DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016

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1 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR LEGISLATURA COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A:DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Administración de los Recursos Materiales del Poder Legislativo, adquiriendo bienes y servicios que se requieran para el buen funcionamiento de este Poder, todo ello en base a la Ley de Servicios del Estado de Querétaro RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: 1.-Coordinar las actividades de las diferentes áreas de Recursos Materiales. 2.-Recibir requerimiento de servicio solicitado previamente autorizado por el Director de Servicios Administrativos y turnar al área de compras para el inicio del proceso de adquisición. 3.-Revisar cuadro comparativo y solicitar autorización del Director de Servicios Administrativos. 4.-Revisar y autorizar órdenes de compra en base al cuadro comparativo. 5.-Revisar y firmar facturas para trámite de pago. 6.-Revisar facturas y estadísticas de los servicios contratados por el Poder Legislativo. 7.-Revisión de los contratos contraídos por el Poder Legislativo, para el cumplimiento de la Ley de Servicios del Estado de Querétaro. 8.-Revisar información requerida por la Unidad de Información Gubernamental, para que sea entregada en tiempo y forma. 9.-Coordinar y revisar la información para dar contestaciones en tiempo y forma a las auditorías realizadas por la Entidad Superior de Fiscalización de Gobierno del Estado. 10.-Como miembro del Comité Técnico de Servicios de la LVIII Legislatura, coordinar y revisar las bases, cuadros comparativos, ofertas presentadas y dar seguimiento a lo adjudicado en el Comité Técnico de

2 Servicios de este Poder Legislativo. 11.-Vigilar que las compras realizadas por medio del Comité Técnico de Servicios de este Poder Legislativo, estén dentro del marco jurídico de la Ley de Servicios del Estado de Querétaro Llevar el control general de la caja chica: vales, facturas, formatos en general del sistema contable, cheques, Etc Atender arqueo de caja chica mensualmente, por parte de la Contraloría Interna RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Proporcionar a la Dirección de Servicios Administrativos, la información necesaria para incluirla en los presupuestos anuales de la Legislatura. 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: No. de personal a su cargo: 5 Licenciado en Administración, Contador Público o Ingeniero.

3 ORGANIGRAMA DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS F JEFE DE RECURSOS MATERIALES SUPERVISOR DE COMPRAS SUPERVISOR DE RECURSOS MATERIALES SUPERVISOR DE ALMACÉN AUXILIAR DE ALMACÉN AUXILIAR DE COMPRAS TELEFONISTA FOTOCOPIADOR

4 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Áreas administrativas CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Control de personal, conocimiento en procesos Administrativos y contables. ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO EQUIPO Y HERRAMIENTA Equipo de cómputo, calculadora, teléfono. DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

5 1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR SUPERVISOR DE RECURSOS MATERIALES DESCRIPCIÓN DE PUESTOS LEGISLATURA LVIII FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016 NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE RECURSOS MATERIALES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Asistir a la Jefatura, auxiliando en la administración de los Recursos Materiales del Poder Legislativo, realizándolos procesos para la adquisición, contratación, pagos de bienes y servicios en general RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: 1.- Elaboración de bases de licitación. 2.- Elaboración de contratos. 3.-Recepción de documentos. 4.- Turnar oficios a compras y almacén. 5.- Dar seguimiento a oficios. 6.- Archivar documentación de los Órganos y Dependencia de la Legislatura. 7.- Estadísticas y graficas de gastos de servicios. 8.- Realizar pagos de servicios, nextel, telcel, luz, gas, agua, arrendamiento y Telmex. 9.- Elaborar oficios a la Dirección de Servicios Financieros 10.- Solicitudes de cheques 11.- Envío de pólizas a la Dirección de Servicios Financieros 12.- Elaborar el minutario de contra recibos 13.-Elaborar y actualizar el padrón de proveedores 14.-Expedir constancia de alta a proveedores

6 2.3. RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Auxiliar en la entrega de mensajería y correspondencia, enviar y recibir fax. 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Licenciatura ó Técnico en Contabilidad. 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: No. de personal a su cargo: Ninguno 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Paquete Microsoft Office. CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Conocimientos en compras y áreas administrativas ESCOLARIDAD: 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O EQUIPO Y SUMINISTRO HERRAMIENTA Equipo de cómputo, fax, teléfono y sumadora 5.- COMENARIOS: Proporciona información al público Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado DINERO Y VALORES X PRESUPUESTO

7 1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016 TITULAR SUPERVISOR DE COMPRAS LEGISLATURA LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE RECURSOS MATERIALES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Auxiliar en la administración de los recursos materiales del Poder Legislativo, realizando las compras de los bienes y servicios que requiera cada usuario de este Poder Legislativo, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Servicios del Estado de Querétaro RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: 1.- Asistir a la Jefatura de Recursos Materiales en los procesos de adquisición de suministros que requieren los órganos y dependencia del Poder Legislativo, lo anterior de un procedimiento de compras que consta de requerimiento objeciones, cuadro comparativo y orden de compra. 2.- Mantener informada a la Jefatura de Recursos Materiales del estado que guardan los servicios contratados de manera mensual. 3.- Auxiliar a la Jefatura de Recursos Materiales en los presupuestos. 4.- Participar en la elaboración del programa anual del trabajo. 5.- Solicitar transferencia de recursos a diferentes cuentas a la Dirección de Servicios Financieros, así como solicitud de cheques. 6.-Apoyo en la contestación de auditorías, control de altas de compra y de requerimientos de Diputados. 7.-Apoyo, contratación y pagos de eventos de Diputados RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Proporcionar a la Jefatura de Recursos Materiales, datos estadísticos e información necesaria para ser incluidos en los presupuestos anuales de la Legislatura.

8 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Licenciado en Derecho, Administración o Contador Público,. 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: No. de personal a su cargo: Ninguno 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Control de inventarios y almacén Compras y procedimientos administrativos. CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS ESCOLARIDAD: Manejo de sistemas computacionales, conocimiento De la Ley de Arrendamientos Y Servicios del Estado de Querétaro. Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura X Maestría Doctorado 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO Papelería y escritorio Material de limpieza Material Eléctrico Material de audio y fotografía Suministro de materia de computo EQUIPO Y HERRAMIENTA Equipo de cómputo, fax, teléfono y calculadora. DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

9 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR AUXILIAR LEGISLATURA DE COMPRAS LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE RECURSOS MATERIALES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Asistir a la Jefatura de Recursos Materiales, auxiliando en la administración de los recursos de este Poder Legislativo, realizando los procesos para la adquisición, contratación, pagos de bienes y servicios RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Recibir facturas de proveedores. 2.- Verificar que se tenga requerimiento u oficio de solicitud de los Óranos y Dependencias de la Legislatura. 3.- Solicitar a los Órganos y Dependencias carta aceptación del servicio ó mercancía. 4.- Solicitar cotizaciones y cuadro comparativo al Supervisor de Compras. 5.- Elaborar orden de pago con contra-recibos para el proveedor y la Dirección de Servicios Financieros. 6.- Solicitar autorización al Director de Servicios Administrativos para enviar a la Dirección de Servicios Financieros diversos oficios. 7.-Elaborar expediente de toda la documentación relativa a las adquisiciones ó servicios que se envían a la Dirección deservicios Financieros, debidamente selladas de recibido RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Auxiliar en la entrega de mensajería y correspondencia.

10 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria ó técnico en contabilidad No. de personal a su cargo: Ninguno 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Facturación y contra-recibos. CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Facturación, contra-recibos y proveedores. ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO EQUIPO Y HERRAMIENTA Equipo de cómputo, fax, teléfono y calculadora. DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: Proporciona información a los proveedores

11 1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016 TITULAR SUPERVISOR DE ALMACÉN LEGISLATURA LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE RECURSOS MATERIALES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Satisfacer las necesidades del Poder Legislativo, mediante la recepción, resguardo y entrega del material adquirido por este Poder RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.-Mantener actualizado el manejo y control de las entradas y salidas de mercancía. 2.-Surtir y empaquetar las requisiciones de los Órganos y Dependencia de la Legislatura. 3.-Entregar papelerías en diferentes oficinas 4.-Mantener al día el inventario, así como actualizarlo con cada compra que se realice. 5.-Mantener ordenado y limpio el almacén. 6.-Llevar el control a diario del inventario del almacén en general RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Atender y dar contestación a solicitudes de información que requiera la Jefatura de Recursos Materiales. 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria, Contador Privado ó carrera a fin, Experiencia en el manejo De inventarios y almacén. No. de personal a su cargo:1

12 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Conocimientos de sistemas computacionales, Conocimientos contables y manejo de inventarios 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X MATERIAL O SUMINISTRO Papelería y escritorio Material de limpieza Material eléctrico Material de audio y fotografía Suministros de material de cómputo. EQUIPO Y HERRAMIENTA Equipo de cómputo, fax, teléfono y calculadora. DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

13 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR AUXILIAR LEGISLATURA DE ALMACEN LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A: SUPERVISOR DE ALMACÉN 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Prestar apoyo administrativo para el buen funcionamiento del almacén RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.-Atender las llamadas de los Órganos y Dependencia de la Legislatura, proporcionando información sobre las mercancías y materias primas con que cuenta el almacén. 2.-Archivar en carpetas las requisiciones de papelería, agua y cafetería. 3.-Archivar en carpetas las facturas de compras que se reciben en el almacén. 4.-Atender las solicitudes de artículos de cafetería. 5.-Realizar inventarios. 6.-Entregar papelerías pequeñas a las oficinas RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria ó carrera Comercial. No. de personal a su cargo: Ninguno

14 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Manejo de material y control de inventarios CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Inventarios, procesos administrativos y Manejo de almacén. ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O EQUIPO Y SUMINISTRO HERRAMIENTA. Equipo de cómputo, fax, teléfono, carrito de carga ( Diablito) DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público.

15 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016 TITULAR LEGISLATURA FOTOCOPIADOR LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE TRANSPORTES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Prestar los servicios de fotocopiado, engargolado y enmicado a todas las oficinas administrativas de este Poder Legislativo RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Fotocopiar 2.- Engargolar 3.-Enmicar 4.- Registrar el conteo diario de las copiadoras 5.- Llevar el control diario por usuario de las fotocopiadoras 6.- Solicitar a usuarios vales por el total semanal de copias. 7.- Entregar informa mensual del total de copias realizadas 8.- Reportar fallas y necesidades en copiadoras y equipo de trabajo RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Dar apoyo a las actividades de la Dirección de Servicios Administrativos y Sesiones de Pleno 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria No. de personal a su cargo: Ninguno

16 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Fotocopiado CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Manejo de copiadoras, enmicado y engargolado ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO Hojas carta y oficio EQUIPO Y HERRAMIENTA Máquinas de fotocopiado, Engargoladora y enmicadora. DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

17 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016 TITULAR LEGISLATURA TELEFONISTA LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE TRANSPORTES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Atender el conmutador transfiriendo las llamadas a los Órganos y Dependencias de la Legislatura RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: 1.- Atender las llamadas que lleguen al conmutador 2.- Brindar el servicio de orientación a la ciudadanía de los diferentes Órganos y Dependencias de la Legislatura. 3.- En ausencia del vigilante llevar el libro de registros de personas que realizan trámites en los inmuebles de la Legislatura. 4.- Apoyar en eventos programados en los salones de la Legislatura. 5.- Demás actividades que le encomiende su Jefe inmediato RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Auxiliar en la entrega de mensajería y correspondencia. 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria No. de personal a su cargo: Ninguno Conocimientos de manejo de conmutador

18 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Manejo de conmutador CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Manejo de conmutador ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO EQUIPO Y HERRAMIENTA Equipos telefónicos DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: Canaliza las llamadas entrantes, proporcionando información al público Sobre las ubicaciones de las oficinas de Diputados y demás Departamentos.

19 FLUJOGRAMA DSAPRM01 Procedimiento de compra, suministros de bienes y servicios, por medio de cheques. NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento- 2 Recursos Materiales Recibe la requisición u oficio con autorización correspondiente del Director de Servicios Administrativos, para las diferentes áreas que solicitan un producto ó servicio. 3 Recursos Materiales Analiza la requisición y confirma con el usuario, las características descritas en el requerimiento y solicita su visto bueno. 4 Recursos Materiales Monto menor a $2,018.70? Oficio y formato de requisición. Formato de requisición. sí No. 12 no No. 5 5 Recursos Materiales Monto mayor a $ 10,000.00? no No. 15 Si No. ( % ) 6 Recursos Materiales Monto mayor % y menor al % es invitación restringida y Mayor al % es licitación pública del presupuesto de egresos de Gobierno del Estado? Sí No. 7 no No Recursos Materiales Prepara las convocatorias para la invitación del producto a adquirir ó servicios a contratar, Art. 27 de la Ley de Bases

20 Contratación de Servicios de Gobierno del Estado. 8 Recursos Materiales Somete a consideración la convocatoria ante el Comité Técnico de Arrendamientos y Servicios para su análisis. 9 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo Aprobó la convocatoria el Comité Técnico de Contratación de servicios del Poder Legislativo? no No. 10 sí No. 22 Bases 10 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo El Comité Técnico de Contratación de Servicios del Poder Legislativo informa la no procedencia de la solicitud. Ir a No Recursos Materiales Registra el cierre de requisición, archivando en carpetas la información que se genero. 12 Recursos Materiales Adquiere mediante caja chica el producto, por ser compra menor. 13 Recursos Materiales Solicita el producto ó servicios al proveedor y se comprueba el gasto de caja chica entregando Oficio de acuerdos tomados en el Comité Técnico de Servicios, así como acta de sesión. Requisición, bases, acta del Comité Técnico de Servicios. Vale de caja chica Factura del bien ó servicios y vale de caja chica.

21 factura. 14 Recursos Materiales Entrega el producto ó servicios solicitado por el usuario, requiriendo visto bueno del usuario firmando de recibido en documento. Ir a No Recursos Materiales En caso de que el bien ó servicios requerido sea de bajo consumo ó en su defecto sea utilizado en una sola ocasión, se podrá recurrir a proveedores fuera del padrón de proveedores, establecido por la Legislatura del Estado, ya que para dichos proveedores no le es atractivo darse de alta en dicho padrón. 16 Recursos materiales Autoriza la compra del bien ó servicios con su respectiva orden de compra. 17 Recursos Materiales El Proveedor se encuentra registrado en el padrón de proveedores de la Legislatura del Estado ó del Poder Ejecutivo? Sí No. 34 no No Proveedor Entrega documentación necesaria para darlo de alta en el padrón de proveedores del Poder Legislativo. 19 Proveedor Cumple con el registro? Sí No. 34 no No Recursos Materiales Cotiza los productos y/o servicios a adquirir por lo menos a tres proveedores. Art. 22 Oficio de entrega Orden de compra. Formato de solicitud y requisitos. Cotizaciones.

22 21 Recursos Materiales Realiza cuadro comparativo de cotizaciones, analiza y define el proveedor. Ir a No Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo. Art. 24 Qué aprobó el Comité? AD No. 15 LP No. 23 IR No Comunicación Social Elije uno de los periódicos de mayor circulación en el Estado y pública la convocatoria. Ir a No Recursos Materiales Realiza la invitación por escrito a por lo menos 3 proveedores interesados en participar en dicha invitación. 25 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo. 26 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo 27 Secretario Ejecutivo del Comité E Técnico de Vende ó se entrega sin costo alguno, las bases de la invitación ó licitación a proveedores interesados. El proveedor realiza el pago de dichas bases en la Dirección de Servicios Financieros del Poder Legislativo. Lleva a cabo la junta de aclaraciones, se resuelven dudas de los participantes. Recibe las propuestas técnicas y económicas de los participantes. Cotizaciones y cuadro comparativo. Convocatoria. Oficio de invitación. Bases y recibo de pago. Art. 25 Fracción III. Bases. En esta etapa las bases pueden ser modificadas. Propuestas técnicas y económicas a sobre cerrado.

23 Servicios del Poder Legislativo. 28 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo. 29 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo 30 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo 31 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo En sesión abre las propuestas técnicas presentadas en tiempo y forma. En sesión del Comité Técnico de abre las propuestas económicas presentadas en tiempo y forma. Ir a No. 30 Si declaró desierto el proceso de invitación restringida? Sí No. 31 no No. 32 Se declaró desierta la invitación por 2da. Ocasión? Sí No. 22 no No. 24 Propuestas técnicas a sobre cerrado. Propuestas económicas. Ley de Servicios del Poder Legislativo. Arto. 38 Ley de Servicios del Poder Legislativo. Art Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo. Dictamina el fallo en base a la mejor propuesta. Acta de sesión de Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo.

24 33 Comité Técnico de Servicios del Poder Legislativo Se firma el contrato del bien ó servicios con el proveedor adjudicado. 34 Recursos Materiales Envía la orden de compra del producto ó bien a adquirir al proveedor adjudicado. Revisar el No Recursos Materiales Es un producto? no No. 36 sí No Recursos Materiales Supervisa que el servicio contratado cumpla con lo estipulado en la orden de compra. 37 Usuario Recibe producto ó servicio de conformidad 38 Área involucrada ó Firma de conformidad el usuario producto ó servicio 39 Recursos Materiales Recibe y revisa factura, entrega contra recibo para el pago correspondiente. 40 Recursos Materiales Elabora orden de pago y contra recibo conforme a la factura y la envía a Dirección de Servicios Financiero para el pago de la misma. 41 Almacén Recibe el producto solicitado, cotejándolo con la orden de compra. 42 Almacén El producto es patrimonializable? Sí No. 43 no No. 37 Contrato. Si es persona moral firma el contrato el Representante Legal. Orden de compra Orden de compra Oficio de entrega Oficio de entrega Factura y contra recibo. Orden de pago, contra recibo, factura. Orden de compra y copia de la factura Criterios patrimonialización: de Son la cantidad que resulte al multiplicar 35 días de salario mínimo por

25 43 Control Patrimonial Da de alta el producto en el Patrimonio, cumpliendo con los criterios de patrimonialización, mediante el sistema de inventarios lo etiqueta y entrega al usuario. la cantidad del salario mínimo general del área geográfica (A ) del Distrito Federal, mismo que se especifica en el numeral 8 de las reglas especificas del registro y valoración del patrimonio, del Consejo Nacional de Armonización Contable ( Conac ) Copia de factura, etiqueta de código de barras de activo fijo, resguardo de mobiliario No. 002, auxiliar de altas de activo fijo. 44 -Fin del procedimiento- EMITIDO POR RECURSOS MATERIALES AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN ENERO DEL /1

26 DSAPRM02 Procedimientos y políticas de la solicitud del fondo revolvente y pago de gastos menores diversos. NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento- 2 Recursos Materiales Solicitud de recursos de caja chica, según procedimiento en los pasos 21, 22, 23,24 y 25 del presente manual. 3 Recursos Materiales Analiza la requisición y confirma con el usuario las características del bien o servicio. 4 Recursos Materiales Hay disponibilidad de dinero para realizar el gasto? Sí, No. 5 No, No Recursos Materiales 4.1 Monto menor a $ 2,018.70, es decir 30 S.M vigentes. Oficio o formato. Firma previa de vale foliado. Formatos de registro DSAFSA No requiere formato 6 Director de Servicios Administrativos 4.2 monto mayor a S.M. vigentes, es decir no mayor a 3, Autorizó el gasto el Director de Servicios Administrativos? 4.2 Dicho monto requiere autorización del Director de Servicios Administrativos. Gastos de caja chica: viáticos, alimentos (Directores y Coordinadores de área un máximo de $ por alimento, empleados en general $ por alimento; gasolina, medicamentos, arreglos

27 florales, mantenimiento de edificio, material para computo, papelería en general, siempre que no haya en el almacén, mantenimiento de vehículos, correspondencia, atención a funcionarios y empleados y todos los gasto necesarios hasta un total de: 30 días de salario mínimo vigente en la zona A, que es un aproximado de $ 2, Recursos Materiales Entrega de dinero al solicitante Vale de caja chica con un plazo máximo de 5 días hábiles para la comprobación o en su defecto la devolución del efectivo. 8 Recursos Materiales Adquiere mediante caja chica el Vale de caja chica. producto, por ser compra menor 9 Recursos Materiales Solicita el producto o servicios al proveedor y se comprueba el gasto de caja chica entregando factura 10 Recursos Materiales Registro de devolución de dinero entregado 11 Recursos Materiales Recepción de facturas de comprobación de gastos firmadas por el usuario solicitante del gasto 12 Recursos Materiales Devolución de vale firmado por usuario solicitante. 13 Recursos Materiales En caso de que el bien ó servicio requerido, sea de bajo consumo ó en su defecto, sea Factura del bien ó servicios y vale de caja chica. Formato de arqueo de caja chica Factura Vale de caja chica

28 utilizado en una sola ocasión, se podrá recurrir a proveedores de establecido por la Legislatura, que para dichos proveedores no les es atractivo darse de alta en dicho padrón. 14 Recursos Materiales Si el proveedor no se encuentra registrado en el padrón de proveedores de la Legislatura del Estado, o del Poder Ejecutivo, entrega documentación necesaria para darlo de alta. 15 Recursos Materiales Si el proveedor cumple con el registro se procede a la captura de los servicios y/o productos adquiridos en el acumulado de facturas. 16 Almacén El producto es patrimonializable? Si, No. 17 No, No Control Patrimonial Da de alta el producto en el patrimonio, cumpliendo con los criterios de patrimonialización, mediante el sistema de inventarios, lo etiqueta y entrega al usuario. 18 Recursos Materiales Entrega el producto o servicios solicitado por el usuario, Formato de solicitud y requisitos. SA7, Formatos de registro DSAFSAO4 Criterios de Patrimonialización: Son la cantidad que resulte de multiplicar 35 días de salario mínimo por la cantidad de S.M. de la zona geográfica A del D.F., mismo que se especifica en el numeral 8 de las reglas especificas del registro y valoración del Patrimonio del Consejo Nacional de Armonización Contable ( Conac ) Copia de factura, etiqueta de código de barras de activo fijo, resguardo de mobiliario, No. 002, auxiliar de altas de activo fijo. Oficio de entrega

29 requiriendo visto bueno del usuario, firmando de recibido en documento. Ir a No Recursos Materiales El dinero en caja chica es menor a 5,000.00? Sí, No. 21 No, No Recursos Materiales Ya fue solicitada la reposición de caja chica? Sí, No. 24 No, No Recursos Materiales Realiza comprobación de gasto de factura de la caja chica acumuladas durante el mes en curso. 22 Recursos Materiales Solicita reposición de Fondo Revolvente a la Dirección de Servicios Financieros. Facturas y formatos de sistema contable Formato de sistema contable y oficio. 23 Director de Servicios Administrativos Solicita los fondos a ejercer para caja chica mensualmente a la Dirección de Servicios Financieros. Formato del sistema contable, oficio, gastos menores hasta $ 2, Que son 30 días de S.M. vigente en la zona A 24 Recursos Materiales Recibe cheque a nombre de Director de Servicios Administrativos, por fondo revolvente para el cobro del mismo y volver a ejercer el efectivo. 25 Recursos Materiales Registra nuevo ingreso de efectivo en sistema contable. Oficio y cheque Formato de sistema contable, control de caja chica DSAFSA03 26 Contraloría Interna Hace arqueo de caja mensualmente a Recursos Materiales Facturas, vales, dinero en efectivo y formatos de arqueo de caja.

30 27 Recursos Materiales Atiende el arqueo de caja que le hace la Contraloría Interna mes por mes. 28 -Fin del procedimiento- Facturas, vales, dinero en efectivo y formatos de arqueo de caja. EMITIDO POR RECURSOS MATERIALES AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN ENERO DEL /1 FLUJOGRAMA DSAPRM03 Procedimiento de enajenación de bienes muebles e inmuebles. NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento- 2 Recursos Materiales Solicita la enajenación al Comité Técnico de Arrendamientos y Servicios. Esto con apoyo de Control Patrimonial que proporciona el expediente para dichas bajas. 3 Recursos Materiales Por medio del perito en la materia, hace el diagnostico de costo, beneficio usos Etc. del bien a enajenar, para saber si 4 Comité Técnico de es viable seguir conservándolo. Somete a consideración la enajenación solicitada, para su análisis y probación o rechazo Solicitud de enajenación y copias de facturas de los muebles a enajenar, así como auxiliares de inventarios. Dictamen Diagnostico y oficio de aprobación de la Mesa Directiva.

31 Servicios de la Legislatura. 5 Comité Técnico de Procede la enajenación? sí No. 6 no No. 16 Servicios de la Legislatura. 6 Comité Técnico de Servicios de la Legislatura Es donación? Sí No. 17 no No. 7 7 Recursos Materiales Recibe el avalúo del perito en la materia, ó Dictamen correspondiente del mobiliario a enajenar 8 Recursos Materiales El monto supera los 300 salarios mínimos? Sí No. 9 no No Recursos Materiales Realiza las bases correspondientes a los bienes a enajenar. 10 Comunicación Social Determina el periódico de mayor circulación en el estado para hacer pública la enajenación. 11 Secretario Ejecutivo del Comité Técnico de Recibe las propuestas de los participantes en sobre cerrado. Avalúo con el valor del bien a enajenar Ley de Servicios del Estado. Las bases de la enajenación dentro del marco legal. Ley de Servicios del Estado de Querétaro. Convocatoria. Propuestas de los interesados.

32 Servicios de la Legislatura. 12 Secretario Ejecutivo del Comité Técnico de Servicios de la Legislatura 13 Comité Técnico de Servicios de la Legislatura Existen propuestas? Sí No. 25 no. NO. 13 Es segunda convocatoria consecutiva para el mismo bien? sí No. 14 no No Comité Técnico de Servicios de la Legislatura 15 Comité Técnico de Servicios de la Legislatura 16 Dirección de Servicios Administrativos Existen propuestas? Sí No. 25 no. No. 15 A falta de propuestas económicas el bien no se enajena. Ir a No. 20, por tanto no se autoriza su baja. Como el monto no es mayor a 300 veces el salario mínimo, se notifica a la Contraloría Interna para que haga constar de las condiciones en que se encuentra el bien. Acta de sesión Oficio 17 Recursos Materiales Elabora convocatoria en donde Convocatoria

33 18 Secretario Ejecutivo del Comité Técnico de Servicios de la Legislatura 19 Comité Técnico de Servicios de la se informa a los interesados del bien a enajenar Existen propuestas? Sí No. 25 no No. 24 Como no existen propuestas no se realiza la enajenación. Ir a No. 20 Legislatura 20 Recursos Materiales Elabora cuadro comparativo de acuerdo a las ofertas presentadas por los interesados 21 Comité Técnico de Servicios de la Legislatura 22 Comité Técnico de Servicios de la Legislatura 23 Dirección de Servicios Administrativos Verifica en base al comparativo y se determina la mejor propuesta y se adjudica al comprador. Notifica a la Dirección de Servicios Financieros, la venta del bien inmueble, especificando el comprador y el monto del bien. Recibe la documentación respecto al bien enajenado, así como de su comprobante de pago realizado ante la Dirección de Servicios Financieros Propuestas interesados Propuestas presentadas Cuadro comparativo. Oficio de notificación de Documentos del bien y comprobante de pago. 24 Dirección de Servicios Entrega el bien inmueble. Ir a Constancia de entrega del

34 Administrativos No. 18 bien inmueble. 25 Control Patrimonial Realiza la baja del bien Oficio, auxiliares de inmueble en sistema de sistema de inventarios y inventarios y envía copia de facturas del bien documentación de baja a la inmueble. Dirección de Servicios Financieros. -fin del procedimiento- EMITIDO POR RECURSOS MATERIALES AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN ENERO DEL /1 FLUJOGRAMA DSAPRM04 Procedimiento de almacén NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento- 2 Usuario Solicita mercancía al almacén. Solicitud o requisición 3 Almacén Los consumibles solicitados se encuentran dentro del consumo promedio? Sí No. 4 no No. 7 4 Almacén Se tiene existencia total de partidas? Sí No. 5 no. No. 8 5 Almacén Entrega total de artículos en un lapso no mayor de 24 Hrs. Requisición firmada de recibida mercancía.

35 6 Almacén Actualiza sistema de inventarios 7 Almacén Notifica a usuario. Ir No. 2 8 Almacén Informa a usuario 9 Almacén Registra en partidas pendientes 10 Almacén Requiere solicitar reposición de stock sí No. 11 no. No Almacén Realiza registro de reposición de stock Lista de artículos para reposición de stok. Registra archivo de pendientes para próxima compra 12 Almacén Solicita compra a Recursos Materiales Solicitud u orden de compra 13 Almacén Recepción de Mercancía Orden de compra 14 Almacén Actualización de inventario 15 Almacén Valoración de partidas pendientes. Ir a No Almacén Entrega parcial Actualización en sistema de inventario 17 -Fin de procedimiento-

36 EMITIDO POR RECURSOS MATERIALES AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN FEBRERO DEL /1

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