ANEXO 4. Instructivo para el diligenciamiento de la ficha individual de registro (en físico) y de la ventana de registro del aplicativo

Transcripción

1 ANEXO 4. Instructivo para el diligenciamiento de la ficha individual de registro (en físico) y de la ventana de registro del aplicativo Aclaración general: tanto en el formato impreso en físico como en el aplicativo todos los campos son obligatorios. INFORMACIÓN GENERAL Fecha de Evaluación: registre el día, mes y año del momento en el que realiza la valoración por primera vez de las personas que asisten a consulta y cumplen con los criterios establecidos en el documento técnico (principalmente tener 12, 25, 35, 45, 55 o 65 años). Departamento: Es ideal contar con código del departamento en el que se encuentra la Institución Centinela que hace el registro. Por tanto registre el código del departamento (en la ficha individual de registro impresa) o selecciónelo del listado que se despliega en el aplicativo. Municipio: Se registra el código del municipio en el que se encuentra la Institución Centinela que hace el registro. Por tanto registre el código del municipio (en la ficha individual de registro impresa) o selecciónelo del listado que se despliega en el aplicativo. Zona: si usa la ficha individual de registro impresa marque una X sobre la U si la persona proviene del área urbana o en la R si el evaluado proviene de la zona rural. En el aplicativo registre igualmente una U o una R, según la zona de procedencia del evaluado. UPGD - Nombre de la Institución que reporta la valoración: tanto para la ficha individual de registro impresa como para el aplicativo registre el nombre completo, de la institución centinela en donde se está haciendo la valoración. Se solicita registrar este campo con letra legible y sin abreviaturas. A. INFORMACIÓN DE LA PERSONA VALORADA Primer Nombre: registre el primer nombre de la persona a evaluar, según como aparezca en el documento de identidad correspondiente. Segundo Nombre: registre el segundo nombre del evaluado, según como aparezca en el documento de identidad correspondiente. En los casos en que las personas no cuenten con segundo nombre debe registrarse tanto en la ficha individual de registro impresa como en el aplicativo las letras NA de No Aplica.

2 Primer Apellido: registre el primer apellido del evaluado, según como aparezca en el documento de identidad correspondiente. Segundo Apellido: registre el segundo apellido del evaluado, según como aparezca en el documento de identidad correspondiente. En los casos en que las personas no cuenten con segundo apellido debe registrarse tanto en la ficha individual de registro impresa como en el aplicativo las letras NA de No Aplica. Tipo de Identificación: en la ficha individual de registro impresa registre en el espacio CC, si la persona tiene Cedula de Ciudadanía, CE si tiene Cedula de extranjería pero reside de forma permanente en el país, PA si presenta pasaporte pero reside de forma permanente en el país; RC cuando se tiene Registro Civil; TI para quienes tienen Tarjeta de Identidad; MS en los casos en que un menor de edad no tenga identificación; AS en caso de que sea un adulto que no tenga identificación expedida; y UN cuando se tiene Número Único de Identificación. En el aplicativo seleccione la opción según la explicación anterior. Número de Identificación: en la ficha individual de registro impresa y en el aplicativo, registre el número de la identificación correspondiente según como aparezca en el respectivo documento. Sexo: en la ficha individual de registro impresa marque una X en la F si la persona evaluada es mujer (femenino) o en la M si es un hombre (masculino). En el aplicativo, seleccione de igual forma la F ó M según corresponda. Fecha de Nacimiento: registre el día, mes y año de la fecha de nacimiento del evaluado, preferiblemente como aparece en el documento de identificación, verificando que se cumpla con las edades establecidas para valoración. Edad: en la ficha individual de registro impresa, registre la edad de la persona evaluada, a partir de la fecha de nacimiento registrada, verificando que el evaluado cumpla con el criterio de edad en años cumplidos, es decir que tenga 12, 25, 35, 45, 55 o 65 años. En el aplicativo se registrará de forma automática siempre que el reloj del computador en el que se está ingresando el registro tenga la fecha actual que permita calcular la edad a partir de la fecha de nacimiento ingresada. Tipo de Usuario del SGSSS: en la ficha individual de registro impresa marque una X sobre el número 1 si la persona pertenece al contributivo, en el 2 si pertenece al Subsidiado, en el 3 si pertenece a un régimen de excepción o especial (fuerzas armadas, policía, magisterio, Ecopetrol), o en el 4 si el evaluado manifiesta no tener ningún tipo de afiliación o si presenta solamente carné de Sisben. Institución: Adicionalmente al tipo de usuario, en la ficha individual de registro impresa, una vez marcado el número correspondiente, registre el nombre de la EPS a la que el evaluado está afiliado o el régimen de excepción al que pertenezca. En el aplicativo, se desplegaran las opciones, de las cuales debe escoger la correspondiente a la afiliación del evaluado. Grupo Étnico: el registro depende de la identidad étnica que manifieste cada persona, por tanto en la ficha individual de registro impresa marque una X sobre el número 1 si la persona

3 SE CONSIDERA A SI MISMO perteneciente a la población general (cuando la persona no se considera dentro de ninguno de los demás grupos incluidos en la ficha); en el número 2 si se considera de alguna etnia indígena; en el número 3 si se considera afrocolombiano; en el numero 4 si se considera ROM (Gitano) o 5 si se considera Raizal (natural del archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina). En el aplicativo, deberá igualmente seleccionar una de las opciones. Grupo Poblacional: en la ficha individual de registro impresa marque una X sobre el número 1 si la persona se identifica como desplazado; 2 si hay referencia de su parte o evidencia de discapacidad ya sea física o mental y 3 en caso de que no sea ni desplazado ni discapacitado. B. INFORMACIÓN DEL ACUDIENTE Este aparte del formulario solo será diligenciado cuando el evaluado es un niño de 12 años o cuando se ha marcado en la casilla previa la condición de discapacidad. Nombres y apellidos del mayor de edad acudiente: registre el nombre completo de la persona responsable del menor de 12 años o de la persona discapacitada que requiere de la compañía de un acudiente por su condición de discapacidad (ya sea por discapacidad mental o física). Tipo de Identificación del acudiente: en la ficha individual de registro impresa registre en el espacio CC, si la persona tiene Cedula de Ciudadanía, CE si tiene Cedula de extranjería pero reside de forma permanente en el país, PA si presenta pasaporte pero reside de forma permanente en el país; RC cuando se tiene Registro Civil; TI para quienes tienen Tarjeta de Identidad; MS en los casos en que un menor de edad no tenga identificación; AS en caso de que sea un adulto que no tenga identificación expedida; y UN cuando se tiene Número Único de Identificación. En el aplicativo seleccione la opción según la explicación anterior. Número de Identificación del acudiente: en la ficha individual de registro impresa y en el aplicativo, registre el número de la identificación correspondiente. NOTA: en los casos en que el evaluado discapacitado no tiene acudiente, por estar habilitado y en capacidad de auto cuidarse, los datos a registrar en este aparte del formulario son los mismos del evaluado. C. VALORACION PARA EL COP TRADICIONAL Y EL COP MODIFICADO Cumple criterios de inclusión?: en la ficha individual de registro impresa se marca una X en 1, si el evaluado NO PRESENTA ninguna condición bucal o general que impida la realización de la valoración. Cuando los evaluados a pesar de cumplir con las edades establecidas, presentan alguna de las condiciones de exclusión establecidas en el documento técnico, se marca la X en el 2, y se especifica la causa pasando a la siguiente pregunta. En el aplicativo solamente haga click en la casilla, en el caso de que el evaluado si cumpla con los criterios; en caso de no cumplir con ellos, pase a la siguiente pregunta.

4 Si no cumple, por qué no cumple?: en la ficha individual de registro impresa marque una X según la razón que impida realizar la valoración, 1 si es porque presenta una condición bucal, o 2 si es por una condición sistémica. En el aplicativo, solamente debe seleccionar una de las dos causas de la no valoración. Para continuar con el registro, tanto en la ficha individual de registro impresa como en el aplicativo, se cuenta con un diagrama en el que se encuentran los cuatro cuadrantes dentales, que contienen cada una 7 dientes. El orden para realizar la valoración y por tanto para hacer el registro, es empezando por el cuadrante superior derecho desde el diente 17 hasta el 11, siguiendo con el cuadrante superior izquierdo desde el 21 al 27, continuando con el cuadrante inferior izquierdo desde el 37 al 31 y terminando con el cuadrante inferior derecho desde el diente 41 hasta el 47. Cada uno de los dientes, cuenta con dos casillas que deben ser diligenciadas y que se encuentran marcadas tanto en la ficha individual de registro impresa como en el aplicativo, como línea 1 y línea 2. En la línea 1, solo son válidos los valores de C1 y 9, y al ser obligatorio el llenado de todos los campos, estas casillas se diligencian como C1 cuando en cualquiera de las superficies de cada diente se identifica Caries No Cavitacional de acuerdo a los criterios establecidos en el Documento Técnico y en el Anexo 2, es decir en el Atlas. De lo contrario, se registra 9, cuando en ninguna de las superficies del diente se encuentra evidencia de Caries No Cavitacional. En la línea 2, los códigos válidos y únicos que pueden registrarse son S (sano), C2 (caries cavitacional), O (obturado por caries), P (perdido por caries), K (no presente por otra razón), acorde igualmente con los criterios establecidos en el Documento Técnico y en el Anexo 2, es decir en el Atlas. Es de especial importancia que al diligenciar la información en las fichas individuales, se registren los códigos de acuerdo con las anteriores aclaraciones. Por lo tanto no se deben presentar casos en los que en la línea 2, se registren C1 o 9, ni en la línea 1, los demás códigos. El aplicativo, solo permite el registro de los códigos válidos, y una vez digitados todos los códigos, (es decir al terminar en el 47), solo debe darse ENTER para que automáticamente el aplicativo realice los cálculos de los indicadores que se encuentran al final de la ventana. En el caso de la ficha individual de registro impresa, se solicita a los odontólogos diligenciar completamente las dos líneas de los cuatro cuadrantes, y remitir las fichas al lugar que se ha dispuesto para la digitación en el aplicativo En todo caso al Ministerio de la Protección Social, nunca deberán enviarse las fichas impresas, sino solamente los archivos acumulados provenientes de las Entidades Departamentales o de los Distritos Especiales. Dado que el proceso se ha construido para que las instituciones centinela, los municipios, los departamentos y las EPS tengan su propia información, las fichas deberán ser digitadas en el aplicativo, acorde como se concerte entre estas entidades.

5 D. INFORMACION DEL EVALUADOR Registrar al final el nombre del Profesional que realizó la valoración, como responsable de los registros hechos.