PROCEDIMIENTO: ADQUISICION Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS.

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1 Página 1 de 13 PROCEDIMIENTO: DE BIENES Y SERVICIOS. AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: C.P.A MIRNA PATRICIA AYALA PIÑEYRO C.P RICARDO DE JESUS JUAREZ ARTEAGA C.P.ADOLFO EDUARDO ORTIZ FLORES Este documento es propiedad del R. Ayuntamiento de Cd. Madero Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P

2 Página 2 de 13 CONTENIDO 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REQUISITOS DESARROLLO RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD FLUJORAMA DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS ANEXOS

3 Página 3 de OBJETIVO: Dar servicio del suministro y contratación de los requerimientos de la Dependencia del R. Ayuntamiento de Ciudad Madero, dando en tiempo y forma, así mismo utilizando correctamente el presupuesto asignado al Municipio. 2.-ALCANCE: Atender a las 48 Direcciones que son parte del Municipio de Ciudad Madero. 3.-DEFINICIONES: Orden de Compra.- La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. Contra Recibo.- Es un documento que indica la recepción en sucursal de facturas originales sin ningún pago es decir, que le faltan pasos para que se realice el pago de las facturas, lo firman el operador que entrega y el usuario que registra el contra recibo. Contrato.- Contrato es un acuerdo voluntario entre dos partes, llamadas deudor y acreedor. Cada parte puede estar constituida por más de una persona, o sea que puede haber más de un deudor y/o más de un acreedor vinculados por el contrato. Pertenecen al género de los actos jurídicos, caracterizándose por ser bilaterales. Adquisición.- La palabra adquisición es un término para expresar la compra que se realizó de algo, un producto, un servicio, un inmueble, entre otras cuestiones de comprar. Requisición.- Una requisición de compra es una autorización al Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios.

4 Página 4 de 13 Bienes.- Son aquellos que se adquieren en el mercado pero pagando un precio por ellos. Es decir, son bienes materiales e inmateriales que poseen un valor económico y que, por ende, son susceptibles de ser valuados en términos monetarios. Servicios.- Es un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un cliente. Investigación de Mercado.- La investigación de mercados es el proceso que comprende las acciones de identificación, recopilación, análisis y difusión de información con el propósito de mejorar la toma de decisiones de una compra. Cuadro Comparativo.- El cuadro comparativo comparativo es un organizador de información, que permite identificar las semejanzas y diferencias de dos o más eventos. Activo Fijo.- Los activos fijos son las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad. Resguardo.- Es la seguridad o la guardia que se pone en una cosa. Expediente.- Contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo, las pruebas, los análisis, gráficos de variaciones etc. Presupuesto.- Es un documento que recoge las estimaciones de entrada y salida de recursos monetarios para un determinado periodo, que gracias a este documento, es posible calcular y plasmar en un registro cuánto dinero se requiere para desarrollar una acción o materializar un proyecto.

5 Página 5 de 13 Cotización.- Acción y efecto de cotizar. Adjudicación.- Acción de adjudicar o adjudicarse. Licitación.- Es el procedimiento administrativo para la adquisición de suministros, realización de servicios o ejecución de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman parte del Sector Público. Concurso.- Es la participación en algún evento, como cuando se dice se realizó el acto con el concurso de autoridades Suministro.- Es una acción en la cual se le provee a alguien de aquello que necesita. Requerimientos.- Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio.

6 Página 6 de REQUISITOS: FORMATO DE REQUISIÓN CONTRATO INVESTIGACION DE MERCADO PAPELERÍA GENERAL ORDEN DE COMPRA CONTRA RECIBO MOBILIARIO DOCUMENTO DE RESGUARDO DE LOS ACTIVOS FIJOS 5.-DESARROLLO. No DE ACTIVIDAD 5.1 RESPONSABLE DEPENDENCIA O SOLICITANTE JEFE DE DEPARTAMENTO JEFE DE DEPARTAMENTO 5.7 JEFE DE DEPARTAMENTO 5.8 PROVEEDOR 5.9 JEFE DE DEPARTAMENTO DESCRIPCION ENTREGA LA REQUISICION RECIBE, REVISA Y ACUSA LA REQUISICION, COTIZA LAS REQUISICIONES SOLICITADAS DETERMINA EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN (CONCURSO, AJUDICACIÓN O LICITACIÓN). REVISA CON FINANZAS SI EXISTE PRESUPUESTO, EN DADO CASO NO HAY PRESUPUESTO DA LA ORDEN DE ELABORAR OFICIO ELABORA OFICIO Y UN CUADRO COMPARATIVO FIRMA OFICIO Y ENTREGA A DEPENDENCIA O SOLICITANTE ELABORA EL CONTRATO ELABORA LA ORDEN DE COMPRA,REGISTRA LA FACTURA, SE ELABORA EL CONTRA RECIBO Y ENTREGA CONTRA RECIBO VA LA DIRECCIÓN DE EGRESOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE PAGO Y EFECTUA EL PAGO REALIZA EL EXPEDIENTE (REQUISICIÓN, COTIZACIONES, ESTUDIO DE MERCADO, CUADRO COMPARATIVO, CONTRATO, ORDEN DE COMPRA, CONTRA RECIBO, FACTURA)

7 Página 7 de RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ENTREGA LA REQUI CARGO DEPENDENCIA O SOLICITANTE JEFE DE DPTO. NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO RECIBE, REVISA Y ACUSA LA REQUISICION, COTIZA LAS REQUISICIONES SOLICITADAS DEPENDENCIA O SOLICITANTE JEFE DEPTO DETERMINA EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN (CONCURSO, AJUDICACIÓN O LICITACIÓN). REVISA CON FINANZAS, EN CASO QUE NO HAY PRESUPUESTO DA ORDEN DE ELABORAR OFICIO SE ELABORA UN CUADRO COMPARATIVO Y OFICIO ELABORA EL CONTRATO ELABORA LA ORDEN DE COMPRA,REGISTRA LA FACTURA, SE ELABORA EL CONTRA RECIBO Y ENTREGA CONTRA RECIBO VA LA DIRECCIÓN DE EGRESOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE PAGO Y EFECTUA EL PAGO REALIZA EL EXPEDIENTE JEFE DE DPTO. JEFE DE DEPTO. JEFE DE DEPTO. JEFE DE DEPTO. JEFE DE DEPTO. PROVEEDOR JEFE DE DPTO.

8 Página 8 de 13 (REQUISICIÓN, COTIZACIONES, ESTUDIO DE MERCADO, CUADRO COMPARATIVO, CONTRATO, ORDEN DE COMPRA, CONTRA RECIBO, FACTURA)

9 Página 9 de FLUJOGRAMA SOLICITANTE JEFE DE DPTO. PROVEEDOR F Inicio Entrega de Requisición Entrega de oficio S I Recibe, revisa los requisitos Acusa de recibido NO A B S I Determina el procedimiento de contratación y revisa con Finanzas Existe presupuesto NO C D E Elabora oficio Elabora cuadro comparativo G H Va a Egresos y programa pago Efectúa el pago Cotiza la requisición B C Da la orden de elaborar oficio Elabora contrato E F D Firma oficio Elabora de orden de compra G Elabora de contra recibo H Realiza expediente A Fin

10 Página 10 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA. CODIGO DOCUMENTO RELACIONADOS TITULO LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA LEY DE TRANSPARENCIA PARA EL ESTADO DE TAMAULIPAS Ley de Adquisiciones para la Administración Publica del Estado de Tamaulipas y sus Municipios LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO TIPO DE DOCUMENTO ELECTRONICO ELECTRONICO FISICO ELECTRONICO ORIGEN Página Web del Municipio de Ciudad Madero Página Web del Municipio de Ciudad Madero Oficina de la Dirección de Adquisiciones Página Web de la Cámara de Diputados 9.-REGISTROS. CODIGO TITULO Libro de Registro de Requisiciones Carpeta de oficios Recibidos y Enviados SAC Proveedor Carpeta de activos fijos REGISTRO RESPONSABLE LUGAR DE CONSERVACION Oficina de Adquisiciones Oficina de Adquisiciones Oficina de Adquisiciones Oficina de Adquisiciones Oficina de Adquisiciones TIEMPO DE RETENCION 2 AÑOS 2 AÑOS 2 AÑOS 2 AÑOS 2 AÑOS

11 Página 11 de ANEXOS

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