RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS

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1 Página1 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS La EPS S CONVIDA, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas en el proceso de Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC , OBJETO: PRESTAR EL SERVICIO DE ENTREGA Y RECOLECCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA ANIVEL LOCAL, REGIONAL, BOGOTÁ Y EVENTUALMENTE NACIONAL, QUE GENEREN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES DE LA EPS S CONVIDA considera en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho evidente en el presente proceso, presenta respuesta las mismas en el siguiente orden: Llegado el día y la hora se presentaron observaciones allegadas del proceso, Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC así: OBSERVACIONES: 1. OBSERVANTE: CESAR FERNANDO MURCIA RAMOS FECHA: 1 DE MARZO DE 2018 A LAS 11:07 AM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: angelica.vanegas@4-72.com.co Sres. Convida EPS Atn. Jorge Alexander Gómez Cárdenas Bogotá - Cundinamarca Reciba un cordial saludo de Servicios Postales Nacionales S.A., empresa oficial de correos que opera bajo la marca 4-72, nombre que llevamos con orgullo, porque señala las coordenadas geográficas del corazón de Colombia: 4 grados Latitud Norte, 72 grados Longitud oeste. De acuerdo al informe de evaluación jurídica presentado por la Entidad, luego de la revisión de documentos y por el cual se relaciona que Servicios Postales Nacionales S.A no cumple con: CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: Revisada la cámara de comercio, no es la representante legal de Servicios Postales Nacionales S.A. como consta en el folio 10 y 11 figura otra persona como representante legal. RTA: Adjunto envío oficio de asignación a un cargo superior, igual o menor jerarquía como Gerente Regional Centro B de la Dra. Angélica María Vanegas Uribe quien desde el pasado 31 de enero se oficializó como Gerente Regional Centro B (E) por instrucción del Dr. Juan Manuel Reyes Álvarez quien ejerce el cargo de Presidente (E) de Servicios Postales Nacionales S.A Adicional al anterior oficio, se adjunta resolución N 08 de 2015 en donde se relaciona en el ARTICULO QUINTO las funciones de los Gerentes Regionales, que los faculta para celebrar, adicionar, modificar y prorrogar contratos comerciales e interadministrativos cuya cuantía no exceda los 120 SMLMV CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL OFERENTE O REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO. RTA: En conformidad al ítem anterior y siguiendo una trazabilidad lógica al proceso, se adjuntó copia de la cédula de ciudadanía de la Dra. Angélica María Vanegas Uribe quien ejerce actualmente el cargo de Gerente Regional Centro B (E) de Servicios Postales Nacionales S.A. y quien se encuentra debidamente facultada para firmar y presentar propuestas comerciales FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR DEL REPRESENTANTE LEGAL No aplica para la presentación de la presente oferta comercial por tratarse género femenino.

2 Página CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES Y CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES No aporta tarjeta profesional ni junta central de contadores RTA: Dentro del documento de invitación y más específicamente en las páginas 8 10 y 11 en el numeral Requisitos Jurídicos Mínimos, no se relaciona la obligatoriedad de presentar copia de la tarjeta profesional ni la junta central de contadores. Por lo anterior, dichos documentos no fueron anexados para el presente proceso. Con el fin de dar alcance a la solicitud y presentar los soportes necesarios para el proceso invitacional, adjunto envío copia de la tarjeta profesional, fotocopia de la cédula de ciudadanía y la certificación de la junta central de contadores para su correspondiente estudio y verificación. Adicionalmente, como certificación de los pagos de aportes de seguridad social y aportes parafiscales, al proceso se adjuntó Anexo N 4 firmado por el Dr. Jose Luis Imbachi, revisor fiscal CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS EXPEDIDO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. RTA: Aparece como no cumple y dentro de los documentos se anexaron bajo los códigos de verificación y Agradezco por favor sea verificada la documentación física, más sin embargo, se adjuntan nuevamente SISTEMA REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS CORRECTIVAS RNMC. RTA: Aparece como no cumple y dentro de los documentos se anexaron. Agradezco por favor sea verificada la documentación física, más sin embargo, se adjunta nuevamente CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS EXPEDIDO POR LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. RTA: Aparece como no cumple y dentro de los documentos se anexaron bajo los códigos de verificación y Agradezco por favor sea verificada la documentación física, más sin embargo, se adjuntan nuevamente. En consideración a lo expuesto anteriormente, agradezco su colaboración en la verificación de las novedades relacionadas teniendo en cuenta que en la evaluación de verificación técnica, se cumple con los requisitos exigidos por la Entidad. Agradezco la atención prestada y quedo atento a sus comentarios. OBSERVACIÓN 1: CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: Revisada la cámara de comercio, no es la representante legal de Servicios Postales Nacionales S.A. como consta en el folio 10 y 11 figura otra persona como representante legal. RTA: Adjunto envío oficio de asignación a un cargo superior, igual o menor jerarquía como Gerente Regional Centro B de la Dra. Angélica María Vanegas Uribe quien desde el pasado 31 de enero se oficializó como Gerente Regional Centro B (E) por instrucción del Dr. Juan Manuel Reyes Álvarez quien ejerce el cargo de Presidente (E) de Servicios Postales Nacionales S.A Adicional al anterior oficio, se adjunta resolución N 08 de 2015 en donde se relaciona en el ARTICULO QUINTO las funciones de los Gerentes Regionales, que los faculta para celebrar, adicionar, modificar y prorrogar contratos comerciales e interadministrativos cuya cuantía no exceda los 120 SMLMV. La entidad reviso el documento de fecha 31 de enero del 2018 con REF. ASIGNACION A UN CARGO SUPERIOR, IGUAL O MENOR JERARQUIA COMO GERENTE REGIONAL CENTRO B(E) en donde se observó que se evidencia la respectiva asignación al cargo de GERENTE REGIONAL a partir del 1 de febrero del 2018,documento que no se incorporó en la propuesta en la fecha y hora indicada en el cronograma,por lo tanto no acredito en el tiempo señalado en la invitación publica, que la señora ANGELICA MARIA VANEGAS URIBE era la delegada por el

3 Página3 presidente de servicios postales nacionales S.A,el señor JUAN MANUEL REYES ALVAREZ, para fungir como GERENTE REGIONAL, presentando dicho documento extemporáneamente.la entidad avocando el Numeral 7. CAUSALES QUE GENERAN EL RECHAZO DE LAS OFERTAS O LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO de la INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍAEPS S CONVIDA -IP-MC , que manifiesta lo siguiente : Acorde a la ley 1150 del 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos, en su artículo 2,parágrafo 2 numeral 3,las ofertas presentadas deberán ser evaluadas objetivamente,aplicando exclusivamente las reglas contenidas en el pliego de condiciones de la invitación publica,es así como es viable hacer efectivo el numeral 7 CAUSALES QUE GENERAN RECHAZO EN LAS OFERTAS. Y por ende nos remitimos al ARTÍCULO 5o.LEY DE LA SELECCIÓN OBJETIVA. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: PARÁGRAFO 1o. <Parágrafo modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de El nuevo texto es el siguiente:> La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a Ia futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para e proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y Ia documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado. SI subsana

4 Página4 OBSERVACIÓN 2: CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL OFERENTE O REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO. RTA: En conformidad al ítem anterior y sigiendo una trazabilidad lógica al proceso, se adjuntó copia de la cédula de ciudadanía de la Dra. Angélica María Vanegas Uribe quien ejerce actualmente el cargo de Gerente Regional Centro B (E) de Servicios Postales Nacionales S.A. y quien se encuentra debidamente facultada para firmar y presentar propuestas comerciales. En conexidad con la respuesta que da la entidad a la observación anterior,es claro que se encontró dentro de los documento de la propuesta exactamente en el folio 25, la fotocopia de la cedula de la señora ANGELICA MARIA VANEGAS URIBE,quien para el día de la presentación de la oferta y en la hora señalada, no tenía acreditación alguna que nos demostrara que ella fungía como representante legal de servicios postales nacionales S.A,toda vez que el documento aportado para tal idoneidad fue la cámara de comercio y en ella no fungía con tal acreditación,es por ello que no reconoce para el momento tal calidad. SI subsana OBSERVACIÓN 3: FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR DEL REPRESENTANTE LEGAL No aplica para la presentación de la presente oferta comercial por tratarse género femenino. La entidad manifiesta en conexidad con la respuesta a la observación N 1, que no se pudo evidenciar si quien fungía como representante legal de la empresa servicios postales nacionales S.A, era de sexo masculino o femenino, por lo tanto y en virtud de tal desconocimiento se procedió a colocar que no aplicaba para los requisitos mínimos jurídicos requeridos. No aplica OBSERVACIÓN 4: CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES Y CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES No aporta tarjeta profesional ni junta central de contadores RTA: Dentro del documento de invitación y más específicamente en las páginas 8 10 y 11 en el numeral Requisitos Jurídicos Mínimos, no se relaciona la obligatoriedad de presentar copia de la tarjeta profesional ni la junta central de contadores. Por lo anterior, dichos documentos no fueron anexados para el presente proceso. Con el fin de dar alcance a la solicitud y presentar los soportes necesarios para el proceso invitacional, adjunto envío copia de la tarjeta profesional, fotocopia de la cédula de ciudadanía y la certificación de la junta central de contadores para su correspondiente estudio y verificación. Adicionalmente, como certificación de los pagos de aportes de seguridad social y aportes parafiscales, al proceso se adjuntó Anexo N 4 firmado por el Dr. Jose Luis Imbachi, revisor fiscal. Si bien es cierto que en las páginas relacionadas anteriormente, se solicitan unos requisitos jurídicos mínimos, en las cuales no se relaciona la obligatoriedad de presentar copia de la tarjeta profesional, ni la junta central de contadores del revisor fiscal o de quien expida la constancia de cumplimiento de

5 Página5 aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales y cumplimiento al sistema de riesgos laborales,es claro que se debe demostrar la idoneidad del funcionario que emite tal documento. Así mismo la ley 43 de 1990 Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones, en su artículo 70 nos habla de garantizar la confianza pública en aras de los intereses del estado. No subsano porque no presento la certificación de la junta central de contadores. OBSERVACIÓN 5: CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS EXPEDIDO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. RTA: Aparece como no cumple y dentro de los documentos se anexaron bajo los códigos de verificación y Agradezco por favor sea verificada la documentación física, más sin embargo, se adjuntan nuevamente. En conexidad con la respuesta que da la entidad a la observación N 1,es claro que se encontró dentro de los documento de la propuesta exactamente en el folio 26, la fotocopia certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la contraloría general de la república de la señora ANGELICA MARIA VANEGAS URIBE,quien para el día de la presentación de la oferta y en la hora señalada, no tenía acreditación alguna que nos demostrara que ella fungía como representante legal de servicios postales nacionales S.A,toda vez que el documento aportado para tal idoneidad fue la cámara de comercio y en ella no fungía con tal acreditación,es por ello que no se reconoce para el momento tal calidad. SI subsana OBSERVACIÓN 6: SISTEMA REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS CORRECTIVAS RNMC. RTA: Aparece como no cumple y dentro de los documentos se anexaron. Agradezco por favor sea verificada la documentación física, más sin embargo, se adjunta nuevamente. No subsano porque no aporto el certificado de medidas correctivas Ley 1801 del 29 de Julio Artículo 183. OBSERVACIÓN 7: CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS EXPEDIDO POR LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

6 Página6 RTA: Aparece como no cumple y dentro de los documentos se anexaron bajo los códigos de verificación y Agradezco por favor sea verificada la documentación física, más sin embargo, se adjuntan nuevamente. En consideración a lo expuesto anteriormente, agradezco su colaboración en la verificación de las novedades relacionadas teniendo en cuenta que en la evaluación de verificación técnica, se cumple con los requisitos exigidos por la Entidad. En conexidad con la respuesta que da la entidad a la observación N 1,es claro que se encontró dentro de los documento de la propuesta,exactamente en el folio 28, la fotocopia certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la procuraduría general de la nación de la señora ANGELICA MARIA VANEGAS URIBE,quien para el día de la presentación de la oferta y en la hora señalada, no tenía acreditación alguna que nos demostrara que ella fungía como representante legal de servicios postales nacionales S.A,toda vez que el documento aportado para tal idoneidad fue la cámara de comercio y en ella no fungía con tal acreditación,es por ello que no reconoce para el momento tal calidad. SI subsana Así mismo el señor CESAR FERNANDO MURCIA RAMOS, no acepto el poder que le fue otorgado donde se le facultaba para radicar la propuesta el día y la fecha señalada en la invitación publica IP- MC Como consta en el folio 1. Por consiguiente revisado y analizado los documentos subsanables, no cumplió con la totalidad de los subsanes y ya no le asiste el derecho de subsanar. 2. OBSERVANTE: ALAS DE COLOMBIA EXPRESS S.A.S FECHA: 1 DE MARZO DE 2018 A LAS 1:45 pm FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: N/A OBSERVACIÓN 1:

7 Página7 Si subsano OBSERVACIÓN 2:

8 Página8 OBSERVACIÓN 2: La entidad en virtud del principio de trasparencia en la contratación estatal, procede a esclarecer la observación manifestada por la señora FLAVIA DORIS ACOSTA CARDENAS, en representación de ALAS DE COLOMBIA EXPRESS S.A.S bajo los siguientes puntos: 1. La entidad en el respectivo proceso de verificación jurídica y técnica de los requisitos mínimos exigidos en el pliego de condiciones de la invitación publica de referencia IP-MC ,encontró que la propuesta económica correspondiente a la empresa URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S,tenía un error aritmético consistente en que

9 Página9 el valor numérico no correspondía a el valor en letras,motivo por el cual el comité evaluador encargado se vio en la necesidad de verificar cada una de las propuestas de nuestros oferentes a través de VERIFICACION ARITMETICA realizada por el área encargada. 2. Una vez revisada minuciosamente las propuestas se puede comprobar que evidentemente el valor en letras de la propuesta de URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S correspondía los valores allí consignados en el anexo 2 incorporado en dicha propuesta. 3. En virtud del principio de trasparencia y selección objetiva durante la etapa del estudio de las propuestas,la entidad procedió a tener en cuenta la suma en letras, consignada por la empresa URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S y por analogía aplicando el artículo 623 del código de comercio que se transcribe a continuación : ARTÍCULO 623. <DIFERENCIAS EN EL TÍTULO DEL IMPORTE ESCRITO EN CIFRAS Y EN PALABRAS - APARICIÓN DE VARIAS CIFRAS>. Si el importe del título aparece escrito a la vez en palabras y en cifras, valdrá, en caso de diferencia, la suma escrita en palabras. Si aparecen diversas cantidades en cifras y en palabras, y la diferencia fuere relativa a la obligación de una misma parte, valdrá la suma menor expresada en palabras. Se tomó como cierto la suma consignada en letras toda vez que no se alteró el valor de la propuesta y como prueba para efectos de transparencia, se anexa la propuesta económica relacionada en el anexo 2 por URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S el día 23 de febrero a las 8: 50 am tal como quedo consignado en el acta de cierre que fue publicada en la página del SECOP y a su vez la respectiva VERIFICACION ARITMETICA realizada por la entidad.

10 Página10 Se pudo evidenciar que en el ITEM 1, al multiplicar $ por $1.416, nos arrojó un valor de $ y al sumar el valor mensual presupuesto incluido el IVA así, $ $ $ $4.000+$ da un total en números de $ y el error aritmético consiste en que digito $ y en valor en letras consigno DIEZ Y OCHO MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS OCHENTA PESOS,por consiguiente prevalece lo escrito en letras y no en números cuando se presenten este tipo de errores. OBSERVACIÓN 3: La entidad procede con la verificación para corroborar si es viable o no la petición del oferente arrojando el siguiente resultado:

11 Página11 1. El ITEM en mención motivo de corrección por parte de la empresa ALAS DE COLOMBIA EXPRESS S.A.S NIT , sería el N 4 y no el N 3 como lo manifiesta en la petición. 2. En el ITEM número 4 cantidad estimada mensual, la empresa ALAS DE COLOMBIA EXPRESS S.A.S consigno 40 unidades a un precio de $3.500 como valor unitario oficial que arrojo un valor mensual oficial de $ , para un total de la sumatoria mensual de $ consignados tanto en el valor de la suma escrita en cifras y el valor de la suma escrita en palabras. 3. En virtud de la Sentencia: CE SIII E DE 2001 y que es material de apoyo de la solicitud de la representante legal de la empresa ALAS DE COLOMBIA EXPRESS S.A.S y la cual se trascribe a continuación : Y después de la verificación aritmética y el análisis del comité evaluador designado se observa que la corrección aritmética a la que se refiere la representante de ALAS DE COLOMBIA EXPRESS S.A.S, implica una corrección y/o modificación que altera el valor presentado el día del cierre de propuestas, toda vez que al realizarse las modificaciones por ella planteadas se alteraría el valor y acudiendo a los principios de igualdad y trasparencia,esta corrección y/o modificación dejaría en desventaja a los demás oferentes, como bien la actora manifestó apoyada en la norma fue producto de mala interpretación sustancial pretender que la propuesta se puede corregir alterando valores,caso que no ocurrió con la propuesta de la empresa URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S a la que la corrección aritmética aplicada, no altero el valor de la propuesta presentada el día de su cierre. Es por ello que regido a la normatividad vigente y a los principios rectores de la contratación no se acepta la nueva propuesta económica anexada el día 1 de marzo a la 1:45 pm, anuando que en la invitación publica IP-MC no está contemplada el cambio de ofertas económicas. Se relacionan a continuación para trasparencia en el proceso de selección la propuesta entregada el día 23 de febrero y la entregada el día 1 de marzo.

12 Página12 PPROPUESTA ENTREGADA 23 FEBRERO 2018 PPROPUESTA ENTREGADA 1 MARZO 2018

13 Página13 3. OBSERVANTE: DELIVERY COLOMBIA S.A.S FECHA: 1 DE MARZO DE 2018 A LAS 2:004 pm FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: N/A OBSERVACIÓN 1: Si subsano

14 Página14 OBSERVACIÓN 2: La entidad no se hace responsable de las ofertas presentadas,ya que es claro que, el cuadro que debian diligenciar los oferentes en los cuales estos deben contemplar los impuestos y demas emunumentos fiscales que a bien tenga que aplicar la entididad promotora de salud eps s Convida es bajo su absoluta responsabilidad. HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES. ORIGINAL FIRMADO GRACE ALEJANDRA MORENO CEPEDA Oficina Asesora Jurídica ORIGINAL FIRMADO LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ Subgerente Administrativo y Financiero ORIGINAL FIRMADO DIEGO SANDOVAL SUAREZ Contratista/ Subgerencia Administrativa y Financiera ORIGINAL FIRMADO JORGE GÓMEZ CÁRDENAS Jefe Oficina Asesora Jurídica

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