Manual del Curso ACCESS XP PARA DOCENTES

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1 Manual del Curso ACCESS XP PARA DOCENTES

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN 1.1 QUÉ ES LA INFORMACIÓN? QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? QUÉ ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL? QUÉ ES MICROSOFT ACCESS? COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS TABLAS CONSULTAS FORMULARIOS INFORMES CONTROLES...6 CAPÍTULO 2: CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS 2.1 INICIAR ACCESS VENTANA DE ACCESS ABRIR UNA BASE DE DATOS CREAR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS CON EL ASISTENTE CREAR UNA TABLA DEFINIR UN CAMPO ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL GUARDAR UNA TABLA CAPÍTULO 3: DATOS 3.1 MODOS DE VISUALIZAR UNA TABLA ABRIR UNA TABLA AÑADIR REGISTROS GUARDAR REGISTROS Y CERRAR UNA TABLA MOVIMIENTOS POR LA TABLA SELECCIÓN DE DATOS MODIFICAR DATOS ELIMINAR LOS DATOS BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE DATOS ORDENAR LOS DATOS IMPRIMIR LA TABLA FILTRAR LOS DATOS FILTRO POR SELECCIÓN FILTRO POR EXCLUSIÓN FILTRO POR FORMULARIO FILTROS AVANZADOS ELIMINAR UN FILTRO Manual de Access XP para Docentes I

3 CAPÍTULO 4: VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LAS TABLAS 4.1 MODIFICAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS CAMBIAR LA ALTURA DE LAS FILAS MOVER UNA COLUMNA OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS INMOVILIZAR COLUMNAS MODIFICAR EL TIPO DE FUENTE DE LOS DATOS CAMBIAR EL FORMATO DE LA TABLA CAPÍTULO 5: MODIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA. VISTA DISEÑO 5.1 SELECCIONAR CAMPOS AÑADIR UN CAMPO ELIMINAR UN CAMPO MOVER CAMPOS PROPIEDADES DEL CAMPO PROPIEDAD TAMAÑO DEL CAMPO PROPIEDAD FORMATO PROPIEDAD MÁSCARA DE ENTRADA PROPIEDAD TÍTULO PROPIEDAD VALOR PREDETERMINADO PROPIEDAD REGLA DE VALIDACIÓN PROPIEDAD TEXTO DE VALIDACIÓN PROPIEDAD REQUERIDO PROPIEDAD INDEXADO RESUMEN DE LAS PROPIEDADES EL GENERADOR DE EXPRESIONES EJERCICIOS: Ejercicio 1: Estructura y propiedades de las tablas Ejercicio 2: Introducir datos Ejercicio 3: Filtros CAPÍTULO 6: CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS 6.1 DIFERENCIA DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL QUÉ ES UNA RELACIÓN? TIPOS DE RELACIONES RELACIÓN UNO A UNO RELACIÓN UNO A VARIOS RELACIÓN VARIOS A VARIOS CREAR RELACIONES ELIMINAR UNA RELACIÓN MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE QUITAR O AÑADIR TABLAS A LA VENTANA DE RELACIONES CAMBIAR EL DISEÑO DE LA TABLA DESDE LA VENTANA DE RELACIONES EJERCICIOS: Ejercicio 4: Relacionar tablas Ejercicio 5: Utilizar un archivo con datos Manual de Access XP para Docentes II

4 CAPÍTULO 7: CONSULTAS 7.1 CREACIÓN DE UNA CONSULTA MODOS DE VISUALIZAR UNA CONSULTA GUARDAR UNA CONSULTA CERRAR UNA CONSULTA ABRIR UNA CONSULTA DISEÑO DE UNA CONSULTA AGREGAR TABLAS Y/O CONSULTAS ELIMINAR TABLAS Y CONSULTAS CREAR O ELIMINAR RELACIONES ENTRE TABLAS PARA UNA CONSULTA MOVER O ELIMINAR CAMPOS CRITERIOS DE SELECCIÓN OPERADORES PARA RESTABLECER CRITERIOS EJEMPLOS DE CRITERIOS DE SELECCIÓN CONDICIONES DE TIPO O Y CONDICIONES DE TIPO Y ORDENAR REGISTROS EJERCICIOS: Ejercicio 6: Consultas a partir de una tabla CAPÍTULO 8: CONSULTAS AVANZADAS 8.1 CÁLCULOS EN UNA CONSULTA CREAR CÁLCULOS PREDEFINIDOS O TOTALES CREAR CÁLCULOS PERSONALIZADOS CONSULTAS DE ACCIÓN CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN CONSULTAS DE ELIMINACIÓN CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS CONSULTAS DE PARAMÉTROS EJERCICIOS: Ejercicio 7: Consultas con tablas relacionadas Ejercicio 8: Consultas paramétricas Ejercicio 9: Consultas de agrupación Ejercicio 10: Consultas de acción Ejercicio 11: Consultas de cálculo CAPÍTULO 9: FORMULARIOS 9.1 LA IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS CREAR FORMULARIOS DESDE EL ASISTENTE MODOS DE VISUALIZAR UN FORMULARIO GUARDAR UN FORMULARIO CERRAR UN FORMULARIO ABRIR UN FORMULARIO IMPRIMIR UN FORMULARIO Manual de Access XP para Docentes III

5 CAPÍTULO 10: PERSONALIZAR FORMULARIOS 10.1 CREAR UN FORMULARIO EN VISTA DISEÑO INTRODUCIR LOS CAMPOS MODIFICAR LAS DIMENSIONES DE LA CUADRÍCULA SELECCIONAR UN CONTROL MODIFICAR EL TAMAÑO DE UN CONTROL MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN CONTROL ELIMINAR UN CONTROL DEL FORMULARIO APLICAR FORMATO LOS CONTROLES UBICACIÓN DE LOS CONTROLES AGREGAR UN CONTROL A UN FORMULARIO O A UN INFORME PROPIEDADES DE LOS CONTROLES CONTROLES MÁS UTILIZADOS ETIQUETA CUADRO DE TEXTO CAMPO CALCULADO CUADRO COMBINADO GRUPO DE OPCIONES LÍNEA BOTÓN DE COMANDO EJERCICIOS: Ejercicio 12: Formularios sencillos Ejercicio 13: Formularios con tablas relacionadas Ejercicio 14: Formulario con un control ficha CAPÍTULO 11: INFORMES 11.1 CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE PARA INFORMES MODOS DE VISUALIZAR UN INFORME INFORME PARA ETIQUETAS CAPÍTULO 12: PERSONALIZAR INFORMES 12.1 OPERACIONES CON INFORMES ABRIR Y CERRAR UN INFORME ALMACENAR UN INFORME IMPRIMIR UN INFORME AGREGAR UN CAMPO CALCULADO EJERCICIOS: Ejercicio 16: Informes a partir de tablas Ejercicio 17: Informe a partir de una consulta Manual de Access XP para Docentes IV

6 SOLUCIÓN A LOS EJERCICIOS: Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Solución al Ejercicio Manual de Access XP para Docentes V

7 CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN 1.1 QUÉ ES LA INFORMACIÓN? La información es un conjunto de datos con importancia para el individuo o la empresa (por ejemplo los clientes de una empresa, los proveedores, los artículos en almacén, etc.), la cual debe ser apoyada por el sistema de base de datos. La información se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se dispone de potentes sistemas para tratarla. Por lo tanto, un sistema de base datos optimiza el manejo de la información. Access se define como un gestor de bases de datos relaciónales. Ahora bien, antes de entrar en el manejo de Access, conviene primero definir qué es Access y que se puede esperar de esta herramienta informática. 1.2 QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es almacenar y mantener información de modo que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información, como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son: Evitan la redundancia. Evitan la inconsistencia. Obligan al cumpliendo de normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la BD (Base de datos). Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. Se mantiene la integridad entre los datos. 1.3 QUÉ ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL? Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una manera de organizar la información que contiene la base de datos. En los sistemas relacionales, la información se representa mediante varias tablas. Las tablas pueden, a su vez, estar relacionadas (enlazadas) entre sí, lo cual optimiza el rendimiento de la base de datos, evitando la redundancia. Manual de Access XP para Docentes 1

8 1.4 QUÉ ES MICROSOFT ACCESS? Microsoft Access se puede definir como un gestor de bases de datos relaciónales. Almacena y organiza grandes volúmenes de información, para un uso concreto. Una vez almacenada la información, la aplicación pone a nuestra disposición diferentes opciones que nos permitirán realizar consultas acerca de los datos almacenados, así como imprimir listados, generar etiquetas, etc. Por lo tanto Access gestiona: Creación de tablas para el almacenamiento y la manipulación de la información: Definición de relaciones entre tablas. Consultas sobre una ó múltiples tablas. Verificación de la integridad de la información. Todo esto dentro del entorno Windows, de fácil manejo para el usuario, e incorporando funciones como: Asistentes que facilitan la creación de objetos. Ayuda basada en el contexto. Asistentes para ayuda. Gráficos y diagramas profesionales. Macros para automatización de acciones consecutivas. Incorporación de módulos: programación Visual Basic para bases de datos. Formularios e informes con la filosofía "lo que se ve es lo que se imprime". Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinámico de datos) y OLE (Object Linking and Embedding: enlace e incrustación de objetos. Importación, exportación y vinculación con bases de datos externas. Lo expuesto anteriormente nos da una visión general de Access, pero tal vez algunos usuarios principiantes se preguntarán: qué es una base de datos relacional? Para contestar esta pregunta, se hace, a continuación, una breve reseña. Manual de Access XP para Docentes 2

9 1.5 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL Tablas: Cada tabla representa una entidad y guarda los datos de la misma. Las tablas están compuestas por filas y columnas. Filas o registros de una tabla: Una tabla está compuesta por filas o registros donde se almacena información referida a una misma entidad particular. Columnas o campos de una tabla: Definen las características o propiedades que representan. Clave primaria de una tabla: Campo que identifica unívocamente un registro. Índice de una tabla: Objeto de la Base de Datos que permite acceder a los datos de una tabla de forma rápida. Clave externa: Campo o Conjunto de campos de una tabla que son clave primaria de otra tabla. Relación entre tablas Es la forma en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son: Uno a uno: Dadas una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A está relacionado con un registro existente en la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo suponiendo una tabla con información de Alumnos y una tabla con información de Carnets de alumnos, cada alumno tiene un único carnet de alumno y cada carnet de alumno pertenece a un solo alumno. Uno a varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con un solo registro de la tabla A. Por ejemplo supongamos una tabla con departamentos y una tabla de empleados, cada departamento estará constituido por varios empleados y cada empleado pertenecerá a un solo departamento. Varios a varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con varios registros de la tabla B. Por ejemplo supongamos una tabla con información de Alumnos y otra tabla con Asignaturas. Cada alumno puede estar matriculado en varias asignaturas y cada asignatura tendrá varios alumnos matriculados. Manual de Access XP para Docentes 3

10 Antes de establecer las relaciones es importante que se tengan en cuenta los siguientes aspectos: Cuando se establece una relación de uno a varios, el campo común de la primera tabla debe estar definido como clave principal Los tipos de datos y propiedades de los campos que relacionan las tablas deben ser iguales en ambas. Integridad referencial Al establecer una relación podemos obligar a que Access establezca una integridad referencial entre las tablas relacionadas. La integridad referencial es una forma de asegurar que los datos contenidos en las dos tablas relacionadas sean válidos y consistentes, reduciendo la probabilidad de cometer errores en la introducción o borrado de los datos. Por ejemplo, en la relación uno a varios establecida entre las tablas Departamento y Empleados, se podría establecer una integridad referencial para garantizar que sólo se puedan crear nuevos empleados para aquellos departamentos que ya están incluidos en la tabla Departamento. 1.6 ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS TABLAS Una tabla es una estructura de datos que contiene información común. Las tablas están formadas por campos (columnas) y registros (filas). Por ejemplo, una tabla llamada ALUMNOS podría estar constituida por campos tales como: dni, nombre, apellidos, población etc. y por registros en los que se almacenan los datos correspondientes a un solo clientes como: R, MANUEL, ROCA CARRASCO,MADRID, ETC. Campos En una tabla, un campo es una clase de información, como puede ser: edad, localidad, sexo, DNI, etc. Retomando el ejemplo de la tabla de clientes, algunos campos pudieran ser: empresa, dirección, población, teléfono, etc. Manual de Access XP para Docentes 4

11 Un registro es un conjunto de campos. Puede ser toda la información acerca de un cliente en concreto. Por ejemplo, nombre de empresa, dirección, población, teléfono, etc. Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de datos y cada campo contiene el mismo tipo de información. Es necesario realizar un análisis de la información para la definición de las tablas correctamente, por ser el eje, sobre el cuál giran los demás elementos de Microsoft Access. Del diseño del modelo de la base de datos, dependerá la optimización de la explotación de los datos. Los pasos siguientes son recomendables para la realización de un buen diseño y deben hacerse antes de acceder a la creación de ningún objeto: Debemos especificar las tablas que se precisan para representar la información. En el caso del sistema de gestión de alumnos, como mínimo, tres tablas: "alumnos", "profesores", "cursos". Indicar para cada tabla los campos que la componen, según la información que necesitemos almacenar. Para cada uno de los campos, realizaremos un análisis para determinar el tipo de dato y las propiedades adecuadas para ese campo. Por ejemplo, la calificación (nota) debe especificarse que no pueda ser un valor menor o igual a cero. Identificar los campos comunes en las tablas, para saber qué tablas tienen relaciones. Definir las claves primarias. En el caso de la tabla "alumnos", debe encontrarse, entre todos sus campos, uno cuyo valor nunca pueda ser repetido, ni nulo. El campo más indicado sería el DNI del alumno. Finalmente, diseñar los mecanismos que manipulen estas tablas, es decir las relaciones entre las distintas tablas. Después de estos pasos llevaremos el diseño a la práctica. En los siguientes capítulos se aprenderá la definición de tablas y otros elementos. El primer paso en la creación de una base de datos es el diseño de las tablas, independientemente de los tipos de datos que contengan CONSULTAS Una consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas). Una consulta crea la llamada "hoja de respuestas dinámica" a partir de la información extraída de las tablas. En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar sólo los que cumplan con el criterio. Las consultas, junto con las tablas, constituyen la base para la creación de otros objetos de la base de datos. Pero, como ya se ha dicho, quien realmente almacena y define los datos son las tablas. Manual de Access XP para Docentes 5

12 1.6.3 FORMULARIOS Un formulario es una vista que maneja Microsoft Access para la interacción con el usuario. En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas o de una o más consultas. El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la interacción con las tablas. Access incorpora un asistente que genera automáticamente formularios. Uno de los elementos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles, que permiten, controlar la introducción de la información a través de listas de valores que limitan la entrada de los datos, etc. En los formularios es posible incorporar elementos de llamada. También se pueden utilizar funciones y crear botones que ejecutan módulos de programación INFORMES Un informe es la extracción de datos presentados con formato en una página impresa. Un informe muestra la información de tablas o consultas. Los informes de Access manejan la filosofía de lo que se ve es lo que se imprime, con lo cual es posible diseñar informes de gran calidad y de forma fácil. En un informe se pueden mostrar totales y realizar operaciones matemáticas con los datos de los campos y registros que contenga el informe CONTROLES Los elementos en un formulario o informe que se presentan o imprimen los datos se llaman controles. Con un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo, palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos e incluso, otro formulario o informe. Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un informe. Como resumen podemos decir que la parte principal son las tablas que contienen los datos; de éstas se obtienen las consultas. De las consultas o tablas se crean los formularios y los informes. Manual de Access XP para Docentes 6

13 CAPÍTULO 2: CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS 2.1 INICIAR ACCESS Access se puede abrir de las siguientes formas: En la barra de tareas Office, pulsando el botón Access. Haciendo doble clic sobre el acceso directo creado en el Escritorio Ir al menú Inicio, opción Programas y seleccionar Microsoft Access. Cualquiera de las opciones anteriores conducen a la pantalla inicial de Access, en la cual debemos elegir desde el Panel de Tareas una de las siguientes alternativas. Con cualquiera de ellas tenemos la posibilidad de trabajar en una base de datos (colección de datos, consultas, formularios relacionados con un tema en concreto). Manual de Access XP para Docentes 7

14 Si la base de datos con la cual se va a trabajar es nueva, elegimos la opción Base de Datos en Blanco. Si se trata de una ya creada y no se muestra en la lista elegiremos la opción Más Archivos. También desde aquí es posible seleccionar Plantillas Generales, el asistente que brinda Access con la finalidad de crear una nueva base de datos. El asistente conduce al usuario, mediante una serie de preguntas, al diseño de la base de datos (siempre y cuando esta se ajuste a uno de los prototipos establecidos). 2.2 VENTANA DE ACCESS Cuando abrimos Access, tendremos presente una pantalla muy similar a la que a continuación se muestra. A partir de ella se puede acceder a numerosas ventanas y opciones. Manual de Access XP para Docentes 8

15 En la parte superior nos encontramos: BARRA DE MENÚ. Abarca diferentes opciones que despliegan menús y se modifican según el trabajo que se realice. Por ejemplo, cuando se entra a crear o modificar una tabla, la barra de menú es diferente a la que aparece cuando se está creando o modificando un formulario, un informe, o cualquiera de los otros objetos. BARRA DE HERRAMIENTAS. Son botones, que proporcionan un método rápido para realizar determinadas tareas que también se podrían llevar a cabo desde algunas de las opciones de los menús. Sin embargo, desde la barra de herramientas es más rápido y accesible al usuario. El aspecto de la barra de herramientas se puede modificar, desde la opción Ver, seleccionando Barra de Herramientas y pulsando Personalizar. En la lista que aparece se seleccionarán aquellas barras que se desea que aparezcan en pantalla. VENTANA DE BASE DE DATOS. Es la ventana principal de Access, que aparece en el momento de abrir una base de datos. Contiene un listado con todos los objetos que conforman la base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en seis botones, situadas en la parte izquierda de la ventana: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Cuando el usuario activa los botones, se ven listados todos los objetos de ese tipo que contiene la base de datos abierta. Manual de Access XP para Docentes 9

16 PANEL DE TAREAS. Se encuentra situado en la parte derecha de la ventana y facilita el acceso a otras bases de datos, creación de nuevas bases de datos o utilizar plantillas. Puede mostrar u ocultar el panel de tareas al iniciar Access de la siguiente forma: En el menú Herramientas haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Ver. En Mostrar, active o desactive la casilla de verificación Panel de tareas de inicio. Otra forma de mostrar u ocultar el panel de tareas consistiría en: Dirigirse al menú Ver. Seleccionar en la opción Barra de Herramientas Panel de Tareas. Manual de Access XP para Docentes 10

17 BARRA DE ESTADO. Situada en la parte inferior de la ventana muestra información acerca de la tarea que el usuario está ejecutando en el momento. En la figura muestra la leyenda Elija de la lista desplegable la sección a la que pertenece el artículo, para indicar al usuario como debe de introducir el dato correspondiente a la sección. 2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS Una base de datos no está sólo formada por tablas, sino también por una colección de objetos, lo cual quiere decir que un archivo de base de datos no sólo contiene las tablas, sino también las consultas, formularios, informes y otros objetos que ayudan a explotar la información. Una base de datos la podemos abrir eligiendo una de estas tres posibilidades: En el menú Archivo, se elige la opción Abrir base de datos. Haciendo clic en el botón Abrir de la barra de herramientas de Base de datos. Si tenemos el panel de tareas visible, y no aparece la base de datos que queremos abrir, elegimos Más Archivos. Si no estuviese visible podemos mostrarlo desde el menú Ver eligiendo la opción Barra de Herramientas Panel de tareas. Independientemente de la opción que se haya escogido, aparece el cuadro de diálogo Abrir, donde se selecciona el nombre de la base de datos de la lista de archivos, en el directorio o carpeta correspondiente. Manual de Access XP para Docentes 11

18 Aparecerá la ventana de la base de datos con la lista de objetos que contiene: La ventana de la base de datos es su centro de control. Desde aquí se puede crear y usar cualquier objeto de la base datos. En la parte superior, en la barra de título, aparece como nombre de la base de datos: GESTIÓN DE FORMACIÓN. Al crear objetos, la ventana de la base de datos se incrementa. Al moverse entre las entradas de la ventana de la base de datos (Informes, Formularios, etc.), la barra de herramientas Manual de Access XP para Docentes 12

19 cambia para presentar los comandos y las opciones que se aplican en cada ventana. Inmediatamente debajo de la barra de título, aparecen siempre tres botones, que son: ABRIR. Ejecuta al objeto de la base de datos previamente seleccionado; en el caso de ejemplo, se ejecutaría la tabla "Productos". En las tablas, la ejecución implica la posibilidad de adicionar o modificar los datos contenidos en ellas. En las consultas, se hace el requerimiento a la base de datos y se visualizan en pantalla los resultados derivados. Los formularios dependen de las especificaciones realizadas; una vez desplegado un formulario, es posible ejecutar las capacidades con las cuales se diseñó. DISEÑO. Con este botón es posible efectuar cambios de especificaciones. En el caso de las tablas se añaden, eliminan o modifican campos; en las consultas se agregan criterios de selección, etc. Este botón se mantiene constante en todos los elementos que conforman la base de datos. NUEVO. Se mantiene constante en todos los elementos. Al pulsarlo, se indica la creación de un nuevo objeto, dependiendo de la entrada de la carpeta. En el ejemplo mostrado se crearía un objeto del tipo Tabla. Los objetos de Macros y Módulos tienen como primer botón Ejecutar en vez de Abrir, pero su función es similar, ya que como su nombre lo indica, ejecuta el objeto con las especificaciones correspondientes. Los informes tienen como primer botón Vista Previa, el cual muestra en pantalla el resultado de un informe. 2.4 CREAR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS Para crear una base de datos elegiremos una de las tres formas que existen: Desde el panel de tareas podemos elegir Base de datos en blanco. Haciendo clic sobre el botón Nueva Base de Datos de la barra de herramientas mostrándose el panel de tareas si no se encuentra visible. Desde el panel de tareas elegimos la opción Base de datos en blanco. Desde el menú Archivo se elige Nueva base de datos. Manual de Access XP para Docentes 13

20 A continuación al igual que en el caso anterior se muestra el panel de tareas por lo que desde él pulsaremos la opción Base de datos en blanco. En cualquiera de los tres casos anteriores, debemos indicar, el directorio donde almacenaremos la base de datos recién creada, asignándole un nombre, para lo cual se despliega la siguiente ventana: Una vez elegido el directorio almacenaremos la base de datos, le asignaremos nombre y pulsaremos el botón Crear. 2.5 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS El usuario debe hacer un diseño de cada tabla que quiere introducir, los campos que contiene cada una, y las relaciones entre éstas. Lo anterior pone de relieve la importancia de un correcto diseño inicial de la base de datos. Debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla, que la mayoría de los elementos de la base de datos se basan en ellas, por lo cual, las alteraciones en las tablas tienen repercusión directa sobre los elementos que la manipulan. Manual de Access XP para Docentes 14

21 2.6 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS CON EL ASISTENTE Es posible usar la ayuda del asistente de Access para la creación de una nueva base de datos. Esto es posible siempre y cuando la base de datos que se desee crear sea similar a las manejadas por el asistente. De ser así sólo es necesario contestar a una serie de preguntas para obtener como resultado un diseño (incluyendo todos los objetos que se requieren) de una base de datos, el cual puede ser modificado para satisfacer necesidades más específicas del usuario. Para crear una base de datos usando el asistente debemos seguir los siguientes pasos: Para hacer uso de dicho asistente seleccionamos la opción Plantillas Generales desde el panel de tareas. Después de hacer esta selección aparece una ventana como la siguiente. En ella disponemos de dos fichas: General y Bases de datos. La primera permite la creación de una base de datos en blanco y la segunda la creación de una base de datos con ayuda del asistente. En la ventana elegimos la ficha Bases de datos donde disponemos de un catálogo amplio de bases de datos para crear a través del asistente. Algunos de estos tipos de base de datos son: administración de contactos, control de inventarios, control de activos, gastos, introducción de pedidos, etc. El nombre es bastante representativo de los objetivos de cada uno de estos tipos de base de datos. Se debe seleccionar la que más se aproxime a lo que se desea hacer. Aunque no es necesario que la base de datos tenga que ser igual a la deseada, basta que Manual de Access XP para Docentes 15

22 tenga amplio parecido para aprovechar algunas de las definiciones realizadas por el asistente. A modo de ejemplo seleccionamos Control de inventario y a continuación pulsamos el botón Aceptar. Después de efectuar la selección aparece otra pantalla como la siguiente. En ella debemos elegir el directorio donde deseamos almacenar la base de datos y el nombre. A continuación pulsamos el botón Crear. En la ventana que aparece a continuación nos proporciona información sobre los datos que podremos almacenar en la nueva base de datos. Manual de Access XP para Docentes 16

23 De existir cierta similitud (no tiene que ser total), se puede continuar con los siguientes pasos, para lo cual se pulsa el botón Siguiente que aparece en la parte inferior de la pantalla. Al presionar dicho botón aparece el cuadro de diálogo que a continuación se muestra: En este cuadro aparecen, según el tipo de base seleccionada, las tablas principales que compondrán el nuevo sistema a la izquierda y a la derecha los campos que debe contener cada tabla. Muchos de los campos aparecerán con una casilla de verificación activada para indicar que el campo se incluirá obligatoriamente en la tabla, no podrán eliminarse. Aparecerá un mensaje de error en caso de intentar eliminarlos. Los campos que aparecen sin la marca de selección pueden o no incluirse en la tabla. Al presionar el botón Atrás, es posible regresar a la pantalla anterior donde se mostraba la información que almacenará la base de datos. Al presionar el botón Siguiente, aparecen consecutivamente dos pantallas: para definir el estilo de los informes y los formularios. Sólo es necesario seleccionar en cada una de ellas el estilo que más guste o el que más se adecue a las necesidades. En la siguiente figura se muestra la selección del estilo de los formularios: Manual de Access XP para Docentes 17

24 La próxima imagen muestra la selección del estilo de informes: En las dos últimas ventanas, sólo es necesario seleccionar el estilo que se aplicará a los formularios e informes del nuevo sistema. En ambas, aparecen en el lado derecho de la pantalla los diferentes estilos y en el lado izquierdo una vista preliminar de los mismos. Sólo es posible seleccionar un estilo por cada ventana. Después de seleccionar los estilos, se pulsa el botón Siguiente en ambas y se pasa a continuación a la pantalla donde se especificará el título de la base de datos. En esta pantalla, sólo es necesario asignar a la nueva base de datos un nombre acorde con sus funciones. El propio asistente sugiere uno, pero es posible modificarlo. También se pregunta si se desea incluir una imagen en los informes, dando la posibilidad de seleccionarla al presionar el botón Imagen (siempre y cuando se haya activado la casilla de verificación Sí, incluir una imagen ). Manual de Access XP para Docentes 18

25 A continuación pulsamos el botón Siguiente y como punto final aparece el cuadro de diálogo que se muestra a continuación: Se recomienda seleccionar el punto Si, iniciar la base de datos, con lo cual el asistente, después de crear la base con las pautas establecidas por el usuario, abrirá automáticamente la nueva base de datos en modo de usuario, es decir, para introducir y manipular datos. Es importante remarcar, que el diseño creado por el asistente no tiene que ser el diseño final; se pueden hacer alteraciones a los formularios, consultas, tablas, etc. ya creadas, para ajustarlas a las necesidades específicas de la empresa. Después de presionar el botón Finalizar, el asistente comienza su trabajo para crear la base de datos pero antes de utilizarla nos pide a través del siguiente cuadro de diálogo los datos de la compañía. Manual de Access XP para Docentes 19

26 Al desaparecer dicho cuadro de diálogo, se abrirá la base de datos automáticamente y se podrá, trabajar con todos los objetos creados (Tablas, Formularios, Informes, etc.). Estos objetos aparecen listados en la ventada de la base de datos y pueden ser modificados en modo diseño. En el caso del ejemplo, la base de datos resultante tendrá el siguiente aspecto: A partir de este momento, cuando el usuario abra la base de datos aparecerá la siguiente ventana a partir de la cual el usuario puede comenzar a desarrollar su trabajo de un modo muy sencillo. Manual de Access XP para Docentes 20

27 2.7 CREAR UNA TABLA Toda la información de la base de datos se almacena en tablas. Crear una tabla consiste en definir sus campos. Cada campo tiene un nombre de campo único, un tipo de datos y unas propiedades que le caracterizan. Para crear una tabla debemos realizar los siguientes pasos: Abrimos la base de datos (si está creada), o si no, deberemos crearla. Elegimos botón Tablas de la ventana de base de datos, y pulsamos el botón Nuevo. A continuación se despliega una ventana con las diferentes opciones para la creación de tablas. Manual de Access XP para Docentes 21

28 OPCIONES PARA LA CREACIÓN DE TABLAS: Vista de Hoja de datos: En este caso aparecerá una hoja de datos vacía. Los nombres de columna predeterminados son Campo1, Campo2, etc. A partir de esta hoja de datos se creará una tabla, en la cual es posible modificar aspectos como nombres de campo, propiedades, etc. Para cambiar el nombre de cada columna hacemos doble clic en el nombre de la misma, escribimos el nuevo nombre y, a continuación, presionamos la tecla Entrar. Podemos insertar más columnas cuando lo deseemos. Para ello, hacemos clic en la columna situada a la derecha del lugar donde desea insertar una columna nueva y, a continuación, hacemos clic en la opción Columna en el menú Insertar. Vista de diseño. Crea una tabla en la que el usuario especifica para cada uno de los campos, el nombre, tamaño, tipo, etc. Asistente para tablas. Se trata de una herramienta que proporciona orientación en la creación de una tabla. El Asistente para tablas permite seleccionar los campos para la tabla en uso a partir de una variedad de tablas predefinidas como, por ejemplo, contactos profesionales, inventario doméstico, recetas, empleados, clientes, registros médicos, etc. Importar tabla: Podemos crear una tabla a partir de datos existentes. En este caso copiamos los datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o de otra base de datos (Access, Paradox, DBase IV) en una tabla de Access. Podemos utilizar los datos importados para crear una nueva tabla, o bien, para anexarlos (añadirlos) a una tabla existente que tiene una estructura de datos coincidente. Para importar una tabla, por ejemplo de otra base de datos de Microsoft Access, seguimos los siguientes pasos: Elegimos en la siguiente ventana la opción Importar tabla y pulsamos el botón Aceptar. Manual de Access XP para Docentes 22

29 A continuación en la siguiente ventana localizamos el directorio donde se encuentra la tabla que deseamos importar. En nuestro ejemplo vamos a importar la tabla ALUMNOS de la base de datos ALUMNOS.mdb. Una vez seleccionada la base de datos (ALUMNOS.MDB) pulsamos el botón Importar. Aparece la siguiente ventana dividida en varias fichas (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, etc.) en las que debemos ir seleccionando, todos o algunos de los elementos de la base de datos, que se deseen importar. En el ejemplo solo deseamos importar la tabla CLIENTES, por tanto, nos situamos en la ficha Tablas y en ella seleccionamos la de los CLIENTES. Por último pulsamos el botón Aceptar. Manual de Access XP para Docentes 23

30 Vincular tabla. Con esta opción también podemos crear una tabla a partir de datos existentes. En este caso no copiamos los datos (como en la alternativa Importar tabla ), sino que; establecemos una conexión a datos de otra aplicación para que pueda ver y editar los datos tanto en la aplicación original como en Access. Para ejemplificar la creación de una tabla elegimos Vista Diseño y pulsamos Aceptar. Aparecerá la siguiente ventana llamada ventana de vista diseño en la que se puede crear o modificar la estructura de una tabla, es decir, desde esta ventana el usuario tiene la posibilidad de añadir campos, asignar el tipo de dato y establecer las distintas propiedades. Manual de Access XP para Docentes 24

31 En donde: Nombre del campo. Identifica los datos almacenados en el campo. El nombre del campo puede tener hasta 64 caracteres, entre los que se incluyen letras, números, espacios, caracteres especiales exceptuando el punto (.), signos de admiración (!) y corchetes ([]). Además no debe contener espacios en blanco a la izquierda, ni caracteres de control (valores ASCII del 0 al 32). Tipo de campo. Característica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Los tipos de datos pueden ser: texto, memo, numérico, fechas, etc. Por ejemplo, si en un campo deseamos almacenar el precio de un producto, el tipo de dato adecuado sería Moneda ó Numérico. Por el contrario si deseamos almacenar el país del que procede un producto, el tipo de dato adecuado sería Texto. Descripción. Especifica el texto que define a un campo, indicando el objetivo del mismo. Tiene como fin ayudar a recordar el propósito del campo. La descripción aparecerá en la barra de estado en la ventana de hoja de datos, donde el usuario, introduce la información correspondiente que se va generando en la actividad diaria. Propiedades del campo. Establece, entre otras cosas, los diferentes valores que puede tener un campo, lo cual va a depender del tipo de datos. 2.8 DEFINIR UN CAMPO Cada campo contiene una serie de datos que pueden ser letras, números o una combinación de ellos. Para crear un campo con su tipo de datos correspondiente debemos seguir los siguientes pasos: Escribimos el nombre que se dará al campo, en la primera fila, bajo la leyenda Nombre de campo. Manual de Access XP para Docentes 25

32 En el cuadro Tipo de datos, seleccionamos el tipo dependiendo de la información que deseemos almacenar en el campo, ya sean fechas ó números, texto, etc. El tipo de datos asignado inicialmente es de Texto, ya que es el valor predeterminado. Si queremos definir otro tipo, debemos hacer clic sobre el botón para desplegar los tipos disponibles. Aparecerán las diferentes posibilidades, como se muestra en la figura siguiente: El campo es el lugar donde se almacenan los datos, y hay que indicarle que tipo de valores va a contener, para que Access reserve el espacio necesario. Los tipos de datos son: Texto. Su configuración predeterminada es de 50 caracteres. Almacena textos, letras, números, pudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud establecida en la propiedad Tamaño del campo. Memo. Texto extenso (letras, números), con una longitud máxima de caracteres. Número. Representación de dígitos del O al 9 o cualquier combinación de ellos. Se utiliza para representar información de tipo numérico como sueldos, edades, etc. o para cálculos matemáticos. Moneda. Es un número de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y de cuatro dígitos a la derecha. Fecha/Hora. Almacena fechas y horas en diferentes formatos. Autonumérico. Es un número secuencial único que contiene un valor que va aumentado progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro a la tabla. Si/No. Contiene exclusivamente dos valores, Sí y No, ya sea representados como: Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado. OLE. Contiene un objeto (imagen), como una hoja de cálculo de Excel o un gráfico. El tamaño está limitado al espacio disponible en disco. Hipervínculo. Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección hipervínculo. Puede ser el vínculo a un archivo o a una dirección URL de Internet. Asistente para búsquedas. Crea un campo que le permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción se inicia el Asistente para búsquedas, que crea campos de búsqueda. Manual de Access XP para Docentes 26

33 Si se cambian los tipos de datos una vez introducidos los valores, ha de cuidarse que los datos sean compatibles con el nuevo tipo, pues en caso contrario podrían perderse. Repitiendo los pasos anteriores obtenemos los distintos campos que formarán una tabla. En la figura siguiente se muestra como ejemplo una tabla que contiene los distintos campos relativos a los empleados o PERSONAL de una empresa de formación. 2.9 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL La clave principal de una tabla es uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera única cada registro de una tabla, es decir, el valor del dato que contenga el campo o los campos definidos como clave principal no deben estar en otro registro. Una clave principal no puede permitir valores Null (Nulo ó vacío) y debe tener siempre un índice único. La clave principal se usa para relacionar las tablas. De este modo podemos obtener información conjunta de varias tablas. Sin clave principal solo tenemos acceso a la información de una tabla. Por ejemplo, en una tabla de Alumnos, la clave principal se asignaría al campo DNI. Este es un campo cuyo contenido no se repite e identifica de una manera única cada registro de una tabla (no existen dos empleados con el mismo DNI). Por otra parte, no se permitirían valores nulos o vacíos (cada empleado tiene el suyo). En la tabla "Cursos", la clave principal podría ser el campo Nº curso, por las razones anteriormente apuntadas. Los pasos a seguir para indicar que un campo es clave principal, son: Se selecciona en vista diseño, el campo (Nº curso) que va a ser la clave. Manual de Access XP para Docentes 27

34 Si la clave principal tuviera varios campos, se deben seleccionar todos los campos que la forman. Esto se logra del siguiente modo: Si se trata de campos contiguos seleccionamos el primer campo y arrastramos hasta seleccionar el último de ellos. Si se trata de campos alternos, seleccionamos el primero y manteniendo la tecla de Ctrl presionada se efectúa el resto de la selección. Para indicar que los campos seleccionados son clave principal, existen tres formas de realizarlo: Abrir el menú Edición y elegir Clave principal. En la barra de herramientas Diseño de tabla, hacer clic en el botón Clave Principal. Manual de Access XP para Docentes 28

35 En la propia selección, pulsar con el botón derecho del ratón, aparecerá un menú contextual, donde elegiremos la opción Clave principal, conforme se aprecia en la figura siguiente: Una vez definida la clave principal, aparecerá un icono con la forma de una llave junto a los nombres de los campos que la forman GUARDAR UNA TABLA Una vez están definidos todos los campos, debemos guardar la tabla de la siguiente forma: Elegir la opción Guardar del menú Archivo. Manual de Access XP para Docentes 29

36 Aparece el siguiente cuadro de diálogo en el que se solicita el nombre de la tabla. Asignamos el nombre deseado y pulsamos el botón Aceptar. Si no se le ha asignado una clave principal, Access avisará que la tabla carece de ella, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo: En este cuadro se pregunta si se desea crear una clave principal: Si se responde Sí, se crea un campo titulado Id con el tipo de datos Autonumérico y después se introducen automáticamente números secuénciales en ese campo para cada registro de datos. Si la tabla tiene un campo Autonumérico, lo usará como clave principal. Y si se responde que No, la tabla quedará sin clave principal. Manual de Access XP para Docentes 30

37 CAPÍTULO 3: DATOS Una vez que hemos creado los campos de una tabla, disponemos de todo lo necesario para comenzar a trabajar con ellas. A partir de aquí podemos comenzar a introducir registros, modificar, añadir o eliminar los campos existentes, aplicar formato a los datos, inmovilizar columnas, etc. 3.1 MODOS DE VISUALIZAR UNA TABLA Una tabla podemos visualizarla en dos presentaciones: Vista diseño y Vista hoja de datos. Vista diseño es la presentación desde la que se crean todos los campos que componen la tabla, tipo de datos y sus propiedades (lo explicado anteriormente). Vista hoja de datos es el lugar donde se almacenan todos los datos que se van generando, en el transcurso de la actividad ordinaria, de la organización o empresa. También podemos modificar y eliminar los datos existentes, así como modificar su aspecto, etc. Manual de Access XP para Docentes 31

38 3.2 ABRIR UNA TABLA Una tabla se puede abrir para visualizar su contenido, añadir, eliminar o modificar sus datos, para ello abriremos la Vista hoja de datos. Seleccionamos en la ventana de Base de Datos, la tabla que se desea abrir, y a continuación pulsamos el botón Abrir. Aparece la tabla en Presentación de hoja de datos, con los registros existentes: Manual de Access XP para Docentes 32

39 Si queremos modificar campos o propiedades de ellos abriremos la tabla en Vista diseño: Seleccionamos en la ventana de Base de Datos, la tabla en la cual deseamos añadir, modificar o eliminar los campos existentes, y a continuación pulsamos el botón Diseño. Aparece la tabla en presentación vista diseño, como se muestra a continuación: Manual de Access XP para Docentes 33

40 Si tuviésemos abierta la tabla en modo vista diseño, para acceder al modo hoja de datos podemos: Pulsar sobre el icono Vista de la barra de herramientas Diseño de tabla. Acceder al menú Ver y elegimos la opción Vista hoja de datos. 3.3 AÑADIR REGISTROS Para introducir un nuevo registro una vez situados en la presentación Hoja de datos, nos desplazamos al último registro, e introducimos el dato correspondiente al primer campo, pulsamos la tecla Intro (o Tabulador), y el cursor se desplazará al campo siguiente, donde podremos introducir otro nuevo dato, y así sucesivamente. Cuando hayamos completado todos los campos de ese registro, pulsamos la tecla Intro (o Tabulador) sobre el último de ellos, y el cursor se desplazará al primer campo del siguiente registro. Otro procedimiento consiste en pulsar sobre el botón Nuevo registro, para desplazar el cursor automáticamente hasta el final de la tabla y poder introducir un nuevo registro. Cuando se introduce un nuevo valor a un campo, se verifica que sea del tipo de datos adecuado y que cumpla con las propiedades especificadas, tales como la regla de validación si existiese. En caso de que el valor no sea el adecuado, se despliega un mensaje de error. 3.4 GUARDAR REGISTROS Y CERRAR UNA TABLA Al presionar la tecla Tabulador (Tab) para pasar al primer campo de la segunda fila, no se necesita ejecutar ninguna otra acción para guardar sus datos. Es decir, al salir de un registro, ya sea moviéndose a otro o cerrando la tabla, se guardan automáticamente los datos. Manual de Access XP para Docentes 34

41 3.5 MOVIMIENTOS POR LA TABLA Para poder desplazarse a través de los registros de la tabla podemos emplear el teclado o el ratón. Podemos desplazarnos entre registros solamente haciendo clic con el botón principal del ratón sobre el registro en el que queremos situarnos, o bien podemos usar los botones de desplazamiento del control de datos situados en la parte inferior de la pantalla Hoja de datos para desplazarnos al registro anterior, o siguiente, al último o al primero de la tabla. Para desplazarnos entre los registros mediante el teclado podemos emplear las siguientes combinaciones de teclas. Para ir a: Campo siguiente Campo anterior Último campo del registro activo Primer campo del registro activo Último campo del último registro Primer campo del primer registro Campo actual del siguiente registro Campo actual del anterior registro Una pantalla hacia abajo Una pantalla hacia arriba Una pantalla hacia la derecha Una pantalla hacia la izquierda Teclas Tabulador ó Intro ó Mayúsculas + Tabulador o bien Fin Inicio Control + Fin Control + Inicio Avance de página Retroceso de página Control + Avance de página Control + Retroceso de página También podemos emplear para desplazarnos la opción Ir a del menú Edición. Estas opciones del menú coinciden con los botones de la barra de herramientas control de datos situada en la parte inferior de la pantalla presentación Hoja de datos. 3.6 SELECCIÓN DE DATOS Antes de realizar cualquier operación con la información contenida en un registro debemos seleccionarla de igual forma que lo haríamos en una hoja de cálculo o en un procesador de textos. Manual de Access XP para Docentes 35

42 La selección de un elemento de los que consta una tabla, bien un registro o registros, o un campo o campos la podemos realizar mediante el teclado o con el ratón. CON EL TECLADO: Para seleccionar Teclas Datos de un campo Bloq Mayús + Bloq Mayús + Un campo (vista diseño) Varios campos adyacentes Columna del campo activo F2 Bloq Mayús + Mayúsculas + Control + Barra espaciadora Bloq Mayús + Mayúsculas + Toda la tabla Control + Mayúsculas + Barra espaciadora CON EL RATÓN: Para seleccionar Datos de un campo Teclas Clic con el botón principal del ratón delante del primer carácter y arrastrar hasta el último Clic con el ratón sobre el superior del campo (selector de columna) cuando el puntero del ratón adopte forma de cruz hueca Un campo Varios campos adyacentes Clic con el ratón sobre el extremo izquierdo del primer campo cuando el puntero adopte forma de cruz hueca y arrastrar para seleccionar los demás Manual de Access XP para Docentes 36

43 Clic con el botón principal del ratón sobre el selector de registro Un registro Varios registros adyacentes Clic con el botón principal del ratón sobre el selector del primer registro y arrastrar para seleccionar los demás Clic con el botón principal del ratón sobre el botón de selección de la tabla Toda la tabla También podemos realizar procesos de selección de información empleando las opciones del menú Edición, Seleccionar registro y Seleccionar todos los registros. 3.7 MODIFICAR DATOS Para modificar los datos de la tabla, seleccionamos los campos a modificar mediante las opciones arriba indicadas y realizamos las modificaciones que necesitemos. Manual de Access XP para Docentes 37

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