MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

Transcripción

1 MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS 2017

2 TABLA DE CONTENIDOS 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA Principales Funcionalidades Principales Consultas por pantalla Principales salidas MÓDULOS DEL SITEMA Ingreso al sistema Ingreso de Contrato Contratos Modifica Contrato Detalle Contrato Boletas de Garantía Órdenes de Compra Facturas Reporte Contratos Registro Proveedor Listado de Proveedores de la I. Municipalidad de Antofagasta 2

3 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA El objetivo del sistema de administración de contratos es registrar la información de los contratos superiores a un monto determinado y controlar los diversos documentos que intervienen en su proceso de desarrollo, facilitando el seguimiento de la adjudicación, contratistas, proveedores, decretos, fechas de inicio y vencimiento de contratos, y reemplazos asociados a los contratos respectivos. 1.1 Principales Funcionalidades Las Principales funcionalidades del sistema son: Ingreso de nuevas licitaciones. Ingreso de proveedores. Ingreso de contratos. Ingreso de órdenes de compra. Ingreso de facturas. Ingreso de boletas de garantía. Generación de reportes. 1.2 Principales Consultas por pantalla Búsqueda de contrato por Rut o Nombre Proveedor. Consultas. Visualizar Documentación Adjunta. 1.3 Principales salidas Informes. Consultas. Visualizar Documentación Adjunta. 3 de la I. Municipalidad de Antofagasta 3

4 2 MÓDULOS DEL SITEMA 2.1 Ingreso al sistema El usuario debe ingresar su nombre de usuario y su contraseña para ingresar al sistema según su perfil asignado. 2.2 Ingreso de Contrato Se accede a la opción Ingresar Contrato, para luego registrar toda la información correspondiente a un contrato y su documentación adjunta. 4 de la I. Municipalidad de Antofagasta 4

5 2.3 Contratos En esta pantalla se muestran los contratos ya ingresados y su información más relevante como el Nombre del Proveedor, fecha de inicio de contrato y su fecha de vencimiento. Además, en esta pantalla esta la opción de buscar contratos ya sea por Rut de proveedor o su nombre. Cada contrato tiene la opción de modificar o ver su detalle. 2.4 Modifica Contrato Esta pantalla permite modificar se presentará toda la información correspondiente al contrato, la cual podrá ser modificada y posteriormente archivada. 5 de la I. Municipalidad de Antofagasta 5

6 2.5 Detalle Contrato En las pantallas anteriores es posible visualizar toda la información detallada de un contrato seleccionado. Al presionar las opciones que se presentan en la parte inferior es posible visualizar el contrato propiamente tal, decreto de adjudicación, decreto alcaldicio y se podrá ingresar boletas de garantía, órdenes de compra y facturas asociadas al contrato y su proveedor. 6 de la I. Municipalidad de Antofagasta 6

7 2.6 Boletas de Garantía En esta pantalla se podrá visualizar, agregar, descargar, modificar y eliminar las boletas de garantía asociadas al contrato ingresado. 2.7 Órdenes de Compra 7 de la I. Municipalidad de Antofagasta 7

8 En esta pantalla se puede visualizar, agregar, descargar, modificar y eliminar órdenes de compra asociadas al contrato ingresado. Además, se podrá visualizar el total ingresado en el sistema y el monto que realmente se encuentra en el sistema de contabilidad. 2.8 Facturas 8 de la I. Municipalidad de Antofagasta 8

9 En esta pantalla se podrá visualizar, agregar, descargar, modificar y eliminar facturas asociadas al contrato ingresado. Además, se puede visualizar el total ingresado en el sistema y el monto que realmente se encuentra en el sistema de contabilidad y se podrá visualizar si la factura se encuentra pagado o no pagada. 2.9 Reporte Contratos El sistema, en la parte de contratos, permite seleccionar una opción de reporte, en la cual se presentará todos los contratos, los cuales se pueden filtrar por fechas, generándose un archivo Excel, para realizar acciones de gestión con la información Registro Proveedor Esta pantalla permite la opción de agregar un nuevo proveedor al sistema para luego ser usado al ingresar un contrato o realizar alguna modificación. El proveedor nuevo se agregará en caso de que no se encuentre registrado en el sistema. 9 de la I. Municipalidad de Antofagasta 9

10 2.11 Listado de Proveedores En esta pantalla se listarán todos los proveedores registrados en el sistema posibilitando realizar modificaciones, si es necesario * de la I. Municipalidad de Antofagasta 10