SUPPLY CHAIN PROCEDIMIENTO DE REGALOS, ATENCIONES Y CORTESÍAS

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1 SUPPLY CHAIN PROCEDIMIENTO DE REGALOS, ATENCIONES Y CORTESÍAS Versión 2: vigente a partir del 1 de diciembre de

2 CONTENIDO 1. DESCRIPCIÓN GENERAL Antecedentes Objetivo Aplicación Resumen del procedimiento Alcance REGALOS, ATENCIONES Y CORTESÍAS Principios Regalos Atención Cortesía (incluye asistencia a las funciones de negocio) Gratificaciones (incluyen donaciones) Excepciones a los registros de regalos, atenciones y cortesías Prácticas inaceptables PROCEDIMIENTO DE DECLARACIÓN Declaración de regalos y comunicación con la parte interesada Declaración de atenciones y cortesías Proceso de aprobación para cortesías (incluye funciones comerciales) Identificación y verificación de los procedimientos de declaración Mantenimiento del registro de declaraciones Transparencia del procedimiento Consultas sobre el procedimiento Comunicación con el proveedor Suministro de regalos, atenciones y cortesías a los proveedores CONTRAVENCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Incumplimiento de este procedimiento Speak Up POLÍTICAS GLOBALES RELACIONADAS INFORMACIÓN DE CONTACTO Y ACLARACIONES SOBRE EL PROCEDIMIENTO CONTROL DE VERSIÓN Y DOCUMENTO APÉNDICE 1: LISTA DE CONTACTOS CLAVE DENTRO DE SUPPLY CHAIN APÉNDICE 2: MODELO DE NOTA PARA ENVIAR A LOS PROVEEDORES CUANDO ÉSTOS OFRECEN REGALOS, ATENCIONES, CORTESÍAS O DONACIONES

3 1. DESCRIPCIÓN GENERAL 1.1 Antecedentes Supply Chain de Anglo American tiene como objetivo establecer una relación profesional con todos sus proveedores. Los trabajadores deben intentar mantener las más altas normas de integridad en todas las relaciones de negocio, rechazar toda práctica que pueda resultar inadecuada y promover las más altas normas de conducta de la industria. Dentro del entorno de la cadena de abastecimiento, es esencial demostrar un alto grado de compromiso con nuestros proveedores y garantizar que los trabajadores representen las más altas normas de conducta. Queda terminantemente prohibido que un trabajador acepte o reciba regalos, atenciones o cortesías o cualquier otra gratificación, como por ejemplo, donaciones de cualquier proveedor de Anglo American u oferente para el negocio de Anglo American. Este procedimiento no apunta a desmerecer el deseo de impulsar buenas relaciones entre los socios de negocio y otros grupos de interés mediante interacciones sociales legítimas y ocasionales. En la Sección 1.4 se ofrece una amplia orientación acerca de diferentes situaciones donde se permite dar o recibir regalos, atenciones o cortesías. Sin embargo, el ofrecimiento o la entrega de regalos o atenciones inadecuadas puede resultar vergonzoso para Anglo American y dañar nuestra reputación. La situación puede generar una inquietud en particular cuando el ofrecimiento de regalos, atenciones y cortesías se relaciona de alguna forma con alguna transacción comercial potencial o real o con alguna aprobación reglamentaria. Aun si la intención fuera honesta, existe el riesgo de que el receptor o un tercero objetivo puedan percibir el regalo como un intento de obtener una ventaja indebida. Todo regalo, atención, cortesía o donación es siempre inaceptable si: 1. se ofrece o realiza a cambio de un contrato, permiso u otro beneficio específico, 2. se ofrece para obtener una ventaja indebida en el modo de operar, 3. infringe las leyes de soborno locales o internacionales, 4. afectaría nuestra reputación negativamente si se hiciera público, 5. puede crear un sentido de obligación, 6. puede influir sobre su criterio comercial o percibirse como una influencia, 7. puede crear o aparentemente crear un conflicto de intereses, 8. se obtiene a través de una solicitud (si los trabajadores solicitan favores o regalos de sus proveedores o posibles proveedores). 1.2 Objetivo Este procedimiento tiene como objetivo respaldar la Política de Integridad comercial y Estándares de desempeño (BIPPS) de Anglo American, la cual permanece como una política general aplicable a toda la organización. Los 11 Estándares de desempeño intentan proporcionar mayores pautas para los trabajadores en áreas de riesgo particular a nivel comercial y de reputación, que incluyen la recepción de regalos, atenciones y cortesías, el manejo de conflictos de interés, los pagos de facilitación, el uso de activos de la Compañía y donaciones políticas. 3

4 El propósito de este procedimiento es establecer normas de conducta específicas referidas al ofrecimiento y recibimiento de regalos, atenciones y cortesías en toda la cadena de abastecimiento de Anglo American (esto incluye a todos los trabajadores del Grupo, las unidades de negocio, la cadena de abastecimiento, intermediarios y contratistas que trabajan en el entorno de la cadena de abastecimiento). 1.3 Aplicación Este procedimiento se aplica a todos los trabajadores temporales, de media jornada o jornada completa dentro de la cadena de abastecimiento. Esto incluye a quienes se desempeñan en la cadena de abastecimiento del Grupo y de las unidades de negocio ( trabajadores ). La definición de trabajadores abarca a todas las personas que realicen negocios en nombre de Anglo American (conocidas también como intermediarios) y a los contratistas de la cadena de abastecimiento contratados por Anglo American Todos los trabajadores tienen la responsabilidad de leer este procedimiento junto con la Política de Integridad comercial Se reconoce que muchas unidades de negocio pueden tener sus propias políticas y procedimientos establecidos referentes a regalos, atenciones y cortesías. El objetivo de este procedimiento no es reemplazar lo que ya existe, sino tratar de crear una norma mínima para los trabajadores de la cadena de abastecimiento. Cuando una unidad de negocio cuente con un procedimiento, el principio sobre la aplicación indica que siempre regirá el procedimiento más estricto, más riguroso y más alto. Por regla general, ningún trabajador puede aceptar o recibir regalos, atenciones o cortesías o cualquier otra gratificación, como por ejemplo, donaciones de cualquier proveedor de Anglo American u oferente para el negocio de Anglo American. 1.4 Resumen del procedimiento A fin de contar con una referencia más sencilla, en la tabla que aparece a continuación se proporciona un resumen de los detalles de este procedimiento. Se recomienda que los trabajadores se familiaricen con el procedimiento completo con el fin de garantizar que han comprendido los requisitos de Supply Chain. Tipo de regalo, atención o cortesía ofrecido 1. Productos con marca de la empresa de valor modesto (que no exceda los USD 20) 2. Pago o provisión de comidas modestas, no frecuentes o atención relacionada con el negocio 3. Los proveedores se hacen cargo de las comidas durante los viajes de negocios. 4. Asistencia a los eventos de caridad patrocinados por proveedores 5. Asistencia a funciones legítimas de negocios Postura de Supply Chain Aceptable sin necesidad de declaración Aceptable sin necesidad de declaración. Se identifican gastos normales y se aplican procesos de reembolso. Solo se acepta con la aprobación previa del Director del Grupo de Supply Chain o SCLT. Solo se acepta con la aprobación previa del Director del Grupo de Supply Chain o SCLT. Solo se acepta con la aprobación previa del Director del Grupo de Supply Chain o SCLT. Referencia 2.6.1; ;

5 6. Dinero en efectivo o el equivalente en efectivo (por ejemplo, certificados de regalos, préstamos, Inaceptable acciones, opciones de acciones, bonos o artículos de valor canjeable) 7. Regalos de bebidas alcohólicas Inaceptable Ofrecimiento de favores personales u otros tratamientos de Inaceptable carácter preferencial 9. Pagos de gastos por viajes de compras y viajes que no son de Inaceptable negocios 10. Eventos de proveedores que no se relacionan con el negocio (por ejemplo, jornadas de golf, viajes de Inaceptable caza, entre otros) 11. Regalos o atenciones brindados a cónyuges, familiares u otras personas que tengan una relación personal directa con el trabajador 12. Pago de alojamiento o costos de viajes, aun como parte de un viaje de negocios 13. Alojamiento de fin de semana o de vacaciones de cualquier tipo 14. Cortesía para adultos o cualquier tipo de actividad que incluya comportamientos inapropiados. 15. Invitaciones a eventos deportivos o conciertos 16. Muestras de productos para uso personal Inaceptable, a menos que sea aprobado por escrito por el Director del Grupo de Supply Chain. Inaceptable: Anglo American deberá solicitar una lista detallada de todos los costos y pagar por la asistencia del trabajador Inaceptable Inaceptable Inaceptable, a menos que sea aprobado por escrito por el Director del Grupo de Supply Chain Inaceptable Todas las demás excepciones que no estén incluidas en lo antes mencionado deberán ser analizadas por el Director del Grupo de Supply Chain o un miembro del SCLT antes de ser aceptadas y requerirán su correspondiente aprobación por escrito. 1.5 Alcance Este procedimiento se aplica a todos los trabajadores de la cadena de abastecimiento según se indica en la Sección y tiene vigencia a partir del 1 de diciembre de

6 2. REGALOS, ATENCIONES Y CORTESÍAS 2.1 Principios Ningún trabajador puede aceptar o recibir regalos, atenciones o cortesías o cualquier otra gratificación de cualquier proveedor del Grupo Anglo American u oferente para el negocio de Anglo American. De igual manera, ningún trabajador debe ofrecer regalos o gratificaciones a un proveedor sin la autorización por escrito del Director del Grupo de Supply Chain o un miembro del Equipo de Liderazgo de Supply Chain (SCLT) según se detalla en el Apéndice 1. Esto incluye regalos en celebraciones anuales (por ejemplo, Navidad y el Año Nuevo Chino). Cuando se consideran los regalos, las atenciones y las cortesías, siempre deben tenerse en cuenta las siguientes pautas: Deben declararse todos los regalos, atenciones y cortesías, ya sean ofrecidos, rechazados o aceptados Las atenciones y cortesías ofrecidas no son ostentosas ni desproporcionadas si el valor es razonable En casos de funciones de negocio legítimas, el trabajador debe declarar la atención o cortesía ofrecida, con antelación al evento, a un miembro del SCLT a fin de obtener el permiso para asistir Las circunstancias y el valor del regalo no deben dar apariencia de mala fe ni de algo impropio, y el receptor u otros no pueden malinterpretarlos, de manera razonable, como un soborno, aun a posteriori La frecuencia de los regalos, las atenciones o las cortesías brindados al mismo receptor no debe aparentar ser impropia Se debe tener cuidado al aceptar o utilizar artículos de publicidad o promoción y participar en actividades que pueden aparentar la promoción de un proveedor sobre otro Durante los eventos de contratación (por ejemplo, negociaciones de contratos y precios) NO se aceptan regalos, atenciones ni cortesías independientemente de algunas excepciones establecidas en este procedimiento. 2.2 Regalos Ningún trabajador puede aceptar o recibir un regalo de cualquier proveedor del Grupo Anglo American o de un oferente para el negocio de Anglo American Todos los regalos ofrecidos a los trabajadores de Anglo American deberán ser rechazados y declarados según se indica en la Sección 3.1 de este procedimiento En casos en que fuera irrespetuoso rechazar regalos o en los que estos fueran recibidos por correo o envío no solicitado: deben ser declarados según se indica en la Sección 3.1 de este procedimiento, luego se deberá disponer de ellos de acuerdo con las prácticas de la unidad de negocio correspondiente La responsabilidad de informar al proveedor o potencial proveedor sobre el Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Anglo American queda a cargo del trabajador al que se le ofrece o quien acepta un regalo (consulte el Apéndice 2 para obtener un modelo de carta de comunicación que debe enviarse a los proveedores). 6

7 2.2.4 La responsabilidad de informar al gerente superior o a un miembro del SCLT sobre el ofrecimiento de un regalo recae sobre el trabajador, quien debe informar al respecto lo antes posible. 2.3 Atenciones Reconocemos la necesidad de promover y mantener una buena relación con los proveedores y apoyamos los matices culturales que puedan existir en ciertas geografías. La atención es un área que se encuentra en creciente análisis y como una comunidad de Supply Chain debemos tener en cuenta la impresión de impropiedad que puede causar la atención excesiva (como, por ejemplo, los almuerzos con proveedores) Por regla general, ningún trabajador puede aceptar o recibir atención de cualquier proveedor del Grupo de Anglo American o de un oferente para el negocio de Anglo American En caso de comidas de negocios autorizadas, el trabajador de Anglo American pagará las comidas y recuperará los gastos de acuerdo con el procedimiento de reembolso estándar Nunca deben aceptarse boletos o invitaciones para asistir a eventos deportivos y conciertos, aunque sean gratuitos, independientemente de que el evento ocurra durante el horario laboral o en su tiempo libre (es decir que no deben tomarse licencias para evitar esta pauta) Toda excepción a lo antes mencionado necesitará la autorización previa por escrito del Director del Grupo de Supply Chain. 2.4 Cortesías (incluye asistencia a las funciones de negocio) Ningún trabajador puede aceptar o recibir cortesías (incluye pagos por viajes o alojamiento, etc.) de ningún proveedor existente del Grupo Anglo American o de un oferente para el negocio de Anglo American. Reconocemos la necesidad de promover y construir nuestra relación con el proveedor y hemos detallado algunas excepciones sobre esta posición en la Sección 3.3 donde el valor o la intención detrás del ofrecimiento no crearán una impresión de impropiedad. No está permitido asistir a eventos de proveedores que no se relacionan con el negocio (por ejemplo, jornadas de golf, viajes de caza, entre otros) en ninguna circunstancia, independientemente de si el evento ocurre durante el horario laboral o en su tiempo libre (es decir, no deberán tomarse licencias para evitar esta pauta). 2.5 Gratificaciones (incluye donaciones) Ningún trabajador puede aceptar o recibir ninguna gratificación o donación, incluidas las donaciones para caridad en nombre del trabajador o interés de un trabajador, de parte de un proveedor existente del Grupo Anglo American o de un oferente para el negocio de Anglo American. 2.6 Excepciones a los registros de regalos, atenciones y cortesías Este procedimiento proporciona una guía para la recepción y el ofrecimiento de regalos, atenciones y cortesías y debe utilizarse como base para el comportamiento de todos los trabajadores. Existen casos en los que puede no requerirse el registro de regalos, atenciones o cortesías modestos o no frecuentes, los cuales se detallan a continuación: 7

8 2.6.1 Podrán aceptarse o entregarse ocasionalmente aquellos productos con marca de la empresa de valor modesto (que no excedan los USD 20 o el equivalente en cualquier otra moneda) (por ejemplo, bolígrafos, llaveros y libretas) siempre que dichos artículos sean legítimamente parte de eventos o conferencias organizados por Anglo American o un proveedor. Se recomienda que estos artículos se descarten de acuerdo con las prácticas de las unidades de negocio ya que utilizar un producto de la marca de un proveedor pone en duda la objetividad de los procesos de compras y de gestión de proveedores Comidas modestas o poco frecuentes relacionadas con el negocio a un valor razonable (por ejemplo, aquellas que son parte de una reunión u otra ocasión en donde se lleven a cabo debates de negocio de buena fe) Cuando los trabajadores se reúnan en la oficina del proveedor o un socio potencial para llevar a cabo debates de negocio legítimos y se ofrece una comida o una cortesía modesta a través de un servicio de catering interno En casos en que el trabajador viaje con un proveedor o un socio potencial por un período prolongado, el pago de las comidas se puede alternar entre el trabajador y la otra parte en proporciones iguales siempre que el costo de las comidas sea similar Está permitido asistir a eventos de caridad patrocinados por el proveedor con la condición de que Anglo American realice una donación benéfica La asistencia a funciones de negocio legítimas está sujeta a los criterios de autorización según se indica en la Sección Todas las demás excepciones que no estén incluidas explícitamente en lo antes mencionado deberán ser registradas y requerirán la aprobación por escrito del Director del Grupo de Supply Chain o de un miembro del SCLT antes de ser aceptadas. 2.7 Prácticas inaceptables No está permitido recibir ciertos tipos de regalos, atenciones y cortesías, entre los que se incluyen los siguientes: Dinero en efectivo o el equivalente en efectivo (por ejemplo, certificados de regalos, préstamos, acciones, opciones de acciones, bonos o artículos de valor canjeable) Bebidas alcohólicas, por ejemplo, botellas de vino o bebidas espirituosas, independientemente de su valor Ofrecimiento de favores personales u otro tratamiento de carácter preferencial (por ejemplo, bienes o servicios gratuitos o a precios reducidos artificialmente) comparado con aquellos que se encuentran comúnmente disponibles en el mercado Pagos de gastos por viajes de compras (por ejemplo, ofrecimiento de cubrir los gastos personales durante el viaje) Eventos de proveedores que no se relacionan con el negocio (por ejemplo, jornadas de golf, viajes de caza, entre otros) Regalos o atenciones brindados a cónyuges, familiares u otras personas que tengan una relación personal directa con el trabajador. Solo pueden aceptarse con la aprobación previa por escrito del Director del Grupo de Supply Chain Pago de alojamiento o gastos de viajes de cualquier tipo, mientras se viaje en el país o en el exterior, incluidos los viajes de negocios Alojamiento de fin de semana o de vacaciones de cualquier tipo Cortesía para adultos o cualquier tipo de actividad que incluya comportamientos inapropiados. 8

9 Invitaciones a eventos extravagantes, como eventos deportivos y conciertos Muestras de productos que ofrecen los proveedores o son solicitados por el trabajador de Supply Chain para uso personal. 9

10 3. PROCEDIMIENTO DE DECLARACIÓN 3.1 Declaración de regalos y comunicación con la parte interesada Con la excepción de los artículos detallados en la Sección 2.6 de este procedimiento, se debe informar sobre todos los regalos, las atenciones, cortesías y donaciones que se acepten, en un lapso de cinco días hábiles, y deben ser registrados en el Registro de regalos, atenciones y cortesías del espacio de Supply Chain en Eureka! Cuando los regalos se hayan recibido por correo o envío no solicitado, el receptor debe devolver el artículo y enviar un (con copia a BusinessIntegritySC@angloamerican.com para lograr transparencia) para informar sobre el Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Supply Chain de Anglo American en un plazo de siete días hábiles o a la brevedad posible en caso de viajar (consulte el Apéndice 2 para obtener un modelo de carta de comunicación para proveedores). Si no resulta práctico devolver el artículo, se debe disponer de él según se indica en la Sección Cuando los regalos, las atenciones, las cortesías y donaciones se hayan ofrecido y rechazado, el trabajador enviará una notificación al proveedor o a quien se lo haya dado con copia a BusinessIntegritySC@angloamerican.com para lograr transparencia (consulte el Apéndice 2 para obtener un modelo de carta de comunicación para proveedores) en un plazo de siete días hábiles. Luego de la transmisión de la notificación no hay necesidad de hacer otras declaraciones Todos los regalos serán descartados o donados de acuerdo con las prácticas de la unidad de negocio o según lo aconseje un miembro del SCLT. Todo regalo que se descarte o se done debe ser registrado en el Registro de regalos, atenciones y cortesías del espacio de Supply Chain en Eureka! 3.2 Declaración de atenciones y cortesías No es necesario declarar las comidas de negocios modestas y poco frecuentes (por ejemplo, aquellas que ocurren como parte de una reunión u otra ocasión en donde se lleven a cabo debates de negocio legítimos) y si el valor no excede los USD 20 o su equivalente en cualquier otra moneda En caso que los trabajadores se reúnan en la oficina de un proveedor o un socio potencial para llevar a cabo debates de negocio legítimos y se ofrece una comida o una cortesía modesta a través de un servicio de catering interno, no será necesario que el trabajador declare o registre esta comida. De igual modo, cuando los trabajadores reciban a los proveedores o socios potenciales en las instalaciones de Anglo American y se ofrezca una comida o cortesía modesta a través del servicio de catering interno, no es necesario declarar esas comidas En caso de comidas de negocios autorizadas, ya sea localmente o cuando el trabajador viaje, el trabajador pagará las comidas de negocio y recuperará los gastos de acuerdo con el procedimiento de reembolso estándar En caso que el trabajador viaje con un proveedor o un socio potencial por un período prolongado, el pago de las comidas se puede alternar entre el trabajador y la otra parte en proporciones iguales sin necesidad de declarar la cortesía, siempre que el costo de las comidas, en promedio, sea de valor similar. Cuando el pago no sea proporcional, debe ser registrado en el Registro de regalos, atenciones y donaciones del espacio de Supply Chain de Eureka! 10

11 3.3 Proceso de aprobación para cortesías (incluye funciones comerciales) Se rechazarán todas las cortesías, con la excepción de comidas según se prevé en la Sección o las funciones de negocio establecidas en la Sección Anglo American comprende la importancia de trabajar en conjunto con los proveedores y socios potenciales y fomenta la participación del trabajador en las funciones de negocio auténticas. La asistencia a las funciones de negocio está sujeta a los siguientes criterios: La aprobación previa de la asistencia se debe obtener de un miembro del Equipo de Liderazgo de Supply Chain (SCLT). El valor de la entrada no debe ser excesivo. El proveedor debe asistir. El proveedor debe ser un proveedor existente. Otros clientes o socios de negocio también deben asistir. El financiamiento de cualquier viaje y los costos de alojamiento para el proveedor y el trabajador deben correr por cuenta del proveedor y Anglo American, respectivamente. 3.4 Identificación y verificación de los procedimientos de declaración Es responsabilidad del trabajador asegurar que la información importante se identifique electrónicamente en el Registro de regalos, atenciones y donaciones al momento de aceptar un regalo, una atención, una cortesía o una donación El Equipo de Liderazgo de Supply Chain (detallado en el Apéndice 1) es responsable de revisar el registro, como mínimo, cada tres meses. 3.5 Mantenimiento del registro de declaraciones La gestión y el mantenimiento del Registro de regalos, atenciones y donaciones es responsabilidad del gerente de Implementación de integridad de negocio de Supply Chain (detallado en el Apéndice 1) Dicho gerente elaborará un informe mensual que marcará una tendencia en la naturaleza, la frecuencia y el valor de las declaraciones. 3.6 Transparencia del procedimiento Estará disponible una copia del documento en Eureka! y en el sitio web externo del Grupo Anglo American con el fin de garantizar la correcta aplicación del Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Supply Chain. 3.7 Consultas sobre el procedimiento Los trabajadores deben consultar al gerente de Implementación de integridad de negocio de Supply Chain o a un miembro del Equipo de Liderazgo de Supply Chain (u otra persona responsable según se indica en el Apéndice 1) sobre cualquier artículo que se encuentre fuera del alcance de este procedimiento o cuando haya dudas sobre su aplicabilidad. 3.8 Comunicación con el proveedor En caso de que a un trabajador le ofrezcan un regalo o reciba un regalo, una atención o una cortesía, el receptor deberá rechazar el regalo y enviar una nota de cortesía a fin de: agradecer al proveedor por su gentileza y 11

12 detallar los principios del Procedimiento de regalos, atenciones y cortesía de Supply Chain (consulte el Apéndice 2 para obtener un modelo de carta que puede enviar a los proveedores). 3.9 Suministro de regalos, atenciones y cortesías a los proveedores Se puede esperar el ofrecimiento de regalos mutuos y de cortesías adecuadas cuando existe el interés de respetar prácticas culturales y promover las relaciones con los proveedores, en los siguientes casos: Se debe solicitar el permiso por escrito del Director del Grupo de Supply Chain o de un miembro del SCLT antes de entregar el regalo o la cortesía El trabajador que ha hecho el ofrecimiento debe conservar registros por escrito de la autorización de los regalos que se entreguen o se ofrezcan a los proveedores; dichos registros deben enviarse a BusinessIntegritySC@angloamerican.com para lograr transparencia Se debe respetar la política del potencial receptor de regalos, atenciones o cortesías antes de hacer el ofrecimiento Es responsabilidad del trabajador de Anglo American garantizar que el receptor del regalo o la atención cumpla con el Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Supply Chain. 12

13 4. CONTRAVENCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Incumplimiento de este procedimiento Este procedimiento fue creado para garantizar que los trabajadores conozcan las reglas sobre la aceptación o la donación de regalos, atenciones, cortesías y donaciones. Anglo American ofrece orientación y directivas adecuadas sobre este procedimiento con el objetivo de reducir los posibles riesgos de reputación por aceptar u ofrecer regalos, atenciones y cortesías y, de este modo, proteger los intereses del proveedor y los de Anglo American Como tal, el incumplimiento de este procedimiento se considera una ofensa grave y puede dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias según se establece en los procedimientos disciplinarios, incluidos aquellos descritos en la Política de Integridad comercial Nos comprometemos a informar todos los casos de corrupción y otras formas deshonestas a las autoridades competentes y a iniciar acciones penales contra los individuos correspondientes y exigiremos compensación por cualquier pérdida que haya surgido de dichas acciones Además de una posible acción civil y penal en caso de que se produzca un incumplimiento deliberado de este procedimiento, la medida disciplinaria puede incluir mayores sanciones y el despido inmediato Si los trabajadores creen que sus acciones o las acciones de alguna otra persona han infringido o pueden haber infringido este procedimiento, deben notificar al jefe de línea o a la línea de fraude (por ejemplo, Speak Up) a la mayor brevedad posible. 4.2 Speak Up El servicio de Speak Up ofrece un medio confidencial y seguro para que los trabajadores, contratistas, proveedores, socios de negocio y demás grupos de interés externos puedan informar y plantear problemas de conducta que sean contrarios a nuestros valores y normas. Speak Up funciona con empresas independientes (ubicadas en las regiones donde opera Anglo American) que brindan la posibilidad de comunicarse vía telefónica, por y en línea. La prestación está disponible 24 horas al día, siete días a la semana e incluye servicios de traducción. En la parte inferior de cada página de Eureka! aparece un enlace al servicio de Speak Up. Es posible acceder a Speak Up a través de o enviando un a anglocorp@anglospeakup.com. Anglo American no tendrá tolerancia hacia ningún tipo de represalia tomada en contra de los trabajadores o proveedores que comuniquen problemas de buena fe. Se investigarán las intimidaciones, los acosos o las acusaciones de represalia hacia un trabajador o proveedor por parte de otra persona que se produzcan como producto de alguna llamada a Speak Up y se tomarán las medidas pertinentes, como la aplicación de una medida disciplinaria e incluso el despido del trabajador responsable de dichas represalias. 13

14 5. POLÍTICAS GLOBALES RELACIONADAS Los hipervínculos que se encuentran a continuación son políticas y otras referencias que deben leerse junto con este procedimiento: 5.1 Política de Integridad comercial. Es responsabilidad de los trabajadores familiarizarse con esta Política del Grupo que se encuentra en las Políticas del Grupo en el espacio de Eureka! 5.2 Existe una versión externa de esta política para los proveedores y otras audiencias en el siguiente enlace: 6. INFORMACIÓN DE CONTACTO Y ACLARACIONES SOBRE EL PROCEDIMIENTO Si tiene alguna duda, contáctese con el gerente de Implementación de integridad de negocio de Supply Chain o con un miembro del Equipo de Liderazgo de Supply Chain (u otra persona responsable según se indica en el Apéndice 1) si desea obtener información sobre cualquier artículo que se encuentre fuera del alcance de este procedimiento o cuando haya dudas sobre la aplicabilidad del presente documento. 7. CONTROL DE VERSIÓN Y DOCUMENTO Naturaleza de la revisión de la versión anterior Versión Descripción de la revisión Fecha de la revisión Versión 1 Versión 2 Procedimiento de Supply Chain: regalos, atenciones y donaciones, primera versión Procedimiento de Supply Chain: regalos, atenciones y donaciones, segunda versión 1 de febrero de de diciembre de 2013 Autor de la revisión Hannes Britz Linda Wedderburn Wandile Mashoba Brandon Knight Ashlin Ramlochan 14

15 APÉNDICE 1: LISTA DE CONTACTOS CLAVE DENTRO DE SUPPLY CHAIN Bruce Crane (Reino Unido) Director del Grupo de Supply Chain/Defensor de Integridad de negocio de Supply Chain Equipo de liderazgo de Supply Chain Consulte el organigrama de Supply Chain en el espacio de Eureka! correspondiente si desea obtener más información. Tijen Diraz (Sudáfrica) Socio de negocio de Supply Chain: RR. HH. David Netshieneulu (Sudáfrica) Gerente de Implementación de integridad comercial de Supply Chain 15

16 APÉNDICE 2: MODELO DE NOTA PARA ENVIAR A LOS PROVEEDORES CUANDO ÉSTOS OFRECEN REGALOS, ATENCIONES, CORTESÍAS O DONACIONES Nombre de la empresa Nombre del edificio/nombre de la calle Ciudad Provincia/Código postal/país Día mes año Estimado Sr./Sra.: Asunto: Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Anglo American Muchas gracias por su regalo [especificar el nombre del regalo, la atención o la cortesía, si se lo conoce], que recibimos el [fecha y detalle]. Apreciamos el gesto y valoramos el esfuerzo para asegurarse de que el regalo sea recibido. Dentro del entorno en el que trabajamos, reconocemos que el ofrecimiento o la recepción de regalos o atenciones pueden ser usuales y vistos como un gesto de buena voluntad. Sin embargo, con mucho respeto, me veo obligado a rechazar el regalo de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento global de regalos, atenciones y cortesías, vigente en Anglo American desde Como organización, nos comprometemos a promover buenas relaciones con todos los grupos de interés y trabajar con nuestros proveedores para asegurar que los procesos sean transparentes y que se apliquen de igual manera en toda nuestra organización. A modo de referencia futura, le pido amablemente que no ofrezca regalos, atenciones, cortesías ni donaciones como muestra de agradecimiento o buena voluntad. Me encuentro comprometido con nuestros procedimientos y políticas empresariales y a continuación le envío un enlace de la Política de integridad de negocio de Anglo American. Esperamos poder entablar una buena relación y lo invitamos a consultar cualquier duda o hacer comentarios sobre nuestras Políticas o Procedimientos a mi persona o al Equipo de integridad de negocio de Supply Chain, BusinessIntegritySC@angloamerican.com, que se encuentra en copia en esta carta. Atentamente Nombre y apellido Puesto de trabajo T: +00 (0) nsurname@angloamerican.com 16