MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACCION CIVICA Y CULTURAL H. AYUNTAMIENTO DE PUERTO PEÑASCO, SONORA

Transcripción

1 2015 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACCION CIVICA Y CULTURAL H. AYUNTAMIENTO DE PUERTO PEÑASCO, SONORA

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AccSo"<?NX * «C u l t u r a l INTRODUCCION El presente Manual de Procedimientos contempla el conjunto de normas y procedimientos que reglamentan las actividades de la Dirección de Acción Cívica y Cultural. El Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir como instrumento de apoyo en el Funcionamiento Institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección de Acción Cívica. Contemplando la descripción de los procedimientos realizados, así como las políticas que se rigen para la elaboración de los procedimientos.

3 VISION La Dirección de Acción Cívica y Cultural estará encaminada a promover, preservar y difundir las tradiciones Culturales y Cívicas. Brindarle a la Comunidad a través de diferentes eventos locales, nacionales e internacionales tiempo de esparcimiento y/o conocimiento histórico, buscando siempre los elementos necesarios para el cumplimiento de los objetivos trazados en Plan de Desarrollo Municipal. MISION Lograr que la expresión Cultural y Artísticas de nuestro municipio tenga accesible los medios para difundirse, promover y fomentar la preservación tanto del Patrimonio cultural como nuestra identidad regional. Planificar los Eventos Cívicos del Gobierno Municipal en plena concordancia con autoridades educativas, militares, instituciones y civiles respetando cuidadosamente el calendario Cívico Nacional y Estatal. Honradez Sinceridad. Lealtad. VALORES Los principios con los cuales se desempeña la Dependencia de Acción Cívica y Cultural son: Imparcialidad. Eficiencia. Transparencia. Compromiso. Respeto. Compañerismo.

4 MARCO JURIDICO Todos los Servidores Públicos del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco deben realizar sus funciones de acuerdo a lo establecido en las siguientes Leyes aplicables: I. II. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. III. Ley del Gobierno y Administración Municipal para el Estado de Sonora. IV. V. VI. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Sonora y de los Municipios. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado de Sonora. Ley de Servicio Civil para el Estado de Sonora.

5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACCION CIVICA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural. NOMBRE DEL PROCESO: Eventos Cívicos. RESPONSABLE DEL PROCESO: 1.- OBJETIVO: Describir el proceso para la realización de Eventos Cívicos con el fin de cumplir con los Eventos calendarizados anualmente. 2.- ALCANCE: Este mapa de procesos, tiene alcance a toda la comunidad. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Calendarizar las fechas de los Eventos Cívicos. Invitar a Funcionarios, Escuelas, Comunidad en general. Que los Eventos se lleven a cabo en el lugar, hora y día que se programe. En Responsabilidad del Solicitante: Programar con esta Dependencia con anticipación los Lunes Cívicos. Su asistencia en los Planteles Educativos en los Lunes Cívicos. 4.- DEFINICIONES: Coordinar: Concertar medios, esfuerzos, etc., para una acción común. Ciudadano: Persona física de sexo Femenino y/o Masculino de nacionalidad mexicana. Ayuntamiento: Es el cuerpo de representación popular que ejerce el poder Municipal, integrándose como un órgano colegiado de pleno carácter democrático, siendo este la autoridad más inmediata y cercana del pueblo. Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Cívico: Perteneciente o relativo al patriota o a la patria.

6 Comunidad: Conjunto de personas de un pueblo, región o nación. Calendarizar: Fijar anticipadamente las fechas de ciertas actividades a lo largo de un periodo. Sector Educativo: Grupo de personas pertenecientes a la educación. Funcionarios: Persona que se desempeña un empleo público. Plantel: Establecimiento, lugar o reunión de gente en que se forman personas hábiles o capaces en algún ramo del saber, profesión, ejercicio, etc.

7 5.- DESARROLLO Matriz EPS ENTRADAS (INSUMOS) INFORMACION Planeación de acuerdo de Fechas a Conmemorar. INSTALACIONES Y EQUIPO Oficina en buen estado y Confort. Equipo de cómputo en buen estado. RECURSOS HUMANOS Personal requerido y Capacitado. MATERIALES Material y equipo de oficina En general. PROCESO (ACTIVIDADES) ACTIVIDADES 1. Elaborar Plan Anual de las fechas Cívicas a Conmemorar. 2. Acción Cívica, en coordinación con Secretaria de Ayuntamiento hacen la Calendarización bimensual para conmemorar fechas cívicas con toda la comunidad y en ocasiones con la escuelas (Lunes Cívicos). 3. Coordinarse con Instituciones Municipales y/o Escuelas en el Evento Cívico a realizar. 4. Invitar a través de oficios a Funcionarios y regidores para su asistencia, así como personal educativo y militar. 5. Realizar el programa que se llevará a cabo en el Evento. 6. Llenar formato de requerimiento de necesidades para el evento. 7. Solicitar al que le corresponda las necesidades materiales y/o humanos que se requieren. 8. Llevar a cabo el programa en la fecha señalada del evento. (Toma de evidencias). 9. Hacer informe por escrito con sus respectivas evidencias y archivarlo SALIDAS (PRODUCTOS PRODUCTO ) Realización del Evento Cívico.

8 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO i.tenar :

9 5.3 DIAGRAMA DE INTERACCION RECIBE PROCESO DE INTERACCION OFRECE Recursos (Material) Recursos (Material) Presencia Presencia, Servicio de Escolta y Banda de Guerra Servicio de Escolta y Banda de Guerra Autorización Recursos (Material) Tesorería Secretaria Municipal Comunidad Servicio Educativo Sector Militar Presidencia Administración Interna -Oficios -Invitaciones -Oficios Invitaciones -Conocimiento -Histórico -Valores -Conocimiento -Histórico -Valores -Oficios -Invitaciones -Oficios Invitaciones -Eventos -Oficios

10 5.4. CRITERIOS DEL PROCESO: Criterio 1. Todos los eventos deben estar previamente calendarizados para su realización. Criterio 2. Tener bien definidas las fechas, lugar y hora en la que se llevaran a cabo los Eventos. Criterio 3. La Dependencia debe de hacer la invitación a los Funcionarios, así como al Sector Educativo y Comunidad. Criterio 4. Debe de contar con la Escolta para el Evento Cívico. Criterio 5. En programa se debe de incluir una reseña histórica alusiva a la fecha a Conmemorar. 6. REFERENCIA DOCUMENTAL. -Documentos Internos: Informes por Evento. Reglamento Interno Municipal. -Documentos Externos: Reporte Trimestral. Ley de Acceso a la Información. 6.1 REGISTRO Y TIEMPOS DE RECEPCION. CODIGO NOMBRE TIEMPO DE RETENCION Informes de los Eventos con 1 año Evidencias.

11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACCION CIVICA 88 3 tykb L ultural UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural. NOMBRE DEL PROCESO: Eventos Culturales. RESPONSABLE DEL PROCESO: 1.- OBJETIVO: Describir el proceso de la Organización y Elaboración para llevar a cabo los diferentes Eventos Culturales de acuerdo a la Calendarizacion de estos. 2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General, Sector Educativo y Funcionarios Públicos. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsable del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental: Calendarizar los Eventos Culturales que se llevaran a cabo en todo el año. (Plan Anual). Dar a conocer a la comunidad todos los Eventos que se realicen. Que estos Eventos se lleven a cabo en un lugar, fecha y hora indicada. Esta dependencia tiene la autoridad de Programar sus actividades. 4.- DEFINICIONES: Cultural: Conjunto de modas de vida y costumbres, conocimiento y grado de desarrollo artístico, científico, industrial en una época o grupo social, etc. Organización: Asociación de personas reguladas por un conjunto de normas de función de determinados fines. Ayuntamiento: Es el cuerpo de representación popular que ejerce el poder Municipal, integrándose como un órgano colegiado de pleno carácter democrático, siendo este la autoridad más inmediata y cercana del pueblo. Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Difusión: Extensión, dilatación viciosa en lo hablado o escrito.

12 . Calendarizar: Fijar anticipadamente las fechas de ciertas actividades a lo largo de un periodo. Sector Educativo: Grupo de personas pertenecientes a la educación. Funcionarios: Persona que se desempeña un empleo público.

13 5.- DESARROLLO Matriz EPS ENTRADAS (INSUMOS) INFORMACION Planeación de acuerdo de Fechas Calendarizadas. INSTALACIONES Y EQUIPO Oficina en buen estado y Confort. Equipo de cómputo en buen estado. RECURSOS HUMANOS Personal requerido y Capacitado. MATERIALES Material y equipo de oficina En general. PROCESO (ACTIVIDADES) ACTIVIDADES De acuerdo al Plan Anual, se calendarizaran los Eventos Culturales. Se llena la hoja de requerimiento de acuerdo a las necesidades del Evento. Se solicita la participación de Escuelas y/o Comunidad en general o compañías teatrales, musicales, etc. Para la participación en el evento programado. Se hace la invitación y/o difusión a través de medios de comunicación y/o Escuelas (volantes, trípticos, carteles, lonas, etc.). Se solicitan las necesidades a la Dependencia correspondiente. Se invitan a través de oficios a los funcionarios del Ayuntamiento. Se lleva a cabo el Evento en el día, lugar y hora señalada. Se hace por escrito el informe del Evento, con sus respectivas evidencias y se archiva. SALIDAS (PRODUCTOS) PRODUCTO Realización del Evento.

14 5.2 DIAGRAMA DE FLUJO..

15 5.3 DIAGRAMA DE INTERACCION RECIBE PROCESO DE INTERACCION OFRECE Recursos (Material) Recursos (Material) Presencia, Baile, Canto, Poesia, etc. Presencia, Baile, Canto, poesía, etc. Autorización Recursos (Material) Tesorería Secretaria Municipal Comunidad Servicio Educativo Presidencia Administración Interna Oficios Invitaciones Oficios Invitaciones Diversión Recreación Esparcimiento. Diversión Recreación Esparcimiento. Oficios Invitaciones Eventos Oficios

16 5.4. CRITERIOS DEL PROCESO: Criterio 1. Todos los eventos deben estar previamente calendarizados para su realización. Criterio 2. Tener bien definidas las fechas, lugar y hora en la que se llevaran a cabo los Eventos. Criterio 3. La Dependencia debe de hacer Pública a la Comunidad la realización de estos Eventos. Criterio 4. Debe de contar con números Culturales, baile, canto, poesía, etc. 6. REFERENCIA DOCUMENTAL. -Documentos Internos: Informes por Evento. Reglamento Interno Municipal. -Documentos Externos: Reportes Trimestrales. Ley de Acceso a la Información. 6.2 REGISTRO Y TIEMPOS DE RECEPCION. CODIGO NOMBRE TIEMPO DE RETENCION Informes de los Eventos con 1 año Evidencias.

17 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACCION CIVICA 88 3 tykb L ultural UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural. NOMBRE DEL PROCESO: Talleres Culturales de la Casa de la Cultura. RESPONSABLE DEL PROCESO: 1.- OBJETIVO: Describir el proceso de las diferentes actividades que se llevan a cabo por la Casa de la Cultura. 2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsable de esta Dependencia dar a conocer los Talleres que se imparten en la Casa de la Cultura. Dar a los usuarios, recibos de los pagos de los Talleres. Es responsabilidad de los maestros de los Talleres presentarse los días y horas señaladas para las clases. Esta Dependencia tienen la autoridad de rechazar a quienes no cumplan con la edad requerida para el curso, así como aquellos que no realicen su pago en la fecha estipulada para ello. Es responsabilidad del solicitante: Hacer el pago de inscripción y mensualidad en las fechas señaladas por esta dependencia. Hacer por escrito la s solicitudes para un número artístico por parte de la Casa de la Cultura. 4.- DEFINICIONES: Cultural: Conjunto de modas de vida y costumbres, conocimiento y grado de desarrollo artístico, científico, industrial en una época o grupo social, etc. Dependencia: Oficina pública o privada, dependiente de otra superior. Taller: Escuela o Seminario de Ciencias o de artes.

18 Usuarios: Que habitualmente utiliza algo. 5. DESARROLLO. 5.1 MATRIZ EPS. ENTRADAS PROCESO (INSUMOS) (ACTIVIDADES) INFORMACION ACTIVIDADES Pago de Talleres o solicitud Casa de la Cultura de números artísticos (baile, organiza los Talleres que canto, etc.). se llevaran a cabo en el transcurso del año. INSTALACIONES Y Casa de la Cultura hace EQUIPO la invitación a toda la Oficina en buen estado y Comunidad para la Confort. integración a sus Equipo de cómputo en buen Talleres. estado. Se recibe al Usuario y le da la información RECURSOS HUMANOS requerida. Personal requerido y Capacitado. MATERIALES Instrumentos Musicales. se Se acepta a los Alumnos y hacen el pago correspondiente a su inscripción y mensualidad. Se extiende recibo al Usuario por parte de esta Dependencia. El dinero recaudado por inscripciones y mensualidades es usado posteriormente para el pago de Maestros. SALIDAS (PRODUCTOS) PRODUCTO Cursos de Talleres. Participación en otros Eventos ajenos a esta dependencia.

19 5.2 DIAGRAMA DE FLUJO

20 5.3 DIAGRAMA DE INTERRACION. RECIBE Pago a maestros de talleres PROCESO DE INTERACCIO Tesorería OFRECE -Oficios -Copias de recibo -Dinero Pago de Talleres, Asistencia Comunidad -Recibo Original -Taller Oficio Sector Educativo -Números artísticos (Baile, canto, etc.) -

21 5.4. CRITERIOS DEL PROCESO: Actividades de la Casa de la Cultura: Talleres. INVITACION. Criterio 1. La invitación a la Comunidad tiene que ser pública. INSCRIPCION. Criterio 2. Los alumnos deben contar con la edad establecida por el maestro. Criterio 3. Se debe hacer el pago de inscripción y el mes a cursar, para el ingreso al Taller. Criterio 4. Debe hacer un recordatorio a los alumnos para que se hagan los pagos correspondientes al mes que cursan. INVITACION. Criterio 6. El pago a los maestros se realizara de acuerdo al monto de las inscripciones a los Talleres. 6. REFERENCIA DOCUMENTAL. -Documentos Internos: Reglamento Interno Municipal. -Documentos Externos: No hay. 6.3 REGISTRO Y TIEMPOS DE RECEPCION. CODIGO NOMBRE TIEMPO DE RETENCION Oficios de petición de 1 año Eventos, Recibidos.

22 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACCION CIVICA 88 3 tykb L ultural UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural. NOMBRE DEL PROCESO: Talleres Culturales de la Casa de la Cultura. RESPONSABLE DEL PROCESO: 1.- OBJETIVO: Describir el proceso de las diferentes actividades que se llevan a cabo por la Casa de la Cultura. 2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsable de esta Dependencia dar a conocer los Talleres que se imparten en la Casa de la Cultura. Dar a los usuarios, recibos de los pagos de los Talleres. Es responsabilidad de los maestros de los Talleres presentarse los días y horas señaladas para las clases. Esta Dependencia tienen la autoridad de rechazar a quienes no cumplan con la edad requerida para el curso, así como aquellos que no realicen su pago en la fecha estipulada para ello. Es responsabilidad del solicitante: Hacer el pago de inscripción y mensualidad en las fechas señaladas por esta dependencia. Hacer por escrito la s solicitudes para un número artístico por parte de la Casa de la Cultura. 4.- DEFINICIONES: Cultural: Conjunto de modas de vida y costumbres, conocimiento y grado de desarrollo artístico, científico, industrial en una época o grupo social, etc. Dependencia: Oficina pública o privada, dependiente de otra superior. Taller: Escuela o Seminario de Ciencias o de artes.

23 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACCION CIVICA Cultura l UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural. NOMBRE DEL PROCESO: Biblioteca Pública Municipal. RESPONSABLE DEL PROCESO: 1.- OBJETIVO: Los Servicios que la Biblioteca proporciona tienen como objetivo vincular a la comunidad con los libros y desarrollar el gusto por lectura, asi como satisfacer sus necesidades de información y conocimiento, apoyando su desarrollo educativo y cultural. 2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad de esta Biblioteca mantener el orden de los libros de acuerdo a los temas. Ofrecer buena atención a los usuarios. Mantener en buen estado los libros. Dar mantenimiento a las computadoras del centro de cómputo. Fomentar el hábito por la lectura. Proporcionar el préstamo de libros a domicilio y entregar los requisitos para tramitar la credencial. Información a Usuarios. Es responsabilidad del solicitante: Traer requisitos para la credencial. Para visitas guiadas se reservaran con anticipación. 4.- DEFINICIONES: Fomentar: Impulsar y promover la lectura. Convocatoria: Invitaciones de concursos a realizarse ya sea a nivel local o estatal. Taller: Escuela o Seminario de Ciencias o de artes. Usuarios: Que habitualmente utiliza algo

24 5. DESARROLLO. 5.1 MATRIZ EPS. ENTRADAS (INSUMOS) INFORMACION -Servicios de la Biblioteca -Centro de Computo -Préstamo a Domicilio -Visitas guiadas INSTALACIONES Y EQUIPO Oficina en buen estado y Confort. Equipo de cómputo en buen estado. RECURSOS HUMANOS Personal requerido y Capacitado. MATERIALES -Computadoras -Material de oficina PROCESO (ACTIVIDADES) ACTIVIDADES 1. Tramite de Credencial para préstamo a domicilio requisitos: 2 Fotografías tamaño infantil. 1 Comprobante de domicilio. 1 Aval. La Vigencia de la credencial es por 2 años. Préstamo de libros para la Sala de Lectura. 3. Préstamo de computadoras a los usuarios. 4. Atender a los Alumnos de las diferentes Escuelas que visitan la Biblioteca. SALIDAS (PRODUCTOS) PRODUCTO Préstamo de Libros. Atención e información a los alumnos.

25 5.3 DIAGRAMA DE FLUJO.

26 5.4 DIAGRAMA DE INTERACCION. RECIBE PROCESO DE INTERACCION OFRECE - Oficios, libros e invitaciones INEGI -Estadísticas - Recurso (Material) Acción Cívica y Cultural -Informes - Oficios - Convocatorias - Libros - Oficios - Oficios Conaculta Escuelas -Estadísticas -Participación de escuelas - Información - Servicios de Biblioteca

27 5.4. CRITERIOS DEL PROCESO: Actividades de la Biblioteca Pública Municipal: Criterio 1. Información al Público en general. Criterio 2. El fomento a la Lectura en Niños, Jóvenes y Adultos. Criterio 3. Promover el préstamo de Libros a domicilio. Criterio 4. Invitar a las Escuelas a Participar en conjunto con la biblioteca. 6. REFERENCIA DOCUMENTAL. -Documentos Internos: Reglamento Interno Municipal. -Documentos Externos: No hay.

28 6.4 REGISTRO Y TIEMPOS DE RECEPCION. CODIGO NOMBRE TIEMPO DE RETENCION Informes de los Eventos con 1 año Evidencias.