Control Interno CONTROL INTERNO Y SUS SISTEMAS A IMPLEMENTAR EN LAS UNIONES DE CREDITO

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1 Control Interno CONTROL INTERNO Y SUS SISTEMAS A IMPLEMENTAR EN LAS UNIONES DE CREDITO

2 CONTENIDO 1. ANTECEDENTES E INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVOS 3. CARACTERISTICAS 4. ESTRUCTURA 5. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 6. ASPECTOS MÍNIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 7. DEFINICIONES Y PREMISAS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 8. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y FUNCIONES 9. PILARES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3 1. Antecedentes e Introducción C O N S I D E R A N D O Que la Comisión Nacional Bancaria y de Valores cuenta con facultades para emitir disposiciones de carácter general relativas a la integración y funcionamiento del comité de auditoría de las uniones de crédito, a fin de contribuir con su profesionalización, así como fortalecer, a través de la implementación de las mejores prácticas, la operación y funcionamiento de estas entidades financieras mediante la participación del referido comité de auditoría, en los diferentes mecanismos de control interno.

4 Introducción sobre Resolución CUIFE del 7 de octubre de 2014 RESOLUCIÓN QUE MODIFICA A LAS DISPOSICIONES DE CARACTER GENERAL APLICABLES A LAS ORGANIZACIONES AUXILIARES DEL CRÉDITO, CASAS DE CAMBIO, UNIONES DE CRÉDITO, SOCIEDADES FINANCIERAS DE OBJETO LIMITADO Y SOCIEDADES FINANCIERAS DE OBJETO MULTIPLE REGULADAS. ADICIONAN el TÍTULO SÉPTIMO con un Capítulo Tercero denominado Controles Internos

5 1. Antecedentes e Intreducción q Definición del control interno q Definición del Sistema de Control Interno q Describir la función de control interno dentro de la organización q Guías para el logro de un control interno sólido

6 Control Interno Definición Son políticas y procedimientos formalmente establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. q El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados. q El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.

7 Sistema de Control Interno Definición Se define Sistema de Control Interno, al conjunto de objetivos y lineamientos necesarios para su implementación, que establezcan las uniones de crédito con el propósito de: a) Procurar que los mecanismos de operación sean acordes con las estrategias y fines de las uniones de crédito, que permitan prever, identificar, administrar, dar seguimiento y evaluar los riesgos que puedan derivarse del desarrollo de su objeto social, con el propósito de minimizar las posibles pérdidas en que puedan incurrir. b) Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades entre sus órganos sociales, unidades administrativas y personal, a fin de procurar eficiencia y eficacia en la realización de sus actividades. c) Contar con información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa, que sea completa, correcta, precisa, íntegra, confiable y oportuna, y que contribuya a la adecuada toma de decisiones. d) Coadyuvar permanentemente a la observancia de la normatividad aplicable a las actividades de las uniones de crédito.

8 Control Interno (continuación ) q Las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo para asegurar que el sistema de control interno que diseñen e implementen se ajusten a su misión y generen efectivamente los resultados esperados. q El sistema de control interno es un mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es un objetivo o un fin en sí mismo. q El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas así como: - Manuales de funciones y procedimientos - Manuales de sistemas de información - Manuales de programas de selección, inducción y capacitación de personal

9 Control Interno (continuación ) q No hay control interno eficiente, si la organización no permite : a) Una evaluación continua del personal b) Voluntad de realizar ajustes que se requieran cuando los objetivos de la organización no se están cumpliendo, c) Sin orden, ni transparencia d) Sin cumplir las normas legales o los principios de eficiencia

10 Control Interno (continuación ) El control Interno compromete a todos los empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión. q Un proceso de transformación implica mejoramiento de una organización en: - El establecimiento de una estructura flexible y dinámica que permita asumir los retos de la misión organizacional. - Mayores y mejores niveles de productividad. - El logro de una gestión administrativa y financiera comprendida con altos niveles de calidad y racionalidad en los recursos. - Recurso humano motivado y capacitado. - Diseño de sistemas de planeación, información, operación, financieros, control y seguimiento como apoyo a la nueva cultura. - Transparencia y responsabilidad administrativa. - Excelencia en la prestación de los servicios.

11 2. Objetivos del Control Interno Objetivos? El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente del control interno se fundamenta al logro de los siguientes objetivos: - Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales. - Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización. - Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos. - Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la organización. - Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información. - Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir riesgos.

12 3. Características del Control Interno Características? q El control interno está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, de verificación, información y operacionales de la organización. q Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el control interno. q La auditoría interna, administración de riesgos o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del control interno de la organización, proponiendo las recomendaciones para mejorarlo. q El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización

13 Características del Control Interno Características? ( continuación ) q Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes. q Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización estén debidamente separadas. q Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la organización. q No mide desviaciones; permite identificarlas. q Su ausencia es una de las causas de las desviaciones. q El área de auditoría interna y administración de riesgos es una medida de control y un elemento de un sistema de control interno.

14 4. Estructura del Proceso de Control Interno Estructura? El proceso de control se encuentra bajo las siguientes condiciones: 1. Un término de comparación: Que puede ser un presupuesto, un programa, una norma, un estándar o un objetivo. 2. Un hecho real: El cual se compara con la condición o término de referencia del punto anterior. 3. Una desviación: Que surge como resultado de la comparación de los dos puntos anteriores. 4. Un análisis de causas: Las cuales han dado origen a la desviación entre el hecho real y la condición ideal. 5. Toma de acciones correctivas: Son las decisiones que se han de tomar y las acciones que se han de desarrollar para corregir la desviación.

15 Elementos de un Sistema de Control Interno q Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como específicas, además de la formulación de los planes operativos. q Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. q Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes. q Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. q Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos. q Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.

16 Elementos de un Sistema de Control Interno (continuación ) (Continuación ) q Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno. q Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada. q Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control. q Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión. q Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la organización. q Simplificación y actualización de normas y procedimientos

17 Elementos de un Sistema de Control Interno (continuación ) Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado Sistema de Control Interno son: a) Ambiente de control b) Los sistemas de contabilidad c) Los procedimientos de control

18 Ambiente de Control a) El ambiente de control Representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Factores: Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos. Estructura de la organización. Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos. Políticas y prácticas de personal. Influencias externas que afecten las operaciones y prácticas.

19 Sistemas de Contabilidad b) Sistema Contable Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza. Para que su sistema contable sea confiable debe contar con métodos que: Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración. Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificación. Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. Registren las transacciones en el período correspondiente. Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

20 Procedimientos de Control c) Procedimientos de control Se debe determinar la manera en la que son aplicadas las políticas y procedimientos, su uniformidad de aplicación y qué persona o sistema las ha llevado a cabo. Los procedimientos de control pueden ser de caracter: Preventivos; son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Detectivo; tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificadas por los procedimientos de control preventivos.

21 Procedimientos de Control Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos: a) Debida autorización de transacciones y actividades. b) Adecuada segregación de funciones y responsabilidades. c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. e) Verificaciones independientes de la actuación de otros y la adecuada evaluación de las operaciones registradas.

22 Consideraciones en el Control Interno Para realizar un análisis del Control Interno, se debe tomar en cuenta lo siguiente: Consideraciones Generales Tamaño de la entidad Características de la industria en la que opera Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas Requisitos legales aplicables Organización de la entidad Problemas específicos del negocio

23 Control Interno en la Organización Instancias responsables del Control Interno De acuerdo a estudios realizados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos el 90% de las empresas clasificadas como grandes en México cuentan con un departamento de auditoría interna propio, sin embargo, está función en algunas otras empresas queda subordinada a la Subdirección de Finanzas o el Departamento de Contraloría. Algunas estadísticas resultantes nos darán una idea clara de la ubicación e importancia de la auditoría interna dentro de la organización.

24 Control Interno en la Organización Jerarquía de los responsables del Control Interno dentro de la organización: 16% 34% 50% Dirección Subdirección o Contraloría Departamento Nivel al que reporta el responsable del Control Interno dentro de la organización: 50% 16% 34% Consejo de Administración / Comité de Auditoría Dirección General VP Finanzas

25 Control Interno en la Organización En la organización los principales actores involucrados en una auditoría son: el responsable del control interno y el Consejo de Administración / Comité de Auditoría. a) Responsable del Control Interno Es el agente encargado de dar seguimiento a las recomendaciones de una auditoría. Este debe informar a los auditados y al Consejo de Administración de los juicios y evaluaciones hechos durante las revisiones de seguimiento de resultados, además de resolver las consultas de las partes involucradas.

26 Control Interno en la Organización B) Consejo de Administración / Comité de Auditoría El Consejo de Administración debe monitorear el proceso de seguimiento de resultados poniendo especial énfasis en que se adopten las medidas recomendadas; así mismo debe asegurarse de que esas medidas sean las óptimas en relación a su costo beneficio.

27 Control Interno en la Organización Las personas que funjan como responsables del Control Interno deben poseer ciertos conocimientos, habilidades, disciplinas y experiencias escenciales en el desarrollo de sus funciones. Estas son entre otras: Pericia en la aplicación de normas, procedimientos y técnicas de Control Interno Fundamento de materias tales como economía, leyes comerciales, impuestos, finanzas, y sistemas computarizados Entendimiento de los principios de administración Pericia para aplicar principios y técnicas de contabilidad

28 Control Interno en la Organización Los Responsables del Control Interno deben mantenerse técnicamente competentes a través de la educación continua es decir, son responsables de continuar su desarrollo profesional para conservar su pericia profesional.

29 Control Interno en la Organización Como mantener un buen control Interno? q Delimitar las responsabilidades q Segregación de funciones q Dividir el procesamiento de cada transacción q Seleccionar funcionarios hábiles y capaces q Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información q Hacer rotación de deberes q Dar instrucciones por escrito q Evaluar los sistemas computarizados q Usar documentos prenumerados q Evitar el uso de dinero en efectivo q Identificar los puntos claves de control en cada proceso q Usar gráficas de control q Actualizar las medidas de seguridad q Usar indicadores q Hacer que la gente sepa por qué y para qué se hacen las cosas q Definir objetivos y metas claras y alcanzables.

30 Guías para el logro de un Control Interno Sólido Confiabilidad e integridad de la información.- debe revisarse la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional, así como los medios empleados para identificar, medir, clasificar y proporcionar dicha información. Cumplimiento con la políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.- deben revisarse los sistemas establecidos para asegurarse que cumplan satisfactoriamente con las instancias que puedan tener un impacto significativo en las operaciones e informes que lleva a cabo la empresa. Salvaguarda de los activos.- debe verificarse la existencia de los activos de la empresa y la salvaguarda de los mismos.

31 Planeación Desempeño pasado Situación actual Pronóstico. Expectativas de elementos externos Criterios e intuición directiva Expectativas del personal dentro de la empresa Valores directivos Identificación de potencialidades, peligros, oportunidades y debilidades. RETROALIMENTA CION Misión, visión y objetivos Estrategias y políticas Programas con curso estratégico RETROALIMENTA CION Planes y presupuesto a corto plazo

32 2) Revisar la estructura del Control Interno, obteniendo una comprensión suficiente del ambiente de control, del sistema contable y de los procedimientos de control establecidos. Estructura del Control Interno Ciclo de Efectivo e Inversiones Ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar Ciclo de Compras y C. por Pagar Ciclo de Remuneraciones al Personal Ciclo de Producción Ciclo de Activos Fijos Principales aplicaciones contables en las cuales se pueden agrupar las transacciones de la entidad Flujo de las transacciones a través del sistema de Contabilidad Objetivos específicos de control que se relacionan con las áreas de riesgo Procedimientos establecidos para alcanzar los objetivos específicos de control

33 Resumen del módulo q Preguntas y respuestas GRACIAS! Aldo Verduzco Patiño, CRISC Risk Advisory Services RSM Bogarín y Cia., S.C. T: +52 (33)

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