Informe Seguimiento Centro de Referencia de Salud San Rafael de La Florida.

Transcripción

1 División Auditoría Administrativa Área Salud, Agricultura y Medio Ambiente Informe Seguimiento Centro de Referencia de Salud San Rafael de La Florida. Fecha: 15 de diciembre de Informe N : 14/10

2 DIVISIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA.16 1:1 19n D.A.A. N 1711/2010 REMITE COPIA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N 14 DE 2010, REALIZADO EN EL CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD SAN RAFAEL DE LA FLORIDA. SANTIAGO, 1 5 DIC 1 0 * Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe señalado en el epígrafe, con el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta División en el referido Servicio. Saluda atentamente a Ud., RAMIFIO IVIMNDOZA zuiliga CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚ3L:C4 AL SEÑOR MINISTRO DE SALUD PRESENTE PBZ/sbc "RTE. Isa ITCEDV/ *

3 DIVISIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA D.A.A. N 1710/2010 REMITE COPIA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N 14 DE 2010, REALIZADO EN EL CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD SAN RAFAEL DE LA FLORIDA. SANTIAGO, isoicio *75291 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe señalado en el epígrafe, con el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta División en el referido Servicio. Saluda atentamente a Ud., ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL ERAL Arria: s da V' O DIVI ON DE TORA ADMINISTRATIVA AL SEÑOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO SUR ORIENTE PRESENTE PBZ/sbc

4 DIVISIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA 11I L D.A.A. N 1712/2010 REMITE COPIA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N 14 DE 2010, REALIZADO EN EL CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD SAN RAFAEL DE LA FLORIDA. SANTIAGO, 15oic10 *75290 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe señalado en el epígrafe. con el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta División en el referido Servicio. Saluda atentamente a Ud., DIVISIÓN DEN DEL CONTRALOR GENERAL Arriagada Vil UDITOR JEFE ADMINISTRATIVA A LA SENORA AUDITORA MINISTERIAL MINISTERIO DE SALUD PRESENTE PBZ/sbc

5 D.A.A. N 1666 /2010 INFORME DE SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N 14 DE 2010, SOBRE AUDITORÍA EFECTUADA EN EL CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD (CRS) SAN RAFAEL DE LA FLORIDA. SANTIAGO, 1 5 Dic 1 0 * En cumplimiento del plan anual de fiscalización 2010, aprobado por esta Contraloría General, se efectuó un seguimiento a las observaciones formuladas en el Informe Final N 14, de 2010, sobre la auditoría referida al proceso de compra de bienes muebles e inmuebles del Centro de Referencia de Salud San Rafael de la Florida y las medidas adoptadas por la Dirección del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, SSMSO, para su regularización. De la labor efectuada se determinaron los siguientes resultados en relación con las observaciones que en cada caso se indican: I. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 1. Unidad de Auditoría Interna 03 < o z Q En cuanto a que la entidad no disponía de una Unidad de Auditoría Interna, función que se encuentra encomendada al Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, SSMSO, el cual no había realizado revisiones al proceso de compra de bienes muebles e inmuebles, se verificó que mediante la resolución exenta N 68, de 27 de mayo de 2010, se creó el cargo de Jefe Control Interno de Procesos Administrativos y que corresponde a una de las medidas comprometidas por el Director del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, en su respuesta al Preinforme de Observaciones. 2 o T er o -J o A LA SEÑORA DIRECTORA DEL CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD SAN RAFAEL DE LA FLORIDA PRESENTE SL.5"1 MSC/

6 Sin perjuicio de lo anterior, a la luz de lo previsto en el artículo 18 de la ley , cabe señalar, que este Organismo Superior de Control, considera que entre las funciones del cargo antes referido, debería estar la de comprobar la solución de las observaciones establecidas en los informes de esta Contraloría General, labor que no se encuentra consignada en el documento que describe el cargo, adjunto a la mencionada resolución. superada parcialmente la observación. En atención a lo expuesto, se da por 2. Manual de Organización Respecto a que el Establecimiento no cuenta con Manuales de procedimientos, instructivos, circulares y/o documentos de comunicación interna, se verificó la elaboración de un Manual de Organización que describe las funciones de las Unidades Estructurales, de Apoyo Clínico y de Servicios Clínicos. Adicionalmente, se comprobó que se incorporaron mejoras al Manual de Organización de Recursos Humanos, en relación a la misión del Departamento y el uso del Sistema de Información de Recursos Humanos, SIRAH, documentos que fueron remitidos mediante los memorándum N s. 80 y 81, ambos de 8 de septiembre de 2010, al Departamento de Auditoría del Servicio de Salud para su revisión y sugerencias. Por lo expuesto, la observación relacionada con esta materia, en parte, continúa pendiente, mientras no se aprueben formalmente los señalados manuales. 3. Segregación de funciones. En la auditoría realizada se determinó que la mayoría de las funciones del proceso de licitación, se encontraban centralizadas en el Jefe de Adquisiciones. El CRS mediante el Manual de Procedimiento de Abastecimiento reguló esta situación, dejando establecido que en las compras de bienes debe intervenir el Jefe de Abastecimiento y en las funciones de publicación, adjudicación y emisión de órdenes de compras, sea el Subdirector Administrativo quien autorice, lo cual fue validado en la auditoría de seguimiento. En cuanto a las funciones contables, que también estaban radicadas en una sola persona, esta situación fue corregida con la incorporación de otra funcionaria a la Unidad de Contabilidad, nombrada mediante la resolución exenta N 110, de 15 de noviembre del 2

7 En virtud de lo expuesto se aceptan las acciones emprendidas sobre la materia. 4. Conciliaciones bancarias En relación con la falta de identificación y la firma de las personas que preparan, revisan y aprueban las conciliaciones bancarias, en el seguimiento se verificó que tal deficiencia ha sido subsanada parcialmente, ya que aún carecen de la individualización de quienes las revisan y aprueban. 5. Evaluación del control de bienes muebles 5.1. Registro y control administrativo y físico de los inventarios En la auditoría se determinó que el CRS no cuenta con una Unidad de Inventario que realice dicho procedimiento, siendo la Unidad de Operaciones la que mantiene el detalle de los bienes de equipamiento médico en una planilla Excel, archivo que fue actualizado con el levantamiento de los bienes muebles de oficina, equipos computacionales y otros, con motivo de la auditoría practicada por esta Contraloría General. En su respuesta el Director (S) del SSMSO informó la adopción de una serie de medidas tendientes a subsanar las deficiencias, entre las cuales figuran, crear el cargo de Encargado de Inventario, elaborar un manual, mantener un registro manual y computacional de los bienes inventariables con la descripción y ubicación de los mismos y colocar en cada oficina o box las planchetas murales. En la auditoría de seguimiento se comprobó la materialización de la mayoría de las medidas informadas, faltando colocar el número de inventario a los bienes y las planchetas de inventario en cada oficina o box, acción, esta última, que no ha ocurrido en atención a que el Centro de Referencia de Salud trasladó sus instalaciones físicas en octubre del 2010, debido a que en el terreno que ocupaba se construirá el Hospital de La Florida, dándose por superada parcialmente la observación. 5.2 Alta y recepción de bienes Al respecto, cabe señalar que la entidad ha implementado un formulario correlativo para las altas de los bienes muebles en el cual se individualiza al funcionario responsable de la recepción, por consiguiente, se da por superada la observación. 3 DIVISION DE uorr TROVA

8 II. EXAMEN DE CUENTAS 1. Adquisición de Container para oficinas de asociaciones gremiales. Sobre el particular, esta Contraloría General resolvió que la mencionada adquisición no correspondía que se solventara con recursos de la entidad, razón por la cual solicitó una investigación sumaria con el fin de determinar las responsabilidades administrativas del caso, nombrándose como "...Investigadora instructora a D. VIVIANA MATURANA GONZALEZ", mediante resolución exenta N 2287, de 3 de noviembre de Cabe señalar, que atendido a que la citada funcionaria se encuentra con licencia médica, fue relevada de la investigación, designándose en su lugar a otro funcionario de la Dirección del Servicio, quien, al momento del seguimiento, aún no había sido notificado. No obstante lo anterior, el Establecimiento se encuentra realizando gestiones para reasignar el container a Unidades Propias del CRS. examinados, se mantiene la observación. Por lo tanto, de acuerdo a los antecedentes 2. Manual de Procedimientos de Adquisiciones Sobre este punto, si bien el CRS realizó mejoras al Manual de Procedimientos de Adquisiciones, emitió el acto administrativo que lo aprueba y solicitó su publicación al administrador del Portal Mercado Público del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, dicho documento aún no contempla todas las exigencias establecidas en el artículo cuarto del decreto supremo N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en cuanto a que el Manual de Procedimientos de Adquisiciones deberá consignar el Procedimiento de pago y la Política de Inventarios, antecedentes que no están considerados en el mencionado Manual. Asimismo, se verificó que la publicación del Manual no ha sido realizada por parte SSMSO, por consiguiente, las deficiencias observadas respecto a estas materias en el Informe Final N 14/2010, han sido corregidas en forma parcial. 4

9 , CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 3. Conciliaciones bancarias En cuanto a los cheques girados y no cobrados que se encontraban caducados por $ , incluidos en la conciliación bancaria al 31 de diciembre de 2009, algunos de los cuales provienen de años anteriores, en la auditoría de seguimiento se verificó que, no obstante haberse regularizado gran parte de ellos, en la conciliación al 30 de septiembre de 2010, aún existen documentos por $ , por lo que corresponde mantener la observación. 4. Adquisiciones sin resolución aprobatoria y resoluciones con errores Sobre el particular, con la confección del Manual de Organización, la actualización del Manual de Adquisiciones y la creación de los puestos de Encargado de Control Interno y de Inventarios, así como, la verificación de una muestra selectiva de documentos en la auditoría de seguimiento, la ocurrencia de las situaciones observadas se encuentra mitigada. 5. Evaluación y adjudicación de proveedores Con respecto a la falta de constancia de las evaluaciones técnicas, que sustentan la elección de un determinado proveedor en las licitaciones, se verificó que en las adquisiciones de los bienes inventariables efectuadas en el año 2010, se emite un informe razonado de la adjudicación por la comisión evaluadora de compras. Cabe señalar, que esta comisión se encuentra normada en el Manual de Procedimiento de Adquisiciones preparado recientemente. observación. Al tenor de lo expuesto, se da por superada la 6. Devengo y pago de facturas a proveedores El Establecimiento Asistencial incorporó una funcionaria en la Unidad de Contabilidad, con el fin de dar mayor agilidad al proceso contable, medida que influyó en que se minimizara el tiempo de devengamiento de las facturas; sin embargo, el Servicio no ha dictado medidas concretas para superar la demora en el pago de las facturas, por lo que se mantiene la observación. 5

10 7. Examen físico de los bienes En lo concerniente a las diferencias de inventario observadas por esta Contraría General, se ordenó una investigación sumaria por la pérdida de una cámara fotográfica digital marca Sony modelo DSC-H10 y que había sido repuesta por una de la misma marca, de características superiores, sin que mediara un proceso disciplinario como correspondía. Cabe señalar que la funcionaria designada fue la misma nombrada para investigar la adquisición del container, que como se mencionara en el punto 1 del acápite del examen de cuentas, se encuentra con licencia médica, por lo tanto, se designó en su lugar a otro funcionario de la Dirección del Servicio, que al 24 de noviembre de 2010, no había sido notificado. Por último, respecto de las otras diferencias de inventario observadas (sillas de ruedas, escritorios, microondas y marcador), corresponde mantener la observación, puesto que, en general, los bienes muebles del Centro de Referencia San Rafael no tienen un número de identificación, deficiencia que no permite su correcta individualización ni la realización de inventarios selectivos de bienes. III. OTRAS MATERIAS 1. Control de asistencia En lo concerniente a que los registros de asistencia de los profesionales médicos se llevan en forma manual, se encuentran incompletos y, en algunos casos, las letras son ilegibles, se verificó que mediante memorándum N 112, de 15 de noviembre de 2010, el Centro de Referencia solicitó al Servicio de Salud un instructivo con la obligación que dicho personal registre su asistencia, al igual que el resto del personal en el reloj control del Establecimiento. Al término de la auditoría de seguimiento, no se había recibido un pronunciamiento de parte del Servicio de Salud sobre lo solicitado, por consiguiente, se mantiene la observación, razón por la cual la Dirección del CRS deberá reiterar la solicitud, remitiendo copia de la misma a esta Contraloría General. CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que, en general, las medidas informadas por el Director (S) del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente de la época, en relación cobservaciones planteadas 6

11 en el Informe N 14, de 2010, no han sido implementadas, con excepción de las señaladas en el cuerpo del presente Informe de Seguimiento. Por lo tanto, el Director deberá velar por la solución de aquellas materias que aún se mantienen pendientes, que dicen relación con la falta de información que permita el control físico de los bienes muebles; la regularización de los documentos caducados incluidos en las conciliaciones bancarias; con el cumplimiento de las obligaciones financieras con terceros dentro de los 45 días, de acuerdo a lo establecido en la glosa 02, letra e), de la partida 16, del Ministerio de Salud, de la Ley de Presupuestos del Sector Público y sobre el control de asistencia de los profesionales médicos. Por último, se deberá informar del resultado de la investigación sumaria relacionada con la compra de un container habilitado para el funcionamiento de las asociaciones gremiales y la pérdida de una cámara fotográfica digital Sony. Saluda atentamente a Ud., POR ;Patria ABOGADO JEFE DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 7

12 División Auditoría Administrativa Área Salud, Agricultura y Medio Ambiente