Nombre del Documento: Procedimiento gobernador para Auditorías Internas. Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 8.2.2

Transcripción

1 Página 1 de Propósito. 1.1 Establecer y mantener un procedimiento documentado para llevar a cabo auditorías internas de calidad, con la finalidad de determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma y con los requisitos del mismo sistema establecidos en la Institución, así mismo si se ha implantado y se mantiene de manera eficaz. 2. Alcance. 2.1 Aplica a todos los procesos contemplados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 2.2 A todas las auditorías internas que se efectúen en la Coordinación General de Proyectos Estratégicos y en las Unidades Responsables que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. 3. Políticas de operación. 3.1 Las actividades de planeación, preparación, ejecución, reporte y seguimiento deberán ser realizadas como se marca en el presente procedimiento. 3.2 Las áreas involucradas en la auditoría interna deberán dar atención al desarrollo de la auditoría de acuerdo con la Agenda de Auditoría estipulada por el grupo de auditores internos. 3.3 El personal a auditar deberá presentar flexibilidad en el tiempo de realización de la auditoría interna. 3.4 El Representante de la Dirección y el Coordinador de ISO de cada Unidad Responsable, deberán facilitar al grupo de auditores la ejecución de la auditoría interna, provocando en todo el personal una actitud de participación activa. 3.5 El grupo de auditores internos deberá asegurar su imparcialidad y objetividad en el levantamiento de los hallazgos. 3.6 Las auditorías totales al SGC se realizarán cuando menos dos veces al año. 3.7 El Representante de la Dirección, el Coordinador de ISO y el de cada Unidad Responsable deberán realizar la programación de auditorías parciales, de acuerdo al estado e importancia del área o requisito a ser auditado fuera del programa anual para las auditorías totales. 3.8 Los auditores asignados para el seguimiento de una no conformidad, deberán informar al sobre el avance en el desarrollo de las acciones, para que este prepare su reporte de estatus con oportunidad. 3.9 Tanto el responsable del área auditada como el auditor asignado para el seguimiento a las acciones correctivas y/o preventivas derivadas de la auditoría interna, deberán evidenciar la eliminación de las no conformidades y la atención de las observaciones.

2 Página 2 de Diagrama de procedimiento Todo el personal que participa en el desarrollo de las auditorías internas al SGC Inicio PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA REPORTE DE RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA GENERACIÓN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES DE LA AUDITORÍA FIN

3 Página 3 de Descripción del proceso Secuencia de Etapas 1. Planeación de la auditoría interna Actividad Consideraciones para la planeación de las auditorías internas: Las auditorías internas se programarán por Unidad Responsable. Se efectuarán formalmente por el grupo de auditores internos de cada una de la Unidades Responsables. Para el caso de la Coordinación General de Proyectos Estratégicos, el Representante de la Dirección acordará con los Coordinadores de ISO cual de los Líderes Auditores efectuará la auditoría a esta área Tomando como base los resultados obtenidos en la última Auditoría Interna que se ha realizado, se reúne con el Director o Coordinador, el Coordinador de ISO y Representante de la Dirección para programar las fechas de las próximas Auditorías (aplicable a partir de la segunda auditoría) y de los procesos y/o cláusulas que serán auditadas de acuerdo al estado y la importancia que guardan, registrando lo anterior en el Programa Anual de Auditorías (OOM-CA-P ). Todas las cláusulas del Sistema de Gestión de la Calidad aplicables, son auditables al menos una vez por año. Cada Auditoría es identificada con un número consecutivo. Responsable 1.2. Una vez programadas las fechas, recaba firma de revisión y aprobación por parte del Director o Coordinador y Coordinador de ISO, se da a conocer a los Directores, Subdirectores, Jefes de Área el Programa Anual de Auditorías (-01) de cada Unidad Responsable, entregando copia al Representante de la Dirección El Representante de la Dirección una vez que ha recibido los Programas de Auditorías de las Unidades Responsables, elabora Concentrado de Auditorías (OOM- CA-PG ) y envía al Subsecretario, Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé y Directores o Coordinadores.

4 Página 4 de Preparación de la auditoría interna 2.1. En coordinación con el Equipo Auditor elabora la Agenda de Auditoría (-03), en la se cual indica el objetivo, el alcance y los datos relativos a la ejecución de la Auditoría (requisitos auditados, reuniones de apertura y cierre y reuniones privadas pertinentes al Equipo Auditor) Con anticipación a la fecha de auditoría Interna, da a conocer la Agenda de Auditoría (-03) al Director o Coordinador, Representante de la Dirección, Coordinador de ISO, Directores, Subdirectores y Jefes de Área que serán auditados, para que asignen al personal que atenderá la auditoría Así mismo, los da a conocer a todo el personal de la Unidad Responsable a través de los pizarrones informativos o en lugares estratégicos Una vez conocido el requisito a auditar, elaboran las Listas de Verificación (-05), las cuales se realizarán considerando los requerimientos de la Norma ISO-9001: 2000 aplicables a un proceso, así como la revisión documental del Sistema de Gestión de la Calidad que debe incluir el Manual de Gestión de la Calidad, Manual de Planeación de la Calidad, Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. Los resultados obtenidos en esta revisión son registrados en el Informe de Auditoría (OOM- CA-PG ). / Equipo Auditor 3. Ejecución de la auditoría interna 3.1. Inicia la auditoría convocando a una reunión de apertura a responsables de las áreas a ser auditadas Menciona en dicha reunión el objetivo, alcance de la auditoría, reglas de auditoría y establece los canales de comunicación, así como la ruta de ejecución Presenta la asignación de áreas/procesos por auditor, confirma la fecha y hora de reunión de cierre parcial y/o reunión de cierre general, entre Equipo Auditor y responsables de áreas auditadas Conserva Lista de Asistencia de la junta como evidencia de su realización, los participantes en ésta junta pueden variar sin restricciones dependiendo del alcance de la Auditoría (por estado o importancia).

5 Página 5 de Evalúan las actividades, operaciones y procesos para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados apoyándose en la Lista de Verificación (- 05) que han preparado, registrando en las mismas las notas y observaciones de la Auditoría Durante las reuniones del Equipo Auditor, se revisan y califican las preguntas de la Lista de Verificación (OOM- CA-PG ) de acuerdo al proceso de evaluación, contenido en el mismo formato y en el ANEXO I al final de éste procedimiento. En caso de controversia entre 2 o más auditores para la calificación de un incumplimiento, el Líder Auditor es quien determina la resolución final de la controversia Una vez efectuada la revisión y calificación de los incumplimientos son entregadas al, asegurando que las no conformidades y observaciones estén redactadas de manera clara, concisa y con la terminología correcta; además de que puedan ser respaldadas con evidencia objetiva (la cual se revisa en el área involucrada, sin que deban recopilar copias de la evidencia) y clasificados correctamente de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001:2000 NMX-CC-9001 IMNC-2000 Sistema de Gestión de la Calidad que se afecta Recibe Lista de Verificación determinando cuales son las no conformidades o hallazgos más relevantes que deberán comentarse en la reunión de cierre por su importancia Lleva a cabo la reunión de cierre de Auditoría, donde da a conocer el resultado de la misma; mencionando las no conformidades encontradas más relevantes Establece en dicha reunión la fecha de entrega del Informe de Auditorías (-04) Conserva Lista de Asistencia de la junta como evidencia de su realización, los participantes de ésta junta pueden variar dependiendo del alcance de la Auditoría. Equipo Auditor

6 Página 6 de 12 4.Reporte resultados de la auditoría interna 4.1 Agrupa los incumplimientos encontrados en áreas que pertenecen al mismo elemento o requisito de la norma ISO 9001:2000 NMX-CC-9001 IMNC-2000 Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de determinar el resultado final (número de no conformidades y observaciones) quedando documentado el resultado final en el Informe de Auditoría (-04). 4.2 Elabora Informe de Auditoría, Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas (00M-CA-PG ) foliada o Reporte de Acciones Inmediatas (-06). Dicho informe va dirigido a la Dirección o Coordinación correspondiente a la Unidad Responsable auditada y al Representante de la Dirección. 4.3 Entrega el Informe de Auditoría Interna y original del Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas (OOM-CA-PG ) o Reporte de Acciones Inmediatas (-06), al Director o Coordinador, Representante de la Dirección (solo el informe) y responsables de área involucrados, quienes firman de recibido en el informe original y determinan fecha de entrega de los Registros de Acciones Correctivas y/o Preventivas y los Reportes de Acciones Inmediatas cuando así sea el caso. 5. Generación y seguimiento a acciones de la auditoría 5.1. Recibe de los responsables el Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas (OOM-CA-PG ) y/o Reporte de acciones inmediatas (-06) (previa aplicación de los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Acciones Correctivas (OOM-CA-PG-005) y el Procedimiento de Acciones Preventivas (OOM-CA-PG- 006), en original para su análisis el cual consiste en asegurar que la causa raíz de la no conformidad es identificada, que la acción elimina la no conformidad y que el documento este completamente lleno. NOTA: Para elaborar el Reporte de Acciones Inmediatas (OOM- CA-PG ), no es necesario seguir los lineamientos que establecen en el procedimiento de Acciones Correctivas o el procedimiento de Acciones Preventivas, ya que se consideran situaciones de fácil solución En caso de no cumplir, ésta es devuelta al responsable para su adecuación Una vez aprobada la acción, sacan una copia y la entregan al responsable de implantar la acción e iniciar el seguimiento. / Equipo Auditor

7 Página 7 de Se asegura de asignar al mismo auditor que detecto la No Conformidad, el Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas (OOM-CA-PG ) y/o Reporte de Acciones Inmediatas (-06), para desarrollar el seguimiento con la finalidad de asegurar su solución Realiza el seguimiento a las acciones para corregir las no conformidades que se detectaron durante la auditoría interna, verificando fecha de cumplimiento establecida, la implementación al 100% de las acciones, así como la eliminación de los incumplimientos detectados, registrando en el Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas (OOM-CA-PG ) y/o Reporte de Acciones Inmediatas (-06) y entrega los resultados junto con la evidencia (cuando aplique) al Presenta el estatus de las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas realizadas en el Reporte de Seguimiento a Acciones (OOM-CA-PG ) y los resultados de las auditorías internas de calidad en la Junta de Revisión de la Dirección Informa mensualmente los avances de las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas al Representante de la Dirección y al Director o Coordinador, actualizando el Reporte de Seguimiento a Acciones (OOM-CA-PG ) Verifica el adecuado seguimiento de las acciones correctivas y/o preventivas; una vez que ha comprobado a través de evidencia objetiva la efectividad de las acciones, las validan con sus firmas y plasman la leyenda Acción Cerrada como constancia de que el incumplimiento ha sido eliminado, así mismo actualiza Reporte de Seguimiento a Acciones (OOM-CA-PG ) El Representante de la Dirección con base a la información enviada por las Unidades Responsables elabora Concentrado Global (OOM-CA-PG ) y entrega mensualmente al Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé. Equipo Auditor Representante de la Dirección / Coordinador de ISO / Representante de la Dirección

8 Página 8 de Documentos de referencia. Manual de Gestión de la Calidad Documentos Norma ISO 9001:2000, NMX-CC-9001:2000 IMNC Sistema de Gestión de la Calidad, Requisitos Manual de Planeación de la Calidad Acciones Correctivas Acciones preventivas Procedimientos e instrucciones de trabajo aplicables a cada Unidad Responsable Código (cuando aplique) MC-01 a MC-08 No aplica De acuerdo a cada UR OOM-CA-PG-005 OOM-CA-PG-006 De acuerdo a cada UR 7. Registros Registros Programa anual de auditoría internas Concentrado de Auditorías Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Un año -01 Un año Representante de la Dirección -02 Agenda de Auditoría Un año -03 Informe de Auditoría Un año -04 Lista de verificación Un año -05 Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas Reporte de Acciones Inmediatas Un año OOM-CA-PG Un año -06 Lista de asistencia Un año N/A Reporte de seguimiento a acciones Concentrado Global de Acciones Un año OOM-CA-PG Un año Representante de la Dirección OOM-CA-PG

9 Página 9 de Glosario 8.1. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditorías Auditor interno: Personal competente para ejecutar auditorías Internas Auditor líder: Integrante del Equipo Auditor que administra y dirige la auditoría Registro: Documento que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencia de actividades desempeñadas Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos ó requisitos utilizados como referencia No conformidad: Incumplimiento total o parcial de un requisito Corrección: Acción tomada para solventar situaciones que no tienen impacto hacia el Sistema de Gestión de la Calidad. 9. Anexos 9.1 Método de evaluación 9.2 Criterios para la selección de auditores internos 9.3 Programa Anual de auditorías internas (-01). 9.4 Concentrado de Auditorías (-02). 9.5 Agenda de Auditoría (-03). 9.6 Informe de Auditoría (-04). 9.7 Lista de verificación (-05). 9.8 Registro de Acciones Correctivas y/o Preventivas (OOM-CA-PG ). 9.9 Reporte de Acciones Inmediatas (-06) Reporte de Seguimiento a Acciones (OOM-CA-PG ) Concentrado Global de Acciones (OOM-CA-PG ) Lista de asistencia ANEXO I: METODO DE EVALUACIÓN El método de evaluación que se aplica es el siguiente: Dentro de los requerimientos, el resultado de cada pregunta es marcada en la columna del lado derecho como sigue:

10 Página 10 de 12 NC = No conformidad: o La ausencia o incumplimiento total en un requisito del SGC en el cumplimiento de los requerimientos de la norma ISO 9001:2000. o Cualquier incumplimiento que pueda dar como resultado la probable prestación de un servicio No Conforme. o Una condición que puede dar como resultado la falla o reducir la vida útil de los productos o servicios para los cuales fueron diseñados. o Un incumplimiento que a juicio y experiencia indica que pueda dar como resultado una falla en el Sistema de Gestión de la Calidad o reducir materialmente la habilidad para asegurar el control de los procesos y productos. o Es un incumplimiento a la Norma ISO 9001:2000 que a juicio y experiencia indica que no dará como resultado la falla en el SGC o que reducirá su habilidad para asegurar el control de los procesos y productos. Pueden ser también: o Una falla en alguna parte del SGC documentado con referencia a ISO 9001:2000 o Una sola observación durante el seguimiento a un requerimiento del SGC respecto a la Norma ISO 9001:2000. O = Observación: o No existe incumplimiento a algún requerimiento de la norma ISO 9001 en el SGC, sin embargo, a juicio y experiencia puede convertirse en una No Conformidad si no se toman las acciones necesarias o bien, puede ser una situación que pueda mejorarse o pueda resolverse de manera inmediata, sin que en el momento tenga riesgo sobre la calidad del servicio. ANEXO II CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL LÍDER AUDITOR Y AUDITORES INTERNOS: Requisitos generales: Pertenecer a las Unidades Responsables de la Subsecretaria de Planeación y Coordinación. Desempeño en su puesto actual. Contar con al menos un año de antigüedad laborando en la Unidad Responsable, antes de participar en una auditoría interna de calidad. Requisitos de educación: Escolaridad mínima a nivel superior (Para ) Escolaridad mínima a nivel medio (Para Auditor Interno) Conocimientos (capacitación): Nivel de compromiso mostrado con las actividades de la auditoría, así como en el Sistema de Gestión de la Calidad

11 Página 11 de 12 Acreditar un curso de Formación de Auditores Internos con una calificación mínima de 90 puntos para poder ser seleccionado. (Para ). Acreditar un curso de Formación de Auditores Internos con una calificación mínima de 80 puntos para poder ser seleccionado. (Para Auditor Interno). En el caso de que un aspirante a participar como auditor interno no alcance la calificación mínima de 80 puntos, pero a juicio del responsable de impartir el curso de formación de auditores internos cuenta con las aptitudes y habilidades requeridas, podrá ser habilitado temporalmente para desempeñar la función, pero una vez concluida ésta, deberá ser programado para acudir a sesiones de reforzamiento y acreditar la evaluación aplicada para poder ser designado como auditor interno en forma definitiva. Participar en un curso de Interpretación de la norma (ISO 9001) NMX-CC-9001-IMN-2000 Sistema de Gestión de la Calidad, requisitos. Con la finalidad de mantener la aptitud para ser auditor interno, se requiere acreditar un curso de auditoría interna por lo menos cada año y participar en un curso de interpretación de la norma ISO 9001 al menos cada año, en caso de ocurrir modificaciones a la norma aplicable, se requiere asistir al curso de actualización en un plazo no mayor a tres meses después de la vigencia de las modificaciones. Experiencia: Haber participado como observador en una auditoría interna de calidad (no aplicable para los auditores que participan en la auditoría interna de calidad número uno). Habilidades: Ser observador, imparcial y analítico. Esto se puede evaluar durante su formación como auditor interno o a través de las evaluaciones de su desempeño como auditor interno. La autorización final para nombrar a los auditores internos del Sistema de Gestión de la Calidad es dada por el Director o Coordinador de cada Unidad Responsable, a través de un nombramiento oficial. 10. Cambios a esta versión Número de Revisión 0 1 Fecha de la actualización Enero de 2004 Junio de 2004 Descripción del cambio Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. Incluir en anexo II, criterios para calificación condiciones para considerar a un aspirante para la función de auditor interno.

12 Página 12 de 12 CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Junio / 2004 Junio / 2004 Junio / 2004