MUNICIPIO DE ALTAMIRA SISTEMA DIF ALTAMIRA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESIDENCIA SISTEMA DIF ALTAMIRA FECHA DE REV: EDICIÓN: 01

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2 CONTENIDO MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 I. PRESENTACIÓN 2 II. MISIÓN Y VISIÓN.. 3 III. VALORES: FILOSOFÍA INSTITUCIONAL 4 IV. MARCO JURÍDICO 5 V. ORGANIGRAMA 6 VI. DESCRIPCION DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES PRESIDENCIA SISTEMA DIF SECRETARÍA PARTICULAR. 11 VII. DIAGRAMAS DE FLUJO.. 13 VIII. DOCUMENTOS DE REFRENCIA Página 1

3 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 I. PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos de la Presidencia del Sistema DIF Altamira es para enunciar en forma clara y precisa, las atribuciones, funciones y responsabilidades que honoríficamente se realiza; con el objetivo de incrementar la eficiencia, productividad y calidad en el servicio, y reflejarlo en la oportuna aplicación de los programas y proyectos que realiza es este organismo de asistencia social municipal. Uno de los principales objetivos del Sistema DIF es fomentar los valores para la sociedad en general y así hacer una mejora para la administración día con día. Por medio de la Presidencia se establecen las directrices y estrategias que en materia de asistencia social se llevan a cabo, así como toda la gestión y vinculación con instituciones públicas o privadas. El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso en la presente administración. En la elaboración del presente manual, se identificaron las principales actividades para actuar con mayor certeza en la supervisión y ejecución de los trabajos en la administración. Página 2

4 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 II. MISIÓN Y VISIÓN DEL SISTEMA DIF Misión Somos un organismo público municipal que implementa políticas públicas en asistencia social, fomentando el desarrollo integral de la familia al contribuir y brindar servicios de que contribuyan a mejorar las condiciones de vida para el desarrollo integral de la familia, la comunidad y atención a grupos vulnerables, en alineación al Plan Municipal de Desarrollo y ejes de atención del DIF Estatal. Visión Consolidarse como la autoridad de la administración pública municipal, líder en la aplicación eficiente y de calidad de las políticas públicas de asistencia social, reflejándose en el incremento del índice de desarrollo humano de los habitantes de Altamira, siempre fortaleciendo el desarrollo integral de las familias. Página 3

5 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 III. VALORES: FILOSOFÍA INSTITUCIONAL. Las nuevas gerencias públicas, trabajan de acuerdo a valores organizacionales, situación que implica un cambio en las formas de asumir la función pública más allá de aspectos técnicos, es decir se incluyen valores que de aplicarse correctamente, fomentan el compañerismo, nuevas formas de solucionar diferencias personales, y que fomenten un clima organizacional positivo, que se refleja en eficiencia al satisfacer las solicitudes y necesidades de la ciudadanía. La asistencia social, es decir el apoyo decido a los grupos más vulnerables debe realizarse por personal que se distingan por trabajar en equipo, capaces de ofrecer un trato digno, humano y solidario ante cualquier necesidad. Deben ser servidores públicos que en todo su quehacer lo lleven a cabo con entusiasmo, determinación y con una actitud de inclusión. Por lo expuesto sumamos a los valores del DIF Estatal, que son: Tolerancia Responsabilidad Paz Armonía Respeto Valores que consideramos que en Altamira se deben de llevar y son: Solidaridad Generosidad Lealtad Perseverancia Amor La administración pública de la agenda a nivel mundial, se debe distinguir por servidores públicos competitivos y competentes, capaces de brindar soluciones a los temas más sensibles de la ciudadanía, por lo que consideramos que la filosofía de trabajo diario, debe de desarrollarse en un clima organizacional de calidad y calidez humana, que refleje una actitud de servicio y solidaridad con los que menos tienen. Página 4

6 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 IV. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN. Derechos de las niñas y los niños Desarrollo Familiar Equidad de género Instituciones de Asistencia social Mediación Paternidad responsable Personas Adultas Mayores Personas con discapacidad Prevención de la violencia intrafamiliar Prevenir, atender y sancionar violencia contra las mujeres Sistema Estatal de Asistencia Social Página 5

7 SECRETARÍA PARTICULAR MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF ENERO 24 V. ORGANIGRAMA 25 ENERO 24 DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA PRIVADA PRESIDENTA DEL SISTEMA DIF DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA PARTICULAR DIRECCIÓN GENERAL Página 6

8 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 VI.DESCRIPCIÓN Y ATRIBUCIONES Y FUNCIONES. Área: 6.0. Área Superior Inmediata: PRESIDENTE MUNICIPAL. Organismo: SISTEMA DIF. FUNCIONES Y/O RESPONSABILIDADES. Básica: Establecer las directrices y estrategias en materia de asistencia social, interrelacionándolas con aquéllas que en la materia lleven a cabo otras instituciones públicas y privadas, así como vigilar la realización de las demás acciones que establece la Ley sobre el Sistema Estatal de Asistencia Social y las disposiciones legales aplicables. Específicas: Generar opinión y recomendaciones sobre los planes de labores, presupuestos, informes y estados financieros anuales del organismo. Fortalecer y apoyar las actividades del organismo y formular sugerencias tendientes a su mejor desempeño. Contribuir a la obtención de recursos que permitan el incremento del patrimonio del organismo y el cumplimiento de sus objetivos. Designar a su Presidente y al Secretario de sesiones. Requerir los informes de actividades a los directores de las distintas áreas del Sistema DIF Altamira, cuando así lo considere convenientes. Gestionar recursos en beneficio de los programas sustantivos que realiza el Sistema DIF Altamira y el Sistema DIF Estatal. Realizar giras de trabajo en zona urbana y semiurbana llevando a cabo entrega de recursos a los más necesitados. Recibir peticiones de la población más vulnerable del municipio atendiendo aquéllas del rubro de asistencia social y gestionando el resto ante las diferentes instancias en absoluto respeto a su normatividad. Página 7

9 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 Las demás que en el ámbito de su competencia le delegue la superioridad. CAMPO DECISIONAL La planeación, dirección y estrategias que comprometan al Sistema DIF Altamira, en la instrumentación de técnicas que conllevan al oportuno desarrollo de la asistencia social, comunitaria y de alimentación a la población vulnerable del municipio. RELACIONES INTERNAS Puesto y/o área de trabajo Con el objeto de: Frecuencia Dirección General del Sistema DIF Altamira Dirección de Comunicación Social Direcciones del Sistema DIF Altamira Secretarías de la Administración Pública Municipal. Acordar y dar, seguimiento de instrucciones Obtener información y organizar agenda de trabajo Otorgar seguimiento de instrucciones de la Presidenta del Sistema Vincular, Coordinar y Gestionar con las Secretarías en áreas que se requiera participación. Diaria Semanal Diaria Diaria EXTERNAS Puesto y/o área de trabajo Con el objeto de: Frecuencia Dependencias y Entidades Conjuntar esfuerzos en actividades afines Diaria Ciudadanía en General Atender y filtración de asuntos Diaria Asociaciones Civiles Coadyuvar con Asociaciones civiles Diaria Página 8

10 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 Área: Área Superior Inmediata:. Organismo: SISTEMA DIF. FUNCIONES Y/O RESPONSABILIDADES. Básica: Asistir a la Presidenta del Sistema DIF Altamira en la atención de sus instrucciones, llamadas telefónicas, visitas, manejo de papelería oficial, entre otros aspectos administrativos, con la finalidad de optimizar tiempo y carga de trabajo. Específicas: Clasificar, ordenar, sistematizar y turnar oportunamente, la correspondencia o comunicados oficiales remitidos a la Presidencia del Sistema DIF Municipal, con el fin de mantener actualizados los archivos del área. Recepcionar y atender las visitas de la Presidenta del Sistema DIF Tamaulipas. Transcribir y tramitar los documentos oficiales, previamente autorizados por la Presidenta del Sistema. Dar seguimiento a las instrucciones giradas por la Presidenta, informando permanentemente los resultados de las actividades. Coordinar y mantener una estrecha comunicación con las áreas adscritas al Sistema y con las autoridades competentes. Confirmar eventos y citas oficiales de la Presidenta, coadyuvando a la coordinación de su agenda de trabajo. Controlar, registrar y archivar correspondencia y llamadas telefónicas de Presidencia. Página 9

11 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 Las demás que en el ámbito de su competencia le delegue la superioridad. CAMPO DECISIONAL Orden de la correspondencia Seguimiento a instrucciones conferidas Canalización de correspondencia RELACIONES INTERNAS Puesto y/o área de trabajo Con el objeto de: Frecuencia Presidencia del Sistema DIF Acordar y dar seguimiento de instrucciones Diaria Dirección General del DIF Acordar y dar, seguimiento de instrucciones Diaria Dirección de Comunicación Obtener información y organizar agenda de Social trabajo Semanal Direcciones del Sistema DIF Otorgar seguimiento de instrucciones de la Altamira Presidenta del Sistema Diaria Vincular, Coordinar y Gestionar con las Secretarías de la Administración Secretarías en áreas que se requiera Pública Municipal. participación. Diaria EXTERNAS Puesto y/o área de trabajo Con el objeto de: Frecuencia Dependencias y Entidades Conjuntar esfuerzos en actividades afines Diaria DIF Municipales Apoyar en la logística de eventos Diaria Ciudadanía en General Atender y filtración de asuntos Diaria Asociaciones Civiles Coordinar con asociaciones civiles Diaria Página 10

12 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 Área: 6.2. DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA PARTICULAR. Área Superior Inmediata: TAMAULIPAS. Organismo: SISTEMA DIF. FUNCIONES Y/O RESPONSABILIDADES Básica: Apoyar a la Presidencia en los asuntos oficiales planteados hacia el interior y exterior del Sistema, así como coordinar la correspondencia, la audiencia y acuerdos del titular, llevando su registro y seguimiento, así como administrando los recursos de la misma. Específicas: Agendar las actividades de la Presidenta privadas o particulares. Coordinar agenda de trabajo con áreas de comunicación social y giras y eventos. Proporcionar información del Sistema DIF Tamaulipas en giras y eventos en los que asista la Presidenta. Elaborar la correspondencia que envía la Presidencia. Realizar el acuse de recibo de la Presidencia. Establecer comunicación directa con el Director General del Sistema DIF Altamira, Directores de Área, Coordinadores. Realizar trámites administrativos de la Presidencia. Revisar y canalizar los correos electrónicos que llegan para el Sistema DIF Tamaulipas Las demás que en el ámbito de su competencia le delegue la superioridad. Página 11

13 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 CAMPO DECISIONAL Establecer prioridades en relación a la agenda y actividades de la presidencia en función de los requerimientos y objetivos de cada actividad y que sean conforme al Plan Municipal de Desarrollo y ejes de acción del Sistema DIF. Definir recursos para el desarrollo de actividades propias de la presidencia. RELACIONES INTERNAS Puesto y/o área de trabajo Con el objeto de: Frecuencia Presidencia del Sistema DIF Acuerdos, seguimiento de instrucciones Diaria Dirección General del DIF Acuerdos, seguimiento de instrucciones Diaria Dirección de Comunicación Obtención de información, agenda de Social trabajo Semanal Direcciones del Sistema Seguimiento de instrucciones de la Presidenta del Sistema Diaria Vincular, Coordinar y Gestionar con las Secretarías de la Secretarías en áreas que se requiera Administración Municipal participación. Permanente EXTERNAS Puesto y/o área de trabajo Con el objeto de: Frecuencia Dependencias y Entidades Conjuntar esfuerzos en actividades afines Diaria DIF Municipales Apoyo en la logística de eventos Diaria Asociaciones Civiles Atención y filtración de asuntos Diaria Página 12

14 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 VII. DIAGRAMA DE FLUJO En elaboración en el proceso de mejora continua, y construcción del Sistema de Gestión de Calidad, para incorporar en su próxima revisión. Página 13

15 MUNICIPIO DE SISTEMA DIF PRESIDENCIA SISTEMA DIF 12-JUNIO-24 VIII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA En elaboración en el proceso de mejora continua, y construcción del Sistema de Gestión de Calidad, para incorporar en su próxima revisión. Página 14