Manual de Skype for Business

Transcripción

1 Manual de Skype for Business Bienvenido a Skype Empresarial! Dentro de esta plataforma podrá encontrar la capacidad de comunicarse con toda la experiencia de Skype, que probablemente ya conoce, integrándose con el trabajo dentro de su organización. Comencemos a conocerla. 1. Vista rápida e introducción a Skype Empresarial Con la evolución viene el cambio. Podrá observar que Skype Empresarial tiene una vista diferente. Comenzaremos mostrándole los diferentes conceptos básicos con los cuales podrá familiarizarse con la herramienta. Pantalla inicial Este es el aspecto de la pantalla de inicio de la aplicación. Estado En el área de Qué hay de nuevo? Puede compartir sus comentarios para que su lista de contactos pueda verlos cuando miren su información de contacto. Pestañas El área debajo de su nombre se pueden encontrar las diferentes pestañas cómo: Contactos, Salones de Chat, Conversaciones, Teléfono, Reuniones y Opciones o Configuración. Búsqueda En la barra debajo de las pestañas encuentre la barra de búsqueda, donde podrá encontrar a los miembros dentro o fuera de su organización (en el directorio de Skype). Menú Rápido Cuando pase el cursor sobre la imagen de un contacto aparecerá un menú rápido que le brindará diferentes opciones cómo: Mensajería instantánea, teléfono, video llamada, tarjeta de contacto y más opciones. 2. Comunicándose a través de IM (Funcionalidades del chat y conversaciones). Ventana de conversación Así se mira la ventana de una nueva conversación. Nombre En la parte superior izquierda de la ventana, encontrarás el nombre de la persona con la que mantiene una conversación dentro del mensaje instantáneo. Agregar un contacto a la conversación En la parte superior derecha de la ventana de conversación, podrá encontrar un ícono de un contacto con un signo de más, al dar clic en este ícono podrá agregar a un contacto adicional a la conversación actual. Área de mensajería En la parte central se encuentran los mensajes que se han enviado dentro de la conversación. Dentro de la misma pantalla del lado izquierdo se alinean los mensajes que usted ha recibido del otro usuario y del lado derecho se alinean los mensajes que usted ha enviado. Área de redacción En la barra inferior derecha usted puede redactar el mensaje que desea enviar. Presione la tecla de Enter cuando el mensaje se encuentre listo para enviar. Adjuntando archivos En el área de mensajería encontrará un ícono de clip. Al dar clic en este ícono podrá agregar archivos a la conversación y de esta manera compartirlos con sus compañeros. Iconos funcionales En la parte inferior podrá encontrar tres íconos que le darán la oportunidad de comenzar una videollamada, una llamada o compartir su escritorio con el usuario con el que tiene la conversación actual.

2 3. Realizar y recibir llamadas. (Funcionalidades de audio y video) Ahora es más sencillo comunicarse con sus compañeros a través de una sola herramienta. Dentro de Skype Empresarial podrá realizar y recibir llamadas y realizar videollamadas haciendo la comunicación más efectiva y clara. Realizar una llamada Para realizar una llamada deberá: 1. Acceder a su lista de contactos. Localice el contacto al que desea contactar y haca un clic en el botón derecho. 2. Seleccione la opción de Llamar y después la opción de Llamada de Skype 3. Se desplegará una nueva ventana que representará la llamada. Aquí podrá subir y bajar el volumen, ingresar alguna extensión y finalizar la llamada, entre otras funcionalidades. Comenzar una Videollamada Con el objetivo de realizar sesiones en las cuales se requiera contactar a un cliente o miembro del equipo que se encuentre a una distancia muy grande, se crean las videollamadas dentro de Skype Empresarial. Para poder realizar una videollamada: 1. Busque dentro de sus contactos al usuario con el que desea comenzar una videollamada. 2. Encontrando al contacto, inicie una conversación con éste haciendo doble clic sobre su nombre. 3. Haga clic en el ícono de la cámara en la parte inferior de la ventana del mensaje. 4. Al hacer clic sobre este, se desplegará una vista previa de lo que el otro usuario visualizará en su cámara. Haga clic en Iniciar mi Video. 5. El otro usuario debe de aceptar la llamada. Al aceptar el otro usuario la llamada, usted podrá observar la pantalla del otro usuario. En el área inferior de la ventana podrá encontrar el ícono rojo de un teléfono dónde podrá terminar la videollamada.

3 4. Gestión de contactos (Agregar, crear grupo y / o listas). Agregar un contacto Una manera rápida para poder agregar un contacto es la siguiente: 1. En la barra de búsqueda en la pestaña de contactos de Skype Empresarial, ingrese un nombre, dirección de mensajería instantánea o teléfono de escritorio (dentro de su organización). Mientras escribe, los resultados de la búsqueda que esté realizando comenzarán a aparecer debajo del recuadro de búsqueda y se desplegarán diferentes pestañas cómo Grupos, Estado, Relaciones y Nuevo a Mis contactos y directorio de Skype cómo se muestra a continuación: Crear un grupo En el área superior derecha, encontrará un ícono de contacto acompañado por un símbolo de más. 1. Haga clic en este icono y seleccione la opción de Crear un nuevo grupo. 2. Al hacer clic, al final de su lista de contactos se creará un nuevo grupo el cual deberá nombrar. Si la persona a la que desea agregar se encuentra dentro de la organización, manténgase dentro de la pestaña de Mis contactos. Cuando esta opción se encuentra seleccionada, Skype Empresarial desplegará los contactos que se encuentran dentro de la libreta de direcciones de la organización. Si la persona que desea agregar no se encuentra dentro de la organización, pero usted sabe que cuenta con Skype, en la pestaña de Directorio de Skype encontrará a cualquier usuario con una cuenta de Skype. Agregar un contacto a un grupo Al tener un contacto dentro de su lista de contactos y desea agregarlo a algún grupo deberá: 1. Ir al contacto que desea agregar al contacto y dar clic en Más opciones. 2. Elija agregar a la lista de contactos 2. Cuando encuentre al usuario que desea agregar, seleccione el ícono de agregar contactos. 3. Al seleccionar esta opción, se desplegarán todos los grupos en los cuales este contacto no se encuentra. 4. Haga clic sobre el grupo al que desea agregar al contacto.

4 5. Conferencias y presentaciones en línea. Compartir pantalla 1. Ingrese a la conversación de la persona con la cual desea compartir su pantalla. 6. En la parte superior aparecerá una barra con el mensaje de Presentando Actualmente, así podrá saber si el otro usuario efectivamente está observando su pantalla. Para parar la sesión haga clic en Dejar de presentar. 2. Haga clic en el ícono del monitor dentro de la conversación. 3. Seleccione la opción de presentar escritorio. Integración con Power Point Ahora podrá compartir presentaciones de Power Point y presentarlas moderándolas desde su propio monitor a través de una conferencia en línea. 1. Ingrese a la conversación de la persona con la cual desea compartir su pantalla. 4. Se desplegará una pantalla con una vista previa de lo que el otro usuario podrá observar. Haga clic en Moderar. 2. Haga clic en el ícono del monitor dentro de la conversación. 3. Seleccione la opción de moderar archivos de Power Point. 5. Skype desplegará un anuncio que le notifica que su pantalla será compartida con el usuario al que seleccionó. Haga clic en Aceptar.

5 4. Se desplegará una ventana de búsqueda dentro de su máquina. Seleccione la presentación que desea compartir. Haga clic en Aceptar. 6. Skype Empresarial trabaja con Outlook Skype Empresarial integra sus funcionalidades con su lista de contactos. Al ubicarse en la pestaña de contactos puede encontrar la lista de contactos. Encontrará la pestaña de contactos en la parte inferior de la ventana de Outlook representada por el ícono de dos usuarios. 5. Se expandirá la conversación generando un área de presentación del lado derecho. Tarjeta de contacto Al hacer clic sobre el nombre de cualquiera de sus contactos aparecerá desplegada la tarjeta de contacto. La tarjeta de contacto muestra información como la disponibilidad actual del usuario: 6. Dentro de la pantalla podrá moderar el número de diapositiva en la que se encuentra.

6 Realizar una junta vía Skype Al seleccionar cualquier correo encontrará el ícono representativo de los diferentes usuarios involucrados en el correo en la barra inferior. Puede convocar una nueva reunión con estos usuarios de la siguiente manera: 1. Haga clic en el botón de Reunión en la sección de Responder. 2. Se desplegará una nueva ventana de correo en la que deberá de indicar las especificaciones de la junta cómo fecha y hora. 3. Haga clic en Reunión de Skype en la barra superior. Al hacer clic aparecerá en el desarrollo del correo una liga que dará acceso a los usuarios a la junta redirigiendo a los usuarios hacia el programa de Skype Empresarial. 4. Al terminar de personalizar la reunión haga clic en Enviar.