INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES EN EDUCACIÓN A DISTANCIA Segundo semestre de 2011

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES EN EDUCACIÓN A DISTANCIA Segundo semestre de 2011 Estudiantes II a VI nivel: ciclos tecnológicos Estudiantes VIII a X nivel: ciclos profesionales Antes de iniciar su proceso de matrícula tenga presente: Las fechas establecidas para dicho proceso son: Liquidaciones (únicamente vía web): A partir del 18 de Junio estarán disponibles las liquidaciones para descargar e imprimir desde la página web de la universidad, con las siguientes fechas de recaudo: a) Pago Ordinario: Desde Junio 20 a Julio 15 b) Pago Extraordinario: Julio 18 a Agosto 19 Matrícula Académica (únicamente vía web): Julio 8 al 17 Entregar documentos y Reclamar textos educativos: Entre el 9 y 17 de Julio en la coordinación del programa entregar los documentos solicitados. La solicitud de entrega de módulos se hará en el lugar establecido por cada CAE/SEDE en las misma fechas. Revisión de Matrícula (únicamente vía web): Julio 20 al 23. Los estudiantes que presentaron inconsistencias en el proceso de matrícula acercarse a la coordinación del programa entre el 21 y 23 de Julio en horas de oficina de 8am. a 12m. 2pm. a 6pm., para hacer las correcciones respectivas. Entrega de documentos y realización de matrícula para estudiantes que realizaron pagos extraordinarios: Julio 2 a Agosto 22. Instalar en su PC el programa acrobat reader. Desbloquear las ventanas emergentes de su navegador web. Realizar la evaluación docente. Estar a Paz y Salvo con cualquier tipo de deuda (Biblioteca, Financieras, Documentos) El sistema le habilitará el proceso de matrícula académica 24 horas (días hábiles) después de realizado el pago, ya que es el tiempo que la entidad bancaria tarda en reportar la información. 1

2 Cualquier inconsistencia en el proceso de matricula comunicarse a sistemas.ead.uis@gmail.com describiendo los inconvenientes presentados o llamar al teléfono , Ext. 2621, 2228 A continuación se relaciona el procedimiento general para la realización de la matrícula de manera correcta: PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA REALIZACIÓN DE LA MATRICULA ACADÉMICA Registro Web Imprimir la Liquidación Ponerse a Paz Salvo Inicio Realizar la Evaluación Docente Pagar la Liquidación Realizar la Prematrícula Académica. Entregar Documentos Reclamar Textos Realizar la Revisión de Matrícula Académica Fin A continuación se explican algunas actividades a ejecutar durante el procedimiento 2

3 Registro web: Para realizar la matrícula es indispensable estar registrado como estudiante en el sitio web de la Universidad, si aún no lo ha efectuado siga las siguientes instrucciones: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes, ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 4. Seleccionar el link Registrarse 5. Leer las condiciones de uso y las indicaciones para el registro. 3

4 6. Ingresar su código de estudiante; programa académico; fecha de nacimiento; puntos acumulados, este dato lo puede encontrar en su certificado de notas, si es de primer nivel ingresar el número cero y seleccionar la casilla de verificación disponible; posteriormente seleccionar el botón Ingresar 7. En la siguiente ventana: a) Digite una contraseña que pueda recordar, b) confírmela nuevamente, c) registre su correo electrónico, d) ingrese una pregunta que le permita recordar su contraseña, e) indique la respuesta correspondiente al interrogante suministrado en el punto anterior, f) haga clic en el botón Registrarse 8. Si su registro fue correcto podrá visualizar la siguiente pantalla. 9. Para confirmar la validez de su registro realice los puntos 1, 2 y 3 e ingrese su código, programa y contraseña y consulte los diferentes servicios. 4

5 Imprimir la liquidación: Para ello efectúe las siguientes actividades: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 4. Ingrese su código, programa académico, contraseña de acceso y presione el link Ingresar 5

6 5. Seleccione la opción Liquidaciones del menú visualizado 6. Identifique el año periodo del semestre a cursar y presione el botón Imprimir, tenga presente que la liquidación solo se podrá imprimir entre el rango de fechas habilitadas para pago ordinario hasta el pago extraordinario. 7. Posteriormente se generará un documento.pdf el cual usted deberá imprimir. Se recomienda que la impresión se haga en una impresora láser con alta resolución de esta manera el banco podrá leer el código de barra sin ningún inconveniente. 8. Finalmente haga clic en la opción cerrar sesión, para evitar que otro usuario acceda a su espacio de consulta académico. 9. En caso de que su liquidación indique que tiene algún tipo de deuda, no olvide ponerse a paz y salvo con suficiente anticipación a la fecha de realización de la matrícula web. 6

7 Realizar el pago de la liquidación: Para realizar el pago del polígrafo usted puede acudir a cualquiera de los bancos autorizados o si lo prefiere realizarlo por medio del sistema de pago electrónico, efectuando las siguientes actividades: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link de Estudiantes, ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Trámites y Servicios, ubicado en el submenú izquierdo. 7

8 4. Clic en el link Pagos Electrónicos, ubicado en el submenú izquierdo. 5. Seleccione el link Pagos Liquidaciones Pregrado y Posgrado 6. Digitar su código, clave de acceso y seleccionar el botón Ingresar 8

9 7. Seleccionar el valor a pagar, ya sea con matricula ordinaría o extraordinaria, presionando en el botón Pagar 8. En este paso usted ya ha sido remitido a una página externa a la UIS, en donde el pago lo realizará por medio del sistema PSE (Pago con Debito en Bancos). Antes de continuar confirme si sus datos son correctos 9

10 9. Seleccione el banco desde el cual usted desea realizar el pago del recibo 10. Para proseguir haga clic en el botón Continuar 11. Continúe con las indicaciones suministradas por el banco. 10

11 Realizar la prematrícula académica: Este paso consiste en la selección de las asignaturas que usted puede y desea cursar durante el semestre académico a matricular: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 4. Ingrese su código, programa académico, contraseña de acceso y presione el link Ingresar 11

12 5. Haga clic en la opción Proceso de Matrícula 6. Consulte las indicaciones que se dan en el enlace: Presione aquí, el cual es una copia de este mismo documento y que contiene las orientaciones adecuadas para el proceso de matrícula al igual de algunas fechas importantes. 7. Actualice los datos que se le solicitan en pantalla (Dirección, , teléfonos y otros) y haga clic en el botón Actualizar datos y continuar con la matrícula. Es de vital importancia registrar un valido ya que este será el medio de contacto por excelencia entre usted y su coordinación. 8. Leer las indicaciones de diligenciamiento del formato de matrícula. 12

13 9. Seleccionar las asignaturas a matricular de acuerdo con las indicaciones anteriores, sin olvidar elegir la asignatura de contexto que se le ofrece en el nivel a cursar. Posteriormente hacer clic en el botón Registrar Matrícula 13

14 10. Leer la indicaciones y presionar nuevamente el botón Registrar Matrícula 11. Para culminar el proceso de matrícula usted aún tiene pendiente: la entrega de documentos, reclamar textos educativos y realizar la revisión de matrícula (asignación de cupos). Para conocer las fechas y procedimientos en los cuales se realizarán dichos procesos presione en el enlace indicado: 12. Imprimir la constancia de prematrícula académica y guardar una copia en una archivo.pdf para entregar firmada posteriormente a la coordinación. 14

15 Entregar documentos y Reclamar textos educativos: Consiste en la entrega de una serie de documentos que lo acreditan que usted realizó la prematrícula y que se encuentra apto para la asignación de cupos. 1. En las fechas indicadas al inicio de este documento, usted tiene la obligación de acercarse a la coordinación de programa a hacer la entrega respectiva de los siguientes documentos: Para estudiantes de II a VI y de VII a X nivel: o Constancia de prematrícula web firmada, el cual contiene la lista de asignaturas posibles a cursar. o Certificación de afiliación a la EPS o ARS, o fotocopia del carnet si éste trae vigencia o en su defecto comprar el seguro estudiantil. Para los estudiantes de los programas de Tecnología Agropecuaria, Tecnología Agroindustrial y Producción Agroindustrial es obligatorio adquirir el seguro estudiantil para matricularse. o Original del recibo de pago de los derechos de matrícula. o Presentar el Carné estudiantil de la Universidad Industrial de Santander, para su respectivo sticker de actualización. o Recibo de Paz y Salvo ya sea de las entidades de crédito o de las dependencias de la Universidad con las cuales haya adquirido deudas. o Los estudiantes de VIII Nivel deben traer fotocopia del Diploma y Acta de Grado de la Tecnología. (Obligatorio) 2. Reclamar los textos educativos en el lugar indicado para cada SEDE/CAE, en las fechas indicada anteriormente. 15

16 Revisión de Matrícula Académica: Consiste en la revisión de la asignación de grupos realizada a cada una de las asignaturas seleccionadas en el proceso de prematrícula. En las fechas indicas al comienzo de este documento revise los grupos asignados cerciorándose de no tener asignaturas pendientes para asignación de grupos o cualquier otra anomalía y en el momento de detectar inconsistencias en el proceso, informar a la coordinación de su programa académico con el fin de hacer las correcciones respectivas. En caso de no realizar la revisión, en las fechas estipuladas, se considera que usted se encuentra de acuerdo con el proceso de asignación de grupos que le fue realizado. Para ello: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 4. Ingrese su código, programa académico, contraseña de acceso y presione el link Ingresar 16

17 5. Seleccione la opción: Revisión. 6. Si todas las asignaturas que usted seleccionó, durante el proceso de matrícula, le quedaron matriculadas correctamente, usted visualizará una imagen como la siguiente: 7. Adicional a lo anterior encontrará un mensaje de ratificación que todas las asignaturas fueron matriculadas sin ningún tipo de inconveniente. 17

18 8. En caso de presentar alguna asignatura no matriculada como lo muestra la figura siguiente, u otra inconsistencia, envíe un a la coordinación del programa adjuntando el archivo.pdf de inconsistencias que arroja el sistema, con el fin de que le realicen los cambios respectivos a los que haya lugar. Para saber a dónde debe remitir su correo consulte el link clic aquí. Para generar el.pdf de inconsistencias consulte el link clic aquí para generar este pdf 9. Para finalizar el proceso de revisión continúe presionando el botón Aceptar Revisión de Matrícula. 18

19 Qué hacer en caso de presentar asignaturas no matriculadas o inconsistencias? Remitir un a la coordinación de su programa adjuntando el archivo de inconsistencias que le arroja el sistema describiendo lo sucedido: Datos de contactos para cada coordinación de programa: Tecnología y Gestión Empresarial Tecnología Jurídica y Tecnología Judicial y Criminalística Tecnología en Regencia de Farmacia Tecnología Agropecuaria y Producción Agroindustrial Tecnología Agroindustrial Bellas Artes empresarial@uis.edu.co, jepica4@gmail.com, empresarialacad@gmail.com, empresarialtecnico@gmail.com, empresarialinsed@gmail.com pascualrueda@hotmail.com, pascual.rueda@gmail.com tecregencia@gmail.com agroinseduis@gmail.com cvasquez@uis.edu.co artesuis1@gmail.com, artetoloza@hotmail.com RECOMENDACIONES IMPORTANTES Agradecemos diligenciar oportunamente los trámites de préstamos, cesantías y auxilios educativos para poder realizar la matrícula en las fechas establecidas en el calendario académico. Después de cerrado el proceso de matrícula no se reciben solicitudes extemporáneas. El incremento en el pago extraordinario corresponde al 50% de los derechos de matrícula. Quienes finalizaron VI nivel y desean ingresar a Gestión Empresarial o Producción Agroindustrial deben realizar previamente la inscripción respectiva. La matrícula será por la página web de la UIS y deberán imprimir la liquidación de matrícula en la página web o realizar pago electrónico. OPCIONES DE PAGO: Además de pagar en efectivo o pago electrónico, usted cuenta con otras opciones para cancelar su matrícula, tales como: o Cheque de cesantías: En este caso, antes de realizar el pago de matrícula, el cheque debe ser autorizado por Tesorería UIS, en Bucaramanga o por la Coordinación de Sede o CAE. (tenga en cuenta el tiempo que requiere el trámite de cheque para evitar retrasos en su matrícula). o Crédito Estudiantil: Algunas de las entidades que otorgan Crédito son: Coopfuturo, Inversora Pichincha, Coasmedas, Cooperativa Coomeva, Banco de Bogotá, Cootecsan, Banco de Crédito, Banco Popular, COMUNA, entre otras. o Tarjeta de Crédito: Se recibe en la Caja de la Tesorería UIS (Edificio de Administración I, primer piso lado occidental) en el horario de 8:00am a 11:30am y de 2:00pm a 4:00pm (únicamente en Bucaramanga). 19

20 o Crédito ICETEX: Quienes hayan realizado crédito con el ICETEX deberán acercarse a las Cajas de la UIS y cancelar el valor correspondiente en efectivo. Los créditos aprobados con el 100% deberán pagar en la Caja UIS al menos $ para ser habilitados en la matrícula web..fin 20