Guía para la organización del evento anual de RedEAmérica

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1 Guía para la organización del evento anual de RedEAmérica RedEAmérica ha desarrollado esta guía que busca orientar la organización del evento anual de RedEAmérica, que cada año tiene lugar en un país diferente. Esta guía recoge los aprendizajes de los eventos anteriores de la Red. En el marco del evento de RedEAmérica, se realizarán las siguientes actividades: Reunión de Junta Directiva, visita a proyectos, Foro Anual y Asamblea. En la organización de estas actividades, estarán involucradas las organizaciones que componen el nodo y la Dirección Ejecutiva de RedEAmérica. Dependiendo del tamaño del nodo anfitrión, se recomienda establecer dos comités: un comité temático y un comité logístico. 1. Definición de la agenda del evento En el marco del evento, se desarrollarán cuatro actividades distintas: junta directiva, visita a proyectos, foro y asamblea. Para tal fin, se requiere definir una agenda previa, de 3-4 cuatro días, para consultar con la Junta Directiva de RedEAmérica. En el evento de Cartagena, la agenda fue la siguiente (Anexo 1: Agenda del evento de Cartagena 2011): - 22 de marzo- reunión de junta directiva (en horas de la tarde) - 23 de marzo- visita a proyectos - 24 de marzo- foro anual - 25 de marzo- asamblea (en horas de la mañana) 2. Reunión de Junta Directiva La reunión de Junta Directiva estará a cargo de la Dirección Ejecutiva. Se requiere apoyo del nodo para definir el lugar donde se llevará a cabo (salón de hotel o sala de reuniones 1

2 de alguna de las fundaciones de la Red), transporte (en caso de ser necesario) y coffee break. En los eventos anuales de México (2009) y Lima (2010) la Junta Directiva se llevó a cabo en un salón del hotel. En el evento de Cartagena (2011) la Junta Directiva se realizó en la sede de la Fundación Mamonal. Esta Fundación se encargó del transporte y coffee break. 2. Visita a proyectos Se realizará una visita a proyectos a alguna experiencia de uno o más miembros del Nodo anfitrión. Se recomienda que la visita a proyectos: i) se realice en un lugar de fácil acceso; ii) permita la interacción con los miembros de la comunidad; iii) evidencie el acompañamiento dado por la fundación empresarial a la organización de base; iv) se enmarque en el enfoque de desarrollo de base, esto es: genere capacidades colectivas en las organizaciones de base, empodere a la comunidad, genere corresponsabilidad, promueva la sostenibilidad, genere capital social y promueva la democracia; v) permita un aprendizaje útil para los demás miembros de la Red. La visita a proyectos estará a cargo del Nodo anfitrión y de la Dirección Ejecutiva de RedEAmérica, quienes prepararán la agenda de trabajo. Se definirá la financiación de la misma de manera conjunta. Se deben tener en cuenta los siguientes gastos: transporte de los miembros de la Red a la visita al proyecto y alimentación. Se establecerá una fecha límite de inscripción a la visita a proyectos por parte de los miembros para poder prever con anticipación las necesidades logísticas. La fecha límite de inscripción, así como los detalles logísticos y recomendaciones generales serán transmitidos a los demás miembros de la Red por parte de la Dirección Ejecutiva. La dirección ejecutiva preparará una encuesta para evaluar el contenido y organización logística de la visita a proyectos, y recoger las recomendaciones de los asistentes. (Anexo 2a: Encuesta del evento de Lima 2010; Anexo 2b: Encuesta del evento de Cartagena 2011) En la visita a proyectos de Cartagena (2011), la Fundación Surtigas asumió los costos de la visita a proyectos: transporte terrestre hotel- muelle- hotel, desplazamiento para 60 personas en lancha y alimentación. (Anexo 3: Guía de la pasantía de Cartagena 2011) Por último, luego de realizar la visita a proyectos, se recomienda enviar una carta de agradecimiento a la comunidad, firmada por la Dirección Ejecutiva y por el Nodo. (Anexo 4: Carta de agradecimiento a la comunidad Cartagena 2011) 2

3 3. Foro anual El Foro Anual de RedEAmérica busca visibilizar a RedEAmérica y a sus miembros y discutir y profundizar los aspectos relacionados con el enfoque de desarrollo de base. Para la organización del foro anual, se recomienda conformar al interior del nodo un comité logístico y un comité temático. Es importante que el nodo, de manera conjunta con la Dirección Ejecutiva, defina una estrategia clara de financiamiento del foro. Los anteriores foros de RedEAmérica han tenido diversas estrategias de financiamiento. En el caso del evento de Lima (2010), los miembros del nodo anfitrión aportaron recursos para financiar el foro. En el caso del evento de Cartagena (2011) se financió el foro a través de patrocinios y cobro de inscripciones. Es importante tener en cuenta que el foro, además de ser un espacio de encuentro entre los miembros, de discusión, debate y aprendizaje, tiene también el potencial se ser una nueva fuente de recursos para la consolidación de la Red. El comité logístico se encargará, con el apoyo de la Dirección Ejecutiva, de definir el lugar donde se realizará el foro, teniendo en cuenta el número de asistentes estimado. Se recomienda contratar a un externo (agencia) que se encargue de todos los aspectos logísticos, para minimizar la carga de trabajo que implica la organización del evento. En el evento de Cartagena (2011) se contrató a una agencia especializada en organización de eventos, la cual se encargó de realizar la negociación con el hotel, inscripciones, recaudo de patrocinios y reservas de hotel. El comité logístico se encargará de tener un presupuesto detallado del costo del evento, el cual debe incluir lo siguiente: a. Alimentación para 180 personas aproximadamente (almuerzo, coffee break, estación de café permanente) b. Alquiler de salón c. Alquiler de equipos d. Coctel de clausura e. Traducción de conferencias (equipos y honorarios traductor) f. Personal de apoyo g. Pasajes aéreos de conferencistas h. Alojamiento de conferencistas i. Montaje de sitio web para realizar inscripciones y pago j. Fotógrafo k. Honorarios de la agencia 3

4 Se recomienda definir con la agencia las obligaciones de cada una de las partes (Anexo 5, Servicios de la agencia, Cartagena 2011). Se recomienda que la agencia se encargue de lo siguiente: - Recaudo de patrocinios e inscripciones. Esto incluye el seguimiento a los pagos y realizar los cobros correspondientes. - Manejo de proveedores, para el pago de los servicios requeridos en el marco del evento - Contabilidad de ingresos y costos. Se recomienda que la agencia presente reportes semanales de ingresos, y al finalizar el evento, presente un informe de ingresos y gastos. - Realizar las reservas de hotel y pasajes aéreos de los panelistas - Atender las solicitudes de reserva de hotel por parte de los asistentes al evento y enviar confirmaciones de las reservas - Reservar las instalaciones para el evento, de acuerdo a las solicitudes de RedEAmérica. para esto, se recomienda enviar a la agencia todas las especificaciones de organización, incluyendo: micrófonos, organización del salón, ayudas audiovisuales, número de asistentes - Registro e inscripciones durante el evento. se recomienda contar con personal que realice la inscripción de los participantes y entregue los materiales del Foro. Así mismo, se recomienda incluir un datáfono para el pago de la inscripción el día del foro. - Contratar el servicio de traducción simultánea (equipos y traductores simultáneos reconocidos) - Elementos y materiales. Se recomienda que la agencia se encargue del diseño del backing del evento, los habladores, pendones de patrocinadores, stands, arreglos de mesa principal. Para esto, se debe solicitar a los patrocinadores el logo. Se recomienda que el pendón incluya el logo del patrocinador, el logo del foro y el logo de RedEAmérica (Anexo 6: Fotografía de pendones del evento de Cartagena 2011) - Protocolo. Se recomienda que la agencia se encargue de la organización y montaje del salón (pendones, disposición de la mesa principal, banderas). (Anexo 7, Montaje del salón, Cartagena 2011) Se recomienda definir un guión para la presentación del foro (Anexo 8, Guión de la presentación del Foro de Cartagena 2011) Logo del foro Es importante diseñar un logo con el nombre del foro. El logo puede ser diseñado por la agencia encargada de la logística o por alguno de los equipos de comunicaciones de las organizaciones del nodo, siguiendo los lineamientos del manual de identidad de RedEAmérica. 4

5 Este logo será la imagen del foro, que se incluirá en el sitio web de RedEAmérica, y acompañará las diferentes piezas del evento (pendones, backing, etc). Así mismo, el logo podrá ser incluido como un banner en los sitios web de los miembros, con un enlace al sitio web de RedEAmérica. En el foro de Cartagena (2011) el diseño del logo fue realizado por el equipo de comunicaciones de la Fundación Surtigas. (Anexo 9: Logo del evento de Cartagena 2011) Patrocinios Si el evento va a financiarse a través de la venta de publicidad, es importante definir qué artículos pueden ofrecerse para la venta: pendones, stands, coffee break, logo en escarapela y agenda, almuerzo, coctel de clausura, libretas, logo en bolsas para asistentes, entre otros. Se debe definir con claridad quiénes realizarán las gestiones de patrocinio, y cómo se realizará el trámite para confirmación y pago del mismo. Se recomienda que la agencia o el personal de apoyo logístico se encargue de la labor de recaudo, confirmación del patrocinio y se encargue de ultimar todos los detalles logísticos. La agencia o el personal encargado de la logística, debe encargarse de solicitar a los patrocinadores el logo, en los casos en que se requiera. Así mismo, en los casos en que haya stands, se realizarán los arreglos directamente con los patrocinadores. Se recomienda realizar un seguimiento semanal a los patrocinios, para conocer si se están logrando los patrocinios requeridos para cubrir los gastos del evento. En el evento de Cartagena (2011), los miembros del nodo realizaron una lista de posibles financiadores, y definieron responsables para realizar el contacto con estas empresas (Anexo 10: Cuadro de seguimiento a patrocinios Foro de Cartagena 2011). A ellos, enviaron información sobre los artículos de publicidad a la venta (Anexo 11: Brochure de publicidad a la venta Foro de Cartagena 2011). La reserva de los artículos como pendones, stands, logo en agenda, etc, se realizó a través de un formulario en el sitio web de RedEAmérica. Con base en la información recibida, la agencia contratada contactaba a los patrocinadores para definir la forma de pago y ultimar detalles. La agencia de logística fue la encargada de realizar los pendones, los cuales incluyeron el logo de RedEAmérica, el logo del Foro y el logo del patrocinador (Anexo 9) Se recomienda enviar a los patrocinadores una nota de agradecimiento. (Anexo 12: Carta de agradecimiento a patrocinadores del evento de Cartagena 2011). Inscripciones 5

6 Es importante definir si se cobrará la inscripción al foro. Se recomienda definir una política de inscripciones y cortesías, en caso de cobrar la inscripción. Se recomienda garantizar que al menos dos miembros de cada fundación de la Red puedan asistir sin pagar. Así mismo, es importante definir si los aliados a la Red deben cancelar inscripción. En el evento de México (2009) y Lima (2010) no se cobró la inscripción a los miembros de la Red. En el evento de Cartagena (2011), se dio un cupo de dos asistentes por cada fundación, y se cobró la asistencia de más de dos asistentes. Así mismo, todos los externos a la Red pagaron inscripción. El valor de la inscripción del evento fue de U$ 100. Se calculó que al evento asistirían 180 personas, de las cuales el 50% serían miembros de la Red y el 50% externos. Las inscripciones a través del sitio web facilitan la organización del foro. Es importante diseñar un formulario de inscripción al foro (Anexo 13: Formulario online de inscripción al Evento de Cartagena 2011). La Dirección Ejecutiva enviará a los miembros la información sobre el procedimiento de inscripción. En las piezas de promoción del evento (comunicado de prensa, flyer, etc) se remitirá al sitio web de RedEAmérica para realizar las inscripciones. Se recomienda que al momento de inscripción al evento, se reciba una nota de confirmación automática al evento. Si se va a realizar el cobro de inscripciones, es importante que el pago pueda realizarse a través del sitio web, y pagar con tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Es importante que la agencia o el personal de apoyo se encargue de efectuar el cobro de la inscripción. Se recomienda que aquellos asistentes que no hayan efectuado el pago, queden preinscritos, y se envíe un mensaje dando plazo para pagar. Al momento de efectuar el pago, se recomienda enviar un mail de confirmación del pago. Se recomienda que el comité logístico tenga acceso al listado de inscripciones. De no ser así, es importante solicitar uno o dos reportes semanales a la agencia encargada de la logística, para monitorear el número de inscritos y diseñar estrategias para incrementar el número de asistentes. En el evento de Cartagena (2011), la agencia encargada de la logística enviaba semanalmente el listado de inscritos. Es importante revisar semanalmente el listado de inscritos, de manera conjunta con la Dirección Ejecutiva, para que ésta pueda motivar a los miembros a inscribirse. Información general Se recomienda incluir en el portal del evento información general, para que los miembros puedan preparar su viaje. Así mismo, se recomienda enviar esta información por correo electrónico. Se recomienda incluir información básica sobre el sitio a visitar: 6

7 - Información básica sobre la ciudad donde se realizará en evento de RedEAméricanúmero de habitantes, ubicación, etc - Sede del evento- Incluir el lugar donde se llevará a cabo el evento y dirección completa - Hotel- nombre del hotel donde se realizará el evento y tarifa. Se puede incluir información sobre otros hoteles cercanos - Visas- Incluir el listado de países que requieren visa - Transporte- Indicar distancia y tarifa de taxi del aeropuerto al hotel, e información sobre medios de transporte y precios promedio en la ciudad. - Moneda- incluir la moneda del país, la conversión a dólar y los sitios recomendables para cambiar dinero - Clima- se recomienda incluir información del clima de acuerdo a la fecha en la que se realizará el evento - Horario- Incluir la hora oficial - Seguridad- incluir cualquier información relevante para los turistas - Vestuario- Incluir la vestimenta para el evento: casual, formal, etc. - Idioma- incluir el idioma del evento y señalar si habrá traducción simultánea - Información turística- recomendar agencias de viajes que pueden contactar para organizar viajes turísticos. Incluir información de interés de la ciudad, sitios recomendados, restaurantes, etc, o incluir el link a un sitio web con información turística. Difusión del foro Se deberá definir al interior del nodo, los medios de comunicación locales donde se pueda difundir el foro. Se recomienda realizar un boletín de prensa para difundir entre medios de comunicación y aliados, con el apoyo del equipo de comunicaciones de alguna de las organizaciones del nodo. Así mismo, se deberá contar con un flyer para ser difundido entre los miembros del nodo, y que cada uno reenvíe a sus contactos. La Dirección Ejecutiva enviará el flyer a los aliados y contactos de la Red. El flyer puede ser diseñado por la agencia o por alguno de los equipos de las fundaciones (Anexo 14: Flyer del evento de Cartagena 2011). En el evento de Cartagena (2011) la Dirección Ejecutiva envió una información básica sobre el foro a uno de los miembros, y éste miembro se encargó de realizar el comunicado de prensa, con el apoyo de su equipo de comunicaciones. El comunicado de prensa fue difundido entre los diferentes miembros del nodo, para que a su vez ellos lo difundieran entre los aliados (Anexo 15: Comunicado de prensa del evento de Cartagena 2011). 7

8 Reservas de hotel Para las reservas de hotel, puede habilitarse un formulario en el sitio web de RedEAmérica (Anexo 16: Formulario online de reserva de hotel en Cartagena). Si el evento se realiza en un hotel, es importante que éste cuente con habitaciones a un precio cómodo, y preferiblemente, negociar una tarifa preferencial, ya que esto permite que los miembros puedan alojarse en el mismo sitio. Es importante, además, enviar un mail de confirmación a los asistentes al momento de realizar su reserva. La confirmación debe estar a cargo de la agencia o personas encargadas de coordinar el tema logístico. En el evento de México (2009), los miembros se alojaron en el mismo hotel del evento. La tarifa por noche fue de U$87. En el evento de Lima (2010), los miembros de la Red se alojaron en un hotel distinto al hotel donde tuvo lugar el foro; se ofreció transporte de ida y regreso al hotel. La tarifa por noche fue de U$145. Por último, en el evento de Cartagena (2011), algunos miembros de la Red se alojaron en el mismo hotel del evento; los demás miembros, se alojaron en dos hoteles cercanos al hotel donde tuvo lugar el evento. La tarifa por noche en el hotel del evento era de U$250; en los otros hoteles, estaba alrededor de los U$180. Bolsas de cortesía En los foros de RedEAmérica, los nodos anfitriones por lo general han entregado a los miembros de la red algunos detalles de cortesía, los cuales son entregados en las habitaciones del hotel. Para esto, es importante coordinar qué miembros del nodo pueden obsequiar cortesías y quién será el encargado de recibir las cortesías, organizarlas y distribuirlas en el hotel. Se recomienda incluir una nota de bienvenida a los miembros, firmada por la Dirección Ejecutiva y el representante del Nodo. La nota de bienvenida puede incluir información de interés, como: hora y lugar de encuentro para la visita a proyectos, hora y lugar del foro y teléfonos de contacto. (Anexo 17: Nota de bienvenida Evento de Cartagena 2011) Materiales para entregar a los asistentes En los eventos anteriores de RedEAmérica (México, Lima y Cartagena) se entregó a los asistentes al foro una bolsa al momento de realizar la inscripción. Esta bolsa debe contener al menos lo siguiente: - Libreta - Lapicero - Folleto del diplomado virtual de RedEAmérica 8

9 - Folleto con información básica de RedEAmérica - Hojas para realizar preguntas a los asistentes Adicionalmente, puede incluirse información publicitaria de las fundaciones del Nodo, así como publicidad de externos, la cual puede tener un costo. Definición de la agenda La agenda del foro será definida de manera conjunta entre el comité temático y la Dirección Ejecutiva. Para esto, se tendrán en cuenta los lineamientos de los resultados de la encuesta realizada en el foro anterior en cuanto a temáticas de interés de los miembros, así como recomendaciones metodológicas (Anexo 18a: Resultados de encuesta del evento de Lima, 2010; Anexo 18b: Resultados de encuesta del Foro y Pasantía Cartagena 2011). El comité temático definirá conferencistas que aporten al debate sobre la inversión social privada en desarrollo de base. Se recomienda incluir la voz de las comunidades. La Dirección Ejecutiva y el representante del nodo anfitrión enviarán una invitación a los conferencistas, contando qué es RedEAmérica e invitándolos a participar (Anexo 19: Invitación a panelistas Foro de Cartagena 2011). Se recomienda hacer seguimiento a la confirmación de los conferencistas. Así mismo, se contará con una guía del panel, donde se explicarán los objetivos de la conferencia o panel y se darán orientaciones (Anexos 20a, 20b, 20c, 20d, 20e, 20f, orientaciones paneles de Lima 2010 y Cartagena 2011). Por último, se establecerá contacto directo con el conferencista para dar las orientaciones necesarias. En el evento de Cartagena, se abrió un espacio para la postulación de experiencias por parte de los miembros. Se señalaron los lineamientos para la postulación de experiencias (Anexos 21a, 21b, 21c: Orientaciones para postulaciones de experiencias Cartagena 2011) y se estableció un plazo para la recepción de las postulaciones. Las postulaciones fueron enviadas a la Dirección Ejecutiva, y estudiadas por el comité temático, el cual formuló preguntas a las experiencias, y con base en esto, se escogieron las experiencias. Así mismo, se solicitó el envío de la presentación en power point, en una platilla diseñada para todas las presentaciones (Anexo 22: plantilla en power point para exposiciones de conferencistas Foro de Cartagena 2011). Las presentaciones fueron leídas y corregidas, y se enviaron las sugerencias a los expositores, para realizar los ajustes necesarios. Se solicitará a los conferencistas una reseña de su hoja de vida, para entregar a los asistentes al foro (Anexo 23: Reseñas de panelistas Foro Cartagena 2011). Es importante definir si se contará con un espacio exclusivo para los miembros de RedEAmérica, para profundizar en temas concretos del desarrollo de base. En el foro de 9

10 Lima (2010) se contó con mesas temáticas sobre medio ambiente, educación, desarrollo local e industrias extractivas. Los miembros realizaron las postulaciones para organizar las mesas de trabajo (Anexo 24: Formulario de postulaciones de mesas de trabajo Lima 2010) y posteriormente se envió un correo electrónico invitando a los miembros a inscribirse en las mesas (Anexo 25, Invitación mesas de trabajo de Lima, 2010). Las mesas permitieron establecer un diálogo entre diferentes miembros, y su organización estuvo a cargo de los diferentes miembros que lideraron las discusiones en cada una de las mesas. 4. Asamblea La reunión de Asamblea estará a cargo de la Dirección Ejecutiva de RedEAmérica. Se requiere apoyo del nodo para definir el lugar donde se realizará, dependiendo del número de asistentes, coffee break y ayudas audiovisuales (computador, video beam, micrófonos, etc). En la asamblea de México (2009) y Cartagena (2011), la asamblea se llevó a cabo en el mismo salón donde se llevó a cabo el foro anual. 5. Actividad de integración Con el ánimo de generar mayor integración entre los miembros del RedEAmérica, se recomienda incluir una actividad de integración. En el evento de México (2009) se realizó una presentación de cada uno de los asistentes y se entregó el directorio de miembros. En el evento de Cartagena, se realizó la actividad Tomemos un café (Anexo 26: Guía de Tomemos un Café Cartagena 2011) que consistía en invitar a los asistentes al foro a incluir un post it para contactar a los miembros de la Red. Se contó con unas carteleras con las fotos de los miembros para facilitar el contacto. Se recomienda definir si la actividad de integración se realizará en el marco de la visita a proyectos, el foro o la asamblea, o si se requiere de un espacio adicional para dicha actividad. Esta actividad deberá ser incluida en la agenda del evento. Listado de anexos Anexo 1: Agenda del evento de Cartagena 2011 Anexo 2a: Encuesta del evento de Lima 2010 Anexo 2b: Encuesta del evento de Cartagena 2011 Anexo 3: Guía de la pasantía de Cartagena 2011 Anexo 4: Carta de agradecimiento a la comunidad Cartagena 2011 Anexo 5: Servicios de la agencia, Cartagena 2011 Anexo 6: Fotografía de pendones del evento de Cartagena 2011 Anexo 7: Montaje del salón, Cartagena

11 Anexo 8: Guión de la presentación del Foro de Cartagena 2011 Anexo 9: Logo del evento de Cartagena 2011 Anexo 10: Cuadro de seguimiento a patrocinios Foro de Cartagena 2011 Anexo 11: Brochure de publicidad a la venta Foro de Cartagena 2011 Anexo 12: Carta de agradecimiento a patrocinadores del evento de Cartagena 2011 Anexo 13: Formulario online de inscripción al Evento de Cartagena 2011 Anexo 14: Flyer del evento de Cartagena 2011 Anexo 15: Comunicado de prensa del evento de Cartagena 2011 Anexo 16: Formulario online de reserva de hotel en Cartagena Anexo 17: Nota de bienvenida Evento de Cartagena 2011 Anexo 18a: Resultados de encuesta de evento Lima 2010 Anexo 18b: Resultados de encuesta Foro y Pasantía Cartagena 2011 Anexo 19: Invitación a panelistas Foro de Cartagena 2011 Anexo 20a: Orientaciones Panel Alianzas, Lima 2010 Anexo 20b: Orientaciones panel Desafíos Sustentabilidad, Lima 2010 Anexo 20c: Orientaciones Panel Escuchando las Demandas Sociales, Lima 2010 Anexo 20d: Orientaciones Panel Acompañamiento, Cartagena 2011 Anexo 20e: Orientaciones Panel Incidencia, Cartagena 2011 Anexo 20f: Orientaciones Panel Comunidad Activa, Cartagena, 2011 Anexo 21a: Postulación Panel de Incidencia, Cartagena 2011 Anexo 21b: Postulación Panel de Comunidad Activa, Cartagena 2011 Anexo 21c: Postulación Panel de Acompañamiento, Cartagena 2011 Anexo 22: Plantilla en power point para exposiciones Foro de Cartagena 2011 Anexo 23: Reseñas de panelistas del Foro Cartagena 2011 Anexo 24: Formulario de postulaciones de mesas de trabajo Lima 2010 Anexo 25: Invitación mesas de trabajo de Lima, 2010 Anexo 26: Guía de Tomemos un Café Cartagena

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