Un modelo de sistemas de gestión de calidad académica para el Nivel Medio Superior del IPN, utilizando técnicas de sistemas discretos

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1 Un modelo de sistemas de gestión de calidad académica para el Nivel Medio Superior del IPN, utilizando técnicas de sistemas discretos Registro asignado por la SIP: Director de Proyecto: José de Jesús Medel Juárez Centro: Centro de Investigación en Computación Resumen Las técnicas de investigación sobre la calidad académica en la educación, han tomado modelos estáticos que no miden cuantitativamente los estados del propio sistema y sin considerar a las funciones objetivo, por lo que no se observa niveles de convergencia a una región deseada. Lo que hace sumamente difícil medir la calidad académica y menos realizar una realimentación para mejorar de acuerdo a una función o funciones objetivo. Dentro de esos modelos estáticos han encontrado heuristicamente y como fuente de negocio el uso del concepto de la mejora continua para mejorar la calidad en los procesos administrativos, pero que tan solo lleva a una satisfacción personal ya que no se cuenta con función objetivo predefinida, a la cual es necesario llegar. Dentro de este proyecto se propone el desarrollo de un modelo dinámico de seguimiento de la gestión de calidad académica dentro del NMS, que de acuerdo a una función objetivo se realice la realimentación sobre el mismo para llevarlo a un nivel de convergencia deseada. Uno de los principales problemas es la selección de la función objetivo de acuerdo a las políticas institucionales y a las condiciones de desarrollo del propio Instituto y CECyT que se considere como caso de estudio. Otro de esos problemas es la selección del modelo dinámico, el cual para este desarrollo es el uso de un filtro digital del tipo MIMO, pero que su selección depende de su invarianza o su estacionariedad. Con el modelo dinámico y con la función objetivo, se realizara la selección de la función realimentadora que permita lograr un nivel de convergencia medible.

2 Una vez que se tengan los resultados teóricos, se procede a describir el grado de entropía y de energía que se requerirá para la implantación "teórica" de las funciones realimentadoras y objetivo dentro de un CECyT que se considere como caso de estudio. Palabras Clave: Modelo, discreto, Nivel Medio Superior, Sistemas, Gestión, Calidad. Introducción Actualmente las instituciones deben trabajar en un esquema de mejora continua, requiriendo respuestas cada vez mas rápidas en un mundo donde los cambios son imprescindibles porque las situaciones evolucionan fácilmente y las soluciones de problemas requieren un conocimiento de diversos factores que se interrelacionan entre sí de forma compleja. La Dirección de Educación Media Superior (DEMS) del Instituto Politécnico Nacional (IPN) es formada en 1986 como respuesta a las medidas de racionalidad administrativa emanadas del Gobierno Federal ya que se contaba con 16 escuelas de Nivel Medio Superior y con el objetivo de mejorar y garantizar la normatividad y administración del proceso enseñanza aprendizaje en los Centros de Estudios Científicos y Tecnológicos del instituto. En el Programa Nacional de Educación [PNE00], se expresa que en México, la educación media superior puede contribuir de manera decisiva a la construcción de una sociedad crecientemente justa, educada y próspera debido a su presencia en más de la mitad de los municipios mexicanos; al impacto directo que puede tener en el fortalecimiento de la competitividad individual y colectiva en el mundo actual, y a que es un recurso para combatir la desigualdad social y escapar de la pobreza, como lo han señalado diversos organismos internacionales. Para superar las limitaciones de la educación media superior y aprovechar su posición estratégica, este subprograma

3 establece un conjunto de objetivos estratégicos, políticas y líneas de acción orientados a fortalecer este tipo educativo en el país. La educación media superior en México comprende el conjunto de modalidades institucionales que ofrecen enseñanza formal al término de la secundaria. En todos los sistemas escolares la educación media superior suele definirse por el destino de sus egresados: o los orienta hacia la educación superior o hacia el mercado de trabajo o los prepara con alguna forma de bivalencia ante ambas opciones. Se registran variaciones paulatinas en la evolución de la matrícula de las diversas opciones que ofrece el nivel: en bachillerato propedéutico, el bivalente y la rama. El bachillerato general o propedéutico ha sido siempre la opción preferida; el bivalente tuvo un crecimiento sustancial, particularmente hacia finales de los años noventa; desde entonces decrece la matrícula del bachillerato general, en beneficio de las opciones bivalente y técnicoprofesional [Oce99]. Con estrecha relación a las tendencias internacionales y nacionales el IPN se ha planteado de manera más consistente desde inicios del año 2002, dirigir sus acciones de reforma hacia la asimilación y puesta en marcha de una nueva concepción del proceso educativo, que promueve la educación integral y la calidad y por ello orientándose prioritariamente hacia el estudiante y su aprendizaje. El nuevo modelo educativo, reorientará los modelos académico, de extensión, vinculación y gestión, que permitirán además de fortalecer la actividad institucional, cumplir con criterios nacionales e internacionales de acreditación y certificación, propiciando una formación de mayor calidad en los estudiantes para ampliar las expectativas laborales de los egresados, su liderazgo y su desempeño profesional, para que éste corresponda a los requerimientos del nuevo proyecto nacional, en un México que asumiendo los retos de un mundo interdependiente, avanza hacia procesos incluyentes de organización y desarrollo. En el Programa de Desarrollo Institucional del IPN [PDI01] se menciona que el bachillerato tecnológico impartido por el IPN es bivalente, permitiendo a los estudiantes obtener simultáneamente una formación técnica

4 que los habilite para insertarse en el mercado de trabajo y propedéutica para continuar estudios en el nivel superior; se ofrece en 16 planteles y consta de 32 carreras diferentes: 21 de Ingeniería y Ciencias Físico Matemáticas, 6 de Ciencias Sociales y Administrativas y 5 de Ciencias Medico Biológicas. Desarrollo La eficiencia es un concepto de naturaleza cualitativa al observar las evaluaciones como buena, regular, mala o excelente; aplicable esta forma de expresión a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se tiende a la optimización expresada en un sentido lingüistico; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios; una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso [BV95]. La misión de la Dirección de Educación Media Superior del Instituto Politécnico Nacional es formar profesionistas a través de un bachillerato tecnológico de carácter bivalente y modalidades educativas: presencial, abierta, a distancia y virtual entre otras, para que puedan continuar sus estudios superiores o incorporarse al campo laboral; promueve actitudes, habilidades y valores para que con calidad, responsabilidad, ética, tolerancia y compromiso social, puedan contribuir al desarrollo económico, social y político de la nación. De acuerdo al manual de procedimientos de la DEMS desarrollado en el 2000, la solicitud y el manejo de la información se realizaban por oficio solicitado por la Dirección hacia los Centros de Estudios y el resto del proceso aparece en la Figura 1. Lo anterior ocasionaba pérdidas de información, tiempos de respuesta excesivos y altos costos de gestión.

5 Inicio El departamento elabora oficio y entrega a la división correspondiente La división lo revisa Visto Bueno La división firma y envía al director de la DEMS Fin El director revisa El Departamento recibe y procesa información Visto Bueno La DEMS recibe y turna la información al departamento correspondiente Se envía al Cecyt correspondiente El cecyt envía documentos a la DEMS El Cecyt recibe documento El Cecyt elabora oficio de respuesta junto con información Lo turna al área correspondiente El área recibe y llena formatos Figura 1. Proceso de gestión de información previo al SIDEMS según el manual de procedimientos de la DEMS del año Diseño del sistema El diseño del sistema indica los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser almacenados. La arquitectura básica del SIDEMS se muestra en la Figura 2.

6 Captura Unidades Académicas (SIDEMS-UA) Entrada de información al SIDEMS Salida de información para los Departamentos. (SIDEMS-DEMS) Figura 2. Arquitectura básica del SIDEMS. El SIDEMS esta constituido por la estructura para la captura de información proveniente del exterior (Unidades Académicas). La interfaz del sistema (SIDEMS) con las Unidades Académicas: en esta interfaz trabaja con cinco principales líneas de recopilación: Control escolar, Personal de la unidad, Infraestructura, Alumnos, Proyectos especiales Implantación del SIDEMS Actualmente, el SIDEMS utiliza las tecnologías de información disponibles en el Instituto Politécnico Nacional, a través del sitio WEB: (ver Error! No se encuentra el origen de la referencia.). A través del sitio, personal designado por cada Centro de Estudios captura y envía la información a un servidor dedicado al manejo de bases de datos en la DEMS. Una vez

7 realizada la captura, el personal encargado del manejo de información la visualiza, la revisa e imprime; posteriormente es procesada para su análisis. A principios de Noviembre del 2004 se puso en funcionamiento como fase de prueba con la colaboración de 2 Unidades Académicas, se puso en línea el primer modulo, tomando como base el Departamento de Seguimiento del Proceso Enseñanza Aprendizaje. El tiempo aproximado de la prueba fue 2 meses. El SIDEMS como práctica innovadora Debido al enorme crecimiento de la matrícula estudiantil, a la modernización de planes y programas de estudio y a la inmensa cantidad de información a mediados del año 2004, la DEMS buscó explotar el conocimiento de la dinámica de los procesos administrativos [1] y se propuso desarrollar un Sistema Integral con el que modernizara la transferencia de información proveniente de las 16 unidades académicas para disminuir los tiempos de procesamiento y almacenamiento manteniendo comunicación continua resultando el Sistema Integral de la Dirección de Educación Media Superior (SIDEMS). Con esto, el SIDEMS cumple con uno de los puntos que toca el Plan Nacional de Desarrollo : Promover el uso y aprovechamiento de la tecnología y de la información. El SIDEMS se considera una práctica innovadora al utilizar las tecnologías de información para mejorar la gestión y actualizar las prácticas administrativas tradicionales. El SIDEMS es innovador porqué ha logrado transformar los procesos de recopilación de información en cada centro y mejorado sus procesos internos, ganando la confianza del personal en las tecnologías de información y comunicaciones. Impacto y resultados del SIDEMS A través del SIDEMS se mejoran los procesos administrativos y de gestión de los Centros de Educación Media Superior y la Dirección de Educación Media

8 Superior, esto cumple con la Agenda del Buen Gobierno en los rubros de Gobierno Digital al utilizar las tecnologías de información y comunicaciones disponibles en el IPN y Gobierno con Mejora Regulatoria al minimizar los tiempos de requisición, procesamiento y respuesta de algunos trámites administrativos. El SIDEMS es un sistema de información enfocado a la gestión administrativa que promueve la actualización del personal de los Centros de Educación Media Superior del IPN en cuanto a Tecnologías de la Información. Ha logrado transformar los procesos de recopilación de información en cada centro y mejorado muchos de sus procesos internos, ganando la confianza del personal en las tecnologías de información y comunicaciones. Los empleados de la DEMS y de los Centros de Educación Media Superior se han involucrado al grado de destinar un grupo de desarrolladores en la Dirección únicamente para su diseño, construcción, implantación, soporte y capacitación; mientras que en cada centro existen profesores y administrativos, con descarga de sus actividades cotidianas, dedicados a capacitarse y utilizar el SIDEMS. Los usuarios beneficiados directamente son el personal administrativo de la DEMS involucrados con el manejo de la información descrita en el punto 1.4 (30 personas) y el personal administrativo de los 16 Centros de Estudios (30 personas por centro, 480 en total). Indirectamente se benefician 50,000 personas, entre alumnos y docentes. Conclusiones El SIDEMS surge de la búsqueda continua de mejoras a los procesos administrativos en el Nivel Medio Superior del IPN. Tiene como objetivo principal utilizar las tecnologías de cómputo y comunicaciones disponibles en el Instituto para automatizar la transferencia de información proveniente de las 16 unidades académicas para disminuir los tiempos de procesamiento y almacenamiento manteniendo una comunicación bilateral entre éstas y la

9 Dirección de Educación Media Superior (DEMS) de forma eficiente y eficaz. Esto dará como resultado la mejora de toma de decisiones y el Proceso de Gestión, mantenido las debidas medidas de seguridad y confidencialidad dentro del marco Institucional y de legislación informática. Actualmente, el SIDEMS se proporciona utilizando las tecnologías de información disponibles en el Instituto Politécnico Nacional, a través del sitio WEB: A través del sitio, personal designado por cada Centro de Estudios captura y envía la información a un servidor dedicado al manejo de bases de datos en la DEMS. A través del SIDEMS se mejoran los procesos administrativos y de gestión de los Centros de Educación Media Superior y la Dirección de Educación Media Superior, esto cumple con la Agenda del Buen Gobierno en los rubros de Gobierno Digital al utilizar las tecnologías de información y comunicaciones disponibles en el IPN y Gobierno con Mejora Regulatoria al minimizar los tiempos de requisición, procesamiento y respuesta de algunos trámites administrativos. Los usuarios beneficiados directamente son el personal administrativo de la DEMS involucrados con el manejo de la información descrita en el punto 1.4 (30 personas) y el personal administrativo de los 16 Centros de Estudios (30 personas por centro, 480 en total). Indirectamente se benefician 50,000 personas, entre alumnos y docentes. Bibliografía [1] Chiavenato Adalberto, Comportamiento Organizacional, la Dinámica del éxito en las Organizaciones. Internacional Thomson Editores S.A. de C.V., [2] Rodríguez Valencia Joaquín, Introducción a la Administración con enfoque de Sistemas. Internacional Thomson Editores S.A. de C.V., 2003.

10 [3] Plattini Mario G., Calvo-Manzano José A., Cervera Joaquín, Fernández Luis, Análisis y Diseño de Aplicaciones Informáticas de Gestión, Una perspectiva de Ingeniería de Software. Alfaomega Grupo Editor S.A de C.V., [4] Presuman Roger S., Ingeniería del Software, un Enfoque Práctico, Quinta Edición. McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE ESPAÑA, S.A.U

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