DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA MAGISTRATURA. Sistema de Información de Estadísticas del Poder Judicial (SIEPJ) Manual del Editor DEM

Transcripción

1 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA MAGISTRATURA Sistema de Información de Estadísticas del Poder Judicial (SIEPJ) Manual del Editor DEM Tribunal Supremo de Justicia Dirección Ejecutiva de la Magistratura

2 p.2 Contenido Introducción Base Legal del Sistema.. 4 Objetivo de la guía.. 5 Funciones del Personal Editor. 5 Ingreso al Sistema Actividades a desarrollar en el Sistema 9 Glosario de términos asociados a la actividad del editor en el SIEPJ... 13

3 p.3 INTRODUCCIÓN El Sistema de Administración de Justicia presenta con frecuencia problemas relacionados con lentitud, accesibilidad, fallas de respuesta y una relación costos/beneficios aun no determinada. Las soluciones propuestas casi siempre concluyen en decisiones, tales como, aumentar el número de Tribunales, lo cual trae consigo un incremento del número de jueces, funcionarios administrativos, equipamiento y otras inversiones asociadas, sin basamentos científicos que le den soporte, ni evaluación posterior que confirme la solución de los problemas originales. Para poder diseñar propuestas desde el interior del Poder Judicial, resulta imprescindible disponer de información estadística, oportuna y confiable que pueda ser analizada con el fin de lograr propuestas medibles y contrastables, susceptibles de ser comparadas con experiencias positivas de otros países. Es por esta razón, que el Poder Judicial, tiene como herramienta diseñada para obtener la representación fidedigna de la actividad judicial de los tribunales del país el Sistema de Información de Estadísticas del Poder Judicial (SIEPJ), al cual se puede tener acceso a través de la web. El SIEPJ es un medio eficiente, susceptible de ser monitoreado en su funcionamiento, permitiendo un manejo confiable, seguro, rápido y preciso de la información estadística, como parte de la labor cotidiana en la evaluación del sistema de administración de justicia. En este sentido, el SIEPJ garantiza que la información generada a partir de la data suministrada por los tribunales, sea de utilidad en los distintos niveles de gestión, para la toma acertada de decisiones. En virtud de lo antes expuesto, la función del editor en el logro de los objetivos propuestos por el SIEPJ, es de vital importancia, ya que es el primer punto de control en el proceso de asegurar la calidad e integridad de la data.

4 p.4 BASE LEGAL DEL SISTEMA A LOS FINES DE DAR CUMPLIMIENTO A LA TUTELA JUDICIAL EFECTIVA CONSAGRADA EN EL ARTÍCULO 26 DE LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA MAGISTRATURA CREA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ESTADÍSTICAS DEL PODER JUDICIAL (SIEPJ) QUE CONSOLIDA LAS ESTADÍSTICAS JUDICIALES, PARA EL ADECUADO DISEÑO DE POLÍTICAS JUDICIALES, QUE COADYUVEN A LA ACERTADA TOMA DE DECISIONES EN MATERIA DE GOBIERNO Y CONTROL DE LA GESTIÓN JUDICIAL. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ESTADÍSTICAS DEL PODER JUDICIAL (SIEPJ), SE ENCUENTRA REGULADO MEDIANTE RESOLUCIÓN Nº 1540, PUBLICADA EN LA GACETA OFICIAL Nº DE FECHA 30 DE MARZO DEL 2004.

5 p.5 OBJETIVO DE LA GUÍA Orientar al editor sobre los procesos relacionados con el manejo de los diferentes módulos que conforman la unidad de carga de data del SIEPJ. FUNCIONES DEL PERSONAL EDITOR El personal editor es uno de los pilares del SIEPJ, ya que en él reside la responsabilidad del vaciado de la data estadística del Poder Judicial, en las condiciones de calidad y completitud deseada. Este personal debe tomar en consideración que dispondrá de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, para el ingreso de las planillas estadísticas, bajo su responsabilidad. A continuación, se enumeran las funciones básicas del personal editor: a. Asegurar la disponibilidad oportuna de la información requerida, a lo largo de los primeros cinco (5) días hábiles del mes; es decir, confirmar con los tribunales, el llenado y envío de la planilla estadística en el tiempo previsto. b. Realizar un chequeo general de la planilla estadística, evaluando, de acuerdo a la normativa e instructivo, que la información esté completa, coherente y consistente con la información de los meses anteriores. c. En caso que el editor detecte alguna inconsistencia, error u omisión en la planilla, deberá devolver la misma al tribunal remitente, requiriéndole la justificación o corrección correspondiente, a través de un oficio acompañado de la planilla sustitutiva, si fuera necesario. d. Cargar la data estadística en el SIEPJ, a través de la página web del sistema ( e. Asegurar con suficiente tiempo, ante una ausencia planificada o imprevista, la inducción del editor suplente. f. En general, es función del editor fungir como punto de conexión entre la Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional, su Presidencia, Rectoría o Coordinación y los Tribunales, en todo lo concerniente a actividades relacionadas con las estadísticas.

6 p.6 INGRESO AL SISTEMA Pasos a seguir para ingresar al SIEPJ, a través de la web: 1. Hacer doble clic en el icono de Internet ubicado en el Escritorio de Windows o en la Barra de Tareas. 2. Para acceder a la página web se debe escribir en la barra de direcciones lo siguiente: Pantalla Nº 1 3. Una vez en la página web, para iniciar sesión en el sistema, deberá colocar el nombre de usuario (Login) y la contraseña, situando el cursor en los respectivos recuadros, como puede verse la Pantalla Nº 2. Una vez ingresado los datos, hacer clic en el ícono identificado con la palabra ENTRAR. Pantalla Nº 2

7 p.7 4. Si está ingresando por primera vez a la Página Web, deberá realizar los pasos anteriores, con el login y contraseña suministrados por la División de Estadística. Posteriormente, el Sistema le solicitará un nuevo password, para lo cual el editor deberá ingresar uno de su libre elección, compuesto por caracteres alfa-numéricos, letras o números. Esta cuenta es de carácter personal e intransferible, por lo que la clave será de uso exclusivo del usuario. Una vez ingresado los datos, hacer clic en el ícono identificado con la palabra ENVIAR ACTUALIZACIÓN. Pantalla Nº 3

8 p.8 5. A través del Formulario de Requerimiento referente al Sistema de Información de Estadísticas del Poder Judicial (SIEPJ), que se encuentra anexo, deberán realizar las solicitudes siguientes: a. Creación de nueva clave, bloqueo y desbloqueo de clave. b. Reinicio de contraseña. c. Blanqueo o eliminación y modificación de planilla estadística. d. Resolución a problemas operativos que presente el SIEPJ. El Formulario deberá remitirse mediante oficio, donde solamente se haga referencia al código que identifica el formato. En los casos que por razones de urgencia así lo ameriten, podrán enviar vía fax dicho formulario, a través del número telefónico (0212) , pero posteriormente deberán enviar el formato original a la Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional.

9 p.9 ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL SISTEMA Aspectos previos a considerar Es importante tomar en consideración los siguientes aspectos: 1. La data estadística solamente podrá ser cargada de manera consecutiva, mes a mes; es decir, un mes no podrá ser ingresado si previamente no está registrado el mes anterior. 2. El desplazamiento entre campos solamente podrá ejecutarse utilizando la tecla de tabulador o el mouse. La tecla ENTER servirá únicamente para dar por cerrado el ingreso de una planilla. 3. El sistema no acepta caracteres especiales (puntos, comas, acentos ortográficos, entre otros). De hacerlo, el sistema le emitirá un mensaje de error. Pasos para el ingreso de la data estadística, en el SIEPJ 1. Haga clic en la opción Consulta y seguidamente en Estatus de Planillas Pantalla 4

10 p.10 El sistema le mostrará el listado de Tribunales, con los meses en los cuales se ha realizado la carga de la data estadística, donde le aparezca el ícono, significa que la planilla está ingresada con estatus Definitivo. Donde presente el ícono En caso que presente un ícono como este, significa que la planilla está ingresada con estatus Borrador., significa que la planilla no ha sido ingresada 2. Ubique el nombre del Tribunal, y haga un clic con el mouse en el ícono correspondiente al mes a ingresar. Pantalla 5 3. El Sistema presentará la planilla seleccionada, en la cual deberá ingresar la data, como se visualiza en la siguiente pantalla.

11 p.11 Pantalla 6 4. Una vez cargada la data, parcial o totalmente, deberá seleccionar el tipo de almacenamiento, de acuerdo a las siguientes opciones: 4.1 Borrador, en caso de carga parcial o cuando requiera reservar la opción de efectuar modificaciones posteriores. 4.2 Definitivo; en caso de carga total. Una vez almacenada la información bajo esta opción no podrá realizar ninguna modificación. Nota: Las planillas que hubieran quedado en condición de Borrador, pueden ser accesadas a través de la pantalla Reporte de Estatus de Planillas (ver pantalla 5). Dichas planillas se identifican con el ícono

12 p.12 Pantalla 7 5. Una vez seleccionado el Tipo de Almacenamiento de Planilla, haga clic en el ícono Guardar. 6. El Sistema le mostrará la planilla ingresada (véase pantalla 8); puede optar por imprimir o pulsar el ícono Regresar, para retornar al Listado de Tribunales. 6.1 Si tiene más de una planilla para ingresar, vuelva a repetir los pasos a partir del punto Si no tiene más planillas por ingresar, pulse el ícono Cerrar Sesión para salir del Sistema. Pantalla 8

13 p.13 GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS A LA ACTIVIDAD DEL EDITOR EN EL SIEPJ C Cerrar Sesión Opción para ser usada cuando el editor desee salir del Sistema. Consulta Carpeta de menú que contiene la opción Estatus de planillas Contraseña E Código de seguridad creado por el usuario para ingresar al sistema. Estadísticas TSJ Carpeta general contentiva de las diferentes opciones de menú, diseñadas para que el personal editor realice las tareas que le competen en el SIEPJ. Estatus de Planilla L Login T Opción que permite ingresar al área creada en el sistema para el desarrollo de la actividad de carga, edición y revisión del editor. Identificación que se le suministra al usuario. Es imprescindible para el ingreso al sistema Tipo de Almacenamiento U Condición asociada a los iconos representativos del modo de almacenamiento de la planilla (borrador o definitivo), visible a través de la opción Estatus de Planillas. Utilidades Carpeta del menú que contiene la opción Cerrar Sesión