Por Carlos Alberto Rodríguez. Trabajo de tesis para optar al Grado de Master en Dirección Estratégica de Tecnologías de la Información

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1 Proyecto Final de Master Guía metodológica para la implementación de un sistema de información tipo inteligencia de negocios que apoya la toma de decisiones, en el área académica, en la Institución Universitaria Antonio José Camacho Por Carlos Alberto Rodríguez Trabajo de tesis para optar al Grado de Master en Dirección Estratégica de Tecnologías de la Información Director: Jon Arambarrí Cali Colombia, Octubre, 2007

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3 Índice Índice Capítulo 1. RESUMEN 1 Capítulo 2. INTRODUCCIÓN 2 Capítulo 3. ANTECEDENTES ANTECEDENTES HISTÓRICOS ESTADO DEL ARTE 4 Capítulo 3. JUSTIFICACIÓN 5 Capítulo 4. ALCANCE 7 Capítulo 5. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS HIPÓTESIS 9 Capítulo 6. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ANÁLISIS FUNCIONAL DE ÁREA ACADÉMICA ANÁLISIS DEL ÁREA ACADÉMICA POR FUNCIONES DOCENTES DIAGRAMA DE PROCESOS ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL MATRIZ CULTURA SISTEMA Evaluación de cartera de aplicaciones Análisis interno del área académica 24 Capítulo 7. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES 27 Capítulo 8. DEFINICIÓN DE LA APLICACIÓN TIPO B.I DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN TIPO B.I EVALUACIÓN DE LA CARTERA DE APLICACIONES EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LA SOLUCIÓN TIPO B.I. 33

4 Índice 8.4 COMPONENTES DE LA SOLUCIÓN Fuentes heterogéneas Tablas auxiliares Subsistemas Herramientas de evaluación y seguimiento Selección de la suite de inteligencia de negocios Tecnología de los competidores 39 Capítulo 9. CONSOLIDACIÓN DE LA GUÍA METODOLOGICA SELECCIÓN DE LA METODOLOGÍA LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS RESUMEN DE CAUSAS VS. SOLUCIÓN PROPUESTA 44 Capítulo 10. CONCLUSIONES 46 Capítulo 11. BIBLIOGRAFÍA 47 ANEXO A. EXTRACCIÓN DE LOS DATOS DE LOS SISTEMAS A.1 EXTRACCIÓN DE LOS DATOS DE LA HERRAMIENTA DE CALIFICACIÓN DOCENTE A1 A1 ANEXO B. IDENTIFICACIÓN DEL MODELO DIMENSIONAL B1 B.1 CONSTRUYENDO LAS DIMENSIONES B2 B.2 MODELO DIMENSIONAL B4

5 Lista de tablas Lista de tablas Tabla 6.1: Matriz DAFO 18 Tabla 6.2: Inversiones en tecnología y educación Tabla 6.3: Listado de equipo de cómputo para el área académica y Administrativa 20 Tabla 6.4: Matriz cultura sistema 22 Tabla 6.5: Análisis interno área académica 24 Tabla 8.1: Utilidad de la aplicación informática 30 Tabla 8.2: Factibilidad de la solución tipo B.I. 31 Tabla 8.3: Matriz beneficio/beneficiario 32 Tabla 8.4: Ahorro de costos en el proceso del área académica 33 Tabla 8.5: Beneficios económicos estimados para los primeros cinco años 34 Tabla 8.6: Beneficios de la aplicación A en los primeros cinco años 35 Tabla 8.7: Herramienta de calificación docente 36 Tabla 8.8: Herramienta seguimiento y diagnóstico en el aula 37 Tabla 8.9: Herramienta control de atención en salud 38 Tabla 8.10: Herramienta de cultura y deporte 38 Tabla 9.1: Metodologías para el diseño de sistemas de información 41 Tabla 9.2: Levantamiento de requerimientos 43 Tabla 9.3: Resumen de la solución propuesta 44 Tabla 9.4: Resumen de causas vs. Soluciones 45 Tabla A.1: Extracción de datos en bajo nivel A3 Tabla B.1: Identificación de hechos y dimensiones B1

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7 Lista de figuras Lista de figuras Figura 6.1: Atención problemas de salud 11 Figura 6.2: Resumen causas y efectos 13 Figura 6.3: Organigrama institucional 13 Figura 6.4: Resumen procesos área académica 14 Figura 6.5: Diagrama de procesos académicos 16 Figura 6.6: Diagrama de procesos práctica docente 17 Figura 6.7: Aporte de un sistema orientado a la toma de decisiones en el área académica 19 Figura 6.8: Diseño de la red institucional 20 Figura 6.9: Matriz Sullivan para la I.U.A.J.C. 21 Figura 6.10: Etapas de madurez, cultura sistema y evolución de la tecnología en la I.U.A.J.C. 22 Figura 6.11: Estado actual de las aplicaciones informáticas en la I.U.A.J.C. 23 Figura 6.12: Componentes de la solución tipo inteligencia de negocios 24 Figura 8.1: Descripción de la aplicación tipo B.I. 29 Figura 8.2: Matriz utilidad factibilidad 32 Figura A.1: Mapa general de la carga Figura A.2: Carga de tablas de dimensión Figura A.3: Carga de tablas de dimensión en nivel intermedio A1 A2 A3 Figura B.1: Dimensión tiempo Figura B.2: Dimensión estudiante grupo Figura B.3: Dimensión docente Figura B.4: Dimensión asignatura Figura B.5: Dimensión hecho: desempeño Figura B.6: Dimensión concepto Figura B.7: Modelo dimensional - solución para el área académica B2 B2 B3 B3 B3 B4 B4

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9 Pág. 1 Capítulo 0: Resumen Capítulo 0 Resumen 0. RESUMEN Este trabajo presenta la elaboración de una guía metodológica para la implementación de un sistema de información, que apoya la toma de decisiones en el área académica de la Institución Universitaria Antonio José Camacho. Su objetivo principal es construir una guía para la implementación de un sistema de información que apoye la toma de decisiones en el área, y a los usuarios que defina la estrategia que se ha de seguir en una organización educativa; además, sirva como guía para la construcción de futuros sistemas de información orientados a las decisiones en la facultad de ingenierías. Dentro del desarrollo de este proyecto se presenta la modelación de un Data Mart 1 que abarca el departamento académico de la universidad. También se analizan diferentes metodologías y disciplinas de desarrollo de sistemas de información y soluciones departamentales. 1 Data Mart es una vista del Data Warehouse orientada a un aspecto concreto del negocio.

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11 Pág. 2 Capítulo 1: Introducción Capítulo 1 Introducción 1. INTRODUCCIÓN Es posible imaginar el proceso de toma de decisiones como el campo de mayor trascendencia dentro de las empresas que, además, se presenta en las organizaciones a nivel corporativo, a nivel de unidad de negocio y a nivel funcional. Las decisiones gerenciales se toman con el deseo de resolver alguna actividad o tarea específica, en una forma tan segura como sea posible; la mayoría de los gerentes intentan tomar las mejores decisiones que puedan, dentro de los límites de la racionalidad y de acuerdo con el tamaño y naturaleza de los riesgos involucrados. Pero, para llevar a cabo esto, se necesita la información y la capacidad para analizar y evaluar las alternativas de acuerdo con la meta deseada. Es difícil que las personas que toman las decisiones, logren una racionalidad completa; en particular, en la administración como en la ingeniería, los problemas a los que se enfrenta un directivo tienen un componente de azar e incertidumbre. Una de las obligaciones de un empresario, como líder de su negocio, es la de tomar decisiones. En las grandes empresas esta labor se comparte, delegando en gerentes las decisiones de tipo operativas y tácticas, lo que deja libre al empresario para decidir sobre la orientación estratégica del negocio. En las pequeñas y medianas instituciones el empresario tiene la doble tarea de actuar como dueño y gerente. Así, es importante que un directivo pueda contar con un sistema de información tipo Inteligencia de Negocios, que sea capaz de realizar un análisis exhaustivo de la información y se puedan resolver preguntas complejas que realizan los directivos. Por ejemplo: cuál es la verdadera imagen del docente que tienen los estudiantes de ingenierías y ciencias empresariales? La presentación de la información con este tipo de herramientas, puede apoyar a los directivos y analistas de la organización en este difícil proceso.

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13 Pág. 3 Capítulo 2: Antecedentes Capítulo 2 Antecedentes 2. ANTECEDENTES 2.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS En 1969, por iniciativa de Doctor Tulio Ramírez (fundador de la Universidad del Valle), se creó en la ciudad de Santiago de Cali la Escuela de Tecnología Electrónica, adscrita al Instituto Técnico Industrial Antonio José Camacho. Inició labores el 8 de marzo de 1970 (hace 37 años) y contó con licencia de funcionamiento en 1976 de parte del ICFES. Esta escuela dio origen al actual Instituto Tecnológico Municipal en En 1992, mediante el Acuerdo No. 317, del 3 de diciembre, el ICFES autorizó la creación de una Institución Pública del orden municipal, de Educación Superior. El 21 de diciembre de 1993, mediante el Acuerdo No. 29, el Honorable Concejo Municipal creó el Instituto como un ente estatal, autónomo, con patrimonio propio, del orden municipal, adscrito a la Alcaldía del Municipio de Santiago de Cali. Durante su existencia han egresado más de profesionales, quienes se desempeñan con éxito en el ejercicio de la profesión de Tecnólogo en Electrónica (iniciado en 1970), Tecnólogo en Sistemas (iniciado en 1992), Tecnólogo en Instrumentación Industrial (iniciado en 1994), Especialista en Ingeniería de Controles (iniciado en 1994), Tecnólogo en Administración (iniciado en 1996), y Tecnólogo en Contabilidad Sistematizada (iniciado en 1996), en diferentes universidades, empresas nacionales e internacionales en Cali, en el Valle del Cauca, en Colombia y en el exterior.

14 Pág. 4 Capítulo 2: Antecedentes 2.2 ESTADO DEL ARTE En el mercado existen diferentes plataformas para implementar soluciones tipo Inteligencia de Negocios, por ejemplo: Sagent Solution Plattform, MicroStrategy, Business Objects, Cognos, Bitam/artus, Business Intelligence Suite SqlServer2005 y Oracle9I Application Server; algunas de estas plataformas son implementadas con éxito en las empresas grandes y medianas de la región. Organizaciones como la Empresa de Teléfonos de Bogota (ETB), almacenes de cadena Éxito entre otras, iniciaron hace algunos años proyectos de Inteligencia de Negocios, alineando la solución con los objetivos de la organización. La tesis de ciencias en la computación presentada a la Universidad Nacional de San Marcos (Planeación estratégica de tecnologías de la información de la Escuela Superior de Tecnología SENATI), explica concretamente los planteamientos de diferentes autores sobre planeación estratégica en tecnologías, ventajas competitivas por intermedio de los sistemas de información. La tesis de magíster, presentada al Instituto Tecnológico de Buenos Aires por el ingeniero Javier Nader, desarrolla una solución tipo Inteligencia de Negocios para una universidad incluyendo la metodología y construcción de una solución corporativa en ambiente de Data Warehouse. Como artículo de referencia se tomó principalmente Salvagin Information Engeenering Tecniques in the Datawarehousing Enviroment, donde se explica la metodología de construcción de un data Warehouse. También es importante resaltar la documentación del portal de la Academia Latinoamericana de Inteligencia de Negocios, un programa impulsado por la compañía Microsoft, donde se educa de forma gratuita a profesionales de Latinoamérica en Inteligencia de negocios.

15 Pág. 5 Capítulo 3: Justificación Capítulo 3 Justificación 3. JUSTIFICACIÓN La necesidad que tienen las Instituciones de Educación Superior (IES) de ajustarse rápidamente a las necesidades de la empresa, la comunidad, y a los cambios en el ambiente económico y tecnológico, hace necesario que la administración tenga información disponible, oportuna y actualizada. Por ello, es pertinente que un sistema de información tipo Inteligencia de Negocios contribuya a mejorar el proceso de toma de decisiones en el área académica, elevar la ventaja competitiva, y contar con una mejor planificación de los recursos; además, generar mayor eficiencia operativa, obtener una mayor comprensión y entendimiento del entorno y de los procesos desde la propia experiencia en las personas, un acceso rápido y fácil a la información, y un entorno gráfico de los datos que contribuya a mejorar el proceso de toma de decisiones en el área de los negocios, obtener una vista precisa del rendimiento de la institución mediante el uso de métricas, conocer el comportamiento y preferencias de los estudiantes, identificar los patrones y tendencias dentro de grandes volúmenes de datos. Con los sistemas de procesos de transacciones en línea (OLTP, Online Transaction Procesing) se preparan reportes adecuados sólo para un determinado fin, para encontrar las respuestas a algunas de las preguntas sobre el funcionamiento básico del departamento académico, pero se necesita dedicar aproximadamente un 60% del tiempo asignado al análisis de localización y presentación de los datos, como también asignación de recursos humanos y de procesamiento del área de sistemas, para poder responderlas, sin tener en cuenta la degradación de los sistemas transaccionales. Esta problemática se debe a que dichos sistemas transaccionales no fueron construidos con el fin de brindar síntesis, análisis, consolidación, búsquedas y proyecciones. Un estudio de la International Data Corporation, copatrocinado por IBM, mostró que la adopción de soluciones de Data Warehouse (almacenes de información), puede producir cifras de ROI (Retorno de la Inversión) en proyectos

16 Pág. 6 Capítulo 3: Justificación de Data Warehouse del 401%, con periodos de amortización de entre dos y tres años. Las implementaciones departamentales pequeñas, los Data Marts, tenían un ROI del 533%, mientras que las soluciones corporativas lo tenían del 322%. Este estudio sirve de punto de partida y brinda un buen indicio de que las soluciones tipo inteligencia de negocios obtienen generalmente un retorno de la inversión importante para las compañías.

17 Pág. 7 Capítulo 4: Alcance Capítulo 4 Alcance 4. ALCANCE a. La Institución Universitaria Antonio José Camacho. b. La población docente y estudiantil de la Institución. c. Guía para el área académica.

18 Pág. 8 Capítulo 5: Objetivos Capítulo 5 Objetivos 5. OBJETIVOS 5.1 OBJETIVO GENERAL Elaborar una guía metodológica para la implementación de un sistema de información orientado a soportar la toma de decisiones a partir de los resultados obtenidos en el área académica de la Institución Universitaria Antonio José Camacho. 5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS a. Elaborar una metodología de implementación de sistemas de información tipo inteligencia de negocios, en la institución Universitaria. b. Formular y responder las preguntas claves sobre el funcionamiento de la institución a través de indicadores de gestión. c. Implementar herramientas de seguimiento y control a las labores diarias del área académica. d. Consolidar la información a través de indicadores de gestión que midan el desempeño de las labores diarias. e. Generar informes consolidados a nivel del personal con responsabilidades en el ámbito estratégico y táctico de la organización. f. Automatizar labores de servicio a la comunidad académica, docentes y estudiantes. g. Mejorar la imagen docente e institucional a través de mejores decisiones en la planificación de recursos.

19 Pág. 9 Capítulo 5: Objetivos h. Analizar la viabilidad de la implantación, en términos de ROI y de satisfacción del usuario. 5.3 HIPÓTESIS La experiencia acumulada en el proceso de implementación de herramientas de información tipo Inteligencia de Negocios, en la Institución Universitaria Antonio José Camacho, sienta una base viable y rigurosa para elaborar una guía metodológica en este campo.

20 Pág. 10 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria Capítulo 6 Descripción de la Institución Universitaria 6. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA En este momento, el área académica posee una gran cantidad de datos. Sin embargo, la organización no aprovecha esta situación para obtener ventajas de tipo competitivo o solucionar problemas de información. Por tal motivo, resulta fundamental diseñar un sistema tipo Inteligencia de Negocios que soporte la toma de decisiones para: obtener una mejor comprensión del valor de la información disponible, definir indicadores de negocio pertinentes que faciliten el proceso de toma de decisiones y conservar el caudal histórico de la organización. 6.1 ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL La institución no cuenta con un mecanismo para entender qué es lo que los estudiantes requieren; no existe un conocimiento claro de las competencias básicas con que cuenta la persona en el momento en que se inscribe en alguno de los programas; por tal motivo, los directivos quieren conocer cuáles son los perfiles, necesidades y características de la población estudiantil, involucrando los aspectos sociales, lúdicos, deportivos, salud y psicológicos, que puedan influir en su rendimiento académico. La institución no tiene, en el momento, una consolidación de la información que producen las diferentes oficinas que soportan el departamento académico; no se tiene claridad de los niveles de motivación con que los estudiantes desarrollan los cursos de formación, la imagen del docente, aceptación de las metodologías aplicadas en clase, y el nivel de competencias pedagógicas y profesionales del profesor, así como de la calidad de los servicios que ofrece la institución para los estudiantes, y así, realizar correctivos que conserven una buena imagen de la institución y ayuden a aumentar la motivación entre los estudiantes y los funcionarios. El departamento académico de la institución necesita de herramientas que visualicen el desarrollo de los contenidos programáticos en los cursos, para poder tomar decisiones sobre la actualización, mejoramiento y complementación de los

21 Pág. 11 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria currículos, y de esta forma asegurar un mejoramiento académico en los programas impartidos y combatir los altos niveles de deserción, que actualmente se presentan. El índice de deserción del primer periodo del 2007 es aproximadamente del 22%; la institución quiere identificar causas o relaciones de causalidad que no se evidencian a simple vista con los informes tradicionales, pues se ha trabajado sobre los factores que inciden generalmente en este fenómeno sin encontrar aún resultados muy significativos. Otros índices que presentan preocupación son los de salud de sus estudiantes, desocupación laboral de sus egresados, etc. Figura 6.1: Atención problemas de salud 2 El último encuentro de egresados, realizado en marzo del 2007, arrojó los siguientes resultados: a. De 112 estudiantes egresados que fueron entrevistados, tres personas han logrado establecer un negocio propio, el cual genera menos de 10 puestos de trabajo. b. Tan sólo nueve ocupan cargos directivos, el resto se desempeña en cargos operativos y auxiliares. c. El 17% se ha ubicado en puestos de trabajo relacionados con su profesión de tecnología. 2 Fuente: Bienestar Universitario. Octubre de 2006

22 Pág. 12 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria d. Existe la intención e interés de realizar cursos de otros idiomas en la institución, por parte del 60% de la población entrevistada. e. Existe interés de participar en la conformación de la asociación de egresados, en un 65% de la población. Las conclusiones del encuentro evidencian que no se tomaron decisiones a tiempo sobre los recursos que debían asignarse para laboratorios empresariales y de emprendimiento. Los resultados de la muestra que se tomó en la última reunión de egresados, preocupan a la institución, pues un porcentaje pequeño logra parte de los objetivos institucionales; por esto, la institución busca herramientas que mejoren los procesos y que conlleven una mayor satisfacción de los estudiantes y su proyección social en la región. El personal responsable de las oficinas, que soportan el área, no está tomando decisiones que prevean el mal funcionamiento de las actividades diarias, la planificación del día a día. A mediano o largo plazo, la calidad, disponibilidad y presentación de la información, juegan un papel categórico para mejorar el servicio que la institución ofrece a sus estudiantes. Las directivas necesitan disponer de información tanto consolidada como detallada, de cómo marchan las actividades ya cumplidas, que permita predecir tendencias y comportamientos para tomar decisiones que anticipen los posibles eventos que puedan influir en las actividades necesarias para su buen funcionamiento, en el área académica de la universidad. El departamento académico de la institución necesita herramientas que visualicen el desarrollo de los contenidos programáticos en los cursos, para poder tomar decisiones sobre la actualización, mejoramiento y complementación de los currículos en los programas académicos. El no tomar mejores decisiones a tiempo, con respecto a la asignación de recursos físicos y humanos, creación de oficinas de seguimiento y control, laboratorios en el área académica y de proyección social (laboratorio empresarial, observatorio laboral), puede traer consecuencias como: insatisfacción de los clientes, mala

23 Pág. 13 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria proyección social, bajas competencias profesionales y desventajas competitivas con otras instituciones de educación superior. Figura 6.2: Resumen causas y efectos 3 Figura 6.3: Organigrama institucional 4 3 Fuente: Elaboración propia 4 Fuente: Elaboración propia

24 Pág. 14 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria El área académica está conformada por las facultades, coordinaciones y las oficinas de proyección y emprendimiento. Dependiendo directamente del vicerrector académico. 6.2 ANÁLISIS FUNCIONAL DEL ÁREA ACADÉMICA Actualmente las funciones del área académica involucran bastantes y complejas labores, desde procesos que son de mucha carga operativa como lo es el de la matrícula académica, hasta procesos complejos y de gran análisis como lo es la actualización y creación de mallas curriculares. Las principales funciones o actividades primarias del área académica son las siguientes: a. Actualización de mallas curriculares. b. Desarrollo de cursos en el aula. c. Matrícula académica. d. Diseño de programas y cursos. e. Gestión de novedades académicas f. Proyección social g. Seguimiento a egresados Figura 6.4: Resumen procesos área académica 5 5 Fuente: Elaboración propia

25 Pág. 15 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria 6.3 ANÁLISIS DEL ÁREA ACADÉMICA POR FUNCIONES DOCENTES a. Diseño y actualización curricular: Los docentes, coordinadores y decanos, desarrollan actividades para modificar y/o actualizar a los programas académicos. También se desarrollan las modificaciones y actualizaciones a los contenidos programáticos. b. Formación docente: Se diseñan seminarios, talleres y charlas, se establece cronograma de formación docente, se solicita aprobación al concejo académico y se pide presupuesto para llevar a cabo todas las actividades. Igualmente se apoyan trámites de contratación docente, evaluación de los resultados de la capacitación, evaluación administrativa y la evaluación académica que hacen los estudiantes de los docentes. c. Práctica docente: El docente recibe el micro currículo y debe realizar el plan integral del curso, además de diligenciar el acta de acuerdo pedagógico. Durante los dos primeros meses del periodo académico debe gestionar el informe de diagnóstico académico que se entrega a la respectiva dirección o si es el caso a la decanatura correspondiente. El docente diligencia durante todo el periodo académico una agenda de trabajo donde describe el desarrollo del micro currículo. Los profesores deben apoyar a la facultad en el desarrollo de proyectos integradores y trabajados de grado, además de realizar actividades de habilitación, validación y homologación, entregando los respectivos informes a registro académico. d. El docente debe desarrollar actividades tendientes a generar proyectos de investigación acordes a las necesidades de la facultad, asistir a las reuniones citadas por la oficina de investigación, y presentar los informes pertinentes a proyectos, desarrollo de semilleros de investigación, publicaciones, seminarios, y foros.

26 Pág. 16 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria 6.4 DIAGRAMA DE PROCESOS Figura 6.5: Diagrama de procesos académicos 6 6 Fuente: Elaboración propia

27 Pág. 17 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria Figura 6.6: Diagrama de procesos práctica docente ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE LA SITUACION ACTUAL En esta fase se utilizan una serie de herramientas que nos ayudan a tener una visión del estado actual de la empresa, el área académica y sus tecnologías de la información. La matriz DAFO nos sirve para identificar los factores que inciden en la organización de una forma interna y externa. Fortalezas Oportunidades 7 Fuente: Elaboración propia

28 Pág. 18 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria - Profesionalidad de sus ingenieros. - Estabilidad del equipo de trabajo. - Herramientas internas adecuadas. - Autonomía y creatividad para la consecución de los objetivos internos de cada área. - Ambiente de trabajo (relaciones personales, flexibilidad horaria). - Campus único y con infraestructuras adecuadas. - Receptividad en Rectorado y Gerencia a los proyectos y demandas. - Buena imagen Institucional. - Cambio tecnológico de la plataforma (Data Center). - Acuerdo con el Ministerio para la implementación del Sistema de Información Académica y Colaborativa ACADEMUSOFT. - Migración de la información institucional (Estandarización de procesos). Debilidades Amenazas Sistemas de información heterogéneos. - Falta de plan estratégico de la Sistemas de información I.U.A.J.C. desactualizados tecnológicamente. - Gestión de personal. Servidores de aplicaciones desactualizados. - Constante cambio tecnológico y exceso de expectativas con respecto a la Falta de integración de sistemas de tecnología. información. - Resistencia al cambio. Falta de entornos virtuales de - Falta de formación de usuarios. aprendizaje. - Edificio y espacio inadecuado. Herramientas de seguimiento y control a las labores diarias no automatizadas. - Obsolescencia del Hardware de Servicios. Regular credibilidad en la información arrojada por los sistemas de información existentes. Comunicación interna. Tabla 6.1: Matriz DAFO 8 Puntos que se pueden apoyar con un sistema de información orientado a las decisiones. Puntos que son deben ser apoyados por otro proyecto de la institución. La implementación de una herramienta orientada a la toma de decisiones, ayuda a mejorar a la empresa algunos de los puntos débiles identificados en el análisis anterior. Además, algunos puntos deben ser mejorados con los proyectos tecnológicos en curso. 8 Fuente: Elaboración propia

29 Pág. 19 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria Figura 6.7: Aporte de un sistema orientado a la toma de decisiones en el área académica MATRIZ CULTURA SISTEMA Para obtener una visión objetiva del papel desempeñado actualmente por los SI/TIC en la institución universitaria se utiliza la matriz de Sullivan (1985), que ofrece una visión general del grado de innovación y aceptación de la TIC en una organización. Para ello hace uso de dos variables, como son el grado de desarrollo de la tecnología y el nivel de empleo de ésta en la institución. La primera variable es una medida de la infraestructura de la institución, desde el punto de vista de su actualización tecnológica y la segunda variable es grado de empleo de la tecnología, esto quiere decir qué tanto la institución ha explotado efectivamente los recursos tecnológicos con que cuenta. INVERSIONES EN TECNOLOGÍA Y EDUCACIÓN I.U.A.J.C MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DESARROLLO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DESARROLLO INFRAESTRUCTURA APOYO SERVICIOS ACADÉMICOS IMPLEMENTACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN IMPULSO A LA EDUCACIÓN VIRTUAL TOTAL DE INVERSIONES Tabla 6.2: Inversiones en tecnología y educación LISTADO DE EQUIPO DE CÓMPUTO PARA EL ÁREA ACADÉMICA Y ADMINISTRATIVA 2007 SEDE DONDE SE DESARROLLA EL PROGRAMA: Cali Valle del Cauca 9 Fuente: Elaboración propia 10 Fuente: Elaboración propia

30 Pág. 20 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria TOTAL EQUIPO DE CÓMPUTO 178 Tabla 6.3: Listado de equipo de cómputo para el área académica y administrativa Figura 6.8: Diseño de la red institucional 12 Actualmente la institución no hace un verdadero aprovechamiento de su plataforma tecnológica por las siguientes razones: a. Los docentes y estudiantes no aprovechan la plataforma de red como apoyo a la práctica docente. b. La oficina de servicios informáticos no impulsa a la institución a implementar plataformas virtuales de aprendizaje. c. Los directivos aunque tienen la intención de promover las plataformas virtuales, no tienen actualmente un proyecto serio con presupuesto asignado, a parte de la implementación del conjunto de herramientas Hermesoft en los próximos dos años. Pero este conjunto de herramientas sólo abarca servicios básicos a estudiantes y se necesita de mucho más desarrollo para considerarlo como una verdadera plataforma virtual que pueda soportar los diferentes procesos académicos. 11 Fuente: Elaboración propia 12 Fuente: Elaboración propia

31 Pág. 21 Capítulo 6: Descripción de la Institución Universitaria Actualmente para la institución es crucial el uso de las tecnologías, sobre todo en las labores académicas y en las operaciones claves del negocio, como lo son las oficinas de registro académico, tesorería, recursos humanos y contabilidad. Además, se hacen necesarias fuertes inversiones para ubicar a la institución en un cuadrante estratégico y que los sistemas se conviertan para la empresa en un valor competitivo. O por lo menos, igualar las ventajas y madurez tecnológica de otras IES (Instituciones de Educación Superior). Figura 6.9: Matriz Sullivan para la I.U.A.J.C 13 Actualmente la empresa es consciente de la importancia de poder acceder fácilmente a la información para toda la comunidad académica y administrativa tanto interna como externa, si bien existen factores relacionados con la formación de los usuarios, la falta de estandarización de los procesos en la compañía, la falta de manuales de funciones y el movimiento de personal de los cargos que complican la total difusión de la información. En este momento se presenta un aumento en las inversiones en tecnologías de bases de datos, sistemas de información y tecnologías de las comunicaciones. Pues se es consciente, de la importancia de evolucionar y romper los viejos hábitos de trabajo de los usuarios del departamento de registro académico, tesorería, directores de programa, decanos y directivos. Como conclusión se puede afirmar que la Institución se encuentra en un estado de contagio, donde los sistemas independientes sobreviven con los nuevos sistemas de información aumentando su ciclo de vida por razones de adaptación y en algunos casos de tipo cultural. Los usuarios son conscientes de que deben 13 Fuente: Elaboración propia

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