INFORME DE SEGUIMIENTO

Transcripción

1 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA INFORME DE SEGUIMIENTO Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile Número de Informe: de noviembre de 2014 www. contra 1 oria. c 1

2 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 3.362/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, O&NQY 1 ~~O8582S Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoría a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Saluda atentamente a Ud., / 1- AL SEÑOR NICOLÁS EYZAGUIRRE GUZMÁN MINISTRO DE EDUCACIÓN RTE

3 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DÁA N 3.363/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, O&NOV 1~~O85829 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoría a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Saluda atenta AL SEÑOR RECTOR UNIVERSIDAD DE CHILE 1- RTE ANTECED

4 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 3.364/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 05.NGV14*085S30 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoria a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Saluda atentame a Ud., Subjefe OMsiÓn de AL SEÑOR DECANO FACULTAD DE ECONOMÍA UNIVERSIDAD DE CHILE RTE ANTECED Y NEGOCIOS

5 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 3.365/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 06.N0V Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoría a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Saluda atentame a Ud., GLORIA BRIONES IRA Subjefe DN mión de Atdbda AóiÑ~llva AL SEÑOR AUDITOR MINISTERIAL DE EDUCACION [

6 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 3.366/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoria a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Saluda Subjñ o~ de 4ig~ AL SEÑOR CONTRALOR UNIVERSITARIO UNIVERSIDAD DE CHILE - --~ 1 ANTECED 1

7 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 3.367/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, O6.NDV 1 ~ Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoría a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Saluda atentamente Su*fe OMajón de AW3Dçfa AL SEÑOR AUDITOR INTERNO UNIVERSIDAD DE CHILE tt r~r1 ANTECED j

8 CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 3.368/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, O6.NOVi~*O8583I Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoría a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. A LA SEÑORA JEFA DE LA FISCALÍA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA RTE

9 DAA N 3.369/2014 REF.: N /2013 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, O6.NOV1~O85835 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 200, de 2012, debidamente aprobado, sobre auditoría a los gastos e inversiones efectuados por la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Saluda atentame Ud., AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATWA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA RTE ANTECED

10 USEG N 177/2013 REF. N /2013 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 200, DE 2012, SOBRE AUDITORIA A LOS GASTOS E INVERSIONES EFECTUADOS POR LA FACULTAD DE ECONOMiA Y NEGOCIOS DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE. SANTIAGO 06 NOV. 2D14 De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N , de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 200, de 2012, sobre auditoría efectuada a los gastos e inversiones de la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile, en adelante e indistintamente FEN, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. La funcionaria que ejecutó esta fiscalización fue la señora Carolina Hinojosa Hernández. El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N 200, de 2012 y la respuesta del servicio a dicho documento, remitida mediante el oficio N 256, de 2013, a este Ente Contralor. Los antecedentes aportados fueron analizados y complementados con las validaciones correspondientes en la entidad, con el objeto de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican. / A LA SEÑORITA PATRICIA ARRIAGADA VILLOUTA CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (5) Con~or Ge; er 1 gante de la KepúblI~

11 1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA REALIZADASY VERIFICACIONES CONCLUSIÓN Se advirtió que las conciliaciones de enero y febrero de 2012 consignaron al cheque N como girado y no cobrado al 31 de enero y 29 de febrero del mismo año, en circunstancias que consta en la cartola bancaria N5 649, del Banco Santander, que fue pagado el 6 de En su respuesta la entidad fiscalizada informó que a) enero de esa anualidad, situación que vulnera os fueron corregidas las conciliaciones bancarias de los principios de eficiencia y eficacia que rigen los actos meses de enero ~ febrero de 2012, eliminando de los de los órganos de la administración del Estado, cheques girados y no cobrados el cheque N consagrados en los artículos 35 y 5 de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Se verificó la elaboración de las conciliaciones bancarias corregidas para los meses de enero, febrero, mayo y junio del año Se determinó que los cheques N , , , , , y , se En virtud de lo anterior, registran como caducados en la conciliación del mes La institución auditada señaló que corrigió la se subsanan las b) de abril de 2012, sin embargo se consignan como conciliación bancaria del mes de mayo de 2012, que observaciones. girados y no cobrados en el mes de mayo de esa se encontraba errónea, registrando los cheques anualidad, lo que evidencia una vulneración a los mencionados como caducados. referidos principios de eficiencia y eficacia. 4 No se obtuvo información que pudiera aclarar la situación de los cheques Nos y , los cuales no se Se validaron los comprobantes contables de junio c) encontraban pendientes, ni cobrados, ni caducados, La organización adjuntó a su respuesta los antecedentes de 2012 que respalda la regularización efectuada ni anulados, no obstante que hablan sido girados, relativos a los cheques respecto de los cuales no por el servicio en relación a la contabilización vulnerando los principios de eficiencia y eficacia ya entregó información durante la auditoria, e inclusión en las conciliaciones bancarias citados con anterioridad, correspondientes de los cheques indicados. 2

12 2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Se determinó que la FEN no contaba con En su respuesta la institución fiscalizada Se constató que la entidad se encuentra En consideración a La actualización y manuales de procedimientos y descripción de manifestó que la Dirección Económica y elaborando los procedimientos de trabajo que que los procedimientos efectividad de los cargos actualizados, que permitieran conocer Administrativa de la Facultad (OEA), partir del a continuación se señalan con su de trabajo se encuentran referidos procedimientos los pasos a seguir en cada instancia del proceso, mes de diciembre de 2012, se encuentra correspondiente estado de avance: en proceso, se mantiene será verificada en una los controles asociados y las autorizaciones abocada a la elaboración de procedimientos la observación hasta futura auditoria que lleve pertinentes, lo que impedia delimitar de trabajo, priorizando las materias más En etapa de revisión de contralorla la finalización de los a cabo este Ente responsabilidades y orientar las labores del observadas y de mayor complejidad, asi universitaria : mismos. Contralor. personal, especialmente en funciones claves como también aquellas con un importante -Elaboración, actualización y evaluación del Plan como adquisiciones, tesoreria, contabilidad y número de involucrados, anual de compras pago a proveedores, entre otras. Agregó, que para socializar estas propuestas, -Compras inferiores a 3 UTM -Compras a través de Convenio Marco De este modo, existen actividades relevantes 1 1 que se han realizado sin un marco normativo se de generó un reuniones trabajo participativo a través ampliadas con directivos y -Compras través de Licitaciones -Compras a través de Trato Directo Inexistencia de interno, dejando a discreción de los funcionarios personal de colaboración de todos los -Análisis de cuentas contables manuales de la toma de decisiones sobre aspectos que departamentos y escuelas de la facultad, -Confección de conciliación bancaria procedimientos repercuten en la gestión de adjudicación de instancia en que se crearon comités revisores y descripción recursos, situación que no se condice con los de procedimientos, integrados por personal En espera para revisión por comité : de cargos principios de eficiencia, eficacia y de control de las unidades participantes. -Administración de fondos fijos estipulados en los articulos 30 y 5~ de la -Gestión de giros a rendir mencionada ley N y con lo dispuesto en Finalmente, indicó que la fecha probable de -Recepción y pago de bienes y servicios los numerales 45 al 47 de la resolución exenta implementación de estos procedimientos de En revisión de la OEA : N 1.485, de 1996, de este origen, en orden a la trabajo seria entre diciembre del año 2013 y -Arqueo de documentos en cartera configuración de su estructura de control interno, marzo de Custodia, mantención y vigencia garantias la que debe considerar, entre otros, las politicas recibidas administrativas y los manuales de operación. -Solicitud, emisión, recuperación y control de garantias entregadas -Emisión, revisión y aprobación de comprobantes contables Se estableció que la FEN no elaboró la Al respecto, la facultad expuso que tal como Se advirtió que aún cuando actualmente la En atención a lo antes El ajuste de la conciliación bancaria del mes de diciembre de lo manifestó en su oportunidad en el oficio mayoria de los movimientos de fondos son expuesto, se mantiene lo mencionada cuenta Inexistencia de 2011, de la cuenta corriente N del de respuesta al preinforme, la falta de efectuados a través de una nueva cuenta objetado. bancaria, será revisado conciliación Banco Santander, en razón, según lo indicado por información de periodos anteriores impide bancaria, la referida cuenta corriente N 39- en una próxima auditoria bancaria para ~,t 6fmes de la jefa de contabilidad, a la existencia de registros contables de periodos anteriores que no realizar este reporte permanece vigente y con saldos de arrastre que la entidad no ha podido identificar ni que efectúe este Organismo Fiscalizador ~ diciembre de cuentan con información de respaldo para ha implementado medidas para su sobre la materia identificar y analizar las operaciones, lo que representa un problema del sistema de control interno. regularización. 3

13 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ~ CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Se constató que la conciliación de la cuenta La entidad fiscalizada informó en su respuesta, En relación con la cuenta corriente en cuestión, corriente antes mencionada registraba depósitos que efectuó un análisis para aclarar los se verificó que la conciliación bancaria del sin identificar cuya data se desconocía y que, de depósitos no identificados, lo cual permitió mes de octubre de 2013 no presentaba 1-2:3 a) no ser aclarados, incrementarían el saldo de la cuenta otros pasivos - ingresos sin especificar, regularizar contablemente un 89% del monto, Agregó, que el informe mensual de las depósitos sin identificar y el monto de los cargos bancarios no registrados había sido Depósitos no que al 30 de junio de 2012 mantenla un saldo de conciliaciones bancarias permanentemente rebajado a $ , sin embargo, se comprobó identificados $ presenta depósitos sin identificar, los que son que al final de ella el servicio registró un monto aclarados en los meses posteriores, de $ como diferencia sin explicar años anteriores, lo que evidencia que el hecho objetado persiste. La FEN debe depurar y Asimismo, en la conciliación bancaria de igual En consideración al regularizar los montos Se detectó que la cuenta analizada presentaba El servicio auditado manifestó en su fecha de la nueva cuenta corriente con que resultado de las aludidos en las cuentas cargos efectuados por el Banco Santander que la respuesta que continuamente y en la medida opera la FEN a saber la número validaciones llevadas a corrientes, lo que será facultad no había aclarado y reconocido como que disponen de los antecedentes de del mismo Banco Santander, se pudo advertir cabo, se mantienen las comprobado, en una gastos efectivos, por un total de $ a respaldo, se encuentran realizando las que presentaba un monto total des 201, objeciones. futura auditoria de este junio de 2012, que en un 92% correspondían a contabilizaciones de aquellos cargos bancarios correspondiente a depósitos no identificados Organismo Fiscalizador b) comisiones de servicios por gestión de pago de no registrados. y $ por cargos bancarios no Cargos proveedores, que la entidad indicó que no registró registrados, lo que será informado a la Unidad bancarios no por no contar con la factura asociada a dichos Técnica de Control Externo de esta División registrados cobros. No obstante, a la fecha del Informe Final de Auditoría Administrativa, para que sea N 200, de 2012, de este Ente de Control, se incorporado en la planificación de futuras habían regularizado cargos por $ , auditorias. rebajando el 60% del monto antes expuesto. Se comprobó que el Manual de Procedimiento La facultad manifestó en su oficio de Cabe señalar, que aún cuando la organización Dado que los La actualización y de Adquisiciones y el Manual de Compras respuesta, como ya se mencionara está elaborando procedimientos de trabajo procedimientos de trabajo efectividad de los Públicas con los que cuenta la entidad auditada, anteriormente, que la DEA se encontraba relativos a las materias objetadas, los aludidos se encuentran en referidos procedimientos no contemplaban las materias introducidas por abocada a la elaboración de procedimientos manuales no se han actualizado para que proceso, se mantiene la será verificada en una las modificaciones de los decretos Nos 20 y 1.763, de trabajo desde diciembre de 2012, entre contemplen las modificaciones de los referidos observación hasta la futura auditoria de este II del Ministerio de Hacienda, de 2007 y 2009, los que se encuentran las materias decretos N 5 20 y 1.763, del Ministerio de finalización de los Ente Contralor. Manual de como la recepción de los bienes y servicios, detectadas, cuyos casos particulares Hacienda. mismos. procedimiento procedimientos de pago, pollticas de inventarios, estimaban implementar entre diciembre de de organigrama del servicio y de las áreas que 2013 y marzo de adquisiciones intervienen en el proceso de compras, con sus respectivos niveles y flujos, lo que vulnera lo dispuesto en el articulo 4 del citado decreto N 250, de 2004, de esa cartera de Estado. ~- E 4

14 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Se comprobó que la sede universitaria careció de El servicio precisó que entre los referidos Como ya se informó, se constató que se Dado que los La actualización y un Plan Anual de Compras y Contrataciones para procedimientos de trabajo que está elaborando encuentran en proceso una serie de procedimientos de trabajo efectividad de los los años 2011 y 2012, infringiendo lo establecido la DEA, se encuentra uno que regulará la procedimientos de trabajo, entre los que se se encuentran en referidos procedimientos II en el articulo 12 de la ley N , de Bases elaboración, actualización y evaluación del cuenta la elaboración, actualización y evaluación proceso, se mantiene la será verificada en una Plan anual sobre Contratos Administrativos de Suministro y plan anual de compras (PAC), a fin de del plan anual de compras. observación hasta la futura auditoria de este de compras Prestación de Servicios y los artículos 98 y confeccionar el PAC año 2014 para la FEN e finalización de los Ente Contralor, año 2012 siguientes de su reglamento. implementarlo para las adquisiciones a partir mismos. de esta anualidad. Se detectó que al 30 de junio de 2012 la Al respecto la entidad señaló que a julio de Se validó, que al 31 de octubre de 2013 el saldo Sin perjuicio de las La institución debe contabilidad del organismo auditado presentaba 2013 el saldo de las facturas por pagar se de la cuenta facturas por pagar estaba regularizaciones llevadas regularizar los montos saldos impagos de antigua data, según los redujo en un 61%, por cuanto aclararon que la conformado en un 5,2% por saldos anteriores al a cabo por la FEN, aún pendientes, lo que será registros de las cuentas facturas por pagar y FEN no le adeudaba a la empresa El año 2012, lo que evidencia que se han efectuado existe una parte sin sujeto a revisión en una cuentas por pagar, por $ y Mercurio el monto de $ que las regularizaciones comprometidas en el rectificar, por lo que se futura fiscalización de $ , respectivamente, sin que a la fecha aparecia como pendiente en dicha cuenta. Informe Final N~ 200, de 2012, de este origen mantiene la objeción. esta Contraloria General. del examen se regularizaran los saldos impagos y/o se adoptaran medidas correctivas, lo que En cuanto al saldo restante, indicó que Por su parte, en lo relativo a las cuentas por contraviene lo dispuesto en el oficio circular correspondían a facturas mal contabilizadas, pagar, se advirtió que actualmente posee un W 23. de 13 de abril de 2006, del Ministerio de anteriores al año 2011, que han ido saldo de M$ 500, de los cuales un 30% Hacienda, en orden a que los pagos a regularizando en la medida que han dispuesto corresponde a deudas anteriores al año 2010, II - 7 Cuentas proveedores deben efectuarse en el menor de la información, sumario las que incoado se encuentran por el servicio involucradas mediante en un la por pagar a tiempo posible y en un plazo no mayor a 30 dias Asimismo, manifestó que es muy baja la resolución exentan 422, de proveedores corridos, contados desde la fecha de recepción probabilidad de que tengan esas deudas con de las respectivas facturas. los proveedores, puesto que a la fecha de la respuesta no tenlan procesos judiciales ni registros de morosidad por no pago (DICOM). Finalmente, en relación al saldo de las cuentas por pagar, el establecimiento informó que el mismo habla permanecido sin variación.

15 CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile realizó gestiones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N 1 dei presente informe. No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N 2, con las acciones derivadas que en cada caso se indican. Respecto de las observaciones Nos 3 y 8.8 del acápite II Examen de Cuentas, sobre contratación de servicios de personal para tomar encuestas y eventuales conflictos de interés en la conformación del directorio de la fundación, contenidas en el Informe Final N 200, de 2012, para las cuales se solicitá un pronunciamiento a la División Jurídica de este Organismo Contralor, se informa que el mismo se encuentra en proceso y su resultado será informado oportunamente a la entidad. En relación con el proceso disciplinario ordenado instruir por esta Contraloría General en el Informe Final N 200, de 2012, se comprobó que mediante la resolución exenta N 188, de 2013, se dio inicio a una investigación sumaria en relación a las observaciones contenidas en el numeral 2.1, letras a), b) y c) del acápite II, sobre la reparación del casino de la facultad, el cual a la fecha del seguimiento se encontraba en etapa de cierre. Sobre lo anterior, resulta necesario precisar que la excesiva demora en tramitar un proceso disciplinario puede comprometer la responsabilidad administrativa del fiscal, al tenor del artículo 143 de la ley N , sobre Estatuto Administrativo. Además, constituye un deber de la autoridad cumplir cabal y oportunamente con la normativa legal y reglamentaria en materia de procedimientos disciplinarios, de manera que debe adoptar las medidas que sean necesarias con el objeto que el proceso sumarial se resuelva en tiempo y forma. Finalmente, en cuanto a las observaciones Nos 8.2, 8.6 y 8.7, sobre Incumplimiento del convenio suscrito entre la Fundación y la Facultad de Economía y Negocios, Errores en la identificación de documentos que respaldan la transferencia de fondos a la Fundación y Registro de las transferencias, del acápite II Examen de Cuentas, el cumplimiento de lo requerido en el aludido Informe Final N 200, de 2012, será verificado en una próxima fiscalización que realice sobre la materia esta Entidad de Control.

16 1 Transcríbase al Ministro de Educación, al Auditor Ministerial de esa cartera, al Rector de la Universidad de Chile, al Auditor Interno y al Contralor Universitario de la mencionada institución, al Decano de la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad mencionada, al Área de Educación y a la Unidad Técnica de Control Externo, ambas, de la División de Auditoría Administrativa, y a la Unidad de Seguimiento de Fiscalía de esta Contraloría ~e n eral. e c~w~~2 t4~13

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