Guía de importación de documentos

Transcripción

1 Guía de importación de documentos Consideraciones El sistema Administrador cuenta con una opción para poder importar documentos a través de un archivo ASCII (.csv o.txt). Para este proceso se tiene que considerar el layout de generación el cual puede descargarlo en: Los datos requeridos para importar un documento son los que están en negrita dentro de la columna llamada Campo del archivo de layout, significando que deben estar presentes en el archivo ASCII a importar. Si el campo es de tipo string (cadena) pero no se muestra en negritas, podrá quedarse vacío. Cuando no se tenga un dato a llenar deberá indicarse 0 (cero) si el campo es de otro tipo p.ej. Real, Boolean, etc.

2 Si al importar un documento no existe el cliente de éste o alguno de sus productos, el proceso de importación los puede dar de alta, para lo que es necesario que el archivo ASCII que se importe, considere todos los datos requeridos de los clientes y/o productos. Además, si algún proceso (pe. Factura electrónica) requiere de alguna información de estos catálogos, deberá indicarse todos los datos correspondientes. NOTA: Un archivo ASCII podrá contener uno o varios documentos. El sistema revisa el contenido y procesa toda la información. Creación de archivo layout La creación del archivo de layout se recomienda realizarla en Excel. Para crear nuestro archivo de layout deberemos tener a la mano nuestro documento de layout y tener conocimiento de los datos que nos muestra. No Descripción del campo Tipo Tamaño Campo A 1 D Documento D-FACC Documento con la clave del tipo de documento a crear. La clave debe existir en el catálogo de tipos de documentos del sistema administrador String 6 ID Este dato corresponde a la columna donde será capturado en Excel. 2. Contador de campos (No se usa es dato de referencia) 3. Contenido o dato a capturar en la celda de Excel, dependerá del tipo y tamaño. 4. Tipo de dato a capturar: a. String; Dato alfanumérico (abcd o 1234 o a1b2c3) b. Date: Fecha (01/01/2017) c. Boolean: Dato lógico solo 1 o 0 (1 = SI, 0 = NO) d. Real: Numero con decimales (1.25) e. Integer: Numero sin decimales ( ) f. DateTime: Fecha y Hora (01/01/ :00:00 am) g. Time: Hora (12:00:00 pm) 5. Tamaño del campo (número máximo de caracteres a usar) 6. Identificador del campo en el sistema Administrador (No se usa es dato referencial)

3 Para generar el layout iniciaremos abriendo nuestro documento de importación de documentos de facturación Y Excel en una hoja nueva

4 El archivo de layout se conforma en dos partes el encabezado y las partidas. El encabezado son los datos principales de nuestra factura si lo vemos en el sistema es la parte superior de nuestra factura Las partidas es el desgloce o productos que contendra nuestra factura, en el sistema seria la parte de abajo del encabezado. Del mismo modo que en nuestra factura se secciona en dos partes nuestro archivo de layout se formara en dos partes. El encabezado se indicara en la primer fila la cual se identificara con una letra D (Documento) y las partidas se pondran en la(s) siguiente(s) fila(s) identificandola(s) con una P(Partida) Un archivo podrá contener uno o varios documentos siguiendo la misma estructura

5 La base general para crear el layout es formarlo de acuerdo a nuestro documento y llenando las columnas en Excel en la posición que se indica y de acuerdo al tipo de dato que marca el campo. Ejemplo: La Columna A de Excel corresponde a la letra A de nuestro documento en donde de acuerdo a la descripción del Campo debemos poner la letra D para referenciar que esa fila corresponde a los datos generales del documento. La columna B de Excel corresponde a la letra B del documento donde se pone la serie en caso de manejarla. Y así sucesivamente se van llenando los campos como indica nuestro documento de Word.

6 En caso de que los documentos que deseemos importar pertenezcan a un cliente que aún no se haya dado de alta en nuestro catalogo se podrá registrar con la importación para ello debemos considerar lo siguiente: Los campos del 51 al 105, son para dar de alta el cliente cuando este no existe en el catálogo. Por lo anterior si deseamos dar de alta nuestro cliente desde el layout deberemos llenar los campos de las celdas de la AY (campo 51) hasta la celda DA (campo 105) Al terminar de llenar nuestro archivo en la fila de Documento debera quedarnos como se muestra en la imagen: Posteriormente deberemos agregar en la siguiente fila los datos de las partidas asignando en la celda A2 el identificador P

7 Del mismo modo que con la fila de Documento deberemos formar la fila de las partidas realizándolo de acuerdo a nuestro documento y llenando las columnas en Excel en la posición que se indica y de acuerdo al tipo de dato que marca el campo. Ejemplo: La Columna A de Excel corresponde a la letra A de nuestro documento de la sección de partidas en donde de acuerdo a la descripción del Campo debemos poner la letra P para referenciar que esa fila corresponde a los datos de las partidas. La columna B de Excel corresponde a la letra B del documento donde se pone la Clave del producto. Y así sucesivamente se van llenando los campos como indica nuestro documento de Word. En caso de que los documentos que deseemos importar contengan productos que aún no se hayan dado de alta en nuestro catalogo se podrá registrar con la importación para ello debemos considerar lo siguiente: Los campos del 26 al 70, son para dar de alta el producto cuando este no existe.

8 Por lo anterior si deseamos dar de alta nuestro cliente desde el layout deberemos llenar los campos de las celdas de la AA (campo 26) hasta la celda BR (campo 70) Al terminar de llenar nuestro archivo en la fila de Partidas debera quedarnos como se muestra en la imagen: Si se desea se pueden agregar mas partidas posteriormente o incluir mas documentos. Una vez terminado nuestro archivo de layout procederemos a guardarlo en formato CSV (delimitado por comas).

9 Recomendaciones: a) Guardar el documento como Archivo CSV (delimitado por comas) (*.csv). b) Los números deben de estar con formato de celda de número sin otro signo de puntación, de pesos o porcentaje, a excepción de los que manejen decimales en ellos si se puede usar el punto. c) Para las claves de producto o clientes si se manejan con estructura p.ej deberán ponerse sin guion ejemplo: d) En los campos que son de tipo cadena o string se recomienda configurar la celda de tipo Texto. Con nuestros campos correctamente configurados, crearemos un archivo CSV, dentro del programa de Excel puede guardar el archivo con el comando Archivo, Guardar Como, y seleccionar archivo CSV (Delimitado por comas). Cerramos nuestro documento, y podemos importarlo.

10 Importación Para realizar el proceso de importación deberemos tener ya creada nuestra empresa y configurada para Timbrar. Abrimos nuestra empresa y entramos al menú de: Principal Facturación Importar Desde un archivo ASCII Se mostrara la ventana de importación:

11 Origen Archivo: Importar clientes: Indicaremos la ruta donde esta guardado nuestro archivo CSV Activaremos el box si nuestro archivo de importacion cuenta con un cliente nuevo para dar de alta en el catalogo. Importar monedas: Activaremos el box si nuestro archivo de importacion cuenta con una moneda nueva para dar de alta en el catalogo de monedas y asociarla a un cliente nuevo. Importar agentes: Activaremos el box si nuestro archivo de importacion cuenta con un agente nuevo para dar de alta en el catalogo de Agentes y asociarla a un cliente nuevo. Importar productos: Activaremos el box si nuestro archivo de importacion cuenta con un productos para dar de alta en el catalogo de productos. Importar pedimentos: Activaremos el box si nuestro archivo de importacion cuenta con productos pedimentados. Importar lotes: Activaremos el box si nuestro archivo de importacion cuenta con productos con lotes. Destino Tipo de Documento: Podremos seleccionar el tipo de documento que se usara para la importación si nuestro layout no lo contiene. Una vez configurada nuestra ventana de importacion damos clic sobre el botón.

12 Se mostrara una ventana de alerta sobre el proceso damos clic sobre el boton Si se tiene configurado el timbrado en linea solicitara el password de la llave privada. Una vez que se asigna el password se realizara el proceso de importacion mostrando una ventana con el progreso y el envio del timbrado. Finalizando con un resumen del proceso de importación.

13 Por último dentro del módulo de facturación podremos visualizar e imprimir nuestra factura.