Jhon Fredy Jimenez Vélez

Transcripción

1 Piense en términos de valor para su organización: Gestione estra atégicamente su oficina de Proyectos Jhon Fredy Jimenez Vélez Netsac

2 Definiciones Portafolio de Proyectos: Conjunto de Proyectos que formalizan un plan estratégico Gestión de Portafolio: Es el proceso dinámico, mediante el cual la lista de proyectos activos es continuamente revisada y actualizada. Tamaño del portafolio de proyectos: viables de ejecutar Proyectos que están en cartera y son PMO: Responsable de la administración del proceso de gestionar múltiples proyectos EPM: Un único portafolio de proyectos, un solo conjunto de prioridades, balance de cartera, balance de recursos, orientada a la generación de mayor valor económico en la organización

3 Antecedentes El 53% de los proyectos que se realizan fueron escogidos con criterios que obedecen a intereses s personales 27% de las empresas 27% de las empresas encuestadas tienen una oficina de proyectos - PMO en sus organizaciones Fuente: CIOInsight

4 Hay valor en montar una PMO? 66% de los proyectos ejecutados cumplieron o estuvieron por debajo del presupuesto asignado. 87% de los proyectos cumplieron con los objetivos Sin PMO? El costo de los proyectos terminados excede un 190% el presupuesto original. 16% de los proyectos se considera an exitosos y sólo tienen el 42% de la funcionalidad requerida.

5 Que nos da auna PMO? -- Gestión de tiempos Reporte de horas -- Publicación de documen ntos del proyecto -- Análisis de resultados EV --- Seguimiento a equipos de trabajo -- Informes de avance -- Métricas -- Estándares

6 Arquitectura Empresarial y PMO

7 Cobertura Emprresarial y PMO

8 Gobierno Empresa arial y PMO

9 Quiero una a PMO!!

10 Cual es el al lcance de la PMO? Servicios compartidos Estandarización Gobierno y finanzas Mejoramiento de Procesos Desarrollo Organizacional Gestión del cambio

11 Como const truir la PMO? Valoración estado actual Sistemas de la compañía Identifique brechas Herramientas Visibilidad a Visibilidad a los proyectos

12 Valoracion del estado actual: Qué podemos hacer? Verificar el estado de los proyectos Reuniones con interesados y GP Verificar proyectos estratégicos Qué debemos evitar? Forzar una metodología Definir 1m reglas para lo os GP Conce ntrarnos en los detalles mes Entregables Hallazgos Análisis de las encuestas Plan de mejoramiento Propuesta de valor Presentación de resultados

13 Cierres de brechas: Qué podemos hacer? Mirar los proyectos en detalle Gestión del portafolio de proyectos apadrinar proyectos Reuniones de PMO ServiceDesk Qué debemos evitar? Procesos complejos Constru uir todo de inmediato Definir servicios no nece esarios 6me eses Entregables Metodología de Gerencia de Proyectos Procedimiento de administración i ió de la PMO ServiceDesk Plan de Comunicaciones

14 Visibilidad a los proyectos: Qué podemos hacer? Qué debemos evitar? Entregables Reúna información del estado de los proyectos Verifique los servicios creados Entrenamiento Gestión de los activos empresariales adquiridos Mantener los vicios Visibili dad negativa Datos confusos o errad dos Interpretación 5me eses Proceso de administración de datos Metodología de Gestión de Proyectos Equipo entrenado

15 Herramientas: Qué podemos hacer? Qué debemos evitar? Entregables Sistemas centralizados Estandarice el almacenamiento Acceso Wb Web 4 6 Mala seguridad o confia abilidad Sistemas complejos o sofistic ados Gestión del portafolio de proyectos Gestión de recursos Manejo de documentación Publicación meses

16 Conexion a los sistemas internos: Qué podemos hacer? Qué debemos evitar? Entregables Gestión de la PMO con la herramienta Centralice la gestión de recursos Conecte la PMO a los sistemas contables, nómina Procesos complejos o poco seguros Afectar negativamente los procesos internos 6 meses Proceso de PMO gestionando el portafolio de proyectos PMO integrada a los procesos de la compañía

17 Los servicios de la PMO

18 Por que puede fallar la implementaciónn de la PMO? La PMO no definió su propuesta de valor La resistencia al cambio Exceso de autoridad Amenaza La información que provee no es la requerida La PMO no tiene apoyo de los Gerentes Funcionales Se convirtió en una Project Managementt Overhead La PMO está dedicada al micromanagement

19 Te apoyan tus interesados, Clarice? PMThink (Stakeholders)? Decisiones arbitrarias Falta de liderazgo Manipulación al portafolio Incapacidad de apoyar los proyectos Acción oportuna sobre los problemas

20 El mayor desperdicio di i en los negocios es hacer bien, las cosas incorrectas Henry Ford