto. En los dos casos (si integra o no el costo) el sistema calculará el valor de las leyes sociales, la diferencia es que cuando estas se integran se suman al costo de los distintos rubros presupuestados, en caso contrario sólo se informa el valor Seleccionar la opción de cálculo: Discriminado por rubro: % asociado a cada rubro Discriminado por tipo insumo: % asociado a cada insumo Opción Discriminado por insumo : Seleccionar con los tipos de insumos que involucran insumos con cálculo de leyes sociales. Definir luego para los insumos que correspondan los % a aplicar en cada caso. MONTO IMPONIBLE u APORTE? : Al definir los % el usuario le estará diciendo indirectamente al sistema qué es lo que va calcular; si el Monto Imponible o el Aporte (o sea, valores aportados a BPS). Está claro que en el caso de integrar a costo estos % deberían corresponder al Aporte, ya que no es correcto integrar Monto Imponible en el precio. LEYES SOCIALES DE COSTOS INDIRECTOS: Tanto en el caso que los Costo Indirectos se calculen por tipo de insumo o por presupuesto de Costos Indirectos (ver 6.1) el sistema calculará e informará por separado las Leyes Sociales de Costos Directos y las de Costos Indirectos, no obstante cuando se integran a Costo estas últimas (leyes sociales de Costos Indirectos) no se considerarán dentro del mismo. 10. PORCENTAJES VARIOS Los porcentajes varios se suman al final de cálculo, luego de la utilidades y antes de los impuestos (cuando no están integrados al costo).. Se aplican globalmente para todo el presupuesto Navegar a Presupuestos / Porcentajes varios... o seleccionar Seleccionar para agregar un nuevo porcentaje o eliminar uno existente respectivamente. La edición se realiza sobre la grilla Completar los datos requeridos: concepto; %; incluye anterior? Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 12 de 13

13 El concepto incluye anterior? condiciona el cálculo. Se calculará sobre el subtotal inmediato anterior en la opción si, o sobre la base (subtotal antes de aplicar ningún %) en la opción no Seleccionar para modificar el orden de aplicación. Guía Módulo de Presupuestos SP 3.0 G2 -Pág. 13 de 13