CONCURSO ABIERTO No. 001 DE 2017 ACTA DE ANALISIS Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Transcripción

1 CONCURSO ABIERTO PARA CONTRATAR EL DISEÑO Y LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PDG, PARA LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE CARTAGENA Y BOLIVAR. FECHA Y HORA DE INICIO DE LA EVALUACION: 10 de Marzo de :15 AM. LUGAR: Sala de Juntas de la Dirección Sede Administrativa ASISTENTES: MARCELA CASTILLO FIGUEROA Subdirectora Administrativa. REMBERTO ANILLO PEREIRA Subdirector Financiero GUSTAVO ARRIETA VERGARA Coordinador de Contratación Teniendo en cuenta que LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE CARTAGENA Y BOLIVAR COMFAMILIAR, en atención al estudio de Conveniencia y Oportunidad presentado por la Subdirección Administrativa de la Caja, adelanto el: CONCURSO ABIERTO No. 001 de 2017, para contratar el diseño y la implementación del programa de gestión documental PDG, para la caja de compensación familiar de Cartagena y bolívar, los suscritos, MARCELA CASTILLO FIGUEROA Subdirectora Administrativa, REMBERTO ANILLO PEREIRA Subdirector Financiero, y GUSTAVO ARRIETA VERGARA Coordinador de la Unidad de Contratación (E), atendiendo la designación de la Dirección Administrativa de la entidad, procedemos a analizar y evaluar la propuesta recibida en el marco del concurso abierto enunciado, conforme a lo establecido en los términos de referencia de la misma: PRESENTACION DE PROPUESTAS: El presupuesto estimado por parte de la Caja de Compensación Familiar de Cartagena y Bolívar - Comfamiliar para la presente contratación es la suma de CUATROCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($ ) Los suscritos funcionarios, se disponen a adelantar la presente evaluación previa las siguientes consideraciones 1. Que, el día Veinticuatro (24) de Marzo Dos Mil Diecisiete (2017), la Caja de Compensación Familiar de Cartagena y Bolívar Comfamiliar, a través de la página web, público un aviso de convocatoria a participar en el Concurso Abierto No , cuyo objeto es CONTRATAR EL DISEÑO Y LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PDG, PARA LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE CARTAGENA Y BOLIVAR. 2. Que, como resultado de lo anteriormente expuesto, y estando dentro de la fecha fijada de Cierre de Entrega de Propuesta señalada en el Cronograma del referido Concurso (5 de Abril de 2017), se recibieron Dos (2) Propuestas las cual se relaciona a continuación:

2 Propuesta No. 1: NOMBRE DEL NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL NIT VALOR OFERTA ECONOMICA N DE FOLIOS FECHA Y HORA DE RECIBIDO SISTEMAS Y ARCHIVOS LTDA- SIAR FREDDY JAVIER GIRALDO MERCADO $ DE ABRIL : 25 PM Que, la Propuesta antes relacionadas serán sometidas a estudio y evaluación conforme a lo descrito en los Pliegos de condiciones y encontrándose las mismas en condiciones del mercado y satisfaciendo las necesidades de la entidad, se procede a realizar una Primera Etapa de VERIFICACION de Criterios Habilitantes como son: aspectos Jurídicos, Financieros, Técnicos. Seguidamente, si la propuesta verificada resulta HABILITADA pasará a una segunda etapa de CALIFICACION de la Propuesta Económica, Experiencia Relacionada, Experiencia Organizacional. Propuesta No. 2: NOMBRE DEL NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL NIT VALOR OFERTA ECONOMICA N DE FOLIOS FECHA Y HORA DE RECIBIDO PROVAL S.A.S LUIS FERNANDO PAEZ FUENTES $ DE ABRIL : 21 PM Que, la Propuesta antes relacionadas serán sometidas a estudio y evaluación conforme a lo descrito en los Pliegos de condiciones y encontrándose las mismas en condiciones del mercado y satisfaciendo las necesidades de la entidad, se procede a realizar una Primera Etapa de VERIFICACION de Criterios Habilitantes como son: aspectos Jurídicos, Financieros, Técnicos. Seguidamente, si la propuesta verificada resulta HABILITADA pasará a una segunda etapa de CALIFICACION de la Propuesta Económica, Experiencia Relacionada, Experiencia Organizacional VERIFICACION REQUISITOS HABILITANTES FACTORES DE CUMPLIMIENTO VERIFICACION JURÍDICA VERIFICACION FINANCIERA VERIFICACION TECNICA / NO \NO \NO VERIFICACIÓN JURÍDICA REALIZADA POR GUSTAVO ARRIETA VERGARA COORDINADOR DE CONTRATACIÓN

3 Se comprobara que la documentación allegada en la Oferta por parte de los proponentes, se ajuste a lo exigido en los términos de referencia. Propuesta No. 1 NOMBRE DEL OFERENTE REQUSITOS CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA CERTIFICADO DE REP LEGAL CAMARA DE COMERCIO ACTA DE AUTORIZACION DE LA JUNTA DE SOCIOS FOTOCOPIA DE CEDULA DE LA PERSONA NATURAL Y/O REP LEGAL CERTIFICADO DE APORTES EN SEGURIDAD SOCIAL ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS ANTECEDENTES JUDICIALES CERTIFICADO DE NO RESPOSABOLIDAD FISCAL RUT DE LA EMPRESA SISTEMAS Y ARCHIVOS LTDA - SIAR NO OBSERVACIONES N/A CONCLUSION: El Oferente aporto todos los documentos de orden jurídico exigidos en los Términos de Referencia del Concurso Abierto No. 001 de 2017, por lo cual, jurídicamente. Propuesta No. 2 NOMBRE DEL OFERENTE REQUSITOS CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA CERTIFICADO DE REP LEGAL CAMARA DE COMERCIO ACTA DE AUTORIZACION DE LA JUNTA DE SOCIOS FOTOCOPIA DE CEDULA DE LA PERSONA NATURAL Y/O REP LEGAL CERTIFICADO DE APORTES EN SEGURIDAD SOCIAL ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS ANTECEDENTES JUDICIALES CERTIFICADO DE NO RESPOSABOLIDAD FISCAL RUT DE LA EMPRESA N/A PROVAL S.A.S NO OBSERVACIONES CONCLUSION: El Oferente aporto todos los documentos de orden jurídico exigidos en los Términos de Referencia del Concurso Abierto No. 001 de 2017, por lo cual, jurídicamente. VERIFICACIÓN TÉCNICA REALIZADA POR LA DRA. MARCELA CASTILLO FIGUEROA SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Propuesta No. 1 EVALAUCION TECNICA REQUSITOS /NO SISTEMAS Y ARCHIVOS LTDA - SIAR POSTERIOR A LA REVISION DE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS POR EL SE PUEDE CONSTATAR LO SIGUIENTE EXPERIENCIA ORGANIZATIVA DETALLES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL OBJETO EXPERIENCIA GENERAL CONCLUSION: La propuesta presentada por la empresa SISTEMAS Y ARCHIVOS LTDA, con los requisitos de orden técnico exigidos en los Pliegos de Condiciones del Concurso Abierto No. 001 de 2017, por lo tanto se declara HABIL la propuesta desde el punto de vista Técnico.

4 Propuesta No. 2 EVALAUCION TECNICA REQUSITOS /NO POSTERIOR A LA REVISION DE LOS EXPERIENCIA ORGANIZATIVA PROVAL S.A.S. DOCUMENTOS PRESENTADOS POR EL SE PUEDE CONSTATAR LO DETALLES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL OBJETO SIGUIENTE EXPERIENCIA GENERAL CONCLUSION: La propuesta presentada por la empresa PROVAL S.A.S., con los requisitos de Orden técnico exigido en los Pliegos de Condiciones del Concurso Abierto No. 001 de 2017, por lo tanto se declara HABIL la propuesta desde el punto de vista Técnico. VERIFICACIÓN FINANCIERA REALIZADA POR REMBERTO ANILLO PEREIRA SUBDIRECTOR FINANCIERO. Propuesta No. 1 NOMBRE DEL OFERENTE REQUSITOS BALANCE GENERAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 ESTADO DE RESULTADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 NOTAS DE RESULTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 DECLARACION DE RENTA DEL AÑO 2015 FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR y/o DEL REVISOR FIACAL CERTIFICADO EXPEDIDO POR LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES DE ANTECEDENTES DICILINARIOS CERTIFICADO DE ESTADOS FINANCIERO A 31 DE DICIEMBRE DE SISTEMAS Y ARCHIVOS LTDA NO OBSERVACIONES CONCLUSION: La propuesta presentada por SISTEMAS Y ARCHIVOS LTDA, con los requisitos de orden financiero exigidos en los Pliegos de Condiciones del Concurso Abierto No. 001 de 2017, por lo tanto se declara HABIL la propuesta desde el punto de vista Financiero. Propuesta No. 2 NOMBRE DEL OFERENTE REQUSITOS BALANCE GENERAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 ESTADO DE RESULTADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 NOTAS DE RESULTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 DECLARACION DE RENTA DEL AÑO 2015 FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR y/o DEL REVISOR FIACAL CERTIFICADO EXPEDIDO POR LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES DE ANTECEDENTES DICILINARIOS CERTIFICADO DE ESTADOS FINANCIERO A 31 DE DICIEMBRE DE PROVAL S.A.S. NO OBSERVACIONES CONCLUSION La propuesta presentada por PROVAL S.A.S., con los requisitos de orden financiero exigidos en los Pliegos de Condiciones del Concurso Abierto No. 001 de 2017, por lo tanto se declara HABIL la propuesta desde el punto de vista Financiero. REVISIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA: Con base en la información financiera suministrada en las propuestas se tendrá en cuenta dos factores: Liquidez y Endeudamiento, con los siguientes puntos, así: INDICE CONDICIÓN Índice de liquidez Igual o mayor a 1.2 Índice de endeudamiento Igual o menor a 65%

5 Propuesta No. 1 SIAR INDICES ACTIVOS PASIVOS INDICE PATRIMONIO SOLICITADOS CORRIENTES TOTALES CORRIENTES TOTALES CALCULADO LIQUIDEZ , , , , ,00 3,02 ENDEUDAMIENTO , ,00 31,16% SIAR INDICES INDICE INDICE SOLICITADOS CALCULADO CONDICION LIQUIDEZ 3,02 1,30 ENDEUDAMIENTO 31,16% 65,00% OBSERVACIONES CON INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA, AL SER MAYOR A 1,3 QUE ES EL EXIGIDO EN EL PLIEGO CON INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA Propuesta No. 2 PROVAL SAS INDICES ACTIVOS PASIVOS INDICE PATRIMONIO SOLICITADOS CORRIENTES TOTALES CORRIENTES TOTALES CALCULADO LIQUIDEZ , , , , ,00 1,69 ENDEUDAMIENTO , ,00 51,23% PROVAL SAS INDICES INDICE INDICE SOLICITADOS CALCULADO CONDICION LIQUIDEZ 1,69 1,30 ENDEUDAMIENTO 51,23% 65,00% OBSERVACIONES CON INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA, AL SER MAYOR A 1,3 QUE ES EL EXIGIDO EN EL PLIEGO CON INDICADOR DE ENDEUDAMIENTO, YA QUE ES MENOR AL 65% QUE ES EL EXIGIDO CONCLUSION: Los dos (2), proponentes N con los indicadores de capacidad financiera. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN: Se evaluara únicamente las Ofertas que superen la etapa de verificación. FACTORES DE CALIFICACION: FACTORES DE CALIFICACION PROPUESTA ECONIMICA 400 PUNTOS EXPERIENCIA ESPECIFICA 400 PUNTOS ANALISIS JURIDICO

6 EVALUACION DE LA EXPERIENCIA ESPECIFICA 400 PUNTOS. Propuesta No. 1 EXPERIENCIA ESPECIFICA FACTOR DE PUNTAJE OBSERVACIONES SIAR LTDA Haber ejecutado contratos relacionados con el objeto contractual que se pretende contratar, cuya sumatoria evidencien una ejecucuin de por lo menos el 50% del valor del trabajoa ejecutar 1. Certificaciones menor o igual a 100 millones 50 puntos. 2. Certificaciones mayores de 100 y menores o iguales a 200 millones 100 puntos. 3. Certificaciones mayores de 200 millones 200 puntos cada una. El proponente SIAR LTDA, demostro dos (2) certificaciobes valor de los contratos Legal Strategy $ corporacion Autonoma Regional del Valle del Cauca $ TOTAL PUNTAJE 400 puntos Propuesta No. 2 EXPERIENCIA ESPECIFICA FACTOR DE PUNTAJE OBSERVACIONES PROVAL S.A.S. Haber ejecutado contratos relacionados con el objeto contractual que se pretende contratar, cuya sumatoria evidencien una ejecucuin de por lo menos el 50% del valor del trabajoa ejecutar 1. Certificaciones menor o igual a 100 millones 50 puntos. 2. Certificaciones mayores de 100 y menores o iguales a 200 millones 100 puntos. 3. Certificaciones mayores de 200 millones 200 puntos cada una. El proponente PROVAL S.A.S, demostro dos (2) certificaciobes valor de los contratos Clini Dent Ltda. $ Fundacion Construyendo Esperanzas en Colombia. $ TOTAL PUNTAJE 400 puntos CONCLUSION: Como se puede observar en el análisis anterior los dos (2) proponentes cumplen con los requisitos para obtener el mayor puntaje, por lo tanto en el presente factor (Experiencia Especifica) se le fue asignado 400 puntos a cada uno de los oferentes EVALUACION ANALISIS JURIDICO.

7 Propuesta No. 1 ANALISIS JURIDICOS FACTOR DE PUNTAJE OBSERVACIONES PUNTAJE MAX TOTAL PUNTAJE SIAR LTDA. Verificacion del Cumplimiento de los requisitos juridicos Cumplimiento con la totalidad de los requisitos y documentacion legal exigida El proponente no aporto la documentacion refrente al certificado de antecenetes diciplinarios (Procuradiria) tanto de la empresa como de su Representante Legal, sin embargo por lo exigiodo en la ley anti tramite la entidad (Comfamiliar) realizo la verificacion de la misma por ser un docuento subsanable y fue aportado al expediente Propuesta No. 2 ANALISIS JURIDICOS FACTOR DE PUNTAJE OBSERVACIONES PUNTAJE MAX TOTAL PUNTAJE PROVAL S.A.S. Verificacion del Cumplimiento de los requisitos juridicos Cumplimiento con la totalidad de los requisitos y documentacion legal exigida CONCLUSION: Como se puede observar en el análisis anterior los dos (2) proponentes cumplen con los requisitos para obtener el mayor puntaje, por lo tanto en el presente factor (Análisis Jurídico) se le fue asignado 200 puntos a cada uno de los oferentes EVALUACION ANALISIS FINANCIERO 400 PUNTOS. Punto 3.1.2: ANALISIS FINANCIERO:. Se tomará como base las propuestas que se encuentren dentro del 5% por debajo del presupuesto oficial. Las propuestas que se encuentran por fuera del rango anterior, se calificaran con cero (0) puntos. Basados en lo anterior nos permitimos decir lo siguiente: Valor del presupuesto oficial $ incluido IVA, restándole el 5% que dice el pliego en su condición, el valor resultante está dentro del rango de $ y $ $ , o sea que ambas propuesta presentadas están dentro de este rango. Así las cosas las propuestas económicas presentadas son: PROPUESTAS VALOR SIAR LTDA $ incluido IVA PROVAL S.A.S $ incluido IVA

8 Calculado el valor promedio (según formula) tal como lo indica el pliego, arroja un valor de $ ,00 Y continuando con lo exigido en el mencionado pliego la propuesta que más se acerca a este valor es la de PROVAL SAS $ , y por lo cual se califica con 300 puntos tal como lo dice el pliego. Como la propuesta económica de SIAR también está dentro del rango exigido, se procedió a realizar el mencionado cálculo tal como se indica en el pliego de condiciones y dio como resultado 270 puntos. Como resultado de la evaluación del Análisis Financiero se asignan los siguientes puntajes: VALOR PROMEDIO PROPONETES VALOR PROPUESTA PUNTAJE SEGÚN FORMULA SIAR LTDA $ incluido IVA 270 PUNTOS $ PROVAL SAS $ incluido IVA 300 PUNTOS RESUMEN DE EVALUACION VALOR DE LA PROPUESTA EXPERIENCIA ESPECIFICA ANALISIS JURIDICO ANALISIS ECONOMICO TOTAL PUNTOS SIAR LTDA $ incluido IVA 400 PUNTOS 270 PUNTOS 870 PUNTOS PROVAL SAS $ incluido IVA 400 PUNTOS 300 PUNTOS 900 PUNTOS La presente Evaluación emitida por parte del Comité Evaluador designado, se trasladara a la Directora Administrativa de la Caja de Compensación Familiar de Cartagena y Bolívar Comfamiliar, y se somete a su consideración. La presente acta se suscribe en la ciudad de Cartagena de Indias a los Diez (10) días del mes de Abril de Dos Mil Diecisiete (2017) a las 5:00 p. m. NOTA: original firmado, el cual reposa en el expediente GUSTAVO ARRIETA VERGARA Coordinador de Contratación MARCELA CASTILLO FIGUEROA Subdirectora Administrativa. REMBERTO ANILLO PEREIRA Subdirector Financiero Vo.Bo. SANTANDER ESPINOZA Jefe Oficina Asesora Jurídica Control de legalidad

9